Anda di halaman 1dari 31

LAPORAN PEMELIHARAAN

SARANA DAN PRASARANA


TAHUN AKADEMIK 2019/2020

LAPORAN TAHUNAN
UNIVERSITAS SARI MULIA
BANJARMASIN
TAHUN 2019
KATA PENGANTAR

Puji dan Syukur Kehadirat Allah SWT, atas Rahmat dan Hidayah yang

telah di limpahkan sehingga Laporan Pemeliharaan Sarana dan Prasarana ini dapat

terselesaikan.Universitas Sari Mulia Banjarmasin merupakan perguruan tinggi

swasta yang bertujuan Menjadi Universitas yang terkemuka dalam

mengembangkan nilai potensi kekayaan lokal untuk menghasilkan lulusan yang

berkarakter unggul dan berdaya saing di tingkat wilayah, nasional maupun

internasional

Upaya peningkatan mutu pendidikan di Universitas Sari Mulia perlu

didukung kemampuan manajerial, hendaknya berupaya untuk mendayagunakan

sumber-sumber, baik personal maupun material, secara efektif dan efisien guna

menunjang tercapainya tujuan pendidikan di Universitas Sari Mulia secara

optimal.

Manajemen Universitas Sari Mulia akan efektif dan efisien apabila

didukung oleh sumber daya manusia yang profesional untuk mengoperasikan

kurikulum yang sesuai dengan tingkat perkembangan dan karakteristik

mahasiswa, kemampuan dan commitment (tanggung jawab terhadap tugas) tenaga

kependidikan yang handal dan kesemuanya itu di dukung sarana prasarana yang

memadai untuk mendukung kegiatan belajar-mengajar, dana yang cukup.

Banjarmasin,
Bag.Sarana Dan Prasarana
BAB I
A. PENDAHULUAN
Salah satu aktivitas dalam pengelolaan perlengkapan di Universitas
Sari Mulia adalah mencatat semua perlengkapan yang dimiliki oleh
Universitas Sari Mulia. Kegiatan pencatatan semua perlengkapan itu disebut
dengan istilah inventarisasi perlengkapan pendidikan. Kegiatan tersebut
merupakan suatu proses yang berkelanjutan. Secara definitif, inventarisasi
Sarana dan Prasarana adalah pencatatan dan penyusunan daftar barang milik
lembaga secara sistematis, tertib, teratur berdasarkan ketentuan-ketentuan
atau pedoman yang berlaku.

Manajemen sarana dan prasarana Universitas Sari Mulia merupakan


bagian dari kebijakan tentang desentralisasi untuk memperbaiki layanan dasar
pendidikan. desentralisasi kewenangan untuk mengelola aset fisik menjadi
tanggung jawab dari biro administrasi dan ketatausahaan bagian sarana dan
prasarana. tujuannya adalah agar Universitas Sari Mulia dapat mencapai
standar minimal pendidikan dan dapat mengalokasikan anggaran
pemeliharaan dan perawatan berdasarkan pada informasi yang akurat dari
Universitas Sari Mulia. Sarana dan prasarana adalah salah satu masukan
dalam sistem penjaminan mutu. Keberadaan dan pilihan tergantung dari
kebutuhan masing-masing program studi (karakteristik bidang ilmu).

