MANAJEMEN MUTU

THE UNIVRSITY OF TOLEDO

PROSEDUR MUTU

Nomor : PM.W-000-LPM-SPI-
Dokumen 01
Nomor Revisi : 00
Tanggal : 1 Desember 2018
Berlaku
Tanggal Revisi : -
Halaman : 20 halaman

TERKENDALI
NO. SALINAN :

Dokumen ini milik The Univesity of Toledo

DILARANG MEMPERBANYAK TANPA SEIJIN DARI WAKIL MANAJEMEN SISTEM TERPADU
 No.Dokumen : PM.W-000-LPM-SPI-
01
THE UNIVERSITY No. Revisi : 00
OF TOLEDO
Tanggal : 1 Desember 2018
berlaku
Tanggal Revisi : -
PROSEDUR MUTU Halaman : 1 dari 20

LEMBAR PENGESAHAN DOKUMEN

Kode Dokumen : PM.W-000-LPM-SPI-01

Status Dokumen : Master  Salinan No
Nomor Revisi : 00
Tanggal : 15 November 2018
Jumlah Halaman : 20 halaman
Sekretaris LPM-SPI

Diajukan Oleh :

Egi Iriani
Wakil Rektor I Dewan Pengawas

Di Periksa Oleh :

Ade Septiyane Rd. Cindy Noviyanda

Ketua LPM-SPI

Dikendalikan :

Riska Herlinawati R
Rektor

Disetujui :

Sandri Agustiawan

*) beri tanda untuk yang sesuai

 No.Dokumen : PM.W-000-LPM-SPI-
01
THE UNIVERSITY No. Revisi : 00
OF TOLEDO
Tanggal : 1 Desember 2018
berlaku
Tanggal Revisi : -
PROSEDUR MUTU Halaman : 2 dari 20

SEJARAH REVISI

Revisi Tanggal Deskripsi Keterangan

Perubahan
0 - - -
1
2
3
Dst.
 No.Dokumen : PM.W-000-LPM-SPI-
01
THE UNIVERSITY No. Revisi : 00
OF TOLEDO
Tanggal : 1 Desember 2018
berlaku
Tanggal Revisi : -
PROSEDUR MUTU Halaman : 3 dari 20

DAFTAR ISI

LEMBAR PENGESAHAN DOKUMEN............................................................................................1

SEJARAH REVISI................................................................................................................................2
DAFTAR ISI.........................................................................................................................................3
1. TUJUAN........................................................................................................................................4
2. RUANG LINGKUP......................................................................................................................4
3. REFERENSI.................................................................................................................................4
4. DEFINISI......................................................................................................................................4
5. KETENTUAN UMUM.................................................................................................................4
6. KRITERIA KEBERHASILAN.....................................................................................................5
7. PROSEDUR.................................................................................................................................5
7.1. Prosedur Umum..................................................................................................................5
7.2. Prosedur Detail....................................................................................................................6
8. DOKUMEN PELENGKAP........................................................................................................12
Lampiran 1. Metode Penomoran Dokumen.........................................................................13
Lampiran 2. Tabel Kewenangan Pengesahan Dokumen..................................................15
Lampiran 3. Contoh Pemberian Stempel..............................................................................16
Lampiran 4. Matriks Distribusi Dokumen............................................................................17
 No.Dokumen : PM.W-000-LPM-SPI-
01
THE UNIVERSITY No. Revisi : 00
OF TOLEDO
Tanggal : 1 Desember 2018
berlaku
Tanggal Revisi : -
PROSEDUR MUTU Halaman : 4 dari 20

1. TUJUAN

Mengatur tata cara pengendalian dokumen meliputi penomoran,

Pengelompokan, pengesahan, pendistribusian, revisi serta
penyimpanan agar dokumen terkendali.
2. RUANG LINGKUP

Prosedur ini meliputi pengendalian terhadap seluruh dokumen

sistem manajemen mutu ISO 9001:2015 di lingkungan The University
of Toledo.
3. REFERENSI

a. Manual mutu University of Toledo

b. ISO 9001:2015 klausul 7.3,7.4,7.5

4. DEFINISI

a. Dokumen Sistem Manajemen Mutu adalah ketentuan tertulis yang

digunakan
b. secara resmi sebagai pedoman dalam penerapan Sistem
Manajemen Mutu.
c. Dokumen Internal adalah segala dokumen sistem manajemen mutu
yang diterbitkan dari internal The University of Toledo.
d. Dokumen Eksternal adalah segala dokumen yang berasal dari luar
The University of Toledo yang dijadikan referensi dalam menyusun
dokumentasi sistem manajemen mutu atau dalam melaksanakan
pekerjaan.

