1

BAB I
PEMAHAMAN BISNIS PARIWISATA

A. Pengertian Hotel
Hotel adalah seluruh atau sebagian bangunan yang digunakan untuk pelayanan kamar,
makanan dan minuman serta rekreasi yang dikelola dengan tujuan komersial. Menurut
hukum, pengertian hotel adalah penginapan yang diwajibkan memenuhi aturan yang
berlaku dalam menawarkan penginapan, makanan dan perlindungan atas barang
bawaan pada tamunya. Secara fisik, hotel adalah sebuah bangunan yang terdiri atas
beberapa ruangan yang digunakan oleh tamu untuk beberapa saat serta menyediakan
jasa serta fasilitas yang dibutuhkan oleh tamunya. Jadi dapat disimpulkan bahwa hotel
adalah bangunan yang didirikan dengan tujuan komersial dan diwajibkan memenuhi
aturan yang berlaku dalam menawarkan dan menyediakan jasa penginapan (pelayanan
kamar), fasilitas (makanan, minuman dan rekreasi) serta perlindungan atas barang
bawaan tamunya.

B. Tiga Hal yang Harus Dimiliki oleh Sebuah Hotel

Hotel harus menyediakan 3 hal, yaitu:
1. Fasilitas yang memadai
2. SDM yang terampil untuk melayani
3. Pengelolaan secara profesional
Biaya untuk membangun dan mengelola suatu hotel tidak sedikit, oleh sebab itu semua
pembiayaan yang dikeluarkan harus dihitung dengan sebaik-baiknya agar perusahaan
(hotel) tidak mengalami kerugian. Untuk tujuan tersebut, diperlukan data yang akurat
serta departemen atau bagian khusus yang mengurusi dan mendata keluar-masuknya
semua keuangan hetel. Bagian ini disebut dengan accounting department (departemen
pembukuan). Melalui accounting department, maka dapat diketahui dengan pasti
berapa besar penghasilan yang didapat dan berapa besar biaya yang dikeluarkan untuk
keperluan kegiatan hotel setiap harinya. Berdasarkan data tersebut pula, dapat
diperoleh sata statistik mengenai naik-turunnya penghasilan dan pembiayaan atas
seluruh kegiatan hotel.

C. Klasifikasi Hotel, Tamu Hotel, Jenis-jenis Hotel dan Segmentasi Hotel

Hotel dapat diklasifikasikan menurut permanen-tidaknya tamu hotel, yaitu:
1. Transiter (dapat disinggahi untuk sementara waktu saja)
2. Residensial (kediaman tetap)
 2

3. Semiresidensial (kediaman setengah tetap)

Tamu hotel dapat dikelompokkan menjadi 2, yaitu:
1. Tamu transiter (tamu yang melakukan perjalanan)
2. Tamu terminal (tamu yang telah mencapai tujuannya)
Terdapat beberapa jenis hotel, yaitu:
1. Hotel transit (transient hotel)
Hotel transit merupakan penginapan yang dioperasikan utamanya untuk
memberikan akomodasi bagi para pejalan atau traveler. Hotel transit menjual
kamarnya (termasuk makanan) tanpa didahului persetujuan dengan tamu. Tarif
hotel didasarkan atas uang belanja harian. Pihak hotel akan menyerahkan
rekening hotel pada saat tamunya hendak meninggalkan hotel. Bila tamu tersebut
tinggal lebih dari 1 minggu, maka tagihan akan diserahkan pada akhir periode yang
ditentukan, tergantung kebijakan kredit yang ada.
2. Hotel residen (residential hotel)
Hotel residen adalah rumah apartemen dengan jasa hotel. Jumlah hunian yang
dijual ditentukan atas dasar lamanya tamu menghuni hotel (bisa bulanan atau
tahunan). Uang sewa ditagih di muka dan tagihan lainnya diberikan secara berkala
(misalnya: mingguan).
3. Hotel semiresiden (semiresidential hotel)
Hotel semiresiden menawarkan kamar hunian dengan tarif harian, mingguan dan
bulanan, dengan potongan harga bila ingin tinggal labih lama.
4. Hotel peristirahatan (resort hotel)
Hotel peristirahatan menetapkan tarif harian, mingguan, bulanan dan musiman.
Pengunjung hotel ini adalah orang-orang yang ingin beristirahat. Oleh karena itu,
hotel ini harus menyediakan fasilitas dan suasana yang memuaskan untuk
memenuhi keinginan tersebut, disamping jasa hotel pada umumnya.
Atas dasar kondisi ekonomi, jasa dan faislitas yang disediakan oleh masing-masing
hotel, maka hotel dapat dibagi menjadi 5 segmen, yaitu:
1. Hotel ekonomis
Hotel ekonomis adalah yang menyediakan kebutuhan dasar pengunjung, kamar
yang bersih dan nyaman serta dekorasi yang secara umum dapat diterima oleh
tamu. Dengan anggaran yang terbatas, seorang tamu dapat menikmati fasilitas
disediakan oleh hotel ini. Jasa dan fasilitas yang disediakan adalah dalam bentuk
yang standar. Karyawan hotel ini relatif sedikit dengan gaji yang relatif rendah pula.
Hotel ini biasanya berada di tempat yang tidak strategis dan secara fisik memiliki
kamar hunian di bawah 50 kamar.
 3