B. MAKSUD DAN TUJUAN


1. Maksud
Laporan Pemeliharaan ini dimaksudkan sebagai pertanggung jawaban
dalam melaksanakan tugas dan tanggung jawab selama tahun ajaran
2019/2020 di Universita Sari Mulia Banjarmasin
2. Tujuan
1. Menjadi bahan evaluasi dan kontrol terhadap pemeliharaan sarana
dan prasarana di universitas sari mulia banjarmasin
2. Memaparkan hasil kegiatan yang telah dilaksanakan
3. Sebagai pertanggung jawaban atas pelaksanaan kegiatan yang telah
dilaksanakan dibagian sarana prasarana.
BAB II
A. VISI DAN MISI UNIVERSITAS SARI MULIA
1. VISI
Menjadi Universitas yang terkemuka dalam mengembangkan nilai potensi
kekayaan lokal untuk menghasilkan lulusan yang berkarakter unggul dan
berdaya saing di tingkat wilayah, nasional maupun internasional Tahun 2030
2. MISI
1. Menyelenggarakan pendidikan secara professional dan berkesinambungan
melalui pendidikan lintas profesi.
2. Meningkatkan kualitas dan mengembangkan penelitian budaya dan
kekayaan hayati lokal.
3. Meningkatkan kualitas pelayanan dan pengabdian kepada masyarakat
melalui pendekatan kerja sama lintas profesi.
4. Menjalin kemitraan yang intensif untuk menunjang terwujudnya
penyelenggaraan Tri Dharma Perguruan Tinggi dan luaran yang unggul.
B. STRUKTUR ORGANISASI

STUKTUR ORGANISASI

Kepala Biro Administrasi &


Ketatausahaan

Laurensia Yunita, SST., M.Kes

Kabag Adm.Umum,
kepegawaian dankemitraan Kabag Adm. Akademik & Kabag Adm.Keuangan Kabag Adm. ICT & Smart
Kemahasiswaan Campus
Erma Erliyanti, S.Kep., Ners

Sub Bagian Adm.Sarana Dan Prarana

Driver

Satpam

Facility Care
C. TUPOKSI BAG. SARANA DAN PRASARANA
1. Menyiapkan bahan pelaksanaan pengumpulan data sarana dan prasarana
Pendidikan.
2. Mengumpulkan data sarana dan prasarana pendidikan dari lingkungan
universitas/institut sebagai bahan analisis
3. Menginput data sarana dan prasarana pendidikan sesuai format pengolahan
data
4. Mengklasifikasikan data sarana dan prasarana pendidikan sesuai dengan
jenisnya untuk memudahkan pengolahan
5. Mengolah data sarana dan prasarana pendidikan sebagai bahan analisis
6. Menyusun rekapitulasi data sarana dan prasarana pendidikan sesuai
dengan jenis data sebagai bahan informasi;
7. Melakukan verifikasi dan validasi data sarana dan prasarana pendidikan
untuk mengetahui kebenaran dan keakuratan data
8. Menyajikan data sarana dan prasarana pendidikan sebagai bahan informasi
9. Menyimpan data sarana dan prasarana pendidikan agar mudah digunakan
kembali
10.Menyiapkan konsep rencana kebutuhan sarana dan prasarana pendidikan
di lingkungan universitas/institute
11.Memberikan layanan dan pendistribusian sarana pendidikan di lingkungan
fakultas sesuai perintah atasan
12.Menyiapkan konsep bahan pemantauan dan evaluasi pelaksanaan
penggunaan Sarana Pendidikan
13.Melaporkan hasil penggunaaan dan kondisi sarana pendidikan di
lingkungan universitas/institut kepada atasan sebagai pertanggungjawaban
pelaksanaan tugas
14.Mengelola sistem inventaris (SMINV)
15.Menginput jadwal penggunaan ruangan dilingkungan Universitas Sari
Mulia kedalam Sistem informasi Ruangan
BAB III
A. Pemeliharaan Sarana dan Prasarana

Pemeliharaan sarana dan prasarana di Universitas Sari Mulia


adalah kegiatan untuk melaksanakan pengurusan dan pengaturan agar
semua sarana dan prasarana selalu dalam keadaan baik dan siap untuk
digunakan secara berdayaguna dan berhasil guna dalam mencapai tujuan
pendidikan. Pemeliharaan merupakan kegiatan penjagaan dan pencegahan
dari kerusakan suatu barang, sehingga barang tersebut kondisinya baik dan
siap digunakan. Pemeliharaan mencakup segala daya upaya yang terus
menerus untuk mengusahakan agar peralatan tersebut tetap dalam keadaan
baik. Pemeliharaan dimulai dari pemkaian barang, yaitu dengan cara hati-
hati dalam menggunakannya. Pemeliharaan yang bersifat khusus harus
dilakukan oleh karyawan yang mempunyai keahlian sesuai dengan jenis
barang.

