Analisis Sistem Informasi Akuntansi dan Pengendalian Internal atas Siklus

Produksi: Studi Kasus pada PT Kapsulindo Nusantara

Esica Regita

Pembimbing: Siti Nurwahyuningsih Harahap

Departemen Akuntansi Fakultas Ekonomi, Universitas Indonesia, Depok

E-mail: esica.regita@ui.ac.id

Abstrak

Sistem Informasi Akuntansi (SIA) merupakan suatu sistem yang memudahkan aliran informasi untuk
kepentingan akuntansi dan pengambilan keputusan. Untuk memastikan bahwa SIA berjalan dengan baik,
diperlukan pengendalian internal. Penelitian ini bertujuan untuk menganalisis SIA dan pengendalian internal
pada siklus produksi yang diterapkan perusahaan manufaktur dan merekomendasikan perbaikan atas kelemahan
sistem yang terjadi. Metode yang digunakan dalam penelitian ini adalah studi kasus pada sebuah perusahaan
pembuat kapsul. Hasil penelitian menyarankan bahwa perusahaan masih perlu berkomitmen untuk menerapkan
pengendalian internal di siklus produksi secara konsisten. Perusahaan menggunakan Transfer Slip dalam
penerapan SIA di siklus produksi. Laporan Transfer Slip memungkinkan perusahaan untuk mendapatkan
informasi-informasi yang dibutuhkan untuk penentuan harga produk yang tepat, analisis efisiensi dan efektivitas
siklus produksi, evaluasi kinerja dan hasil produksi, dan untuk pengambilan keputusan strategis lainnya.

Kata kunci: Sistem Informasi, Pengendalian Internal, Pengambilan Keputusan, Siklus Produksi, Manufaktur.

Accounting Information Systems and Internal Control Analysis over Production Cycle:
A Case Study at PT Kapsulindo Nusantara

Abstract

Accounting Information Systems (AIS) is a system that facilitates the flow of information for accounting and
decision making purposes. Hence, it is needed to have internal controls to assure that AIS is well proceeded. The
purpose of this research is to analyze the AIS and internal control on production cycle as applied in
manufacturing company and also to recommend corrective actions and improvement due to the lack of its
system. This research is based on case study in a manufacturer of hard gelatin capsules. The researcher suggests
that the firm should commit to implement internal control consistently. The firm uses Transfer Slip to
implement and perform AIS function in its production cycle. Transfer Slip Report may allow the firm to gather
information as needed for pricing decision, analyzing the effectiveness and efficiency of production cycle,
performance and production result evaluation, and others.

Keywords: Accounting Information Systems, Internal Control, Production Cycle, Decision Making,
Manufacture.

Pendahuluan
Semua bentuk entitas membutuhkan informasi untuk membantu pengambilan keputusan yang
efektif. Informasi akuntansi merupakan salah satu informasi utama yang dibutuhkan

Analisis sistem..., Esica Regita, FE UI, 2013

perusahaan/manajemen untuk berbagai proses pengambilan keputusan. Untuk mendapatkan
informasi akuntansi tersebut diperlukan suatu sistem yang dapat mengumpulkan, merekam,
menyimpan, dan memproses data akuntansi dan data lainnya untuk menghasilkan informasi
yang dibutuhkan para pembuat keputusan. Sistem tersebut adalah Sistem Informasi
Akuntansi (SIA) di mana prosesnya dapat dilakukan secara manual maupun menggunakan
teknologi informasi (TI).

Sistem informasi siklus produksi, salah satu bentuk dari sistem informasi akuntansi, dapat
memberikan informasi yang berkualitas tinggi bagi manajemen perusahaan untuk membantu
pengambilan keputusan. Salah satu informasi yang dihasilkan sistem tersebut adalah
informasi biaya, seperti biaya operasional, biaya untuk menghitung harga pokok produksi,
dan biaya-biaya lainnya yang dikeluarkan suatu perusahaan terkait usahanya. Manfaat dari
sistem informasi akuntansi dapat dievaluasi dari dampak yang ditimbulkannya terhadap
perbaikan proses pengambilan keputusan, kualitas informasi, evaluasi kinerja, pengendalian
internal, dan kelancaran transaksi perusahaan (Sajady, Dastgir dan Hashemnejad, 2008).

Kesalahan dalam penyajian informasi atau terjadi penyimpangan dalam informasi, baik yang
disengaja maupun tidak disengaja, akan mengakibatkan informasi menjadi tidak dapat
diandalkan bagi para pembuat keputusan. Pengendalian internal merupakan salah satu alat
untuk membentuk dan sekaligus mengarahkan, mengendalikan, dan melindungi sistem
informasi.

Penelitian ini mengangkat masalah terkait penerapan sistem informasi akuntansi berbasis
komputer dan pengendalian internal atas siklus produksi di suatu perusahaan manufaktur.
Perumusan masalah dalam penelitian ini juga untuk mengetahui apakah sistem informasi
akuntansi yang ada pada perusahaan sudah memadai dalam meningkatkan kinerja bagian
produksi dan membantu manajemen dalam pengambilan keputusan.

