PENILAIAN MUTU

DENGAN KONSEP PDCA

EKA FRENTY HADININGSIH

SIKLUS PDCA
• Adalah rangkaian kegiatan yang terdiri dari penyusunan pelaksanaan rencana kerja, pemeriksaan
pelaksanaan rencana kerja dan perbaikan rencana yang telah dilakukan sebagai uji coba, serta
pelaksanaan rencana kerja yang telah direvisi.
• PDCA dipopulerkan oleh W Edwards Deming (14 Oktober 1900 – 20 Desember 1993)
• Plan, do, check, action mencerminkan dasar program mutu yang berkelanjutan yang terdiri dari 4
tahapan, yg satu sama lain mengikuti secara berulang-ulang menuju ke arah tujuan yg telah ditetapkan
• Siklus PDCA efektif untuk:
1. Membantu penerapan proses perbaikan terus menerus. Ketika siklus PDCA diulangi kembali akan
membuka kemungkinan untuk menemukan area baru yg perlu ditingkatkan
2. Mengidentifikasi solusi baru untuk meningkatkan proses berulang secara signifikan
3. Membuka cakrawala yang lebih luas akan solusi masalah yang ada, mengujinya dan meningkatkan
hasilnya dalam proses yang terkontrol sebelum diimplementasikan secara luas
4. Menghindari pemborosan sumber daya secara luas.
 Planning
(merencanakan)

Action Do
(tindak lanjut) (melaksanakan)

Check
(pemeriksaan)
PLAN (PERENCANAAN)

• Proses yang menghasilkan suatu uraian detail dan langkah-langkah yang akan dilaksanakan untuk
mencapai tujuan.
• Manajemen tools yang dapat digunakan pada tahap ini antara lain Cause & Effect Diagram, the 5
Whys
• Dalam program jaga mutu kegiatan perencanaan terdiri dari:
1. Kegiatan menetapkan masalah
2. Menetapkan penyebab masalah
3. Menetapkan cara menyelesaikan masalah
 UNSUR-UNSUR RENCANA
Judul rencana
• Tetapkan judul rencana kerja yang akan dilaksanakan, judul yg baik mencerminkan kegiatan dan tujuan yg
ingin dicapai. Ex : meningkatkan kunjungan posyandu
Rumusan pernyataan dan uraian masalah
• Rumusan masalah yg baik harus dapat menjawab pertanyan apa, siapa, berapa, dimana dan bagaimana. Ex:
30% akseptor KB IUD yang dilayani oleh klinik Ibu dan Anak Samarinda pada bulan Desember 2019
mengalami komplikasi infeksi panggul pasca insersi.
Rumusan tujuan
• Rumusan tujuan yg baik adalah yg jelas targetnya, ex: menurunkan angka komplikasi infeksi panggul pasca
insersi IUD di klinik Ibu dan Anak Samarinda dari 30% pada bulan Desember 2019 menjadi 5% pada bulan
Januari 2020
Uraian kegiatan
• Uraian kegiatan disusun berurutan, utamakan yg bersifat pokok saja, yakni yg dinilai paling menentukan
tercapainya tujuan. Ex: melapor kepada pimpinan PKM tentang masalah, penyebab dan cara penyelesaian
masalah, menyusun rencana kerja selengkapnya, melaksanakan pelatihan tindakan antisepsis tenaga medis dll
 UNSUR-UNSUR RENCANA
Waktu
• Uraian waktu rencana pelaksanaan yg terkait dengan kegiatan yang akan dilaksanakan dalam
bentuk bagan/tabel.
Pelaksana
• Cantumkan semua orang yang terlibat dalam kegiatan tersebut yang dilengkapi dengan uraian
tugas dan tanggung jawab masing-masing.
Biaya
• Cantumkan biaya yang dibutuhkan untuk dapat menyelenggarakan rencana kerja yang dimaksud.
Sesuaikan biaya dengan renca kerja yang akan dilaksanakan dalam kegiatan tersebut
Metode dan kriteria penilaian
• Metode serta kriteria penilaian harus dibuat untuk mencapai tujuan yang ingin dicapai. Ex:
metode yg digunakan wawancara, rekam medik, pengamatan dll. Kriteria penilaian dibuat
menyesuaikan dg metode yang digunakan
CONTOH GIANT CHART

