ANALISIS JABATAN KANWIL KEMENAG

BAGIAN TATA USAHA – SUBBAG KEPEGAWAIAN DAN PROVINSI

HUKUM SULAWESI UTARA

INFORMASI JABATAN

1. NAMA JABATAN : Arsiparis (Keahlian)

2. KODE JABATAN :-
3. UNIT KERJA : Sub Bagian Kepegawaian dan Hukum
Kantor Wilayah Kementerian Agama Provinsi
Sulawesi Utara
a. JPT Pratama : Kepala Kantor Wilayah Kementerian Agama
Provinsi Sulawesi Utara
b. Administrator : Kepala Bagian Tata Usaha
c. Pengawas : Kepala Sub Bagian Kepegawaian dan Hukum
d. Pelaksana : Analis Jabatan, Analis Pengembangan SDM
Aparatur, Analis Perencanaan SDM Aparatur,
Analis Hukum, Pengadministrasi Kepegawaian
e. Fungsional : Analis Kepegawaian, Arsiparis

4. KEDUDUKAN JABATAN

Kepala Kantor Wilayah

Analis Perencanaan Kepala Bagian Tata Usaha

(1) JabatanPengadministrasi
SDM aparaturAnalis (1) kepegawaian Analis
(1) Hukum (1)
Analis Pengembangan SDM Aparatur (1)

Kasubbag Kepegawaian dan Hukum

Jabatan Fungsional :
Analis Kepegawaian (2)
Arsiparis (1)

1
 ANALISIS JABATAN KANWIL KEMENAG
BAGIAN TATA USAHA – SUBBAG KEPEGAWAIAN DAN PROVINSI
HUKUM SULAWESI UTARA

5. TUGAS POKOK DAN FUNGSI JABATAN

Melakukan kegiatan pengelolaan arsip, pembinaan kearsipan, pengembangan
profesi kearsipan dan kegiatan penunjang tugas arsiparis di lingkungan Kantor
Wilayah Kementerian Agama Provinsi Sulawesi Utara.

6. TUJUAN JABATAN
Mewujudkan pelayanan dalam bidang kearsipan, meliputi pengaturan
prosedur dan keteraturan dalam pengelolaan arsip, menyediakan bahan
dalam pembinaan kearsipan, serta memastikan adanya pengembangan atau
inovasi dalam sistem pengarsipan di lingkungan Kanwil Kemenag Provinsi
Sulawesi Utara dalam perkara hukum.

7. URAIAN TUGAS DAN KEGIATAN

7.1 Melakukan perencanaan pemberian layanan di bidang arsiparis
Tahapan : - Mengidentifikasi kebutuhan kearsipan di lingkungan Kanwil
Kementerian Agama Provinsi Sulawesi Utara
- Membuat rencana kerja dan program kerja
- Menyiapkan sarana dan prasarana yang mendukung
pemberian pelayanan kearsipan
- Menyusun SOP pelayanan kearsipan
- Menyusun standar mutu pelayanan kearsipan
- Menyusun maklumat pelayanan kearsipan
- Menyusun instrumen kepuasan pelanggan pelayanan
kearsipan
- Melakukan pengukuran kepuasan pelanggan pelayanan
kearsipan
- Melakukan evaluasi kepuasan pelanggan dan prosedur
pelayanan kearsipan
- Membuat laporan hasil evaluasi kepuasan pelanggan dan
prosedur pelayanan kearsipan