Tinjauan Teoritis
Sistem Informasi Akuntansi
Sistem adalah suatu kelompok terpadu yang saling berinteraksi yang menjalankan fungsi
bersama-sama untuk mencapai tujuannya (Wilkinson, Cerullo, Raval, & Wong-On-Wing,
2000). Informasi adalah pengolahan data berharga yang memberikan dasar untuk membuat
keputusan, mengambil tindakan, dan memenuhi kewajiban hukum (Soudani, 2012). Sistem
informasi adalah suatu cara terorganisir untuk pengumpulan, pengolahan, pengelolaan, dan

Analisis sistem..., Esica Regita, FE UI, 2013

pelaporan informasi sehingga suatu organisasi dapat mencapai tujuan dan sasarannya
(Romney dan Steinbart, 2012). Jadi, sistem informasi akuntansi adalah sistem yang
memproses data menjadi informasi, keuangan maupun non keuangan, yang berguna bagi
entitas terutama dalam proses pengambilan keputusan.

Untuk mengetahui proses pengumpulan, pemilihan, pengolahan, dan penyimpanan informasi,

dibutuhkan suatu dokumentasi. Dokumentasi dalam sistem informasi akuntansi sangat
diperlukan untuk mengetahui bagaimana cara kerja (siapa, apa, mengapa, kapan, dan dimana)
sebuah sistem mulai dari masukan (input), proses, penyimpanan, keluaran (output), dan
pengendalian. Dokumentasi sistem informasi akuntansi dapat dilakukan dengan
menggunakan Data Flow Diagram (DFD) dan Flowcharts. DFD adalah sebuah penjelasan
secara grafis mengenai sumber, arus, proses, penyimpanan, dan tujuan data dalam suatu
entitas. Sedangkan flowchart adalah teknik analisis yang digunakan untuk menggambarkan
beberapa aspek dalam suatu sistem informasi dengan cara yang jelas, ringkas, dan logis.

Pengendalian Internal
Pengendalian internal adalah suatu prosedur atau sistem yang dirancang untuk mendorong
efisiensi, memastikan pelaksanaan kebijakan, menjaga aset, dan menghindari terjadinya
kecurangan (fraud) dan kesalahan (error). Sistem informasi akuntansi yang disusun dengan
baik akan memberikan pengendalian internal yang baik pula (Romney dan Steinbart, 2003).
Pengendalian tersebut bertujuan untuk memastikan bahwa: 1) seluruh perolehan persediaan
dan aset tetap telah diotorisasi dengan tepat; 2) persediaan setengah jadi (work-in-process)
dan aset tetap tersimpan dengan aman; 3) hanya transaksi siklus produksi yang sah dan telah
diotorisasi yang dicatat; 4) seluruh transaksi dalam siklus produksi dicatat dengan akurat; 5)
pencatatan secara akurat terus terpelihara dan terlindung dari kemungkinan adanya
kehilangan; dan 6) aktivitas di siklus produksi berjalan secara efisien dan efektif.

Metode Penelitian
Metode yang digunakan dalam penelitian ini adalah metode kualitatif, yaitu analisis
deskriptif. Analisis tersebut digunakan untuk memberikan deskripsi secara rinci mengenai
efektivitas suatu sistem pada siklus produksi dengan cara menemukan fakta-fakta dan
membandingkannya dengan teori serta peraturan dan kebijakan yang berlaku. Tujuan
penggunaan metode kualitatif dalam penelitian ini adalah untuk mendapatkan pemahaman

Analisis sistem..., Esica Regita, FE UI, 2013

yang menyeluruh mengenai sistem informasi akuntansi serta implementasi pengendalian
internal yang diterapkan dalam siklus produksi perusahaan.

Objek penelitian dalam skripsi ini adalah perusahaan manufaktur, yaitu PT Kapsulindo
Nusantara yang memproduksi kapsul gelatin kosong (Empty Hard Gelatin Capsules). Dalam
melakukan analisis sistem informasi akuntansi dan pengendalian internal atas siklus produksi
PT Kapsulindo Nusantara, penulis melakukan beberapa tahap penelitian yang terbagi dalam:
1) analisis siklus produksi pada fungsi perencanaan produksi, operasi produksi, dan akuntansi
biaya dan 2) analisis terhadap aktivitas pengendalian internal.

Hasil Penelitian
Kegiatan produksi di PT Kapsulindo Nusantara terdiri dari kegiatan pra-produksi dan
kegiatan produksi. Pra-produksi adalah kegiatan yang dilakukan sebelum proses pembuatan
kapsul dilaksanakan. Sedangkan produksi adalah kegiatan utama perusahaan, yaitu
memproduksi kapsul sesuai dengan pesanan pelanggan. Kegiatan produksi di PT Kapsulindo
Nusantara dilakukan di 5 (lima) departemen, yaitu Departemen Melting, Departemen
Produksi (Forming), Departemen Sortir, Departemen Printing, dan Departemen Packing.

Secara umum, sistem informasi akuntansi PT Kapsulindo Nusantara dilakukan secara manual
maupun berbasis komputer. Semua departemen di perusahaan mencatat transaksi secara
manual dan setelah itu dilakukan posting ke komputer. Hal tersebut dilakukan agar
pencatatan lebih akurat dan sebagai salah satu bentuk back-up data. Selain itu, perusahaan
sedang dalam tahap implementasi sistem baru yang terintegrasi ke seluruh bagian sehingga
data manual masih diperlukan. Berbeda dengan departemen lainnya, sistem informasi
akuntansi pada siklus produksi perusahaan sudah lebih dahulu berbasis komputer dan
terintegrasi antar departemen produksi.

