BAB I

1.1 Landasan Teori

1.1.1. Mengenal Database
Secara sederhana database (basis data) dapat diungkapkan sebagai suatu
pengorganisasian data dengan bantuan komputer yang memungkinkan data dapat
diakses dengan mudah dan cepat1 atau dapat juga diartikan sebagai sebuah media
penyimpanan yang mutlak digunakan untuk membangun sebuah sistem2. Database
memudahkan para user/pengguna aplikasi dalam mengolah sebuah data yang
sangat banyak. Pengolahan database dapat berupa penambahan data, pengeditan
data dan penghapusan data. Pengolahan database dapat menghasilkan informasi
yang sangat penting bagi instansi atau suatu organisasi berupa laporan-laporan,
sehingga dapat digunakan sebagai pertimbangan dalam mengambil keputusan.

1.1.2. Mengenal DBMS

DBMS singkatan dari DataBase Management System. DBMS merupakan
perangkat lunak atau program komputer yang dirancang secara khusus untuk
pengelolaan database. Salah satu macam DBMS yang populer pada dewasa ini
berupa RDBMS (Relational DataBase Management System), yang menggunakan
model basis data relasional atau dalam bentuk tabel-tabel yang saling
terhubungkan.
Microsoft Access merupakan salah satu contoh produk RDBMS.
Perangkat lunak ini menyediakan fasilitas yang memudahkan dalam :
 Mengelola Database
 Melakukan Query
 Membuat Form
 Membuat Laporan
 Dan lain-lain

1.1.3. Mengenal Database dan Tipe Data pada Microsoft Access

Pada Microsoft Access, sebuah database disimpan dalam sebuah berkas
dengan ekstensi .MDB. Di dalam berkas inilah sebuah objek yang terkait dengan
database, termasuk semua tabel. Pada Microsoft Access, barisan kolom yang biasa
dipakai pada basis data relasional disebut field dan baris biasa disebut record.
Berikut ini merupakan tipe data pada Microsoft Access sebagaimana
diperlihatkan pada tabel 1.1.3
1
Abdul Kadir, Penuntun Praktis Belajar DATABASE Menggunakan Microsoft Access, Andi
Yogyakarta, Yogyakarta ,2003
2
Wahana Komputer, Membuat Aplikasi Database Terapan dengan Access 2010, PT Elex Media
Komputer, Jakarta , 2010
Tabel 1.1.3.1. Daftar Tipe Data
Tipe Data Keterangan Ukuran
Teks Merupakan tipe data bawaan yang Maksimum terdiri atas
akan dipilihkan oleh Microsoft 255 karakter.
Access ketika suatu field baru
diciptakan. Tipe ini digunakan
untuk menyatakan teks atau data
yang bisa mengandung huruf,
angka dan karakter-karakter yang
lain seperti tanda * dan &. Contoh
pemakaiannya antara lain untuk
nama orang, alamat, dan bahkan
untuk angka yang tidak
dimaksudkan untuk dihitung
(misalnya nomor telepon)
Memo Merupakan tipe data teks yang Dapat mencapai 65.535
berukuran besar karakter
Number Merupakan suatu data untuk suatu 1,2,4,8 atau 16 byte
nilai bilangan tng bisa dihitung. tergantung tipe detilnya.
Ada bermacam-macam pilihan
lebih lanjut untuk pilihan ini. Tabel
2.2 memperlihatkan detil untuk
tipe ini
Date/Time Nilai jam dan tanggal dimulai dari 8 byte
tahun 100 sampai dengan 9999
Currency Merupakan tipe data untuk nilai 8 byte
uang. Keakuratan sampai 15 digit
disebelah kiri tanda pecahan dan 4
digit disebelah kanan tanda
pecahan.
Auto Number Menyatakan nilai yang urut. Nilai 4 byte
dibangkitkan oleh Microsoft
Access dan tak dapat diubah oleh
pemakai.
Yes/No Menyatakan dat yang hanya 1 bit
memiliki dua kemungkinan nilai
saja. Contoh benar atau salah, pria
atau wanita
OLE Object Menyatakan data objek seperti Sampai 1 GB
lembar kerja excel, dokumen word
yang dihubungkan atau dilekatkan
ke microsoft access
Hyperlink Menyatakan data alamat Sampai 2048 karakter
hyperlink(misalnya digunakan
 sebagai alamat web atau untuk
melompat ke word)
Lookup Wizard Memungkinkan berhubungan Baiasanya 4 byte
dengan nilai pada tabel lain
melalui fasilitas kotak daftar (list
box) atau kotak kombo (combo
box)