2
 ANALISIS JABATAN KANWIL KEMENAG
BAGIAN TATA USAHA – SUBBAG KEPEGAWAIAN DAN PROVINSI
HUKUM SULAWESI UTARA

7.2 Melakukan kegiatan pengelolaan arsip

Kegiatan : - Mengelola arsip yang terdiri atas kegiatan pembuatan
daftar arsip, inventaris arsip organisasi dan inventaris arsip
pegawai/perseorangan, serta mengelola surat masuk dan
keluar
- Perawatan dan pemeliharaan arsip yang meliputi kegiatan
penyusunan rencana penyimpanan arsip, monitoring dan
evaluasi arsip fisik
- Pelayanan kearsipan yang meliputi kegiatan memberikan
layanan konsultasi pengenalan sumber arsip (menyajikan
informasi dan penelusuran arsip), memberikan layanan
konsultasi kearsipan dalam rangka publikasi, memberikan
layanan advokasi bidang kearsipan serta memproses
peminjaman dan pengembalian dokumen/arsip
- Publikasi kearsipan yang meliputi kegiatan penyiapan data
kearsipan, menyampaikan informasi lisan dan tulisan
mengenai kearsipan, menyampaikan informasi kearsipan
dalam bentuk laporan kearsipan
7.3 Melakukan pembinaan kearsipan
Kegiatan : - Menyiapkan bahan sosialisasi/konsultasi kearsipan
dinamis/statis
- Memberikan bimbingan/konsultasi kearsipan dinamis/statis
- Memberikan konsultasi penyusunan sistem pengelolaan
arsip
- Menyusun/memberikan layanan penyusunan jadwal retensi
arsip
- Melakukan supervisi, monitoring serta evaluasi dari
kearsipan dinamis/statis
7.4 Melakukan pengembangan profesi dan kegiatan penunjang tugas
arsiparis
Kegiatan : - Menyusun naskah apresiasi kearsipan/laporan evaluasi dan
saran perbaikan atas kearsipan

3
 ANALISIS JABATAN KANWIL KEMENAG
BAGIAN TATA USAHA – SUBBAG KEPEGAWAIAN DAN PROVINSI
HUKUM SULAWESI UTARA

- Menyusun standar/pedoman/petunjuk teknis dalam

pengelolaan arsip
- Mengikuti seminar/lokakarya dalam bidang kearsipan
- Melakukann penerjemahan/penyaduran buku dan bahan
lainnya dibidang kearsipan
- Melakukan inovasi di bidang pelayanan kearsipan
7.5 Tugas tambahan/kedinasan lain
a. Menjadi panitia/narasumber suatu kegiatan.
Tahapan : - Menerima surat tugas;
- Melaksanaan tugas; dan
- Melaporkan pelaksanaan tugas.
b. Menghadiri rapat intern bulanan/semesteran/tahunan
Tahapan : - Mendengarkan arahan dari atasan;
- Memberi ide dan masukan positif
- Menyampaikan permasalahan yang ada di lapangan
c. Melakukan perjalanan dinas
Tahapan : - Menerima Surat Tugas
- Melaksanakan tugas
- Membuat laporan perjalanan dinas

8. BAHAN YANG DIGUNAKAN UNTUK MENYELESAIKAN PEKERJAAN

N PENGGUNAAN DALAM
BAHAN KERJA
O TUGAS
1 Undang-undang dan peraturan terkait Pedoman dalam
lainnya menjalankan tugas
2 Disposisi surat dari atasan 1. Menjadi dasar dalam
pelaksanaan tugas
2. Menjadi bahan dan
informasi
3. Menjadi referensi dan
pedoman dalam
pelaksanaan tugas
3 Form Alat menghimpun data dan
informasi
4 Data dan informasi 1.Bahan dalam membuat
4
 ANALISIS JABATAN KANWIL KEMENAG
BAGIAN TATA USAHA – SUBBAG KEPEGAWAIAN DAN PROVINSI
HUKUM SULAWESI UTARA

5 Surat Keluar dan Data Kegiatan
6 Laporan kegiatan dan laporan kinerja
7 Perintah Pimpinan
pertimbangan
2. Bahan dalam
pelaksanaan pekerjaan
3. Pengambilan keputusan
4. Bahan evaluasi serta
pelaporan
5. Bahan untuk tindak lanjut
dan pengembangan
Bahan untuk membuat
laporan
1. Bahan dalam membuat
pertanggungjawaban atas
apa yang telah dikerjakan
2. Bahan penilaian kinerja
oleh atasan
3. Menjadi informasi dalam
rangka evaluasi kinerja sub
bagian
Pelaksanaan tugas lainnya

