PEJABAT PENDIDIKAN DAERAH TEMERLOH

PROGRAM TRANSFORMASI
DAERAH (DTP): 1.1.3 BENGKEL
KITARAN PDCA PEGAWAI
BAHARU PPD TEMERLOH

Sektor Perancangan
Pejabat Pendidikan Daerah Temerloh

12 Mac 2020 | Gerbang Logika, Pejabat Pendidikan Daerah Temerloh

 KANDUNGAN BENGKEL
Bengkel Kitaran PDCA
Pejabat Pendidikan Daerah Temerloh
12 Februari 2020 │Gerbang Makna, PPD Temerloh

Tarikh / Hari 9:00am - 10:30am 10:30am - 11:30am 11.30am - 12:30pm

12/03/2020  Penerangan konsep  Proses Kerja  Perbengkelan :

Berdasarkan Kitaran Penyediaan Proses
Khamis Kitaran PDCA
PDCA Kerja Kitaran PDCA
OBJEKTIF bengkel;
1. Semua peserta mengetahui dan menguasai aspek
metodologi kitaran PDCA sebagai satu sistem peningkatan
kualiti yang berterusan.
2. Semua peserta dapat menguasai 4 Fasa PDCA dan dapat
mengaplikasikan proses kerja PDCA dengan berimpak
supaya peningkatan kualiti dapat dilakukan secara
berterusan.
3. Semua peserta dapat mengaplikasi konsep PDCA dalam
membuat penilaian dan pemantauan seterusnya
melaksanakan penambahbaikan dan peningkatan kulaiti
dalam setiap proses kerja.
 MEMAHAMI OPERASI

• OPERASI > Satu aktiviti yang dirancang untuk

mencapai sesuatu output

• KEBERKESANAN > Melakukan aktiviti yang telah

dirancang secara berkesan.

• SKOP PELAKSANAAN > Ruang lingkup atau sempadan

pelaksanaan
 INPUT

W. Edwards Deming

PLAN

(PENAMBAHBAIKAN)
RISIKO

ACT
BERASASKAN
PEMIKIRAN
DO
(RBT)
CHECK
(PENGUKURAN)
(PROACTIVE VS REACTIVE)

OUTPUT
 Kitaran pdca
• Merupakan satu metodologi yang digunakan oleh syarikat-syarikat dan organisasi-
organisasi sebagai satu sistem peningkatan berterusan.

• Juga dikenali sebagai Kitaran “Deming (diambil sempena nama W. E. Deming) di

mana metodologi ini cuba menjelaskan tentang 4 fasa penting iaitu Plan, Do,
Check, Act yang perlu dilakukan secara sistematik demi memastikan peningkatan
berterusan dapat dicapai sepenuhnya.

• PDCA kitaran (Deming kitaran) - salah satu konsep asas dalam teori pengurusan
moden. Ia juga menjadi asas kepada siri ISO 9000, yang digunakan di seluruh
dunia untuk pengurusan kualiti dalam perusahaan pelbagai saiz dan jenis.
 Plan
Merupakan Fasa pertama dalam proses penetapan tindakan;
1. Analisis Data
2. Kenalpasti isu dan masalah (kaji kesan dan akibat masalah)
3. Kenalpasti punca masalah (Rajah Korelasi Mapping, Tulang Ikan
Ishikawa, 5W1H)
4. Cadangan Penyelesaian Masalah
Senaraikan cadangan penyelesaian (Berfokus, Berstrategi dan
mampu dilaksanakan).
5. Tetapkan sasaran projek (KPI) (Objektif Organisasi > Piagam Pelanggan > Petunjuk
Prestasi Utama (KPI) > Arahan Pihak Pengurusan > Pencapaian Terbaik)

6. Sediakan pelan operasi (proses kerja sebelum fasa pelaksanaan)

7. Dokumen untuk pembuktian : Kertas kerja, Nota Perbincangan JK,
Takwim
Analisis Situasi (Luaran)
Menyediakan rajah hubung kait yang menggambarkan isu,
faktor yang memberi kesan dan impak –Based on critical area