Waktu/Minggu
No Kegiatan PJ Biaya
1 2 3
1 Melaporkan kepada Senin, 6 Eka Frenty Rp 100.000
pimpinan tentang Januari 2020
masalah, penyebab
masalah dan rencana
penyelesaian masalah
2 Dst…
3
DO (PELAKSANAAN)
- PA D A S I K L U S P E L A K S A N A A N , YA N G
DILAKUKAN ADALAH MELAKSANAKA N
R E N C A N A YA N G T E L A H D I S U S U N .
- L A K U K A N B R I E F I N G S E B E L U M N YA J I K A
M E L I B AT K A N T I M ATA U A N G G O TA L A I N D I L U A R
TIM.
- PA D A TA H A P I N I D A PAT M E N G E M B A N G K A N
D A N M E N G U J I B E B E R A PA S O L U S I YA N G
P OT E N S I A L .
- PA D A K O N S E P L A I N D O M E R U PA K A N K E G I ATA N
U J I C O B A D A R I R E N C A N A P E N Y E L E S A I A N ATA U
S O L U S I D A R I M A S A L A H YA N G D I L A K U K A N
PA D A S K A L A K E C I L ATA U G R O U P K E C I L
D E N G A N C A R A M E M I L I H S O L U S I YA N G T E R B A I K
YA N G M U N G K I N D A PAT D I T E R A P K A N
CHECK (PEMERIKSAAN)
Lagkah check adalah melakukan pemeriksaan atau monitoring berbagai kemajuan dan hasil yang dicapai dari
pelaksanaan rencana yang telah ditetapkan. Untuk melakukan check dapat mengunakan 2 alat bantu yaitu:

LEMBAR PEMERIKSAAN P E TA C O N T RO L ( KO N T RO L
(CHECKLIST) D I AG R A M )
• Merupakan formulir yg digunakan untuk • Merupakan status grafik yg menggambarkan
penyimpangan dalam satu kurun waktu tertentu.
mencatat secara periodic setiap
penyimpangan yg terjadi. Lakukan dg • Jika penyimpangan tersebut melampaui batas
maksimum dan atau minimum yang telah
langkah2 berikut: ditetapkan, berarti pelaksanaan cara penyelesaian
1. Tetapkan jenis penyimpangan yang akan masalah tidak memperoleh kemajuan. Langkah2
untuk membuat peta control sbb:
diamati
1. Tetapkan garis batas penyimpangan maksimum
2. Tetapkan jangka waktu pengamatan dan minimum
3. Lakukan perhitungan penyimpangan 2. Buat grafik yg memanfaatkan hasil perhitungan
yg diperoleh dari lembar pengamatan
sesuai dg jangka waktu pengamatan
3. Nilai grafik yang dihasilkan
CHECK

• Pada langkah ini juga mengukur tingkat efektifitas dari rencana/solusi yang telah dikerjakan dan menganalisis
apakah hal tersebut bias diterapkan dg cara lain.
• Dalam tahapan siklus PDCA Do dan Check dengan melihat skala dan area perbaikan yang akan dilakukan kita
dapat mengulangi tahapan ini sebelum ke tahapan berikutnya jika dirasa perlu. Jika hasilnya memuaskan baru
dapat dialnjutkan ke tahap berikutnya yaitu Act.
• Peran Check adalah:
1. Untuk mengetahui sampai seberapa jauh pelaksanaan masalah telah sesuai dg rencana yg telah dibuat
2. Bagian mana dari program yg berjalan baik dan tidak
3. Apakah SDM yg dibutuhkan masih tersedia
4. Apakah pelaksanaan program berjalan sesuai jadwal
5. Apakah perlu penyempurnaan dll
CONTOH LEMBAR PEMERIKSAAN

