Nomor : TSM-SOP-003

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR

Tgl. Penerbitan : 20 Desember 2019
“KOMUNIKASI INTERNAL DAN No. Revisi : 01
Halaman : 1 dari 5
EKSTERNAL”
Departemen : Health Safety and Environment (HSE)

NO. DOKUMEN: TSM-SOP-003

“KOMUNIKASI INTERNAL DAN EKSTERNAL”

Dibuat oleh: Disetujui oleh:

Rahmayani Nugroho Widi Hastomo

HSE Officer PJO
Tanggal : Tanggal :

DAFTAR ISI
Lembar Pengesahan ...................................................................................................... 1
Daftar Isi .......................................................................................................................... 1

1. Tujuan……….…………………………………………………….. ................................ 2
2. Ruang Lingkup……………………………………………………................................. 2
3. Definisi…………………………………………………………….. ................................ 2
4. Tanggung Jawab ………………………………………………….. .............................. 2
5. Prosedur/Urutan Kerja/ Proses/Ketentuan-Ketentuan/Sanksi ................................. 3
6. Referensi Dokumen .................................................................................................. 5
7. Record/Form Terkait ................................................................................................. 5

Riwayat Revisi

No Keterangan Tanggal
01. Lembar Pengesahan, Riwayat Revisi,Perubahan 05 September 2022
Penomoran, Perubahan Logo Perusahaan, Kop
Dokumen, Nama Departemen, Form terkait.
 Nomor : TSM-SOP-003
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR
Tgl. Penerbitan : 20 Desember 2019
“KOMUNIKASI INTERNAL DAN No. Revisi : 01
Halaman : 2 dari 5
EKSTERNAL”
Departemen : Health Safety and Environment (HSE)

1. Tujuan
1.1 Komunikasi Internal
1.1.1 Memastikan tingkat kesadaran karyawan dalam pengelolaan lingkungan
dan keselamatan dan kesehatan kerja dipelihara pada tingkat setinggi-
tingginya.
1.1.2 Memastikan informasi yang terkait dengan pengelolaan aspek penting
lingkungan dan bahaya kerja resiko tinggi disebarluaskan secara efektif di
seluruh perusahaan.
1.1.3 Memastikan informasi dari karyawan dalam rangka pengelolaan aspek
penting lingkungan dan bahaya resiko tinggi ditindaklanjuti dengan efektif
1.2 Komunikasi Eksternal
1.2.1 Memastikan informasi yang harus diterima oleh pihak eksternal dilakukan
dengan efektif sesuai dengan peraturan dan persyaratan lain yang terkait
dalam pengelolaan lingkungan dan keselamatan dan kesehatan kerja.
1.2.2 Memastikan informasi dari pihak eksternal diterima oleh perusahaan dan
diteruskan untuk ditindaklanjuti.
1.2.3 Memastikan informasi dari pihak eksternal dalam rangka pengelolaan
aspek penting lingkungan dan bahaya resiko tinggi ditindaklanjuti dan
ditanggapi serta didokumentasikan dengan efektif

2. Ruang Lingkup
2.1. Komunikasi internal dalam lingkup ini berlaku untuk semua aktivitas di PT. Insani
Baraperkasa.
2.2. Komunikasi eksternal dalam lingkup ini meliputi seluruh karyawan PT. Insani
Baraperkasa dan karyawan kontraktor.

3. Definisi
3.1 K3LH adalah Kesehatan dan Keselamatan Kerja & Lingkungan Hidup.
3.2 Lets Talk adalah berupa form yang dibagikan kepada setiap karyawan yang harus
diisi apabila menemukan suatu kondisi atau keadaan yang
membahayakan/berisiko tinggi yang bisa menyebabkan insident atau kecelakaan
mengakibatkan korban jiwa atau kerusakan peralatan yang merupakan asset
perusahaan.
3.3 Komunikasi Eksternal adalah suatu hubungan antara pihak perusahaan (PT.
Insani Baraperkasa) dengan pihak luar/eksternal seperti kontraktor/sub kontraktor,
Instansi Pemerintah, atau masyarakat sekitar perushaan yang saling memberikan
Informasi terkait dengan pengelolaan lingkungan dan K3 di perusahaan.
3.4 Komunikasi Dalam Bentuk Lisan adalah komunikasi yang di sampaikan secara
lisan atau tidak dicatat/ditulis.
3.5 Tanggapan adalah Jawaban dari informasi yang telah diberikan atau
disampaikan.