9. PERALATAN KERJA
N PENGGUNAAN DALAM
PERANGKAT KERJA
O TUGAS
1 Website institusi pemerintah 1. Menemukan
bahan/informasi pekerjaan
2. Mempublikasikan
bahan/hasil pekerjaan
2 Program dan rencana kerja Untuk membuat
rencana/jadwal kerja
tahunan, bulanan dan
harian
3 Surat masuk dan keluar Untuk di catat dan
didistribusikan ke pelaksana
dan user
4 Disposisi Menjalankan tugas sesuai
perintah atasan
5
 ANALISIS JABATAN KANWIL KEMENAG
BAGIAN TATA USAHA – SUBBAG KEPEGAWAIAN DAN PROVINSI
HUKUM SULAWESI UTARA

5 SOP dan Juknis Pedoman dalam

melaksanakan tugas
6 Data dan Informasi Bahan untuk membuat
laporan dan rekapitulasi

10. HASIL KERJA

N
HASIL KERJA SATUAN HASIL
O
1 Rencana Kerja Dokumen
2 Program/Jadwal Kerja Dokumen
3 SOP Dokumen
4 Standar Pelayanan Dokumen
5 Maklumat Pelayanan Dokumen
6 Instrumen Pengumpulan Data Form
7 Pengukuran Kepuasan Pelanggan Kegiatan
8 Evaluasi dan laporan kepuasan Laporan
pelanggan
9 Dokumentasi Surat/Dokumen/ Berkas
10 Rencana penataan berkas Dokumen
11 Membuat klasifikasi arsip Kegiatan
12 Inventarisasi arsip organisasi dan Surat/Dokumen
perorangan
13 Daftar Arsip Dokumen
14 Konsultasi pengenalan Arsip dan Kegiatan
penelusuran arsip
15 Monitoring dan evaluasi arsip fisik Kegiatan
16 Laporan monitoring dan evaluasi arsip Laporan
fisik
17 Konsultasi pengenalan arsip (informasi Kegiatan
dan penelusuran arsip)
18 Layanan Peminjaman Dokumen Kegiatan
19 Layanan Pengembalian Dokumen Kegiatan
20 Daftar dan rekapitulasi peminjaman dan Laporan
pengembalian dokumen
21 Bahan sosialisasi/ konsultasi kearsipan Dokumen
22 Bimbingan kearsipan Kegiatan
23 Supervisi, monitoring serta evaluasi Kegiatan
kearsipan
24 Membuat karya tulis di bidang kearsipan Dokumen
25 Melakukan inovasi di bidang kearsipan Kegiatan
26 Membuat Laporan Laporan

6
 ANALISIS JABATAN KANWIL KEMENAG
BAGIAN TATA USAHA – SUBBAG KEPEGAWAIAN DAN PROVINSI
HUKUM SULAWESI UTARA

11. WEWENANG
11.1 Mengajukan usul, saran dan pendapat kepada Kepala Sub Bagian
Kepegawaian dan Hukum Kanwil Kemenag Provinsi Sulawesi Utara;
11.2 Memberikan data, informasi, laporan dan rekomendasi dalam bidang
kearsipan
11.3 Menyajikan data kearsipan (informasi dan penelusuran arsip
11.4 Meminjamkan arsip sesuai prosedur
11.5 Menolak peminjaman arsip jika tidak sesuai aturan atau prosedur
11.6 Menerima dan medistribusikan surat/dokumen

12. TANGGUNG JAWAB

12.1 Kebenaran atas usul, saran dan pendapat yang diajukan kepada
Kepala Sub Bagian Kepegawaian dan Hukum Kanwil Kemenag Provinsi
Sulawesi Utara;
12.2 Kebenaran atas data/informasi, laporan serta rekomendasi yang
diberikan
12.3 Keaslian dan kesesuaian karya tulis/pedoman yang dibuat
12.4 Menjaga dan memastikan arsip tidak rusak/hilang
12.5 Memastikan distribusi surat/dokumen tepat guna
12.6 Menjalin hubungan kerjasama yang baik dengan semua piihak
12.7 Menjaga kerahasiaan dokumen yang dikuasakan.

