PANDUAN FORMAT PROPOSAL DAN LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN

A. ALUR PENGAJUAN PROSES VERIFIKASI

Pengumpulan berkas hard file di kotak surat DPM berupa surat permohonan
verifikasi, surat tugas, proposal (1 fotokopi dan 1 asli), dan berita acara konsultasi
LEM 3 hari sebelum pelaksanaan verifikasi.

Pengumpulan berkas soft file ke email dpmfmipakmuii@gmail.com berupa

proposal 3 hari sebelum pelaksanaan verifikasi.

Konfirmasi pengumpulan kedua berkas ke Sekretaris Jenderal (L. Bayu Alamsyah

Pratama SMS/WA/id line : 081915365126/bayualamsyah12).

Pelaksanaan verifikasi.

B. ALUR PENGAJUAN PROSES FORUM PERTANGGUNGJAWABAN

Pengumpulan berkas hard file di kotak surat DPM berupa surat permohonan
forum pertanggungjawaban dan laporan pertanggungjawaban (1 fotokopi dan 1
asli) 3 hari sebelum pelaksanaan forum pertanggungjawaban.

Pengumpulan berkas soft file ke email dpmfmipakmuii@gmail.com berupa

laporan pertanggungjawaban 3 hari sebelum pelaksanaan forum
pertanggungjawaban.

Konfirmasi pengumpulan kedua berkas ke Sekretaris Jenderal (L. Bayu Alamsyah

Pratama SMS/WA/id line : 081915365126/bayualamsyah12).

Pelaksanaan forum pertanggungjawaban.

C. BENTUK DAN FORMAT PENULISAN PROPOSAL KEGIATAN INTERNAL DAN
EKSTERNAL
1. Proposal SC

a) Halaman cover.
b) Lembar pengesahan.
 c) Daftar isi.
d) Nama kegiatan.
e) Tema kegiatan.
f) Landasan Nilai.
g) Landasan Pemikiran.
h) Tujuan.
i) Target.
j) Sasaran.
k) Peserta.
l) Waktu dan Tempat Pelaksanaan.
m)Materi atau Deskripsi yang berisikan :
1. Tema.
. 2. Bentuk kegiatan.
3. Tujuan.
. 4. Target.
5. Sasaran.
6. Pengisi.
. 7. Rincian materi.
n) Manual Acara.
o) Struktur Kepanitiaan.
p) Pelindung, Penanggung Jawab, Pengarah, dan Susunan Panitia.
q) Deskripsi Kerja Panitia.
r) Peraturan dan Sanksi Kegiatan.
s) Logo Kegiatan dan makna yang terkandung.
t) Standar Operasional Prosedur Keuangan.
u) Rancangan Anggaran Belanja.
v) Lampiran lain jika diperlukan seperti Konten Proposal Sponsorship.
w) Penutup
2. Proposal OC

a) Halaman cover.
b) Lembar pengesahan.
c) Daftar isi.
d) Nama kegiatan.
e) Tema kegiatan.
f) Landasan Nilai.
g) Landasan Pemikiran.
h) Tujuan.
i) Target.
j) Sasaran.
k) Peserta.
l) Waktu dan Tempat Pelaksanaan.
m) Materi kegiatan yang berisikan :
 1. Tema.
2. Bentuk kegiatan.
3. Tujuan.
4. Target.
5. Sasaran.
6. Pengisi.
7. Deskripsi kegiatan.
8. Teknis pelaksanaan.
n) Rundown Acara.
o) Struktur Kepanitiaan.
p) Pelindung, Penanggung Jawab, Pengarah, dan Susunan Panitia.
q) Deskripsi Kerja Panitia.
r) Peraturan dan Sanksi Kegiatan.
s) Logo Kegiatan dan makna yang terkandung.
t) Standar Operasional Prosedur Keuangan.
u) Rancangan Anggaran Belanja.
v) Lampiran lain jika diperlukan seperti konten Proposal Sponsorship.
w) Penutup

