FUNGSI PENGAWASAN

(CONTROLLING)
 Pengawasan didefinisikan sbg proses
untuk menjamin bahwa tujuan-tujuan orgs
dan manajemen tercapai.
 Pengawasan mempunyai hubungan erat
dgn perencanaan (bagaikan dua mata sisi
uang yg tdk terpisahkan).
 Pengawasan juga mempunyai hubungan
langsung dgn fungsi-fungsi lainnya.

TIPE-TIPE PENGAWASAN
 Pengawasan pendahuluan (steering controls), dirancang
untuk mengantisipasi penyimpangan-penyimpangan dari
standar atau tujuan & memungkinkan koreksi dibuat
sebelum sesuatu tahap kegiatan ttt diselesaikan.
 Pengawasan concurent , dilakukan bersamaan dgn
pelaksanaan kegiatan.Pengawasan ini sering disebut
pengawasan “ya-tidak” (screning control) atau berhenti-
terus, dilakukan selama suatu kegiatan berlangsung
(double-check).
 Pengawasan umpan balik (feedback control) atau “past
action control” yaitu mengukur hasil-hasil dari suatu
kegiatan yg telah diselesaikan.
 TIPE-TIPE PENGAWASAN
 Pengawasan pendahuluan (steering controls), dirancang
untuk mengantisipasi penyimpangan-penyimpangan dari
standar atau tujuan & memungkinkan koreksi dibuat
sebelum sesuatu tahap kegiatan ttt diselesaikan.
 Pengawasan concurent , dilakukan bersamaan dgn
pelaksanaan kegiatan.Pengawasan ini sering disebut
pengawasan “ya-tidak” (screning control) atau berhenti-
terus, dilakukan selama suatu kegiatan berlangsung
(double-check).
 Pengawasan umpan balik (feedback control) atau “past
action control” yaitu mengukur hasil-hasil dari suatu
kegiatan yg telah diselesaikan.

METODE & TEKNIK PENGAWASAN

 Metode yg biasa digunakan :
1. observasi langsung;
2. Metode langsung;
3. Metode laporan, dsbnya.
 Teknik-teknik pengawasan yg terpenting :
1. control by exception (perhatian hanya diarahkan thd hal-hal
menonjol saja deviasinya atau penyimpangan);
2. control through cost (pengendalian keadaan dgn mengawasi
jlnnya pengeluaran-pengeluaran biaya saja);
3. control through time ( menjlnkan pengawasan dengan hanya
memperhatikan pengeluaran waktu atau time use).
4. control through main material (mengawasi keadaan & mutu
penyelenggaraan dgn mengatasi segala sesuatunya mengenai
bahan pokoknya saja);
5. control through key personal (mengendalikan keadaan melalui
orang-orang kunci kita awasi langsung);
6. control through output (hanya mengawasi hasilnya).
 MAKSUD &TUJUAN PENGAWASAN

 Maksudnya adalah untuk mencegah atau untuk

memperbaiki kesalahan, penyimpangan,
ketidaksesuaian, penyelewengan dllnya agar
sesuai dgn tugas & wewenang yg telah
ditentukan.
 Tujuannya adalah agar hasil pelaksanaan
pekerjaan diperoleh secara berdaya guna
(efisien) dan berhasil guna (efektif) sesuai dgn
rencana yg telah ditetapkan sebelumnya.

TUGAS (FUNGSI) PENGAWASAN

 Mempertebal rasa tanggung jawab thd pejabat
yg diserahi tugas & wewenang dlm pelaksanaan
pekerjaan;
 Mendidik para pejabat dlm melaksanakan
pekerjaannya sesuai dgn prosedur yg telah
ditetapkan;
 Utk mencegah terjadinya penyimpangan,
kelainan & kelemahan, agar tdk terjadi kerugian
yg tidak diinginkan.
 Utk memperbaiki kesalahan & penyelewengan,
agar pelaksanaan pekerjaan tdk mengalami
hambatan & pemborosan-pemborosan.
 PRINSIP-PRINSIP PENGAWASAN
 Berorientasi kpd tujuan orgs;
 Harus obyektif, jujur & mendahulukan kepentingan
umum daripada kepentingan pribadi;
 Harus berorientasi thd kebenaran menurut peraturan-
peraturan yg berlaku;
 Harus menjamin daya & hasil guna pekerjaan;
 Harus bersifat terus menerus;
 Harus berdsrkan asas standar yg obyektif,teliti & tepat;
 Hasil pengawasan hrs dpt memberikan umpan balik thd
perbaikan & penyempurnaan dlm pelaksanaan perenc.&
kebijakan waktu yg akan datang.

MACAM-MACAM PENGAWASAN

 Pengawasan dari dalam (intern)

 Pengawasan dari luar (ekstern)
 Pengawasan Preventif
 Pengawasan Represif
 FUNGSI EVALUASI (EVALUATING)
 Penilaian adalah fungsi organik adm & manaj. yg
terakhir yang merupakan “proses pengukuran &
pembandingan daripada hasil-hasil pekerjaan yg
nyatanya dicapai dgn hasil - hasil yg seharusnya
dicapai” (S.P.Siagian).
 Kiranya perlu dicatat pula bahwa dalam usaha
pencapaian tujuan selalu terdpt jurang pemisah
(gap) antara tujuan dan hasil yang dicapai
(achievements).
 Tidak ada satu organisasi yang selalu mencapai
tujuannya dengan seratus persen.

