PEDOMAN

PENGORGANISASIAN REKAM MEDIS

RSU BUNDA PADANG

RSU BUNDA PADANG

JL.PROKLAMASI NO.37 PADANG

1
 2

PERATURAN DIREKTUR
RUMAH SAKIT BUNDA PADANG
NOMOR : 027/PER/DIR/RSUBP/VI/2022
TENTANG
PEDOMAN PENGORGANISASIAN REKAM MEDIS
RUMAH SAKIT BUNDA PADANG

DIREKTUR RUMAH SAKIT BUNDA PADANG PADANG

Menimbang : a. bahwa keperawatan merupakan ujung tombak dan menyerap

tenaga terbanyak di rumah sakit;
b. bahwa keperawatan dituntut untuk selau melaksanakan
asuhan keperawatan dan kebidanan dengan benar atau
rasional, baik dan etis;.
c. bahwa pengelolaan Bidang Keperaatan harus diupayakan
secara efektif dan efisien di Rumah Sakit Umum Citra Bunda
Padang;
d. bahwa berdasarkan pertimbangan pada butir a,b dan c, maka
perlu keputusan Direktur tentang Pedoman Pengorganisasian
Keperawatan di Rumah Sakit Bunda Medical Padang.
Mengingat : a. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 36 Tahun
2009 tentang Kesehatan.
b. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 44 Tahun
2009 tentang Rumah Sakit.
c. Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor
290 / Menkes / Per / III / 2008 Tentang Persetujuan Tindakan
Kedokteran.
d. Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor
129 / Menkes / SK / II / 2008 Tentang Standar Pelayanan
Minimal Rumah Sakit.
e. Peraturan Menteri kesehatan Republik Indonesia Nomor
1691 / Menkes / Per / VIII / 2001 Tentang Keselamatan
Pasien Rumah Sakit.

MEMUTUSKAN

Menetapkan

KESATU : KEPUTUSAN DIREKTUR RUMAH SAKIT UMUM

BUNDA PADANG TENTANG PEDOMAN
PENGORGANISASIAN REKAM MEDIS RUMAH SAKIT
BUNDA PADANG.
KEDUA : Pedoman Pengorganisasian Rekam Medis Rumah Sakit Bunda
Padang sebagaimana tercantum dalam Lampiran Keputusan ini.
KETIGA : Pedoman Pengorganisasian Rekam Medis Rumah Sakit Umum
Bunda Padang harus dibahas sekurang-kurangnya setiap 3 (tiga)
tahun sekali dan apabila diperlukan, dapat dilakukan perubahan
sesuai dengan perkembangan yang ada.
 3

KEEMPAT : Keputusan ini berlaku sejak tanggal ditetapkannya, dan apabila

di kemudian hari ternyata terdapat kekeliruan dalam penetapan
ini akan diadakan perbaikan sebagaimana mestinya.

Ditetapkan di : Padang
Pada tanggal : 19 Januari 2017
Direktur

dr. Helgawati, MM

LAMPIRAN PERATURAN
DIREKTUR RUMAH SAKIT
BUNDA PADANG
NOMOR :
027/PER/DIR/RSUBP/VI/2022
TANGGAL: 19 JANUARI 2022
 4

TENTANG: PEDOMAN
PENGORGANISASIAN REKAM
MEDIS RUMAH SAKIT BUNDA
PADANG

BAB I

PENDAHULUAN

Rekam medis berdasarkan sejarahnya selalu berkembang mengikuti kemajuan ilmu

kesehatan dan kedokteran. Sejak masa pra kemerdekaan rumah sakit di Indonesia sudah
melakukan pencatatan kegiatan medis, namun belum dilaksanakan dengan baik atau belum
mengikuti penataan sistem informasi yang benar.
Dengan adanya Peraturan Pemerintah No.10 tahun 1966 tentang Wajib Simpan
Rahasia Kedokteran, maka kepada semua petugas kesehatan diwajibkan untuk menyimpan
rahasia kedokteran termasuk berkas rekam medis. Kemudian pada tahun 1972 melalui SK.
MenKes RI.No.034/BIRHUP/1972 ada kejelasan bagi rumah sakit mengenai kewajiban
rumah sakit untuk menyelenggarakan rekam medis.
Disebutkan maksud dan tujuan dari peraturan-peraturan tersebut dibuat agar institusi
pelayanan kesehatan termasuk rumah sakit, dapat menyelenggarakan rekam medis dengan
sebaik-baiknya. Demikian juga dengan diberlakukannya Permenkes No.749A/Menkes/Per/
XII/1989 tentang rekam medis yang merupakan landasan hukum bagi semua tenaga medis
dan para medis dan SK Dir Jen Yan Medik No.78/Yan.Med.RS.Um.Dik./YMU/I/1991
tentang Petunjuk Pelaksanaan Penyelenggaraan Rekam Medis / Medical Record di rumah
sakit.
Rekam medis merupakan salah satu sumber data yang sangat vital dalam
penyelenggaraan sistem informasi manajemen di rumah sakit dan sangat penting dalam
proses pelaksanaan fungsi-fungsi manajemen.
Agar penyelenggaraan rekam medis dapat dilaksanakan dengan baik maka harus
dilengkapi dengan pedoman organisasi maupun pedoman pelayanan rekam medis tentang
tata cara penyelenggaraan rekam medis yang harus dilaksanakan dan dipatuhi oleh seluruh
tenaga kesehatan baik medis, para medis maupun non medis yang bertugas di Rumah Sakit
Bunda Padang.
 BAB II