2. Hotel melati
Hotel melati adalah hotel dengan nuansa modern dan mendasarkan diri pada
unsur komersial. Pengunjung yang datang ke hotel ini sudah memiliki kelas
tertentu sehingga nuansa kemewahan yang khas sudah tampak pada hotel ini.
Hotel ini sudah memerlukan pengelolaan secara profesional dan berada dalam
lokasi yang cukup strategis. Secara fisik, hotel ini memiliki jumlah kamar antara 50
sampai 100 kamar.
3. Hotel bintang
Hotel bintang adalah hotel dengan nuansa modern, komersial dan berusaha
bersaing dengan hotel eksekutif. Hotel ini menawarkan kamar hunian yang luas
dengan berbagai fasilitas dan dekorasi yang sangat nyaman. Profesionalisme serta
karyawan yang cukup terlatih dan cakap sudah dibutuhkan dalam mengelola hotel
ini. Hotel bintang dapat dioperasikan sebagai condominium/condotel (sebuah
gedung dengan beberapa ruangan yang disewakan untuk dapat digunakan seperti
milik sendiri).
4. Hotel eksekutif
Hotel eksekutif adalah hotel bernuansa kemewahan (mendekati kemewahan)
dengan dekorasi kenyamanan yang menjanjikan. Hotel ini memerlukan
pengelolaan yang profesional dan karyawan yang terlatih. Hotel ini disebut dengan
hotel kelas satu atau hotel superior.
5. Hotel mewah
Hotel mewah adalah hotel yang sudah menunjukkan unsur strandar kemewahan
tertentu, baik dari segi kemewahan maupun kenyamanan. Tingkat kebersihan dan
efisiensi tinggi, staf terlatih khusus, kompeten dan sopan dengan makanan dan
minuman yang berkualitas khusus pula. Tarif hotel mewah adalah tarif khusus
(tergantung pasar, lokasi dan tipe akomodasi yang disediakan).
 4

BAB II
SIKLUS PENGENDALIAN BIAYA HOTEL

A. Struktur Organisasi Hotel

Struktur dapat diartikan sebagai hubungan-hubungan yang relatif tetap diantara orang-
orang yang tergabung dalam suatu organisasi. Struktur juga dapat diartikan sebagai
pola interaksi dan koordinasi yang terjadi diantara elemen-elemen teknologi dan
manusia dalam organisasi. Dalam struktur organisasi hotel yang berukuran kecil,
struktur masih bersifat sederhana dan tersentralisasi. Setelah terjadi peningkatan size
(ukuran) hotel, hal ini sudah tidak mungkin dipertahankan lagi. Dibuktikan dengan
adanya pendelegasian wewenang dan tanggung jawab yang lebih besar, dan untuk
mengatasi hal ini, maka teknologi yang dipergunakan juga harus lebih canggih. Struktur
organisasi harus disesuaikan dengan strategi, lingkungan, teknologi dan sumber daya
manusia yang menjadi anggotanya. Seorang manajer tidak akan mampu mengawasi
sendiri semua kegiatan karyawannya, oleh karena itu karyawan-karyawan/pekerja
dikelompokkan berdasarkan tempat bekerja atau fungsinya. Setiap kolompok karyawan
akan dikendalikan oleh seorang pimpinan, yang disebut kepala departemen
(department head).