Tabel 1.1.3.2. Daftar Pilihan Tipe Data Number

Tipe Bilangan Keterangan Ketelitian Ukuran
Byte Bilangan bulat dari 0 s/d 25 - 1 byte
Decimal Bilangan real dari -1028-1 28 12 byte
s.d 1028-1
Integer Bilangan bulat -32.768 s/d - 2 byte
32.767
Long Integer Bilangan bulat dari - 4 byte
2.147.483.648 s/d
2.147.483.647
Single Dari -3.402823E38 s/d 7 4 byte
-1,401298 x 10-45 untuk
nilai negatif dari 1.40129 x
10-45 s /d 3.402823 untuk
nilai positif
Double Dari -1,79769313486231 x 15 8 byte
10308 s/d
-4,94065645841247 x 10-
324
untuk nilai negatif dan
dari 4,94065645841247 x
10-324 s/d
1.79769313486231 x 10308
untuk nilai positif
Replication ID Untuk membentuk Tak ada 16 byte
pengenal yang unik dalam
suatu field yang dijadikan
kunci primer

Sebagai contoh, jika anda bermaksud membuat field bernama nama

barang, maka tipe data yang perlu anda gunakan adalah text, tetapi jika anda
bermaksud membuat field yang mencatat jumlah barang, anda perlu menggunakan
tipe number dan lebih spesifik lagi barang kali anda memilih byte.

1.1.4. Penjelasan Properti-properti dalam tabel

Pada pendefenisian struktur tabel pribadi di depan, Anda telah melakukan
pengaturan pada properti Data Type, Field Size, dan Required. Tentu saja masih
banyak properti lain, tetapi Anda tidal menyentuhnya. Walaupun begitu, kiranya
Anda perlu mengetahui secara singkat fungsi masing-masing properti.

Tabel 1.1.3.3. Properti pada tabel dan kegunaannya.

Properti
DataType Menentukan tipe data. Daftar tipe data yang dapat dipilih
dapat dilihat pada Tabel 1.1.3.2
FieldSize Menentukan ukuran data. Khusus untuk tipe data Text,
Number/Currency, atau AutoNumber
Format Menentukan bentuk tampilan untuk tipe data Number,
Currenty, Date/Time, Yes/No, dan Text
InputMask Menentukan bentuk pemasukan data yang dilakukan oleh
pemakai dalam kotak teks
Caption Menentukan judul objek (misalnya: judul kolom)
Default Value Menyatakan nilai bawaan yang akan dimasukkan ke field
kalau datanya tidak disebutkan ketika record baru
ditambahkan
ValidationaRule Menentukan aturan-aturan yang harus dipenuhi ketika
suatu daat dimasukkan kedalam record
ValidationTest Menentukan teks yang akan ditampilkan kalau suatu data
tidak memenuhi suatu aturan
Required Jika suatu field memiliki nilai Yes pada properti ini maka
field ini harus diisi (tidak boleh berupa Null).
Catatan :
Null berarti data yang tidak pernah diisikan. Ini berbeda
dengan string kosong atau bilangan 0. Kalau properti ini
bernilai NO maka field bersangkutan boleh berisi Null
alias tidak diisi
AllowZeroLenght Menentukan apakah nilai string kosong (“”)diperbolehkan
atau tidak diisikan ke field. Kalau isinya berupa Yes,
string kosong boleh diisikan ke dalam field. Berlaku untuk
tipe data Text, Memo dan Hyperlink
Indexed Menentukan field dalam keadaan diindeks atau tidak.
Kemungkinan isinya :
 No : berarti field tidak diindeks
 Yes (No Duplicates) : berarti diindeks dan field ini
tidak bisa kembar
 Yes (Duplicates OK) : berarti diindeks dan field
ini boleh kembar
Catatan:
Indeks berfungsi untuk mempercepat pencarian data,
tetapi akan memperlambat proses pengubahan
UnicodeCompressio Menentukan data bertipe Text, Memo, atau Hyperlink
n dimampatkan atau tidak.
  Yes : Data dimampatkan
 No : Data tidak dimampatkan

Khusus pada struktur tabel pribadi yang telah anda buat :

 NIP bertipe Text dengan panjang maksimal 5 karakter dan field harus diisi
klau terdapat penambahan record (Required berisi yes)
 TGL_LAHIR bertipe Date/Time
 NAMA bertipe Text dengan panjang maksimal 25 karakter dan field harus
diisi kalau terdapat penambahan record (Required berisi yes)
 ALAMAT bertipe Text dengan panjang maksimal 35 karakter dan field
boleh diisi kalau terdapat penambahan record (Required berisi No)
 KOTA bertipe Text dengan panjang maksimal 15 karakter dan field boleh
tidak diisi kalau terdapat penambahan record (Required berisi Yes)
 Pria bertipe Yes/No dan field harus diisi kalau terdapat penambahan
recoord (Required berisi Yes). Perlu diketahui, nilai Yes untuk
menyatakan pria dan No untuk menyatakan wanita.

1.1.5. Informasi Database Report dan Query

Data tidak sama dengan informasi walau istilahnya sering dipertukarkan.

