EXECUTIVE SUMMARY PROGRAM KERJA

DEPARTEMEN EKSTERNAL
DIVISI HUBUNGAN MASYARAKAT
PROGRAM KERJA GET CONNECTION II

Latar Belakang
Sebuah wawasan mengenai suatu kegiatan perlu digali dan dicari agar seseorang
memiliki cara pandang yang luas. Wawasan atau pengetahuan baru dapat dicari dengan
berbagai cara seperti mencari informasi dari berbagai media, membaca buku atau surat kabar,
dan lain sebagainya. Dengan adanya wawasan atau pengetahuan baru diharapkan dapat
membentuk pola pikir yang lebih maju, menghargai pendapat masing- masing individu,
memberikan argumen dan solusi yang baik dalam pemecahan masalah, serta melatih sikap
peduli dan tanggung jawab.
Tujuan
1. Menjalin silaturahmi dan birokrasi baik dengan Himpunan Mahasiswa yang
terhimpun didalam lingkup Universitas Pertamina maupun diluar lingkup Universitas
Pertamina.
2. Bertukar informasi mengenai program kerja antar Himpunan.
3. Mendalami Tugas Pokok dan Fungi (TUPOKSI) masing-masing divisi maupun
pengetahuan organisasi sehingga didapat wawasan baru untuk memajukan kinerja
HMTK UP.
Bentuk Program Kerja dan Status Ketercapaian
Get Connection merupakan salah satu program kerja Divisi Humas HMTK UP
2020/2021 dengan melakukan suatu kegiatan studi banding yakni kunjungan atau
mengundang Himpunan Teknik Kimia dari berbagai Universitas atau mengundang
Himpunan Mahasiswa di Universitas Pertamina.
Status Ketercapaian, berhasil dilaksanakan, pada :
Hari, tanggal : Kamis, 4 Maret 2021
Waktu : 19.00 s.d. 22.00 WIB
Tempat : Teleconference (Zoom)
Kendala Solusi
Google form yang telah dibagikan sebagai Pemberian google form yang berisi daftar
lembar registrasi dan feedback tidak semua kehadiran acara seharusnya diingatkan secara
partisipan mengisi. berkala pada saat berlangsungnya acara
sehingga memudahkan pihak panitia untuk
memonitor kehadiran para partisipan di acara
Get Connection #2. Dalam pengisian
Feedback di link yang disediakan oleh panitia
dibagikan sebanyak 3 kali selama 3 hari di
grup Kabinet setelah acara berlangsung agar
memberikan waktu kepada pihak terkait untuk
mengisinya. Jika pihak terkait sekiranya
belum mengisi feedback di link yang
tersedia ,maka pihak panitia mengirimkan
pesan pribadi kepada Ketua Divisi/pihak
terkait.

Untuk registrasi 2 kali diingatkan untuk

mengisi link registrasi di grup Akselerator
dan 46 peserta yang mengisi lembar registrasi
(tertera 48 karena ada yang double saat
mengisi). Untuk lembar feedback, link
feedback dikirimkan secara berkala sebanyak
4 kali di grup akselerator tetapi hanya 19
partisipan yang mengisi. Hasil dari feedback
para peserta kemudia dirangkum dan
 EXECUTIVE SUMMARY PROGRAM KERJA
DEPARTEMEN EKSTERNAL
DIVISI HUBUNGAN MASYARAKAT
PROGRAM KERJA GET CONNECTION II