1. Tujuan dan manfaat pemeliharaan


a. Tujuan Pemeliharaan
1) Untuk mengoptimalkan usia pakai peralatan. Hal ini sangat penting
terutama jika dilihat dari aspek biaya, karena untuk membeli suatu
peralatan akan jauh lebih mahal jika dibandingkan dengan
merawat bagian dari peralatan tersebut.
2) Untuk menjamin kesiapan operasional peralatan untuk mendukung
kelancaran pekerjaan sehingga diperoleh hasil yang optimal
3) Untuk menjamin ketersediaan peralatan yang diperlukan melalui
pengecekan secara rutin dan teratur
4) Untuk menjamin keselamatan orang yang menggunakan alat
tersebut
b. Manfaat Pemeliharaan
1) Jika peralatan terpelihara dengan baik, umumnya akan awet yang
berarti tidak perlu mengadakan penggantian dalam waktu yang
singkat
2) Pemeliharaan yang baik mengakibatkan jarang terjadi kerusakan
yang berarti biaya perbaikan dapat ditekan seminim mungkin.
3) Dengan adanya pemeliharaan yang baik, maka akan lebih
terkontrol sehingga menghindar kehilangan.
4) Dengan adanya pemeliharaan yang baik, maka enak
dilihat dan dipandang
5) Pemeliharaan yang baik memberikan hasil pekerjaan
yang baik.

2. Macam-macam pekerjaan pemeliharaan


a. Perawatan terus menerus (teratur, rutin)
1) Pembersihan saluran drainase dari sampah dan kotoran
2) Pembersihan ruangan-ruangan dan halaman dari sampah dan
kotoran
3) Pembersihan terhadap kaca, jendela, kursi, meja, lemari dan lain-
lain
4) Pembabatan rumput dan semak yang tidak teratur
5) Pembersihan dan penyiraman kamar mandi/wc untuk menjaga
kesehatan.
b. Perawatan berkala
1) Pembersihan atau perawatan AC, Kipas Angin, alat elektronik,
genset.
2) Perbaikan mebeler (lemari, kursi, meja, dan lain-lain)
3) Perbaikan atau pengecatan kusen-kusen, pintu, tembok dan
komponen bangunan lainnya yang sudah terlhit kusam, dll
c. Perawatan darurat
1) Dilakukan terhadap kerusakan yang tidak terduga sebelumnya dan
berbahaya/merugikan apabila tidak diantisipasi secepatnya.
2) Perbaikan yang sifatnya sementara dan harus cepat selesai supaya
kerusakan tidak bertambah parah dan proses pembelajaran tidak
terganggu
3) Dilaksanakan secara swakelola
4) Harus segera dilakukan perbaikan permanen