GAMBARAN UMUM RUMAH SAKIT

A. Deskripsi Rumah Sakit Bunda Padang

Rumah Sakit Bunda Padang merupakan rumah sakit umum dengan pelayanan
kesehatan mulai dari yang bersifat umum sampai dengan yang bersifat spesialistik,
yang dilengkapi dengan pelayanan penunjang medis 24 jam.
Rumah Sakit Umum Citra Bunda Medical Center Padang berlokasi di Jalan
Proklamasi No. 37, Kel. Alang Laweh, Kec. Padang Selatan, Kota Padang,
Sumatera Barat, Indonesia. Telp 0751-23164 (hunting), Fax 0751-23200 dengan
alamat e-mail rsucbmc@gmail.com.
Rumah Sakit Umum Citra Bunda Medical Center Padang diresmikan pada
tanggal 7 Mei 2010, dengan status berada dibawah kepemilikan PT. Bunda Minang
Citra. Rumah Sakit Umum Citra Bunda Medical Center Padang merupakan rumah
sakit swasta dengan tipe kelas C. Pada saat ini Rumah Sakit Umum Citra Bunda
Medical Center Padang dipimpin oleh dr. Helgawati, MM selaku Direktur.
Pada tahun 2012, Rumah Sakit Umum Citra Bunda Medical Center Padang
telah terakreditasi 5 pelayanan dasar untuk Pelayanan Administrasi, Pelayanan
Rekam Medik, Pelayanan Instalasi Gawat Darurat, Pelayanan Medik dan Pelayanan
Keperawatan.
Rumah Sakit Bunda Padang memberikan beragam jenis pelayanan medis
antara lain klinik umum, klinik gigi dan mulut, klinik spesialis, Unit Ibu dan Anak,
Unit Gawat Darurat, Kamar Operasi, Kamar Bersalin, Unit Rawat Inap yang terdiri
dari kelas I, II, III, VIP dan VVIP, Unit Rawat Khusus seperti ICU, HCU, NICU
dan unit penunjang medis lainnya seperti pelayanan laboratorium, radiologi, apotik,
farmasi, fisioterapi. Kapasitas tempat tidur pasien yang disediakan di Rumah Sakit
Umum Citra Bunda Medical Center Padang sebanyak 108 tempat tidur.

B. Sejarah Rumah Sakit Bunda Padang

Rumah Sakit Bunda Padang sebagai rumah sakit swasta, sejarahnya dimulai
dari awal berdirinya rumah bersalin pada tahun 1967 yang digagas oleh bidan Hj.
Nurhima D. Muzbar. Pada awalnya rumah bersalin ini hanya menggunakan rumah
tua yang disewa kepada keluarga H. Muluk Latif.
Rumah sakit yang mengelola sumber daya manusia dari berbagai disiplin ilmu

5
 6

ini telah beberapa kali mengalami perubahan pengelolaan. Dimulai pada tahun
1982, rumah bersalin ini mengalami peningkatan status menjadi Rumah Sakit
Bersalin dengan nama RSB Restu Ibu di bawah naungan Yayasan Restu Ibu. Pada
tahun 1995, Yayasan Restu Ibu berubah menjadi Perseroan Terbatas dengan nama
PT. Restu Ibu Citra Husada, sekaligus peningkatan status unit usaha dari Rumah
Sakit Bersalin menjadi Rumah Sakit Umum dengan nama RSU Restu Ibu.
Pada tahun yang sama, manajemen RSU Restu Ibu berafiliasi dengan Rumah
Sakit Bunda Jakarta guna perbaikan manajemen dan meningkatkan kualitas
pelayanan. Sejalan dengan perubahan kepemilikan pada PT. Restu Ibu Citra Husada
pada awal tahun 2005, RSU Restu Ibu berubah nama menjadi Rumah Sakit Umum
Citra Bunda Medical Center Padang dan juga perubahan nama badan usaha ke PT.
Bunda Minang Citra.
Rumah Sakit Umum Citra Bunda Medical Center Padang didirikan di atas
lahan seluas 4036 m2 yang terdiri dari blok A, B, C dan D. Pada blok A berdiri
sebuah gedung lama sebagai gedung pertama yang dibangun pada tahun 1988
kemudian sesuai dengan perkembangannya menyusul dibangun gedung berikutnya.
Pada bulan September 2009 terjadi bencana alam gempa bumi yang banyak
menghancurkan infrastruktur di kota Padang dan sekitarnya, tidak terkecuali salah
satu bangunan milik Rumah Sakit Bunda Padang yaitu Gedung A (blok A) yang
mengalami rusak berat dan harus dibangun ulang. Renovasi pasca gempa yang
memakan waktu hampir satu tahun mengakibatkan kegiatan operasional rumah sakit
terpaksa dihentikan.
Pada tanggal 8 Mei 2010, Rumah Sakit Bunda Padang resmi beroperasional
kembali dengan jumlah tempat tidur yang masih sangat terbatas (20 tempat tidur).
Sehari sebelumnya, atas kesepakatan bersama nama rumah sakit pun diganti menjadi
Rumah Sakit Bunda Padang pada Rapat Umum Pemegang Saham Luar Biasa (RUPS
LB) tanggal 7 Mei 2010.
 BAB III
VISI, MISI DAN NILAI
RUMAH SAKIT BUNDA PADANG

