Fungsi Dan Peranan Sekretaris Dalam Membantu Pimpinan Pada Badan Kepegawaian Daerah Kabupaten Demak
Fungsi Dan Peranan Sekretaris Dalam Membantu Pimpinan Pada Badan Kepegawaian Daerah Kabupaten Demak
TUGAS AKHIR
Untuk memperoleh gelar ahli madya
Program Studi Manajemen Perkantoran
Pada Universitas Negeri Semarang
Oleh :
Ervina Anjarwati
7351306013
FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS NEGERI SEMARANG
2009
PERSETUJUAN PEMBIMBING
Tugas Akhir ini disetujui oleh Pembimbing untuk diajukan Sidang Panitia
Hari :
Tanggal :
Pembimbing
Mengetahui,
An.Ketua Jurusan Manajemen
Sekretaris
ii
PENGESAHAN KELULUSAN
Tugas Akhir ini telah dipertahankan di depan Sidang Ujian tugas akhir jurusan
Hari :
Tanggal :
Penguji I Penguji II
Mengetahui,
Dekan
iii
PERNYATAAN
Saya menyatakan bahwa yang tertulis di dalam Tugas Akhir ini benar-benar hasil
karya sendiri, bukan jiplakan karya tulis orang lain, baik sebagian atau
seluruhnya. Pendapat/temuan orang lain yang terdapat dalam Tugas Akhir ini
Ervina Anjarwati
NIM.7351306013
iv
MOTTO DAN PERSEMBAHAN
Jerih payah yang disertai doa pasti tidak akan berakhir sia-sia
kepada:
2. Adikku tersayang
3. Teman-temanku angkatan
4. Almamater
v
KATA PENGANTAR
Puji syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT atas rahmat dan
Pada kesempatan ini dengan segala kerendahan hati tidak lupa penulis
makalah ini.
vi
Dalam penulisan makalah ini ,penulis menyadari sepenuhnya bahwa
Semoga makalah ini bermanfaat bagi para pembaca dan pihak yang
membutuhkan.
Penulis
vii
SARI
viii
fasilitas yang tersedia,sehingga pekerjaan yang berhubungan dengan sekretaris
dapat dilaksanakan dan dikerjakan dengan baik.
ix
DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL....................................................................................... i
PERNYATAAN.............................................................................................. iv
KATA PENGANTAR.................................................................................... vi
SARI............................................................................................................... viii
DAFTAR ISI.................................................................................................. ix
DAFTAR GAMBAR..................................................................................... xi
BAB I PENDAHULUAN
A. Pengertian Sekretaris................................................................ 7
B. Jenis Jabatan Sekretaris............................................................ 8
C. Fungsi Sekretaris...................................................................... 10
D. Tugas Sekretaris....................................................................... 11
E. Peranan Sekretaris.................................................................... 13
F. Wewenang Sekretaris............................................................... 15
x
BAB III METODE PENELITIAN
A. Lokasi Penelitian........................................................................ 17
B. Objek Kajian............................................................................... 17
C. Sumber Data................................................................................ 17
D. Teknik Pengumpulan Data.......................................................... 18
E. Metode Analisis Data.................................................................. 19
A. Hasil Penelitian............................................................................ 20
B. Pembahasan.................................................................................. 52
BAB V PENUTUP
A. Kesimpulan................................................................................... 56
B. Saran.............................................................................................. 56
DAFTAR PUSTAKA
LAMPIRAN
xi
DAFTAR GAMBAR
xii
DAFTAR LAMPIRAN
xiii
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Secara umum arti sekretaris ada dua yaitu sekretaris sebagai pembantu
ialah seseorang yang memimpin suatu sekretariat dari suatu perusahaan atau
masalah yang dihadapi pimpinan, memberi saran dan pendapat yang akhirnya
besar atau dengan perkataan lain tujuan dapat dicapai dengan efisien.
1
2
Julaiman 1992:25)
tujuan suatu organisasi supaya tujuan suatu organisasi dapat tercapai dengan
baik. Maka seorang sekretaris harus dituntut mempunyai wawasan yang luas
sekretaris untuk memahami segala sumber dan dampak masalah yang dihadapi
memerlukannya.
dengan aturan yang berlaku. Hal ini dilakukan agar memperoleh hasil yang
(Ursula Ernawati,2003:3).
dengan cara membina dan memelihara hubungan baik dengan berbagai pihak
Daerah Kab.Demak, maka peneliti memilih judul dalam Tugas Akhir tentang
DEMAK”.
B. Perumusan Masalah
adalah:
Demak.
D. Kegunaan Penelitian
1. Kegunaan teoritis
2. Kegunaan praktis
- Bagi penulis
- Bagi kantor
Hasil penelitian ini dapat digunakan sebagai bahan pertimbangan untuk
- Bagi pembaca
LANDASAN TEORI
A. Pengertian Sekretaris
bahasa inggris adalah SECRET yang juga berarti “rahasia”. Jadi, bila dilihat
peraturan organisasi.
peraturan.
8
9
melaksanakan tugasnya dengan lancar dan terarah serta efektif dalam bekerja
(Tony Waworuntu,1995:58).
seorang yang berkuasa atas pengaturan waktu kerja dan memiliki wewenang
untuk secara tepat dan cepat mengelola berbagai perubahan waktu atau jadwal
kerja atasannya, yang harus dilakukan dalam kaitannya dengan prioritas kerja
(Susanto,1997:19).
penyempurnaan.