Struktur organisasi departemen akuntansi hotel, dapat digambarkan dari segi:

1. Struktur organisasi departemen akuntansi berdasarkan siklus pekerjaan.
2. Struktur organisasi departemen akuntansi berdasarkan accounting department.
3. Struktur organisasi departemen akuntansi berdasarkan cost control department.

Gambar 2.1
 5

Struktur Organisasi Departemen Akuntansi Hotel Berdasarkan Siklus Pekerjaan

Front Office Cashier

Night Audit Credit Department

Accounts Receivable
Seksi:
Pencatatan Penerimaan
Drug Store
Pendapatan
Restaurant and Bar Cashier

Income Audit

General Cashier

Seksi:
Accounting Office
Pengolahan Data Menjadi Book Keeper Department
Laporan Keuangan

General Cashier

Payroll Master

Accounts Payable

Daily Store
Credit Department
General Store
Seksi:
Pencatatan Pengeluaran Purchasing
Purchasing
Biaya Department
Receiving

Food Control

Beverage Control
Store Department
Material&Supplies Control

Property Control
 6

Gambar 2.2
Struktur Organisasi Departemen Akuntansi Hotel Berdasarkan Accounting Department

Chief Accountant

Purchasing Store Manager Accounting Credit Manager Cost Controller

Manager Office Manager
Asistant General Store

Book Keeper Asistant Cost

Asistant Daily Store

Control
Manager

Manager

Account

Beverage Controller
Account Payable

Property Controller
Material&Supplies
General Cashier

Income Audit

Food Controller
Receivable

Controller
Night Audit
FO Cashier
FB Cashier

Receiving
Buyer Store Keeper Clerk Clerk
 7

Gambar 2.3
Struktur Organisasi Departemen Akuntansi Hotel Berdasarkan
Cost Control Deparment

Cost Controller

Asistant Cost Controller

Food Beverage Material & Property

Controller Controller Supplies Controller
Controller
Receiving
Clerk
Clerk Clerk Clerk Clerk

B. Siklus Pengendalian Biaya Hotel

Siklus pengendalian biaya hotel dapat dibedakan menjadi dua, yaitu:

1. Siklus pengendalian biaya hotel dilihat dari sudut aliran biaya

Di hotel, barang yang akan dijual diperoleh dari pengadaan dan pengolahan bahan
mentah menjadi barang yang siap dijual. Khususnya makanan dan minuman
campuran, memiliki tiga tahap dalam aliran biaya produksi, yaitu:
Tahap pertama: pencatatan biaya dalam pembelian bahan baku sebagai bahan
untuk diolah (diproses) lebih lanjut sampai bahan baku disimpan di gudang bahan
baku, sebagai persediaan bahan baku.
Tahap kedua: pengolahan bahan baku, di mana bahan baku dikombinasikan
dengan bahan penolong/bahan pembantu sampai menjadi barang dalam proses
atau barang setengah jadi.
Tahap ketiga: mengubah barang dalam proses menjadi barang yang siap dijual.

Biaya yang dikeluarkan sampai bahan baku menjadi barang jadi, disebut unexpired
product cost, sampai barang tersebut terjual. Selama belum terjual, bukan
merupakan biaya tetapi merupakan kekayaan atau aktiva. Pada saat barang
 8

terjual, maka menjadi expired cost, yang disebut juga harga pokok penjualan
makanan dan minuman (cost of food and beverage sold).
Apabila dinyatakan dalam gambar, maka akan nampak sebagai berikut:

Biaya Bahan Biaya Barang Biaya Barang

Baku Dalam Proses Jadi

2. Siklus pengendalian biaya hotel dilihat dari sudut aliran dokumen

Dokumen adalah merupakan alat yang sangat penting untuk mengetahui aistem
serta kondisi suatu perusahaan. Keberhasilan suatu perusahaan tergantung pada
ketelitian dalam menyiapkan dokumen. Di dalam laporan pengendalian biaya hotel,
terdapat dua aliran dokumen, sebagai pendukung untuk menyiapkan laporan
biaya, yaitu:
Aliran dokumen dalam hubungannya dengan pengadaan barang:
Aliran dokumen ini bermula dari penyiapan purchase requisition (PR) yang dibuat
oleh petugas gudang atas minimum stock barang. PR ini dapat juga disiapkan oleh
department outlet untuk barang-barang non inventory (barang-barang yang bukan
merupakan barang untuk dijual, melainkan untuk kegiatan operasional sehari-hari).
Kemudian, PR diteruskan ke bagian pembelian (purchasing department) sebagai
bahan untuk menyiapkan purchase order (PO). Pembuatan PO harus didukung
dengan Quotation Analisys Price (QAP), guna mendapatkan harga barang yang
paling murah, namun dengan kualitas yang baik. Bagian pembelian akan membeli
barang sesuai dengan PO kepada supplier yang ditunjuk. Setelah barang datang,
barang akan diterima oleh bagian penerimaan barang (receiving clerk). Setelah
dilakukan pengecekan, barang akan disimpan di gudang atau langsung di
department outlet (untuk barang-barang non inventory). Receiving clerk
selanjutnya menyiapkan memorandum invoice dan daily receiving report, gunanya
adalah untuk memudahkan melakukan posting ke dalam kartu persediaan
(bincard/cardex).
Apabila dinyatakan dalam gambar, maka akan tampak sebagai berikut:

Purchase Purchase Memorandum Daily Bincard/

Requisition Order (PO) Invoice (MI) Receiving Cardex
(PR) Report (DRR)

Aliran dokumen dalam hubungannya dengan pengambilan barang untuk

operasional hotel:.
 9

Setiap departemen yang memerlukan bahan baku melalui gudang, harus menulis
bukti permintaan barang (storeroom requisition). Di atas bukti permintaan barang
tersebut harus dituliskan jenis, ukuran dan jumlah barang yang dibutuhkan,
kemudian department head yang bersangkutan harus membubuhkan tanda tangan
pada kolom yang telah tersedia dan selanjutnya dikirimkan ke bagian gudang.
Bagian gudang akan menyiapkan dan menyerahkan barang tersebut atas dasar
bukti permintaan barang. Di dalam bukti permintaan barang, petugas gudang dan
petugas yang ditunjuk untuk mengambil barang oleh departemen pemesan barang,
sama-sama membubuhkan tanda tangan pada kolom yang telah ditentukan.
Selanjutnya petugas gudang mencatat (memposting) bukti pengambilan barang
tadi ke dalam kartu barang (bincard/cardex).
Apabila dinyatakan dalam gambar, akan nampak sebagai berikut:

Storeroom Bincard/
Requisition Cardex

Definisi istilah:

a. Purchase Requisition (PR) adalah formulir yang mencatat permintaan pembelian

barang yang biasanya disiapkan oleh bagian gudang atau departemen outlet
atas dasa minimum stock barang.
b. Purchase Order (PO) adalah formulir yang mencatat pemesanan barang-barang
untuk kebutuhan operasional hotel.
c. Memorandum Invoice (MI) adalah pencatatan pembelian barang-barang yang
diterima dari supplier sebagi tanda bukti bahwa barang-barang yang dipesan
tersebut sudah diterima dalam kondisi baik.
d. Daily Receiving Report (DRR) adalah rekapitulasi pencatatan penerimaan
barang untuk kebutuhan operasional hotel.
e. Storeroom Requisition adalah tanda bukti permintaan barang gudang sesuai
dengan kelompok barang yang dibutuhkan.
f. Bincard adalah kartu barang yang menyebutkan identitas barang-barang yang
masuk, barang-barang yang keluar dan sisa barang.
g. Cardex adalah kartu barang yang menyebutkan nama barang, ukurannya, harga
satuan, barang masuk, barang keluar serta sisa barang. Cardex digunakan
sebagai alat kontrol oleh petugas pengendalian biaya.
3. Daftar Rekening (Chart Of Account)
Untuk memudahkan penyusunan suatu neraca maupun lapran rugi/laba, maka
diadakan suatu pengelompokan dari pos-pos atau rekening, baik rekening neraca
 10

