ANALISIS SISTEM PENCATATAN PERSEDIAAN OBAT PADA RSU

DR H. KOESNADI BONDOWOSO
(ANALYSIS OF DRUG INVENTORY RECORDING SYSTEM AT GENERAL HOSPITAL
DR. H. KOESNADI BONDOWOSO)

Tyas Nur wulan Afriana, Moch. Shulthoni, Dr. Ahmad Roziq

Jurusan Akuntansi, Fakultas Ekonomi dan Bisnis, Universitas Jember
Jalan Kalimantan 37, Jember, 68121
Email: afrianatyas@gmail.com

ABSTRAK
Fungsi utama rumah sakit yaitu sebagai penyedia pelayanan kesehatan. Sistem informasi akuntansi tentang
persediaan obat merupakan hal yang krusial dari sistem pelayanan kesehatan. Persediaan merupakan aset untuk
dijual kembali dalam kegiatan usaha, dalam proses produksi untuk dijual, dalam bentuk bahan atau
perlengkapan untuk digunakan dalam proses produksi atau pemeberian jasa. Pencatatan persediaan merupakan
indikator penting dalam persediaan. Penelitian ini bertujuan untuk memahami dan menganalisis Standar
Operasional Prosedur (SOP) dan sistem pencatatan persediaan obat pada RSU dr. H. Koesnadi Bondowoso.
Jenis penelitian yang digunakan yaitu penelitian deskriptif. Jenis data yang digunakan peneliti yaitu data primer
dan data sekunder yang diperoleh dari hasil wawancara terbuka kepada pihak rumah sakit dan dokumentasi.
Hasil dari penelitian ini menunjukkan bahwa pencatatan persediaan obat di RSU dr. H. Koesnadi Bondowoso
menggunakan sistem yang sudah sangat baik dan efektif. Namun pada bagian penjurnalan tidak seluruhnya
dilakukan, karena bagian kauntansi hanya melakukan penjurnalan di akhir periode saja yaitu membuat jurnal
penyesuaian. Oleh karena itu untuk pencatatan persediaan obat di RSU dr. H. Koesnadi Bondowoso perlu
sedikit modifikasi agar sistem yang digunakan bisa diaplikasikan dengan mutakhir.

Kata kunci: Sistem Informasi Akuntansi, Pencatatan Persediaan Obat

ABSTRACT

The main function of the hospital is as a health service provider. The accounting information system about drug
supplies is crucial for the health care system. Inventories are assets to be resold in business activities, in the
production process for sale, in the form of materials or equipment to be used in the production process or
service delivery. Inventory recording is an important indicator of inventory. This study aims to understand and
analyze the Standard Operating Procedure (SOP) and the system for recording drug supplies at dr. H.
Koesnadi Bondowoso. The type of research used is descriptive research. The types of data used by researchers
are primary data and secondary data obtained from open interviews with the hospital and documentation. The
results of this study indicate that the recording of drug supplies in dr. H. Koesnadi Bondowoso uses a system
that is already very good and effective. However, not all of the journaling section was carried out, because the
accounting section only did journaling at the end of the period, namely making adjusting entries. Therefore, for
the recording of drug supplies at RSU dr. H. Koesnadi Bondowoso needs a little modification so that the system
used can be applied up to date.

