PEDOMAN PELAYANAN

BAGIAN ADMINISTRASI
RS. BAPTIS BATU TAHUN 2013

RS BAPTIS BATU

JL RAYA TLEKUNG NO 1

JUNREJO – BATU
 DAFTAR ISI

Halaman Judul ...................................................................................................... i

Daftar Isi ............................................................................................................... ii
BAB I. PENDAHULUAN ................................................................................... 1
1.1. Latar Belakang............................................................................................... 1
1.2. Tujuan Pedoman ............................................................................................ 2
1.3. Ruang Lingkup Pelayanan ............................................................................. 2
1.4. Batasan Operasional ...................................................................................... 3
1.5. Landasan Hukum ........................................................................................... 3
BAB II. STANDAR KETENAGAAN ................................................................. 4
2.1. Kualifikasi Sumber Daya Manusia ................................................................ 4
2.2. Distribusi Ketenagaan ................................................................................... 4
BAB III. STANDAR FASILITAS ....................................................................... 6
3.1. Denah Ruangan ............................................................................................. 6
3.2. Standar Fasilitas............................................................................................. 6
BAB IV. TATA LAKSANA PELAYANAN....................................................... 10
4.1. Pelayanan Surat Menyurat Dan Ekspedisi .................................................... 10
4.2. Pelayanan Tamu ............................................................................................ 22
BAB V. LOGISTIK.............................................................................................. 25
BAB VI. KESELAMATAN PASIEN .................................................................. 28
BAB VII. KESELAMATAN KERJA .................................................................. 29
BAB VIII. PENGENDALIAN MUTU ................................................................ 32
BAB IX. PENUTUP ............................................................................................. 42

ii
 BAB I
PENDAHULUAN

1.1. LATAR BELAKANG.

Tata usaha sebagai pusat administrasi mulai sirkulasi administrasi,
penyambung informasi sampai pada pelaksanaan kebijakan dari Pimpinan. Bagian
Administrasi sebagai salah satu bagian di RS Baptis Batu memiliki kedudukan yang
sangat strategis. Berbagai kebutuhan administrasi, direncanakan, diproses, dan
dilaksanakan oleh bagian Administrasi.
Pengertian Administrasi seringkali diartikan dalam arti yang sempit,
yaitu sebagai kegiatan ketatausahaan, yaitu pekerjaan yang bersifat tulis menulis
belaka. Administrasi dalam arti yang laus, yaitu sebagai suatu proses kerjasama
yang telah ditentukan sebelumnya, juga seringkali dipertukarkan penggunaan dan
pengertiannya dengan “manajemen”, yang merupakan proses pencapaian tujuan
melalui dan dengan orang lain. “Kantor” dapat dilihat dalam arti yang statis, yaitu
keadaan fisik yang merupakan wadah atau tempat, dapat berupa gedung, rumah
atau ruangan dimana kegiatan-kegiatan tata usaha dilakukan. Dalam arti yang
dinamis, kantor merupakan suatu organisasi dimana terdapat struktur, tugas,
tanggung jawab, hak dan wewenang dari setiap anggota organisasi yang
bersangkutan. Administrasi perkantoran adalah proses perencanaan,
pengorganisasian, dan pengkoordinasikan orang, bahan-bahan, mesin-mesin,
metode, perlengkapan, peralatan dan uang serta pengarahan dan pengawasan atas
pelaksanaan pekerjaan dalam rangka mencapai tujuan organisasi, dalam hal ini
yaitu Tujuan RS Baptis Batu. Pekerjaan kantor merupakan fungsi pendukung atau
memberikan bantuan dalam melaksanakan tugas pokoknya
Administrasi perkantoran meliputi kegiatan pelayanan keamanan,
kebersihan dan keindahan, pelayanan tamu, pelayanan telepon, pelayanan
kepegawaian, pelayanan keuangan, pelayanan umum, pelayanan surat menyurat
dan ekspedisi. Administrasi perkantoran ditinjau dari sudut ilmu berinduk pada
administrasi. Definisi administrasi perkantoran dalam pedoman ini adalah usaha
penyelenggaraan perkantoran guna membantu Rumah Sakit dalam pencapaian
tujuan Rumah Sakit. Pekerjaan kantor adalah suatu kegiatan kesekretariatan dan

1
 administratif. Segala sesuatu ;yang berkaitan dengan catat mencatat, melakukan
perjanjian, memfasilitasi pertemuan, memberikan laporan, menyusun dokumen,
menyimpan dokumen, mengirimkan surat dan sebagainya. Untuk keperluan
tersebut, terbentuk suatu jalinan komunikasi formal maupun informal. Disamping
itu, komunikasi yang efektif dan efisien juga merupakan faktor penting dalam
pelaksanaan pekerjaan kantor. Tugas pokok bagian Administrasi adalah
memberikan pelayanan administrasi baik di kantor maupun di Komite Medik RS
Baptis Batu

1.2. TUJUAN PEDOMAN.

Tujuan pedoman ini dibuat adalah sebagai acuan bagian Administrasi
dalam melakukan pelayanan sehingga tercapai mutu dan keselamatan pasien. Selain
itu pedoman ini merupakan acuan bagian Administrasi dalam melakukan pekerjaan
sehari-harinya sesuai job description yang sudah ada.

1.3. RUANG LINGKUP PELAYANAN.

Sebagaimana telah disebutkan sebelumnya, bahwa pelayanan
Administrasi yang diatur didalam pedoman ini dikhususkan pada administrasi
perkantoran dan administrasi komite medik. Secara rinci dijelaskan sebagai berikut
:
1. Administrasi perkantoran / Sekretaris Perkantoran
Administrasi perkantoran bertanggungjawab dalam memenuhi semua
kebutuhan direktur, korespondensi dan menyiapkan segala keperluan rapat
yang diadakan di lingkungan kantor.
2. Administrasi Komite Medik
Administrasi Komite Medik mempunyai tanggungjawab untuk membantu
sekretaris komite medik dan tertib administrasi dokter juga mengatur segala
keperluan dokter yang mengikuti kegiatan ilmiah.

2
1.4. BATASAN OPERASIONAL.
Batasan operasional pedoman ini terbagi menjadi 2 (dua) tugas pokok
yaitu Administrasi Perkantoran/ Sekretaris Direksi dan Administrasi Komite
Medik. Yang dirinci lagi sebagai berikut :
1. Administrasi Perkantoran / Sekretaris Direksi
 Pelayanan surat menyurat dan ekspedisi
 Pelayanan tamu
 Pelayanan untuk Direksi
 Melakukan perjanjian
 Memfasilitasi pertemuan
 Memberikan laporan (rapat dan notulen)
 Menyusun dan menyimpan dokumen
2. Administrasi Komite Medik
 Kelengkapan dokumen dokter
 Kebutuhan Komite Medik sehari-hari
 Memfasilitasi dokter yang mengikuti kegiatan ilmiah

1.5. LANDASAN HUKUM.

Landasan hukum bagian Adminstrasi di RS Baptis Batu diantaranya :
1. Undang-Undang RI Nomor 44 tahun 2009 tentang Rumah Sakit
2. Undang-Undang RI Nomor 36 tahun 2004 tentang Kesehatan
3. Keputusan Ketua Badan Pengurus Yayasan Baptis Indonesia Nomor
014/SK/YBI/VIII/2009 tentang Penunjukan Direktur Rumah Sakit Baptis Batu
4. Keputusan Ketua Badan Pengurus Yayasan Baptis Indonesia Nomor
047/YBI/VII/2011 tentang Struktur Organisasi Rumah Sakit Baptis Batu