• Nama pengaman :
• Periode pengamatan :

No Jenis Penyimpangan Jumlah Diamati Jumlah Penyimpangan %

1 Tindakan asepsis daerah 50 tindakan 5 10%

perineum
2 Tindakan asepsis liang senggama 100 tindakan 20 20%
3 Dst

• Jika tahapan ini sudah selesai dan
sudah sampai di tahapan
berikutnya yg lebih baik, bisa
mengulang proses ini dari awal
kembali untuk mencapai tahapan
yg lebih tinggi.
• Siklus PDCA merupakan proses
pemecahan masalah yg terukur
dan akurat.
T I N DA K L A N J U T /
PERBAIKAN
( AC T I O N )
Langkah ke-4 adalah
melakukan tindakan perbaikan
(action) rencana kerja.
Lakukan penyempurnaan
rencana kerja sesuai dg hasil
pemeriksaan yg telah
dilakukan. Setelah diperbaiki
kemudian dilaksanakan
kembali sesuai dg rencana.
Lakukan pemantauan
kemampuan serta hasil yg
dicapai.
CONTOH
• Untuk menurunkan tingginya angka komplikasi infeksi panggul pasca IUD di PKM Juanda yang
disebabkan karena pengetahuan dan ketrampilan petugas yang kurang terhadap prinsip serta
tindakan antisepsis dilakukan pelatihan tentang prinsip-prinsip serta tindakan asepsis terhadap
semua petugas klinik KB yg bertanggungjawab melayani pemasangan IUD. Setelah itu secara
berkala dilksanakan pemeriksaan terhadap tekhnik tindakan asepsis yang dilakukan pada wakatu
melaksanakan pelayanan pemasanagan IUD. Hasil yg diperoleh adalah sbb:

Minggu 1 Minggu 2 Minggu 3

- Tindakan asepsis daerah - Tindakan asepsis daerah - Tindakan asepsis daerah
perineum tidak benar = perineum tidak benar = 8% perineum = 5%
10% - Tindakan asepsis liang - Tindakan asepsis liang
- Tindakan asepsis liang senggama 10% senggama 8%
senggama = 20% - Dst - dst
- Dst
BUKU CATATAN PELAKSANAAN

Plan Do Check Action

Melapor kepada pimpinan Tgl 5 Januari ketua tim Observasi pimpinan PKM Ada perbaikan sesuai
tentang masalah sudah melapor menyarankan perbaikan saran pimpinan
Menilai hasil yang dicapai 20 Januari dilakukan Kajian data, % kejadian Tidak ada saran
dan menyusun renaca penilaian infeksi panggul dalam 1
tindak lanjut (RTL) bulan terakhir
Proses Quality Assurance dalam pelayanan kesehatan yang dikemukakan
oleh Lori Prete Brown yang dikutip pada Wijono terdiri dari 10
langkah proses sbb: P E N D E K ATA N
QUALITY ASSURANCE

Langkah • Perencanaan quality assurance (planning for quality assurance) Quality assurance adalah sebuah
1 siklus kegiatan yang terdiri dari
kegiatan:
• Membuat pedoman dan menyusun standar-standar (Developing
Langkah guidelines and setting standards)
2
1. Mendesain mutu: merencanakan,
menyusun standar dan
• Mengkomunikasikan standar dan spesifikasi (Communicating mengkomunikasikan standar
Langkah standards and specification)
3 2. Monitoring mtu
3. Memecahkan masalah mutu :
Langkah • Monitoring mutu (Quality monitoring)
4 menetapkan masalah, identidikasi
masalah, analisis masalah dan
• Identifikasi masalah-masalah dan seleksi peluang-peluang untuk
Langkah peningkatan (identifying problems and selecting opportunities for melaksanakan solusi
5 improvement)
 MENDESAIN MUTU/QA
• Mengidentifikasi secara operasional permasalahan (Defining the problems
Langkah 6 operasionally)