Keywords: Accounting Information System, Recording of Drug Inventory

PENDAHULUAN era sekarang tentunya berdampak besar pada setiap

Kecanggihan teknologi informasi setiap tahun
mengalami pembaruan yang pesat. Pembaruan
yang pesat ini tentu juga membawa perubahan ke
dalam setiap elemen penggunanya. Teknologi di
aktivitas yang dilakukan masyarakat, termasuk
didalamnya adalah serangkaian aktivitas suatu
entitas. Kerap kali teknologi menjadi dasar tolak
ukur kemampuan suatu organisasi bisnis yang
berorientasi laba ataupun entitas nirlaba dalam
menjalankan aktivitas jangka panjangnya. Selain
itu organisasi membutuhkan sistem informasi untuk
mempertahankan kemampuan bersaingnya di pasar
global seperti saat ini. Sistem informasi memiliki
fungsi yaitu memproses data menjadi informasi.
Sistem informasi terdapat tiga aktivitas yaitu
masukan, proses dan keluaran. Informasi yang
dihasilkan merupakan output baru dari sistem
informasi.
Sistem informasi akuntansi memiliki beragam
manfaat seperti mengumpulkan, mencatat
,memelihara dan mengolah data informasi pada
proses transaksi yang terjadi pada suatu organisasi
atau perusahaan. Informasi tersebut dapat
digunakan manajemen untuk membuat suatu
keputusan, menghasilkan laporan internal dan
laporan eksternal serta untuk perencanaan yang
tepat agar mampu bersaing dengan perusahaan lain
yang semakin ketat. Organisasi ataupun perusahaan
harus melakukan penempatan sistem yang tepat dan
juga perlu mempertimbangkan kegiatan
organisasinya apabila menggunakan sistem atau
manusia sebagai faktor yang saling berkaitan ketika
mengelola suatu sistem informasi akuntansi
(Mujilan, 2016:5).
Menurut (PSAK 14 Tahun 2018)
mendefinisikan bahwa persediaan adalah aset
yang; (i) siap untuk dijual dalam aktivitas bisnis
biasa; (ii) dalam proses produksi untuk penjualan
tersebut; (iii) berbentuk bahan atau perlengkapan
yang digunakan dalam proses produksi atau
pemberian jasa. Suatu perusahaan atau organisasi
harus mengelola persediaan barang dagang dengan
mebuat rincian perencanaan secara spesifik
sehingga dapat memenuhi kebutuhan para
konsumen. Menurut penelitian (Ulfa & Pramudi,
2014) perencanaan dan pengelolaan persediaan
bukanlah hal yang mudah, perlu adanya ketelitian
dalam menentukan jumlah yang tepat dan sesuai
dengan kemauan konsumen dalam waktu yang
tepat. Hal yang paling penting adalah bagaimana
mengelola manajemen persediaan yang didukung
oleh sistem informasi akuntansi yang baik.
Pelaksanaan sistem pengelolaan persediaan yang
kurang baik dapat mengakibatkan kehabisan stok
obat sehingga hal tersebut dapat berdampak negatif
terhadap rumah sakit baik secara medik, sosial
maupun secara ekonomi (Rizki dkk., 2015). Saat
pelaksanaan kegiatan operasi usaha, sering terjadi
perbedaan jumlah fisik persediaan barang yang
tersedia di gudang dengan jumlah yang tercatat
dalam sistem persediaan barang. Salah satu
penyebabnya karena kuramgmya pengawasan
internal sehingga terjadi pembobolan sistem yang
mempengaruhi posisi stok persediaan barang
dagang (Lulianto & Sari, 2014).
Permasalahan yang dirumuskan adalah
bagaimana Standar Operasional Prosedur (SOP)
persediaan obat dan bagaimana sistem pencatatan
persediaan obat di RSU dr. H. Koesnadi
Bondowoso. Tujuan dari penelitian ini untuk
menganalisis dan memahami SOP dan sistem
pencatatan persediaan obat yang diterapkan oleh
RSU dr. H. Koesnadi Bondowoso.
Kajian Teori
Sistem
Sistem menurut (Romney & Steinbart, 2016:3)
merupakan sebuah kumpulan yang terdiri dari dua
atau lebih elemen yang saling berkaitan dan saling
berhubungan satu sama lain yang terbagi dalam sub
sistem yang lebih kecil dan mendukung sistem yang
lebih besar lainnya demi mencapai suatu tujuan
tertentu. Sistem memiliki karakteristik sebagai
berikut :
1. Komponen Sistem (Components)
2. Batasan Sistem (Boundary)
3. Lingkungan Luar Sistem (Environment)
4. Penghubung Sistem (Interface)
5. Masukan Sistem (Input)
6. Keluaran Sistem (Output)
7. Pengolahan Sistem (Process)
8. Sasaran Sistem (Objectives)
Informasi
Menurut (Romney & Steinbart, 2016:4)
definisi informasi (information) ialah dokumen
yang diolah dan diproses untuk memberikan makna
sehingga dapat memperbaiki proses dari suatu
pengambilan keputusan. Pengguna membuat
keputusan yang lebih baik sebagai kuantitas dan
kualitas dari peningkatan informasi tersebut.
Beberapa karakteristik dari informasi yang berguna
bagi pengguna yaitu, relevan, reliabel, lengkap,
tepat waktu, dapat dipahami, diverifikasi dan dapat
diakses.
Sistem Informasi Akuntansi
Sistem informasi akuntansi (SIA) terdiri dari
gabungan tiga unsur kata yaitu sistem, informasi
dan akuntansi. Sistem merupakan sekelompok atau
sekumpulan prosedur formal untuk mencapai suatu
tujuan. Informasi merupakan sekelompok dokumen
yang telah diproses dan diberikan kepada pemakai
(users). Menurut (Romney & Steinbart, 2016:10)
sistem informasi akuntasi ialah suatu kegiatan yang
mengumpulkan, mencatat, menyimpan, dan juga
memproses dokomen menjadi informasi yang
bermanfaat untuk membantu proses pengambilan
suatu keputusan.
Sistem ini menggunakan hardware dan software
yang ada pada komputer, prosedur dan pedoman,
metode pengambilan keputusan, dan sebuah
database. Sistem Informasi Akuntansi memiliki
tanggung jawab menyerahkan laporan keuangan
yang akurat dan tepat waktu. Hal tersebut
dilakukan untuk pengambilan keputusan pihak