Hal tersebut memudahkan penyampaian informasi dan data yang cepat antar departemen di
produksi. Namun, beberapa proses manual tetap dilakukan sebagai back-up data. Selain itu,
jika terdapat kejanggalan data, maka akan lebih mudah ditelusuri apakah kesalahan terjadi
pada pencatatan manual atau pencatatan pada sistem. Alur informasi pada siklus produksi PT
Kapsulindo Nusantara dengan disajikan dalam diagram konteks pada Gambar 1.

Analisis sistem..., Esica Regita, FE UI, 2013

 Diagram Konteks Siklus Produksi
PT Kapsulindo Nusantara

Akuntansi
Biaya

Jadwal Transfer slip Gudang

Marketing Transfer slip
produksi Distribusi
Data permintaan Tanda terima
pembuatan kapsul Barang jadi
Gudang Bahan
Permohonan Permintaan bahan baku Baku
Purchasing Siklus Produksi
pembelian barang dan bahan penolong
PT Kapsulindo
Nusantara Tanda terima bahan baku
Permohonan dan bahan penolong
Ekspor/Impor
pembelian barang
Tanda terima produk
Permintaan tenaga kerja Gudang Reject
cacat/cutting
Laporan
produksi Tanda terima Gudang
Bagian barang jadi Finished
Personalia Transfer slip
Manajemen Goods

Gambar 1 Diagram Konteks Siklus Produksi PT Kapsulindo Nusantara

Perencanaan Produksi
Fungsi perencanaan produksi dilaksanakan oleh bagian Production Planning and Inventory
Control (PPIC). Rangkaian proses dalam perencanaan produksi terdiri dari proses: 1)
membuat jadwal produksi, 2) mengeluarkan bahan baku dan bahan penolong, 3) mengajukan
permintaan pembelian bahan baku dan bahan penolong, dan 4) menerima bahan baku dan
bahan penolong dari pemasok. Untuk memastikan bahwa sistem informasi berjalan dengan
baik dan mecegah terjadinya ancaman, perusahaan telah membuat pengendalian internal
untuk setiap proses perencanaan produksi.

Ancaman utama dalam proses perencanaan produksi di PT Kapsulindo Nusantara adalah

terjadinya kelebihan atau kekurangan produksi. Untuk menghindari hal tersebut, pihak PPIC
PT Kapsulindo Nusantara membuat jadwal produksi berdasarkan dokumen permintaan
pembuatan produk yang masuk dari Marketing. Perusahaan juga menetapkan batas maksimal
toleransi kelebihan kapsul (capsule allowance) untuk mencegah terjadinya kekurangan

Analisis sistem..., Esica Regita, FE UI, 2013

produksi. Jika terjadi kelebihan produksi, perusahaan akan menawarkan penjualan atas
kelebihan tersebut kepada pemesan atau menyimpan produk tersebut sebagai persediaan di
Gudang Finished Good untuk dijual sewaktu-waktu. Setiap jadwal produksi yang telah
disusun oleh PPIC harus diketahui dan disetujui oleh Manager Produksi, QC, dan Marketing.
Manager Produksi dan Direktur Produksi secara langsung juga melakukan pengawasan
terhadap setiap proses produksi.

Perusahaan memiliki data persediaan produk jadi yang terintegrasi antara Gudang Finished
Good, Gudang Distribusi, dan Marketing yang dapat membantu mencegah terjadinya
kekurangan maupun kelebihan produksi. Ketika pesanan masuk ke Marketing, pihak
Marketing akan melihat database persediaan produk jadi dengan menginput kode warna
kapsul yang dipesan ke dalam sistem. Pihak Marketing akan dapat segera mengetahui berapa
stok persediaan yang dimiliki gudang atas warna kapsul yang dipesan. Jika stok mencukupi,
Marketing akan langsung membuat Delivery Request (DR) melalui sistem informasi yang
akan masuk ke Gudang Distribusi. Jika stok kurang atau tidak tersedia, maka Marketing akan
membuat Capsule Request (CR) yang akan diserahkan ke PPIC.

Ancaman lain dalam aktivitas perencanaan produksi adalah keterlambatan produksi. Untuk
mencegah hal tersebut, PPIC menyusun jadwal produksi berdasarkan tanggal pengiriman
pesanan pelanggan. PPIC juga merinci kapan produksi kapsul pesanan setiap pelanggan harus
dilakukan. PPIC akan mengawasi proses produksi kapsul setiap hari. Setiap terjadi
keterlambatan produksi, PPIC, Manager Produksi, dan Manager Maintenance akan
melakukan evaluasi dan mencari tahu penyebab keterlambatan tersebut.

Ancaman lainnya dalam perencanaan produksi terkait pengendalian persediaan adalah

terjadinya pengeluaran bahan baku yang tidak sah. Pengendalian yang dilakukan perusahaan
untuk mencegah hal tersebut adalah setiap permintaan bahan baku harus tertulis dan disahkan
oleh PPIC. Perusahaan juga memiliki petugas gudang yang hanya akan mengeluarkan barang
jika ada dokumen permintaan yang diotorisasi. Adanya larangan untuk mengakses gudang
selain petugas gudang juga salah satu tindakan pengendalian yang dilakukan perusahaan.