A. VISI
Rumah Sakit Bunda Padang memiliki visi yang telah direvisi, yaitu: “Menjadi
Rumah Sakit terdepan Di Sumatera Barat Dengan Layanan Paripurna Yang
Berkualitas Pada Tahun 2019”.

B. MISI
Dibutuhkan misi untuk mencapai visi Rumah Sakit Bunda Padang tersebut,
antara lain sebagai berikut:
 Memberikan Pelayanan Kesehatan Yang Berkualitas Dan Berorientasi Kepada
Kepuasan Pelanggan
 Meningkatkan Skill Dan Kompetensi SDM Yang Profesional
 Mengembangkan Inovasi Di Bidang Teknologi Kesehatan
 Menjadi Rumah Sakit Yang Tumbuh Dan Berkembang Secara
Berkesinambungan Dan Memberikan Kesejahteraan Bagi Stakeholder Terkait

C. NILAI
Dibutuhkan juga nilai untuk tercapainya visi dan misi Rumah Sakit Bunda
Padang tersebut, yaitu “Dalam Memberikan Pelayanan Kepada Pasien Semua Petugas
Rumah Sakit Wajib Melayanani Pasien Dengan Sepenuh Hati, Ikhlas Dan Jujur”.
 8

BAB IV
STRUKTUR ORGANISASI
RUMAH SAKIT BUNDA PADANG
 9

BAB VI

URAIAN JABATAN

1 Uraian Jabatan Kepala Unit Rekam Medis

Nama Jabatan Ka Unit Rekam Medis

Kualifikasi pendidikan 1. Berijazah DIII Rekam medis

2. Diutamakan memiliki pengalaman

kerjaminimal 1 tahun

3. Mempunyai sertifikat pelatihan

4. Dapat bekerja dalam tim

5. Bersedia tugas sesuai kebutuhan dinas

(lembut/oncall)

6. Bersedia bekerja full timer

7. Mampu menjaga rahasia jabatan

8. Ramah, berpenampilan menarik

9. Memahami pelayanan rekam medis

10. Mampu mengikuti peraturan internal di unit

kerjanya

Tugas Pokok dan Fungsi merencanakan, menyelenggarakan,

mengkoordinasikan, mengevaluasi dan

melaporkan pelaksanaan tugas rekam medis

Uraian Tugas 1. Menyiapkan bahan rancangan kebijakan

kegiatan rekam medis berdasarkan

peraturan yang berlaku.

2. Menyiapkan bahan usulan program

instalasi rekam medis

3. Menyelenggarakan kegiatan penyusunan

rencana kegiatan dan anggran pelayanan

dan pengendalian mutu rekam medis

 10

4. Menyelenggarakan dan

mengkoordinasikan kegiatan pelayanan

pendaftaran/admisi pasien rawat jalan

dan rawat inap

5. Mengkoordinasikan pemantauan dan

penilaian mutu pelayanan rekam medis

6. Menyusun buku pedoman

penyelanggaraan Rumah Sakit Umum

Citra Bunda Medical Center Padang

7. Menyusun SOP yang berhubungan

dengan pelayanan rekam medis

8. Mengelola sumber daya agar dapat

berfungsi secara efektif dan efisien

9. Menghimpun dan memberi petunjuk

pelaksanaan tugas bawahan di

lingkungannya

10. Memberikan saran-saran dan

pertimbangan mengenai langkah-

langkah dan tindakan yang perlu diambil

dibidang tugasnya

11. Menyusun petunjuk teknis rekam medis

12. Melaksanakan pengumpulan, analisa dan

informasi data rekam medis

13. Melaksanakan evaluasi dan menyusun

laporan hasil pelaksanaan kegiatan

rekam medis

14. Melaksanakan tugas yang diberikan

atasan sesuai dengan program rumah

 11

sakit

Hasil kerja Laporan bulanan tentang

1. Ketenagaan

Pendidikan dan pelatihan

Etika dan disiplin (keterlambatan, kepatuhan uni

form)

Kinerja rekam medis (BOR, TOI, LOS)

Indicator kinerja rekam medis berdasarkan

berdasarkan standar pelayanan minimal

Bahan usulan program dan rancangan kegiatan

instalasi rekam medis

2. Usulan kebutuhan pengembangan SDM

di instalasi rekam medis

3. Hasil monitoring, evaluasi dan penilaian

kinerja instalasi rekam medis

4. SPO instalasi rekam medis

0.1 Uraian Tugas Unit Rekam Medis

1 Penanggung Jawab Penerimaan Pasien

Nama Jabatan Penanggung Jawab Penerimaan Pasien

Kualifikasi pendidikan 1. Berijazah DIII Rekam medis

2. Bersedia bekerja full timer

3. Mampu menjaga rahasia jabatan

4. Ramah, berpenampilan menarik

5. Memahami pelayanan rekam medis

6. Mampu mengikuti peraturan internal di

unit kerjanya

Tugas pokok dan fungsi 1. Melakukan tugas pendaftaran pasien

 12

rawat jalan baik pasien lama dan baru.

