MANUAL PROSEDUR

PENGENDALIAN DOKUMEN

UNIVERSITAS BRAWIJAYA

090000206001

Revisi : 1
Tanggal : 8 Agustus 2012
Disetujui oleh : Kepala BAAK

Tanggal: 8 Agustus Tanggal: 8 Agustus Tanggal: 8 Agustus

2012 2012 2012
Disiapkan oleh: Dikaji ulang oleh: Disahkan oleh:

Kepala Bagian Management

Kerjasama Representative Kepala BAAK
 Doc. No. : 090000206001

MANUAL PROSEDUR Rev. No. : 1

PENGENDALIAN DOKUMEN
Date : 8 Agustus 2012

1. Definisi :

1.1. Instruksi Kerja (IK) adalah urut-urutan instruksi yang dilakukan untuk suatu pekerjaan
tertentu untuk menjamin pekerjaan berjalan sesuai standar
1.2. Dokumen Mutu adalah dokumen yang melengkapi dokumen mutu yang digunakan
sebagai alat (sarana) untuk menjalankan kegiatan BAAK. Dokumen Mutu untuk BAAK
meliputi Manual Mutu, Manual Prosedur, Dokumen Pendukung dan Borang sedangkan
untuk Bagian Kegiatan adalah Manual Prosedur, Dokumen Pendukung, Instruksi Kerja
dan Borang. Semua dokumen harus memenuhi standar sistem mutu.

2. Tujuan :
2.1 Menetapkan dan memelihara sistem pengendalian semua dokumen maupun rekaman
yang berhubungan dengan sistem mutu organisasi BAAK.
2.2 Memastikan bahwa semua dokumen mutu terkait telah dikaji dan disetujui secara
memadai.

3. Ruang Lingkup :
Pengendalian Dokumen dan Rekaman harus diterapkan pada semua dokumen mutu, seperti
Manual Mutu (MM), Manual Prosedur (MP), Instruksi Kerja (IK), Struktur Organisasi, Job
Description, Rencana Mutu, Spesifikasi Produk/Layanan dan semua dokumen standar eksternal
yang berkaitan dengan mutu.

4. Garis Besar Prosedur :

4.1 Pengendalian Dokumen. Dokumen yang baru atau dokumen yang direvisi harus disahkan
pada Kepala BAAK. Setelah diterapkan Kepala Bagian, dikaji ulang oleh Sekretaris
BAAK. Dengan menanda-tangani kolom tanda-tangan yang disiapkan.
4.2 Pendistribusian dokumen dilakukan masing-masing kepala bidang dengan mengacu pada
Daftar Distribusi Dokumen (090000206001.02) dan Daftar Perubahan Dokumen
(090000206001.03).
4.3 Penerima dokumen baru harus menandatangani lembar perubahan dokumen pada Daftar
Perubahan Dokumen (090000206001.04) , sebagai bukti penerimaan dan
mengembalikannya paling lama 7 hari kepada Kepala Bidang yang bertanggung jawab
4.4 Penerima dokumen bertanggung jawab untuk mengganti dokumen lama dan
memusnahkannya, atau jika dianggap perlu menyimpannya dengan memberi stempel
KADALUWARSA terlebih dahulu. Setiap pemegang MM dan MP harus bertanggung
jawab untuk memperbarui dokumen tersebut apabila terjadi perubahan.
4.5 Instruksi Kerja disiapkan oleh staf yang relevan, ditinjau untuk disetujui oleh Kepala
Bidang. Jika dalam penerapannya mengkaitkan bidang lain, dokumen tersebut harus
dikaji oleh MR, bila perlu dengan bagian pengguna dokumen, untuk mencapai
kesepakatan (lihat 090000206001.03). Apabila pembuatan dokumen telah selesai, MR
mengesahkan dokumen tersebut dengan stempel Dokumen Terkendali.
4.6 Dokumen level I dan level II dibuat oleh MR dan sebelum diterbitkan harus disetujui oleh
Kepala BAAK. Dokumen Level I ialah Dokumen Kebijakan Mutu dan Manual Mutu.
Dokumen Level II ialah Dokumen Manual Prosedur dan Instruksi Kerja

Page 1 of 7
 Doc. No. : 090000206001

MANUAL PROSEDUR Rev. No. : 1

PENGENDALIAN DOKUMEN
Date : 8 Agustus 2012

4.7 Perubahan pada dokumen dan/atau data jika diperlukan dapat dilakukan dan harus dikaji
ulang setelah satu tahun dari tanggal penerbitan. Peninjauan dan persetujuan
perubahan harus dilakukan oleh peninjau (reviewer) sebelumnya.
4.8 Masing-masing Kepala Bagian harus memberi identitas sebagai berikut:
Judul/Nama
Nomor
Tanggal penerbitan
Persetujuan yang berwenang
Status perubahan (Revisi)

4.9 Identifikasi revisi dokumen dibedakan dengan warna sampul sebagai berikut
Revisi 00 (establishment) atau kelipatan 5 dengan sampul warna putih
Revisi 01 atau kelipatan 5 plus 1 dengan sampul warna kuning
Revisi 02 atau kelipatan 5 plus 2 dengan sampul warna biru
Revisi 03 atau kelipatan 5 plus 3 dengan sampul warna merah muda
Revisi 04 atau kelipatan 5 plus 4 dengan sampul warna hijau.

