Pengantar

Training dan Workshop Penyusunan Dokumentasi SPO

Training Sistem
PT Putra Bangka Mandiri &
PT Bangka Agro Mandiri
Dokumentasi
Tujuan kegiatan

 mendalami pemahaman terhadap persyaratan RSPO.

 memahami sistem dokumentasi yang menunjang sistem manajemen

sustainable palm oil (SPO).

 mampu mengembangkan perangkat sistem dokumentasi yang

sesuai dengan kebutuhan perusahaan dan melengkapi dokumentasi
yang dipersyaratkan ISPO.

 mampu menyusun prosedur, instruksi kerja, dan form/bentuk

laporan yang diperlukan unit kerjanya masing-masing.
Output workshop:
 Manual sistem manajemen SPO

 SOP Pengendalian Dokumen, SOP Pengelolaan Rekaman

 Pembentukan fungsi Document Control

 Daftar Dokumen, Daftar Rekaman, Daftar Peraturan dan

Perundangan, Daftar Perizinan

 Rancangan kebijakan-kebijakan yang dipersyaratkan RSPO (yang

belum ada).

 Daftar prosedur, draft prosedur/SOP

 Draft instruksi kerja, petunjuk teknis, standar-standar lainnya

 Perbaikan form-form kerja atau format pelaporan

Agenda 3 hari

 Training
 Sistem Pengelolaan Dokumentasi sebagai dasar sistem manajemen
 Teknik membuat prosedur, instruksi kerja, dan form kerja

 Workshop:
 Mengidentifikasi Kebijakan dan SOP yang diwajibkan dan diperlukan
 Mengidentifikasi instruksi kerja dan form-form kerja yang perlu
diperbaiki
 Mengembangkan kerangka dari setiap prosedur yang telah diidentifikasi
 Agenda Hari 1
Waktu Topik Uraian

Senin,
Kamis, 06-03-2017
22-05-2014      
Sesi
Sesi 1
1 Pengantar
Pengantar Materi:
Materi:
09.00
  - 10.30     Rencana
Pengantarkegiatan
kegiatan
  Sistem Dokumentasi: definisi, struktur, dan lingkup

dokumentasi
Sesi 2 Sistem Pengelolaan Dokumentasi  Pengelolaan dokumentasi: kelembagaan,
Materi:
10.30 - 12.00  Sistemprosedur, sarana pengelolaan.
Dokumentasi: definisi, struktur, dan lingkup
dokumentasi
 Pengelolaan dokumentasi: kelembagaan,
prosedur, sarana penyimpanan dokumen
Sesi 2 Dokumentasi: Kebijakan Materi:
 Dokumentasi Tingkat I (kebijakan, peraturan dan
perundangan)
Sesi 3 Dokumen Tingkat I Materi:
13.00
Sesi 3 - 14.30 Workshop: kebijakan,
•Kegiatan :
Identifikasi Dokumentasi Tingkat peraturan dan perundangan
• Mengidentifikasi peraturan dan perundangan
(peraturan perundangan, visi, misi,  Membuat daftar dari kebijakan-kebijakan yang
strategi, kebijakan). dimiliki
Sesi 4 Workshop: Mengidentifikasi kebijakan yang belum ada yang
Kegiatan:
14.30 - 16.00 Identifikasi Dokumentasi Tingkat I diperlukan
 Mengidentifikasi peraturan dan perundangan
(peraturan perundangan, visi, misi,  Business process review
Membuat daftar dari kebijakan-kebijakan yang
strategi perusahaan, kebijakan) dimiliki
 Mengidentifikasi kebijakan yang belum ada yang
diperlukan
 Agenda Hari 2
Waktu Topik Uraian
Rabu, 02-07-2014
Waktu Topik   Uraian
Selasa,
Sesi 5 07-03-2017  Dokumentasi: Prosedur  Materi:
 Dokumentasi Tingkat II
Sesi 5 Dokumentasi Tingkat II Materi:
09.00 - 10.30  Cara membuat prosedur
 SOP
 Sesi 6 Workshop: Kegiatan:
 Cara membuat prosedur
Identifikasi prosedur  Business process mapping
 Mengidentifikasi SOP yang dipersyaratkan
Sesi 6 Workshop: dan diperlukan
Kegiatan:
10.30 - 12.00 Identifikasi prosedur  Business process
Menentukan SOPmapping
yang perlu dibuat
 Mengidentifikasi SOP
Membuat daftar SOP yang dipersyaratkan
untuk dan
setiap unit kerja
diperlukan
dan fungsi
  Menentukan SOP yang perlu dibuat
Sesi 7 Workshop:  Membuat daftar SOP untuk setiap unit kerja dan
Menyusun/melengkapi SOP fungsi
Sesi 7 Workshop:  
13.00 - 14.30 Menyusun kerangka SOP