3
 BAB II
STANDAR KETENAGAAN

2.1. KUALIFIKASI SUMBER DAYA MANUSIA.

Kualifikasi Sumber Daya Manusia (SDM) di bagian Administrasi diantaranya :
NAMA JABATAN KUALIFIKASI TENAGA YANG
FORMAL & INFORMAL DIBUTUHKAN
Ka. Bag. Administrasi D3 Sekretaris
Administrasi Kantor/ Sekretaris D3 Sekretaris
Direksi
Administrasi Komite Medik D3 Sekretaris / Komputer
Jumlah

2.2. DISTRIBUSI KETENAGAAN.

SDM bagian Administrasi RS Baptis Batu berjumlah 2 orang dan sesuai
dengan struktur organisasi instalasi rekam medis terbagi menjadi 2 bagian yaitu
Administrasi Kantor/Sekretaris Direksi dan Administrasi Komite Medik.
Bagian Administrasi RS Baptis Batu dikepalai oleh seorang kepala
bagian dengan pendidikan D3 Sekretaris yang sudah berpengalaman minimal 3
tahun, dan bersertifikat. Adapaun pendistribusian SDM bagian Administrasi adalah
sebagai berikut :

4
NAMA JABATAN KUALIFIKASI Waktu JML
FORMAL & INFORMAL Kerja SDM
DIII Sekretaris (Pengalaman 1 Shift
Kepala Bagian
minimal 2 tahun + Pelatihan 07.00 – 1
Administrasi
Customer Service) 15.30
1 Shift
Administrasi Kantor /
DIII 07.00 – 1
Sekretaris Direksi
15.30
1 Shift
Administrasi Komite
DIII 07.00 – 1
Medik
15.30
Jumlah 3

5
 BAB III
STANDAR FASILITAS

3.1. DENAH RUANGAN.

(Terlampir)

3.2. STANDAR FASILITAS.

Daftar Inventaris Peralatan di Administrasi Kantor :

No Nama Alat Jumlah Keterangan

1 Lemari Arsip 2 set

2 Lemari Kotak Surat 1 set
3 Maket RS Baptis Batu 1 set
4 Sofa Tamu 2 set
5 Meja Komputer 1 buah
6 Meja kerja 2 buah
7 Vas Bunga 3 buah
8 Lemari kayu 1 buah
9 Rak besi susun 3 1 buah
10 kursi 4 buah
11 Komputer 1 set
12 Printer Epson L100 1 buah EPSON
13 Scanner 1 buah Canon
14 Tempat sampah 2 buah
15 Mesin Fax 1 buah Panasonic
16 Pemotong Kertas 1 buah
17 Telpon 1buah
18 Meja kotak 1 buah
19 Meja bundar 1 buah
20 Jam Dinding 2 buah Seiko
21 Whiteboard 2 buah
22 Penghapus board 1 buah

6
23 Laci kecil 1 buah
24 Mesin fotokopi 1 buah
25 Salib 2 buah
26 lukisan 2 buah
27 LCD 1 buah Toshiba
28 UPS 2 buah
29 Struktur organisasi RSBB 1 buah
Kebersihan & Rumah
Tangga
Peralatan kebersihan Lantai &
1 1 set
Ruangan
2 Dispenser 1 buah Miyako
3 Kulkas 1 buah
4 Tempat Tissue 1 buah

ATK Jumlah Keterangan

1 Rak kecil 1 buah
2 Tempat Isolasi 1 buah
3 Perfurator 1 buah
4 Kalkulator 1 buah
5 Steples / Hecter 1 buah
6 Tempat pensil 1 buah
7 Stempel 2 buah RS / Nama Direktur
8 Cutter 1 buah Joyko
9 Gunting 1 buah
10 Penggaris plastik 1 buah

7
 Daftar Inventaris Peralatan di Administrasi Komite Medik:

No Nama Alat Jumlah Keterangan

1 Bufet Ruang Dokter 2

2 Kaca Washtafel 4
3 Lampu X-Ray R. Dokter 1
4 Meja Pasien Besar R. Dokter 1
5 Meja Pasien Kecil R. Dokter 1
6 Meja Rapat R. Dokter 2
Struktur Organisasi Komite
7 1
Medik
8 Wireless R. Dokter 1
9 TV LG R. Dokter 1
10 Meja Kaca bentuk L R. Dokter 1
11 Komputer 1 set
12 Printer Epson T11 1 buah EPSON
13 Rak Besi ss 5 1 buah Canon
14 Tempat sampah 1 buah
15 Lemari buku laci 3 2 buah
16 Lemari kaca arsip 1 buah
17 Telpon 1buah
18 Meja kotak 1 buah
19 Meja bundar 1 buah
20 Jam Dinding 1 buah Seiko
21 Whiteboard 2 buah
22 Penghapus board 1 buah
23 Salib 2 buah
24 Fan Regency 1
Kebersihan & Rumah
Tangga
Peralatan kebersihan Lantai &
1 1 set
Ruangan

8
2 Dispenser 1 buah Miyako
3 Kulkas 1 buah
4 Tempat Tissue 1 buah
5 Gorden 4 set
ATK Jumlah Keterangan
1 Tempat Isolasi 1 buah
2 Kalkulator 1 buah
3 Steples / Hecter 1 buah
4 Tempat pensil 1 buah
5 Cutter 1 buah Joyko
6 Gunting 1 buah
7 Penggaris plastik 1 buah

9
 BAB IV
TATA LAKSANA PELAYANAN

Tata cara pelayanan yang ada di bagian Administrasi Kantor/ Sekretaris Direksi
diantaranya :
4.1. PELAYANAN SURAT MENYURAT DAN EKSPEDISI.
 Pelayanan surat menyurat
 Pelayanan surat menyurat terdiri dari bermacam-macam surat diantaranya :
a. Kebijakan Direktur
Kebijakan Direktur Rumah Sakit Baptis Batu adalah penetapan
Direktur RS pada tataran strategis atau bersifat garis besar yang
mengikat.
b. Keputusan Direktur;
Keputusan adalah naskah yang bersifat penetapan, dan memuat
kebijakan pokok atau kebijakan pelaksanaan yang merupakan
penjabaran dari peraturan perundang-undangan, yaitu kebijakan dalam
rangka ketatalaksanaan, penyelenggaraan tugas umum dan
pembangunan, misalnya : penetapan organisasi dan tata kerja Unit
Pelaksana Teknis, penetapan ketatalaksaan organisasi, program kerja
dan anggaran, pendelegasian kewenangan yang bersifat tetap.
c. Surat Edaran Direktur;
Surat Edaran adalah naskah yang memuat pemberitahuan tentang hal
tertentu, bisa berupa perintah, petunjuk, atau penjelasan yang
dianggap penting dan mendesak.
d. Pedoman / Panduan
Pedoman adalah kumpulan ketentuan dasar yang memberi arah
bagaimana sesuatu harus dilakukan, dengan demikian merupakan hal
pokok yang menjadi dasar untuk menentukan atau melaksanakan
kegiatan.
Panduan adalah merupakan petunjuk dalam melakukan kegiatan