D. BENTUK DAN FORMAT PENULISAN PROPOSAL KEGIATAN PENGIRIMAN

DELEGASI

1. Halaman cover.
2. Daftar isi.
3. Halaman pengesahan.
4. Nama kegiatan.
5. Tema kegiatan.
6. Landasan Nilai.
7. Landasan Pemikiran.
8. Tujuan.
9. Target.
10. Sasaran delegasi.
11. Waktu dan Tempat Pelaksanaan.
12. Pelindung, Penanggung Jawab, Pengarah, dan Susunan Delegasi.
13. Rancangan Anggaran Belanja.
14. Lampiran lain seperti proposal kegiatan.
15. Penutup.
E. BENTUK DAN FORMAT PENULISAN LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN
KEGIATAN INTERNAL DAN EKSTERNAL
1. LPJ SC

a) Halaman cover.
b) Lembar Pengesahan.
c) Kata pengantar.
d) Daftar isi.
e) BAB I: Pendahuluan.
f) BAB II: Laporan Pertanggungjawaban Kegiatan
a. Evaluasi panitia yang meliputi :
i. Persiapan panitia
ii. Pelaksanan kegiatan
iii. Problematika kegiatan
iv. Saran terkait problematika yang dialami
b. Evaluasi acara yang meliputi :
i.Persiapan panitia
ii.Pelaksanan kegiatan
iii.Problematika kegiatan
iv.Saran terkait problematika yang dialami
g) BAB III: Laporan Keuangan
a. Pemasukan Dana
b. Pengeluaran Dana
c. Rekapitulasi Dana
h) BAB IV: Penutup
i) Lampiran
a. Proposal
b. Catatan Administrasi
c. Notulensi Rapat
d. Bukti Pemasukan dan Nota Pengeluaran
e. SBPD dan Berita Acara
f. Surat Pernyataan Pemakaian Dana
g. Draft LPJ OC
2. LPJ OC
1. Halaman cover.
2. Lembar Pengesahan.
3. Kata pengantar.
4. Daftar isi.
5. BAB I: Pendahuluan.
6. BAB II: Laporan Pertanggungjawaban Kegiatan
a. Evaluasi panitia yang meliputi :
i. Persiapan panitia
ii. Pelaksanan kegiatan
iii. Problematika kegiatan
iv. Saran terkait problematika yang dialami
b. Evaluasi acara yang meliputi :
i.Persiapan panitia
ii.Pelaksanan kegiatan
iii.Problematika kegiatan
iv.Saran terkait problematika yang dialami
7. BAB III: Laporan Keuangan
a. Pemasukan Dana
b. Pengeluaran Dana
c. Rekapitulasi Dana
8. BAB IV: Penutup
9. Lampiran
a. Proposal
b. Catatan Administrasi
c. Notulensi Rapat
d. Daftar Inventaris Kepanitiaan
e. Daftar judul makalah dan nama peserta (apabila kegiatan dalam
bentuk LKTI)
f. Notulensi moderator (apabila kegiatan dalam bentuk seminar)
g. Daftar pemenang dan lembar penilaian (apabila kegiatan dalam
bentuk kejuaraan)
h. Bukti Pemasukan dan Nota Pengeluaran
i. SBPD, SPMD, dan SPMU
j. Surat Pernyataan Kerjasama dengan Pihak Sponsor
 k. Surat Pernyataan Pemakaian Dana
l. Dokumentasi Kegiatan
F. BENTUK DAN FORMAT PENULISAN LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN
KEGIATAN PENGIRIMAN DELEGASI
a. Halaman cover.
b. Lembar Pengesahan.
c. Kata pengantar.
d. Daftar isi.
e. BAB I: Pendahuluan.
f. BAB II: Laporan Pertanggungjawaban Kegiatan.
g. Persiapan delegasi
1. Pelaksanan kegiatan.
2. Problematika kegiatan.
3. Saran terkait problematika yang dialami.
h. BAB III: Laporan Keuangan.
1. Pemasukan Dana.
2. Pengeluaran Dana.
3. Rekapitulasi Dana.
i. BAB IV: Penutup.
j. Lampiran
1. Proposal Delegasi.
2. Catatan Administrasi.
3. Notulensi Rapat.
4. Bukti Pemasukan dan Nota Pengeluaran
5. Surat Pernyataan Kerjasama dengan Pihak Sponsor (jika ada)
6. Dokumentasi Kegiatan
7. Bukti telah mengikuti kegiatan
 G. DEKSRIPSI
Kop Proposal