Data adalah fakta yang berasala dari table (atau beberapa table) database.
Informasi adalah data yang sudah diolah. Data dikonversikan ke dalam informasi
dengan memilih record, melakukan perhitungan pada record tersebut, dan
mengubah ururtan record yang akan ditampilkan. Keputusan dalam suatu bisnis
berdasarkan pada informasi bukan pada data. Pada bagian ini akan dibahas
mengenai cara mengolah data menjadi informasi dalam bentuk query dan report

1.1.6. Query

Query adalah pelaksana yang sesungguhnya dalam database karena dapat

melakukan banyak fungsi yang berbeda. Fungsi Query yaitu menampilkan record
yang terurut sesuai keinginan (bukan berdasarkan primary key), menampilkan
record dari satu table yang memenuhi suatu kriteria yang ditentukan, memilih
field tertentu atau semua field dari record yang memenuhi syarat, melakukan
perhitungan untuk menampilkan informasi yang datanya tidak disimpan pada
table. 3
3
. Abdul Kadir, Penuntun Praktis Belajar DATABASE Menggunakan Microsoft Access, Andi
Yogyakarta, Yogyakarta ,2003
 Query dibuat melalui Simple Query Wizard atau langsung pada Desain
View. Suatu select query dibuat melalui simple Query Wizard melalui Design
view. Bagian atas window desaign view berisi field list dari table yang menjadi
sumber query. Bagian sebelah bawah window menampilkan design grid yang
digunakan memasukkan spesifikasi select query. Satu field ditambahkan ke dalam
design grid dengan cara dragging field dari field list.

Membuat Query dengan Query Wizard

1. Bukalah database Drental yang telah dibuat sebelumnya

2. Klik ribbon mrenu pada tab crate
3. Klik query Wizard yang ada dibagian other

Sumber: Microsoft Access 2007

Gambar 1.1 Tampilan menu Ribbon Query Wizard

4. Pada isian New Query,pilih simple Query Wizard lalu klik ok

5. Pada form simple querywizard lakukan pemilihan sebagai berikut
 Pada kotak daftar pilihan tables/query pilih dan klik nama tabel yg
diinginkan
 Padakotak daftar pilihann selected fields pilih field-fieldnya
6. Klik tombol next untuk menuju tahap berikutnya. Pada form simple query
wizard pilih detail. Bila memilih summary bisa menambahkan kesimpulan
query yang akan dibuat. Selanjutnya klik next
7. Masukkan nama query yang diinginkan pada isian yang disediakan. Lalu
bisa memilih open the query to view untuk melihat dalam bentuk tabel
atau modify the query design dalam bentuk design view.

1.1.7. Kriteria pencarian

 Untuk menetapkan kriteria pada design grid, ketikkan nilai atau ekspresi
pada baris criteria pada kolom tersebut. Kriteria untuk field yang bertipe text tidak
membedakan huruf besar dan huruf kecil. kriteria yang diketikkan pada beberapa
kolom pada kriteria yang sama digunakan mengimplementasikan operator AND,
artinya record yang memenuhi syarat adalah yang memenuhi semua kriteria yang
tertulis. Kriteria yang diketikkan pada baris criteria yang berbeda digunakan
mengimplementasikan operator OR, artinya record yang terpilih adalah yang
memenuhi salah satu atau semua kriteria.

Query yang menjadi sumber report memiliki keunggulan dapat

dikembangkan dengan function access membuat calculated control yaitu field
yang berisi rumus dan function. Pengelompokkan record dalam suatu report
memungkinkan untuk melakukan perhitungan pada setiap grup.

1.1.8. Crosstab Query

Crosstab Query menampilkan data suatu table access dalam format baris
dan kolom. Crosstab Query menampilkan nilai nilai yang telah diolah(jumlah
total, jumlah nilai, dan rata rata dari suatu field dalam tabel dan
mengelompokkannya ke dalam satu kelompok fakta yang didaftarkan. Data
crosstab dapat ditampilkan tanpa membuat query yang terpisah dalam database
dengan menggunakan pivot table wizard. Dengan pivot table wizard dapat
mengubah judul baris dan kolom untuk menganalisa data dalam berbagai cara.

1.1.9. Action Query4

Action Query merupakan query yang membuat perubahan terhadap satu

atau beberapa record sekaligus. Ada empat macam action query yaitu

 Delete Query, digunakan untuk menghapus sekumpulan record dalam satu

tabel atau lebih. Sebagai contoh dengan menggunakan dealete query dapat
menghapus stok(barang) yang sudah tidak lagi digunakan. Dengan delete
query dapat menghapus keseluruhan record bukan hanya beberapa field
dalam suatu record.
 Update Quary, digunakan untuk membuat perubahan secara umum atau
global terhadap sekumpulan record dalam satu tabel ataupun lebih.
Sebagai contoh harga produk dapat dinaikkan sebesar 15 % atau dapat
diturunkan harga sewa sebesar 10%.kita dapat menggunakan kriteria
dalam update query. Contohnya kita hanay amenaikkan gaji kepada
pegawai yanng bertitlesales respresentative.
4
Dani R. Taufani,Mengolah Data Dengan Microsoft Access (Bandung: student partner,2009)
  Append Query, digunakan untuk menambah/menggabungkan sekelompok
record dari satu atau lebih tabel ke dalam satu atau lebih tabel. Sebagai
contoh menambah record dari table New Employees kedalam table
Employees. Suatu append query dapat juga diberi kriteria, sehingga
append query hanya menambahkan record yang memenuhi kriteria dari
table yang lain, sebagai contoh pegawai yang berstatus aktif
( ActiveStatus=Yes).
 Make Table Query, digunakan untuk membuat tabel baru dari seluruh atau
sebagian data dalam satu atau lebih tabel. Tipe query ini khusus sebelum
menjalankan delete query, dengan tujuan agar dapat membackup record
yang akan dihapus.