10
e. Standar Prosedur Operasional;
Standar Prosedur Operasional (SPO) adalah naskah yang memuat
serangkaian petunjuk tentang cara serta urutan suatu kegiatan
operasional atau administratif tertentu yang harus diikuti oleh individu
pejabat atau unit kerja.
f. Perjanjian.
Surat perjanjian adalah naskah yang berisi kesepakatan bersama
tentang suatu objek yang mengikat antara kedua belah pihak atau lebih
untuk melaksanakan suatu tindakan atau perbuatan hukum yang telah
disepakati bersama.
g. Surat Biasa;
Surat Biasa adalah alat penyampaian berita secara tertulis yang berisi
pemberitahuan, pertanyaan, permintaan jawaban atau saran dan
sebagainya.
h. Surat Keterangan;
Surat keterangan adalah naskah yang berisi informasi mengenai hal
atau seseorang untuk kepentingan kedinasan.
i. Surat Perintah/Tugas;
Surat perintah/tugas adalah naskah yang dibuat oleh atasan kepada
bawahan dan memuat perintah yang harus dilakukan.
j. Surat Izin;
Surat izin adalah surat yang berisi informasi tentang pemberian izin
kepada seseorang untuk melakukan sesuatu atau tidak melakukan
sesuatu.
k. Surat Kuasa;
Surat kuasa adalah surat pernyataan pelimpahan wewenang dari
pimpinan kepada pejabat/pegawai bawahannya atau orang lain guna
bertindak dan atas namanya melakukan suatu perbuatan hukum
mengenai hak dan wewenang yang tersebut di dalamnya.
l. Surat Undangan;
Surat undangan adalah surat yang memuat undangan kepada
pejabat/pegawai pada alamat tujuan untuk menghadiri suatu acara

11
 tertentu, misalnya rapat, pertemuan, dan sebagainya. Untuk undangan
yang bersifat informal dan digunakan hanya untuk intern Rumah sakit,
maka undangan akan dibuat dengan menggunakan kertas setengah
folio.
m. Memo Internal;
Memo Internal adalah bentuk naskah intern yang dibuat oleh seorang
pejabat/pegawai dalam melaksanakan tugas guna menyampaikan
pemberitahuan, pernyataan atau permintaan pejabat lain. Memo
Internal memuat hal yang bersifat rutin, berupa catatan ringkas yang
tidak memerlukan penjelasan yang panjang dan dapat langsung
dijawab dengan disposisi oleh pejabat yang dituju. Memo Internal
dibuat dengan menggunakan kertas setengah folio.
n. Pengumuman;
Pengumuman adalah naskah yang memuat pemberitahuan yang
ditujukan pada pegawai di lingkungan Rumah Sakit Baptis Batu.
o. Laporan;
Laporan adalah naskah yang berisi informasi mengenai pertanggung
jawaban seorang pejabat atau pegawai kepada atasannya sehubungan
dengan pelaksanaan tugas yang diberikan/dipercayakan kepadanya.
Laporan dibuat dan ditandatangani oleh pejabat atau pegawai yang
diserahi tugas
p. Berita Acara;
Berita Acara adalah Naskah yang berisi pernyataan yang bersifat
pengesahan atas sesuatu kejadian, peristiwa, perubahan status dan
lain-lain bagi suatu permasalahan baik berupa perencanaan,
pelaksanaan maupun pengendalian kebijaksanaan pimpinan.
q. Rekomendasi;
Rekomendasi adalah Naskah yang berisikan keterangan / penjelasan
atau catatan dari pejabat yang berwenang tentang sesuatu hal urusan
yang dapat dijadikan bahan pertimbangan oleh atasan.

12
 r. Notulen.
Notulen adalah Naskah Dinas yang memuat catatan jalannya kegiatan
sidang, rapat, mulai dari acara pembukaan, pembahasan masalah
sampai dengan pengambilan Peraturan serta penutupan.
 Prosedur surat menyurat :
a. Teknik Pembuatan dan Penyusunan Surat
1) Surat Dinas
a) Pembuatan dan Penyusunan Surat Dinas
 Surat dibuat singkat, jelas, sesuai dengan kebijakan Manajemen
dan menggunakan bahasa yang baik dan benar
 Kata-kata asing tidak perlu digunakan seandainya sudah ada
padanannya dalam bahasa Indonesia
 Gunakan kata-kata yang nyata dan positif
 Hindari pengulangan kata/kalimat yang sama
 Untuk urusan rutin yang terjadi berulang-ulang dalam bentuk
yang sama, hendaknya dibuatkan surat dalam bentuk formulir
 Untuk keperluan intern dalam RS Baptis Batu agar
menggunakan nota dinas
 Alamat surat ditujukan kepada Pejabat yang dituju, bukan
kepada instansinya. Bila pejabat pada instansi tersebut tidak
diketahui, gunakan istilah “PIMPINAN”
 Dalam hal isi surat, sebutan untuk pejabat yang dituju, yaitu
SAUDARA atau BAPAK bisa ditingkat menjadi “SDR” atau
“BP” asal diikuti dengan nama pejabat tersebut
 Sebutan untuk pengganti diri RS Baptis Batu (yang mengirimi
surat) yaitu “KAMI”
 Surat tak perlu ditutup dengan kalimat yang berlebihan
 Surat diakhiri cukup dengan menyebutkan jabatan
penandatanganan surat dan namanya
b) Bagian-bagian Surat Dinas
Pada dasarnya surat terdiri dari 3 (tiga) bagian sebagai berikut :
 Kepala Surat

13
 Kepala surat, yaitu merupakan bagian surat yang dicantumkan
dibagian atas kertas surat untuk menunjukkan ciri pengenal
pengirim surat yang bersangkutan, di samping itu dicantumkan
pula logo instansinya (dalam hal ini RS Baptis Batu)
Kepala surat terdiri dari :
 Tanggal surat, yang menunjukkan tempat kedudukan
instansi pengirim, tanggal, bulan dan tahun pengiriman
surat ybs
 Nomor surat, yaitu bagian surat yang tertulis dengan
angka/huruf yang menunjukkan pelengkap surat tersebut.
 Lampiran surat, yaitu bagian surat yang tertulis dengan
angka/huruf yang menunjukkan pelengkap surat tersebut
 Perihal surat, yaitu bagian surat yang menunjukkan
maksud singkat surat tersebut
 Tujuan surat, yaitu bagian surat yang menunjukkan
alamat yang dituju.
 Isi Surat
Isi surat merupakan bagian surat yang berbentuk uraian untuk
menggambarkan secara jelas dan lengkap maksud yang terkandung
dalam suatu surat, yang meliputi pembukaan, isi dan penutup
 Penutup Surat
Penutup surat merupakan bagian surat yang menunjukkan pejabat
yang mengirim surat atau bertanggung jawab atas isi surat, termasuk
penandatanganan surat, nama jelas dan stempel instansi. Sedangkan
bila ada tembusan surat, bagian ini dicantumkan disebelah kiri
bawah, yang menunjukkan bahwa pihak tersebut perlu mengetahui
isi surat tersebut.
c) Bentuk Surat Dinas
Bentuk surat dinas dalam lingkungan RS Baptis Batu yaitu
berupa Bentuk Lurus Rata dengan ukuran kertas A4
d) Penyusunan Konsep dan Pengetikan
 Penyusunan Konsep