3. Klasifikasi pemeliharaan Sarana dan Prasarana


a. Pemeliharaan atas pemakaian bersama
Pemeliharaan atas pemakaian bersama meliputi seluruh aset milik
yayasan yang digunakan oleh unit yang berada dibawah naungan
yayasan seperti gedung, Kendaraan, dan fasilitas umum sosial lainnya.
Pelaksanaan dari pemeliharaan atas aset pemakaian bersama
dilaksanakan oleh Sub Bagian Rumah Tangga.
1) Gedung dan Sarana umum
Gedung dan sarana umum yang ada selalu digunakan secara
bersama-sama oleh unit-unit yang ada. Maka pemeliharaannya
dilaksanakan secara bersama
2) Kendaraan / Mobil Kantor
Kendaraan/mobil kantor adalah kendaraan dinas milik yayasan
yang dikelola oleh Sub Bagian Rumah Tangga sebagai
penanggung jawab dan dapat digunakan oleh unit-unit yang ada
dilingkungan yayasan. Selama pemakaian terhadap kendaraan
dinas jika terdapat kerusakan pada kendaraan tersebut menjadi
tanggung jawab unit pemakai. Dalam hal ini pemakai dapat
menggunakan berita acara kerusakan/kecelakaan berdasarkan
ketentuan yang diatur.
3) Fasilitas Laboratorium
Pemeliharaan fasilitas laboratorium komputer/Lab Multimedia
dan bahasa, laboratorium OSCE serta peralatan praktikum lainnya
menjadi tanggung jawab Ketua Laboratorium masing-masing.
4) Fasilitas Perpustakaan
Pemeliharaan fasilitas perpustakaan meliputi buku, majalah,
jurnal, karya tulis ilmiah dan bahan-bahan referensi lainnya yang
dikelola menjadi tanggung jawab Kepala Perpustakaan.
4. Pemeliharaan sarana dan prasarana
a. Berdasarkan kurun waktu
Upaya pemeliharaan menurut ukuran waktu dapat dilakukan :
1) Pemeliharaan sehari-hari
Pemeliharaan ini dapat dilakukan setiap hari (setiap akan/sesudah
memakai). Pemeliharaan ini dilakukan oleh pegawai yang
menggunakan barang tersebut dan bertanggung jawab atas barang
itu, misalnya : pengemudi mobil, pemegang laptop dan sebagainya.
2) Pemeliharaan berkala
Pemeliharaan ini dapat dilakukan secara berkala atau dalam jangka
waktu tertentu sesuai petunjuk penggunaan (manual) misalnya 2
atau 3 bulan sekali (pengontrolan AC, Genset). Upaya
pemeliharaan ini biasanya dilakukan sendiri oleh
pemegang/penanggung jawabnya atau memanggil ahli untuk
melakukannya.
3) Berdasarkan usia penggunaan barang
Upaya pemeliharaan menurut usia penggunaan barang dapat dilihat
dari dua aspek :
a) Usia barang secara fisik
Setiap barang terutama barang elektronik atau mesin
mempunyai batas waktu tertentu dalam penggunaannya. Untuk
peralatan dan mesin kondisi usang itu sangat relatif, oleh karena
itu perlu disepakati batas-batasnya. Kalau sebuah mesin
kapastasnya dikatakan 100% pada waktu baru, maka pada
kondisi usang kapasitas total adalah 0 %
b) Usia barang secara administratif
Dalam pelaksanaan kegiatan sehari-hari jarang ditemui barang
yang keadaanya secara fisik telah 0%, sebab kalau terjadi hal
yang demikian jelas telah mengganggu kelancaran kegiatan
dalam organisasi. Oleh karena itu biasanya barang dalam
kondisi yang kapasitasnya lebih kurang 50 % sudah diusulkan
untuk dihapus, karena hanya mempersempit ruangan saja dan
biaya perawatannya juga akan lebih besar. Misalnya pemakain
barang yang berwujud seperti kendaraan dinas dengan jangka
waktu selama 10 tahun.
4) Pemeliharaan dari segi penggunaan
Barang yang digunakan harus sesuai dengan fungsinya sehingga dapat
mengurangi kerusakan pada barang tersebut. Misalnya penggunaan
komputer yang digunakan untuk keperluan kantor. Bukan untuk yang
lainnya.
5) Pemeliharaan menurut keadaan barang
Pemeliharaan yang dilakukan menurut keadaan barang dilakukan
