PT.

FEVA INDONESIA
No. Dok.:

Dibuat: 09/04/2019
STANDART OPERATIONAL PROSEDUR
Periode: Sekali terbit
Nama Dokumen: Prosedur Dokumen Kontrol
Department: Dokumen Kontrol Halaman: 1 Dari 6

Nama Jabatan Tanda Tangan Tanggal

 
Dibuat Oleh : Sinta Alif Fiani DC ISO 09 April 2019
09 April 2019
Diperiksa Oleh : Timur Suprih N. MR
09 April 2019
Disahkan Oleh : Daniel Ariyanto Direktur Operasional

Kontrol Dokumen
       

Copy No. : 00  
     

 
Status Dokumen : (terkendali / tidak terkendali)
     

DAFTAR REVISI

No. Revisi Tanggal Objek Revisi Halaman

- - - -

Dokumen ini tidak dapat diperbanyak tanpa ijin tertulis dari PT. Feva Indonesia
 PT. FEVA INDONESIA
No. Dok.:

Dibuat: 09 April 2019

STANDART OPERATIONAL PROSEDUR
Periode: Sekali terbit
Nama Dokumen: Prosedur Dokumen Kontrol
Department: Dokumen Kontrol Halaman: 2 Dari 6

1. Deskripsi:
Dokumen adalah data yang mengandung arti dan media pendukungnya. Media dapat  berupa
kertas, digital, magnetik, elektronik atau optik, foto , master sampel atau gabungan dari hal
tersebut.
Dokumen yang dimaksud dalam prosedur ini adalah semua dokumen yang terkait dengan
sistem manajemen mutu yang digunakan sebagai acuan dalam kegiatan pengendalian mutu.

1. Pengendalian Dokumen
Adalah kegiatan pengelolaan dan pengendalian dokumen-dokumen sistem manajemen
mutu yang mencakup pembuatan, distribusi, penggunaan, perubahan dengan mengikuti
ketentuan/metode yang diatur dalam prosedur ini. Pengendalian Dokumen dan Rekaman
harus diterapkan pada semua dokumen/rekaman baik dokumen/rekaman internal
maupun eksternal. Dokumen internal meliputi dokumen mutu (Struktur Organisasi, Visi
Misi perusahaan, Program Kerja, Manajemen Review, Manual Mutu, Manual Prosedur,
Instruksi Kerja) dan dokumen/rekaman Perusahaan ( dokumen pendukung, dokumen
kegiatan, dsb). Dokumen eksternal merupakan dokumen mutu yang berasal dari pihak
eksternal antara lain, seperti dari pelanggan (penawaran, pesanan, perencanaan,
gambar, spesifikasi dll.), dari Supplier (penawaran, pesanan, surat jalan) dan dokumen
yang lain yang ada kaitannya dengan sistem manajemen mutu (standar-standar, surat
keputusan, perundang-undangan). Pengaturan tentang tata cara identifikasi,
pendistribusian, akses, dan penyimpanan dokumen berlaku bagi baik dokumen eksternal
maupun dokumen internal.

2. Dokumen Dikendalikan
Dokumen dengan status DIKENDALIKAN adalah bahwa dokumen acuan kerja tersebut di-up-
date/diperbarui secara berkala sesuai perubahan-perubahan yang terjadi selama
pemakaiannya. Semua Dokumen Terkendali harus disahkan dengan penggunaan stempel
tinta merah atau dicetak dengan tinta berwarna. Jika Dokumen Terkendali di foto kopi
maka dokumen tersebut dianggap sebagai Dokumen Tidak Terkendali. Membuat salinan
dokumen (foto kopi) dari dokumen terkendali tidak diijinkan.

3. Dokumen Tidak Dikendalikan

Dokumen dengan status TIDAK DIKENDALIKAN adalah bahwa dokumen tersebut sejak
diterbitkan tidak di-up-date/diperbarui dan karenanya tidak diperuntukan sebagai acuan
kerja.

4. Dokumen Tidak Berlaku

Dokumen dengan status KADALUARSA artinya adalah bahwa dokumen tersebut sudah tidak
berlaku lagi dan selanjutnya diperlakukan sebagai arsip. Masa berlaku dokumen dengan
status kadaluarsa berlaku selama 5 tahun.
 Dokumen ini tidak dapat diperbanyak tanpa ijin tertulis dari PT. Feva Indonesia

PT. FEVA INDONESIA

No. Dok.:

Dibuat: 09 April 2019

STANDART OPERATIONAL PROSEDUR
Periode: Sekali terbit
Nama Dokumen: Prosedur Dokumen Kontrol
Department: Dokumen Kontrol Halaman: 3 Dari 6

5. Pedoman Mutu
Manual Mutu adalah dokumen sistem manajemen mutu yang memuat ketentuan-
ketentuan / persyaratan-persyaratan / kebijakan-kebijakan yang digunakan sebagai acuan
umum dalam menjalankan semua kegiatan operasional organisasi.