internal maupun pihak eksternal seperti kreditur,
investor dan pihak berwenang serta perpajakan.
Persediaan
Menurut (Otinur dkk., 2017) persediaan
barang dagang merupakan barang milik perusahaan
yang tersedia untuk dijual kembali. Persediaan
umunya seperti jenis barang yang cukup banyak
dan bagian yang cukup berarti dari seluruh aktiva
perusahaan. Disamping itu transaksi dan aktivitas
yang berkaitan dengan perusahaan ialah kegiatan
yang sering terjadi. Tujuan pengelolaan persediaan
dilakukan untuk Melindungi kestabilan
kelangsungan operasi perusahaan dengan
penyediaan barang. Menghapuskan terjadinya
resiko keterlambatan datangnya barang yang
dibutuhkan perusahaan. Menghapuskan terjadinya
resiko kesalahan barang yang dipesan. Memberikan
pelayanan yang terbaik bagi pelanggan.
Metode pencatatan persediaan terdiri atas dua
metode yaitu :
1. Sistem Periodik atau Sistem Pencatatan Fisik
Metode persediaan fisik ialah jumlah persediaan
ditangan ditentukan secara periodik atau fisik.
Akun pembelian berada di debit ketika seluruh
pembelian persediaan dilakukan selama periode
akuntansi.
2. Sistem Perpetual
Sistem perpetual yaitu setiap adanya
pembelian barang dagang berarti menambah atau
mendebit untuk perkiraan persediaan dan
mengkredit apabila adanya transaksi penjualan.
Metode Penelitian
Jenis dan Sumber Data
Jenis penelitian ini menggunakan metode
kualitatif deskriptif dengan pendekatan studi kasus.
(Moleong, 2016:6) menjelaskan metode kualitatif
ialah penelitian yang bertujuan untuk mengetahui
fakta-fakta yang dialami oleh subjek atau pelaku
penelitian seperti tingkah laku, pemahaman,
motivasi, aktivitas, dan lain sebagainya. (Sugiyono,
2017:9) mendefinisikan metode kualitatif sebagai
sebuah penelitian berdasarkan pada prinsip
postpositivisme. Metode kualitatif digunakan untuk
mengkaji keadaan objek yang alami, dimana
peneliti selaku instrumen kunci.
(Sugiyono, 2017:17) menjelaskan bahwa
penelitian kualitatif deskriptif dengan pendekatan
studi kasus adalah peniliti melakukan eksplorasi
secara mendalam terhadap program, kejadian,
proses, aktivitas terhadap satu atau lebih orang.
Penelitian kualitatif dengan pendekatan studi kasus
peneliti berfokus pada satu fenomena saja yang
dipilih dan ingindipahami secara mendalam dengan
mengabaikan fenomena – fenomena lainnya.
Adapun sumber data dari penelitian ini adalah :
a. Data Primer ialah data yang diperoleh melalui
kegiatan penelitian langsung ke lokasi
penelitian untuk mencari data – data yang
lengkap dan berkaitan dengan masalah yang
diteliti. Data primer dapat berupa opini subjek
(orang) secara individual atau kelompok, hasil
observasi terhadap suatu benda (fisik), kejadian
atau kegiatan, dan hasil pengujian. Teknik ini
dilakukan dengan beberapa cara yaitu
wawancara dan dokumentasi.
b. Data sekunder adalah data yang diperoleh baik
yang belum diolah maupun yang telah diolah,
baik dalam bentuk angka maupun uraian. Data
sekunder umumnya berupa bukti, catatan atau
laporan historis yang telah disusun dalam arsip
(data dokumenter) yang dipublikasikan dan
yang tidak dipublikasikan. Data sekunder dalam
penelitian ini diperoleh dari laporan rekap
mutasi persediaan obat, perhitungan fisik
persdidaan obat, penjualan persediaan obat dan
pembelian persediaan obat.
Metode Pengumpulan Data
Metode yang digunakan oleh peneliti dalam
pengumpulan data ialah :
a. Wawancara
Wawancara dilaksanakan dengan cara
menyampaikan pertanyaan langsung dengan
beberapa karyawan yang terlibat. Wawancara yang
peneliti gunakan ialah wawancara langsung.
Peneliti mewawancarai secara terbuka kepada :
1) Kepala Bagian Pelayanan Farmasi
2) Koordinator Pelayanan Farmasi
3) Bagian Umum Pelayanan Farmasi
4) Kasir
5) Akuntan
b. Dokumentasi
Teknik memperoleh dokumen yang digunakan
adalah dengan cara mengkaji suatu catatan atau
dokumen yang sudah ada yang telah
terrekomendasikan yang berkaitan dengan sistem
pengelolaan persediaan obat pada RSUD dr. H.
Koesnadi Bondowoso.
Uji Keabsahan Data
(Moleong, 2016:321-326) menjelaskan bahwa
keabsahan data merupakan rancangan perbaruan
dari konsep validitas dan realibilitas yang telah
disinkronkan dengan pemahaman, tolak ukur, dan
model penelitian. Empat tolak ukur yang digunakan
untuk menguji keabsahan data ialah kualitas
kepercayaan, keteralihan, ketergantungan dan
keyakinan. Setiap tolak ukur memerlukan satu
ataupun beragam teknik pemeriksaan dalam
menguji keabsahan data. Uji keabsahan data pada
penelitian kualitatif dilakukan untuk memperoleh
data yang valid dan andal dengan menguji
kepercayaan dari hasil data penelitian tersebut.
Peneliti menggunakan uji keabsahan dengan
triangulasi dengan sumber pada RSU dr. H.
Koesnadi Kabupaten Bondowoso.
Uji keabsahan data yang digunakan penelitian
kualitatif ialah metode triangulasi yang lebih baik
untuk meningkatkan kekuatan data jika hanya
menggunakan dengan satu pendekatan saja.
Triangulasi sumber dipilih oleh peneliti untuk
digunakan untuk memenuhi keabsahan data.
Triangulasi sumber dapat digunakan dengan
membandingkan dan mengecek data yang didapat
dari beberapa sumber diantaranya :
a. Membandingkan hasil wawancara dengan hasil
observasi.
b. Membandingkan peristiwa dan pemahaman
seseorang dari berbagai anggapan dan opini.
c. Membandingkan pendapat yang dikatakan oleh
informan secara terbuka dimuka umum dan
secara individu.
Metode Analisis Data