4.10 Masing-masing Kepala Bagian harus mengendalikan data dengan cara sebagai berikut :
Peta lokasi file dokumen (site map)
Peta lokasi file dokumen yang ada pada masing-masing bagian.
4.11 Prosedur pengendalian perubahan harus ditetapkan untuk identifikasi revisi dokumen
terbaru guna mencegah penggunaan dokumen yang tidak digunakan lagi.
4.12 Dokumen harus diterbitkan kembali setelah sejumlah perubahan dibuat dan data terkait
diperbarui.
4.13 Dokumen Terkendali/Tidak Terkendali
Semua Dokumen Terkendali harus disahkan dengan penggunaan stempel tinta merah
atau dicetak dengan tinta berwarna. Jika Dokumen Terkendali di foto kopi maka
dokumen tersebut dianggap sebagai Dokumen Tidak Terkendali. Membuat salinan
dokumen (foto kopi) dari dokumen terkendali tidak diijinkan.

5. Bagan Alir :

Page 2 of 7
 Doc. No. : 090000206001

MANUAL PROSEDUR Rev. No. : 1

PENGENDALIAN DOKUMEN
Date : 8 Agustus 2012

Bagan Alir Pengendalian Dokumen

Mulai

Kepala BAAK Mengesahkan Dokumen Dokumen

Staf Administrasi Menerbitkan Dokumen Dokumen

BAAK

Staf Administrasi Menggandakan Dokumen Dokumen

BAAK

BAAK Mendistribusikan Dokumen Dokumen

Staf Administrasi Menyusun Daftar Penerima Daftar Distribusi

BAAK Dokumen Dokumen

Bukti Pengiriman
Staf BAAK Mengirim Dokumen
Dokumen

Pihak Penerima Merevisi Isi Dokumen Dokumen

Menyerahkan kembali ke Kepala Dokumen

Penerima Dokumen
Bagian Akademik BAAK

Selesai

6. Referensi :
6.1. Manual Mutu BAAK UB 2009
6.2. Dokumen Mutu

Page 3 of 7
 No. Dok. 090000206001.01
BORANG DAFTAR NOMOR DOKUMEN/BORANG Revisi 1
BAAK-UB Jl. Veteran Malang, Gedung Kantor Pusat Lt 2,
Tgl. Efektif 8 Agustus 2012

Tel. 0341 575754, Fax. 0341 575754, Mail:baak@ub.ac.id Halaman 4

No. Dokumen/Borang Kode

1 Daftar Nomor Dokumen
090000206001.01
2 Daftar Distribusi Dokumen
090000206001.02
3 Daftar Perubahan Dokumen
090000206001.03
4 Daftar Dokumen Terkendali
090000206001.04

Page 4 of 7
 No. Dok. 090000206001.02
DAFTAR DISTRIBUSI DOKUMEN Revisi 1
BAAK-UB Jl. Veteran Malang, Gedung Kantor Pusat Lt 2, Tgl. Efektif 8 Agustus 2012
Tel. 0341 575754, Fax. 0341 575754, Mail:baak@ub.ac.id Halaman 5

Nama Dokumen/Borang : Manual Mutu BAAK

Nomor/Kode : 090000202000
Revisi :0

Copy Ke Tanggal Tanda Tangan

5
6

Page 5 of 7
 No. Dok. 090000206001.03
DAFTAR PERUBAHAN DOKUMEN Revisi 1
BAAK-UB Jl. Veteran Malang, Gedung Kantor Pusat Lt 2, Tgl. Efektif 8 Agustus 2012
Tel. 0341 575754, Fax. 0341 575754, Mail:baak@ub.ac.id Halaman 6

Jenis Dokumen Revisi ke- Tanggal Keterangan

Page 6 of 7
 No. Dok. 090000206001.04
DAFTAR DOKUMEN TERKENDALI Revisi 1
BAAK-UB Jl. Veteran Malang, Gedung Kantor Pusat Lt 2, Tgl. Efektif 8 Agustus 2012
Tel. 0341 575754, Fax. 0341 575754, Mail:baak@ub.ac.id Halaman 7

Jenis Penanggung
Alasan Perubahan Tanggal Tanda Tangan
Dokumen Jawab

Page 7 of 7