4. Tanggung Jawab
4.1 Penanggung Jawab Operasional (PJO)
4.1.1. PJO harus memastikan dilakukannya pembicaraan K3LH pada setiap awal
shift di seluruh areal kerja dan pertemuan K3LH mingguan (safety talk) di
lingkungan perusahaan.
 Nomor : TSM-SOP-003
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR
Tgl. Penerbitan : 20 Desember 2019
“KOMUNIKASI INTERNAL DAN No. Revisi : 01
Halaman : 3 dari 5
EKSTERNAL”
Departemen : Health Safety and Environment (HSE)

4.1.2. Departemen HSE harus menyiapkan daftar topik K3LH terinci bulanan
selama 12 bulan setiap awal tahun dan menyusunnya dalam ‘Rencana
Komunikasi Internal’ perusahaan. Rencana komunikasi internal
disampaikan pada KTT untuk mendapatkan persetujuan.
4.1.3. Seluruh jajaran manajemen harus memastikan adanya komunikasi timbal
balik dalam pengelolaan K3LH di perusahaan, dan memastikan informasi
dari dan pada karyawan disampaikan dan ditindaklanjuti.
4.1.4. Supervisor/Pengawas Lapangan harus mengumpulkan semua karyawan di
seksinya di setiap permulaan shift dan mendiskusikan topik ‘Pembicaraan
Harian Awal Shift’ dengan para karyawannya.

4.2 Eksternal
4.2.1. Direksi dan Manager terkait bertanggung jawab untuk memastikan
informasi yang relevan dan harus diterima oleh pihak eksternal sesuai
dengan peraturan dan persyaratan mutu produk, lingkungan dan K3 yang
terkait dengan dampak penting lingkungan dan bahaya keselamatan dan
kesehatan disampaikan secara efektif.
4.2.2. Direksi dan Manager terkait juga harus memastikan bahwa informasi yang
terkait dengan mutu produk, pengelolaan lingkungan dan K3 di
perusahaan yang datang dari pihak eksternal diterima, ditindaklanjuti dan
ditanggapi jika perlu, didokumentasikan dengan efektif.

5. Prosedur / Urutan Kerja/ Proses

5.1 Komunikasi Internal
5.1.1 PJO harus memastikan dilakukannya pembicaraan K3LH pada setiap awal
shift di seluruh areal kerja dan pertemuan K3LH mingguan (safety talk) di
lingkungan perusahaan.
5.1.2 Departemen HSE harus menyiapkan daftar topik K3LH terinci bulanan
selama 12 bulan setiap awal tahun dan menyusunnya dalam ‘Rencana
Komunikasi Internal’ perusahaan. Rencana komunikasi internal
disampaikan pada KTT untuk mendapatkan persetujuan.
5.1.3 Seluruh jajaran manajemen harus memastikan adanya komunikasi timbal
balik dalam pengelolaan K3LH di perusahaan, dan memastikan informasi
dari dan pada karyawan disampaikan dan ditindaklanjuti.
5.1.4 Supervisor/Pengawas Lapangan harus mengumpulkan semua karyawan di
seksinya di setiap permulaan shift dan mendiskusikan topik ‘Pembicaraan
Harian Awal Shift’ dengan para karyawannya.
5.1.5 Topik-topik bagi semua pembicaraan ‘Harian Awal Shift’ tentang K3LH
didasarkan pada:
a. Insiden yang baru terjadi,
b. Tugas/pekerjaan beresiko tinggi yang dilakukan,
c. Informasi umum mengenai mutu dan produk kerja, keselamatan kerja
dan lingkungan hidup yang berhubungan dengan pekerjaan
5.1.6 Pertemuan K3LH Mingguan (safety talk)
Setiap Department Head harus mengumpulkan semua karyawan di
bagiannya satu kali setiap minggu dan mendiskusikan topik ‘Safety Talk’
dengan para karyawannya
5.1.7 Topik-topik bagi semua pembicaraan ‘Safety Talk’ tentang K3LH
didasarkan pada:
a. Kebijakan Perusahaan
 Nomor : TSM-SOP-003
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR
Tgl. Penerbitan : 20 Desember 2019
“KOMUNIKASI INTERNAL DAN No. Revisi : 01
Halaman : 4 dari 5
EKSTERNAL”
Departemen : Health Safety and Environment (HSE)