14
 Ide konsep surat datangnya bisa dari Direksi yang akan
menandatangani surat, pejabat lain (manajer, ka. Komite)
atau staf bawahannya yang ditunjuk atas perintah atau
idenya sendiri yang kemudian diajukan kepada
pimpinannya untuk memperoleh persetujuan
 Pembuatan Konsep
Pembuatan konsep surat dapat dilaksanakan sebagai
berikut :
 Konsep yang dibuat oleh pejabat/pimpinan sendiri
dapat langsung diproses di bag. Administrasi untuk
diketik
 Konsep yang dibuat oleh petugas bawahan agar
diajukan lebih dahulu kepada kepalanya untuk
mendapat persetujuan
 Pembuatan konsep surat dinas dibuat pada kertas
bekas disebaliknya
 Pengetikan Surat
 Surat dinas diketik pada kertas kop RS ukuran A4
diprint sebanyak 2 (dua) kali dengan yang satu untuk
arsip. Untuk tembusan difotokopi dengan jumlah
sesuai kebutuhan
 Bilamana dalam satu halaman kertas lembar pertama
tidak mencukupi dilanjutkan pada kertas kop yang
sama sampai dengan surat selesai
 Pengetikan surat dinas menggunakan jenis huruf
Times New Roman dengan ukuran 12
 Pengetikan tempat dan tanggal surat disebelah kanan
atas dengan lurus dengan nomor surat di sebelah kiri
 Pengetikan nomor, lampiran, perihal, kepada, diawal
surat dan tembusan merupakan satu kolom dati atas
bawah yang jaraknya dari tepi kertas = 2 cm

15
  Pengetikan nama tempat, nama jabatan, nama
penandatanganan surat merupakan satu garis lurus
dari atas ke bawah
 Kepala surat ditentukan 2,5 cm dari tepi atas.
Pengetikan tembusan disebelah kiri, satu baris
dibawah nama pejabat penandatangan surat
 Jarak antara nomor dengan lampiran dan perihal
diketik 1-2 spasi. Jarak antara perihal dengan kepada
diketik 3-4 spasi dihitung dari kalimat terakhir. Jarak
antara kepada dengan alinea pertama isi surat diketik
3-4 spasi. Jarak baris terakhir isi surat dengan jabatan
yang menandatangani isi surat diketik 2-3 spasi.
 Khusus untuk surat-surat yang isinya singkat dan
hanya terdiri dari beberapa kalimat saja, pengetikan
agar diatur supaya serasi
2) Surat Keputusan
a) Kepentingan
Surat keputusan dikeluarkan oleh pimpinan untuk
memutuskan/menetapkan sesuatu dalam rangka dinas
b) Ketentuan Umum
 Surat Keputusan berisikan menimbang, mengingat,
memperhatikan dan memutuskan
 Konsiderans “Menimbang” berisi pertimbangan yang menjadi
alasan diterbitkannya surat keputusan
 Konsiderans “Mengingat” berisi peraturan perundangan
 Pencantuman perundangan pada “Mengingat” harus emenuhi
ketentuan sebagai berikut :
 Memperhatikan hirarki perundang-undangan
 Mencantumkan peraturan yang relevan dengan materi
Surat Keputusan
 Mencantumkan perundang-undangan yang masih
berlaku

16
  Memperhatikan berupa pencantuman hal-hal yang mendukung
surat keputusan tersebut
 Memutuskan berisi materi yang ditetapkan dalam surat
keputusan tersebut
c) Macam surat keputusan
Surat Keputusan terdiri dari Surat Keputusan Kepegawaian dan
Surat Keputusan bukan Kepegawaian

3) Surat Perintah Dinas (SPD)

Surat Perintah Dinas (SPD) dikeluarkan oleh Pimpinan untuk
menugaskan orang atau lebih dalam rangka Dinas
4) Surat Perjanjian Kerjasama
Surat Perjanjian dan surat lain yang menyangkut Bidang Keuangan
/ Hukum dibuat oleh Pimpinan dalam rangka mengadakan Ikatan
kerja / perjanjian dnegan pihak lain yang mempunyai akibat bidang
keuangan dan hukum
5) Surat Lainnya
Surat-surat lain misalnya pengumuman, surat
keterangan/pernyataan, dst. Pola dan susunan disesuaikan dengan
format yang telah diberlakukan di Tata Naskah RS Baptis Batu

b. Sistem Penomoran Surat

Sistem penomoran surat yang dikeluarkan oleh RS Baptis Batu yaitu
sebagai berikut :
1) Surat Keputusan
2) Surat Peraturan
3) Surat Kebijakan
4) SOP
5) Edaran
6) PKS
7) Surat keluar

17
c. Stempel Dinas
1) Bentuk
Stempel dinas RS Baptis Batu berbentuk bulat Logo Rumah Sakit
Baptis Batu yaitu berbentuk lingkaran dengan ukuran diameter
lingkaran luar 28,2 mm, diameter lingkaran dalam 18,7 mm, tebal
garis luar 0,5 mm, tebal garis dalam 0,3 mm. ukuran logo tengah
13 x 14 mm, dan ukuran salib 4 x 6 mm . Rumah Sakit Baptis Batu
ditulis dengan ukuran huruf 8,45pt dan jenis huruf Arial; Rumah
Sakit diposisikan mengelilingi logo dengan penulisan rumah sakit
di baris pertama dan Baptis Batu di baris ke dua.

2) Stempel dinas ini dibuat hanya 2 (dua) buah dengan ukuran seperti
diatas dan satu lagi dengan ukuran yang lebih kecil. Stempel hanya
boleh digunakan untuk kepentingan RS Baptis Batu. Hanya
diterakan pada kertas kop Rumah Saki dan atau dokumen terkait
dengan kedinasan RS Baptis Batu
3) Penyimpanan dan tanggung jawab
Stempel dinas dengan ukuran 28,2 mm disimpan pada sekretariat,
sehingga tanggung jawab pemakaian stempel tersebut ada pada
kesekretariatan. Sedangkan stempel yang lebih kecil disimpan pada
bagian keuangan, guna kelengkapan dokumen keuangan dan
menjadi tanggung jawab bagian keuangan
4) Cara pemakaian
Pemakaian stempel dinas diatur sebagai berikut :

18
 a) Diterakan pada sebelah kiri penandatanganan surat (dikenakan
sedikit pada tanda tangan)
b) Yang diperkenankan distempel yaitu hanya pada tanda tangan
pimpinan (Direksi). Bila pada satu surat terdapat dua tanda
tangan pimpinan, maka stempel diterakan pada jabatan
tertinggi. Dan pada dokumen terkait keuangan dan pelayanan.

d. Wewenang penandatanganan surat

1) Surat Dinas Rutin
Surat ini ditanda tangani oleh Direktur dan Wakil Direktur. Apabila
surat tersebut harus ditandatangani oleh salah satu Direktur dan
atau Wakil Direktur dan berhalangan, maka akan ditandatangani
perwakilan Manajer.
2) Surat Keputusan
Surat Keputusan (baik yang menyangkut kepegawaian maupun
yang tidak menyangkut kepegawaian) ditandatangani oleh
Direktur, setelah terlebih dulu diparaf oleh Wakil Direktur Umum
Keuangan dan Kepala Bagian SDM
3) Surat Perintah Dinas
Surat ini ditandatangani oleh Direktur dan Wakil Direktur sesuai
dengan jabatan struktural dan fungsional pegawai yang melakukan
dinas
4) Surat Perjanjian
Surat Perjanjian ini ditandatangani oleh Direktur yang terlebih
dahulu diparaf oleh Wakil Direktur dan atau Manajer terkait.