5. KETENTUAN UMUM

5.1 Dokumen yang diterapkan

Dokumen Sistem Manajemen Mutu Universitas Muhammadiyah
Surabaya yang diterapkan adalah sebagai berikut :
1. Visi dan Misi
2. Kebijakan Mutu
3. Sasaran Mutu
4. Manual Mutu
5. STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)
 No.Dokumen : PM.W-000-LPM-SPI-
01
THE UNIVERSITY No. Revisi : 00
OF TOLEDO
Tanggal : 1 Desember 2018
berlaku
Tanggal Revisi : -
PROSEDUR MUTU Halaman : 5 dari 20

6. Standar Kompetensi Personil

7. Dokumen pendukung yang terdiri dari : formulir, dokumen
eksternal dan arsip.
5.2Metode Penomoran Dokumen
5.3Kewenangan Pengesahan Dokumen
Terlampir.
5.4Penggunaan Tanda Stempel pada Dokumen
Terlampir.

6. KRITERIA KEBERHASILAN

Dokumen Sistem Manajemen Mutu dapat terkendali penomoran,

pengelompokan, pengesahan, pendistribusian dan revisinya.

7. PROSEDUR

7.1. Prosedur Umum

Tanggung
Jawab Garis Besar Prosedur Referensi
Menyimpan & mengendalikan
Management dokumen Daftar dokumen induk
Representative/
ISO induk internal internal
Secretariat
Menyimpan & mengendalikan Daftar dokumen
dokumen eksternal
eksternal

Mendistribusikan dokumen Matriks distribusi

yang telah dokumen
disahkan ke pemegang
dokumen

Menarik dokumen kadaluarsa Daftar revisi dokumen

Memelihara dokumen sesuai Kebijakan Mutu,

Pemegang lingkup Sasaran
dokumen tanggung jawabnya Mutu, STANDARD
OPERATING
PROCEDURE
(SOP) & IK (sesuai
 No.Dokumen : PM.W-000-LPM-SPI-
01
THE UNIVERSITY No. Revisi : 00
OF TOLEDO
Tanggal : 1 Desember 2018
berlaku
Tanggal Revisi : -
PROSEDUR MUTU Halaman : 6 dari 20

matriks
distribusi)
Mengajukan usulan perubahan Form permintaan
dokumen perubahan
(bila diperlukan) dokumen
7.2. Prosedur Detail
7.2.1. Penerbitan dokumen baru

PELAKU URAIAN LEMBAR KET

1 KERJA/
PIHAK YANG ISO
ISO SEKRETARIAT
BERWENANG Secr
REFERENSI
etari
at
Personil/pihak yang berwenang sesuai Tabel aturan
men dengan tabel aturan kewenangan kewenangan
Doc yim
dokumen memeriksa dan mengesahkan pengesahan
Baru pan
dok dokumen yang telah disusun oleh dokumen
ume
n
penyusun/pembuat dokumen tersebut
ters Dokumen yang telah disahkan, Tabel
ebut pengguanaan
kemudian diberi stempel ”INDUK” oleh
1 2 stempel pada
ISO Secretariat
dokumen

Dokumen yang telah disahkan dan Daftar Dokumen

diberi stempel ”INDUK” kemudian Induk
3
dimasukkan dalam Daftar Dokumen
Induk

ISO Secretariat menyimpan dokumen

4
tersebut

7.2.2. Identifikasi dan Pengelolaan Dokumen Eksternal

 PELAKU URAIAN LEMBAR KET
PIHAK YANG 1
ISO SEKRETARIAT KERJA/
ISO REFERENSI
BERWENANG Secr
etari
at
ISO Secretariat mengidentifikasi
men dokumen eksternal yang dipakai
Doc yim sebagai acuan penyusunan dokumen
eksternal pan
dok atau dipakai sebagai acuan
ume
n
pelaksanaan pekerjaan
ters ISO Secretariat membuat Daftar Daftar Dokumen
ebut
Dokumen Eksternal Eksternal
12

