Pengawasan

Peningkatan Ruas Jalan Masuk

Kantor Distrik Yapsi

BAB 3
RENCANA KERJA DAN
STRATEGI PENANGANAN

3.1 RENCANA KERJA

Secara umum, pelayanan konsultan untuk Kegiatan ini dapat dibagi menjadi dua

tahap, yaitu tahap persiapan pelaksanaan dan tahap pelaksanaan Kegiatan.

Uraian pekerjaan yang tercakup dalam masing-masing tahap adalah sebagai

berikut :

A. Tahapan Persiapan Pelaksanaan

1. Pengumpulan data informasi terkait pekerjaan yang akan

dilaksanakan

2. Mobilisasi tenaga profesional dan pendukung

3. Koordinasi dengan Pihak Kegiatan dan Instansi/unsur

lain

4. Penetapan Struktur Organisasi Kerja

B. Tahap Pelaksanaan Kegiatan

1. Survey Pendahuluan

- Survey/Pengukuran kembali

- Foto dokumentasi awal

2. Pengawasan Teknis

- Pengawasan Rutin, Rekomendasi pembayaran

- Penyerahan Kegiatan

3. Pelaporan Kegiatan

III - 1
 Pengawasan
Peningkatan Ruas Jalan Masuk
Kantor Distrik Yapsi

3.1.1 Tahap Persiapan Pelaksanaan

Setelah menerima Surat Perintah Mulai Kerja (SPMK) dari Pemberi Tugas,

maka Konsultan akan segera mulai melaksanakan tahap persiapan pelaksanaan

pekerjaan, yaitu mengumpulkan data informasi lapangan, memobilisasi tenaga

ke lokasi pekerjaan, melakukan koordinasi, menyusun jadwal pekerjaan,

rencana kerja dan pembagian tugas.

a. Pengumpulan Data Informasi

Menjadi hal yang penting konsultan pengawas untuk mengumpulkan data

informasi semua hal yang terkait dengan kegiatan yang akan dilaksanakan

Staf Utama Kegiatan yang telah diseleksi dan disetujui sebelumnya oleh

Pemberi Tugas

b. Mobilisasi Personil

Staf utama Kegiatan yang telah diseleksi dan disetujui sebelumnya oleh

Pemberi Tugas akan berangkat ke lokasi pekerjaan pada waktu yang telah

ditetapkan. Segera setelah itu, mereka akan menyusun format-format

standar pengawasan dan penyiapan kebutuhan pendukung seperti

transportasi, sistem komunikasi dan lain-lain.

c. Koordinasi dengan Pihak Kegiatan dan Instansi Lain

Konsultan akan mengadakan koordinasi pihak Kegiatan dan instansi-

instansi terkait lainnya yang berhubungan dengan pelaksanaan Kegiatan.

Petunjuk- petunjuk dan informasi dari pejabat setempat akan bermanfaat

untuk kelancaran kegiatan. Hubungan tersebut akan terus diperlihara selama

Kegiatan berlangsung agar diperoleh koordinasi yang baik.

III - 2
 Pengawasan
Peningkatan Ruas Jalan Masuk
Kantor Distrik Yapsi

3.1.2 Tahap Pelaksanaan Kegiatan

Sesuai dengan uraian tugas konsultan yang telah digariskan dalam Kerangka

Acuan Tugas, maka fungsi konsultan dalam pelaksanaan kegiatan secara umum

adalah sebagai berikut :

a. Konsultan akan bertindak sebagai “Wakil Direksi/Pemberi Tugas” untuk

membantu dalam segala aspek Pengawasan teknis terhadap pelaksanaan

Kegiatan.

b. Konsultan akan melaksanakan tugas pengawasan rutin.

c. Konsultan akan menyusun laporan secara berkala

d. Uraian secara rinci metode pelaksanaan pengawasan diuraikan dalam

Strategi Penanganan dibawah ini.