• Memilih suatu tim (Choosing team)

Langkah 7

• Menganalisis dan mempelajari masalah untuk mengidentifikasi akar masalah

Langkah 8 penyebabnya (Analyzing and studying the problem to indentify its roots causes)

• Membuat solusi-solusi dan kegiatan-kegiatan untuk peningkatan (Developing

Langkah 9 solution and actions for improvement)

• Melaksanakan dan mengevaluasi upaya peningkatan mutu Implementating and

Langkah 10 evaluations quality improvement efforts)
LANGKAH 1 PLANNING FOR QUALITY
ASSURANCE
• Menyiapkan organisasi pelaksana QA
• Mulai perencanaan dg meninjau cakupan pelayanan kesehatan yg dimaksud, apa dan sejauh mana
yg dituju atau goalnya.
• Tentukan prioritas yg paling penting didahulukan
• Komitmen dari tim untuk peningkatan mutu pelayanan
• Fokus pada outcome yang diinginkan
• Dimulai dg langkah mendefinisikan misi organisasi, kemudian memperkirakan peluang yg positif,
kendaa lingkungan eksternal dan internal (SWOT)
• Renstra harus menghasilkan visi dan misi yang jelas, apa yang dikerjakan untuk mencapainya
sesuai dg lingkungan organisasi dan menetapkan prioritas QA berdasarkan visi dan misi
program.
LANGKAH 2 DEVELOPING GUIDELINES
AND SETTING STANDARDS
• Orgaisasi menjabarkan tujuam program-programnyadan sasarannya dalam prosedur operasional
• Standarnya adalah mutu yang diharapkan
• Ex: SOP atau protocol klinis yang dimiliki oleh organisasi, prosedur administrasi, spesifikasi
produk dan standar penamplan secara keseluruhan, baik penamilan tempat kerja secara fisik,
misalnya RS, PKM, klini dsb.
LANGKAH 3 COMMUNICATE
STANDARDS
• Lakukan promosi terhadap prosedur standar operasonal kegiatan pelayanan
• Hal ini untuk meyakinkan nakes, supervisor, pimpinan dan orang-orang yang mendukung untuk
memahami apa yang diharapkan dari mereka masing-masing. Khususnya bila stadar-standarnya
baru dibuat, supervise lemah, atau adanya perubahan baru.
LANGKAH 4 QUALITY MONITORING

• Monitoring adaah pengumpulan dan tinjauan (review) yang membantu menilai apakah norma-
norma program diikuti mutu atau apakah outcome (hasil dari pelayanan seperti halnya keluhan
pasien) ditingkatkan
• Desain atau redsain sistem monitor memerlukan penjabaran pernyataan-pernyataan tentang
mutu yang diharapkan kedalam indikatr-indicator yang bias diukur diseluruh tingkat organisasi.
LANKAH 5 IDENTIFIKASI MASALAH DAN SELEKSI
PELUANG UNTUK PENINGKATAN
• Untuk meningkatkan mutu pelayanan, maka langkah pertama adalah mengidentifikasi
permasalahan mutu pelayanan kesehatan dan mencari peluang untuk peningatan. Kemudian
menguji dengan cara monitoring rutin.