ISO Secretariat memberikan stempel Tabel

”REFERENSI TERPAKAI” pada masing- penggunaan
3
masing dokumen yang masuk dalam stempel pada
Daftar Dokumen Eksternal dokumen

Daftar
Dokumen
Eksternal
7.2.3. Pendistribusian Dokumen

PELAKU URAIAN LEMBAR KET

PENGGUNA DOKUMEN ISO SEKRETARIAT KERJA/
REFERENSI
Dokumen induk (dokumen yang telah Tabel
disahkan dan diberi stempel ”INDUK”) penggunaan
Doc induk 1 digandakan oleh ISO Secretariat stempel pada
dokumen
I

Dokumen induk yang telah digandakan Matriks Distribusi

diberi stempel ”TERKENDALI” kemudian Dokumen
2 diberi nomor salinan sesuai Matriks
Distribusi Dokumen dan didistribusikan
juga sesuai Matriks Distribusi Dokumen
Menerima dokumen dari ISO Secretariat Formulir
yang telah digandakan dan Penyerahan
3 menandatangani Formulir Penyerahan Dokumen
Dokumen
7.2.4. Dokumen yang tidak dikendalikan

PELAKU URAIAN LEMBAR KET

PEMAKAI DOKUMEN ISO SEKRETARIAT KERJA/
(PIHAK LUAR REFERENSI
UNIVERSITAS)
ISO Secretariat memberi stempel Tabel
Doc tidak ”TIDAK TERKENDALI” pada dokumen penggunaan
1 yang disampaikan sebagai informasi stempel pada
dikendalikan
kepada pihak di luar Universitas dokumen
I
Muhammadiyah Surabaya
ISO Secretariat memberikan dokumen
tidak dikendalikan tersebut kepada
2 pihak di luar Universitas, bila terjadi
revisi terhadap dokumen tersebut,
maka tidak dilakukan penarikan dan
pendistribusian ulang
7.2.5. Perevisian Dokumen

PELAKU URAIAN LEMBAR KET

PENGGUNA DOKUMEN ISO SEKRETARIAT KERJA/
REFERENSI
Pengguna dokumen yang akan Formulir
melakukan perubahan dokumen Permintaan
Doc 1 diperkenankan merevisi dokumen untuk Perubahan
meningkatkan efektifitas dan efisiensi Dokumen
I
proses sesuai persetujuan kewenangan Tabel
yang relevan (mengacu pada tabel kewenangan
kewenagan pengesahan pengesahan
dokumen),yaitu dengan menggunakan dokumen
Formulir Permintaan Perubahan
Dokumen
ISO Secretariat memproses dokumen Dokumen hasil
hasil revisi yang telah disetujui oleh revisi
2 kewenangan yang relevan dengan
memberi nomor revisi baru dan tanggal
berlaku yang baru.

- Perubahan tanpa mengubah

substansi atau isi dari dokumen sistem
mutu tidak perlu dilakukan revisi
ISO Secretariat memperbarui Daftar Daftar
Dokumen Induk, dengan memberi DokumenIndu
3 stempel ”INDUK” pada dokumen hasil k
revisi, melakukan pencatatan poin-poin Daftar Revisi
yang mengalami perubahan dalam Matriks
Daftar Revisi. Selanjutnya dokumen Distribusi
tersebut digandakan dan didistribusikan Dokumen
sesuai Matriks Distribusian Dokumen
7.2.6. Distribusi Dokumen Hasil Revisi dan Penarikan Dokumen Kadaluarsa

PELAKU URAIAN LEMBAR KET

ISO SEKRETARIAT KERJA/
REFERENSI
Dokumen hasil revisi yang telah Matriks Distribusi
distempel ”INDUK” dan digandakan Dokumen
1
Doc hasil revisi selanjutnya diberi stempel
I ”TERKENDALI” dan diberi nomor salinan
O sesuai Matriks Distribusi Dokumen
ISO Secretariat mendistribusikan Matriks Distribusi
dokumen hasil revisi sesuai Matriks Dokumen
2 Distribusi Dokumen