3.2 PENDEKATAN PENANGANAN SUPERVISI

METODE DAN JADWAL PELAKSANAAN TAHAP SUPERVISI

Kegiatan Penataan Bangunan dan Lingkungan mempunyai arti penting bagi

peningkatan sarana dan prasarana bangunan dilingkungan Pemerintah Kabupaten

Mimika khususnya di Distrik Mimika Timur, maka persoalan pengawasan mutu

menjadi sangat penting. Untuk mengatasi hal ini dan untuk mencapai hasil yang

optimal, maka CV. ASIKMASE CIPTA CONSULTANT telah menyiapkan

Rencana Kerja dilengkapi dengan jadwal pekerjaan dan susunan tenaga ahli yang

diperlukan.

3.2.1 Pertimbangan Umum

Konsultan akan mewakili kepentingan Pemberi Tugas, untuk berhubungan

dengan Kontraktor dalam segala hal yang berhubungan dengan kontrak dan

III - 3
 Pengawasan
Peningkatan Ruas Jalan Masuk
Kantor Distrik Yapsi

pelaksanaan pekerjaan yang berjalan. Konsultan akan membantu dan memberi

saran kepada Pemberi Tugas dalam pelaksanaan pengawasan pekerjaan.

3.2.2 Persiapan

Konsultan akan menyiapkan blanko standard dan membuat format laporan yang

akan digunakan selama tahap supervisi konstruksi, termasuk laporan harian

inspector, laporan pengetesan material dan bahan yang akan digunakan, blanko

pengukuran volume pekerjaan, blanko persetujuan atas permohonan pelaksanaan

pekerjaan, surat menyurat antar instansi terkait, dsb.

3.2.3 Pengendalian Mutu

Konsultan menempatkan pengawasan/pengendalian mutu sebagai aspek yang

terpenting, oleh karena itu perlu dengan cermat membentuk team lapangan,

membuat metode-metode dan langkah-langkah serta sistim pelaporannya

sehingga menjamin setiap pekerjaan yang dilaksanakan oleh Kontraktor sudah

sesuai dengan spesifikasi yang ada. Konsultan tidak semata sebagai pengawas,

tetapi juga mencari jalan penyelesaian atas setiap masalah yang dialami

Kontraktor, sehingga hasil pekerjaan tersebut sesuai dengan spesifikasi. Secara

garis besar program pengendalian mutu yang Konsultan usulkan adalah meliputi

1. Pematokan untuk Referensi Pengukuran

Pada awal pelaksanaan pekerjaan, Konsultan akan membantu pemasangan

patok sebagai acuan arah dan elevasi bangunan.

2. Kendali Mutu Material untuk Pelaksanaan Pekerjaan

Sebelum memulai aktivitas kegiatan konstruksi, kontraktor harus

menyampaikan usulan kepada konsultan mengenai lokasi sumber, material

III - 4
 Pengawasan
Peningkatan Ruas Jalan Masuk
Kantor Distrik Yapsi

/ bahan yang akan dipakai untuk pekerjaan tersebut. Lokasi yang diusulkan

oleh konsultan akan dilakukan pemeriksaan bersama dengan Direksi

tentang kelayakannya ditinjau dari segi, kualitas bahan, kuantitas material

tersedia dan kelayakan harga.

3. Kendali Mutu Material Pada Pelaksanaan Pekerjaan

Selama pelaksanaan pekerjaan itu, seluruh material dan penggunaan

personil dan peralatan yang dipakai harus selalu diperiksa secara rutin, hal

ini diperlukan untuk mendapatkan hasil pekerjaan yang memuaskan.

Khusus untuk pekerjaan yang sedang dilaksanakan, maka pengawasan

yang ketat sangat diperlukan untuk dapat mengendalikan mutu pekerjaan

pada setiap tahapan pekerjaan.

4. Program Inspeksi

Salah satu tanggung jawab utama Konsultan adalah program inspeksi dan

monitoring. Konsultan akan melaksanakan program ini untuk menjamin

bahwa pelaksanaan pekerjaan kontraktor di inspeksi oleh tenaga-tenaga

yang handal dan diawasi oleh tenaga yang profesional. Inspeksi ini

merupakan dasar untuk menjamin mutu pekerjaan sesuai dengan

spesifikasi. Jika dijumpai pekerjaan tidak sesuai dengan spesifikasi,

kontraktor akan diberitahu secara resmi dan tertulis agar diadakan

perbaikan yang diperlukan. Dalam hal ini, Konsultan akan berusaha

membantu kontraktor memperbaiki kesalahan-kesalahan yang dibuat,

sehingga dengan demikian mengurangi sebanyak mungkin pengeluaran

biaya dan penggunaan waktu yang percuma untuk perbaikan pekerjaan.