Operasi Produksi
Operasi produksi terdiri dari 7 (tujuh) rangkaian proses, yaitu pembuatan larutan gelatin
(melting), pembentukan kapsul (forming), penyeleksian kapsul (sorting), pencetakan kapsul
(printing), pengemasan (packing), pengecekan kualitas mutu, dan mengumpulkan laporan

Analisis sistem..., Esica Regita, FE UI, 2013

produksi. Di setiap akhir jam kerja, masing-masing unit produksi akan membuat laporan
Transfer Slip. Laporan tersebut akan masuk ke dalam sistem informasi dan memperbarui data
produksi.

Ancaman utama dalam operasi produksi adalah pencurian persediaan, baik persediaan bahan
baku (raw materials), barang setengah jadi (work-in-process), maupun barang jadi (finished
goods). Untuk mencegah terjadinya hal tersebut, perusahaan telah menetapkan beberapa
pengendalian terkait perlindungan aset. Pertama, akses ke gudang dibatasi—baik itu Gudang
Bahan Baku, Gudang Finished Good, maupun Gudang Distribusi. Setiap gudang diawasi oleh
petugas gudang masing-masing dimana setiap pengambilan atau penyerahan barang harus
melalui petugas tersebut. Kedua, setiap terjadi serah terima barang harus didokumentasikan.
Baik pihak yang menerima bahan baku dan yang mengeluarkan bahan baku harus
menandatangani formulir permintaan barang tersebut sebagai tanda bahwa bahan baku telah
diserahkan dan diterima dengan kualitas dan kuantitas yang sesuai. Ketiga, selama proses
produksi, perpindahan persediaan dari satu unit produksi ke unit produksi lainnya disertai
dengan kartu proses, Transfer Slip, dan data penyerahan persediaan yang harus
ditandatangani oleh kedua belah pihak (yang memberi dan menerima perpindahan
persediaan). Peranan Transfer Slip dalam proses produksi sangatlah penting. Semua data
terkait produksi dapat dianalisis dengan menggunakan Transfer Slip.

Perusahaan telah menggunakan online terminals untuk merekam jejak perpindahan

persediaan sehingga dapat memberikan informasi persediaan yang akurat. Data tersebut
bersumber dari Transfer Slip. Perusahaan juga menetapkan pengendalian terhadap akses data.
Hanya operator dari masing-masing unit produksi yang dapat memasukkan data persediaan
ataupun data Transfer Slip ke dalam sistem informasi. Disetiap akhir bulan, dilakukan
perhitungan persediaan yang dimiliki. Dengan demikian, jika terjadi perbedaan antara
perhitungan fisik dengan catatan, maka akan segera dapat ditindaklanjuti.

Selain pencurian aset, kesalahan dalam membuat formula warna dan penggunaan mesin
produksi juga merupakan ancaman bagi operasi produksi. Pengendalian yang dilakukan
perusahaan untuk mencegah terjadinya kesalahan dalam membuat formula warna adalah
Operator Dye akan mendokumentasikan kode serta formula warna untuk setiap pelanggan ke
dalam Buku Pencarian Formula Warna. Buku tersebut akan digunakan sebagai referensi
dalam membuat formula warna untuk produksi di masa datang. Bagian Dye juga akan
membuat percobaan formula warna sebelum pewarnaan larutan gelatin dilakukan. Untuk

Analisis sistem..., Esica Regita, FE UI, 2013

mencegah kesalahan penggunaan mesin produksi, masing-masing larutan gelatin mempunyai
kode mesin dan disertai dengan kartu identitas. Quality Control (QC) juga selalu melakukan
pengecekan mutu larutan di setiap batch produksi.

Ancaman lainnya adalah akses atau input data persediaan dan produksi oleh pihak yang tidak
sah. Untuk mengatasi hal tersebut, akses data tersebut dibatasi hanya untuk pihak yang
berwenang dengan menerapkan penggunaan kata kunci dan kode-kode yang hanya diketahui
oleh operator terkait.

Kinerja produksi yang buruk juga merupakan ancaman bagi operasi produksi. Salah satu cara
untuk mencegah hal tersebut adalah dengan memberikan pelatihan bagi pekerja dan
melakukan perawatan dan pengecekan mesin produksi secara berkala. Dengan sistem
informasi yang ada saat ini, yaitu melalui data Transfer Slip, Manager Produksi dapat
mengetahui sebab kinerja produksi yang buruk, apakah karena faktor manusia atau faktor
mesin. Sistem Transfer Slip dapat membantu Manager Produksi untuk mengetahui dan
menganalisis kinerja masing-masing personilnya (supervisor dan operator) di setiap unit
produksi maupun kinerja mesin produksi. Dari data tersebut, pihak manajemen akan
mengetahui sebab kinerja produksi yang buruk sehingga dapat dilakukan tindakan yang tepat
apakah memberikan pelatihan kepada pekerja atau perbaikan/penggantian mesin produksi.
Untuk mencegah kualtias produk yang buruk, QC melakukan pengecekan mutu secara rutin
untuk setiap batch produksi. Setiap ruangan produksi juga memiliki alat pengatur udara untuk
menjaga produk dari kerusakan.