USAHA-USAHA SERIUS DLM

MENCAPAI TUJUAN
 Menentukan tujuan yg realistis & pragmatis;
 Menentukan standar kualitas pekerjaan yg
diharapkan;
 Meneliti sampai pada tingkat apa standar yg
telah ditentukan itu dpt dicapai;
 Mengadakan penyesuaian-penyesuaian yg
diperlukan baik penyesuaian rencana. Orgs, cara
motivasi atau pengawasan. Penyesuaian dpt
pula ditujukan thd tujuan yang telah ditentukan
sebelumnya.
 HAKEKAT PENILAIAN
 Penilaian ditujukan kpd satu fase ttt dlm satu
proses setelah fase itu seluruhnya selesai
dikerjakan;
 Penilaian bersifat korektif thd fase yg telah
selesai dikerjakan itu dan menjadi nilai korektif
yg berguna untuk fase berikutnya;
 Penilaian bersifat “prescriptive” , yaitu sesuatu
yg bersifat mengobati;
 Penilaian ditujukan kpd fungsi-fungsi organik
lainnya.

HUB. PENILAIAN DGN FUNGSI

PERENCANAAN
 Penilaian ditujukan kpd fungsi perencanaan
 Rencana itu diteliti apakah sudah merupakan
faktor pendorong ke arah peningkatan efisiensi
serta pertumbuhan yg lebih baik ataukah
rencana itu merupakan faktor penghalang.
 Hasil penilaian thd perencanaan hrs
memungkinkan pimpinan orgs utk membuat
rencana baru (re-planning) dan hrs mungkin
terlaksana dgn baik.
 HUBUNGAN PENILAIAN DGN
PENGORGANISASIAN
 Penilaian ditujukan untuk melihat apakah orgs yg ada
sdh memenuhi persyaratan yg diperlukan atau tidak;
 Pertanyaan – pertanyaan dpt dinyatakan sehubungan
dgn antara lain: sumber-sumber yg ada sdh
dikelompkakan dgn sistematis atau tidak, tanggung
jawab & wewenang sdh tegas atau tidak, penempatan
tenaga kerja sdh didsrkan kpd prinsip “the right man and
the right place “ atau tidak, dsbnya.
 Hasil pelaksanaan penilaian thd fungsi pengorganisasian
hrs memungkinkan pimpinan orgs melakukan kegiatan-
kegiatan re-organizing.

HUB.PENILAIAN DGN PEMBERIAN MOTIF

 Kemungkinan timbul rasa tidak puas thd cara-cara yg dipergunakan

oleh pimpinan orgs dlm menggerakkan bawahannya.
 Ketidakpuasan tsb terlihat dlm bentuk (manifestasi) antara lain:
labor turn-over (pergantian peg.) yg tinggi, sering terjadinya labor
disputes (pertikaian perburuhan) yg dpt mengakibatkan
pemogokan, slow-down, tingkat absensi yg tinggi, moral yg rendah,
apatisme, dsbnya.
 Manisfetasi-manifestasi ini hrs diketemukan melalui pelaksanaan
penilaian.
 Manifestasi tsb dpt timbul apabila kebutuhan material & non
material tdk terpenuhi dgn memuaskan.
 Sebab-sebab dari timbulnya manifestasi yg negatif itu oleh pimpinan
orgs hrs didsrkan sbg bahan utk melakukan re-motivating.
 HUB. PENILAIAN DGN PENGAWASAN

 Penilaian thd kegiatan pengamatan pelaksanaan aktifitas

yg sedang berjln (pengawasan) sangat penting dan akan
memberikan bahan-bahan yg sangat berguna untuk
antara lain : menemukan fakta bgm proses pengawasan
itu dijlnkan, untuk apa sistem pengawasan itu
dilaksanakan apakah untuk membimbing ataukah hanya
sekedar alat utk mencari-cari kelemahan & kesalahan
org lain, melihat apakah pengawasan itu membina daya
kreasi org atau utk menakut-nakuti, dsbnya.
 Bahan-bahan yg diperoleh dipergunakan utk
memperbaiki sistem pengawasan utk fase berikutnya
atau re-controlling.

PERBEDAAN ANTARA PENILAIAN DGN

PENGAWASAN
 Dari sudut definisi
 Dilihat dari sudut ciri-cirinya, penilaian mempunyai ciri:
mengadakan koreksi dan mengadakan prescreptive
(tindakan-tindakan), usaha-usaha perbaikan yg bersifat
ulangan (recheking) sedangkan pengawasan mempunyai
ciri: fact finding yaitu usaha-usaha ke arah penemuan
data yg diperlukan, preventive yaitu usaha-usaha utk
mencegah terjadinya kesalahan atas kekeliruan yg
terjadi.
 Dilihat dari sudut hubungannya, penilaian berfungsi sbg
mata rantai penghubung antara satu proses pelaksanaan
pekerjaan yg masih akan dilaksanakan
 PERANAN EVALUASI & PRINSIP-
PRINSIP EVALUASI
 Pengukur kemajuan
 Alat planning
 Alat perbaikan, sedangkan prinsipnya :
 Komprehensip
 Kooperatif
 Ekonomis
 Diagnosa.

BID. EVALUASI YG DIEVALUASI

 Unsur manusia

 Unsur material

 Unsur Kapital

 Unsur peraturan & prosedur

 LANGKAH-LANGKAH EVALUASI
 Menetapkan standar

 Memilih alat & teknik evaluasi

 Menggumpulkan data

 Membandingkan antara hasil & standar

 Mengadakan tindakan perbaikan ( corrective

action)