e. Pemakaian atas Nama dan Untuk Perhatian

Penandatanganan surat-surat keluar pada dasarnya dilakukan oleh
Direktur dan Wakil Direktur. Apabila Direktur berhalangan,
penandatanganan surat bisa dilakukan oleh Wakil Direktur dengan
menggunakan atas nama. Misalnya a.n Direktur, Wakil Direktur.
Misalnya :

19
 a.n Direktur RSBB
Wakil Direktur Umum Keuangan,
Dengan tujuan agar surat yang diberikan mendapat tanggapan dari
pejabat yang langsung akan menangani masalahnya, maka digunakan
kata i.p (untuk perhatian) pada alamat yang dituju, misalnya :
Kepada
Yth. Direktur RS Baptis Batu
u.p. Wakil Direktur Umum Keuangan
di
tempat

f. Pengelolaan surat – menyurat

1) Pengurusan Surat Masuk
a) Surat – surat yang masuk dari luar diterima oleh bagian
administrasi diperiksa dan diteliti kebenaran alamat tujuannya.
Surat yang salah alamatnya dikembalikan kepada pengirimnya
atau Kantor Pos
b) Proses selanjutnya, yaitu sebagai berikut :
 Amplop surat dibuka, lalu diregistrasi pada agenda surat
masuk
 Surat asli dilampiri Lembar Disposisi dan dikirimkan
kepada Direktur / Wakil Direktur (jika Direktur berhalangan
masuk)
 Oleh Direktur didisposisikan ke bagian lain dengan disertai
arahan lebih lanjut
 Lembar disposisi dan surat asli dikopi
 Administrasi mendistribusikan kopi surat sesuai dengan
bagian yang dituju
 Bila yang diberi disposisi lebih dari satu, maka surat asli
akan dikopi sebanyak jumlah disposisi

20
  Surat diproses oleh masing-masing penerima disposisi dan
setelah selesai dproses, surat disimpan dimasing-masing
penerima
2) Pengurusan Surat Keluar
a) Konsep surat dibuat dan diparaf oleh pejabat yang berwenang
sebagai tanda bahwa surat tersebut telah diteliti kebenarannya,
kemudian dimintakan nomor. Cara pemberian nomor surat
yaitu sebagai berikut :
Nomor : 01/19/XI/RSBB_DIR/Wa.Dir.UK/Wa.Dir.Yan/2013
Keterangan :
 01: nomor urut surat dalam 1 tahun berjalan, dalam dua
digit kecuali lebih dari 99
 19 : tanggal dibuatnya surat
 XI : bulan dibuatnya surat dalam romawi
 RSBB : singkatan dari RS Baptis Batu
 DIR : Singkatan dari Direktur
 Wa.Dir. UK : Singkatan dari Wakil Direktur Umum
Keuangan
 Wa.Dir. Yan : Singkatan dari Wakil Direktur Pelayanan
 2013 : adalah tahun pembuatan surat
b) Surat dibuat pada kop surat RS Baptis Batu dengan dibubuhi
stempel RS Baptis Batu
c) Surat asli dikirimkan ke alamat yang dituju, sedangkan
fotokopinya 1 buah disimpan sebagai arsip surat keluar yang
disimpan pada bagian Administrasi

g. Mengirim surat/ ekspedisi

Sistem pengiriman surat yang ada di RS Baptis Batu ada beberapa
macam, diantaranya :
 Melalui pos/kiriman kilat
 Dikirim sendiri dengan menggunakan buku ekspedisi

21
 Setelah surat dicetak, stempel dan dimasukkan ke dalam amplop RS
yang sudah ada tujuannya, maka surat akan dikirim melalui dua cara
tersebut diatas

h. Distribusi dan Sosialisasi Dokumen

Pendistribusian dan Sosialisasi dokumen yg dikeluarkan oleh Bagian
Administrasi akan menjadi wewenang dan tanggung jawab Bagian
Administrasi. Terkecuali untuk SPO, maka distribusi serta sosialisasi
menjadi tanggung jawab setiap unit yang mengeluarkan SPO.

i. Revisi dan Penghapusan dokumen

Revisi dokumen dilakukan apabila ada penambahan klausa ataupun hal
yang belum dilampirkan pada dokumen sebelumnya. Penghapusan
dokumen dilakukan apabila isi dari dokumen tersebut sudah tidak
sesuai dengan kebijakan terbaru yang beredar di lingkungan RS Baptis
Batu.

4.2. PELAYANAN TAMU.

Tamu di RS Baptis Batu dipusatkan di Informasi dan kemudian diarahkan ke
bagian Admnistrasi. Semua tamu yang berkunjung ke RS, harus melapor, mengisi
buku tamu dan memakai kartanal tamu. Dari informasi tamu akan diarahkan ke
tujuan masing-masing. Tamu yang berkunjung dibedakan menjadi :
a. Tamu detailing dan penagihan. Tamu ini adalah tamu yang rutin berkunjung ke
RS untuk kunjungan ke Inst. Farmasi, dokter dan ke bagian Akuntansi
b. Tamu umum. Tamu umum ini adalah semua tamu diluar tamu detailing dan
penagihan. Tamu ini meliputi tamu dari dinas atau tamu dari instansi lain yang
berkepentingan untuk bertemu dengan Direksi.
Setelah tamu diarahkan oleh Informasi ke tujuan, tamu yang diarahkan ke bag.
Administrasi, akan diarahkan oleh bag. Administrasi ke Direksi.
1. Pelayanan untuk Direksi

22
 Pelayanan untuk Direksi meliputi memberikan segala keperluan sehari-hari Direksi
(alat tulis, dst). Selain itu bag. Administrasi juga bertanggung jawab untuk
keperluan Direksi saat Direksi akan melakukan perjalanan dinas maupun rapat
2. Melakukan perjanjian
Bag. Administrasi memiliki wewenang untuk mengatur jadwal perjanjian untuk
Direksi, baik tamu intern maupun tamu ekstern RS. Bag. Administrasi akan
menyusun jadwal dengan pihak ketiga, dan mengkonfirmasi ulang untuk
kepastiannya serta mengingatkan Direksi untuk jadwal perjanjian
3. Memfasilitasi pertemuan
Sama dengan perjanjian, maka bag. Administrasi memiliki wewenang untuk
mengatur semua jadwal pertemuan yang ada di RS. Terutama pertemuan yang
terkait dengan Direksi. Jadwal pertemuan rapat di RS Baptis Batu terpusat pada
bag. Administrasi, maka semua unit/orang yang akan mengadakan pertemuan,
harus mengatur jadwal melalui bag. Administrasi, terutama pertemuan diluar
pertemuan rutin yang sudah dibuat jadwalnya selama 1 tahun dan di SK kan oleh
Direktur RS Baptis Batu.
Begitu pula dengan jadwal pertemuan yang dilakukan oleh pihak RS dengan pihak
luar, didalam lingkungan RS maupun diluar lingkungan RS. Bagian Administrasi
akan memfasilitasi segala kebutuhan didalam pertemuan yang diikuti oleh Direksi.
Untuk pertemuan diluar yang diikuti oleh Direksi maka unit terkait harus
berkorrdinasi dengan bag. Administrasi.
4. Memberikan laporan (rapat dan notulen)
Bagian Administrasi memiliki kewajiban untuk membuat laporan rutin bulanan
yang akan dilaporkan didalam rapat kerja bulanan. Laporan tersebut merupakan
kegiatan bag. Administrasi selama 1 bulan, kegiatan Direksi (Seminar, perjalanan
dinas, pertemuan, dst) dan kegiatan RS yang terkait dengan pihak luar (tamu RS).
Selain itu bag. Administrasi juga menyusun dan berkoordinasi dengan unit lain
dalam pengolahan dan penyusunan laporan untuk Yayasan Rumah Sakit Baptis
Indonesia (YRSBI) yang dikoordinir oleh Wakil Direktur Umum Keuangan
5. Menyusun dan menyimpan dokumen
Dokumen ini meliputi jenis-jenis surat yang telah diuraikan sebelumnya.
Penyusunan dokumen ini sama seperti penyusunan surat baik alur maupun