terhadap barang habis pakai dan barang tak habis pakai.
a) Pemeliharaan untuk barang yang habis pakai terutama ditujukan
pada saat penyimpanan sebelum barang tersebut dipergunakan
b) Pemeliharaan terhadap barang tahan lama seperti :
- Mesin-mesin
Mesin-mesin memerlukan pemeliharaan sehari-hari dan
pemeliharaan berkala. Pemeliharaan sehari-hari dilakukan oleh
pegawai yang diserahi tugas dan tanggung jawab terhadap alat-
alat tersebut. Misalnya untuk mesin-mesin kantor selalu harus
dibersihkan debu, disikat pada bagian yang perlu disikat
menutup kembali setelah dipergunakan. Untuk mesin
pembangkit tenaga listrik perlu diperiksa alat pelumas dan alat
pendingin. Pemeliharaan alat harus sesuai dengan ketentuan
pabrik.
- Kendaraan bermotor/mobil
Untuk kendaraan bermotor/mobil diperlukan pemeliharaan
sehari-hari, berkala dan perbaikan terhadap kerusakan dengan
cara :
1) Membersihkan mobil
2) Memeriksa air radiator
3) Memeriksa minyak (bensin)
4) Membersihkan dan memeriksa air accu
5) Jika terdapat kerusakan, melaporkan ke unit yang mengurus
kendaraan untuk mendapat perbaikan.
- Alat-alat elektronika
Alat-alat elektronika memerlukan pemeliharaan sehari-hari dan
pemeliharaan berkala. Cara pemeliharaannya seperti halnya
pemeliharaan mesin-mesin kantor. Untuk beberapa peralatan
tertentu cara pemeliharaanya ditentukan oleh pabrik yang
memproduksi.
- Buku-buku
Pemeliharaan buku-buku dilakukan setiap hari dan berkala.
Pemeliharaan setiap hari dilakukan dengan jalan membersihkan
buku-buku tersebut secara berkala dengan melakukan
penyemprotan obat anti hama untuk waktu-waktu tertentu
- Alat-alat laboratorium
Pemeliharaan terhadap alat-alat laboratorium memerlukan
pemeliharaan sehari-hari dan untuk sebagian memerlukan
perawatan berkala. Khusus untuk alat-alat yang mudah pecah
harus diperhatikan mengenai penempatan alat-alat tersebut
dengan cara membuat kotak-kotak khusus. Sebagian besar dari
kewajiban pemeliharaan alat-alat laboratorium dilakukan oleh
tenaga teknis bukan tenaga administratif.
- Gedung
Gedung-gedung memerlukan pemeliharaan sehari-hari untuk
perbaikan berkala misalnya setiap tahun dilakukan pengapuran
dan perbaikan terhadap kerusakan. Perbaikan terhadap
kerusakan dapat berupa perbaikan ringan yaitu terhadap
kerusakan kecil-kecil dan perbaikan berat misalnya rehabilitasi.
Perbaikan sehari-hari, pemeliharaan berkala dan perbaikan
ringan dibebankan pada anggaran pembangunan.
Pemeliharaan gedung menjadi tanggung jawab Cleaning Service
(CS) adalah orang yang bertugas sehari-hari dalam memelihara
kebersihan, keamanan, dan berada dibawah pengamatan Sub
bagian Rumah Tangga. Perlu disadari bahwa mencegah
kerusakan lebih mudah daripada membaiki kerusakan.
- Pemeliharaan ruang kelas
1) Setiap kelas dibentuk tim piket kelas yang secara bergiliran
bertugas menjaga kebersihan dan ketertiban kelas,
menyiapkan dan memelihara ketertiban kelas.
2) Cleaning service membersihkan kelas dalam pembuangan
sampah.
- Pemeliharaan tanah
1) Lahan parkir
Parkir kendaraan bermotor dibangun sedemikian rupa untuk
memberikan tempat untuk parkir kendaraan bermotor
2) Lapangan Olahraga
Lapangan untuk senam, basket, bola volly perlu
diperhatikan pemeliharaan dan pengaturan pemakaiannya
secara bergantian dan sebaiknya dibuatkan jadwal
pemakaiannya.
3) Taman
Pemeliharaan taman dilakukan secara berkala dengan
memanggil tenaga lepas pertamanan. Taman ditamani
tanaman tahunan, buah-buahan, tanaman hias, tanaman
bunga dan rumput sehingga dapat digunakan sebagai
kawasan area hijau.
BAB IV