Ancaman lainnya dalam operasi produksi adalah hilangnya persediaan atau aset tetap karena
kebakaran atau bencana alam dan hilangnya data dalam sistem informasi. Untuk
meminimalisasi dampak dari ancaman tersebut, perusahaan telah memiliki alarm kebakaran
dan alat pemadam kebakaran di setiap ruang strategis. Perusahaan juga telah mengikuti
program asuransi dan memilih lokasi pabrik di kawasan yang tidak rentan terjadi bencana
alam.

Ancaman terhadap hilangnya data dalam sistem dapat menyebabkan perusahaan tidak
mempunyai informasi atas kegiatan produksi. Pengendalian yang dilakukan perusahaan untuk
mencegah hal tersebut adalah dengan melakukan dokumentasi secara manual sebagai arsip
cadangan, melakukan back up data dalam sistem secara rutin oleh bagian EDP (Enterprise
Development Program), dan penggunaan antivirus dalam setiap perangkat komputer
perusahaan.

Analisis sistem..., Esica Regita, FE UI, 2013

Akuntansi Biaya
Rangkaian aktivitas di dalam proses akuntansi biaya terdiri dari: 1) proses memasukkan data
dan mengakumulasikan biaya pemakaian bahan baku; 2) memasukkan data dan
mengakumulasikan biaya pabrikasi lainnya (MOH); dan 3) menghitung dan membuat laporan
analisis varian, harga pokok produksi dan harga pokok penjualan. Biaya produksi di PT
Kapsulindo Nusantara hanya terdiri dari biaya bahan baku langsung (DM) dan biaya
pabrikasi lainnya (MOH). Biaya tenaga kerja langsung (DL) dimasukkan ke dalam biaya
pabrikasi. Perusahaan menggunakan metode biaya proses (process costing) untuk
menghitung biaya produksinya. Setiap hari, bagian Akuntansi Biaya akan menerima laporan
Transfer Slip dari bagian produksi.

Ancaman utama yang mungkin terjadi pada proses akuntansi biaya adalah data biaya yang
tidak akurat. Untuk mengatasi hal tersebut, PT Kapsulindo Nusantara telah menggunakan
online terminals untuk melacak pergerakan dan melihat kuantitas persediaan. Tidak semua
orang dapat mengakses data entri persediaan tersebut. Laporan produksi dilaporkan setiap
hari ke bagian Akuntansi Biaya untuk menghindari data produksi yang tidak akurat.
Akuntansi biaya juga akan memeriksa validitas penggunaan sumber daya atau bahan dengan
cara membandingkan material terpakai dengan standar pemakaian yang seharusnya. Di setiap
akhir bulan, untuk memastikan bahwa data yang dimasukkan akurat, dilakukan perhitungan
fisik persediaan. Dengan demikian, adanya data produksi yang tepat dan akurat diharapkan
dapat menghasilkan data biaya yang tepat dan akurat pula.

Ancaman kedua adalah alokasi biaya pabrikasi lainnya (MOH) yang tidak wajar. Akuntansi
biaya di PT Kapsulindo Nusantara mengalokasikan biaya MOH untuk setiap unit produksi
dan telah menetapkan objek-objek apa saja yang boleh dibebankan sebagai biaya MOH.

Diskusi
Desain pengendalian internal pada PT Kapsulindo Nusantara sudah memadai untuk
membantu perusahaan menjalankan fungsinya dan mencapai tujuan perusahaan. Namun,
masih terdapat kekurangan karena beberapa pengendalian internal tidak dilakukan secara
konsisten.

Analisis sistem..., Esica Regita, FE UI, 2013

Perencanaan Produksi
Penulis menemukan beberapa aktivitas pengendalian yang tidak dijalankan dengan konsisten
pada proses perencanaan produksi PT Kapsulindo Nusantara. Pertama, fungsi pengawas
Gudang Bahan Baku dengan pihak yang mengotorisasi pengeluaran bahan baku dilakukan
oleh orang yang sama, yaitu orang PPIC. Hal tersebut dapat menyebabkan terjadinya
pencurian persediaan bahan baku. Pun fungsi permohonan pembelian (purchase requisition)
bahan baku dengan penerima dan pencatat bahan baku dari pemasok terkadang dilakukan
oleh orang yang sama. Hal tersebut juga dapat memberikan peluang untuk penyelundupan
persediaan bahan baku.

Kedua, bahan baku kemas disimpan di ruang pengemasan (Departemen Packing), bukan di
Gudang Bahan Baku. Petugas bagian pengemasan dapat langsung mengambil bahan kemas
sendiri, namun tetap harus mengajukan permintaan bahan baku dan membuat laporan
pengambilan bahan baku. Hal tersebut juga dapat menimbulkan penyelendupan bahan baku
dimana tidak ada fungsi pengawasan langsung terhadap pengambilan bahan baku tersebut.

Operasi Produksi
Penulis menemukan beberapa aktivitas pengendalian yang tidak dijalankan dengan konsisten
pada proses operasi produksi PT Kapsulindo Nusantara. Pertama, ketika terjadi serah terima
barang antar unit produksi, pihak yang menerima sering kali tidak mengecek dan menghitung
kembali barang yang diberikan dan tidak menandatangani dokumen serah terima. Dalam
kondisi seperti itu, menurut perusahaan, jika terjadi ketidaksesuaian data barang, maka yang
bertanggung jawab adalah pihak yang menerima karena pihak tersebut seharusnya melakukan
pengecekan terlebih dahulu sebelum menerima barang yang diberikan.