Pemberlakuan dokumen hasil revisi Formulir

disertai dengan penarikan dokumen Penarikan
induk dengan stempel ”TERKENDALI” Dokumen
3 yang telah kadaluarsa, dimana pada
lembar pengesahan dokumen induk
yang telah kadaluarsa tersebut diberi
stempel ”KADALUARSA”
 7.2.7. Dokumen Eksternal tidak Terpakai

Dokumen eksternal yang sudah tidak terpakai lagi selanjutnya oleh ISO Secretariat diberi stempel ”REFERENSI
TIDAK TERPAKAI”. Selanjutnya dokumen tersebut tetap disimpan oleh pemiliknya namun dalam tempat terpisah
dari dokumen yang masih terpakai.

8. DOKUMEN PELENGKAP

8.1. Metode penomoran dokumen

8.2. Tabel Kewenangan pengesahan dokumen
8.3. Contoh pemberian stempel
8.4 Matriks Distribusi Dokumen
8.5. Formulir Penyerahan Dokumen (CM.W-000-LPM-SPI-01)
8.6. Formulir Penarikan Dokumen (CM.W-000-LPM-SPI-02)
8.7. Formulir Daftar Dokumen Induk ((CM.W-000-LPM-SPI-03)
8.8. Formulir Daftar Dokumen Eksternal (CM.W-000-LPM-SPI-04)
8.9. Formulir Permintaan Perubahan Dokumen (CM.W-000-LPM-SPI-05)
Lampiran 1. Metode Penomoran Dokumen

JENIS DOKUMEN METODE PENOMORAN KETERANGAN

MM : Manual Mutu
XXX : Nomor Revisi
LPM : Lambaga Penjamin Mutu
MANUAL MUTU MM-XXX-LPM-SPI-YY
SPI : Satuan Penjamin Internal
YY : Nomor Dokumen
Contoh : MM-000-LPM-SPI-01
PM : Prosedur Mutu
PM.W : Prosedur Mutu Wajib
XXX : Nomor Revisi
PM-XXX-LPM-SPI-YY
LPM : Lambaga Penjamin Mutu
PROSEDUR MUTU PM.W-XXX-LPM-SPI-YY
SPI : Satuan Penjamin Internal
YY : Nomor Dokumen
Contoh : PM-000-LPM-SPI-01
PM.W-000-LPM-SPI-01
IK : Intruksi Kerja
XXX : Nomor Revisi
LPM : Lambaga Penjamin Mutu
IINTRUKSI KERJA IK-XXX-LPM-SPI-YY
SPI : Satuan Penjamin Internal
YY : Nomor Dokumen
Contoh : IK-000-LPM-SPI-01
RM : Rencana Mutu
XXX : Nomor Revisi
LPM : Lambaga Penjamin Mutu
RENCANA MUTU IK-XXX-LPM-SPI-YY
SPI : Satuan Penjamin Internal
YY : Nomor Dokumen
Contoh : RM-000-LPM-SPI-01
CATATAN MUTU CM-XXX-LPM-SPI-YY CM : Catatan Mutu
XXX : Nomor Revisi
LPM : Lambaga Penjamin Mutu
SPI : Satuan Penjamin Internal
YY : Nomor Dokumen
Contoh : CM-000-LPM-SPI-01
Lampiran 2. Tabel Kewenangan Pengesahan Dokumen

DIPERIKSA DIKENDALIKA DISETUJUI

NO JENIS DOKUMEN DIBUAT OLEH N OLEH
OLEH OLEH
Sekretaris LPM- Wakil Rektor I & Ketua LPM-SPI Rektor
1 MANUAL MUTU SPI
Dewan Pengawas
Sekretaris LPM- Wakil Rektor I & Ketua LPM-SPI Rektor
2 RENCANA MUTU
SPI Dewan Pengawas
Sekretaris LPM- Wakil Rektor I & Ketua LPM-SPI Rektor
3 PROSEDUR MUTU
SPI Dewan Pengawas
Sekretaris LPM- Wakil Rektor I & Ketua LPM-SPI Rektor
4 INTRUKSI KERJA
SPI Dewan Pengawas
Sekretaris LPM- Wakil Rektor I & Ketua LPM-SPI Rektor
5 CATATAN MUTU
SPI Dewan Pengawas
Lampiran 3. Contoh Pemberian Stempel