Prosedur yang bisa di ikuti dalam pengolahan
dan menganalisis data seperti yang dijelaskan oleh
(Sugiyono, 2017:247) adalah :
a. Reduksi data (data reduction)
Reduksi data artinya merangkum, menyaring
hal - hal pokok, dan menghilangkan yang tidak
perlu. Hasil data yang sudah direduksi memberikan
deskripsi yang lebih jelas dan memudahkan peneliti
untuk melaksanakan pengumpulan data
selanjutnya, dan mencarinya jika diperlukan.
b. Penyajian data (display)
Penyajian data dalam penelitian kualitatif bisa
menggunakan bentuk deskripsi singkat, bagan,
ikatan antar bagian, dan sejenisnya. Adanya
penyajian data ini, akan mempermudah dalam
memahami hal yang terjadi dan menyusun kerja
selanjutnya berasaskan beberapa hal yang telah
dipahami.
c. Pengambilan keputusan (conclusion atau
verification)
Kesimpulan adalah suatu usaha untuk
menemukan definisi, maksud dan penjelasan pada
data yang dianalisis dengan memilih hal-hal pokok.
HASIL PENELITIAN DAN
PEMBAHASAN
Gambaran atau Deskripsi RSU dr. H. Koesnadi
Bondowoso
Rumah sakit umum dr. H. Koesnadi didirikan
pada tahun 1933 dengan nama sesuai dengan isi
Regenthshap Ziekenhius (istilah sekarang RSU
tingkat II bondowoso) berdiri di atas tanah seluas
1.037,5 m² yang terdiri dari ruang berobat jalan,
ruang rawat inap, ruang gawat darurat, dan ruang
tata usaha. Sejak tahun 1950 dr. Koesnadi
memimpin rumah sakit bondowoso ini. Sebelum
RSD dr. H. Koesnadi menjadi rumah sakit
swadana, seluruh penerima rumah sakit diserahkan
ke pemerintah daerah. Sejak tanggal 15 Desember
2005 RSD dr. H. Koesnadi Bondowoso menjadi
kelas B non-pendidikan dan dilakukan
pendampingan oleh BPKP (Badan Perencanaan
Keuangan Pusat) dalam upaya menuju Badan
Pelayanan Umum (BLU). Dan pada tahun 2006
RSD dr. H. Koesnadi Bondowoso resmi menjadi
rumah sakit kelas B Non pendidikan. RSD dr. H.
Koesnadi Bondowoso kembali menjadi RSU pada
tahun 2008 sesuai dengan PERDA No. 3 tahun
2008 tentang tata instansi dan tata kerja lembaga
teknis daerah dan keputusan bupati Bondowoso
Nomor:445/552/430.42/2008 tanggal 24 Juni 2008
tentang Rumah Sakit Umum dr. H. Koesnadi
menjadi badan layanan umum bertahap. Pada
tanggal 9 Agustus 2011 melihat keputusan bupati
Bondowoso No. 188.45/450/430.6.2/2011 tentang
penetapan RSU dr. H. Koesnadi sebagai Lembaga
Badan Layanan Umum (BLU) Daerah penuh.
Dengan pola keuangan BLU memberikan
fleksibilitas berupa kelulusan untuk menerapkan
praktek-praktek bisnis yang sehat untuk
meningkatkan pelayanan kepada masyarakat dalam
rangka memajukan kesejahteraan umum. Sistem
pengolahan keuangan semasa rumah sakit dalam
bentuk swadana yaitu Cash Basic kemudian
menjadi Accrual Basic setelah menjadi BLU dan
membentuk tim akuntansi instalasi. Dan akhir RSU
dr. H. Koesnadi Bondowoso pada tahun 2012 lulus
akreditasi tingkat dasar C administrasi dan
manajemen, pelayanan medis, pelayanan gawat
darurat, pelayanan keperawatan, dan rekam medis
Hasil Penelitian
Sistem Informasi Pencatatan Persediaan Obat
RSU dr. H. Koesnadi Bondowoso
a. Bagian Perencanaan
Bagian perencanaan diawali dengan melakukan
Rencana Kebutuhan Obat (RKO). RKO dilakukan
dengan melihat perbandingan antara pengeluaran
atau hasil rekap mutasi barang dengan melihat
persediaan 2 – 3 bulan terakhir dengan stok
persediaan yang ada saat ini. Pembuatan RKO ini
dibuat untuk memenuhi persediaan obat di RSU dr.
H. Koesnadi Bondowoso selama 3 bulan kedepan.
Setelah dilakukan perhitungan RKO, kepala
instalasi farmasi menyerahkan usulan RKO kepada
pejabat pengadaan. Setelah itu pejabat pengadaan
melakukan pemesanan ke pihak distributor.
b. Bagian Pembelian
Setelah melakukan Rancangan Kebutuhan Obat
(RKO) yang dilakukan oleh kepala instalasi
farmasi rumah sakit. Pembelian persediaan obat
yang dilakukan oleh pihak rumah sakit sekitar 3
bulan sekali. Namun persediaan obat harus di cek
secara berkala setiap harinya karena bisa saja
persediaan habis lebih cepat atau lebih lambat
tergantung situasi yang sedang terjadi. Selanjutnya
adalah pemilihan distributor sesuai dengan
pengadaan yang dilakukan seperti unit obat, bahan
habis pakai dan lain lain. Setelah dilakukan
pemilihan distributor sesuai dengan unit masing –
masing, pengadaan dilakukan oleh distributor
melalui surat pesanan. Surat pesanan teridiri dari
empat rangkap yaitu untuk instalasi farmasi,
pejabat pembuat komitmen, pejabat pelaksana
pengadaan dan distributor. Setelah melakukan
pemesanan kepada distibutor langkah selanjutnya
yaitu melakukan pembayaran.
Pembeyaran kepada distributor dilakukan secara
kredit dengan jatuh tempo 60 hari sampai dengan
90 hari. Pembayaran tersebut dilakukan
menggunakan dana BLUD. Setelah barang datang
nantinya pihak rumah sakit menerima faktur dari
distributor yang selanjutnya akan dibuatkan SPJ
yang akan ditanda tangani oleh pihak distributor
dan rumah sakit. Setelah seluruhnya selesai
nantinya bagian gudang memberikan faktur ke
bendahara rumah sakit.
c. Bagian Penerimaan Obat
Bagian penerimaan obat dilakukan oleh bagian
logistik dan bagian gudang. Obat yang telah
dikirim pihak distributor akan diterima oleh pihak
rumah sakit yang berwenang. Setelah obat diterima
bagian gudang akan mengecek persediaan obat –
obatan yang telah dicatat ke dalam kartu stok
persediaan. Persediaan barang yang telah sampai
harus di cek terlebih dahulu. Pengecekan barang
dilakukan dengan melihat jumlah obat yang
diterima sesuai dengan yang dipesan, mengecek