maupun rekening rugi/laba. Penyusunan atau pengelompokan rekening ini disebut

“chart of account”. Chart of account hendaknya disusun sedemikian rupa sehingga
mudah untuk mencari bila diperlukan.
Chart of account dapat dibagi menjadi dua kelompok besar yaitu :
a. General Account (General Ledger) yaitu menyangkut pos neraca dan biasanya
dimulai dari rekening 100 sampai dengan 290.
b. Operating Account (Operating Ledger) yaitu pada umumnya menyangkut pos
revenue ( Pendapatan ) dimulai dari rekening 301 sampai debgan 360 dan pos
biaya dimulai dari rekening 401 sampai dengan 730.
Dalam buku ini chart of account yang diadakan pengelompokan yang lebih kecil
atau, diadakan suatu subsidiary, adalah chart of account yang menyangkut
persediaan barang (inventory), department cost & expenses, fixed, asset other
asset , mengingat chart of account ini erat hubungannya dengan pengendalian
biaya hotel.

BAB III
PERSEDIAAN BARANG HOTEL
 11

A. Persediaan (Inventory)
Hotel adalah jenis usaha jasa yang unik, karena memiliki persediaan. Persediaan
barang hotel, umumnya diselenggarakan untuk mendukung kelancaran operasional
hotel. Telah dijelaskan bahwa hotel adalah seluruh atau sebagian bangunan yang
digunakan untuk pelayanan kamar, makanan dan minuman serta rekreasi yang dikelola
dengan tujuan komersial.Persediaan barang hotel mempunyai peranan penting dan
selalu mendapat perhatian manajemen hotel.
Persediaan barang hotel merupakan barang-barang berupa makanan, minuman,
material supplies dan barang-barang lain yang dimiliki oleh hotel, yang tersedia untuk
diolah, dijual maupun untuk membantu kelancaran operasional hotel sehari-hari.
Besar kecilnya persediaan tergantung pada fasilitas yang dimiliki, jumlah kamar dan
tingkat turnovernya. Persediaan ini mempunyai arti khusus, karena turut menentukan
besar kecilnya laba/rugi perusahaan, memperlihatkan lancar tidaknya usaha,
menentukan besar kecilnya tingkat likuiditas dan lain sebagainya. Untuk memudahkan
penyusunan laporan cost reconsiliation, maka persediaan barang hotel dibuatkan suatu
rekening tersendiri yang disebut dengan rekening “inventory”. Rekening inventory ini
berfungsi untuk menampung semua barang yang ada dalam gudang.

B. Gudang (Storeroom)
Gudang adalah tempat penyimpanan barang-barang, baik untuk barang persediaan
maupun untuk barang modal (capital expenditure), seperti peralatan mekanik/elektrik.

C. Sistem Penyimpanan Barang Persediaan

Baik buruknya sistem penyimpanan persediaan sangat besar pengaruhnya bagi
ketahanan dan keawetan persediaan itu sendiri, untuk itu ada beberapa hal yang perlu
diperhatikan, yaitu:
1. Suhu/temperatur ruangan untuk masing-masing jenis barang.
2. Kebersihan dan kerapian penyusunan barang.
3. Metode penyimpanan barang.
4. Sistem ventilasi.

D. Maksud dan Tujuan Diadakannya Persediaan

Maksud dan tujuan diadakannya persediaan dalam suatu perusahaan hotel adalah:
1. Menjaga kontinuitas usaha.
 12

2. Menghindari penyimpanan yang berlebihan, guna mencegah over investement dan

barang yang rusak.
3. Menjaga jangan sampai terjadi kerugian sebagai akibat waktu penyerahan dan
menghemat biaya pemesanan.
4. Membuat perencanaan pembelian barang yang optimal.
5. Menjaga agar kebutuhan barang dapat seimbang dengan purchase (pembelian)
dan seimbang dengan inventory store system.
6. Mencegah slow moving items.
Barang-barang yang tahan lama, seperti barang material supplies dan barang-barang
modal disimpan di general store, sedangkan barang-barang yang mudah rusak dan
barang-barang minuman disimpan di daily store.

