catatan

AKSI PERUBAHAN

Oleh:
Muhamad Harry Rahmadi
PEMBEKALAN
DARI MATERI
PELATIHAN
 FLASBACK MATERI
AGENDA MATERI OUTPUT

Kepemimpinan Etika dan Integritas Kepemimpinan Pancasila Pembekalan Cinta Tanah Air dan
Pancasila dan Bela Sikap Perilaku Kepemimpinan
Negara Bela Negara Kepemimpinan Pancasila

Kepemimpinan Diagnosa Organisasi Analisis Isu dan masalah (identifikasi

Pelayanan latar belakang dan tujuan aksi
perubahan)
Berpikir Kreatif dalam Pelayanan Ide Aksi Perubahan (identifikasi
inovasi aksi perubahan, penguatan
Tujuan dan manfaat)
Membangun Tim Efektif Aktor yang terlibat (Identifikasi
Stakeholder)

Kepemimpinan dalam Pelaksanaan Pekerjaan Proses pelaksanaan (identifikasi

milestone dan rencana kegiatan)
 FLASBACK MATERI
AGENDA MATERI OUTPUT
Pengendalian Teknik Komunikasi Publik Strategi dalm mendukungan aksi
Pekerjaan perubahan
Perencanaan Kegiatan Pelayanan Publik Penjadwalan kegiatan-kegiatan aksi
perubahan dalam pencapaian tujuan
Penyusunan RKA Pelayanan Publik Strategi perencanaan dalam
akumulasi pembiyaan aksi perubhan
Pelayanan Publik Digital Strategi aksi perubahan berbasis
teknologi
Manajemen Mutu Strategi pengelolaan aksi perubahan
Manajemen Pengawasan Strategi pengelolaan monitoring dan
evaluasi aksi perubahan
Pengendalian Pelaksanaan Kegiatan Strategi evaluasi kegiatan dan
keterbelanjutan
 FLASBACK MATERI
AGENDA MATERI OUTPUT
Aktualisasi Studi Lapangan Pelayanan Publik Proses benchmarking inovasi
Kepemimpinan
Rencana Aksi Perubahan Kinerja Pelayanan Publik Pelaksanaan
LANGKAH-LANGKAH
AKSI PERUBAHAN
 Step by step Aksi Perubahan
1. Perkenalan dengan Coach dan menyusun desain awal rencana kerja bersama
2. Melakukan penguatan identifikasi diagnosa organisasi
3. Membuat laporan rencana aksi perubahan meliputi topik aksi perubahan, latar
belakang, tujuan, manfaat, sumber daya manusia dan proses pelaksanaan
4. Melakukan koordinasi dengan mentor dan konsultasi dengan coach terkait
rencana aksi perubahan untuk mendapatkan persetujuan
5. Melakukan persiapan awal terhadap tim kerja utama dalam aksi perubahan
(sosialisasi)
6. Menyusun proposal aksi perubahan dengan poin-poin laporan yang telah
disepakati
 Step by step Aksi Perubahan
7. Melaksanakan seminar rencana aksi/proposal aksi perubahan untuk
mendapatkan persetujuan pelaksanaan serta penguatan aksi perubahan dari
narasumber
8. Melakukan perbaikan rencana aksi/proposal aksi perubahan
9. Melaksanakan aksi perubahan (off campus)
10. Menyusun laporan pelaksanaan aksi perubahan (laporan, OPR dan video)
11. Presentasi hasil dan pengalaman dalam pelaksanaan aksi perubahan
12. Perbaikan Final dan mencetak Laporan Proyek Perubahan (tentative)
MARI CEK AKSI PERUBAHAN ANDA
EVALUASI AKSI PERUBAHAN PELATIHAN KEPEMIMPINAN
Rencana Aksi Perubahan:
(1) ketepatan rencana aksi perubahan;
(2) terobosan inovatif;
(3) tahapan rencana perubahan dan pengendalian mutu pekerjaan; dan
(4) kejelasan peta dan pemafaatan sumberdaya organisasi.