faktur, kondisi barang, dan tanggal kadaluwarsa
obat tersebut. Jika terdapat obat yang rusak atau
kadaluwarsa maka barang tersebut langsung diretur
oleh pihak rumah sakit.
d. Bagian Penjualan
Pada bagian penjualan obat harus menggunakan
resep yang telah di input ke dalam sistem. Khusus
untuk pasien IGD, rawat inap dan ruang poli
langsung diberikan obat sesuai dengan tindakan
dari dokter. Sedangkan pasien rawat jalan harus
menggunakan resep dokter terlebih dahulu, setelah
itu resep tersebut dimasukkan ke sistem yang
kemudian akan tercetak nota pembayaran yang
harus dibayarkan di kasir. Setelah pembayaran
selesai pasien akan mendapatkan obat yang
dibutuhkan.
e. Bagian Gudang
Bagian gudang memiliki dua tugas yaitu
melakukan penerimaan barang dan pendistribusian
barang. Pendistribusian untuk setiap unit farmasi
seperti unit rawat jalan, rawat inap, IGD dan bedah
sentral dilakukan setiap hari sedangkan untuk unit
diluar farmasi seperti poli – poli pendistribusian
obat dilakukan setiap hari kamis. Alur
pendistribusian jadi setiap unit masing – masing
agar mengecek stok barang yang dibutuhkan
terlebih dahulu selama satu minggu untuk
diserahkan ke bagian gudang. Pencatatan
persediaan obat yang keluar dicatat secara manual
melalui kartu stok dan setelah itu dilakukan entry
ke Sistem Informasi Manajemen RSU dr. H.
Koesnadi Bondowoso. Contohnya ruang
keperawatan melakukan permintaan obat
amoxicillin di sistem, kemudian bagian gudang
mencetak form pengeluaran barang. Form
pengeluaran barang tersebut dicetak sebanyak 3
lembar, lembar asli untuk ruangan keperawatan dan
lembar lainnya sebagai arsip instalasi farmasi.
Setelah dilakukan pendistribusian ke ruangan
tersebut.
f. Bagian Pelaporan
Bagian pelaporan memiliki tugas untuk merekap
hasil akhir persediaan obat, penjadwalan karyawan
untuk pelayanan farmasi, laporan obset. Setelah
seluruh barang yang masuk dan keluar dicatat pada
sistem hasil akhir atau outputnya yaitu rekap
mutasi persediaan. Jadi untuk pelaporan yang
dilaporkan kepada bagian akuntansi yaitu berupa
rekap mutasi persediaan dan laporan obset dari
instalasi farmasi.
g. Bagian Akuntansi
Instalasi farmasi melaporkan hasil akhir persediaan
ke bagian akuntansi setiap akhir tahun. Pertama
bagian akuntansi mendapat data persediaan farmasi
keseluruhan yang ditarik dari Sistem Informasi
Manajemen yang kemudian di rekap kembali
menggunakan excel. Setelah pencatatan di excel
selesai kemudian bagian akuntansi RSU dr. H.
Koesnadi Bondowoso melakukan penjurnalan
menggunakan sistem yang bernama Simd@
Keuangan. Penjurnalan persediaan farmasi hanya
dilakukan pada akhir periode dengan melihat saldo
akhir persediaan.
Pada laporan keuangan yang telah jadi hanya
terlihat persediaan akhir keseluruhan saja, jadi
untuk melihat apa saja detail persediaan yang
masuk dalam laporan keunagan dilihat pada catatan
atas laporan keuangan. Lebih jelas lagi apa saja
macam – macam persediaan yang masuk ke
laporan keuangan dapat dilihat melalui lampiran –
lampiran yang telah dibukukan. Pencatatan untuk
persediaan obat – obatan dicatat di akhir periode
yaitu jurnal penyesuian sebagai berikut :
Persediaan obat – obatan xxx
Beban persediaan obat – obatan xxx
Pembahasan
Analisis dan Rekomendasi Sistem Pencatatan
Persediaan Obat pada RSU dr. H. Koesnadi
Bondowoso
Bagian Pembelian
Proses pembelian bahan baku dimulai
dengan membuat Rencana Kegiatan Obat (RKO)
dan membandingkannya dengan rekap mutasi
persediaan selama tiga bulan terakhir. Jika stok
persediaan lebih kecil maka dilakukan order
pembelian. Setelah RKO disetujui oleh pejabat
pengadaan, kepala instalasi farmasi membuat surat
pesanan kepada pihak distributor. Kemudian surat
pesanan dibuat rangkap empat untuk instalasi
farmasi, pejabat pembuat komitmen, pejabat
pelaksana pengadaan dan distributor.
Perencananaan dan pengadaan obat merupakan
tahap awal dari proses pengelolaan obat sehingga
harus dipesiapkan dan diperhitungkan dengan baik
agar proses selanjutnya dapat berjalan dengan
optimal. Perencanaan yang dibuat perlu adanya
evaluasi untuk melihat efisisensi perencanaan,
dapat menggunakan analisis ABC untuk
mengevaluasi aspek ekonomi,analisis VEN untuk
mengevaluasi aspek medis dan juga kombinasi
antara analisis ABC dan VEN. Hasil kombinasi dua
metode analisis tersebut dapat menegetahui
kategori kelompok obat prioritas, obat utama dan
obat tambahan.
Analisisi ABC dapat mengidentifikasi
jenis – jenis obat dimulai dari ABC investasi yaitu
obat yang memerlukan biaya terbanyak, sedang
atau rendah. Sedangkan anlaisis ABC indeks kritis
adalah evaluasi untuk tingkat kritis penggunaan
yang berpengaruh terhadap peresepan dan
pemakaian obat. Berdasarkan analisis yang telah
dilakukan peneliti juga merekomendasikan adanya
pengendalian persediaan seperti yang dilakukan
oleh (Kencana, 2016) yaitu menggunakan
perhitungan Safety Stock, Economic Order
Quantity (EOQ), Dan Reorder Point (ROP).
RSU dr. H. Koesnadi harus mencatat
pembelian persediaan obat secara kredit dengan
jurnal sebagai berikut :
Persediaan bahan obat – obatan xxx
Hutang dagang xxx
Bagian Penerimaan Obat
Aktivitas ini dimulai dengan adanya
distributor yang datang ke instalasi farmasi untuk
mengantar pesanan obat. Pada aktivitas ini, yang
berhak menerima persediaan barang dari distributor
adalah apoteker, bagian logistik dan bagian gudang.
Pihak yang berwenang akan melakukan