1.1.10. SQL Query

SQL merupakan query yang dibuat menggunakan pernyataan/syntax SQL.

Saat ini banyak perangkat lunak database yang menggunakan SQL sebagai
subbahasa untuk mengakses data. Antara lain DB2, Ingres, Informix, ORACLE,
Microsoft Access, MySQL, PostgreSQL, Rdb, Sybase. SQL terdiri dari

 Union, jenis Query ini menggabungkan field (kolom) dari satu atau lebih
tabel atau query kedalam satu field atau kolom ke dalam query hasilnya.
Contohnya jika memiliki lima pemasok yang mengirimkan daftar
persediaan barang setiap bulan, daftar-daftar tersebut dapat digabungkan
ke dalam sebuah query menggunakan union query, kemudian make table
query dapat dibuat berdasarkan union query untuk membuat sebuah tabel
baru.
 Pass Through, jenis ini mengirimkan perintah secara langsung ke database
ODBC, seperti Microsoft SQL Server, menggunakan perintah yang dapat
diterima oleh server. Contohnya pass through query dapat digunakan
untuk mengambil record atau mengubah data.
 Data definition, jenis query ini membuat objek database, seperti tabel
Microsoft Access atau Microsoft SQL Server.
Pada prakteknya implementasi SQL sangat bervariasi. Tidak semua vitur SQL
didukung vendor perangkat-lunak. Beberapa perintah SQL memiliki sedikit
perbedaan. Sebagian lagi disebabkan sejumlah fitur memang diperuntukkan
dimasa mendatang, sehingga belum ada mengimplementasikannya. Walaupun
begitu pemahaman mengenai SQL akan mempermudah perppindahan daris suatu
basis data ke basis data yang lain,karena secara fungsional banyak yang bersifat
umum( dapat diterapkan dengan menggunakan perangkat lunak apapun yang
memang mendukungnya).
1.1.11. Reports

Reports adalah suatu dokumen tercetak yang menyajikan informasi dari

suatu database. Report dibuat dengan Report Wizard dan bersumber pada table
Employees. Record digunakan untuk menampilkan laporan hasil analisa data.
Laporan dapat dikelompokkan berdasarkan kriteria tertentu.

Tipe report yang paling sederhana adalah columnar (vertical) report.

Report ini menampilkan setiap field dari masing masing record yang ditata dalam
satu kolom. Satu record dicetak pada satu halaman,sehingga jumlah halaman
report akan tercetak sebanyak jumlah record. Record-record dalam report tersebut
ditampilkan dengan urutan yang sama (berdasarkan EmployeesID) dengan record-
record dalam table yang menjadi sumber repord tersebut. Tabulator report
menampilkan field field dalam satu baris. Record-record yang ditampilkan
diurutkan secara alphabet berdasarkan Title (ascending) dan LastName
(descending). Semua report bersumber pada table atau query yang ada pada
database. Suatu report berisi bermacam-macam heading dan dekorasi lain yang
tidak dapat ditampilkan pada table atau query. Bagian bagian dari report ada 7
yaitu

1. Report Header yaitu awal suatu report. Biasanya berisi informasi

yang menggambarkan isi laporan, seperti judul dan tanggal report
dicetak. Report header muncul diatas page header hanya pada
halaman pertama .
2. Report footer muncul sekali pada akhir report, diatas page footer
pada halamn terakhir report, dan menampilkan informasi mengenai
ringkasan secara keseluruhan.
3. Page Header ada di bagian atas setiap halaman sutu report dan
dapat digunnakan untukk menampilkan nomor halaman, judul
kolom, dan informasi lainnya.
4. Page Footer ada pada bagian bawah setiapa halman dan mungkin
berisi nomor dan total halaman (jika nomor dan total halaman tidak
ditampilkan pada page header) atau informasi lainnya.
5. Group Header ada pada awal group suatu record untuk
mengidentifikasi group tersebut.
6. Group Footer ada setelah record terakhir dalam suatu group dan
berisi suatu informasi mengenai ringkasan group. Group heater dan
footer digunakan hanya jika record dalam suatu report diurutkan
(digrupkan) berdasarkan suatu field tertentu.
 7. Bagian Detail ada pada bagian utama suatu report dan dicetak
sekali untuk setiap record dalam table yang menjadi sumber report.
Detail menampilkan satu atau beberapa field untuk setiap record
ditata secara columnar atau tabular tergantung pada rancangan
report tersebut.