Kedua, database formula warna kapsul masih dilakukan secara manual, yaitu dengan
menuliskan setiap formula yang dibuat dan pelanggan yang memesan ke Buku Formula
Warna. Padahal, perusahaan sudah menggunakan teknologi informasi (TI) untuk mendukung
proses produksinya. Pencatatan secara manual tersebut tentu tidaklah salah, namun kurang
efisien dan efektif. Selain akan menghabiskan waktu yang cukup lama untuk mencari suatu
formula warna, penggunaan buku juga akan memerlukan tempat penyimpanan khusus.

Ketiga, terkait dengan permintaan bahan baku. Pihak yang mengajukan permintaan bahan
baku dan pembuat laporan penerimaan bahan baku dilakukan oleh orang yang sama. Hal
tersebut dapat menyebabkan terjadinya penyalahgunaan bahan baku.

Analisis sistem..., Esica Regita, FE UI, 2013

Akuntansi Biaya
Penulis menemukan adanya suatu transaksi yang tidak efisien dalam proses akuntansi biaya
sehingga transaksi tersebut seharusnya dapat ditiadakan. Bagian Akuntansi Biaya akan
menerima laporan produksi dari setiap departemen produksi dan juga dari Administrasi
Pabrik. Walaupun dokumen yang dihasilkan tidak sama, namun secara tujuan adalah sama,
yaitu melaporkan penggunaan/pengambilan bahan baku dan hasil produksi. Dokumen yang
diberikan oleh Administrasi Pabrik berupa rangkuman hasil penarikan data produksi.
Sedangkan dokumen yang diberikan tiap departemen produksi adalah data produksi masing-
masing departemen produksi.

Kedua adalah terkait penarikan data produksi yang dilakukan oleh Administrasi Pabrik.
Bagian Administrasi Pabrik akan menarik data produksi dari sistem informasi, mencetaknya,
meminta verifikasi, dan kemudian memberikannya ke bagian Akuntansi Biaya. Kemudian
bagian Akuntansi Biaya akan menginput kembali data produksi tersebut ke program Excel
yang digunakan untuk perhitungan dan penyusunan laporan biaya produksi. Menurut penulis,
hal tersebut sangat tidak efisien dan menyulitkan bagian Akuntansi Biaya.

Ketiga terkait dengan komponen biaya produksi. Biaya produksi di PT Kapsulindo Nusantara
terdiri dari biaya bahan baku langsung dan biaya MOH. Komponen biaya tenaga kerja
langsung dimasukkan sebagai biaya MOH.

Aktivitas pengendalian perusahaan menurut COSO Internal Control Framework secara

garis besar
Peninjauan Kembali oleh Manajemen Puncak—Pihak manajemen tingkat atas PT Kapsulindo
Nusantara selalu melakukan peninjauan kembali (review) terhadap kinerja aktual dan
membandingkannya dengan anggaran, perkiraan (forecast), kinerja sebelumnya, dan
kompetitor.

Aktivitas Manajemen—Manajemen perusahaan menjalankan fungsinya untuk melakukan

pemeriksaan terhadap laporan kinerja atau laporan produksi.

Proses Informasi—Perusahaan telah melakukan beberapa fungsi pengendalian untuk

memeriksa keakuratan, kelengkapan, dan keabsahan setiap transaksi yang terjadi. Proses
informasi tersebut tertuang dalam dokumen SOP, Prosedur Proses (PP), Prosedur Tetap
(Protap), dan standar form untuk setiap transaksi.

Analisis sistem..., Esica Regita, FE UI, 2013

Pengendalian Aset—Perusahaan telah melakukan aktivitas pengendalian untuk perlindungan
aset perusahaan, yaitu dengan penjagaan satpam dan pembatasan untuk mengakses aset.
Secara periodik, perusahaan juga melakukan perhitungan aset dan membandingkannya
dengan hasil pencatatan. Namun, penulis menemukan adanya Gudang Bahan Baku yang
penjagaannya kurang memadai karena dapat diakses secara bebas dan tidak terdapat petugas
gudang.

Pemisahan Tugas dan Tanggung Jawab— Peraturan dan kebijakan yang dibuat perusahaan
telah mengatur adanya pemisahan tugas dan tanggung jawab. Namun, penulis menemukan
adanya penggabungan tugas dalam fungsi pegawasan gudang dan pihak yang mengotorisasi
transaksi gudang.

Tabel 1 menunjukkan prosedur pengendalian menurut COSO Internal Control Framework

yang juga diterapkan di PT Kapsulindo Nusantara. Berdasarkan ringkasan Tabel 1, secara
umum PT Kapsulindo Nusantara telah melaksanakan prosedur pengendalian internal sesuai
dengan COSO Internal Control Framework.

