STANDARD OPERATING PROCEDURE

LAYANAN PEMINJAMAN BUS

NOMOR: 7.2.5.3.1/IT2.II.3/2020

Dibuat oleh :

Pelaksana
Mukhammad Amiruddin, S.Si
NIP/NIPH : 1984201821332

Diperiksa oleh: Disetujui oleh: Diketahui oleh:

Kasubbag Layanan Logistik Kepala Bagian Logistik dan Kepala Biro Sarana dan
& Transportasi Keamanan Prasarana

Muhammad Aqidah, S.T. Suhud, S.E. Drs. Hadi Siswanto

NIP. 197412082008101001 NIP. 196508281993031001 NIP. 19641014199302001

Nomor Salinan :
Distribusi Kepada :
Tgl. Distribusi :
Status Distribusi : dikendalikan
tidak dikendalikan

Catatan :
1. Beri tanda √ untuk pilihan yang sesuai.
2. Standard Operating Procedure ini diterbitkan untuk dipergunakan di kalangan
internal dibawah kewenangan Kepala Biro Sarana dan Prasarana ITS.

Standard Operating Procedures – Subbag Layanan Logistik & Transportasi,Bag Log & Keamanan, Biro SARPRAS
1
1. Tujuan
Untuk memberikan informasi kepada unit-unit atau pihak luar yang memerlukan
peminjaman Bus serta meningkatkan layanan peminjaman yang efektif dan prima.

2. Ruang Lingkup
Prosedur ini berlaku mulai pelanggan mengirimkan surat peminjaman Bus, kemudian
dilanjutkan dengan negoisasi dan sampai terbitnya surat perintah jalan bagi sopir bus.

3. Definisi
 Surat Permohonan Peminjaman adalah surat yang dibuat oleh pelanggan ditujukan
kepada Kepala Biro Sarana dan Prasarana yang menerangkan untuk peminjaman Bus
yang menjelaskan tujuan dan tanggal peminjaman.
 Surat Perintah Jalan Sopir adalah surat yang ditanda tangani oleh Kepala Biro
Sarana dan Prasarana yang menerangkan ijin penggunaan Bus dan kewajiban
pemohon / peminjam.

4. Dokumen Terkait
-

5. Rincian Prosedur
No Penanggung Jawab Aktivitas
1 Pemohon (Mahasiswa,  Mengajukan Surat Permohonan Peminjaman
Tendik, Dosen) atau sesuai Tata Naskah ITS
Pihak mitra dari luar

2 Staf Layanan Surat  Mencatat pada Agenda Surat Masuk

3 Kepala Biro SARPRAS
4 Kepala Bagian Logistik
dan Keamanan
5 Kepala Subbagian
Layanan Logistik dan
Transportasi
 Melampiri lembar desposisi
 Meneruskan ke Kepala Biro Sarana dan Prasarana
 Menelaah dan meneruskan ke Kabag Logistik
dan Keamanan
 Menelaah dan mengkaji kegiatan.
 Merekomendasi beaya perawatan dan BBM
kepada Kasubbag.
 Mengkomunikasikan dengan pemohon terkait
beaya, teknis pembayaran, dan pemberangkatan
 Menugaskan sopir.
 Memerintahkan staf terkait penerbitan Surat
Perintah Jalan.
 Memastikan pembayaran transaksi yg disepakati dan
membayar melalui Virtual Account (VA)

6 Staf  Membuat surat jalan/Surat Penugasan

 Menghubungi sopir

7 Kepala Subbagian  Memeriksa draft surat jalan/Surat Penugasan dan paraf

Layanan Logistik dan
Transportasi
8 Kepala Bagian Logistik  Memaraf surat jalan/Surat Penugasan
dan Keamanan
9 Kepala Biro SARPRAS  Menanda tangani

Standard Operating Procedures – Subbag Layanan Logistik & Transportasi,Bag Log & Keamanan, Biro SARPRAS
2
  Menyerahkan kembali ke staf untuk diproses
lebih lanjut
10 Staf  Menggandakan Surat Jalan/surat penugasan
 Menyampaikan arsip ke petugas pelaksana
administrasi persuratan
 Menyampaikan Surat kepada sopir
11 Sopir  Menerima Surat Perintah Jalan/Surat Penugasan
12 Pelanggan  Tunggu Palayanan Bus

6. Record/Catatan Mutu
 Surat Permohonan Peminjaman
 Surat Perintah Jalan Sopir/Surat Penugasan Sopir

7. Indikator Keberhasilan
Surat Perintah Jalan Sopir dan Negoisasi dengan pelanggan dapat diselesaikan dalam
waktu maksimal 1 hari

8. Flow Chart/Instruksi Kerja

BIRO SARANA DAN PRASARANA
BAGIAN LOGISTIK DAN KEAMANAN
SUBBAGIAN LAYANAN LOGISTIK DAN TRANSPORTASI
Nama SOP : Peminjaman Bus Kampus No SOP : 7.2.5.3.1/IT2.II.3/2020
Penyusun : Subbag Layanan Logistik dan Transportasi Tgl, Review :

Pelaksan Mutu Baku

No Uraian Prosedur a
Unit Mitra Ka Biro Kabag Kasubbag Staf Syarat Waktu

1 Unit kerja membuat surat permohonan sesuai Tata Surat

Naskah ITS
2 Menelaah dan merekomedasikan Lbr Disposisi 4 Jam

3 Menelaah terkait kegiatan, unit terkait dan Lbr Disposisi 4 Jam

merekomendasikan untuk cek jadwal Bus, tentukan biaya
perawatan, BBM dan Sopir
4 Mendelegasikan biaya yang ditetapkan pimpinan dan menjadi Lbr Disposisi 1 Jam
kesepakatan serta ploting sopir
5 Membuat surat perintah jalan sopir dan hubungi mitra terkait Draft Surat 1 Jam
kesepakatan yang ditetapkan, dan menghubungi sopir
6 Periksa Surat (Paraf) Paraf 1 Jam

7 Paraf Surat Paraf 1 Jam

8 Tanda Tangan Surat Tanda Tangan 1 Jam

9 Menyampaikan surat Perintah Sopir dan menginformasikan Tanda terima 1 Hari

terkait jadwal kegiatan surat dari unit
mitra
10 Selesai, Pelaksanaan

Disetujui oleh : Disahkan oleh :

Kabag Logistik dan Keamanan Kepala Biro Sarana dan Prasarana

Suhud, S.E. Drs. Hadi Siswanto

NIP. 196508281993031001 NIP. 196410141992031001

Standard Operating Procedures – Subbag Layanan Logistik & Transportasi,Bag Log & Keamanan, Biro SARPRAS
3