6. Prosedur Kerja
Prosedur Kerja adalah dokumen sistem manajemen mutu yang
mengatur/mengkoordinasikan kegiatan/proses secara lintas fungsi agar dicapai sasaran dan
persyaratan yang telah ditetapkan

7. Program Pendukung
Program pendukung termasuk dokumen sistem mutu dalam bentuk jadwal kegiatan yang
memuat rencana aktivitas untuk mendukung pelaksanaan sistem manajemen mutu.

2. Tujuan
2.1. Prosedur Pengendalian Dokumen ini dibuat untuk memastikan semua dokumen yang
terkait dengan Sistem Manajemen Mutu ISO-9001:2015 dapat dikelola dan dikendalikan
secara efektif sehingga memenuhi persyaratan standard Internasional ISO-9001:2015 .
2.2. Menetapkan dan memelihara sistem pengendalian semua dokumen maupun rekaman
yang berhubungan dengan Sistem Manajemen Mutu (SMM) Perusahaan.

3. Ketentuan
Memastikan bahwa semua dokumen dan rekaman terkait SMM telah dikaji dan disetujui
secara mamadai.

4. Wewenang
HRD /MR / Document Control.

5. Prosedur
1. Menggolongkan Jenis Dokumen dan Rekaman
PIC masing – masing departemen / MR / Documen Control / PIC Penomoran Dokumen
Menetapkan jenis dokumen dan rekaman terkendali. Meliputi : Prosedur Kerja / SOP,
Peraturan Internal Perusahaan, Form, Report
Dokumen yang baru atau dokumen yang direvisi harus disahkan oleh HRD setelah dikaji
ulang Management Representatives dengan menanda-tangani kolom tanda tangan yang
disiapkan. Jika dokumen tersebut disetujui maka bisa dilanjutkan ke langkah selanjutnya.
Jika tidak disetujui maka akan langsung masuk ke dalam daftar penyimpanan dokumen
eksternal.

2. MEMBUAT DAN MERUBAH DOKUMEN DAN REKAMAN

MR / Wakil Manajemen menetapkan sistematika pembuatan dokumen sebagai berikut :
Prosedur Kerja dan Instruksi Kerja terdiri dari : Pengertian, Tujuan, ketentuan,
wewenang, Prosedur, Dokumen terkait, Diagram Alir (jika diperlukan),
 Dokumen ini tidak dapat diperbanyak tanpa ijin tertulis dari PT. Feva Indonesia

PT. FEVA INDONESIA

No. Dok.:

Dibuat: 09 April 2019

STANDART OPERATIONAL PROSEDUR
Periode: Sekali terbit
Nama Dokumen: Prosedur Dokumen Kontrol
Department: Dokumen Kontrol Halaman: 4 Dari 6

3. MENGIDENTIFIKASIKAN DAN MENCATAT DI DAFTAR DOKUMEN

Setiap dokumen terkendali harus mendapat bukti persetujuan dan pengesahan dari Kepala
Departemen. Dokumen harus diterbitkan kembali setelah sejumlah perubahan dibuat dan data
terkait diperbarui.

Setiap dokumen terkendali memiliki bagian header yang merupakan identitas dokumen yang
berisi : Judul dokumen, Nomor kode dokumen, Terbitan ( dua digit ), Revisi ( dua digit ),
Tanggal mulai berlaku, Halaman, Penanggungjawab (disiapkan, diperiksa, disahkan)