Tabel 1 Prosedur Pengendalian menurut COSO Framework

Prosedur Pengendalian Internal menurut COSO Framework

Otorisasi yang tepat terhadap setiap transaksi dan aktivitas oleh

pihak yang berwenang
Pemisahan tugas antar fungsi yang saling berkaitan 
Perubahan pengendalian manajemen 
Mendesain dan menggunakan dokumen-dokumen atau record

yang benomor cetak
Penjagaan dan pengamanan terhadap aset, records, dan data

entitas
Pemeriksaan dan pengecekan secara independen terhadap kinerja 

PT Kapsulindo Nusantara telah menjalankan prosedur otorisasi yang tepat terhadap setiap
transaksi dan aktivitas oleh pihak yang berwenang. Adanya prosedur otorisasi tersebut dapat

Analisis sistem..., Esica Regita, FE UI, 2013

dilihat pada struktur organisasi perusahaan yang berjenjang, deskripsi kerja masing-masing
pihak yang tertuang dalam dokumen Job Description, dan dokumen Prosedur Tetap.

Prosedur pengendalian pemisahan tugas antar fungsi yang saling berkaitan belum sepenuhnya
dijalankan oleh PT Kapsulindo Nusantara. Pertama, terdapat penggabungan tugas antar
fungsi yang mengotorisasi pengeluaran barang dari Gudang Bahan Baku dengan penjaga
Gudang Bahan Baku. Kedua, fungsi yang mengajukan pembelian barang juga menjalankan
fungsi penerimaan barang dari pemasok dan fungsi pencatatan atas barang yang diterimanya.
Dengan demikian, prosedur pengendalian pemisahan tugas antar fungsi yang saling berkaitan
pada PT Kapsulindo Nusantara masih lemah.

Prosedur pengendalian perubahan pengendalian manajemen juga telah dilaksanakan dengan

baik oleh PT Kapsulindo Nusantara. Setiap ada perubahan mengenai struktur dan lingkup
kerja manajemen akan dikomunikasikan secara lisan maupun tulisan. Secara lisan dilakukan
dengan cara sosialisasi langsung ke semua karyawan oleh atasan mereka masing-masing.
Sedangkan, secara tulisan dilakukan dengan memperbarui dokumen-dokumen terkait, seperti
dokumen Job Description dan Prosedur Tetap.

Prosedur pengendalian dalam mendesain dokumen-dokumen telah dilakukan dengan baik.

Setiap transaksi menggunakan formulir/dokumen yang desain dan formatnya telah dibuat dan
ditetapkan perusahaan. Dokumen-dokumen transaksi tersebut didokumentasikan dalam suatu
folder di setiap departemen dan juga disimpan dalam perangkat komputer server. Namun, PT
Kapsulindo Nusantara belum menggunakan dokumen bernomor urut cetak (prenumbered
document).

Prosedur pengendalian penjagaan dan pengamanan terhadap aset, catatan, dan data entitas
dilakukan dengan cara memperkejakan satpam untuk pengamanan pabrik secara keseluruhan.
Akses gudang dan akses data juga dibatasi hanya untuk orang-orang tertentu. Setiap gudang
dijaga oleh petugas gudang dan dikunci jika tidak ada kegiatan serta dibatasi jam
operasionalnya. Orang lain selain petugas gudang yang ingin mengakses gudang harus
mendapat izin Manager PPIC dan menyertakan berita acara. Akses data melibatkan
penggunaan username, kata sandi, dan kode-kode produksi yang hanya diketahui oleh orang
yang berwenang.

Prosedur pengendalian pemeriksaan dan pengecekan secara independen terhadap kinerja

dilakukan oleh masing-masing manajer terkait. Dalam proses produksi, Manager Produksi

Analisis sistem..., Esica Regita, FE UI, 2013

melakukan penilaian kinerja dengan menganalisis laporan Transfer Slip. Sistem Transfer Slip
yang digunakan PT Kapsulindo Nusantara memungkinkan perusahaan untuk mengetahui
kinerja produksi dan juga kinerja pengawas serta operator produksi.

Kesimpulan
PT Kapsulindo Nusantara telah menggunakan sistem informasi akuntansi berbasis komputer
untuk mendukung proses produksinya. Sistem tersebut telah terintegrasi ke semua
departemen di produksi dan beberapa departemen pendukung proses produksi, seperti
Gudang Finished Good, Gudang Distribusi, dan Marketing. Sistem informasi tersebut belum
terintegrasi ke bagian Akuntansi Biaya sehingga perhitungan biaya produksi masih dilakukan
secara manual dengan bantuan program Microsoft Excel. Namun saat ini, perusahaan sedang
dalam tahap pengintegrasian sistem informasi ke seluruh bagian, terutama bagian produksi
dengan akuntansi biaya.

Sistem informasi siklus produksi PT Kapsulindo Nusantara menggunakan Transfer Slip

sebagai dokumen utama. Transfer Slip tersebut dapat merekam pergerakan dan riwayat
persediaan, mulai dari persediaan bahan baku sampai menjadi produk akhir. Selain itu,
dokumen Transfer Slip yang diinput ke dalam sistem juga memudahkan Direktur dan
Manager Produksi, PPIC, Marketing, Utility, dan Akuntansi Biaya untuk melakukan analisis.
Laporan Transfer Slip memungkinkan perusahaan untuk mendapatkan informasi-informasi
yang dibutuhkan untuk penentuan harga produk yang tepat, analisis efisiensi dan efektivitas
proses produksi, evaluasi kinerja dan hasil produksi, dan untuk pengambilan keputusan
strategis lainnya.