1.1.12. Report Wizard

Report Wizard adalah cara termudah untuk membuat suatu report, persis
sama dengan form wizard dan merupakan cara termudah membuat form. Report
Wizard akan mengajukan sejumlah pertanyaan terkait detail dan bentuk report
yang diinginkan, kemudian Report wizard akan membuat report. Control control
pada report berhungan dengan field field yang dipilih dan ditampilkan dengan
layout yang ditetapkan. Control-control yang tampak pada suatu report berupa:
bound,unbound, dan calculated. Bound control terkait dengan satu field sabagai
sumber data dari table. Unbound control tidak memiliki sumber data dan
digunakan untuk menampilkan judul,label, garis, kotak, atau gambar. Calculated
control berupa rumus yang melibatkan field dari suatu table.

1.1.13. Pengenalan Database R elational (one-to-many)

Access merupakan salah satu dari database relational. Yang dimaksud

database relational adalah sebuah program komputer (atau secara tipikal adalah
seperangkat program komputer) yang dirancang untuk mengatur/memanajemen
sebuah basis data sebagai sekumpulan data yang disimpan secara terstruktur, dan
melakukan operasi-operasi atas data atas permintaan penggunanya.Dalam
database berisi beberapa table dan objek-objek lain yang berhubungan dengan
table tersebut. Access memungkinkan untuk membuat relationship one-to-many
antar table, kemudian menggunakan relationship untuk menjawab permintaan
tentang database. Relationship dapat mencari informasi tentang produk spesfik,
spesifik: nama dan alamat supplier yang memasok produk.

Relationship juga dapat mencari semua produk untuk supplier terntentu.

Setiap table memiliki satu primary key yang berasal dari satu field atau kombinasi
field. Primary key digunakan untuk mengunakan setiap record dalam table. Suatu
relationship one-to-many menghubungkan field yang menjadi primary key pada
table parent dengan field yang berperan sebagai foreign key pada table child.
1.1.14. Import Spreadsheet Wizard

Setiap aplikasi Microsoft Office tidak saling bergantungan, akan tetapi ada
kemungkinan untuk menggunakan data secara bersama antara aplikasi Microsoft
office. Data yang dibuat menggunakan excel mungkin diimport ke atau
dihubungkan kedatabase Access untuk memperoleh keuntungan database
relational. Dalam penggunaannya Excel memiliki masalah umum dalam
menambahkan data dengan kolom yang sama dalam satu lembar kerja yang besar.
Misalnya, sebuah perusahaan memiliki aset pelacakan solusi yang dimulai di
Excel tapi sekarang telah berkembang untuk menyertakan file dari banyak
file.Untuk mempermudahnya maka dapat dilakukan pengimporan data dari Excel
ke Access dengan menggunakan spreadsheet wizard.

Sumber : Microsoft Excel 2010

Gambar 1.2 Ikon Import Excel Spreadsheet pada Microsoft Access 2010
 Gambar 1.3 Import Spreadsheet Wizard pada Microsoft Access 2010

Sumber microsoft excel 2010

Gambar 1.3

1.1.17. Konsep Referential Integrity

Access secara otomatis mengimplementasikan validasi tipe data selama

data dimasukkan, untuk menjamin agar database tersebut dapat menghasilkan
informasi yang akurat. Access selalu mengijinkan untuk memasukkan suatu
record pada table yang berposisi sebagai “one”/parent, sebagai contoh table
customers. Akan tetapi tidak dapat memasukkan suatu record pada table
“many”/child sebagai contoh table orders, jika record berisi suatu nilai customer
ID yang idak valid (tidak ada pada table customers). Tipe data validasi ini dikenal
dengan Referential Integrity. Referential Integrity menjamin agar record-record
dalam table yang saling berhubungan adalah konsisten. ReferentialIntegrity
mencegah penambahan data pada table child jika isi field yang berperan sebagai
foreign key pada record tersebut tidak ditemukan pada table parent.

Sumber:Mic
rosof t Excel
2010

Gambar
1.4

Relationship one-to-manypada Microsoft Access 2010

1.1.18. Main Form dan Subform

Subform adalah form yang ada di dalam suatu form lain (yang disebut
main form). Sumber data main form berasal dari table parent. Sedangkan sumber
data subform berasal dari table child. Main form dan subform terhubung satu
dengan lainnya akibatnnya subform hanya menampilkan record-record yang
berhubungan dengan record-record yang sedang ditampilkan dalam main form.
Main form tersebut menampilkan sisi relationship “one”, sedangkan subform
menampilkan sisi relationsip “many”. Suatu subform dapat dibuat dengan
beberapa cara tergantung sudah dibuat atau belumnya main form. Cara termudah
untuk membuat main form dan subform secara bersamaan adalah dengan
menggunakan form wizard.5

Sumber : Microsoft Excel 2010

Gambar 1.5 Main Form danSubform

OvilianiYentyYuliana, LangkahJituPembuatanAplikasiDatabase Microsoft

5

Access (Yogyakarta: Graha Ilmu,2007). Hlm. 171-200

1.1.19 PengenalanDatabase Relational (many-to-many)

Relationship (many-to-many) dapat dilihat dari hubungan antara table

Orders dan Products. Dalam satu order dapat memesan beberapa produk dan pada
waktu bersamaan produk dapat di pesan oleh beberapa order. Implementasi
Relationship (many-to-many) membutuhkan satu table tambahan.Table itu
minimal berisi 2 field, yaitu field yang berperan sebagai primary key dan kedua
table yang dihubungkan.Selain itu, Table tersebut juga dapat memiliki tambahan
field lainnya.