13. KORELASI JABATAN

N
JABATAN UNIT KERJA PERIHAL
O
1 Pejabat Pengawas Kanwil Konsultasi dan
koordinasi serta
pelaporan pelaksanaan
tugas
4 Pejabat Pelaksana Kanwil Konsultasi dan
koordinasi, kerjasama
(permintaan,
penyampaian data,
konsep dan laporan)
7
 ANALISIS JABATAN KANWIL KEMENAG
BAGIAN TATA USAHA – SUBBAG KEPEGAWAIAN DAN PROVINSI
HUKUM SULAWESI UTARA

5 Pejabat Fungsional Kanwil Konsultasi dan

koordinasi, kerjasama
(permintaan,
penyampaian data,
konsep dan laporan)

14. KONDISI LINGKUNGAN KERJA

NO ASPEK FAKTOR
1 Tempat Kerja Di dalam ruangan
2 Suhu Sejuk dengan perubahan
3 Udara Bersih
4. Keadaan ruangan Cukup luas dan kondusif
5 Letak Datar
6 Penerangan Cukup
7 Suara Tenang
8 Keadaan tempat kerja Cukup bersih
9 Getaran -

15. RESIKO BAHAYA

NO FISIK/MENTAL FAKTOR
1 Mata Radiasi Laptop/Komputer
2 Gangguan pencernaan Terlalu banyak duduk, lupa minum
dan/atau ginjal air, terlambat makan
4 Cidera Otot Mengangkat tumpukan dokumen

16. SYARAT JABATAN

16.1 Pangkat/Golongan : Penata Muda, III/a
16.2 Pendidikan Formal : Minimal D.IV atau S1 bidang kearsipan
atau bidang lain yang relevan
16.3 Pendidikan/Pelatihan : Latsar, Diklat dan sertifikasi arsiparis
16.4 Pengalaman Kerja Minimal : -
16.5 Persyaratan Fisik : Sehat jasmani dan rohani
16.6 Persyaratan Kompetensi/Keterampilan Kerja
a. Kompetensi Inti : Perekat Bangsa
b. Kompetensi Managerial : Integritas, kerjasama, komunikasi,
orientasi pada hasil, pelayanan public,
pengembangan diri dan orang lain,
8
 ANALISIS JABATAN KANWIL KEMENAG
BAGIAN TATA USAHA – SUBBAG KEPEGAWAIAN DAN PROVINSI
HUKUM SULAWESI UTARA

mengelola konflik dan perubahan,

pengambilan keputusan
c Technical Skill/Keahlian : Menguasai undang-undang dan
peraturan lain terkait kearsipan,
pengetahuan mengenai record weeding,
record arrangment, vital record program,
records classification, records disposal,
records retentiion schedule, kemampuan
sistem filing dan disposal, aplikasi
komputer, pembuatan laporan, teknik
presentasi, komunikasi.
16.7 Bakat Kerja
a. G (Intelegesia) : Kemampuan belajar secara umum
b. V (Bakat Verbal) : Kemampuan untuk memahami arti kata-kata
dan penggunaannya secara tepat dan efektif
c. Q (Bakat Ketelitian) : Kemampuan menyerap perincian yang
berkaitan dalam bahan verbal atau dalam
tabel
16.8 Temperamen Kerja
a. M : Kemampuan menyesuaikan diri dengan
kegiatan pengambilan peraturan, pembuatan
pertimbangan atau pembuatan peraturan
berdasarkan kriteria yang diukur atau yang
dapat diuji
b. S : Kemampuan menyesuaikan diri untuk
bekerja dengan ketegangan jiwa jika
berhadapan dengan keadaan darurat, kritis,
tidak biasa atau bahaya atau bekerja dengan
kecepatan kerja dan perhatian terus
menerus
c. R : Kemampuan menyesuaikan diri dalam
kegiatan-kegiatan yang berulang atau secara
terus-menerus melakuka kegiatan yang

9
 ANALISIS JABATAN KANWIL KEMENAG
BAGIAN TATA USAHA – SUBBAG KEPEGAWAIAN DAN PROVINSI
HUKUM SULAWESI UTARA

sama
d. P : Kemampuan menyesuaikan diri dalam
berhubungan dengan orang lain lebih dari
hanya penerimaan dan pembuatan instruksi
16.9 Minat Kerja
a. R : Aktivitas yang memerlukan manipulasi
eksplisit, teratur atau sistematik
b I : Aktivitas yang memerlukan penyelidikan
observasional, simbolik dan sistematik
terhadap fenomena dan kegiatan
c. S : Aktivitas yang bersifat sosial atau
memerlukan keterampilan berkomunikasi
dengan orang lain

d. K : Aktivitias yang memerlukan manipulasi data

yang eksplisit, kegiatan administrasi, rutin
dan klerikal.
16.10 Upaya Fisik
a. Duduk
b. Berdiri
c. Berjalan
d. Memegang dengan jari
e. Berbicara
f. Mendengar
g. Melihat
h. Mengangkat
i. Membawa
16.11 Kondisi Fisik
a. Jenis Kelamin : Pria/Wanita
b. Umur : -
c. Tinggi Badan : -
d. Berat Badan : -
e. Postur Badan : -

