Bahan Bacaan Guru dan Peserta Didik

Bab

Sumber: sumter.k12.fl.us

Integrasi Aplikasi Office

Kompetensi Dasar

3.1 Mengenal lebih dalam integrasi antar aplikasi office (pengolah kata, angka,
presentasi).
4.1.1 Membuat laporan yang membutuhkan integrasi objek berupa teks, data
dalam bentuk angka maupun visualisasi chart/grafik, gambar/ foto.
4.2.1 Memakai fitur lanjut aplikasi office.

Pada era komputerisasi seperti saat ini, Anda sudah tidak

asing lagi terhadap aplikasi office, aplikasi office umumnya
terdiri atas aplikasi pengolah kata, aplikasi pengolah angka,
dan aplikasi untuk presentasi. Setiap aplikasi tersebut
memiliki fungsi dan tujuan yang berbeda-beda, namun
sebenarnya ketiga aplikasi tersebut dapat diintegrasikan.
Oleh karena itu, pada bab ini Anda akan membahas
bagaimana mengintegrasikan aplikasi office.

1
 A Sejarah Aplikasi Office
Aplikasi office diciptakan menyesuaikan kebutuhan
perkantoran. Sesuai dengan namanya office yang dalam
bahasa indonesia berarti kantor, aplikasi ini berisi paket-
paket perkantoran. Banyak sekali perusahaan-perusahaan
yang
telah menciptakan aplikasi office, mulai dari aplikasi office
yang gratis untuk digunakan, sampai dengan aplikasi yang
berbayar. Contoh aplikasi office yang gratis untuk
digunakan adalah OpenOffice, SoftMaker FreeOffice,
LibreOffice, WPS Office, Zoho Docs, Google Docs, dan
iWork.
Aplikasi office tersebut rata-rata sudah bisa untuk
membuat dokumen tulisan, spreadsheet, presentasi, grafis
dan database. Adapun aplikasi office berbayar yang sudah
terkenal dan biasanya sudah menyatu dengan sistem operasi
adalah Microsoft Office.
Paket Aplikasi yang terdapat dalam program Microsoft
Office antara lain Microsoft Word, Microsoft Excel,
Microsoft Powerpoint, Microsoft Visio, Microsoft Access,
Microsoft Outlook, Microsoft Publisher, dan Microsoft
Info Path. Di antara semua paket aplikasi Microsoft Office
tersebut yang paling digemari dan sangat terkenal adalah
Microsoft Excel, Microsoft Word, dan Microsoft
PowerPoint.