1.1.20 TipeField AutoNumber

Dalam field Employee ID, Product ID dan Order ID dalam table, berisi
bilangan terurut, karena field tersebut di tetapkan sebagai tipe data Auto number
pada saat field tersebut dibuat. Auto num ber secara automatis memberi nomor
urut selanjutnya untuk suatu primary key dalam record yang baru.

1.1.21 Window Relationships

Window relationship menampilkan database yang akan

diimplementasikan dalam Access. Field list yang terdapat pada window
relationships menampilkan field-field yang ada dalam masing-masing
table.Setiapfield yang berperan sebagai primary key ditampilkan dengan huruf
tebal. Relationships many-to-many antara orders dan product di implementasikan
dengan sepasang one-to-many relationships.6

1.1.22. Membangun Aplikasi Macro dan Switchboard Multi Level

1. Linked Table Manager

Setiap aplikasi terdiri dari objek table dan objek-objek lain (yaitu :
form,query,report,macro, dan module) yang sumber datanya berasal dari table.
Objek table dan objek-objek lain mungkin disimpan dalam database yang sama,
Akan tetapi ada kemungkinan objek table disimpan dalam suatu database yang
berbeda dengan objek-objek lain nya.

6
Ibid. hlm. 231-235
 Ada beberapa alasan objek table dan objek-objek lain disimpan dalam
database yang terpisah. Alasan pertama adalah untuk masalah keamanan data.
Database yang berisi objek table disimpan dalam server sedangkan database yang
berisi objek lain disimpan dalam client. Alasan lain adalah agar saudara dapat
memperbaharui aplikasi melalui pembuatan versi aplikasi yang baru dan tidak
mengganggu table-table yang mendasari objek tersebut. Dengan demikian aplikasi
yang lama masih tetap beroperasi selama aplikasi versi baru sedang dibangun.

1.1.22. Switchboard Manager

Database Acces berbeda dengan database lainnya, karena database Acces

dilengkapi dengan user interfaceyang dikenal sebagai switchboard. Melalui
switchboard memungkinkan orang yang tidak mengenal Acces secara teknis
membuka objek-objek dalam suatu database Acces, dengan cara memilih perintah
dari dari suatu menu. Switchboard tersebut dapat dibuat secara otomatis
menggunakan Switchboard Manager. Saudara diminta oleh Switchboard Manager
untuk mengetikkan text untuk item menu yang akan ditampilkan pada
switchboard. Selain item menu tersebut, misalnya : open form in edit mode atau
openreport. Selanjutnya Acces akan membuat switchboard form dan table yang
berhubungan dengan form tersebut, yakni : switchboard items.

 Membuat Startup
Setiap database dibuka maka objek itulah yang pertama kali muncul, itulah
definisi dari startup. Anda dapat menentukan form atau report mana yang akan
difungsikan sebagai form utama. Secara umum, switchboard difungsikan sebagai
form utama. Form ini dapat membantu anda ketika ingin menggunakan sebuah
aplikasi.
Berikut ini adalah langkah-langkah untuk membuat startup :

1. Klik File > Options sehingga muncul kotak dialog Acces Option.

2. Pada kotak dialog Acces Option klik Current Database.

3. Beri nama aplikasi “Inventaris” di kolom Application Title.

4. Selanjutnya pada combo Display Form, pilih Switchboard.

5. Klik OK.

6. Apabila muncul kotak pesan dengan tulisan You must close and reopen
the current database for the specified option to take effect, klik OK.

 Membuat Switchboard
 Untuk membuat switchboard di Microsoft Acces 2010, ikuti langkah-
langkah berikut ini :

1. Buka tab Database Tools, di kelompok Database Tools klik Switchboard

Manager.7

Sumber : Microsoft Acces 2007

Gambar 1.6 Switchboard Manager

2. Muncul pertanyaan apakah Anda ingin membuat switchboard baru. Klik Yes.

3. Muncul kotak dialog Switchboard Manager. Klik Edit.

4. Muncul kotak dialog Edit Switchboard Page. Ubah nama switchboard yang ada
di kolom Switchboard Name menjadi Menu Utama.

Wahana Komputer, Membuat Aplikasi Database Terapan dengan Acces 2010 (PT Elex Media
7

Komputer : Jakarta,2010), hlm. 84-89

 Sumber : Microsoft Acces 2007
Gambar 1.7 Memberikan Nama Menu Utama

5. Klik New makamuncul kotak dialog Edit Switchboard Item. Lakukan

pengaturan sesuai dengan ketentuan berikut :
o Text : Input Data Inventaris.
o Command : Open Form in Add Mode
o Form : Inventaris

Klik OK.

Sumber : Microsoft Acces 2007

Gambar 1.8 Edit Switchboard Item

6 Buatlah 4 Switchboard Item kembali dengan menekan New (seperti langkah 4)

sesuai dengan keterangan berikut ini.