2. Mencetak SEP untuk pasien BPJS
Uraian Tugas 1. Mendata pasien masuk rawat jalan/
skrining.
2. Memasukan hasil pendataan ke komputer
dengan mengisi semua item pada form
registrasi pasien, mulai data sosial,
carabayar, penanggung jawab, prosedur
masuk, cara masuk , anamnesa harus diisi
semua.
3. Melakukan registrasi dengan benar dan
tepat, pastikan data terisi lengkap.
4. Seluruh kebutuhan blanko registrasi rawat
jalan disiapkan oleh petugas registrasi
sesuai kebutuhan
5. Mencetak SEP untuk di bawa kepoliklinik.
Hasil kerja 1.Pasien terdaftar di masing-masing unit
pelayanan / poliklinik sesuai urutan.
2.Data base pasien pada sistem komputerisasi.
3.SEP dan rekam medis tersedia dan siap
diunit pelayanan/ poliklinik sebelum pasien
diperiksa.
0.2 Uraian Tugas Penanggung Jawab Penerimaan Pasien

1 Penanggung jawab Analisa dan Assembling

Nama Jabatan Penanggung jawab Analisa dan Assembling

Kualifikasi pendidikan 1. Berijazah DIII Rekam medis

2. Bersedia bekerja full timer

3. Mampu menjaga rahasia jabatan

4. Ramah, berpenampilan menarik

5. Memahami pelayanan rekam medis

6. Mampu mengikuti peraturan internal di

unit kerjanya.
 13

Tugas pokok dan fungsi 1. Melakukan tugas analisa dan

assembling berkas rekam medis pasien
rawat jalan dan rawat inap, meliputi
memeriksa kelengkapan berkas rekam
medis, menyusun berkas rekam medis
sesuai urutan yang telah ditentukan yaitu
disusun berdasarkan kelompok urutan
formulir.
2. Memberi nomor dan nama pasien
diberkas rekam medis
3. Mensortir folder berdasarkan Midle dan
angka akhir.
4. Memisahkan rekam medis yang belum
lengkap isinya / kuantitasnya untuk
dilengkapi sesuai dengan hak /
kewajiban pengisiannya.
5. Mengembalikan berkas rekam medis
yang tidak lengkap.
6. Menyerahkan berkas rekam medis
kepada petugas koder untuk di
verifikasi.
Uraian Tugas 1. Melaksanakan kegiatan analisa dan
assembling dan kode meliputi :

 Menerima berkas rekam medis rawat

inap dan rawat jalan dari penanggung
jawab distribusi Berkas rekam medis

 Memeriksa kelengkapan isi berkas

rekam medis

 Jika tidak lengkap dikembalikan ke

ruang rawat inap

 Menyusun berkas rekam medis sesuai

urutan yang telah ditentukan

 Menyerahkan berkas rekam medis

kepada petugas koder

 Mengkode diagnosa setiap berkas

 14

rekam medis pasien yang berobat.

 Mengentry kode penyakit.

 Menulis nomor dan nama pasien pada

berkas rekam medis serta
menempelkan stiker.

 Mensortir berkas rekam medis

berdasarkan nomor angka tengah

2. Memisahkan berkas rekam medis yang

belum lengkap isinya dan diserahkan
kepada penanggung jawab berkas rekam
medis ruangan untuk dikirim kepada
yang berhak / berkewajiban melengkapi
isi berkas rekam medis tersebut

3. Melaksanakan tugas lain yang diberikan

atasan untuk menyelesaikan, menangani
bila terjadi penyimpangan / kasus yang
terjadi dikegiatan assembling dan kode
penyakit pasien rawat jalan dan rawat
inap.

Hasil Kerja 1. Berkas rekam medis pasien rawat jalan

dan rawat inap tersusun rapi.
2. Berkas klaim
0.3 Uraian Tugas Penanggung jawab Analisa dan Assembling

1 Penanggung Jawab pengolahan Berkas Rekam Medis

Nama Jabatan Penganggung Jawab Pengolahan Berkas
Rekam Medis
Kualifikasi pendidikan 1. DIII Rekam medis

2. Bersedia bekerja full timer

3. Mampu menjaga rahasia jabatan

4. Ramah, berpenampilan menarik

5. Memahami pelayanan rekam medis

6. Mampu mengikuti peraturan internal di

 15

unit kerjanya.