pemeriksaan barang, no batch, jumlah barang,
tanggal expired, dan kualitas barang yang diterima
dari distributor. Kemudian, membuat laporan daftar
manual sebagai tanda bukti pihak yang menerima
barang dari distributor untuk meminimalisir adanya
pencurian barang persediaan. Setelah menerima
obat barang diletakkan di gudang farmasi dan
disimpan sesuai dengan standar yaitu Peraturan
Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 58
Tahun 2014 tentang standar pelayanan kefarmasian
dirumah sakit.
Bagian Penjualan
Pembayaran obat yang dilakukan pasien terdiri dari
dua macam yaitu pasien umum dan pasien yang
menggunakan asuransi kesehatan. Pasien umum
akan langsung membayar tagihan total di kasir,
setelah pembayaran dilakukan pasien akan
mendapatkan nota. Kemudian nota tersebut dibawa
ke apotek untuk menerima obat.
Pencatatan penjualan obat secara tunai
dicatat dengan jurnal sebagai berikut :
a. Mencatat penjulan
Kas xxx
Penjualan xxx
b. Mencatat HPP
HPP xxx
Persediaan bahan obat – obatan xxx
Berikut pencatatan jurnal yang dilakukan oleh
pihak rumah sakit saat dana BPJS sebelum
dilakukan pencairan dan setelah dilakukan
pencairan.
a.Sebelum dilakukan pencairan dicatat sebagai
piutang
Piutang jasa layanan BPJS xxx
Pendapatan jasa layanan BPJS xxx
b. Setelah dilakukan pencairan diakui sebagai
pendapatan
Pendapatan jasa layanan BPJS xxx
Kas xxx
Bagian Gudang
Bagian gudang dimulai dari adanya
penerimaan barang dagang yang diterima, dari
bagian penerimaan barang dari distributor dan pada
saat perhitungan fisik persediaan obat. Bagian
gudang menyimpan barang sesuai dengan abjad
dan jenisnya di rak persediaan obat. Bagian gudang
menuliskan jumlah pertambahan persediaan obat
pada kartu stok yang tersedia. Jika terdapat
permintaan obat dari unit pelayanan, maka bagian
gudang akan menginput pengurangan persediaan
terlebih dahulu pada sistem informasi manajemen
rumah sakit. Setelah itu, mengambil sesuai jenis
obat dan jumlah obat yang diminta oleh unit
pelayanan farmasi. Setelah mengambil obat, obat
akan diserahkan kepada bagian pengiriman obat
untuk di kirim kepada unit pelayanan farmasi. Pada
saat perhitungan fisik, kartu persediaan fisik yang
diterima dari hasil stock opname akan di cek
kembali di bagian gudang. Setelah itu, bagian
gudang akan menginformasikan kepada pimpinan
bahwa terdapat obat yang expired. Dengan adanya
persetujuan dari pimpinan dan pemerintah daerah
bagian gudang akan melakukan pemusnahan obat
yang dinilai expired.
Bagian Akuntansi
Bagian akuntansi melakukan pencatatan terhadap
transaksi yang terjadi pada aktivitas pembelian dari
distributor dan mencatat harga pokok persediaan
barang yang dibeli di kartu persediaan. bagian
akuntansi melakukan pencatatan penjualan
terhadap aktivitas penjualan dari pelayanan
instalasi farmasi. Bagian akuntansi perlu membuat
jurnal pembelian, jurnal penjualan, jurnal
penerimaan kas dan jurnal umum. Bagian akuntansi
perlu melakukan kontrol terhadap kartu persediaan
barang dagang untuk mencatat berkurangnya harga
pokok persediaan obat yang dijual.
Pencatatan jurnal penyesuaian yang
dilakukan oleh RSU dr. H. Koesnadi Bondowoso
kurang tepat, maka jurnal penyesuaian yang benar
menurut sistem pencatatan akuntansi yaitu :
a. Metode pencatatan perpetual
Tidak ada jurnal penyesuaian karena pencatatan
persediaannya di setiap transaksi telah dicatat
sehingga tidak memerlukan ayat jurnal
penyesuaian. Namun jika ada selisih saat
perhitungan fisik persediaan maka hanya
diperlukan jurnal koreksi untuk pembetulan saat
ada salah catat untuk mengurangi atau menambah
persediaan saat terjadi selisih. Jurnal koreksi saat
terjadi selisih persediaan yaitu :
Selisih Persediaan Barang xxx
Persediaan Barang xxx
b. Metode pencatatan periodik
Metode periodik membutuhkan dua jurnal
penyesuaian ketika menutup akun pembelian
kepada akun persediaan dan memasukkan hasil
perbedaan antara nilai persediaan akhir dari neraca
saldo yang belum disesuaikan dengan hasil stock
opname atau perhitungan fisik. Pada akhir periode
akuntansi, rumah sakit harus melakukan
penyesuaian untuk menutup akun pembelian
kepada akun persediaan. Berikut jurnal
penyesuaiannya :
Persediaan xxx
Diskon Pembelian xxx
Retur Pembelian xxx
Pembelian xxx
Biaya Angkut Pembelian xxx
Jurnal penyesuaian untuk menyesuaikan nilai
persediaan akhir dengan hasil stock opname atau
perhitungan fisik.pertama kita harus menghitung
HPP terlebih dahulu dengan cara persediaan awal +
persediaan yang tersedia – persediaan akhir.
Setelah hasil dari HPP diketahui maka jurnal
penyesuaiannya sebagai berikut :
HPP xxx
Persediaan xxx
Bagian Pengiriman
Bagian pengiriman terbagi menjadi dua
yaitu pengiriman obat dari farmasi ke ruangan
pasien dan pengiriman obat dari gudang ke unit
pelayanan farmasi. Pada pengiriman obat dari
farmasi ke ruangan pasien, petugas pengiriman
membawa nota dan obat ke ruangan pasien, di
dalam ruangan pasien obat diberikan kepada
perawat setelah perawat menerima obat akan
dilakukan pengecekan obat dan jumlah obat sesuai
dengan permintaan atau tidak. Jika sesuai, perawat
akan mengisi buku serah terima obat dan
membubuhkan tanda tangan. Jika tidak sesuai,
bagian pengiriman akan kembali ke unit pelayanan
farmasi dan melakukan perbaikan pengambilan
obat yang sesuai. Pada pengiriman obat dari
gudang ke unit pelayanan farmasi, petugas
pengiriman akan diberi perintah dari bagian gudang