Text Command Form/Report

Input Data Supplier Open Form in Add Mode Supplier
Laporan Inventaris Open Report Inventaris
Laporan Supplier Open Report Supplier
Keluar Exit Application

7. Tekan Close di kotak dialog Edit Switchboard Page.

8. Setelah itu, Tekan Close di kotak dialog Switchboard Manager.

9. Untuk menjalankan switchboard yang sudah dibuat, pada Navigation Pane

sebelah kanan double klik Switchboard.

10. Setelah klik Switchboard Items, Maka muncul lah Hasil Pembuatan
Switchboard.

 Mempercantik Tampilan Switchboard

 Kurang menarik apabila switchboard dibiarkan dalam tampilan standart.
Seperti hal nya form maupun report, switchboard juga bisa anda lakukan
modifikasi. Ikuti langkah-langkah berikut ini untuk memodifikasi tampilan
switchboard :

1. Buka switchboard dalam tampilan Design View.

2. Pada tab Design, klik menu Images di kelompok Controls.

3. Setelah Anda klik, drag mouse Anda di area Form Header. Muncul kotak
dialog Insert Picture, pilih gambar yang Anda inginkan kemudian klik OK.

4. Hapus headerbox yang terletak di Form Header.

5. Selanjutnya tambahkan label dengan mengklik menu Label di tab Design

kelompok Controls. Tempatkan label tersebut di sebelah kanan logo yang
sudah dimasukkan.

6. Pada label tersebut tuliskan “Aplikasi Inventaris”. Melalui Property Sheet,

ubah warna label menjadi hitam dengan mengklik tombol titik-titik Fore
Color di tab Format. Ubah pula Font Size menjadi 20.

7. Dengan cara yang sama seperti langkah 5, tambahkan label dan tuliskan
nama perusahaan anda.

8. Setelah Anda tuliskan nama perusahaan, Pada Properti Sheet atur Fore
Color menjadi hitam dan Font Size menjadi 20.

9. Kembali Anda tambahkan label, kali ini tuliskan alamat perusahaan pada
Properti Sheet, atur Fore Color menjadi hitam, Font Size menjadi 11 serta
pada properti Font Itallicpilih Yes.

10. Setelah selesai, jalankan switchboard melalui menu View > Form View
pada tab Home dan hasilnya akan terlihat.

1.1.23. Pengenalan Macro

Praktek yang baru diselesaikan bertujuan untuk membuat suatu

switchboard(menu), sehingga seorang pemakai awam dimungkinkan untuk
mengakses berbagai objek dalam database.Akan tetapi switchboardtidak
mengotomatisasi aplikasi sepenuhnya, dalam arti pemakai masih harus membuka
form yang berisi switchboarduntuk menjalan.kan aplikasi, selain itu juga harus
memaksimumkan switchboard tersebut saat pertama kali formdibuka. Saudara
dapat mempermudah penggunaan aplikasi tersebut dengan membuat macro.
Tujuan macro adalah untuk mengotomatisasi pekerjaan tersebut.
 Macro mengotomatisasi urutan suatu perintah. Untuk mengerjakan
sekumpulan perintah, saudara dapat menyimpan perintah-perintah (action)dalam
suatu macro,kemudian menjalankan macro tersebut. Saudara dapat membuat suatu
macro untuk membuka table,query,form, atau report.Saudara dapat juga membuat
macro untuk menampilkan pesan, kemudian memberi bunyi agar ada perhatian
dari pemakai. Saudara juga dapat membuat macro untuk mengubah ukuran
window (minimize,maximize, atau mengembalikan ukuran window). Singkatnya,
saudara dapat membuat suatu macrountuk menjalankan beberapa atau kombinasi
perintah dalam suatu menu Acces, agar aplikasi lebih mudah digunakan.

1.1.24. Window Macro

Window Macroterbagi atas dua bagian, yaitu : bagian actiondan bagian

argument.Action(perintah)terdiri dari macro yang ditulis pada window bagian
atas. Argument atau informasi untuk setiap actionyang diketikkan pada window
bagian bawah. Macro Accesberbeda dengan macroyang terdapat pada Word atau
Excel. Acces tdak memiliki fasilitas macro recorder. Saudara harus memasukkan
actiondalam window Macro. Macro disimpan pada objek tersendiri dalam
database. Panjang nama macro bisa sampai 64 karakter (berupa huruf,angka, dan
spasi).

Untuk membuat suatu macro, klik objek Macropada window

Database,kemudian klik icon Newuntuk menampilkan window macro.Untuk
menambah actionpada suatu macro, saudara dapat mengklik pada kolom Action.
Argument-argument untuk suatu actiondimasukkan dengan cara yang mirip, yakni
dengan memilih dari drop down list (jika tersedia) atau mengetik argumentsecara
langsung.