Implementasi Aksi Perubahan:

(1) capaian hasil perubahan terhadap rencana perubahan;
(2) kepemimpinan;
(3) kemanfaatan aksi perubahan; dan
(4) keberlanjutan aksi perubahan.
POINTER LAPORAN PKP
RENCANA
1. Pendahuluan (Latar belakang,
Tujuan, dan Manfaat)
2. Profil Pelayanan
3. Analisis Masalah Pelayanan
4. Strategi Penyelesaian Masalah
Pelayanan
• Rancangan Inovasi Pelayanan
• Rencana Pelaksanaan
• Peta Pemanfaatan SDM (Tim Kerja Dan
Analisis Stakeholders),
• Manajemen Mutu Pelayanan
IMPLEMENTASI
1. Pendahuluan (Latar belakang, Tujuan, dan
Manfaat)
2. Profil Pelayanan
3. Analisis Masalah Pelayanan
4. Strategi Penyelesaian Masalah Pelayanan
(Inovasi, rencana pelaksanaan, Peta SDM,
Manajemen Mutu)
5. Deskripsi Hasil Aksi Perubahan (Capaian
perubahan sesuai Milestone dan Manfaat Akper,
Kendala dan Strategi)
6. Deskripsi proses kepemimpinan
Pelayanan(Membangun Integritas, Budaya
Pelayanan dan Pengelolaan Tim)
7. Penutup (Simpulan dan Keterbelanjutan Akper)
KELENGKAPAN LAIN DALAM LAPORAN PKP
RENCANA
1. Lembar Persetujuan (ttd mentor dan coach, tanggal min. H-1)
2. Lembar Pengesahan (ttd narasumber dan coach, tanggal hari H atau setelah perbaikan)
3. Surat Kesepakatan Area Perubahan (ttd mentor, tanggal sebelum pelaksanaan aksi)
4. Lembar Konsultasi Mentor
5. Lembar Konsultasi Coach
6. Daftar isi
7. Lampiran (Bahan presentasi atau dokumentasi pendukung lainnya)
Catatan:
• Poin 1 sd 6 ditempatkan di awal laporan secara berurutan sesudah cover
• Kata Pengantar tentatif
KELENGKAPAN LAIN DALAM LAPORAN PKP
HASIL
1. Lembar Persetujuan (ttd mentor dan coach, tanggal min. H-1)
2. Lembar Pengesahan (ttd narasumber dan coach, tanggal hari H atau setelah perbaikan)
3. Surat Keterangan Keterbelanjutan Aksi Perubahan (ttd pembina kepegawaian/sponsor, tanggal surat
pada saat off campus)
4. Surat Kesepakatan Area Perubahan (menggunakan dokumen awal atau pembaharuan sesuai
kesepakatan)
5. Lembar Konsultasi Mentor (melanjutkan)
6. Lembar Konsultasi Coach (melanjutkan)
7. OPR (One Paper Report) Catatan:
8. Kata Pengantar Poin 1 sd 9 ditempatkan di
9. Daftar isi awal laporan secara
10. Lampiran (dokumen bukti aksi perubahan) berurutan sesudah cover
BENTUK LAPORAN AKSI PERUBAHAN PKP
RENCANA
1. Laporan (Pdf)
2. Bahan Tayang (Ppt atau aplikasi presentasi sejenis)

IMPLEMENTASI
1. Laporan (Pdf) (tamplate kreatif)
2. OPR
3. Video Pelaksanaan (Durasi -/+ 10)
*Dikumpulkan minimal H-1 dan sudah disetujui oleh mentor dan coach
 Identifikasi stakeholder tidak stabil
Bahasa tujuan sama dengan
manfaat Tidak bisa menunjukkan
inovasi
Salah mendiagnosa Milestone = Tujuan =
Manfaat

Judul aksi perubahan tidak Penjadwalan kegiatan

mencerminkan isi tidak masuk akal

Latar belakang tidak

fokus pada isu Single Fighter
Belum berbasis fakta dan data

IDENTIFIKASI DASAR KESALAHAN AKSI PERUBAHAN

MARI KITA
CEK…
 PEMILIHAN JUDUL AKSI
PERUBAHAN
• Berasal dari Konsep, Diagnosa Isu dan Ide
• Tidak panjang
• Mudah diingat
• Dapat berupa singkatan
• Dapat berupa anonym atau istilah
• Terkait dengan Aksi Perubahan
• Beretika
TOP Inovasi Pemerintah 2020

https://www.menpan.go.id/site/publikasi/unduh-dokumen/surat/file/6260-pengumuman-tentang-top-99-inovasi-pelayanan-
publik-tahun-2020-dan-15-finalis-kelompok-khusus-kompetisi-inovasi-pelayanan-publik-di-lingkungan-k-l-pemda-bumn-dan-
bumd-tahun-2020
latar belakang
 LATAR BELAKANG
Latar belakang adalah alasan perlunya aksi dilakukan, berangkat dari kondisi
ideal atau normatif yang akan dicapai dan isu-isu yang dihadapi sehingga
menjadi masalah pada unit kerja. Identifikasi isu menjadi permasalahan sangat
penting untuk menentukan fokus aksi perubahan)

Konsep Segitiga Terbalik

Informasi organisasi  Informasi bidang  Informasi unit kerja
(informasi pendukung lainnya)