23
 prosedur. Sedangkan untuk penyimpanan dokumen, dibedakan sesuai dengan jenis
dokumennya.
Tata cara pelayanan yang ada di bagian Administrasi Komite Medik diantaranya :
1. Kelengkapan dokumen dokter
Kelengkapan dokumen dokter ini meliputi, berkas-berkas administrasi bagi dokter
yang praktek di RS Baptis Batu. Diantaranya pengurusan SIP, STR, keanggotaan
IDI/PDGI, dst. Administrasi Komite Medik bekewajiban untuk mengecek dan
melengkapi berkas-berkas dokter dan bekerjasama dengan SDM untuk pengurusan
dan penyimpanannya.
2. Kebutuhan Komite Medik sehari-hari
Administrasi Komite Medik bertanggung jawab atas segala kebutuhan di kegiatan
Komite Medik, melalui Sekretaris Komite Medik, Administrasi Komite Medik
melakukan pengebonan untuk kebutuhan Komite Medik (ATK, keperluan Rumah
Tangga & Kebersihan).
3. Memfasilitasi dokter yang mengikuti kegiatan ilmiah
Selain itu Administrasi Komite Medik bertanggung jawab untuk memfasilitasi
dokter RS Baptis Batu yang mengikuti kegiatan ilmiah, mulai dari informasi
kegiatan ilmiah, pendaftaran, transportasi dan akomodasi dokter tersebut. Yang
kemudian akan dicatat dalam laporan Administrasi Komite Medik.

24
 BAB V
LOGISTIK

HARGA
PERSEDIAAN JUMLAH HARGA TOTAL
NO SATUAN
BARANG BARANG SATUAN HARGA
+ 10%
ATK

1 Bolpoin standart 12 917 1.008,7 12.104,4

2 Kertas Foto copy 70 g 115 26.100 28.710 3.301.650
3 Materai 70 6.000 6.600 462.000
4 Lakban hitam 3 11.000 12.100 36.300
5 Spidol Board Marker
hitam 10 5.750 6.325 63.250
6 Stipo Kiriko 4 4.000 4.400 17.600
7 Isolasi 2 cm 4 4.400 4.840 19.360
8 Isi staples 10 1.500 1.650 16.500
9 Binder Clip 200 10 708,33 779,16 7.791,63
10 Spidol Marker hitam 3 4.750 5.225 15.675
11 Penghapus pensil 1 1.500 1.650 1.650
12 Clear Holder 20 12.000 13.200 264.000
13 Klip besar 6 2.350 2.585 15.510
14 Klip kecil 15 800 880 13.200
15 Buku ekspedisi 5 4.800 5.280 26.400
17 Kertas fax 22 13.000 14.300 314.600
18 Otner Folio 50 11.000 12.100 605.000
19 Tinta stempel 1 5.500 6.050 6.050
20 Tinta printer Epson
L100 hitam 4 69.000 75.900 303.600
21 Tinta printer Epson
L100 biru 3 69.000 75.900 227.700

25
22 Tinta printer Epson
L100 kuning 3 69.000 75.900 227.700
23 Tinta printer Epson
L100 merah 3 69.000 75.900 227.700
24 Stabilo 1 5.200 5.720 5.720
25 Kertas A4 6 31.000 34.100 204.600
27 Spidol Board Marker
Merah 3 5.750 6.325 18.975
29 Map Kertas Bufalo 50 1.100 1.210 60.500
30 CD Blank 15 2.500 2.750 41.250
31 DVD Blank 15 2.500 2.750 41.250
35 Amplop Kosongan
Kecil 1 7.000 7.700 7.700
36 Program filling 1 4.000.000 4.400.000 4.400.000

TOTAL 10.965.336,03
RUMAH TANGGA

1 Sedotan bengkok 10 700 770 7.700

2 Baterai abc kecil 12 1.500 1.650 19.800
3 Wash Hand 10 3.500 3.850 38.500
4 Tissue kotak Reff
NB 10 10.000 11.000 110.000
7 Sunlight 5 6.000 6.600 33.000
8 Kresek Hitam Besar 10 pak 19.000 20.900 209.000
TOTAL 418.000
CETAKAN

1 Amplop kop RSBB

besar 6 45.000 49.500 297.000
2 Kertas Kop RSBB 10 125.000 137.500 1.375.000

26
 TOTAL 1.672.000

BENGKEL

TOTAL 13.055.336,03

27
 BAB VI
KESELAMATAN PASIEN

Keselamatan pasien di Bagian Administrasi yakni dengan Peningkatan

Komunikasi Efektif.

28
 BAB VII
KESELAMATAN KERJA

UU No 23 tahun 1992 menyatakan bahwa tempat kerja wajib menyelenggarakan

upaya kesehatan kerja adalah tempat kerja yang mempunyai resiko bahaya kesehatan,
mudah terjangkit penyakit atau mempunyai paling sedikit 10 orang. Rumah Sakit
adalah tempat kerja yang termasuk dalam kategori seperti disebut diatas, berarti wajib
menerapkan upaya keselamatan dan kesehatan kerja. Program keselamatan dan
kesehatan kerja di bagian Administrasi bertujuan melindungi karyawan dan pelanggan
dari kemungkinan terjadinya kecelakaan di dalam dan di luar rumah sakit.
Dalam Undang-Undang Dasar 1945 pasal 27 ayat (2) disebutkan bahwa “Setiap
warganegara berhak atas pekerjaan dan penghidupan yang layak bagi kemanusiaan”.
Dalam hal ini yang dimaksud pekerjaan adalah pekerjaan yang bersifat manusiawi, yang
memungkinkan pekerja berada dalam kondisi sehat dan selamat, bebas dari kecelakaan
dan penyakit akibat kerja, sehingga dapat hidup layak sesuai dengan martabat manusia.
Keselamatan dan kesehatan kerja atau K3 merupakan bagian integral dari
perlindungan terhadap pekerja dalam hal ini pegawai bagian Administrasi dan
perlindungan terhadap Rumah Sakit. Pegawai adalah bagian integral dari rumah sakit.
Jaminan keselamatan dan kesehatan kerja akan meningkatkan produktivitas pegawai
dan meningkatkan produktivitas rumah sakit.
Pemerintah berkepentingan atas keberhasilan dan kelangsungan semua usaha-
usaha masyarakat. Pemerintah berkepentingan melindungi masyaraktnya termasuk para
pegawai dari bahaya kerja. Sebab itu Pemerintah mengatur dan mengawasi pelaksanaan
keselamatan dan kesehatan kerja. Undang-Undang No.1 tahun 1970 tentang
Keselamatan Kerja dimaksudkan untuk menjamin:
a. Agar pegawai dan setiap orang yang berada di tempat kerja selalu berada dalam
keadaan sehat dan selamat.
b. Agar faktor-faktor produksi dapat dipakai dan digunakan secara efisien.
c. Agar proses produksi dapat berjalan secara lancar tanpa hambatan.
Faktor-faktor yang menimbulkan kecelakaan dan penyakit akibat kerja dapat
digolongkan pada tiga kelompok, yaitu :
a. Kondisi dan lingkungan kerja

