PENGANTAR

PENYUSUNAN DOKUMEN
RENCANA MUTU (RMP)
Bukit Tinggi, 02 Mei 2023

1
 KOMPETENSI KONSEPTOR

1. Pernah mengikuti sosialisasi SMM SNI ISO 9001 :

2015
2. Mengetahui proses untuk menjalankan kegiatan
unit kerjanya
3. Mengetahui SOP yang tersedia di unit kerja
termasuk persyaratan Peraturan & Perundangan
yang berlaku
4. Paham tentang Prosedur Pengendalian Dokumen
dan Prosedur Pengendalian Rekaman/Arsip
5. Paham cara penyusunan Rencana Mutu
1. LEMBAR PENGESAHAN
2. RIWAYAT PERUBAHAN
3. DAFTAR ISI
4. LATAR BELAKANG
5. INFORMASI KEGIATAN
6. SASARAN MUTU KEGIATAN
7. STRUKTUR ORGANISASI
8. TUGAS, TANGGUNG JAWAB DAN WEWENANG
9. KEBUTUHAN SUMBER DAYA
10. BAGAN ALIR PELAKSANAAN KEGIATAN
11. JADWAL PELAKSANAAN KEGIATAN
12. JADWAL KETERLIBATAN PERSONIL
13. KEGIATAN PENGENDALIAN
14. LAMPIRAN
 Sasaran POLA PIKIR PENYUSUNAN RMP
Kegiatan (5)

SASARAN MUTU (6) RUANG LINGKUP (5)

PERSYARATAN (10)
/Ketentuan
PERSONIL, STRUKTUR
PROGRAM
ORGANISASI & TUGAS
KEGIATAN (5)
& T.JWB (9) DAFTAR DOK (10)

BAGAN ALIR PRODUK (10)

(10)

JADWAL KEGIATAN JADWAL PENGGUNAAN KEGIATAN

(11) SARPRAS (12) PENGENDALIAN (13)

JADWAL PERSONIL (12)

LAMPIRAN (14)
Berisikan penjelasan latar belakang organisasi dan dasar
hukumnya serta tugas dan tanggung jawab serta kegiatan yang
akan dilaksanakan tahun berjalan secara garis besar

Informasi Kegiatan yaitu menguraikan penjelasan mengenai

nama dan kode kegiatan, sumber dana, lokasi, lingkup
pekerjaan, waktu pelaksanaan dan penanggung jawab
kegiatan;
Berisikan Bagan Alir Pelaksanaan Kegiatan yaitu menguraikan
urutan proses kegiatan dari tahap persiapan sampai dengan
tahap penyerahan akhir kegiatan, termasuk kegiatan verifikasi,
validasi, monitoring, evaluasi, inspeksi dan pengujian (sesuai
keperluannya); dan diberikan penjelasannya bagaimana
persyaratan / ketentuan dari setiap tahapan prosesnya

Bagan alir (flowchart) adalah bagan (chart) yang menunjukkan

alir (flow) di dalam program atau prosedur sistem secara
logika.
Bagan alir digunakan terutama untuk alat bantu komunikasi dan
untuk dokumentasi

Bagan Alir yang digunakan sebaiknya yang sederhana agar

semua piak dapat memahami Bagan alir proses (process
flowchart).
Pada saat menyusun Bagan Alir harus diperhatikan :
1. Flowchart digambarkan dari halaman atas ke bawah dan dari
kiri kekanan.
2. Aktivitas yang digambarkan harus didefinisikan secara hati-
hati dan definisi ini harus dapat dimengerti oleh
pembacanya.
3. Kapan aktivitas dimulai dan berakhir harus ditentukan secara
jelas. (Mulai – Selesai)
4. Setiap langkah dari aktivitas harus diuraikan dengan
menggunakan deskripsi kata kerja
5. Lingkup dan range dari aktifitas yang sedang digambarkan
harus ditelusuri dengan hati-hati.
6. Bila ada Percabangan-percabangan yang memotong aktivitas
yang sedang digambarkan tidak perlu digambarkan pada
flowchart yang sama bila dampaknya akan membuat
pembaca kebingungan
7. Simbol konektor harus digunakan apakah akan dipisah
dalam satu halaman atau dipindah ke halaman lain
Setiap Tahapan dalam bagan alir harus
dilengkapi dengan penjelasan yang berisikan
antara lain :
1. Persyaratan proses & produk
2. Persyaratan pemeriksaan (bila diperlukan)
3. Persyaratan rekaman.
4. Atau acuan SOP yang sudah tersedia
 Dokumen RMP harus menyatakan dengan jelas Sasaran Mutu
apa yang akan dicapai oleh kegiatan.
 Sasaran mutu ditetapkan pada fungsi yang relevan dan proses
yang diperlukan.
 Sasaran mutu harus:
a) Konsisten dengan kebijakan mutu
b) Terukur
c) Memperhatikan persyaratan yang berlaku
d) Relevan terhadap kesesuaian produk dan jasa untuk
meningkatkan kepuasan pelanggan
e) Dimutakhirkan, seperlunya
Sasaran Mutu harus menjelaskan :
a) Apa sasarannya
b) Apa yang akan dilakukan (Strategi)
c) Sumber daya apa yang diperlukan
d) Siapa yang akan bertanggungjawab
e) Kapan akan selesai
f) Bagaimana hasilnya akan dievaluasi