Secara keseluruhan, sistem informasi akuntansi yang dimiliki PT Kapsulindo Nusantara

sudah memadai dalam meningkatkan kinerja bagian produksi dan membantu manajemen
dalam pengambilan keputusan. Pengendalian internal yang dimiliki perusahaan sangat baik.
Namun, pada praktiknya masih terdapat beberapa kekurangan karena tidak dilaksanakannya
beberapa aktivitas pengendalian internal secara konsisten.

Saran
Berdasarkan hasil analisis mengenai kelemahan sistem informasi akuntansi, berikut adalah
saran yang dapat penulis berikan untuk perbaikan sistem informasi dan pengendalian internal
atas siklus produksi di PT Kapsulindo Nusantara. Pertama, perusahaan sebaiknya mengkaji

Analisis sistem..., Esica Regita, FE UI, 2013

ulang mengenai penamaan departemen, jabatan, dokumen, dan hal-hal terkait lainnya. Hal
tersebut perlu dilakukan agar bahasa yang digunakan konsisten, dokumentasi yang lebih rapi,
dan tidak membingungkan pihak lain yang membacanya. Penulis menemukan bahwa
perusahaan menggunakan bahasa yang campur antara Bahasa Indonesia dengan Bahasa
Inggris. Untuk itu, penulis menyarankan agar perusahaan konsisten dalam penggunaan
bahasa—apakah ingin menggunakan Bahasa Inggris atau Bahasa Indonesia— terkait
pemberian nama unit departemen, jabatan, dokumen, dan hal-hal lainnya. Misalnya,
“manager produksi” yang benar adalah “Manajer Produksi” (dalam Bahasa Indonesia),
sementara “Manager Marketing” yang lebih tepat adalah “Marketing Manager” (dalam
Bahasa Inggris).

Kedua, perusahaan perlu membentuk tim independen yang sewaktu-waktu melakukan

pemeriksaan atau perhitungan fisik persediaan. Anggota tim dapat dipilih dari departemen
yang tidak terlibat dalam proses produksi. Hal tersebut dilakukan sebagai salah satu bentuk
pengendalian internal terhadap perlindungan aset.

Ketiga, perlu adanya komunikasi dua arah terkait serah terima barang—baik barang dalam
proses maupun barang jadi. Pihak penerima harus memeriksa kembali kesesuaian atas barang
yang diterima, memverifikasi, dan menandatangani dokumen transfer. Hal tersebut dilakukan
agar tidak terjadi kehilangan persediaan.

Keempat, perlu adanya pemisahan tugas dan tanggung jawab antara pihak yang
mengotorisasi pengeluaran barang dengan pihak yang bertanggung jawab atas gudang.
Pemisahan tugas antara pihak yang membuat permintaan pembelian dengan pihak yang
menerima persediaan dari pemasok juga diperlukan.

Kelima, perusahaan sebaiknya menggunakan sistem informasi produksi yang terintegrasi

dengan bagian akuntansi, khususnya akuntansi biaya. Sistem yang terintegrasi akan
memudahkan akuntansi biaya untuk dapat langsung menarik atau mengambil data produksi
tanpa harus menunggu dari bagian Administrasi Pabrik. Bagian Akuntansi Biaya juga tidak
perlu lagi memasukkan ulang data produksi tersebut untuk keperluan akuntansi biaya.
Kesalahan dalam memasukkan kembali data produksi yang mungkin terjadi akibat human
error dapat diminimalisir sehingga data menjadi lebih akurat. Data produksi yang real time
dan terintegrasi dengan sistem akuntansi biaya akan memudahkan penyusunan laporan
produksi yang tepat waktu dan akurat.

Analisis sistem..., Esica Regita, FE UI, 2013

Referensi
Ahmad, Z. H. (2000). Peran sistem informasi akuntansi dalam pengendalian internal atas
persediaan studi kasus pada PT Martina Berto. Depok.

Arens, A. A., Elder, R. J., & Beasley, M. S. (2012). Auditing and Assurance Services: An
integrated approach (14th ed.). London: Prentice Education Limited.

Exposure draft: Internal control integrated framework. (2011). Committee of Sponsoring

Organizations of the Treadway Commission.

Horngren, C. T., Datar, S. M., Foster, G., Rajan, M., & Ittiner, C. (2009). Cost accounting: A
managerial emphasis (13th ed.). New Jersey: Pearson Education, Inc.

Internal control integrated framework. (1992). Committee of Sponsoring Organizations of

Treadway Commission.

Pedoman teknis penulisan tugas akhir mahasiswa universitas indonesia. (2008). Depok:
Universitas Indonesia.

Romney, M. B., & Steinbart, P. J. (2012). Accounting information systems. London: Prentice
Hall.

Sajady, H., Dastgir, M., & Hashemnejad. (2008). Evaluation of the effectiveness of
accounting information systems. International Journal of Information Science &
Technology, 6(2) .

Setianto, H. (2007). Analisis pengendalian internal sistem informasi akuntansi siklus konversi
produk pada PT LG Philips Display Indonesia. Depok.

Soudani, S. N. (2012). The usefulness of an accounting information system for effective

organizational performance. International Journal of Economics and Finance, 4(5) ,
136-145.

Wilkinson, J. W., Cerullo, M. J., Raval, V., & Wong-On-Wing, B. (2000). Accounting
information systems: Essential concepts and applications. 4th Edition. John Wiley and
Sons, Inc.

Analisis sistem..., Esica Regita, FE UI, 2013