UNIVERSITAS ISLAM INDONESIA

FAKULTAS MATEMATIKA DAN ILMU PENGETAHUAN ALAM
LEMBAGA EKSEKUTIF MAHASISWA
HMJ/UKMK
SC/OC NAMA KEPANITIAAN
Sekretariat: Komplek Kantor Lembaga Kemahasiswaan FMIPA UII, Jl.Kaliurang KM 14,5, Sleman, DIY.
55584 Hp. 081314144267

Judul Proposal

Proposal Kegiatan

SC/OC

Nama Kepanitiaan (Kepanjangan)

HMJ/UKMK

FMIPA

UII
1. Halaman Cover
Memuat judul dari proposal atau laporan pertanggungjawaban tersebut dengan
tipe font Times New Roman, ukuran font 14, dan huruf kapital. Terdapat logo
UII dengan ukuran 4,5 cm x 5,5 cm pada posisi center text. Terdapat
keterangan nama lembaga yang menaungi kegiatan tersebut, kemudian
terdapat keterangan Fakultas Matematika dan Ilmu Pengetahuan Alam,
selanjutnya terdapat keterangan Universitas Islam Indonesia yang dituliskan
dengan tipe font UII, ukuran font 12, dan huruf kapital. Terakhir, terdapat
keterangan tahun periode pelaksanaan kegiatan.

2. Lembar Pengesahan
Merupakan bentuk keabsahan suatu proposal kegiatan dan laporan
pertanggungjawaban yang merupakan bentuk implementasi dari susunan
pelindung dan penanggungjawab yang diketahui oleh pihak fakultas dari suatu
kegiatan yang berjalan.
3. Daftar Isi
Berisi keterangan terkait bagian dari proposal yang disertakan dengan nomor
halaman masing-masing.
4. Nama Kegiatan
Nama menyesuaikan yang tertera pada judul dan kop proposal.
5. Tema Kegiatan
Berisi tema yang disesuaikan dengan konsep acara.
6. Landasan Nilai
Berisi ayat Al Qur’an dan hadits yang menggambarkan landasan dari agenda
tersebut.
7. Landasan Pemikiran
Terdiri dari minimal 4 paragraf yang terdiri dari penjelasan mengenai kondisi
dari sasaran kegiatan secara umum pada paragraf pertama, selanjutnya
penjelasan mengenai permasalahan dari sasaran kegiatan pada paragraf kedua,
kemudian penjelasan terkait solusi dari permasalahan yang diawali dengan
rujukan bidang dan poin pada Garis-garis Besar Program Kerja FMIPA KM
UII dan GBHK/GBHO/GLH untuk HMJ/UKMK sebagai dasar kegiatan
tersebut dilaksanakan tertulis di paragraf ketiga. Paragraf keempat berisi
harapan dari kegiatan secara konkret.
8. Tujuan Kegiatan
Berisi tujuan secara realistis dari kegiatan.
9. Target Kegiatan
Berisi hal-hal yang ingin dicapai dan hasil tersebut bisa terukur setelah
kegiatan terlaksana.
10. Sasaran Kegiatan
Kumpulan orang/instansi yang mendapatkan dampak dari tujuan dan target
kegiatan yang dilaksanakan.
11. Waktu dan Tempat Pelaksanaan
Hari
Tanggal
Tempat
12. Materi Kegiatan
a. Tema Kegiatan
Merupakan sub tema dari rangkaian acara di kegiatan tersebut.
b. Bentuk Kegiatan
Menjelaskan bagaimana bentuk dari kegiatan tersebut, misal :
pertandingan/ceramah/talkshow
c. Tujuan Kegiatan
Berisi tujuan secara realistis dari kegiatan.
d. Target Kegiatan
 Berisi hal-hal yang ingin dicapai dan hasil tersebut bisa terukur setelah
kegiatan terlaksana.
e. Sasaran
Menyesuaikan jenis kegiatan yang berlangsung.
f. Pengisi
Disebutkan berupa nama perorangan/nama instansi/nama Lembaga.
g. Rincian Materi
Berisi penjelasan dari kegiatan yang mengusung konsep yang dibuat
oleh panitia.
h. Teknis Pelaksanaan
Alur pelaksanaan kegiatan secara rinci.
13. Manual Acara/Rundown Acara
Dituliskan manual/rundown per hari.
Contoh Manual Acara:
Sabtu, 24 Maret 2018