TERKENDALI
NO. SALINAN :

TIDAK TERKENDALI REFERENSI TERPAKAI

KADALUARSA REFERENSI TIDAK

TERPAKAI
 Lampiran 4. Matriks Distribusi Dokumen

01 02 03 04 05 06 07 08 09 10

ENT MANAGEM

TSEKRETARIA

SPIKETUA LPM-

FAKULTASDEKAN
AKADEMIK BIRO

UMUM BIRO

PROGRAM KETUA
REKTORWAKIL

DAN KETUA UPT

REKTOR
NO NO DOKUMEN

1 MM-LPM-SPI-01 MANUAL MUTU          

PM.W-LPM-SPI-
2 Prosedur Mutu Pengendalian Dokumen          
01
PM.W-LPM-SPI-
3 Prosedur Mutu Pengendalian Rekaman/Arsip          
02
PM.W-LPM-SPI- Prosedur Mutu Komunikasi Internal Dan
4          
03 Tujuan Manajemen
PM.W-LPM-SPI- Prosedur Mutu Tindakan Koreksi Dan
5          
04 Pencegahan
PM.W-LPM-SPI-
6 Prosedur Mutu Internal Audit          
05
PM.W-LPM-SPI- Prosedur Mutu Pengendalian Output Tidak
7          
06 Sesuai
PM-000-LPM-
8 Prosedur Mutu Penerimaan Mahasiswa Baru          
SPI-01
PM-000-LPM-
9 Prosedur Mutu Registrasi Mahasiswa Baru          
SPI-02
10 PM-000-LPM- Prosedur Mutu Kontrak Kuliah Mahasiswa          
 SPI-03
PM-000-LPM-
11 Prosedur Mutu KBM Mahasiswa          
SPI-04
PM-000-LPM-
SPI-05 Prosedur Mutu UTS dan UAS
12          
PM-000-LPM- Prosedur Mutu Penyerahan Nilai
SPI-06
PM-000-LPM-
13 Prosedur Mutu PLA/KKN          
SPI-07
PM-000-LPM-
14 Prosedur Mutu Skripsi          
SPI-08
PM-000-LPM-
15 Prosedur Mutu Ujian Sidang          
SPI-09
PM-000-LPM-
16 Prosedur Mutu Wisuda          
SPI-10
IK.W-LPM-SPI-
17 Intruksi Kerja Pengendalian Dokumen          
01
IK.W-LPM-SPI-
18 Intruksi Kerja Pengendalian Rekaman/Arsip          
02
IK.W-LPM-SPI- Intruksi Kerja Komunikasi Internal Dan
19          
03 Tujuan Manajemen
IK.W-LPM-SPI- Intruksi Kerja Tindakan Koreksi Dan
20          
04 Pencegahan
IK.W-LPM-SPI-
21 Intruksi Kerja Internal Audit          
05
 IK.W-LPM-SPI- Intruksi Kerja Pengendalian Output Tidak
22          
06 Sesuai
IK-000-LPM-
23 Intruksi Kerja Penerimaan Mahasiswa Baru          
SPI-01
IK-000-LPM-
24 Intruksi Kerja Registrasi Mahasiswa Baru          
SPI-02
IK-000-LPM-
25 Intruksi Kerja Kontrak Kuliah Mahasiswa          
SPI-03
IK-000-LPM-
26 Intruksi Kerja KBM Mahasiswa          
SPI-04
IK-000-LPM-
SPI-05 Intruksi Kerja UTS dan UAS
27          
IK-000-LPM- Intruksi Kerja Penyerahan Nilai
SPI-06
IK-000-LPM-
28 Intruksi Kerja PLA/KKN          
SPI-07
IK-000-LPM-
29 Intruksi Kerja Skripsi          
SPI-08
IK-000-LPM-
30 Intruksi Kerja Ujian Sidang          
SPI-09
IK-000-LPM-
31 Intruksi Kerja Wisuda          
SPI-10