untuk mengirimkan barang ke unit pelayanan
farmasi. Untuk pengambilan obat dan penginputan
data hanya dilakukan oleh bagian gudang yang
berwenang.
Bagian Perhitungan Fisik
Bagian perhitungan fisik dilakukan oleh
pegawai unit pelayanan farmasi dan gudang
farmasi. Di mulai dengan melihat kartu stok yang
terdapat pada setiap rak sesuai jenis obatnya.
Pegawai mulai menghitung secara manual dan
mengecek tanggal expired obat tersebut. Setelah
menghitung jumlah barang yang terdapat di rak
secara manual, lalu mengisi kartu stok. Karena
kartu stok pada rumah sakit sangat sederhana, maka
penulis mengusulkan kartu stok berisi nama
instansi, nama obat, satuan obat, tanggal expired,
tanggal stock opname, jumlah stok awal, nama
pegawai yang melakukan stock opname, harga
obat, jumlah barang masuk, jumlah barang keluar,
sisa barang dan tanda tangan. Jika terdapat
persediaan obat yang expired, maka bagian
perhitungan fisik melakukan pemindahan obat
tersebut ke bagian obat khusus expired. Setelah
melakukan stock opname secara manual, jumlah
sisa persediaan di input ke dalam sistem informasi
manajemen rumah sakit.
PENUTUP
Kesimpulan
1. Pencatatan persediaan yang diterapkan oleh
RSU dr. H. Koesnadi Bondowoso dilakukan
dengan terkomputerisasi. Transaksi atas
pembelian dan pengeluaran obat dicatat dan
direkap dalam bentuk hasil rekap mutasi
persediaan. hasil dari rekap mutasi persediaan
digunakan untuk membuat laporan keuangan di
akhir periode sebagai bentuk
pertanggungjawaban rumah sakit. Bagian
akuntansi mencatat persediaan hanya diakhir
periode dengan membuat jurnal penyesuaian
atas persediaan yang telah terpakai.
2. Berdasarkan hasil analisis yang dilakukan oleh
peneiliti penggunaan sistem yang diterapkan
oleh RSU dr. H. Koesnadi Bondowoso perlu
adanya modifikasi untuk mencatat jurnal seperti
jurnal umum, jurnal penerimaan kas, jurnal
pengeluaran kas. Karena jurnal seperti itu juga
sangat penting dan merupakan bagian yang tak
terpisahkan dari pembuatan laporan keuangan.
Sedangkan analisis untuk pembelian, penjualan,
pendistribusian persediaan obat peneliti telah
 memberikan rekomendasi dibagian
pembahasan.
Keterbatasan Penelitian
1. membuat menu saldo awal, membuat menu
Adanya keterbatasan waktu karena dalam masa
pandemi Covid-19 yang mengakibatkan
penelitian membutuhkan waktu yang lama.
2. RSU dr. H. Koesnadi tidak membuat jurnal
umum, sehingga peneliti mengalami kesulitan
DAFTAR PUSTAKA
Febreani, S. H., & Chalidyanto, D. (2016).
Managing Drugs Supply in Pharmacy
Logistic of Public Hospital Type B in East
Java. Jurnal Administrasi Kesehatan
Indonesia, 4(2), 136–145.
Handayani, R. (2007). Analisis Faktor-Faktor Yang
Mempengaruhi Minat Pemanfaatan Sistem
Informasi dan Penggunaan Sistem Informasi.
Jurnal Akuntansi STIE Atma Bhakti
Surakarta.
Indonesia, I. A. (2018). Pernyataan Standar
Akuntansi Keuangan (PSAK). Jakarta:
Salemba Empat, 14, 1–11.
Indrajit, R. E. (2016). Electronic government:
strategi pembangunan dan pengembangan
sistem pelayanan publik berbasis teknologi
digital. Andi.
Kencana, G. G. (2016). Analisis Perencanaan dan
Pengendalian Persediaan Obat Antibiotik di
RSUD Cicalengka Tahun 2014. Jurnal Arsi,
3(1), 42–52.
Khotimah, K., Sudrajat, D., & Raditya, D. D.
(2013). Analis dan Perancangan Sistem
Informasi Database Rekam Medis Rumah
Sakit Umum Daerah (RSUD) Waled. Jurnal
Online ICT STMIK IKMI, 10, 13–20.
Krismiaji, D. (2015). Sistem Informasi Akuntansi.
Unit Penerbit Dan Percetakan Akademi
Manajemen Perusahaan YKPN: Yogyakarta.
Larasati, Innes, H. S. dan R. (2013). Analisis sistem
informasi manajemen persediaan obat. 1(2),
57–67.
untuk mendapat informasi pencatatan jurnal
persediaan obat.
Saran
1. Sebaiknya untuk peneliti selanjutnya dalam
masa wabah penyakit tidak melakukan
penelitian di rumah sakit dan lebih meimilih
objek lainnya yang lebih tepat dan aman.
2. Bagi peneliti selanjutnya harus melakukan
observasi pendahuluan yang akurat agar
lembaga dapat memberikan data yang diminta
Lulianto, D. S. C., & Sari, A. R. (2014). Analisis
Metode Pencatatan dan Penilaian Persediaan
Sesuai PSAK No.14 pada PT Toeng
Makmur. Jurnal Riset Mahasiswa Akuntansi
Unikama, 4(1), 1–10.
Moleong, L. J. (2016). Metodologi penelitian
kualitatif.
Montazemi, A. R. (1988). Factors affecting
information satisfaction in the context of the
small business environment. MIS Quarterly,
239–256.
Mujilan, A. (2016). Sistem informasi akuntansi:
Teori dan wawasan dalam dunia Elektronis.
Universitas Widya Mandala: Madiun.
Mulyadi. (2016). Sistem Akuntansi. Edisi 11.
Jakarta: Salemba Empat.
Otinur, F., Pangemanan, S. S., & Warongan, J.
(2017). Analisis Sistem Informasi Akuntansi
Dan Sistem Pengendalian Internal Persediaan
Barang Pada Toko Campladean Manado.
Going Concern : Jurnal Riset Akuntansi,
12(01), 169–179.
https://doi.org/10.32400/gc.12.01.17202.2017
Paulus, A. (2016). Fungsi Sistem Informasi
Akuntansi Atas Pengendalian Internal
Pendapatan (Studi Kasus Pada Rumah Sakit
Siloam Manado). Jurnal EMBA: Jurnal Riset
Ekonomi, Manajemen, Bisnis Dan Akuntansi,
4(4).
Prakarsa, G. (2016). ANALISIS PENGARUH
SISTEM INFORMASI MANAJEMEN
TERHADAP EFEKTIVITAS KERJA
PEGAWAI PADA BIDANG SUMBER DAYA
KESEHATAN DINAS KESEHATAN
PROVINSI JAWA BARAT. UNPAS.
R. Indonesia. (2009). Undang - Undang Republik
Indonesia nomor 44 tahun 2009 tentang
Rumah Sakit. Jakarta Republik Indonesia.