Waktu Durasi Kegiatan Tempat

08.00-09.00 WIB 60 menit Debat Ruang I.01
Contoh Rundown Acara:
Sabtu, 24 Maret 2018
Waktu Durasi Kegiatan Tempat Pengisi Penanggungjawab
08.00- 60 menit Debat Ruang I.01 Heri Leonardo
09.00 Hasan Ali
WIB B.Sc

14. Struktur Kepanitiaan

Gambaran umum dari kepanitiaan pada agenda tersebut,

15. Pelindung, Penanggungjawab, Pengarah, dan Susunan Panitia

Berisi nama dan jabatan, kemudian pada susunan panitia ditambahkan
keterangan angkatan.
16. Deskripsi Kerja Panitia
Berisi pembagian tugas dan hak wewenang dari setiap elemen di kepanitiaan
agenda tersebut.
17. Peraturan dan Sanksi Kegiatan
a. Peraturan Kegiatan (Perlombaan/Pertandingan)
Dibuat berdasarkan setiap kegiatan perlobaan atau pertandingan. Berisi
persyaratan peserta, peraturan, sanksi, dan mekanisme pendaftaran.
Catatan : untuk kegiatan seminar dimasukkan mekanisme pendaftaran
peserta dan peraturan mengikuti kegiatan seminar.
b. Peraturan dan sanksi panitia, peserta, dan penonton.
18. BAB I Pendahuluan
Berisi terkait penjelasan singkat mengenai pelaksanaan acara dan tujuan
dibuatmya laporan pertanggungjawaban.
19. BAB II Laporan Pertanggungjawaban
1. Evaluasi Panitia
 a. Persiapan Panitia
Berisi hal-hal yang dipersiapkan sebelum pelaksanaan secara
rinci
b. Pelaksanaan
Berisi penilaian terhadap hal-hal yang dilakukan saat kegiatan
yang berkaitan dengan deskripsi kerja masing-masing divisi,
berjalan atau tidaknya deskripsi kerja tersebut.
c. Problematika
Berisi kekurangan atau kendala yang berkaitan dengan
pengaplikasian deskripsi kerja.
d. Saran
Berisi solusi untuk mengatasi problematika
2. Evaluasi Acara
a. Persiapan Acara
Berisi hal-hal yang dilakukan oleh keseluruhan panitia untuk
persiapan kegiatan tersebut
b. Pelaksanaan
Berisi penilaian tentang keberjalanan konsep kegiatan
(kepanitiaan SC) atau teknis kegiatan (kepanitiaan OC/tunggal)
pada setiap kegiatan. Memuat tempat dan tanggal pelaksanaan
yang kemudian dilanjutkan penjelasan terkait penilaian.
c. Problematika
Berisi kekurangan atau kendala yang berkaitan dengan
pelaksanaan kegiatan
d. Saran
Berisi solusi untuk mengatasi problematika