Gambar 1.1
Logo Microsoft
Office Sumber:
macworld.co.uk

Beberapa versi dari Microsoft Office yang masih

banyak digunakan saat ini antara lain Microsoft Office
2000, Microsoft Office XP (2002), Microsoft Office 2003,
Microsoft Office 2007, Microsoft Office 2010, Microsoft
Office 2013 dan yang terakhir sampai sekarang adalah
Microsoft Office 2019.
B Jenis Aplikasi Microsoft
Office
Populer
Hingga saat ini, Microsoft Office sudah menghadirkan
banyak aplikasi. Aplikasi-aplikasi tersebut di antaranya
sebagai berikut.
1. Microsoft Word
Microsoft Word merupakan aplikasi yang digunakan untuk
mengolah kata. Sesuai dengan fungsinya, semua pekerjaan
yang berhubungan dengan pengolahan kata dapat
dilakukan dengan aplikasi ini. Misalnya membuat surat,
membuat tabel, membuat tulisan dengan berbagai variasi
Sumber: products.office.com
(word Art), memasukkan gambar, dan membuat dokumen.
Manfaat yang bisa didapatkan dengan menggunakan Gambar 1.2
Microsoft Word, di antaranya memudahkan dalam menye- Icon Aplikasi Microsoft Word
lesaikan pekerjaan, menghemat waktu dalam pekerjaan,
serta menghemat kertas dan biaya.
2. Microsoft Excel
Microsoft Excel merupakan aplikasi perangkat lunak
berjenis spreadsheet yang dirancang untuk mengolah
angka atau data. Fungsinya Microsoft Excel di antaranya
sebagai berikut.
a. Membuat sebuah laporan keuangan.
b. Menyajikan data dalam bentuk tabel.
c. Melakukan operasi perkalian dan pembagian dengan cepat.
d. Menghitung kurs mata uang.
e. Membuat grafik dan tabel dari suatu penghitungan.
Sumber: products.office.com
f. Membuat diagram.
g. Membantu kita dalam menyelesaikan soal-soal logika Gambar 1.3
dan matematika.
Icon Aplikasi Microsoft Excel
h. Menyajikan data secara tepat, rapi, dan akurat.
Manfaat dari Microsoft Excel di antaranya sebagai
berikut.
a. Memudahkan untuk membuat rumus yang sulit dan
variatif.
b. Fitur grafik data memberikan kemudahan dalam proses
menganalisis data dalam bentuk tabel maupun grafik.
c. Jika terjadi kesalahan penghitungan pada tahapan
tertentu dapat diketahui secara mudah menggunakan
fasilitas trace error.
 d. Jumlah baris dan kolom yang sangat banyak akan
memudahkan ketika menginput data dalam jumlah
yang sangat banyak.
3. Microsoft Power Point
Microsoft PowerPoint merupakan sebuah program
komputer yang banyak digunakan sebagai media presentasi
dengan menggunakan beberapa slide. Beberapa fungsi dari
aplikasi Microsoft PowerPoint di antaranya sebagai berikut.
a. Sarana untuk mempermudah presentasi.
b. Membuat materi presentasi berbentuk softcopy
sehingga dapat diakses oleh berbagai perangkat
komputer.
Sumber: c. Membuat presentasi dalam bentuk slide yang menarik
products.office.com dengan dukungan fitur audio, video, gambar, dan
Gambar 1.4 animasi, serta template desain yang akan digunakan.

SAMPL
Icon Aplikasi d. Mempermudah dalam membuat, mengatur, dan
Microsoft mencetak berbagai slide.
Power Point Microsoft PowerPoint memberikan banyak kemudahan
kepada pengguna dalam menyiapkan presentasi. Manfaat
yang bisa didapatkan dari aplikasi ini di antaranya sebagai
berikut.
a. Memudahkan presentator mempresentasikan informasi.

E
b. Membuat proses presentasi lebih tersusun.
c. Membantu mengorganisasi informasi presentasi.
d. Materi yang disampaikan menjadi mudah untuk
dimengerti.
e. Tampilan lengkap dan menarik memberi kesan baik
saat presentasi.
C Integrasi antar Aplikasi
Microsoft Office
Setelah mengetahui fungsi-fungsi dan manfaat dari aplikasi
Microsoft Office yang cukup populer digunakan dalam
banyak aktivitas, ternyata semua fungsi-fungsi yang
dimiliki oleh setiap aplikasi dapat di integrasikan. Integrasi
artinya mengaitkan data antarsub sistem sehingga data dari
sistem tersebut dapat digunakan di sistem yang lain.
Seperti contoh
data pada Microsoft Excel ditautkan dengan dokumen
Microsoft Word dalam pembuatan surat, atau data di
Microsoft Excel ditautkan dengan presentasi pada Power
Point dalam menampilkan grafik dan tabel.
Kedua contoh tersebut merupakan contoh
implementasi dari integrasi antaraplikasi di Microsoft
Office. Microsoft Excel digunakan sebagai media database
atau objek untuk disajikan dalam dokumen atau presentasi.
Berikut contoh penerapan integrasi pada Microsoft Office.
1. Integrasi Microsoft Excel dengan Microsoft Word
Dalam kehidupan sehari-hari, sering ditemukan kondisi
ketika hendak menyalin data yang ada pada file Microsoft
Excel untuk disajikan ke dalam file Microsoft Word.
Misalnya saat membuat laporan, surat, makalah, dan
artikel. Hal tersebut dilakukan untuk mempermudah
pekerjaan dan menghasilkan hasil yang lebih baik.
Berikut merupakan contoh cara mengimplementasikan
pekerjaan-pekerjaan yang berkaitan dengan integrasi antara
Microsoft Word dan Microsoft Excel.
a. Membuat Laporan Berbentuk Grafik
Grafik dapat digunakan sebagai bagian dari laporan atau
digunakan untuk mempresentasikan data seperti data
keuangan perusahaan dan data stok produk. Berikut
langkah- langkah membuat grafik dengan menggunakan
Microsoft Word dan Microsoft Excel.
1. Buka aplikasi Microsoft Word.
2. Pada halaman baru Microsoft Word, tambahkan grafik
pada menu Insert, kemudian klik padasub menu Chart
dan pilih jenis (template) grafik. Misalnya grafik
batang (COLUMN) dan klik Ok.
 1

3. Secara otomatis layar komputer akan membuka dua

jendela (window) yaitu Microsoft Word dan Microsoft
Excel seperti terlihat pada gambar berikut.