B. Jenis Jabatan Sekretaris
1. Sekretaris Organisasi
2. Sekretaris Pimpinan
Sekretaris yang dimaksud disini adalah pegawai atau staf dari suatu
bawahannya (seperti asisten, juru arsip atau juru tik), apabila ruang
lain.
C. Fungsi Sekretaris
sebagai berikut:
kantor.
seluruh kantor.
6. Pendidikan dan latihan dalam arti membina unit pendidikan dan latihan
lingkungan kantor.
berikut:
laporan;
kerja;
E. Peranan Sekretaris
Sekretaris mengerjakan apa saja yang diminta oleh pimpinan dari hal-
diantaranya:
1. Penjaga/Beranda Perusahaan
Dalam menerima tamu, seketaris menyeleksi siapa yang bisa dan tidak
Surat yang masuk dicatat, diatur dan diolah terlebih dahulu. Sekretaris
Sekretaris adalah orang yang tau berbagai hal yang srategis sebuah
perusahaan.
F. Wewenang Sekretaris
1. Tugas rutin, yaitu tugas-tugas yang hampir setiap hari dihadapi dan harus
antara lain:
c. Menerima tamu;
d. Korespondensi;
f. Filing.
2. Tugas instruksi, yaitu tugas yang tidak setiap hari dihadapi dan hanya
b. Pengaturan keuangan;
3. Tugas kreatif, yaitu tugas yang dikerjakan oleh sekretaris atas dasar
METODE PENELITIAN
permasalahan.
A. Lokasi Penelitian
B. Fokus Penelitian
C. Sumber Data
1. Data primer
Yaitu data yang diperoleh secara langsung dari sumbernya, diamati dan
dan wawancara.
2. Data Sekunder
18
19
penting, oleh karena itu diperlukan teknik yang benar untuk memperoleh data-
berikut:
1. Observasi
2. Wawancara
Metode ini peneliti gunakan untuk memperoleh data tentang disiplin kerja
pegawai.
3. Dokumentasi
ini peneliti menghasilkan data yang deskripsi yang dituangkan dalam bentuk
A. Hasil Penelitian
akan tetapi sesuai dengan keputusan Bupati pada tanggal 29 Januari 2009
perumpunan urusan:
21
22
peraturan pemerintah ini dan pedoman teknis mengenai organisasi dan tata
2. Landasan
Kabupaten Demak.
c. Peraturan Daerah Kabupaten Demak Nomor 3 Tahun 2001 tentang
1. Kedudukan
2. Tugas Pokok
bidang kepegawaian.
3. Fungsi
perundang-undangan.
Kepegawaian Negara.
4. Struktur Organisasi
KABUPATEN DEMAK
Bupati
Demak
Kepala BKD
Kab. Demak
SEKRETARIAT
Kelompok Jabatan
Fungsional
Adapun tugas – tugas dari masing – masing bagian adalah sebagai berikut:
1. Kepala Badan
a. Badan Kepegawaian Daerah dipimpin oleh Kepala Badan yang
operasional Badan;
kepegawaian;
pelatihan lainnya;
kerja;
atasan.
2. Sekretaris
Badan.
daerah;
kegiatan;
yang optimal;
kelancaran tugas;
PNS;
dasar pengambilan
atasan.
Daerah;
PNS;
atasan.
Badan;
pelaksanaan kegiatan;
atasan.
kepegawaian badan
atasan.
Karier Pegawai;
Karier Pegawai;
kegiatan;
optimal;
- Menyiapkan formasi pegawai berdasarkan analisis jabatan untuk
gelar akademis;
struktural;
keja;
penganbilan kebijakan;
pelaksanaan kegiatan;
atasan.
kegiatan;
khusus;
jabatan struktual;
penampilan kerja;
atasan.
mempunyai tugas:
pelaksanaan kegiatan.
(PNS);
mempunyai tugas:
pengambilan kebijakan;
atasan.
Negeri Sipil;
daerah;
penampilan kerja;
pengambilan kebijakan;
atasan.
kepegawaian;
pelaksanaan kegiatan.
disiplin pegawai;
kepegawaian;
Pajabat Daerah;
PNS;
atasan.
atasan.
masing-masing;
Badan;
beban kerja.
a. Visi
b. Misi
dan pelatihan.
baik dengan berbagai pihak yang terkait dalam hubungan kerja dengan
Badan;dan
efisien;
pengambilan kebijakan;
- Subag Program
- Subag Umum
Menyusun program dan kegiatan sekretaris berdasarkan sumber data
pegawai PNS).
B. Pembahasan
1. Merumuskan kebijakan
pengambilan kebijakan.
4. Kepegawaian
(KP), kenaikan gaji berkala (KGB), kartu istri (karir), pelayanan taspen,
kartu suami.
a. Tugas rutin
yaitu tugas-tugas yang hampir setiap hari dihadapi dan harus dikerjakan
b. Tugas instruksi
yaitu tugas yang tidak setiap hari dihadapi dan hanya dikerjakan bila ada
c. Tugas kreatif
d. Tugas administrasi/perkantoran
e. Tugas resepsionis
f. Tugas keuangan
dalam teori dari mulai menyusun agenda rapat sampai perjalanan dinas,
Badan.
beban pimpinan.
BAB V
PENUTUP
A. Kesimpulan
yaitu :
pimpinan.
B. Saran
57
58
diselesaikan;
Black Burn, Norma Davis. 1986. Sekretaris Yang Efektif. Semarang : Dahara
Prize.
59