29
b. Kesadaran dan kualitas pekerja, dan
c. Peranan dan kualitas manajemen
Dalam kaitannya dengan kondisi dan lingkungan kerja, kecelakaan dan penyakit akibat
kerja dapat terjadi bila :
- Peralatan tidak memenuhi standar kualitas atau bila sudah aus;
- Alat-alat produksi tidak disusun secara teratur menurut tahapan proses produksi;
- Ruang kerja terlalu sempit, ventilasi udara kurang memadai, ruangan terlalu
panas atau terlalu dingin;
- Tidak tersedia alat-alat pengaman;
- Kurang memperhatikan persyaratan penanggulangan bahaya kebakaran dll.
Beberapa hal yang perlu diperhatikan di bagian penyimpanan arsip:
- Harus dicegah jangan sampai terjadi, seorang petugas terjatuh/ kejatuhan berkas
ketika mengerjakan penyimpanan pada rak-rak terbuka yang letaknya diatas.
Harus tersedia tangga anti tergelincir.
- Ruang gerak untuk bekerja selebar meja tulis, harus memisahkan rak-rak
penyimpanan.
- Penerangan lampu yang cukup baik, menghindarkan kelelahan penglihatan
petugas.
Perlu diperhatikan pengaturan suhu ruangan, kelembaban, pencegahan debu, dan
pencegahan bahaya kebakaran.
Sedangkan untuk petugas bagian administrasi yang melakukan kegiatan dikantor harus :
1. Didalam bekerja bagian Administrasi harus memakai sepatu kerja untuk
menghindari terkena sengatan listrik
2. Apabila terjadi gangguan korsleting yang mengakibatkan kebakaran segera lari
mengambil APAR “Alat Pemadam Api Ringan” ditempat terdekat yang telah
disediakan dengan cara CARA ”Cabut pin Angkat APAR Remas alat untuk
mengeluarkan gas dan Arahkan ke sumber api”
3. Apabila terjadi bencana alam dan kebakaran segera lari mencari tempat yang
aman melewati pintu keluar
4. Jauhkan barang-barang yang mudah terbakair dideakt sumber api atau listrik
5. Matikan komputer setekah pekerjaan selesai dan mengeceknya sekali lagi
sebelum meninggalkan ruangan

30
6. Tutup pintu dan kunci ruangan kerja saat meninggalkan ruangan kerja

31
 BAB VIII
PENGENDALIAN MUTU

Prinsip dasar upaya peningkatan mutu pelayanan adalah pemilihan aspek

yang akan ditingkatkan dengan menetapkan indikator, kriteria serta standar yang
digunakan untuk mengukur mutu pelayanan Rumah Sakit yaitu :
Definisi Indikator adalah :
Adalah ukuran atau cara mengukur sehingga menunjukkan suatu indikasi. Indikator
merupakan suatu variabel yang digunakan untuk bisa melihat perubahan. Indikator
yang baik adalah yang sensitif tapi juga spesifik.
Kriteria :
Adalah spesifikasi dari indikator.
Standar :
 Tingkat performance atau keadaan yang dapat diterima oleh seseorang yang
berwenang dalam situasi tersebut, atau oleh mereka yang bertanggung jawab
untuk mempertahankan tingkat performance atau kondisi tersebut.
 Suatu norma atau persetujuan mengenai keadaan atau prestasi yang sangat baik.
 Sesuatu ukuran atau patokan untuk mengukur kuantitas, berat, nilai atau mutu.
Dalam melaksanakan upaya peningkatan mutu pelayanan maka harus memperhatikan
prinsip dasar sebagai berikut:
1. Aspek yang dipilih untuk ditingkatkan
 Keprofesian
 Efisiensi
 Keamanan pasien
 Kepuasan pasien
 Sarana dan lingkungan fisik
2. Indikator yang dipilih
a. Indikator lebih diutamakan untuk menilai output daripada input dan proses
b. Bersifat umum, yaitu lebih baik indikator untuk situasi dan kelompok daripada
untuk perorangan.
c. Dapat digunakan untuk membandingkan antar daerah dan antar Rumah Sakit

32
 d. Dapat mendorong intervensi sejak tahap awal pada aspek yang dipilih untuk
dimonitor
e. Didasarkan pada data yang ada.
3. Kriteria yang digunakan
Kriteria yang digunakan harus dapat diukur dan dihitung untuk dapat menilai
indikator, sehingga dapat sebagai batas yang memisahkan antara mutu baik dan
mutu tidak baik.
4. Standar yang digunakan
Standar yang digunakan ditetapkan berdasarkan :
a. Acuan dari berbagai sumber
b. Benchmarking dengan Rumah Sakit yang setara
c. Berdasarkan trend yang menuju kebaikan
Berikut adalah Standar Pelayanan Minimal Bagian Administrasi sesuai dengan
ketentuan :
1. Adanya Peraturan Internal Rumah Sakit

Judul Peraturan Internal Rumah Sakit

Dimensi mutu Efektivitas

Tujuan Kelancaran administrasi dan manajemen rumah sakit, adanya kejelasan

hubungan kerja pemilik, direksi, dan praktisi medis

Definisi operasional Peraturan Internal Rumah Sakit adalah peraturan yang disusun oleh
pemilik yang mengatur tata hubungan kerja pemilik, direksi, dan
praktisi medis di rumah sakit

frekuensi 6 bulan
pengumpulan data

Periode analisis 6 bulan

Numerator Peraturan Internal Rumah Sakit

Denominator Tidak ada

Sumber data Sekretariat

33
Standar Ada ditetapkan oleh pemilik

Penanggung jawab Direktur Rumah Sakit

2. Adanya Perencanaan Strategis RS

Judul Perencanaan Strategis Rumah Sakit

Dimensi mutu Efektivitas

Tujuan Tercapainya tujuan strategis rumah sakit dalam mengemban visi dan
misi

Definisi operasional Perencanaan strategis adalah perencanaan jangka panjang rumah sakit
untuk menentukan strategi serta mengambil keputusan untuk
mengalokasikan sumber daya untuk mencapai tujuan strategi

frekuensi 6 bulan
pengumpulan data

Periode analisis 6 bulan

Numerator Perencanaan Strategi

Denominator Tidak ada

Sumber data Sekretariat

Standar Ada dokumen rencana strategis

Penanggung jawab Direktur Rumah Sakit

3. Tindak lanjut penyelesaian hasil pertemuan tingkat Direksi

Judul Tindak lanjut penyelesaian hasil pertemuan tingkat direksi

Dimensi mutu Efektivitas

34
Tujuan Tergambarnya kepedulian direksi terhadap upaya perbaikan pelayanan
di rumahsakit

Definisi operasional Tindak lanjut penyelesaian hasil pertemuan tingkat direksi adalah
pelaksanaan tindak lanjut yang harus dilakukan oleh peserta pertemuan
terhadap kesepakatan atau keputusan yang telah diambil dalam
pertemuan tersebut sesuai dengan permasalahan pada bidang masing-
masing.