Indikator
Periode
Penanggung Kinerja ( Alat
Strategi Evaluasi
No Sasaran Jawab & Ukur
Pencapaian Sasaran
Pelaksana Ketercapaian
Mutu
Sasaran Mutu)
(1) (2) (3) (4) (5) (7)
 Atau Bila sudah jelas penanggung jawab pelaksananya , cukup
tabel sbb :

Indikator Kinerja ( Periode

Strategi Alat Ukur Evaluasi
No Sasaran
Pencapaian Ketercapaian Sasaran
Sasaran Mutu) Mutu
(1) (2) (3) (5) (7)
1
Sesuatu yang dicari atau dituju berkaitan dengan mutu

Penyusunan : SMART

Spesifik, Measurable, Achievable, Reasonable, Time oriented

Contoh : (Klik)

Terlaksananya kegiatan verifikasi sebanyak ….. Lokasi tepat

waktu
Tidak ditemukannya ketidaksesuaian major pada
pelaksanaan penerapan SMM dalam pelaksanaan kegiatan
verifikasi teknis bantuan PSU

Dst….
Bagan struktur organisasi

Bila diperlukan ada garis Komando dan garis Koordinasi

Berisikan uraian tugas, tanggung jawab dan wewenang masing-masing
kedudukan personil yang ada dalam struktur organisasi

 Tugas adalah kewajiban atau suatu pekerjaan yg harus dikerjakan

seseorang dalam pekerjaannya. Dapat diartikan pula tugas adalah
suatu pekerjaan yg wajib dikerjakan atau yg ditentukan untuk
dilakukan karena pekerjaan tersebut telah menjadi tanggung jawab
dirinya.
 Wewenang adalah Kekuasaan menggunakan sumberdaya untuk
mencapai tujuan organisasi/Tim Kerja
 Wewenang (authority) merupakan kunci daripada pekerjaan seorang
manajer/Pimpinan/Ketua.
 Tanggung Jawab : adalah keharusan untuk melakukan semua
kewajiban/tugas-tugas yang dibebankan kepadanya sebagai akibat
dari wewenang yang diterima atau dimilikinya.
 Tanggung jawab tidak dapat dilimpahkan kepada orang lain.
Wewenang diterima maka tanggung jawab harus juga diterima
dengan sebaik-baiknya.
Berisikan penjelasan Kebutuhan sumber daya manusia dan
sumber daya lainnya dalam rangka melaksanakan kegiatan
agar mutu yang dipersyaratkan terpenuhi;

 Sumber Daya Manusia : Jabatan, Jumlah, Kriteria

Kompetensi
 Peralatan : Nama, jumlah, Spesifikasi
 Lingkungan : Persyaratan K3L

Klik
 Jadwal Pelaksanaan Kegiatan yaitu menguraikan tahapan
pelaksanaan kegiatan sesuai dengan perencanaan waktu;

1. Untuk pelaksanaan penyusunan jadwal kegiatan, informasi yang

diperlukan adalah tahapan kegiatan yang ada di dalam Bagan
Alir (Butir 10) serta karakteristik kegiatan itu (lama/waktu untuk
proses)
2. Penulisan sebaiknya diperhatikan.
◦ Full time :
◦ Part Time :
Jadwal Personil yaitu menguraikan perencanaan tugas personil, dan
staff pendukung (termasuk tenaga outsourcing/dari luar bila ada)
dalam setiap kegiatan sesuai dengan kompetensi yang dipersyaratkan

Personil harus sesuai dengan personil yang terdapat dalam struktur

organisasi dibutir 7 dan butir 9

Jadwal Personil
Jabatan Bl 1 Bl 2 Bl 3 Bl 4 Bl 5 Bl. Bl. Bl. Bl Catatan
6 7 8 12
Ka balai