b. Topik K3LH bulan berjalan

c. Insiden yang baru terjadi,
d. Insiden di tempat lain yang serupa, dan
e. Informasi umum mengenai mutu dan produk kerja, keselamatan kerja
dan lingkungan hidup yang berhubungan dengan pekerjaan
5.1.8 Sistem Lest Talk
Departemen HSE harus memastikan tersedianya kotak pengumpul saran
dan form saran yang dibutuhkan untuk ‘Sistem Lets Talk’.
a. Semua karyawan yang memiliki saran atau informasi yang berkaitan
dengan pengelolaan K3LH di perusahaan dapat mengajukan sarannya
secara tertulis pada form yang disediakan. Setiap anggota manajemen
lini harus mendorong karyawannya untuk mengimplementasikan
‘Sistem Lets Talk’ ini.
b. Saran yang masuk harus didiskusikan dalam Rapat Komite K3LH
yang diselenggarakan setiap bulan. Setiap saran yang masuk dapat
dipertimbangkan untuk mendapatkan penghargaan yang pantas
berdasarkan keputusan Komite K3LH dan manajemen perusahaan.

5.2 Komunikasi Eksternal

5.2.1 Penyampaian Informasi Pada Pihak Eksternal.
PJO harus menyampaikan informasi yang harus disampaikan pada pihak
eksternal sesuai dengan peraturan dan persyaratan lingkungan dan K3
disampaikan dengan efektif. Termasuk dalam informasi ini (namun tidak
terbatas) adalah:
a. Kebijakan Mutu, K3 dan Lingkungan
b. Laporan kinerja lingkungan (UKL/UPL)
c. Laporan kinerja K3 (laporan P2K3)
d. Informasi tanggap darurat terkait
5.2.2 Menjalankan Prosedur ketidaksesuaian
Informasi yang diterima harus disampaikan kepada wakil manajemen
dalam waktu tercepat untuk dilakukan diskusi tahap awal. Manajemen
Representatif harus meminta kepala bagian terkait untuk melakukan tindak
lanjut internal atas informasi eksternal yang diterima, jika informasi
tersebut merupakan ketidaksesuaian dalam pengelolaan lingkungan atau
K3, maka prosedur ketidaksesuaian, tindakan perbaikan dan tindakan
pencegahan harus dijalankan. Jika bukan merupakan ketidaksesuaian, GA
Manager, wakil manajemen K3L dan kepala bagian terkait harus
mempersiapkan tanggapan atas informasi yang diterima
5.2.3 Penyampaian Tanggapan
Jika diminta oleh pihak eksternal, Bagian Hubungan Masyarakat (GA
External) harus menyampaikan tanggapan atas informasi yang diterima
dari pihak eksternal pada waktu dan media yang disepakati. Tanggapan
harus disampaikan secara tertulis dalam ‘Surat Tanggapan’, rangkuman isi
tanggapan harus dicatatkan dalam ‘Risalah Komunikasi Eksternal’.
5.2.4 Informasi bersifat sensitive
Jika informasi yang akan disampaikan kepada pihak eksternal bersifat atau
berpotensi sensitif (mis; dapat menimbulkan gejolak sosial atau
mempengaruhi pertimbangan pemegang saham atau publik), maka surat
tanggapan itu harus mendapat persetujuan Direksi sebelum disampaikan.
5.2.5 Dokumentasi
5.2.6 Semua komunikasi dengan pihak eksternal dalam bentuk lisan yang
 Nomor : TSM-SOP-003
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR
Tgl. Penerbitan : 20 Desember 2019
“KOMUNIKASI INTERNAL DAN No. Revisi : 01
Halaman : 5 dari 5
EKSTERNAL”
Departemen : Health Safety and Environment (HSE)

dicatat maupun tulisan harus disimpan dan dipelihara.

6. Referensi Dokumen
-

7. Record / Form Terkait

-