Setelah macrotersebut dibuat, saudara dapat menjalankan macro saat

aplikasi dibuka. Sebagai contoh bila macroyang dijalankan menampilkan dialog
boxyang mengingatkan pemakai untuk shut down komputer. Isi dari dialog
boxtersebut ditentukan oleh isi argumentMessage, hanya sebagian tulisan yang
tampak pada window Macro. Isi dari argument type menentukan icon yang
ditampilkan dalam dialog box (dalam contoh tersebut tampak icon warning).
Argument Title berisi tulisan yang tampak pada title bar dialog box tersebut.

Toolbar macro ditampilkan diatas window Macro dan berisi icon-icon

untuk membantu dan menguji suatu macro. Beberapa icon(misal : window
Database, icon Save, dan icon Help) adalah sama dengan objek lainnya. Beberapa
icon khusus untuk window Macro akan digunakan pada praktek. Saudara dapat
menunjuk icon tersebut untuk menampilkan keterangan icon tersebut.
1.1.25. Macro AutoExec

Macro AutoExec adalah macro yang unik karena macro tersebut

dijalankan secara otomatis saat database yang menyimpan macro AutoExec
tersebut dibuka. Macro tersebut digunakan untuk mengotomatisasi suatu sistem
bagi pemakai akhir. Umumnya macroAutoExec berisi satu action OpenForm
untuk membuka form yang berisi main switchboard. Mungkin juga melaksanakan
tugas-tugas rutin lainnya, seperti : memaksimumkan window yang sedang aktif.

Setiap database dapat memiliki masing-masing macro AutoExec, tetapi

macro tersebut bukan merupakan keharusan. Akan tetapi macro AutoExec
disarankan ada pada setiap aplikasi dengan tujuan untuk membantu pemakai
dalam menjalankan aplikasi.

1.1.26. Debugging

Menulis suatu macro mirip dengan menulis suatu program, error terjadi
jika action dan/atau argument yang ditetapkan tidak benar. Saat Acces
menemukan suatu error selama suatu macro dijalankan. Acces menampilkan
informasi yang dapat membantu saudara menentukan penyebab kesalahan.
Sebagai contoh jika macro AutoExec yang mencoba untuk membuka form
Switchboard terjadi error. Macro tersebut berisi dua action, yaitu Maximize dan
OpenForm.Action Maximize memaksimumkan window Database dan
mempengaruhi layar berikutnya yang akan ditampilkan pada aplikasi tersebut.
Macro OpenForm digunakan untuk membuka form switchboard. Nama form
tersebut disengaja salah tulis.

Saat macro AutoExec dijalankan, Acces mencoba untuk membuka form

yang bernama “Switchboard”, tetapi form tersebut tidak ditemukan, maka
ditampilkan pesan. Klik OK, dialog box lainakan ditampilkan untuk menunjukkan
penyebab kesalahan. Seperti pesan kesalahan nama form adalah Switchboard
bukan Switchboards.
Tidak semua error dengan mudah diketahui penyebabnya, setidaknya
saudara tahu sampai action mana yang masih belum benar, sebagai proses awal
debugging (adalah proses penelusuran kesalahan).

1.1.27. Utility Acces Lain

Convert Database mengubah format database Acces 2003 ke format

database yang digunakan oleh versi sebelumnya. Pikirkan sejenak! Kenapa
fasilitas tersebut diperlukan? Acces 2003 dapat membaca file-file yang dibuat
oleh semua versi Acces sebelumnya. Akan tetapi Acces versi sebelum Acces
2003, misalnya : Acces 2000, tidak dapat membaca database Acces 2003 karena
format file terakhir tidak dipertimbangkan saat Acces 2000 dibuat. Convert
Database menyelesaikan masalah tersebut dengan mentejermahkan database
Acces 2003 ke format Acces versi sebelumnya. Acces 2003 juga memungkinkan
saudara untuk membuat dan memodifikasi database dalam format Acces 2000,
sehingga jika suatu saat perlu dibuka pada Acces 2000, database tersebut tidak
perlu dikonversi.

Back Up Database digunakan untuk menempatkan database yang dalam

keadaan terbuka, kemudian menyimpan file hasil pemampatan ke dalam database
yang lain dengan nama database yang lama disertai dengan tahun, bulan, dan
tanggal back up dilakukan.

Compact and Repair Database memberi dua manfaat seperti kesan dari
namanya. Proses compact membersihkan fragmentasi dan tempat yang tidak
digunakan, yang terjadi selama pembuatan aplikasi database, seperti :
penambahan, pengubahan, atau penghapusan berbagai objek dalam suatu
database. Danbermanfaat untuk memperbaiki database yang tidak dapat dibaca.
Proses compact dapat dilakukan saat database terbuka atau tertutup. Proses
compact yang dilakukan saat database yang dalam keadaan terbuka hasilnya akan
disimpan pada nama database yang sama. Sedangkan proses compact yang
dilakukan pada database yang dalam keadaan tertutup lebih aman. Alasannya
adalah hasil proses compact disimpan pada file lain, sehingga memungkinkan
saudara kembali ke file yang asli, jika proses tersebut gagal. Proses tersebut akan
dilakukan secara otomatis oleh Acces, jika Acces tidak dapat membaca/membuka
database tersebut.