Workshop Refleksi & Pengembangan

Perencanaan Program RHRN2 Tahun 2022

Bogor, 21-25 Agustus 2021

Peraturan Pelaksanaan Kegiatan Workshop

Informed Consent
● Kegiatan tatap muka yang dikombinasikan dengan dalam jaringan (online) adalah pilihan
metode rapat yang dipilih untuk memaksimalkan proses diskusi dan pertukaran
pikiran/ide/gagasan yang dapat dilakukan selama masa pandemi.
● Rutgers Indonesia memberikan pilihan kepada calon peserta untuk mengikuti kegiatan secara
offline maupun online sesuai dengan kenyamanan individu masing-masing. Hal ini dilakukan
untuk memberikan ruang kepada setiap individu yang memiliki kebutuhan berbeda. Namun
demikian, atas kedua pilihan tersebut setiap peserta diwajibkan untuk mengikuti protokol
kesehatan yang dirancang di bawah ini termasuk konsisten mengikutinya. Misalnya, setelah
memutuskan untuk mengikuti secara offline, maka orang tersebut harus mengikuti secara penuh
sampai kegiatan selesai, demikian pula bila memutuskan untuk mengikuti secara online, maka
orang tersebut harus mengikuti penuh secara online. Peserta yang bolak-balik atau memilih
offline dan online tidak diperkenankan karena berkaitan dengan pengurangan mobilitas.
● Rutgers Indonesia telah menyiapkan berbagai cara dan mematuhi protokol kesehatan secara
ketat seperti mengurangi jumlah peserta offline secara signifikan, membatasi jam bertemu
langsung yang tidak lebih dari 4 jam dalam sehari, memastikan makanan disediakan dalam
kotak-kotak tersendiri, memilih ruang rapat yang terbuka, menjaga jarak antar individu selama
kegiatan berlangsung, melarang peserta untuk melakukan sosialisasi selain dengan peserta lain
selama kegiatan berlangsung. Dan dikarenakan sulitnya melakukan tracing dan masa inkubasi
virus yang dapat bertahan lebih lama dari kegiatan berlangsung, maka bila ditemukan penularan
setelah kegiatan berlangsung, pihak Rutgers Indonesia tidak dapat menggantikan biaya
pengobatan ataupun perawatan.
● Peserta akan diminta menandatangani Travel Advance Request serta Surat Pernyataan
Kesediaan Mengikuti Kegiatan yang menerangkan tentang poin diatas.

Protokol Kesehatan
● Rutgers Indonesia akan menyediakan alat-alat desinfektan dan proteksi dalam bentuk masker
wajah, hand sanitizer, disinfektan ruangan dan disinfektan Fabric. Peserta diWAJIBKAN untuk
membawa masker kain dengan jumlah yang disesuaikan dengan keperluan selama kegiatan
berlangsung.
● Pelaksanaan kegiatan akan dilakukan secara hybrid yang merupakan kombinasi antara kegiatan
offline dan online.
● Peserta diwajibkan menjaga jarak satu sama lain selama kegiatan berlangsung.
● Selama sesi tatap muka, seluruh peserta TIDAK DIPERKENANKAN MAKAN di ruang rapat.
Seluruh layanan makanan akan diberikan di kamar masing-masing. Pengecualian pada sarapan
pagi, sangat tergantung pada kebijakan hotel. Perihal ini akan diberitahukan kemudian.
● Demi menghindari kontak dengan pihak lain diluar peserta yang tidak dapat dikontrol oleh
Panitia, disarankan agar peserta membatasi layanan pembersihan ruangan kamar ataupun
laundry yang menyebabkan kontak dengan orang lain.
Akomodasi
● Setiap peserta akan mendapatkan satu kamar hotel selama kegiatan dan tidak digabung dengan
peserta lainnya. Setiap peserta dilarang untuk berinteraksi dengan peserta lain maupun pihak
luar selama kegiatan berlangsung terutama di luar jadwal tatap muka yang telah ditentukan.
● Setiap hotel memberikan penawaran berbeda selama masa PPKM berlangsung. Penyelenggara
akan menyesuaikan dengan situasi yang diperlukan, namun standar minimum yang akan
dilakukan adalah mengacu pada pre dan post kegiatan.
● Semua peserta, DILARANG menerima tamu dari luar yang tidak terdaftar atau berjalan-jalan
keluar dari hotel untuk keperluan apapun selama kegiatan berlangsung, ataupun membawa
orang lain yang tidak terdaftar ke penginapan.

Transportasi dan Tiket (Pesawat, Travel dan Kereta)

● Peserta dari Cirebon (Jawa Barat) dan DKI Jakarta akan direimburse biaya transportasi dari dan
ke Bogor, secara aktual (actual cost)
● Untuk peserta yang menggunakan transportasi umum, travel, taksi atau kendaraan online, harus
menunjukkan bukti pembayaran (struk/ kuitansi, tiket tol) sebagai acuan pembayaran
reimburse.

Test Swab PCR

● Sebelum keberangkatan, peserta, melakukan tes Swab PCR sesuai dengan unit cost ketentuan
Pemerintah (Rp 500.000). Biaya tes PCR akan dilakukan reimburse oleh Rutgers WPF Indonesia.
Sedangkan untuk kepulangan, test swab pcr akan dibayarkan oleh Rutgers WPF Indonesia Test
PCR kepulangan akan dilakukan di hotel tempat kegiatan berlangsung.
● Peserta akan mendapatkan penggantian transport lokal sebesar Rp 100.000

DSA (Daily Subsistence Allowance)

● DSA akan dibayarkan setelah kegiatan berlangsung.

Rekomendasi Pasca Pertemuan:

 Peserta diharapkan melakukan isolasi setelah pertemuan minimal 2 hari sejak kepulangan meski
hasil PCR menunjukkan hasil negatif. Hal ini untuk meminimalisir risiko tertular dan menularkan
pada kontak erat atau yang tinggal serumah.

***