Rizki, F., Lie, D., Jubi, & Susanti, E. (2015).

Analisis Sistem Akuntansi Persediaan Obat
Untuk Mencegah Kehabisan Stok Obat Pada
RSUD dr. Djasamen Saragih
Pematangsiantar. Jurnal FINANCIAL, 1(2),
46–52.

Romney, M. B., & Steinbart, P. J. (2016). Sistem

informasi akuntansi.

Rusdah, R. (2011). Analisa dan Rancangan Sistem

Informasi Persediaan Obat pada Puskesmas
Kecamatan Kebon Jeruk. Telematika MKOM,
3(2), 51–59.

Sambiu, I. H., & Amir, Y. (2018). Sistem Informasi

Pesediaan Obat Pada Puskesmas Kalumata
Berbasis Web. Jurnal Ilmiah ILKOMINFO-
Ilmu Komputer & Informatika, 1(1).

Sugiyono, P. D. (2017). Metode Penelitian Bisnis:

Pendekatan Kuantitatif, Kualitatif,
Kombinasi, dan R&D. Penerbit CV.
Alfabeta: Bandung.

Ulfa, M., & Pramudi, U. (2014). ANALISIS

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI
PERSEDIAAN TERHADAP
PENGENDALIAN INTERN PERSEDIAAN
( Studi KasusPada PT. Telekomunikasi
Selular Cabang Bogor ). October.

Warren Carl, S., & Reeve, J. M. (2015). Pengantar

Akuntansi. Pengantar Akuntansi Adaptasi
Indonesia. Penerbit Salemba Empat. Jakarta.