Isu-isu  Permasalahan (Alasan dan Data pendukung)

Kondisi saat ini dan kondisi yang diharapkan

Kegiatan Terobosan (Aksi Perubahan)  Deskripsi

tujuan
TUJUAN
Tujuan aksi perubahan adalah target atau capaian kinerja menuju
kondisi yang diharapkan

TUJUAN TIPE A TIPE B

Pendek 2 Bulan 2 Bulan
Menengah* 3 bulan - 1 tahun 1 - 2 tahun
Panjang* 1 - 2 tahun 3 - 5 tahun
*) durasi menengah dan panjang disesuaikan dengan kondisi aksi perubahan
RUMUS SEDERHANA PENULISAN TUJUAN

PANJANG
1
MENENGAH
Kondisi yang 2
PENDEK
diharapkan Kegiatan untuk 3
Pencapaian kondisi Kegiatan untuk
yang diharapkan pencapaian Kondisi
yang diharapkan
NO TARGET TUJUAN
1. Jangka Pendek 1. Tersusunnya Kebijakan Walikota Bontang tentang Pembentukan UPT Rusunawa.
(60 hari) 2. Terlaksananya Kampanye Penghunian Rusunawa yang dapat menarik minat
Masyarakat Berpenghasilan Rendah (MBR) untuk bertempat tinggal di Rusunawa.
3. Terlaksananya Kebijakan Penghunian Rusunawa "Gratis" dalam rangka efisiensi biaya
operasional Rusunawa.
4. Terlaksananya kegiatan di Rusunawa Api-api yang melibatkan kerjasama dengan
dinas/instansi lain di Kota Bontang
2. Jangka 1. Terlaksananya dan berlanjutnya GAPAI NIRWANA di lingkungan Rusunawa lainnya di
Menengah Kota Bontang
(1- 2 tahun) 2. Pengembangan kolaborasi dengan dinas/instansi lainnya dalam penyelenggaraan
event di lingkungan Rusunawa
3. Jangka Panjang 1. Terwujudnya Kota Bontang sebagai best practice dalam hal penghunian Rusunawa
(3 - 5 tahun) yang dibangun melalui dana APBN
2. Meningkatnya kualitas hidup masyarakat kota Bontang dalam hal kelayakan tempat
tinggal
3. Tercapainya target 0% penduduk Bontang yang tinggal di rumah tidak layak huni
manfaat
MANFAAT
Manfaat aksi perubahan adalah dampak positif dalam pelaksanaan
kegiatan perbaikan pelayanan melalui inovasi yang dilakukan
Internal Eksternal Masyarakat

3
1

2
Organisasi dalam
lingkungan
pemerintahan

*disesuaikan dengan kondisi aksi perubahan

 No Ruang Lingkup Manfaat yang diharapkan

1. Internal  Meningkatnya kinerja Dinas dalam hal pengelolaan rumah susun

Dinas Perumahan  Agar pembangunan Rusunawa dapat berdaya guna dan tepat sasaran.
Kawasan  Efisiensi penggunaan APBD untuk operasionalisasi rusunawa
Permukiman dan
Pertanahan
2. Eksternal Dinas  Meningkatnya Pendapatan Asli Daerah (PAD) yang diperoleh dari sewa
(Pemerintah Kota Rusunawa
Bontang dan  Mendukung tercapainya sasaran dalam RPJMD 2016-2021 dalam hal
Pemerintah Pusat) penyediaan Rusunawa bagi Masyarakat Berpenghasilan Rendah (MBR)
 Mendukung tercapainya sasaran dalam RPJMN 2015-2019 dalam hal
penyediaan Rusunawa bagi Masyarakat Berpenghasilan Rendah (MBR)
3. Masyarakat  Agar Masyarakat Berpenghasilan Rendah (MBR) dapat memperoleh
tempat tinggal yang layak huni.
 Mengurangi jumlah keluarga yang belum memiliki tempat tinggal yang
layak (backlog)
 Meningkatnya kesejahteraan dan kualitas hidup masyarakat Bontang.
 PROFIL
PELAYANAN
PROFIL PELAYANAN
Profil pelayanan adalah informasi mengenai tugas dan fungsi organisasi
secara umum sampai dengan informasi dari unit kerja reformer*

1 2 3 4
• Visi dan Misi • Informasi • Tugas dan • Pelayanan
Pemerintah struktur Fungsi dalam
kab/kota atau organisasi jabatan Jabatan
organisasi reformer