frekuensi 1 bulan
pengumpulan data

Periode analisis 3 bulan

Numerator Hasil keputusan pertemuan direksi yang ditindaklanjuti dalam satu

bulan

Denominator Total hasil keputusan yang harus ditindaklanjuti dalam satu bulan

Sumber data Notulen rapat

Standar 100 %

Penanggung jawab Direktur Rumah Sakit

35
 4. Kelengkapan Laporan Akuntabilitas Kinerja

Judul Kelengkapan Laporan Akuntabilitas Kinerja

Dimensi mutu efektivitas, efisiensi

Tujuan Tergambarnya kepedulian administrasi rumahsakit dalam

menunjukkan akuntabilitas kinerja pelayanan

Definisi operasional Akuntabilitas kinerja adalah perwujudan kewajiban rumahsakit untuk

mempertanggungjawabkan keberhasilan/kegagalan pelaksanaan misi
organisasi dalam mencapai tujuan dan sasaran yang telah ditetapkan
melalui pertanggungjawaban secara periodik. Laporan akuntabilitas
kinerja yang lengkap adalah laporan kinerja yang memuat pencapain
indikator-indikator yang ada pada SPM (standar pelayanan minimal),
indikator-indikator kinerja pada rencana strategik bisnis rumahsakit,
dan indikator-indikator kinerja yang lain yang dipesyaratkan oleh
pemerintah daerah.
Laporan akuntabilitas kinerja minimal dilakukan 3 bulan sekali

Frekuensi 1 tahun
pengumpulan data

Periode analisis 1 tahun

Numerator Laporan akuntabilitas kinerja yang lengkap dan dilakukan minimal 3

bulan dalam satu tahun

Denominator Jumlah laporan akuntabilitas yang seharusnya disusun dalam satu

tahun

Sumber data Bagian Tata Usaha

Standar 100 %

Penanggung jawab Direktur

36
 5. Memelihara arsip korespondensi

Judul Memelihara Arsip Korespondensi

Dimensi mutu Ketertiban dan kerapian

Tujuan Tergambarnya kepedulian administrasi rumah sakit dalam memelihara

arsip korespondensi

Definisi operasional Memelihara Arsip Korespondensi adalah perwujudan kewajiban

bagian Administrasi untuk mempertanggungjawabkan semua bentuk
dokumen yang beredar .

Frekuensi 1 bulan
pengumpulan data

Periode analisis 1 bulan

Numerator Dokumen yang terarsip dalam 1 bulan

Denominator Jumlah dokumen yang seharusnya diarsip dalam 1 bulan

Sumber data Bagian Administrasi

Standar 100 %

Penanggung jawab Sekretariat

37
 6. Pembuatan Surat Tugas dan Keperluan Dinas

Judul Pembuatan Surat Tugas dan Keperluan Dinas

Dimensi mutu Ketertiban dan Keteraturan

Tujuan Tergambarnya Kinerja Bagian Administrasi dalam kegiatan kedinasan

RS

Definisi operasional Pembuatan Surat Tugas dan Keperluan Dinas adalah kegiatan yang
dilakukan oleh bagian Administrasi bekerja sama dengan Diklat dalam
pembuatan surat tugas dinas bagi seluruh pegawai RS yang melakukan
perjalanan dinas. Keperluan dinas adalah segala bentuk keperluan yang
dibutuhkan dalam kegiatan kedinasan yang dilakukan oleh Direksi

Frekuensi 1 bulan
pengumpulan data

Periode analisis 1 bulan

Numerator Jumlah surat tugas dinas yang terarsip selama 1 bulan

Denominator Jumlah surat tugas dinas yang seharusnya diarsip dalam 1 bulan

Sumber data Bagian Administrasi

Standar 100 %

Penanggung jawab Sekretariat

38
 7. Menjadwal, Menertibkan dan Menyambut Tamu RS.

Judul Menjadwal, Menertibkan dan Menyambut Tamu RS

Dimensi mutu ketertiban

Tujuan Mengatur regulasi tamu sehingga terjadwal dengan tertib

Definisi operasional Menjadwal tamu adalah mengatur dan menentukan hari dimana tamu
akan bertemu dengan RS. Menertibkan tamu adalah membuat regulasi
alur tamu yang berkunjung di RS. Menyambut tamu adalah
menyambut tamu menerima tamu dan mengarahkan tamu ke tujuan
tamu

Frekuensi 1 bulan
pengumpulan data

Periode analisis 1 bulan

Numerator Jumlah tamu yang terdaftar di buku tamu selama 1 bulan

Denominator Jumlah seluruh tamu RS yang berkunjung selama 1 bulan

Sumber data Informasi

Standar 100 %

Penanggung jawab Sekretariat

39
 8. Membuat dan Menyebarkan Dokumen

Judul Membuat dan Menyebarkan Dokumen

Dimensi mutu Ketertiban dan kerapian

Tujuan Menertibkan semua dokumen yang beredar di lingkungan RS

Definisi operasional Membuat dan menyebarkan dokumen adalah menyalin ulang segala
ketentuan RS dan mengesahkannya melalui tanda tangan dan stempel
RS serta mengedarkannya ke lingkungan RS

Frekuensi 1 bulan
pengumpulan data

Periode analisis 1 bulan

Numerator Jumlah dokumen yang tercatat dalam buku yang beredar dalam 1 bulan

Denominator Jumlah laporan akuntabilitas yang seharusnya disusun dalam satu

tahun

Sumber data Bagian Administrasi

Standar 100 %

Penanggung jawab Sekretariat

40
 9. Mengkoordinasikan Jadwal Rapat

Judul Mengkoordinasikan Jadwal Rapat

Dimensi mutu efektivitas, efisiensi

Tujuan Tergambarnyas eluruh aktifitas dan kerjasama antar unit yang ada di
lingkungan RS

Definisi operasional Mengkoordinasikan jadwal rapat adalah mengatur regulasi segala

bentuk pertemuan baik rutin maupun tidak yang dilakukan di
lingkungan RS

Frekuensi 1 bulan
pengumpulan data

Periode analisis 1 bulan

Numerator Jadwal kegiatan pertemuan selama 1 bulan

Denominator Semua kegiatan pertemuan yang dilakukan selama 1 bulan

Sumber data Bagian Administrasi

Standar 100 %

Penanggung jawab Sekretariat

41
 BAB IX

PENUTUP

Demikianlah panduan pelayanan Bagian Administrasi ini dibuat sebagai dasar

untuk pelayanan.

Kami berharap ada kritik atau saran yang membangun demi tercapainya

penyempurnaan dari Pedoman Pelayanan Bagian Administrasi ini.

42