E. Motode Pencatatan Persediaan

Terdapat dua cara/metode membukukan/mencatat persediaan, yaitu:
1. Metode physical atau metode periodical atau metode berkala
Menurut metode ini, barang-barang yang disimpan di gudang dihitung satu per satu
setiap unit barang (per fisik unit barang), oleh karena itu metode ini disebut dengan
metode physical, sebab dihitung benda fisiknya. Disebut metode periodical, karena
menghitungnya pada akhir periode tertentu saja, misalnya setiap minggu, setiap
bulan atau setiap tahun, sesuai dengan kebutuhan hotel. Untuk mengetahui harga
pokok barang yang dijual (cost of goods sold), diperlukan nilai persediaan pada
akhir periode maupun pada awal periode. Jika nilai persediaan yang ada/tersedia
tidak dapat ditetapkan, maka harga pokok barang yang dijual juga belum dapat
ditentukan secara pasti.
Kelemahan metode physical:
Metode physical menitikberatkan pada pencatatan pembelian barang dan tidak
memperhatikan pencatatan pengeluaran barang. Yang diperhatikan adalah
berapakah yang dibeli, dan berapakan sisanya. Selisih antara barang yang dibeli
dengan sisa barang adalah barang yang dijual. Jadi, berapakah nilai yang dijual
sangat tergantung pada nilai sisa dan nilai yang dibeli. Nilai yang dibeli dicatat
sebagaimana terjadinya pada akun “pembelian”, akan tetapi dalam menentukan
nilai sisa timbul kelemahan dalam menilainya, terutama barang-barang yang cepat
rusak maupun barang-barang minuman yang baru dikonsumsi sebagian, sehingga
dalam menentukan harga pokok penjualan terhadap nilai sisa, harus dilakukan
adjustment (penyesuaian) lagi dengan membuat jurnal penyesuaian. Kelemahan
 13

yang lain adalah sering terjadi kesalahan dalam perhitungan fisik persediaan,
sehingga harga pokok penjualan dan laba juga akan salah.
2. Metode perpetual atau metode continues
Menurut metode ini setiap terjadi pembelian dan mengeluaran barang selalu
dicatat, sehingga pada saat itu pula nilai inventorynya dapat diketahui. Dalam
suatu hotel, setiap terjadi pembelian barang maupun pengeluaran barang akan
dicatat ke dalam kartu persediaan, yang disebut dengan bincard/cardex. Dengan
demikian, maka dengan mudah dapat diketahui cost dari barang-barang yang
dikeluarkan, dengan kata lain dapat diketahui cost of goods sold setiap saat.
Dalam metode ini tidak diperlukan pembuatan adjustment untuk menentukan
besarnya harga pokok penjualan.
Kelemahan metode perpetual:
Metode perpetual menitikberatkan pada pencatatan pembelian dan pengeluaran
barang, sehingga nilai inventory yang dihitung hanya semata-mata berdasarkan
atas catatan saja, tanpa melihat jumlah barang yang sebenarnya.

F. Akibat Kesalahan Menghitung Persediaan

Setiap periode tertentu, bagian pengendalian biaya akan melakukan inventorisasi untuk
mengetahui persediaan barang yang masih ada dalam gudang. Oleh karena itu sangat
diperlukan agar nilai inventory dapat dihitung dengan secermat-cermatnya dan setepat-
tepatnya, supaya diperoleh gambaran yang wajar tentang keadaan keuangan
perusahaan.
Kesalahan menilai inventory, baik kesalahan menghitung, menimbang dan mencatat
inventory memberikan dampak pada periode yang sedang berjalan maupun periode
yang akan datang, dan yang paling terkena akibat dari ketidaktepatan penilaian
inventory adalah net income, dan secara terus menerus, karena closing inventory
sebelumnya menjadi opening inventory pada periode berikutnya.