SAMPLE
4. Selanjutnya, data input atau data grafik chart yang ada
di Microsoft Excel diubah sesuai dengan keperluan
grafik yang akan dibuat pada Microsoft Word. Secara
otomatis data pada Microsoft Word akan mengikuti
data yang dibuat di Microsoft Excel. Misalnya grafik
nilai Matematika, Bahasa Indonesia, dan IPA.
 a. Ubah Category 1,2,3 dan 4 pada Microsoft Excel
menjadi nama siswa (Hari, Ega, Asep, dan Ina).
b. Ubah Series 1, 2, dan 3 menjadi (Matematika,
Bahasa Indonesia, dan IPA).
c. Rekayasa data menjadi nilai-nilai pada setiap mata
pelajaran untuk setiap siswa.

Info Tech

Equation Math digunakan di Microsoft Word untuk menuliskan rumus-rumus matematika.

5. Tutup jendela Excel, kemudian ubah judul data

menjadi “Data Nilai Ujian Nasional Siswa” dengan
double klik pada bagian Chart Title.

SAMPLE
Tips
Arahkan pointer mouse ke setiap bagian ikon pada jendela Microsoft Word, komputer akan
menampilkan nama bagian ikon tersebut.

6. Jika ingin mengubah data, klik pada chart/diagram,

kemudian pilih menu Design pada Chart Tools. Lalu
pilih submenu Edit Data seperti terlihat pada gambar
berikut.
7. Jika ingin merubah design/jenis diagram yang dibuat,
bisa dilakukan dengan cara klik pada chart/diagram,
kemudian pilih menu Design pada Chart Tools. Lalu,
pilih Change Chart Type seperti terlihat pada gambar
berikut.
b. Membuat Surat Undangan yang Bersifat Dinamis
Surat yang bersifat dinamis dapat dibuat dengan mengin-
tegrasikan Microsoft Excel dan Microsoft Word. Langkah-
langkah yang dapat dilakukan di antaranya sebagai berikut.
1. Buat terlebih dahulu blanko surat yang akan
diintegrasikan menggunakan Microsoft Word.

Integrasi Aplikasi 9
Office
 2. Selanjutnya buat data nomor surat, nama penerima,
jabatan penerima, dan alamat penerima pada Microsoft
Excel agar surat yang dibuat bisa menjadi dinamis.
Tips
Ketika kamu memasukkan data, sering-seringlah kamu menekan Ctrl + S, supaya data yang telah kamu masukkan
tersimpan dan tidak hilang ketika tiba-tiba komputermu berhenti atau pun aliran listrik yang tiba- tiba putus.

3. Untuk memudahkan, simpan kedua file tersebut di

dalam satu buah folder yang sama.

4. Untuk mengintegrasikan data “Penerima Surat” yang

dibuat menggunakan Excel ke dalam blangko “Surat
Undangan” di Microsoft Word, file penerima surat
harus di-close terlebih dahulu atau tidak dalam keadaan
aktif.
5. Buka kembali file surat undangan, kemudian pada
bagian menu klik menu Mailings.

6. Pada menu Mailings terdapat beberapa submenu.

Untuk mengintegrasikan file Excel yang berisi
penerima surat ke dalam Microsoft Word, klik menu
Select Recipients, kemudian klik Use an Existing List
….
 Tips
Pada Microsoft Office untuk
membuka file dengan cepat
dapat dilakukan dengan
menekan ctrl + O.

7. Akan muncul jendela explorer untuk menambahkan

file Excel ke dalam file Word, kemudian tambahkan
file penerima surat yang sudah dibuat, setelah itu klik
Open.

8. Setelah Open file Excel yang dipilih, akan muncul

kotak dialog yang menampilkan sheet yang akan
digunakan, pilih sheet-nya dan klik OK.
 langkah selanjutnya, blok bagian yang akan diisi
datanya menggunakan Excel yang sudah
ditambahkan baris per baris.

