I.

PENDAHULUAN
Dalam kehidupan sehari-hari manusia tidak terlepas dari saling memberikan
informasi, baik secara lisan maupun secara tertulis. Informasi secara lisan terjadi jika
si pemberi informasi berhadap-hadapan dengan si penerima informasi. Pemberian
informasi melalui telepon, radio, dan melalui televisi termasuk pemberian informasi
secara lisan. Informasi secara tertulis terjadi jika si pemberi informasi tidak mungkin
menggunakan media seperti di atas. Sarana komunikasi tertulis untuk menyampaikan
informasi kepada orang lain atau instansi lain itu terdiri atas beberapa macam, salah
satu diantaranya adalah surat di atas.
Jika dibandingkan dengan alat komunikasi lain, surat memiliki kelebihan,
yaitu dapat mengurangi kesalahpahaman dalam berkomunikasi karena penulis dapat
menyampaikan maksudnya dengan sejelas-jelasnya.
Sebagai sarana komunikasi tertulis, sebaiknya surat menggunakan bentuk
yang menarik, kalimatnya tidak terlalu panjang, dan memakai bahasa yang jelas,
padat, adab, dan takzim. Bentuk surat dikatakan menarik jika letak bagian-bagian
surat tidak ditempatkan seenaknya menurut keinginan penulis. Surat diusahakan tidak
terlalu panjang karena surat yang panjang dan bertele-tele akan menjemukan. Selain
itu, bahasa surat dikatakan jelas jika maksudnya mudah ditangkap dan unsur-unsur
gramatikal seperti subjek dan predikat, dinyatakan secara tegas, serta tanda-tanda
baca digunakan dengan tepat. Bahasa surat dikatakan padat jika langsung
mengungkapkan pokok pikiran yang ingin disampaikan. Bahasa surat dikatakan adab
jika pernyataan yang dikemukakan itu sopan.
Surat merupakan suatu media untuk menyampaikan informasi yang
disampaikan secara tertulis dalam surat dapat berbentuk pernyataan, pemberitahuan,
pernyataan, permintaan dan lain-lain. Informasi akan mencapai sasarannya jika
bahasa yang digunakan dapat mengungkapkan isi surat sesuai dengan sifat surat serta
kedudukan penulis dan pembaca surat.
Pada penulisan makalah ini, penulis hendak mengangkat masalah yang
melatarbelakangi penulisannya yaitu bagaimana analisa penggunaan bahasa pada
surat resmi atau surat dinas dari salah satu instansi?

1
II. KAJIAN TEORI

A. PENGERTIAN SURAT
Berdasarkan sifatnya, surat terdiri atas surat resmi dan surat pribadi. Surat
resmi berbeda dengan surat pribadi. Bahasa yang digunakan dalam surat resmi
adalah bahasa yang baku. Selain itu, ada beberapa aturan lain yang membedakan
surat resmi dengan surat pribadi.
Surat resmi adalah surat yang dikeluarkan oleh organisasi atau lembaga
tertentu. Surat resmi yang baik disusun dengan sistematika dan bahasa yang baku.
Surat resmi berhubungan dengan kegiatan-kegiatan, seperti undangan rapat dan
permohonan izin.
Bagian-bagian surat resmi adalah sebagai berikut:
1. Kepala surat
2. Nomor surat, perihal dan tanggal surat
3. Alamat surat
4. Salam pembuka
5. Isi surat
6. Penutup
7. Identitas pengirim

2
III. PEMBAHASAN
ANALISA TERHADAP PENGGUNAAN BAHASA PADA SURAT DINAS

Bahasa yang digunakan dalam surat resmi adalah bahasa yang baku. Selain
itu, ada beberapa aturan lain yang membedakan surat resmi dengan surat pribadi.
Surat resmi adalah surat yang dikeluarkan oleh organisasi atau lembaga tertentu.
Surat resmi yang baik disusun dengan sistematika dan bahasa yang baku.
Surat resmi berhubungan dengan kegiatan-kegiatan, seperti undangan rapat dan
permohonan izin.
Analisa penggunaan bahasa surat resmi atau dinas menurut bagian-bagian
surat adalah sebagai berikut:
1. Kepala surat
Kepala surat untuk surat resmi biasanya ditulis nama intansi alamat dan
nomor telepon yang dapat dihubungi dari intansi yang mengeluarkan surat
tersebut
2. Nomor surat, perihal, dan tanggal surat
Nomor surat ditulis dengan bilangan yang menunjukkan nomor urut surat
dinas ketika ditulis dan dikeluarkan oleh intansi tersebut. Dalam penulisan nomor
surat lazimnya mencantumkan nomor urut disertai garis miring diikuti kode
nomor intansi, diikuti garis miring kembali dan diikuti kode bulan dengan
menggunakan nomor angka Romawi yang diikuti garis miring serta diakhiri
angka yang menunjukkan tahun surat.
Perihal surat ditulis secara singkat pada pojok kiri atas dan merupakan
tema dari surat itu sendiri.
Tanggal surat resmi ditulis dipojok kanan atas dan lazim disebut titi
mangsa dengan menggunakan kaidah penulisan nama tempat surat ditulis diikuti
tanda baca koma. Setelah tanda baca koma diikuti angka tanggal surat di tulis
disertai nama bulan yang diawali dengan huruf kapital diikuti angka tahun secara
lengkap.

3
3. Alamat surat
Alamat surat resmi tertulis pada kop surat. Biasanya alamat ditulis dari
nama satuan tempat terkecil menuju zona yang lebih luas disertai identitas telepon
dan faximile.
4. Salam pembuka
Salam pembuka pada surat resmi ditulis dengan bahasa menurut intansi
tersebut, ada yang menggunakan salam Islam (Assalaamu'alaikum) ada juga yang
cukup ditufis dengan kalimat "Dengan Hormat”.
5. Isi surat
Isi surat ditulis sesuai perihal surat, biasanya berkaitan dengan hari,
tanggal dan tempat perihal surat dilayangkan. Kaidah penulisannya baik hari,
tanggal, tempat dan waktu diikuti tanda baca titik dua.
6. Penutup
Penutup surat ditulis dengan perihal harapan akan untuk dapat
melaksanakan perintah sesuai isi perihal surat yang diikuti ucapan terimakasih,
contoh : "Demikian atas kehadirannya kami ucapkan banyak terimakasih.
7. Identitas pengirim
Identitas pengirim surat jika tunggal maka ditulis dipojok kanan bawah
disertai nama jelas disertai garis bawah yang diikuti nomor identitas pegawai
(NIP, NRP dan sebagainya). Yang lebih penting lagi sebagai tanda resminya surat
biasanya pada bagian tandatangan pengirim dilegalkan dengan stempel intansi
tersebut.

4
IV. SIMPULAN
Surat resmi adalah surat yang dibuat oleh lembaga atau organisasi yang
sifatnya resmi.surat resmi yang baik disusun dengan sistematika dan bahasa yang
baku.

5
 ANALISA BAHASA SURAT RESMI

Tugas Ini Diajukan Untuk Memenuhi

Tugas Mata Kuliah Menulis 2
Dosen Pembimbing : Bapak Jaja, Drs, M.Hum

Disusun Oleh :
ALI MUHIDI
NIRM : 207050005

PRODI PENDIDIKAN BAHASA DAN SASTRA INDONESIA

FAKULTAS KEGURUAN DAN ILMU PENDIDIKAN
UNIVERSITAS SWADAYA GUNUNG JATI
CIREBON
2009