G. Penetapan Jumlah Satuan yang Sebenarnya dalam Persediaan

Penetapan jumlah satuan barang dalam suatu hotel meliputi: perhitungan,
penimbangan dan pengukuran, harus dilakukan pada akhir periode akuntansi, misalnya
akhir minggu, akhir bulan ataupun akhir tahun. Inventorisasi ini dilakukan oleh petugas
pengendalian biaya (Cost Control Section). Sebaiknya inventorisasi persediaan yang
ada di departemen operation, dilakukan pada malam hari, pada saat berkurangnya
kegiatan hotel. Barang-barang yang diinventorisasi pada malam hari ini adalah barang-
barang (bahan-bahan) makanan, minuman yang dijual di departemen outlet seperti
 14

restaurant dan bar. Sedangkan untuk barang-barang yang disimpan di gudang (di daily
store maupun di general store), inventorisasinya dapat dilakukan oleh petugas
pengendalian biaya setiap akhir periode. Selama diadakan inventorisasi di gudang,
harus diusahakan agar semua kegiatan keluar masuknya barang dihentikan sampai
perhitungan selesai dilakukan. Agar kegiatan operasional hotel tidak terganggu,
petugas pengendalian biaya harus memberitahukan sebelumnya bahwa akan diadakan
inventorisasi dan disarankan untuk merequest terlebih dahulu barang-barang yang
diperlukan selama berlangsungnya inventorisasi.
Penetapan jumlah satuan barang dihitung dengan cara membandingkan jumlah barang
yang tercantum di bincard dengan di cardex, di mana jumlah keduanya harus sama,
kemudian baru dicocokkan dengan jumlah barang yang ada. Untuk barang-barang yang
ada di restaurant dan bar, pencatatannya menggunakan formulir daftar persediaan
(inventory sheets). Hasil dari seluruh inventorisasi akhir bulan akan dicatat langsung ke
formulir cost reconciliation sebagai closing inventory.
Store room inventory (buku biru) disiapkan oleh petugas pengendalian biaya, yang
memuat beberapa hal berikut:
1. Jenis barang (articles)
2. Jumlah barang (quantity)
3. Harga per unit barang (price)
4. Jumlah nilai barang per unit (amount).

BAB IV
SISTEM LAPORAN PENGENDALIAN BIAYA
 15

A. Aktivitas dan Pengendalian Biaya

Pengendalian biaya dalam istilah hotel, disebut cost control. Bagian cost control ini
memberikan informasi kepada manajemen hotel berupa data akuntansi yang
dibutuhkan untuk merencanakan, mengendalikan dan mengevaluasi operasi
perusahaan.
Dalam perencanaan, cost accounting dan harga pokok berhubungan dengan waktu
yang akan datang, sedangkan dalam pengendalian, cost accounting berhubungan
dengan waktu sekarang, yaitu dengan cara membandingkan hasil-hasil yang
sebenarnya dengan standard budjet yang telah disiapkan oleh pihak manajemen.
Sampai dimana pengendalian biaya itu efektif tergantung dari perencanaan biaya yang
tepat untuk setiap aktivitas. Dengan media pengendalian biaya pimpinan perusahaan
dapat mengetahui secara dini seksi-seksi yang gagal dan bekerja tidak efisien sehingga
akibatnya dapat mengurangi laba perusahaan.

B. Sistem Dan Prosedur laporan

Pengendalian biaya mengklasifikasi biaya sesuai dengan rencana-rencana dan
kebutuhan-kebutuhan dari pihak manajemen hotel. Sistem dan proseur laporan yang
disiapkan oleh seksi pengendaliaan biaya sangat tergantung dari kebutuhan hotel itu
sendiri. Sistem informasi pengendalian biaya dengan perkiraan-perkiraan operasinya
harus sesuai dengan organisatoris dari wewenang, sehingga setiap seksi dapat diminta
pertanggungan jawab untuk biaya-biaya yang direalisasikannya.