*disesuaikan dengan renstra atau dokumen pendukung lainnya

ANALISIS MASALAH
PELAYANAN
ANALISIS MASALAH
PELAYANAN 1
Analisis masalah pelayanan adalah • Fokus pada Isu prioritas

teknis pengambilan prioritas isu

dan masalah dari kondisi saat ini
dari pelaksanaan tugas.
Penggunaan alat analisis di
sesuaikan dengan kemampuan
reformer dalam mendiagnosa isu
2
• Menggunakan alat bantu analisis
• Alat analisis disesuaikan dengan
peruntukkannya

menjadi masalah-masalah yang

ada dalam unit kerja.
 STRATEGI
PENYELESAIAN
MASALAH PELAYANAN
STRATEGI PENYELESAIAN MASALAH PELAYANAN
SUB BAB URAIAN
Rancangan Inovasi Deskripsi aksi perubahan
Rencana Milestone, tahapan kegiatan dan penjadwalan
Pelaksanaan
Peta Pemanfaatan Struktur tim kerja dan analisis stakeholders
Sumberdaya Manusia
Manajemen Mutu Informasi pengelolaan pelaksanaan pekerjaan untuk
pelayanan pencapaian target kinerja
 rancangan inovasi
rancangan inovasi adalah penjelasan singkat dari aksi perubahan
dapat menggunakan prinsip 5W 1H

Contoh :
GAPAI NIRWANA merupakan singkatan "GerAkan Peduli Ayo Isi dan HuNI Rumah susun seWA sederhaNA"
adalah suatu gagasan yang dilaksanakan dalam rangka menanggulangi keterlambatan penghunian Rumah
Susun Sewa Sederhana (Rusunawa) di Kota Bontang. Gagasan ini mencakup kegiatan kampanye dan
terobosan kebijakan terkait proses penghunian dengan berkolaborasi dengan instansi lain demi
meramaikan Rusunawa sehingga dapat menarik minat Masyarakat Berpenghasilan Rendah (MBR) di Kota
Bontang untuk menempati Rusunawa demi peningkatan kesejahteraan hidup mereka dengan bertempat
tinggal yang layak huni.
 rencana pelaksanaan
rencana pelaksanaan adalah penjelasan proses aksi perubahan yang
akan dilaksanakan, dengan mengacu pada pentahapan kegiatan utama
(milestone), kegiatan pendukung, waktu, aktor yang terlibat dan
outputnya dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan

Rencana pelaksanaan dapat dijadikan 2 bagian atau menjadi satu

kesatuan
PENTAHAPAN (MILESTONES)
Tahapan dalam aksi perubahan merupakan capaian-capaian yang sangat penting
sehingga harus diperhatikan dalam menjamin terlaksananya aksi perubahan
secara tepat waktu dan tepat sasaran.
Milestone bisa dibedakan antara tahapan jangka pendek, menengah dan panjang,
yang disesuaikan dalam mencapai tujuan
rencana pelaksanaan
dalam bentuk tabel
peta pemanfaatan sumberdaya manusia
Dalam bagian ini dibagi kedalam 2 bagian, yaitu:
• struktur tim kerja  (gambar jenjang tim dan
pengelompokan tugas serta deskripsi tugas dari masing-
masing tim kerja)
• analisis stakeholders  (identifikasi keterlibatan aktor lain
diluar tim kerja, yang dibuat kedalam peta analisis seperti
kuadran stakeholder atau net map stakeholders)
 manajemen mutu pelayanan
manajemen mutu pelayanan adalah informasi-informasi dalam
pengelolaan pelaksanaan pekerjaan untuk mencapai target-target
yang telah ditetapkan*

Contoh:
• Adanya keterlibatan pihak independen dalam pelaksanaan aksi perubahan baik dalam perencanaan,
proses sampai dengan pasca pelaksanaan dalam kegiatan monitoring dan evaluasi
• Pelaksanaan ujicoba aksi perubahan dilaksanakan sebanyak 2 kali, yang melibatkan stakeholders internal
dan eksternal
• Dan lain sebagainya dalam meningkatkan standar aksi perubahan

*) Catatan: kegiatan ini harus ada terlaksana pada pelaksanaan tujuan jangka pendek (2 bulan), yang dibuktikan dengan
data atau dokumen
 tambahan
(tentatif)

ANGGARAN
Estimasi jumlah biaya yang dibutuhkan, penjelasan peruntukan dan sumber
pembiyaan. (berbentuk Tabel)

IDENTIFIKASI POTENSI KENDALA/MASALAH

Penjelasan tentang potensi hambatan dalam kelancaran atau keberhasilan
pencapaian target dan tujuan proyek perubahan, serta diikuti dengan strategi
mengatasi kendala/masalah tersebut. (berbentuk tabel dan sebutkan poin2nya)