Jl.

Batang Agam, Bukittinggi 26136 PENGENDALIAN DOKUMEN

Telp. 0752-21185 (hunting)
Faks. 0752-34009
e-mail : ibnusina_bkt@yahoo.co.id No. Dokumen Revisi Halaman
007/SPO/UM/ISBT/X/2016 0 1/4
Tanggal terbit: Ditetapkan oleh:
STANDAR Direktur
PROSEDUR 12 Oktober 2016
OPERASIONAL
dr. Hj. Zulfa, MARS
PENGERTIAN
 Pengendalian dokumen (document control) adalah proses penomoran,
pengesahan, pendistribusian, revisi dan penyampaian dokumen terkendali
agar dokumen dapat dikendalikan dan dipelihara keabsahannya.
 Dokumen Internal adalah segala dokumentasi mutu yang diterbitkan dari
internal RSI Ibnu Sina Bukittinggi.
 Dokumen Eksternal adalah segala dokumen dari luar RSI Ibnu Sina
Bukittinggi yang dijadikan acuan dalam menyusun dokumentasi sistem
mutu atau dalam melaksanakan pekerjaan.
TUJUAN
Sebagai acuan dalam menerapkan langkah-langkah untuk keefektifan sistem
pendokumentasian dan pengendalian dokumen di RS Islam Ibnu Sina
Bukittinggi.
KEBIJAKAN
Surat Keputusan Direktur RS Islam Ibnu Sina Bukittinggi No. 053/SK-
DIR/ISBT/X/2015 tentang Kebijakan pengembangan, pemeliharaan
dan pengelolaan dokumen kebijakan, prosedur internal dan eksternal
RSI Ibnu Sina Bukittinggi.
PROSEDUR
Penerbitan Dokumen Baru

1. Komite/ unit kerja terkait mengusulkan dokumen yang telah diverifikasi

keabsahannya (content) oleh kabag/kabid/ka unit dan wakil direktur
direktur terkait dalam bentuk hard copy (print out) dan soft copy, berikut
dengan daftar isi dokumen ke tim kontrol dokumen.

2. Authorized team mengidentifikasi dokumen sesuai Metode Penomoran

Dokumen dan Tabel Kode Dokumen. Selanjutnya dokumen diberi Nomor
Revisi “0” dan tanggal mulai berlakunya pada lembar pengesahan.
Jl. Batang Agam, Bukittinggi 26136 PENOMORAN REKAM MEDIS
Telp. 0752-21185 (hunting)
Faks. 0752-34009
e-mail : ibnusina_bkt@yahoo.co.id No. Dokumen Revisi Halaman
007/SPO/UM/ISBT/X/2016 0 2/4
3. Authorized Team memberikan nomor yang sesuai dengan kode jenis
dokumen unit kerja terkait.
4. Authorized Team mencatat dokumen tersebut dalam Daftar Induk
Dokumen dan Distribusi Dokumen,kemudian ketua tim authorized
menandatangani formulir pengesahan.
5. Authorized Team mencetak dokumen yang telah dicek ulang mengenai
penulisan, tata bahasa, tanda baca, penomoran dan
menyerahkannya untuk ditandatangani direktur.
6. Tim kontrol dokumen memberikan stempel “ASLI” pada lembar
pengesahan.
7. Tim kontrol dokumen menyerahkan dokumen yang telah
ditandatangani tersebut ke Bagian sekretariat (penanggung
jawab arsip).
8. Bagian sekretariat menggandakan dokumen sesuai dengan
Daftar Induk Dokumen & Distribusi Dokumen.
9. Bagian sekretariat memberikan stempel “dokumen
terkendali”dan Nomor Distribusi pada pada lembar pengesahan
dokumen sesuai Daftar Induk Dokumen & Distribusi Dokumen.
10. Bagian sekretariat mendistribusikan dokumen kepada komite/
unit kerja terkait dengan menggunakan form Distribusi Dokumen
sebagai bukti penerimaan dokumen.
11. Dokumen internal yang dijadikan acuan pelaksanaan pekerjaan
di masing-masing komite/ unit kerja dicatat dalam Daftar
Dokumen Internal.
12. Untuk dokumen eksternal berupa Produk Hukum yang telah
didistribusi tidak perlu ditarik kembali jika ada peraturan baru
yang terbit.
Perubahan/ Revisi Dokumen

1. Dokumen dapat direvisi atas dasar hasil rapat koordinasi di

kegiatan layanan atau hasil penilaian audit internal.
2. Apabila terjadi perubahan pada proses kerja (dapat disebabkan
karena perubahan peraturan atau untuk peningkatan kinerja),
maka setiap unit kerja mengajukan usulan perubahan dokumen
dengan tujuan untuk meningkatkan efisiensi dan efektifitas kerja.
 Jl. Batang Agam, Bukittinggi 26136 PENOMORAN REKAM MEDIS
Telp. 0752-21185 (hunting)
Faks. 0752-34009
e-mail : ibnusina_bkt@yahoo.co.id No. Dokumen Revisi Halaman
007/SPO/UM/ISBT/X/2016 0 3/4

3. Perubahan yang bersifat redaksional atau perubahan dengan

tanpa mengubah kandungan materi dokumen tidak perlu
dilakukan revisi.
4. Usulan perubahan dokumen yang mempengaruhi unit kerja lain
harus dikoordinasikan dengan unit kerja terkait dengan dokumen
tersebut.
Tim dokumen kontrol memproses dokumen yang telah disahkan,
disahkan, memberikan nomor revisi baru dan tanggal berlaku
baru.
5. Tim dokumen kontrol memperbaharui Daftar Induk Dokumen
dan Distribusi Dokumen, memberi stempel “ASLI” pada lembar
pengesahan dokumen hasil revisi yang telah disetujui, dan
melakukan pencatatan point-point dokumen yang dirubah pada
form Riwayat Perubahan Dokumen.
6. Bagian sekretariat memberi stempel “KADALUARSA“ pada
dokumen ASLI versi sebelumnya dan tetap disimpan oleh Bagian
sekretariat. Dokumen MASTER yang telah direvisi disisipi Form
Riwayat perubahan Dokumen yang sudah diisi.
7. Bagian sekretariat mendistribusikan kembali dokumen yang
sudah direvisi dan menarik dokumen copy yang sudah tidak
berlaku (kadaluarsa) sesuai daftar distribusi lama untuk
dimusnahkan sesuai aturan pengarsipan.
UNIT TERKAIT Seluruh unit atau bagian atau komite terkait yang menyusun
dokumen di RS Islam Ibnu Sina Bukittinggi.
DOKUMEN 1. Daftar Induk Dokumen
TERKAIT
2. Pedoman regulasi
3. Daftar Distribusi Dokumen
4. Daftar Status Revisi dan Riwayat Perubahan Dokumen
Jl. Batang Agam, Bukittinggi 26136 PENGENDALIAN DOKUMEN
Telp. 0752-21185 (hunting)
Faks. 0752-34009
e-mail : ibnusina_bkt@yahoo.co.id No. Dokumen Revisi Halaman
007/SPO/UM/ISBT/ 0 4/4
X/2016
ALUR
Authorized Team :
Komite/Unit pengeditan, penomoran
kerja: pengkodean, dan
Dokumen yang pengesahan
sudah
diverifikasi

Direktur :
revisi
penetapan

Authorized Team:
pemutakhiran Daftar
Induk Dokumen, stempel
distribusi “ ASLI”

Bagian Umum :
penggandaaan, stempel
“dokumen terkendali”
pengarsipan &
pengendalian copy