Sesi 8 Workshop:  
14.30 - 16.00 Menyusun kerangka SOP
 Agenda Hari 3
Waktu
Waktu Topik
Topik Uraian
Uraian
Jumat, 30-05-2014
Rabu, 03-07-2014  
Sesi 9 Dokumentasi Tingkat III Materi:
Materi:
09.00 - 10.30  IK, petunjuk teknis,
Dokumentasi job description,
Tingkat III (IK, job dll
description,
   Cara membuat instruksi
spesifikasi teknis, dll) kerja
 Cara membuat instruksi kerja
Sesi 10 Workshop: Kegiatan:
Kegiatan:
10.30 - 12.00 Identifikasi instruksi kerja  Mengidentifikasi
Mengidentifikasi IK IK yang
yang dipersyaratkan
dipersyaratkan dan dan
diperlukan
diperlukan
MenentukanIKIK
 Menentukan yangyang perlu
perlu dibuat
dibuat
 Membuat
Membuatdaftar
daftarIK IK
untuk setiap
untuk unit kerja
setiap dan
unit kerja
fungsi
dan fungsi
Sesi 11 Dokumentasi Tingkat IV  Materi:
13.00 - 14.30 Materi:
 Form kerja, format laporan
 Dokumentasi
Rekaman Tingkat IV (Form kerja)
Caramembuat
 Cara membuat instruksi
instruksi kerja
kerja

Sesi 12 Workshop: Kegiatan:

14.30 - 16.00 Review dan identifikasi form-form kerja  Mengidentifikasi form yang dipersyaratkan RSPO
dan yang belum ada
 Agenda workshop minggu ini
Waktu Kegiatan Workshop
Kamis –
09 – 03 – 2017

Jumat Workshop Penyusunan SOP Bidang Workshop Penyusunan SOP Bidang Pengelolaan
10 – 03 – 2017 Pengelolaan Kebun Kebun – PHT

Sabtu Workshop Penyusunan SOP Bidang Workshop Penyusunan SOP Bidang

11 – 03 – 2017 Pengelolaan Kebun Keselamatan dan Kesehatan Kerja (K3)
 Agenda workshop minggu depan
Waktu Topik Uraian

Senin
13 – 03 – 2017
Selasa Workshop Penyusunan SOP Bidang Workshop Penyusunan SOP Bidang Pengelolaan
14 – 03 – 2017 Pengelolaan Sosial Lingkungan dan Bidang Keanekaragaman Hayati

Rabu
15 – 03 – 2017

Kamis Workshop Penyusunan SOP Bidang

16 – 03 – 2017 Pengelolaan Kebun untuk Petani
Swadaya

Jumat Workshop Penyusunan SOP Bidang

17 – 03 – 2017 Pengelolaan Kebun untuk Petani
Swadaya
Bentuk kegiatan

 Training

 Praktek

 Kerja kelompok

 Diskusi
 Mengapa kegiatan ini diperlukan
 Temuan dari gap analysis mengenai dokumentasi paling banyak.

 Persyaratan ISPO mengenai dokumentasi paling banyak.

 Sistem dokumentasi belum diterapkan di Estate.

 Ada hal-hal yang sudah didokumentasikan tetapi belum sesuai dengan

kondisi lapangan.

 Akan memudahkan proses audit sertifikasi dan pemeliharaan sistem

manajemen.

 Agar prinsip kepatuhan dan sustainability terintegrasi dalam pekerjaan

dan perilaku sehari-hari.
 Contoh temuan dari gap analysis

 SOP tidak update, tidak sesuai, tidak ada

 Rekaman tidak tersedia

 Ada rekaman tapi hanya dalam bentuk foto

 Ada rekaman tapi masih di komputer perorangan, belum sistem yang

berjalan karena masih tergantung keberadaan seseorang

 Form kerja baru digunakan untuk mencatat atau membuat daftar,

belum sebagai alat untuk membantu pengendalian (controlling)
Pengembangan dokumentasi ISPO
 Prinsip ISPO Bidang kelola
1. Sistem perizinan dan manajemen kebun 1. Legalitas

2. Penerapan pedoman teknis budidaya 2. Organisasi dan Sistem Manajemen

dan pengolahan kelapa sawit
3. Pengelolaan Sosial
3. Pengelolaan dan pemantauan
lingkungan 4. Pengelolaan kebun
4. Tanggung jawab terhadap pekerja 5. Pengelolaan pabrik
5. Tanggung jawab sosial dan komunitas 6. Pelestarian keanekaragaman
hayati
6. Pemberdayaan kegiatan ekonomi
masyarakat 7. Lingkungan di Kebun dan Pabrik
7. Peningkatan usaha secara berkelanjutan
8. Keselamatan dan Kesehatan Kerja

9. Ketenagakerjaan
 Pengembangan dokumentasi

 Berdasarkan bidang kelola, bukan per Prinsip ISPO

 Dilakukan oleh unit kerja yang terkait

 Namun tidak silo per unit kerja (Dept., fungsi, bagian, atau lainnya), harus
ada interaksi antar unit kerja karena dalam pelaksanaan nyatanya selalu
ada interaksi antar unit kerja.

 Demikian halnya ketika menyusun SOP, harus ada

kerjasama dan kesepakatan antar unit kerja
Perlu diperhatikan dalam
pengembangan dokumentasi
 Dokumentasi merupakan perlengkapan untuk mengelola
(management tools) operasional perusahaan.

 Dokumentasi bukan sekedar formalitas yang harus dibuat dan sekedar

ada, atau hanya untuk kebutuhan pada saat diaudit.

 Ibarat seperti suatu gambar puzzle, tools tersebut saling melengkapi,

tidak boleh ada yang kosong dan tidak ada yang dobel tumpang-
tindih.