dikirimkan kepada pihak Kominfo seperti

Waktu yang kurang saat Focus Group
Discussion sehingga banyak partisipan yang
mengeluhkan hal tersebut saat berakhirnya
FGD.
Ada beberapa partisipan yang salah
dimasukkan/belum dimasukkan ke Breakout
Room Zoom yang telah disediakan oleh
panitia dikarenakan terkendala jaringan atau
faktor lainnya seperti kurangnya jumlah Host
untuk membantu memasukkan partisipan
kedalam Breakout Room.
Tidak semua menggunakan virtual
Background yang telah disediakan oleh
panitia karena device yang kurang
mendukung.
Pada saat share screen Kahoot, ada beberapa
kesalahan teknis oleh pihak panitia sehingga
sedikit terlambat dalam Games Kahoot.
hasil Get Connection 1. Kami memberikan
link feedback karena kami berharap adanya
masukan dan rangkuman dari masing2 peserta
guna kemajuan acara studibanding diperiode
selanjutnya jika diadakan acara seperti ini.
Adanya penambahan waktu untuk FGD di
acara Get Connection periode selanjutnya
sehingga diskusi lebih maksimal.
Diharapkan adanya pembaruan untuk
kedepannya dari aplikasi Zoom sehingga Host
lebih dari satu atau Co-Host bisa membantu
Host dalam memasukkan partisipan kedalam
Breakout Room Zoom.
Penggunaan virtual background dianjurkan
untuk para partisipan, tetapi jika para
partisipan tidak menggunakannya karena
terkendala oleh device yang kurang
mendukung diperbolehkan untuk tidak
menggunakan virtual background tersebut.
Untuk acara kedepannya jika terdapat kendala
seperti kesalahan Teknis dalam share screen
Kahoot maka dari pihak panitia mem-Backup
agar tidak adanya keterlambatan waktu.

Rekapitulasi Anggaran Biaya

 Pemasukan

Harga
No. Deskripsi Jumlah Satuan Keterangan Total
Satuan

Dana HMTK Rp.

1. Sumber HMTK UP RP. 110.000
UP 110.000

Total Pemasukan Rp. 110.000

 Pengeluaran

Harga
No. Kebutuhan Jumlah Satuan Keterangan Total
Satuan
 EXECUTIVE SUMMARY PROGRAM KERJA
DEPARTEMEN EKSTERNAL
DIVISI HUBUNGAN MASYARAKAT
PROGRAM KERJA GET CONNECTION II

Platform kegiatan (Gladi

Zoom
1. 2 Paket Bersih kapasitas 100 Rp 25.000 Rp 25.000
Premium
orang)

Platform kegiatan (Acara

Zoom
2. 1 Paket Get Connection kapasitas Rp. 50.000 Rp.50.000
Premium
300 orang)

Biaya Transfer melalui

Biaya
3. 1 Ribu BCA saat membeli zoom Rp.1000 Rp.1000
Penanganan
premium

Total Pengeluaran Rp. 76.000

 Rekapitulasi Dana

7 Pemasukan : Rp. 110.000

Dana Himpunan dan Divisi Humas

Total Pemasukan Rp. 110.000

8 Pengeluaran :
Studi Banding
Pengeluaran Rp. 76.000

g
Dana Tak Terduga (10% dari pengeluaran) -

Total Pengeluaran Rp.76.000

Defisit (Total Pengeluaran – Total Pemasukan) Rp. -34.000

 EXECUTIVE SUMMARY PROGRAM KERJA
DEPARTEMEN EKSTERNAL
DIVISI HUBUNGAN MASYARAKAT
PROGRAM KERJA GET CONNECTION I

Pertanyaan tak terduga:

1. Output apa yang dihasilkan dari Get Connection 1 dan 2
Menambah relasi, bertukar pengetahuan mengenai kehidupan kuliah maupun bagaimana cara
berorganisasi baik dari pihak HMTK UP maupun HIMATEK ITB/HIMATEKK ITS.

Dari pihak humas sudah mengusahakan adanya Kerjasama lanjutan kepada pihak terkait
a. Rencananya kami akan mengajak collab dengan pihak Divisi Intrakampus x Humas HMTK
UP yaitu collab antara proker Cheminar dengan Berang berang labir. Berang berang labir
yaitu Kegiatan diskusi yang mengundang narasumber dari civitas akademika Teknik Kimia
ITB. Menurut kami, kami dapat mengajak Kerjasama dan melanjutkan program kerja
Cheminar yang nantinya narasumbernya adalah dari Dosen Teknik Kimia UP dan Teknik
Kimia ITB.
Pihak humas telah berusaha menghubungi pihak Divisi Ekstra Kampus yaitu kak pinto dan
saya di sambungkan kepada pihak Divisi Intrakampus, sayangnya proker ini sudah
dilaksanakan oleh HIMATEK ITB dan dilakukan hanya 1 kali dalam 1 periode sehingga
proker ini tidak bisa kami realisasikan dalam hal kerjasama.
Dan menurut kami hanya proker Berang berang labir yang bisa dicollab dengan Cheminar
yang hubungannya dengan divisi HUMAS HMTK UP.