Sumber informasi Metode

Data dari monitor dan studi khusus menggunakan
data yang tersedia
Staf yang berkaitan : menanyakan keterlibatan dalam
pelaksanaan/proses pelayanan mutum peran dan
kontribusinya
Data dari observasi lain : dg pergi ke fasilitas kerja
dan melihatnya langsung
Umpan balik dari pasien/klien yg menerima jasa
Review catatan klinik, statistic pelayanan, ;aporan,
menggunakan checklist, observasi, kuesioner
Brainstorming, interview, diagram alur (flow chart)
proses
Observasi informas atau formal melalui checklist
Menggunakan percakapan informal mencatat
keluhan-keluhan, diskusi kelompok
LANGKAH 6 MENETAPKAN MASALAH
OPERASIONAL
• Tujuannya adalah untuk memperjelas masalah yang dimaksud
• Masalah harus dapat diukur sehingga dapat dilakukan pemecahan masalah secara pasti.
• Bila terjadi perbeaan penyataan masalah dapat menyebabkan terjadinya konflik dan hilangnya focus
dan motivasi, hindari ungkapan “menyalahkan” atau ungkapan “solusi”.
• Untuk menyusun permasalahan jadi lebih pasti dan terukur menggunakan model 4W 1H (what,
why, where, when, how)
• Menetapkan batasan-batasan masalah dengan menentukan ruang lingkupnya, fasilitas tertentu,
pelayanan kliniik, lokasi geografi, ukuran spesifik dari muru, waktu, efektivitas dsb.
• Ex 1 : pernyataan masalah yang kurang tepat: klinik kekurangan tenaga bidan (pernyataan ini bersifat
kualitatif dan tidak bias diukur) seharusnya : bidan di Klinik kelebihan beban, saat ini bidan melayani
±10 persalinan setiap hari.
• Ex 2 : pernyataan masalah yg kurang tepat :peralatan medik kedokteran bagian bedah kurang
memenuhi syarat (bersifat kualitatif dan tidak umum, kurang spesifik sehingga tidak bias diukur),
seharusnya : peralatan bedah thorax yang tersedia sudah tua (th 1990) perlu diperbaharui agar
kapasitasnya dapat lebih efisien.
LANGKAH 7 MEMILIH TIM

• Tim akan menganalisis masalah, membuat rencana perbaikan, melaksanakan, mengevaluasi, dan
melakukan usaha-usaha peningkatan
• Termasuk juga kegiatan menghitung input yang diperlukan (sumber daya), kegiatan-kegiatan dan
manfaat dari kegiatan penyelesaian masalah.
• Tim terdiri dari orang-orang yg terlatih dan dapat bekerja secara tim dengan kompak,sehingga
bias bekerja secara efektif dan efisien.
LANGKAH 8 ANALISIS DAN
IDENTIFIKASI PENYEBAB MASALAH
• Merupakan tahapan bagaimana tim atau anggota tim memahami lebih luas tentang masalah, atau
kekurangan mutu pelayanan kesehatan yang dimonitornya. Studi tentang permasalahan guna
mengidentifikasi penyebab maslaah utama dipusatkan pada hal-hal berikut :
1. Statemen masalah dan klarifikasi masalah
2. Memahami proses yang berkaitan dg masalah
3. Membuat hypothesis tentang penyebab masalah.
4. Uji hypothesis dan menetapkan penyebab utama.
LANGKAH 9 MEMBUAT SOLUSI DAN
KEGIATAN PENINGKATAN MUTU
• Memilih dan mendeai semua solusi
• Daftarlah semua solusi potensial
• Seleksi kriteria untuk menetapkan penyelesaian masalah/peningkatan mtu
• Ungkapkan solusi untuk pelaksanaan menyelsaikan masa;lah/peningkatan mutu
• Ungkapkan solusi secara praktis dan mudah dilaksanakan.
LANGKAH 10 MELAKSANAKAN DAN
MENGEVALASI UPAYA PENINGKATAN MUTU
• Merencanakan pelaksanaan solusi (siapa, apa, dimana, bagaiamana)
• Memutuskan dan mengembangkan pelaksanaan dan modifikasi solusi untuk membuat lebih efektif
• Langkah kegiatan penyelesaian akhir ini dikenal dg istilah PDCA
• Untuk menghidari kesalahfahaman terhadap perubahan yg dibuat maka perlu memperhatikan hal-hal
berikut:
1. Perlu mengundang para staf untuk berpatisipasi dalam perencanaan perubahan
2. Memberikan gambaran yang jelas mengenai perubahan yang diinginkan
3. Membagi informasi tentang perubahan, sehingga timbul percaya diri dan siap berubah kearah yang
positif
4. Menawarkan kebali pelaksanaan perubahan dan berhasil secepatnya.
TUGAS