Tugas pokok dan fungsi 1. Mencari semua rekam medis rawat jalan
untuk palayanan rawat jalan sesuai dengan
pasien hari itu.
2. Melaporkan respontime ketersediaan berkas
rekam medis sesuai dengan klinik yang
dituju
3. Melaporkan berkas rekam medis rawat jalan
yang tidak kembali segera setelah pelayanan
Uraian Tugas 1. Kelancaran kegiatan pengelolaan berkas
rekam medis pasien pulang rawat jalan.
2. Disiplin kerja bawahan/Pelaksananya,
ketersediaan tenaga, perlengkapan dan
peralatan kerja yang berkaitan dengan
kegiatan pengelolaan berkas rekam medis
pasien pulang rawat jalan.
3. Mempertanggungjawabkan tugas-
tugasnya kepada Penanggung Jawab
Rekam Medis Rawat Jalan.

4. Mencek kesiapan, Sistem Informasi

Rumah Sakit (computer net work),
peralatan dan perlengkapan kerja di unit
kerjanya.
5. Menerima berkas rekam medis pasien
pulang rawat jalan dari petugas
assembling.
6. Mengentry kode penyakit
7. Memindahkan koding ke status rawat inap
Hasil Kerja 1. Laporan Ketidaklengkapan Pengisian
Catatan Medis rawat jalan
2. Laporan berkas rekam medis tidak kembali
segera setelah pelayanan
0.4 Uraian Tugas Penganggung Jawab Pengolahan Berkas Rekam Medis

1 Penanggung Jawab Penyimpanan

Nama Jabatan Penanggung Jawab Penyimpanan

Kualifikasi pendidikan 1.DIII Rekam medis

 16

2. Bersedia bekerja full timer

3.Mampu menjaga rahasia jabatan

4. Ramah, berpenampilan menarik

5.Memahami pelayanan rekam medis

6.Mampu mengikuti peraturan internal di unit

kerjanya.

Tugas pokok dan fungsi 1. Mencabut dan menyimpan kembali berkas

rekam medis yang berobat baik rajal
maupun ranap.
2. Menyimpan dan merawat berkas rekam
medis yang kembali ke ruang rekam medis.
3. Membuat ruang penyimpanan berkas rekam
medis bersih dan rapi
Uraian Tugas 1. Koordinasi permintaan dan pendistribusian
berkas rekam medis, meliputi :
Menerima permintaan berkas rekam medis
dari pendaftaran.
Mencatat jumlah berkas rekam medis yang
akan dikirim ke poliklinik ke buku catatan
harian.
Memberikan berkas rekam medis pasien
yang diambil dari ruang penyimpanan ke
pendaftaran untuk disiapkan berkasnya oleh
petugas registrasi maupun admission
sebelum diantar ke ruang pemeriksaan atau
perawatan.
Melaksanakan serah terima berkas rekam
medis dengan petugas Registrasi dan
Admission.
2. Mencocokkan berkas rekam medis yang
kembali dan keluar dengan buku ekspedisi.
3. Menerima berkas rekam medis dari petugas
Assembling untuk disortir menurut dua
angka tengah, dan memasukkan berkas ke
 17

dalam rak penyimpanan sesuai nomor.

4. Melayani permintaan peminjaman berkas
rekam medis dengan menggunakan bon
peminjaman, mencari dan mengantar berkas
rekam medis yang dipinjam.
5. Mengontrol pengembalian rekam medis yang
dipinjam dengan mencocokkan rekam medis
yang kembali dengan bon peminjaman.
6. Membuat laporan berkas rekam medis yang
belum kembali dalam waktu tertentu.
7. Memasukan hasil penunjang medis susulan
dari unit lain.
8. Melaksanakan tugas lain yang diberikan
atasan untuk menyelesaikan / menangani bila
terjadi penyimpangan/kasus yang terjadi di
kegiatan penjajaran dan pendistribusian
rekam medis pasien rawat jalan/inap.
Hasil Kerja 1. Berkas rekam medis yang tersedia dengan
cepat dan tepat.
2. Kontrol terhadap pengembalian rekam
medis ke ruang penyimpanan.
3. Berkas rekam medis tersimpan dengan rapi
dan benar di ruang penyimpanan.
4. Ruang penyimpanan yang bersih dan rapi
0.15 Uraian Tugas Penanggung Jawab Penyimpanan

1 Penanggung Jawab Pelaporan

Nama Jabatan Penanggung Jawab Pelaporan

Kualifikasi pendidikan 1.DIII Rekam medis

2. Bersedia bekerja full timer

3.Mampu menjaga rahasia jabatan

4. Ramah, berpenampilan menarik

5.Memahami pelayanan rekam medis

6.Mampu mengikuti peraturan internal di unit

 18

kerjanya.