10
 ANALISIS JABATAN KANWIL KEMENAG
BAGIAN TATA USAHA – SUBBAG KEPEGAWAIAN DAN PROVINSI
HUKUM SULAWESI UTARA

f. Penampilan : Rapih
16.12 Fungsi Kerja
a. D0 : Memadukan data
b. D1 : Mengkoordinasikan data
c D2 : Menganalisis data
d. D3 : Menyusun Data
e. D4 : Menghitung data
f. D5 : Menyalin data
g. D6 : Membandingkan data
h. O2 : Mengajar
i. O7 : Melayani
j. O8 : Menerima Instruksi

17. PRESTASI KERJA YANG DIHARAPKAN

N JUMLAH DAN WAKTU
HASIL KERJA
O SATUAN HASIL PENYELESAIAN
1 Rencana Kerja 1 Dokumen 1 Tahun
2 Program/Jadwal Kerja 1 Dokumen 1 Tahun
3 SOP 3 Dokumen 1 Tahun
4 Standar Pelayanan 3 Dokumen 1 Tahun
5 Maklumat Pelayanan 3 Dokumen 1 Tahun
6 Instrumen Pengumpulan Data 1 Form 1 Tahun
7 Pengukuran Kepuasan 30 Kegiatan 1 Bulan
Pelanggan
8 Evaluasi dan laporan 1 Laporan 1 Tahun
kepuasan pelanggan
9 Dokumentasi 100 Surat/ 1 Tahun
Dokumen/Berkas
10 Rencana penataan berkas 1 Dokumen 1 Tahun
11 Membuat klasifikasi arsip 1 Kegiatan 1 Tahun
12 Inventarisasi arsip organisasi 500 1 Tahun
dan perorangan Surat/Dokumen
13 Daftar Arsip 1 Dokumen 1 Bulan
14 Konsultasi pengenalan Arsip 120 Kegiatan 1 Tahun
dan penelusuran arsip
15 Monitoring dan evaluasi arsip 1 Kegiatan 1 Bulan
fisik
11
 ANALISIS JABATAN KANWIL KEMENAG
BAGIAN TATA USAHA – SUBBAG KEPEGAWAIAN DAN PROVINSI
HUKUM SULAWESI UTARA

16 Laporan monitoring dan 1 Laporan 1 Bulan

evaluasi arsip fisik
17 Konsultasi pengenalan arsip 120 Kegiatan 1 Tahun
(informasi dan penelusuran
arsip)
18 Layanan Peminjaman 250 Kegiatan 1 Tahun
Dokumen
19 Layanan Pengembalian 250 Kegiatan 1 Tahun
Dokumen
20 Daftar dan rekapitulasi 1 Laporan 1 Bulan
peminjaman dan
pengembalian dokumen
21 Bahan sosialisasi/ konsultasi 1 Dokumen 1 Tahun
kearsipan
22 Bimbingan kearsipan 15 Kegiatan 1 Tahun
23 Supervisi, monitoring serta 15 Kegiatan 1 Tahun
evaluasi kearsipan 1 Laporan
24 Membuat karya tulis di bidang 1 Dokumen 1 Tahun
kearsipan
25 Melakukan inovasi di bidang 1 Kegiatan 1 Tahun
kearsipan
26 Membuat Laporan 12 Laporan 1 Tahun

18. KELAS JABATAN : 11

19. BUTIR INFORMASI LAIN :

Manado, 9 Juli 2020

Mengetahui,
Kasubbag Kepegawaian dan Hukum Analis Jabatan

Drs. Nasri Sakamole, M.Si Gladys Marcella Pilat

NIP. 196612221993021001 NIP. 198811222019032013

12