C. Jenis-jenis Laporan
1. General food/beverages cost
Untuk menghitung harga pokok makanan dan minuman yang dijual setiap hari.
Petugas pengendalian biaya harus memposting semua storeroom requisition
food/beverage dalam cardex, mempricing seluruh transfer-transfer dari atau ke
departemen outlet, mengkredit bahan makanan/minuman yang digunakan untuk
keperluan lain yang tidak untuk dijual dan ditambah dengan bahan
makanan/minuman yang ditransfer dari seksi lain.
Berikut ini merupakan pengurang untuk menghitung harga pokok makanan yang
dijual:
a. EDR (Employees Dining Room)
EDR adalah suatu departemen yang meminta barang di gudang untuk makanan
dan minuman karyawan sehingga sejumlah storeroom requisition ini merupakan
pengurangan dari biaya makanan dan minuman.
 16

b. Steward sales
Steward sales adalah fasilitas khusus bagi karyawan untuk membeli barang-
barang yang dijual di hotel pada harga pokok.
c. A & P (Advertisement and Promotion)
d. Food to bar
e. Bar juice
f. Write off
g. A & G (Administration and General)
h. M & E (Music and entertainment)
Berikut merupakan penambah untuk menghitung harga pokok makanan yang
dijual:
a. Beverages for cooking
b. Transfer dari bar (unit lain)
Berikut merupakan pengurang untuk menghitung harga pokok minuman yang
dijual:
a. EDR (Employees Dining Room)
b. Steward sales
c. A & P (Advertisement and Promotion)
d. A & G (Administration and General)
e. Beverages for cooking
f. Transfer ke unit lain
Berikut merupakan penambah untuk menghitung harga pokok minuman yang
dijual:
a. Bar juice
b. Food to bar
2. Daily food/beverages cost
Flash cost adalah alat control untuk mengetahui kondisi penjualan yang biasanya
dinyatakan dengan persentase (%). Untuk menghitung cost ratio
makanan/minuman yang terjual setiap hari, petugas pengendalian biaya harus
menghitung beberapa rasio berikut:

a. Cost ratio food

Cost of food sold
x 100%
Nett food sales
b. Cost ratio beverage
 17

Cost of beverage sold

x 100%
Nett beverage sales
c. Cost ratio for other department
Department cost
x 100%
Department sales

3. Cost reconsiliation
Setiap akhir bulan petugas pengendalian biaya mengadakan inventorisasi, baik
terhadap sisa barang yang ada di gudang maupun sisa barang yang ada di
department outlet, misalnya coffee shop, kemudian dicatat ke dalam formulir cost
reconciliation untuk setiap jenis barang, yakni: makanan, minuman dan material
dan bahan lainnya.

Contoh formulir food cost reconsiliation:

Opening inventory: - Store : Rp.

room ………………………...
 18

- Restaurant : Rp.
………………………...
- Kitchen : Rp.
………………………...
Rp.
………………………...
Purchase Rp.
………………………...
Total available Rp.
………………………...
Closing inventory - Store : Rp.
room ………………………...
- Restaurant : Rp.
………………………...
- Kitchen : Rp.
………………………...
(Rp.
……………………….)
Total consumption Rp.
………………………...
Add:
- Beverage for Rp. ………………………...
cooking
- Transfer dari bar Rp. ………………………...
Rp.
………………………...
Gross Cost Rp.
………………………...
Less :
- EDR Rp. ………………………...
- Steward sales Rp. ………………………...
-A&P Rp. ………………………...
- Food to bar Rp. ………………………...
- Bar juice Rp. ………………………...
- Write off Rp. ………………………...
-A&G Rp. ………………………...
-M&E Rp. ………………………...
(Rp.
……………………….)
Nett Cost of Food Sold Rp.
………………………...
 19

Contoh formulir beverage cost reconsiliation:

Opening inventory: - Store : Rp.

room ………………………...
- Outlet : Rp.
………………………...
Rp.
………………………...
Purchase Rp.
………………………...
Total available Rp.
………………………...
Closing inventory - Store : Rp.
room ………………………...
- Outlet : Rp.
………………………...
(Rp.
……………………….)
Total consumption Rp.
………………………...
Add:
- Bar juice Rp. ………………………...
- Food to bar Rp. ………………………...
Rp.
………………………...
Gross Cost Rp.
………………………...
Less :
- EDR Rp. ………………………...
- Steward sales Rp. ………………………...
-A&P Rp. ………………………...
-A&G Rp. ………………………...
- Beverage for Rp. ………………………...
cooking
- Trasfer dari bar Rp. ………………………...
(Rp.
……………………….)
Nett Cost of Beverage Sold Rp.
………………………...