Tugas pokok dan fungsi 1. Mengontrol kebenaran dan ketepatan

sensus harian di Instalasi Rawat Inap.
2. Membuat laporan kunjungan pasien rawat
jalan, inap.
3. Membuat laporan mobiditas, mortalitas,
dan 10 penyakit terbanyak.
4. Membuat laporan intern yang terdiri dari
laporan bulanan kinerja rumah sakit dan
kinerja mutu instalasi rekam medis.
5. Membuat laporan ekstern yang ditujukan
ke Departemen Kesehatan dan jajarannya.
Uraian Tugas 1. Melaksanakan kegiatan statistik dan
pelaporan yang meliputi:
 Mencetak sensus harian rawat jalan dan
rawat inap perbulan
 Merekap sensus harian rawat inap masuk dan
keluar berdasarkan kelas, spesialisasi dan
dokter yang merawat.
 Meminta data kunjungan dari unit lain terkait
dengan laporan kegiatan rumah sakit.
 Membuat laporan kunjungan pasien rawat
jalan, rawat inap
 Laporan morbiditas, mortalitas dan 10
penyakit terbanyak.
 Membuat laporan ekstern ke Departemen
Kesehatan dana jajarannya.
2. Melaksanakan tugas lain yang diberikan
atasan.
3. Membuat laporan kegiatan pelaporan dan
statistik untuk kepentingan laporan Unit
Rekam Medis secara keseluruhan.
4. Mengecek kembali sensus yang datang setiap
hari dengan sensus dan laporan pasien masuk
dan pulang yang ada pada sistem
komputerisasi
5. Membuat laporan bulanan dari sensus yang
 19

telah direkapitulasi
Hasil Kerja 1. Laporan kunjungan pasien rawat jalan, rawat
inap
2. Laporan morbiditas, mortalitas, dan 10
penyakit terbanyak
3. Laporan intern Rumah Sakit Umum Citra
Bunda Medical Center Padang
4. Laporan ekstern RL1, RL2, RL3, RL4, RL5
dan RL6.
x
C
T
jlF
ru
D
w
G
s
d
M
m
k
e
itR
n
.U
a
K
Keterangan :

-
-
-
BAB VII

TATA HUBUNGAN KERJA

GAMBAR 0.1 Tata Hubungan Kerja.

1. Hubungan Unit Rekam Medis dengan Unit rawat jalan :

-
20

Front terdepan dalam pelayanan pasien rawat jalan yakni pendaftaran pasien rawat jalan
Setiap poliklinik petugas rekam medis menginput dan memvalidasi seluruh kegiatan
pelayanan, diagnosa dan tindakan rawat jalan
2. Hubungan Unit Rekam Medis dengan UGD:
- Pendaftaran pasien UGD rawat jalan dan pasien UGD yang akan dirawat inap
Menginput data pelayanan, Diagnosa dan tindakan pasienUGD
Memvalidasi data pelayanan dan mengeluarkan rincian tagihan pasien UGD
Berkoordinasi dengan bidang pelayanan dan keperawatan tentang kelengkapan
persyaratan administrasi yang dibutuhkan pasien pulang dari UGD
3. Hubungan Unit Rekam Medis dengan Unit rawat inap :
- Pendaftaran pasien rawat jalan yang akan dirawat inap
 21

- Menginput data pelayanan, diagnosa dan tindakan pasien rawat inap untuk pembuatan
SEP
- Berkoordinasi dengan bidang pelayanan dan keperawatan tentang aturan jadwal
kepulangan pasien rawat inap dan semua yang bersangkutan dengan persyaratan
administarsi pasien pulang rawat inap
4. Hubungan Unit Rekam Medis dengan Bagian penunjang medis:
- Memvalidkan data pelayanan dan tindakan penunjang
5. Hubungan Unit Rekam Medis dengan Unit Farmasi
- Serah terima berkas Rawat jalan pasien BPJS dan perusahaan
6. Hubungan Unit Rekam Medis dengan Case Mix:
- Serah terima berkas dan kelengkapan administrasi klaim pasien jaminan pulang rawat
inap
7. Hubungan Unit Rekam Medis dengan Kabag Akuntansi dan Keuangan
- Serah terima arsip pasien BPJS dan perusahaan untuk penagihan
- Mengkoordinasikan pasien yang bermasalah dalam hal administrasi
8. Hubungan Unit Rekam Medis dengan Perencanaan
- Mengkoordinasikan perusahaan pihak ketiga yang masih kerjasama dengan rumah sakit
- Pengiriman laporan kegiatan pelayanan bulanan, triwulan, semester dan tahunan
- Pengiriman laporan 10 penyakit terbanyak

1 Skema Hubungan Kerja

GAMBAR 0.2 Skema Hubungan Kerja

 22

 Hubungan tata kerja di Unit Rekam Medis bersifat garis komunikasi, koordinasi dan
informasi dalam pelaksanaan kegiatan. Dilakukan melalui pertemuan dan atau surat dinas.

Hubungan Intern :
 Unit rekam medis menyediakan data-data sebagai bahan komunikasi, koordinasi dan
informasi yang dibutuhkan Unit Rawat Jalan, Unit Rawat Inap, Keuangan dan Manajemen
dalam mengambil keputusan.
 Antara pasien dan dokter rekam medis berfungsi sebagai mediator dalam penyediaan rekam
medis.