Kasi ….
Ketua Tim Pelaksana

Nara sumber/KI
dst
Jadwal Penggunaan Prasarana dan sarana yaitu menguraikan
perencanaan penggunaan prasarana dan sarana yang
diperlukan dalam pelaksanaan kegiatan;

Harus sesuai dengan jenis sarpras yang dijelaskan dalam

bab Kebutuhan Sumber Daya

Untuk pelaksanaan penyusunan jadwal Penggunaan Sarana

dan Sarana harus memperhatikan butir 10, butir 7 dan butir
11dalam RMP
No Nama Sarpras Spesifikasi teknis Jumlah Nama Jadwal
Kegiatan kegiatan
1 Ruangan, 1. Ukuran : … X … m 1 unit Rapat Januari
persiapan

2. Ukuran : … X … m 1 unit

2 Multi media,

3 Flip Chart,, Ukuran .. X …. cm 1 buah

4 ATK
5 Camera Digital, …mega pixel 1 buah
Pengendalian dilakukan untuk menjamin agar persyaratan
terpenuhi.

Pelaksanaan pengendalian dilakukan dengan berbagai cara :

1. Pemantauan proses & produk
2. Pelaksanaan rapat yang terjadwal
3. Pelaksanaan pemeriksaan sebelum kegiatan dilakukan
dengan menggunakan daftar simak/ceklist
4. Pelaksanaan pemeriksaan setelah selesai satu tahapan
kegiatan/proses
 Rencana dan Metode Pengendalian

Kegiatan Metode Bl1 bl2 bl3 bl4

Rapat persiapan Observasi
 Apabila diperlukan penjelasan lebih rinci dan
spesifik dari redaksi yang ditulis di dalam RMP
dapat dijelaskan dalam lampiran. Misal contoh
format rekaman pelaksanaan kegiatn, contoh
ceklist pemeriksaan kesiapan, contoh ceklist
pemantauan proses & produk.
Harus ada cross reference di butir2 yang akan
dijelaskan dalam lampiran
 Harus ada ketentuan siapa yang memeriksa kecukupan RMP dan yang
mengesahkan RMP sesuai kewenangan yang ada di organisasi

Jenis
Rencana Mutu Konseptor Pemeriksa Pengesah

RMP

SOP
Panduan Mutu
Organisasi harus mempertimbangkan hal – hal dibawah ini :
 Distribusi dari RMP (harus paham siapa yang terkait untuk
melaksanakan dan mengendalikan RMP).
 Sosialisasi/penjelasan RMP.

 Monitoring conformity (kesesuaian).

 Organisasi harus mereview dan atau merevisi RMP bila terjadi
perubahan – perubahan pada inputan RMP.
 Mekanisme penerbitan Revisi RMP harus ada pengaturannya.
 Semua dokumen yang kena dampak dari perubahan tersebut,
harus dilakukan perubahan yang disesuaikan dengan
perubahan dalam RMP.

Pengalaman didalam penerapan RMP harus ditinjau dan

informasi didapat harus dapat digunakan sebagai perbaikan
untuk RMP dimasa yang akan datang atau SMM itu sendiri.

HATI-HATI KERJA COPY PASTE !!!!!!!!!!

Arsip : (Prosedur Pengendalian Arsip)
Kumpulan Bukti Kerja atau catatan hasil dari proses kerja atau pelaksanaan
prosedur, atau catatan tentang pelaksanaan kegiatan, yang dapat digunakan
sebagai bukti dari terlaksananya proses kerja atau prosedur yang
bersangkutan, atau sebagai bukti dan sarana pelaksanaan prosedur.

Jenis arsip yang dikendalikan dengan prosedur Pengendalian Arsip /

Rekaman meliputi catatan/bukti kerja dalam penerapan RMP
IDENTIFIKASI ARSIP "HARD COPY' DAPAT DILAKSANAKAN DENGAN KETENTUAN
SEBAGAI BERIKUT :
Ketentuan pencantuman Label pada odner sebagai berikut :
a. Ada identitas nomor odner
b Ada identitas unit Kerja
c. Ada identitas unit penyimpan
d. Ada Judul Arsip
e. Ada Periode penyimpanan (terutama jika Arsip terdiri atas jumlah yang banyak,
cantumkan bulan..... Sd. bulan ..... tahun ....).

No

Identitas Unit Kerja

Identitas Es III

Judul/Bukti Arsip

Periode Penyimpanan