Demografik & Keadaan Input Output/ Keberhasilan

IMPAK
FAKTOR
IMPAK
ISU UTAMA FAKTOR
IMPAK
FAKTOR
IMPAK
8
9
TEKNIK 5W1H

10
 Do

1. Laksanakan Perancangan Perubahan.

2. Bertindak mengikut perancangan yang telah dibuat (timeline)
3. Kerjasama sepasukan.
4. Pastikan ketepatan.
5. Mengikut SOP organisasi (Surat punca kuasa, Jadual Program,
Pematuhan Prosedur kewangan)
6. Perlu Kawal Selia untuk Value For Money - Kepimpinan
 Check
1. Mengukur kejayaan berdasarkan data.
2. Untuk menilai keberkesanan pelaksanaan cadangan penyelesaian.
3. Membandingkan pencapaian sebelum dan selepas pelaksanaan
cadangan penyelesaian.
4. Mengukur pencapaian objektif dan impak yang diharapkan (OTI)
5. Laporkan pencapaian kepada KJ
 Action
Fasa Terakhir dalam Kitaran Deming - Tujuan
1. Untuk membandingkan prestasi sebelum dan selepas tindakan
2. Merupakan persediaan untuk tindakan seterusnya ( tindak susul)

• Terdapat beberapa pilihan:

i. Melaksanakan perubahan;
ii. Meninggalkan penyelesaian jika dibuktikan tidak berkesan;
iii. Mengulangi semua langkah-langkah yang PDCA kitaran sekali lagi,
tetapi untuk membuat pelarasan tertentu dalam proses (strategi)
#Jika tindakan yang dibuat memberikan impak yang baik, maka
tindakan boleh berulang.
 Action
Jika tindakan penyelesaian yang dibuat mencapai objektif, dapatkan
sokongan pihak pengurusan bagi piawaian dan penyeragaman.

Kaji semula setiap proses yang dilalui (Menyedia atau mengemaskini

Proses Kerja dan Carta Aliran Kerja yang berkaitan)

Kenalpasti masalah kecil yang masih ada dan buat tindakan

penambahbaikan.

Laksanakan pemantauan terhadap tindak susul.

Program : Bimbingan Peningkatan Peratus Kehadiran
Fasa Proses Kerja
1. Analisis Data – 8/10 sek menunjukkan tren penurunan 3 thn berturut-
turut
2. Kesan :% Kehadiran daerah menurun Akibat : Pencapaian Akademik
sekolah turut menurun
Plan 3. Punca Masalah : Kompetensi GPK HEM dan JK HEM kurang berfungsi
4. Cadangan Penyelesaian : Bimbingan Peningkatan Kompetensi GPK HEM
ke arah pemantapan JK HEM
5. Sasaran KPI : Peningkatan % kehadiran sebanyak 3%
6. Pelan Operasi : Rujuk Lampiran
1. Penyediaan Surat arahan kerja kepada Pegawai dan Surat Makluman ke
sekolah.
2. Penyediaan Jadual Pergerakan Bimbingan
3. Instrumen Bimbingan
Do 4. Pemantauan oleh Timbalan Sektor
5. Pematuhan kepada masa bimbingan dan item bimbingan
6. Penyediaan Laporan Status Tindakan Pembetulan dan Penambahbaikan
oleh Pihak Sekolah
7. Penyediaan laporan bimbingan oleh urusetia program
Program : Bimbingan Peningkatan Peratus Kehadiran
Fasa Proses Kerja
1. Analisis Pencapaian Data – Perubahan data pencapaian sebelum dan
selepas bimbingan
Check 2. Menilai keberkesanan pelaksanaan pelan tindakan (kajian impak)
3. Mengukur pencapaian sasaran KPI dan objektif.
4. Melaporkan kepada Kepimpinan (KPPD/TPPD

1. Membuat tindakan susulan seperti diarahkan.

2. Membuat penambahbaikan kepada pelaksanaan bimbingan.
Act 3.
4.
Menilai keberkesanan penambahbaikan
Melaporkan kepada KJ hasil penambahbaikan yang dibuat.
5. Meneruskan pelan tindakan jika menunjukkan perubahan atau terus
meninggalkan pelan tindakan jika tiada impak.
WHEN YOU CHANGE..
• WHEN you change your belief
You change your expectation
• WHEN you change your expectation
You change your attitude
• WHEN you change your attitude
You change your behavior
• WHEN you change your behavior
You change your performance
• WHEN you change your performance SEKIAN,
You change your LIFE
TERIMA KASIH
AHMAD AFINDI ABD HALIM
SEKTOR PERANCANGAN, PPD TEMERLOH