Setelah disahkan, sekretariat ISO memberi nomor dokumen. Adapun rincian penomoran yang
akan di pakai dalam setiap dokumen sebagai berikut :
Nama Perusahaan/Department/Jenis Dokumen/No. Urut Dokumen/Tanggal
Issued/Keterangan Revisi
Urutan Keterangan Singkatan dalam penomeran
Nama Feva Indonesia FI
Perusahaan
Department HRD, Engineering, Finance, HRD, ENG, FIN, ACC, PJT,
Accounting, Project, Purchasing, PUR, SAL.
Sales.
Jenis Dokumen Standar Operasional Prosedur, SOP, PIP, FO, RPT.
Peraturan Internal Perusahaan,
Form, Report.
Jenis Surat Surat Eksternal, Surat Internal SE, SI
Nomer Urut 001, 002, 003, dst. 001, 002, 003, dst
Tanggal Issued Tahun bulan tanggal pembuatan 170519
dokumen
Keterangan Pertama Kali buat, Revisi Pertama, R0, R1, R2, Dst
Revisi Revisi kedua, dst.
contoh penulisan dalam penulisan nomor dokumen:
Dokumen Surat
SOP : FI/HRD/SOP/001/170519/R0 SE : FI/HRD/SE/001/170519/R0
PIP : FI/HRD/SOP/001/170519/R0 SI : FI/HRD/SI/001/170519/R0
Form : FI/HRD/FO/001/170519/R0
Report : FI/HRD/RPT/001/170519/R0

6. MEMERIKSA DOKUMEN DAN ISI FORMALITAS

a. Suatu dokumen dapat diterbitkan bila sudah mendapat persetujuan dan pengesahan dari
Kepala Departemen dan Manajemen Perusahaan dan tidak lupa untuk dilakukan peninjauan
oleh MR.
b. Dokumen diperbanyak dan didistribusikan oleh Document Control (DC) ISO dan MR kepada
semua pihak yang berkepentingan dengan mengisi Formulir Bukti Penerimaan Dokumen.
c. Document Control (DC) ISO bertanggung jawab menyimpan dokumen sah memelihara Daftar
Induk Prosedur Kerja / SOP, Form dan Report pada masing – masing departemen.
d. Untuk menunjukkan Salinan dokumen tersebut terkendali diberi cap / stempel “TERKENDALI”
dengan persetujuan MR.
 Dokumen ini tidak dapat diperbanyak tanpa ijin tertulis dari PT. No.
Feva
Dok.:Indonesia
PT. FEVA INDONESIA
Dibuat: 09 April 2019
STANDART OPERATIONAL PROSEDUR
Periode: Sekali terbit
Nama Dokumen: Prosedur Dokumen Kontrol
Department: Dokumen Kontrol Halaman: 5 Dari 6

7. MENYETUJUI DOKUMEN
Personil yang berwenang menyetujui dokumen. Selanjutnya dokumen yang sudah
disetujui itu dapat diterbitkan dan digunakan

8. PENDISTRIBUSIAN DOKUMEN
Setiap dokumen didistribusikan kepada pihak yang memerlukan dokumen tersebut.
Pihak yang menerima dokumen memberikan tanda bukti penerimaan. Pada waktu
yang bersamaan, dokumen yang tidak berlaku ditarik untuk dimusnahkan.

9. PENYIMPANAN DOKUMEN
Penyimpanan dokumen diatur sedemikian rupa sehingga setiap Pihak yang yang
memerlukannya dengan mudah dapat mengakses dokumen internal dan eksternal.

10. PENGARSIPAN DOKUMEN

Masing-masing satu contoh dari setiap dokumen yang tidak berlaku lagi (yang
ditarik) disimpan di suatu arsip yang khusus. Waktu simpan tergantung catatan di
dalam daftar Waktu simpan lainnya yang disesuaikan dengan kebutuhan masing –
masing pihak yang telah disepakati.

11. MELAKUKAN PENARIKAN DAN PEMUSNAHAN DOKUMEN DAN REKAMAN

a) MR menarik salinan dokumen dan rekaman yang sudah tidak berlaku dari peredaran
dengan menggunakan formulir bukti penarikan dokumen
b) Salinan dokumen dan rekaman yang sudah ditarik, dimusnahkan dengan cara dibakar
dan dicatat dalam formulir berita acara pemusnahan dokumen
c) Dokumen dan rekaman asli dari dokumen yang sudah ditarik diberi cap ‘ TIDAK
TERKENDALI’ , dan disimpan MR sebagai arsip
d) Formulir berita acara pemusnahan dokumen disimpan oleh MR.

6. Dokumen terkait:
6.1. Formulir Bukti Penerimaan dokumen
6.2. Formulir Daftar Induk Dokumen
6.3. Formulir Daftar Induk Formulir
6.4. Formulir Usulan Revisi
6.5. Formulir Bukti Penarikan Dokumen
6.6. Formulir Berita Acara Pemusnahan Dokumen
6.7. Formulir Daftar induk dokumen eksternal

Dokumen ini tidak dapat diperbanyak tanpa ijin tertulis dari PT. Feva Indonesia