• Buatlah kelompok sama sepert kelompok sebelumnya saja…

• Kerjakan kasus PDCA berikut dan dipresentasikan pada pertemuan berikutnya…
• 2 kelompok mengerjakan kasus yang sama dengan perbedaan hasil yang selanjutnya akan
didiskusikan dan ditemukan perbedaan-perbedaannya untuk saling melengkapi
• Lakukan diskusi dengan positif dan aktif!
KASUS 1

Di wilayah kerja Puskesmas Juanda masih ditemykan ibu hamil dengan resiko tinggi, pada tahun
2019 kemarin mengalami peningkatan sehingga berdampa terhadap peningkatan komplikasi pada
ibu bersalin. Salah satu penyebabnya adalah kurangnya pengetahuan ibu dalam menjaga kesehatan
dan perawatan kehamilan, serta rata-rata ekonomi yang masih dibawah standar. Di PKM Juanda
terdapat 10 bidan dan 38 posyandu yang aktif.
Buatlah upaya penyelesaian masalah dengan menggunakan siklus PDCA dengan peran anda adalah
sebagai seorang bidan coordinator wilayah.
KASUS 2

• Di daerah Sungai siring jumlah AKI mengkat terutama pada saat bersalin. Salah satu penyebab
AKI tertinggi didaerah tersebut adalah keterlambatan penanganan medis karena akses menuju
fasilitas kesehatan yang cukup jauh ± 15 km. selain itu penyebab lainnya adalah kejadian
perdarahan yg cukup tinggi hal ini karena ketrampilan dari bidan setempat yang kurang
kompeten dalam penanganan perdarahan. di daerah tersebut terdapat 2 orang bidan dan kader-
kadernya akan tetapi kurang aktif dalam setiap kegiatan dalam membantu pelayanan kesehatan.
• Lakukan langkah-langkah penyelesaian masalah dg siklus PDCA jika anda menjadi salah satu
bidan yang ada di faskes terdekat di daerah tersebut!
KASUS 3

• Di Puskesmas Air Putih pada tahun 2019 memiliki cakupan kunjungan K4 yang rendah di semua
wilayah Samarinda yaitu hanya tercapai 50% saja sedangkan capaian standar untuk K4 adalah
90%. Setelah dilakukan penelusuran salah satu factor penyebabnya adalah kurangnya
pengetahuan iibu tentang kunjungan kehamilan dan sikap suami yang kurang mendukung dalam
perawatan kehamilan. Di Puskesmas Air putih terdapat 15 bidan dan 28 posyandu dengan kader
50 orang.
• Lakukan upaya penyelesaian masalah menggunakan siklus PDCA jika anda adalah bidan
coordinator wilayah!
KASUS 4

• Di kelurahan Air Hitam Samarinda memiliki satu area perkampungan yang menentang
pemberian imunisasi pada bayi hal ini mengakibatkan rendahnya cakupan imunisasi pada bayi
yaitu 68% pada tahun 2019 di Puskesmas Air Hitam. Wilayah tersebut memiliki 30% dari jumlah
total bayi dan balita di 12 kampung/wilayah di Air Hitam sehingga jumlah tersebut sangat
berpengaruh terhadap presentase cakupan sesuai standar pemerintah (98%). Penyebab dari hal
tesebut adalah salah pengertian tentang vaksin karena rendahnya pengetahuan, rendahnya
pendidikan dan sosial bidaya (agama dan kepercayaan) yang dianut. Di Puskesmas memiliki 12
orang bidan dengan 3 orang dokter dan kader yang ada di daerah khusus tersebut adalah 5
orang dengan 2 posyandu.
• Lakukan upaya penyelesaian masalah menggunakan siklus PDCA jika anda adalah bidan
coordinator wilayah!
TERIMAKASIH