Hubungan Ekstern:
 Unit Rekam Medis merupakan penyedia informasi kepada pihak ketiga yaitu Asuransi,
Rekanan dan pihak lain.
 Unit Rekam Medis juga berkewajiban memberikan laporan kepada Departemen kesehatan
Pemerintah.
 23

BAB VIII

POLA KETENAGAAN DAN KUALIFIKASI PERSONIL

No Nama Kualifikasi Jabatan Pelatihan yang

pendidikan pernah diikuti

1 Miranda Vania, Amd.RM DIII Rekam Medis Ka Unit Rekam Medis/pelaporan

2 Perdana Vito Ilham,Amd .RM DIII Rekam Medis Penyimpanan & Assembling
3 Desis Pendi,Amd.Mik DIII Rekam Medis Penyimpanan & Assembling
4 Puja Fakhri,Amd.Kes DIII Rekam Medis Pendistribusian BRM
5 Alfahmi,Amd.RM DIII Rekam Medis Pendistribusian BRM
6 Febrio Dinata,Amd.Mik DIII Rekam Medis Pendistribusian BRM
7 M.Ali Imran,Amd,Kes DIII Rekam Medis Pendistribusian BRM
8 Anggun Saputri H.Str S1 t Pendistribusian BRM
9 Dwi Olina ,Spt Sarjana Perternakan Pendistribusian BRM
10 Handreza n Rosad,SE Sarjana Ekonomi Pengelolaan BRM
11 Andi Waldi SLTA Pendistribusian BRM

0.6 Sumber Daya Manusia Instalasi Rekam Medis Rumah Sakit

Dalam upaya mempersiapkan tenaga rekam medis yang handal, perlu kiranya melakukan kegiatan
menyediakan, mempertahankan sumber daya manusia yang tepat bagi organisasi.

Perencanaan bertujuan untuk mempertahankan dan meningkatkan kemampuan oganisasi

dalam mencapai sasarannya melalui strategi pengembangan kontribusi.
Personalia Pelayanan Rekam Medis Rumah Sakit adalah sumber daya manusia yang

melakukan pekerjaan rekam medis di rumah sakit yang termasuk dalam Bagan Organisasi

Rumah Sakit dengan persyaratan :

1. Terdaftar di Kementerian Kesehatan

2. Terdaftar di Asosiasi Profesi
3. Mempunyai Izin Kerja dan Surat Tanda Registrasi

Penyelenggaraan pelayanan rekam medis dilaksanakan oleh tenaga rekam medis professional

yang berwewenang menurut undang-undang, memenuhi persyaratan baik hukum, strata

pendidikan, kualitas dengan jaminan kepastian adanya keterampilan dan sikap keprofesian

terus menerus dalam rangka menjaga mutu profesi dan kepuasan pelanggan. Kualitas dan rasio
 24

kuantitas harus disesuaikan dengan beban kerja dan keluasan cakupan pelayanan serta

perkembangan dan visi rumah sakit.

Analisa Kebutuhan Tenaga

1. Jenis Ketenagaan
a. Untuk pekerjaan rekam medis dibutuhkan tenaga:
 Registrasi rawat jalan
 Admission rawat inap
 Assembling
 Pengkodean
 Penyimpanan
2. Beban kerja
Dalam perhitungan beban kerja perlu diperhatikan faktor-faktor yang berpengaruh pada

kegiatan yang dilakukan, yaitu:

a. Kapasitas tempat tidur dan BOR

b. Jumlah pasien per hari
c. Dasar penghitungan ketenagaan adalah beban kerja dan pengembangan pelayanan yang
ada di Rumah sakit citra bunda medical center padang
3. Waktu Pelayanan
a. Pelayanan registrasi rekam medis rawat jalan/rawat inap sift pagi dari jam 07.00 –
14.00 WIB
b. Pelayanan registrasi rekam medis rawat jalan/rawat inap sift siang dari jam 14.00 –
21.00 WIB
c. Pelayanan registrasi rekam medis rawat jalan/rawat inap dan sift malam dari jam 21.00
– 07.00 WIB
4. Jenis Pelayanan
a. Pelayanan IGD
b. Pelayanan Rawat jalan
c. Pelayanan rawat inap

BAB IX

KEGIATAN ORIENTASI

9.1. Tujuan Umum

Pengenalan Unit Rekam Medis Rumah Sakit Bunda Padang kepada pegawai yang
baru untuk mengetahui segala yang berhubungan dengan tata kerja organisasi, visi, misi dan
kebijakan Unit rekam medis Rumah Sakit Bunda Padang
9.2. Tujuan Khusus
 25