PELAKSANAAN KERJA
No Kegiatan Pelaksanaan TIM PJ Ket
1 Pemeliharaan Facility Care - Gedung A
Prasarana - Gedung B
Harian - Gedung C
- Gedung D

2 Pemeliharaan Sarana - Facility - Furniture


Care - Alat Rumah
Harian, dan - Teknisi Tangga
Bulanan - Driver - Elektronik
- Alat
Transportasi
3 Perbaikan Gedung 3 Oktober s/d 8 Ahli Bangunan Gedung D lantai 1
yang Bocor Oktober 2019 s/d lantai 3
4 Perbaikan Gedung 3 Januari s/d 5 Ahli Bangunan Gedung A lantai 4
yang Bocor Januari 2020
5 Perbaikan Kursi Ahli Mebel Mebel
25 Februari 2020
Yang Rusak
6 Penghapusan Kursi Teknisi - Kursi Kuliah
27 Februari 2020
yang Rusak - Kursi Besi

7 Perbaikan Genset 5 Juli 2020 Teknisi Luar Genset Gedung D


8 Perbaikan LCD 12 Mei 2020 Teknisi Luar 6 LCD
9 Pengecetan Gedung 25Agustus s/d 30 Ahli Bangunan Gedung B lantai 1 s/d
B Agustus 2020 lantai 3
BAB V
PENUTUP
Laporan Pemeliharaan bag. Sarana dan prasarana ini disusun berdasarkan
hasil analisis kegiatan secara obyektif dan berdasarkan fakta serta informasi yang
sebenarnya selama pelaksanaan kegiatan TA 2019/2020.
Dengan disusunnya Laporan pemeliharaan ini diharapkan menjadi bahan
koreksi dan pedoman bagi pelaksanaan upaya pencapaian visi dan misi dari
Universitas Sari Mulia Banjarmasin. Selain itu laporan pemeliharaan ini sebagai
alat kendali, alat penilai kualitas kinerja dan sebagai media pertanggungjawaban
publik bag. Sarana dan prasarana Universitas Sari Mulia Banjarmasin.
Penyusunan Laporan Pemeliharaan ini masih jauh dari sempurna dan
bersifatterbuka untuk diadakan koreksi dan penyesuaian serta perbaikan dimasa
mendatang sesuai dengan perkembangan situasi dan kondisi yang terjadi dalam
Lingkungan Universitas Sari Mulia Banjarmasin.
Banjarmasin, Agustus 2020
Mengetahui,
Rektor Universitas Sari Mulia Bag. Sarana dan Prasarana

Dr. HR. Soedarto, WW., Sp.OG Mega Yunita Sari, SST


NIK. 1166122004001 NIK. 1166022018122
LAMPIRAN
PERMOHONAN PENGHAPUSAN BARANG UNIVERSITAS SARI MULIA
TANGGAL 27 FEBRUARI 2020

NO NAMA KODE IVENTARIS MERK/TYPE JUMLAH ALASAN KET


BARANG THN PENGHAPUSAN
PEMBELIAN
1 Kursi 1. 00.3.7.5 2007 5 Rusak berat dan -
Kuliah 2. 00.3.7.10 tidak bisa diperbaiki
3. 00.3.7.12
4. 00.3.7.15
5. 00.3.7.19

2 Kursi Besi 1. 00.3.5.7 2007 3 Rusak berat dan -


warna Biru 2. 00.3.5.9 tidak bisa diperbaiki
3. 00.3.5.13

Banjarmasin, 27 Februari 2020


Mengetahui,
Rektor Universitas Sari Mulia Bag. Sarana dan Prasarana

Dr. HR. Soedarto, WW., Sp.OG Mega Yunita Sari, SST


NIK. 1166122004001 NIK. 1166022018122
Permohonan Pengajuan Perbaikan LCD
Daftar kegitan Harian Facility Care
Buku Pemeliharaan dan Perbaikan AC
\
Banjarmasin, Agustus 2020
Mengetahui,

Ka. Biro Administrasi & Ketatausahaan Bag. Sarana dan Prasarana

Yeni Widada, SH Mega Yunita Sari, SST


NIK. 1166042017096 NIK. 1166022018122

Rektor Universitas Sari Mulia

Dr. HR. Soedarto, WW., Sp.OG


NIK. 1166122004001