9. Setelah diblok, masih pada menu Mailings, klik

submenu Insert Merge Field, kemudian klik field menu
yang sesuai dengan yang dikehendaki.
10. Begitu selanjutnya sampai semua field yang
dikehendaki terpakai, yakni nomor surat, nama
penerima, jabatan penerima, dan alamat penerima.

11. Untuk memunculkan hasilnya, dapat menggunakan

submenu Preview Result pada menu Mailings.

12. Di samping submenu Preview Result, terdapat tombol

panah kanan dan kiri untuk melihat hasil pada data-data
berikutnya.
2. Integrasi Microsoft Excel
dengan Microsoft PowerPoint
Microsoft Excel dapat diintegrasikan dengan Microsoft
PowerPoint sebagai objek untuk presentasi. Berikut contoh
penerapan pengintegrasian Microsoft Excel dengan
Microsoft PowerPoint.
a. Menampilkan Presentasi Berbentuk Grafik
Langkah-langkah membuat grafik dalam Microsoft
PowerPoint sama dengan langkah-langkah membuat grafik
pada Microsoft Word.
1. Buka aplikasi Microsoft PowerPoint.
2. Pada halaman baru Microsoft PowerPoint, tambahkan
grafik pada menu Insert, kemudian klik pada submenu
Chart dan pilih jenis (template) grafik, misalnya grafik
batang (COLUMN) dan klik Ok.
 1

3. Secara otomatis layar komputer akan membuka dua

jendela (window) yaitu Microsoft PowerPoint dan
Microsoft Excel seperti terlihat pada gambar berikut.

LE
SAMP
4. Selanjutnya, ubah data input atau data grafik chart
yang ada pada Microsoft Excel dengan data berikut.
a. Ubah Category 1, 2, 3, dan 4 pada Microsoft Excel
menjadi nama siswa (Hari, Ega, Asep, dan Ina).
b. Ubah Series 1, 2, dan 3 menjadi (Matematika,
Bahasa Indonesia, dan IPA).
c. Rekayasa data menjadi nilai-nilai pada setiap mata
pelajaran untuk setiap siswa.
 5. Tutup jendela Excel dan ubah data judul

MPL
menjadi “Data Nilai Ujian Nasional
Siswa” dengan double klik pada bagian
Chart Title.
6. Jika ingin mengubah data, klik pada chart/
diagram, kemudian pilih menu Design
pada Chart Tools, kemudian pilih sub
menu Edit Data seperti terlihat pada

E
gambar berikut.

SA
7. Jika ingin mengubah design/jenis diagram yang dibuat,
bisa dilakukan dengan cara klik pada chart/diagram,
kemudian pilih menu Design pada Chart Tools. Lalu
pilih Change Chart Type seperti terlihat pada gambar
berikut.

Info Tech
• Tekan tombol Ctrl +
Z pada keyboard
untuk melakukan
perintah Undo dengan
cepat.
b. Menampilkan Tabel Microsoft Excel pada • Tekan tombol Ctrl +
Microsoft PowerPoint Y pada keyboard
Dalam pembuatan PowerPoint, data tabel sangat mungkin untuk melakukan
untuk ditampilkan. Data dari lembar kerja Excel yang perintah Redo dengan
disimpan dapat ditautkan ke presentasi PowerPoint. Dengan cepat.
begitu, jika data di lembar kerja berubah, maka dapat
dengan mudah diperbarui di presentasi PowerPoint. Berikut
langkah-langkah untuk menautkan lembar kerja Excel pada
PowerPoint.
1. Pada PowerPoint, pada menu Insert, klik submenu
Object.

2. Di kotak dialog Insert Object, pilih Create from file.

3. Klik Browse, dan pada jendela pemilihan file yang
muncul, cari lembar kerja Excel dengan data yang
ingin disisipkan dan tautkan.
4. Sebelum kita menutup kotak Insert Object, pilih
Link, dan klik OK.

5. Data Excel yang sudah ditautkan akan muncul pada

layar presentasi. Jika akan mengedit isi tabel tersebut,
cukup klik dua kali pada tabel yang tampil, maka
aplikasi Excel akan terbuka.