1. Agar pegawai yang bertugas di Unit rekam medis Rumah Sakit Bunda Padang mempunyai
wawasan yang luas tentang Unit rekam medis dan dapat melaksanakan tugas secara baik
sesuai dengan pedoman, acuan-acuan serta peraturan-peraturan yang berlaku
2. Dapat mengetahui tentang gambaran tata kerja organisasi, struktur, dan uraian tugas Unit
rekam medis Rumah Sakit Bunda Padang
3. Memahami kebijakan dan SPO Unit rekam medis Rumah Sakit Bunda Padang
4. Sebagai acuan dalam langkah-langkah pelaksanaan tugas sebagai pegawai baru / tempat
tugas baru bagi pegawai yang bersangkutan
5. Dapat mengerti secara jelas tentang kebijakan-kebijakan dan disiplin kerja di Unit rekam
medis Rumah Sakit Bunda Padang
6. Dapat mengenal secara langsung dilapangan tempat dan jenis pelayanan dan prosedur
kerja dari Unit rekam medis Rumah Sakit Bunda Padang
7. Orientasi unit kerja terdiri dari pengenalan terhadap SPO yang berlaku di unit rekam
medis.
9.3. Sasaran
Seluruh pegawai Instalasi rekam medis yang baru masuk / diterima di Rumah Sakit Bunda
Padang
9.4. Kebijakan
1. Setiap pegawai baru yang akan bertugas di Unit rekam medis Rumah Sakit Bunda Padang
harus melaksanakan orientasi untuk dapat mengenal tata kerja organisasi, struktur, uraian
tugas, fungsi Instalasi rekam medis dan hal-hal yang berkaitan dengan pelaksanaan
tugasnya di Unit rekam medis
2. Setiap pegawai yang baru bertugas di Unit rekam medis harus mengetahui tugas dan fungsi
serta segala sesuatu yang berkaitan dengan pelaksanaan tugas yang ada di Unit rekam
medis
3. Setiap pegawai yang baru bertugas di Unit rekam medis perlu mengenal petugas-petugas
yang bekerja di lingkungan Instalasi rekam medis tanpa terkecuali

9.5. Prosedur
1. Pegawai/ petugas yang baru diterima di lnstalasi rekam medis Rumah Sakit Bunda Padang
melapor kepada Instalasi rekam medis dan akan mendapatkan penjelasan dari Kepala
Instalasi tentang tata kerja organisasi, struktur, uraian tugas dan hal-hal lain yang berkaitan
dengan Instalasi rekam medis Rumah Sakit Bunda Padang
2. Pegawai / petugas baru tersebut melaksanakan orientasi di bagian yang akan ditempatkan,
berkenalan dengan tenaga lain dan petugas di setiap ruangan tempat melaksanakan orientasi
dan akan mendapatkan penjelasan tugas dan fungsi bagian tersebut serta akan mendapatkan
penjelasan bagaimana melaksanakan tugas-tugas di setiap bagian yang dikunjungi serta
bergabung dengan petugas lainnya ikut melaksanakan tugas-tugas disetiap bagian.
 26

3. Kepala Instalasi rekam medis akan melakukan diskusi dan evaluasi terhadap pelaksanaan
orientasi tersebut dan akan menjelaskan hal-hal yang masih kurang jelas. Jika dianggap
perlu kepada pegawai/petugas baru tersebut akan diberi tugas khusus.
4. Ditetapkan tugas definitif terhadap pegawai / petugas baru tersebut.

9.6. Tempat Orientasi

a) Ruangan registrasi rekam medis rawat jalan
b) Ruangan admissi rekam medis rawat inap
c) Ruangan Assembling
d) Ruangan Koding
e) Ruangan penyimpanan

9.7. Pelaksanaan Orientasi

Saat pegawai baru mulai diterima di Instalasi rekam medis Rumah Sakit Bunda Padang

9.8. Pembimbing Pelaksanaan Orientasi

Kepala Instalasi rekam medis Rumah Sakit Bunda Padang

9.9. Pencatatan dan Pelaporan

1. Laporan pelaksanaan orientasi dan permasalahan yang ada serta tindak lanjutnya
2. Evaluasi hasil orientasi

BAB X

PERTEMUAN RAPAT

10.1 Rapat Rutin

Rapat Rutin adalah rapat yang dilakukan oleh petugas rekam medis saja, tanpa ada peserta rapat

dari rekam medis. Rapat dilaksanakan pada minggu pertama setiap bulan

Rapat internal tersebut mencakup Kepala Instalasi Rekam Medis, dan seluruh petugas rekam

medis.

10.2Rapat Tahunan
Rapat tahunan adalah rapat yang dilaksanakan sekali setahun dengan tujuan untuk menyusun

dan menetapkan rencana kerja dan rencana anggaran biaya tahunan.

 27

10.3 Rapat Insidentil

Rapat insidentil adalah rapat yang dilaksanakan sewaktu-waktu untuk menyelesaikan permasalahan

yang ada

BAB XI

PELAPORAN

Pelaporan adalah segala kegiatan yang dilakukan oleh Instalasi rekam medis baik internal maupun

eksternal untuk memberikan laporan kegiatan yang telah dilakukan dalam periode setiap bulan,

triwulan atau tahunan.

11.1 Laporan Bulanan

Laporan di Instalasi rekam medis Rumah Sakit Bunda Padang yang dilakukan bulanan

meliputi :

1. Laporan Jumlah Kunjungan rawat jalan

2. Laporan jumlah kunjungan rawat inap
3. Loporan 10 penyakit terbanyak rajal dan ranap
4. BOR,BTO,TOI perbulan
5. Laporan Pencapaian Standar Pelayanan Minimal (SPM)
 28

11.2 Laporan Tahunan

Laporan tahunan adalah laporan tentang rincian pencapaian indikator kegiatan, baik yang

menurun ataupun meningkat. Dalam laporan tahunan juga terdapat perbandingan antara

jumlah pasien dan dengan jumlah pasien kegiatan tahun sebelumnya.