Kemudian output lainnya adanya ajakan mengikuti kegiatan diskusi bareng yaitu dari
Divisi keilmuan terkait “pengolahan limbah tandan kosong kelapa sawit menjadi biobutanol
via fermentasi ABE” dan ada beberapa perwakilan sepertinya yang mengikuti kegiatan
tersebut.

Dari humas sendiri juga berperan sebagai penghubung mana kala ada divisi HMTK yang
akan mengajak Kerjasama dengan pihak HIMATEK ITB. Tetapi memang sampai saat ini
belum ada pihak divisi lain yang menghubungi Humas.

b. Rencananya kami akan mengajak collab dengan pihak Public Relation HIMATEKK ITS
terkait program kerja Cheminar dengan proker HIMATEKK partnership yaitu Menjalin
kesepakatan antar kedua belah pihak (Memorandum of Understanding) yakni antara HIMATEKK
ITS dengan shareholder terkait. Menurut kami, kami dapat mengajak Kerjasama dan
melanjutkan program kerja Cheminar yang nantinya narasumbernya adalah dari Dosen
Teknik Kimia UP dan Teknik Kimia ITS.
Pihak humas telah berusaha menghubungi pihak PR HIMATEKK ITS, tetapi untuk
merealisasikannya pihak HIMATEKK ITS memberikan pilihan hanya dibulan April
padahal kami telah bersiap untuk turun jabatan sehingga Kerjasama ini ditiadakan dan kami
juga sudah berpesan mungkin akan dilanjutkan diperiode selanjutnya tergantung kebijakan
dari periode selanjutnya juga

Dari humas sendiri juga berperan sebagai penghubung mana kala ada divisi HMTK yang
akan mengajak Kerjasama dengan pihak HIMATEK ITB. Tetapi memang sampai saat ini
belum ada pihak divisi lain yang menghubungi Humas.
c. Kenapa tidak studi banding dengan himpunan dalam?
Alasan pertama adalah karena kita termasuk himpunan baru dan kita perlu belajar dari
himpunan yang sudah berdiri cukup lama baik dari segi metodenya, program kerjanya,
 EXECUTIVE SUMMARY PROGRAM KERJA
DEPARTEMEN EKSTERNAL
DIVISI HUBUNGAN MASYARAKAT
PROGRAM KERJA GET CONNECTION I

segala aturan didalamnya,pengalaman dalam membuat suatu acara itu semua dengan tujuan
selain mendapatkan teman baru dari luar UP, kita juga bisa menerapkan hal hal yang sudah
didapatkan dari FGD untuk membangun HMTK UP menjadi lebih baik lagi. Mungkin tidak
berefek pada periode ini, tapi bisa diterapkan pada periode selanjutnya.

Alasan kedua berhubung kita online, makanya ini suatu kesempatan bisa
berkunjung/mengundang himpunan diluar UP karena tidak terkena biaya transport.

Alasan ketiga bisa mendapatkan teman baru dari kampus lain. Dan kita juga mengundang
himpunan Teknik kimia agar untuk kedepannya missal dalam urusan kerja kita ada
relasi/kenalan karena sama sama teknik kimia yg memiliki tujuan yg sama salah satunya
diproses industry.

d. Output dari seluruh mahasiswa/cabinet apa?

Trik : kualisasinya gimana, manfaatnya belom tahu tapi, Esensi dari orang luar tidak ada
DPM Menyusun structural setelah studi banding dg ITB, untuk kabinet adanya webinar dan
acara tsb dapat diikuti oleh HMTK UP. Kami sudah usaha dan belum ada realisasi untuk
masyarakat penuh.