III - 5
 Pengawasan
Peningkatan Ruas Jalan Masuk
Kantor Distrik Yapsi

Konsultan secara teratur akan memeriksa peralatan kontraktor dan

memberitahukan tentang kekurangan/kerusakan yang dijumpai dan

perbaikan yang harus segera dilakukan.

5. Persetujuan atau Penolakan Pekerjaan

Pada setiap bagian pekerjaan yang sudah selesai, Konsultan akan

mengadakan inspeksi untuk menerima hasil pekerjaan secara tepat. Jika

pekerjaan sudah dilakukan dengan memuaskan dan sesuai dengan

spesifikasi serta dokumen kontrak, Konsultan akan membuat rekomendasi

secara resmi kepada Pihak Pelaksana Kegiatan Fisik untuk penerimaan

pekerjaan. Pekerjaan yang tidak sesuai dengan spesifikasi, baik yang

disebabkan oleh hasil pekerjaan yang buruk maupun oleh pemakaian

bahan-bahan yang rusak, akan ditolak dengan catatan tertulis mengenai

alasan-alasan penolakan tersebut. Dalam hal ini, sebelumnya pemimpin

proyek fisik akan diberitahu tentang hal-hal yang berkaitan dengan setiap

pekerjaan yang ditolak.

3.2.4 Pengontrolan Kemajuan Pekerjaan

1. Persetujuan dan Pengendalian Jadwal Pelaksanaan

Salah satu hal yang Konsultan lakukan setelah Surat Perintah Mulai Kerja

(SPMK) adalah melakukan rapat pendahuluan dengan kontraktor

mengenai jadwal pelaksanaan secara terinci, dengan bertukar pikiran demi

tercapainya jadwal pelaksanaan yang baik. Berdasarkan pengalaman dalam

supervisi konstruksi pada proyek sejenis, Konsultan menyadari benar

bahwa jadwal membutuhkan evaluasi yang terus menerus untuk

III - 6
 Pengawasan
Peningkatan Ruas Jalan Masuk
Kantor Distrik Yapsi

mendeteksi kemungkinan kelemahan struktur organisasi kontraktor,

metode pelaksanaan, penugasan personil, penggunaan peralatan dan lain

sebagainya.

Berdasarkan kemajuan pekerjaan setiap minggu atau dua mingguan,

Konsultan mengevalusi jadwal kontraktor tentang kemajuan dari kegiatan

lapangan dan langkah-langkah perbaikan yang harus diambil untuk

mengurangi keterlambatan yang mungkin terjadi. Jika sekiranya suatu

pekerjaan kritis tertunda, Konsultan akan segera mengadakan rapat khusus

dengan kontraktor untuk mendiskusikan semua item pekerjaan yang

berhubungan dengan pekerjaan tersebut, menunjukkan dengan tepat apa

permasalahannya dan memberi pengarahan tentang jalan keluarnya serta

menginstruksikan kontraktor untuk segera mengambil tindakan.

2. Pengkajian Ulang dan Persetujuan Atas Rencana Kerja Kontraktor

Sebelum memulai pekerjaan konstruksi, Konsultan akan mengkaji ulang

dan mengevaluasi rencana kerja kontraktor yang memperlihatkan metode

usulan dan prosedur pelaksanaan pekerjaan konstruksi. Rencana kerja ini

menggambarkan secara detail rencana kontraktor pada Mobilisasi, Jadwal

pelaksanaan yang memperhitungkan lalu lintas/faktor keamanan, metode

pelaksanaan, program pengendalian mutu, metode penyediaan dan

penyimpanan bahan, penggunaan peralatan kerja, organisasi kerja, sub

kontraktor (jika ada), dan lain-lainnya.

Pertimbangan Konsultan atas rencana kerja kontraktor memerlukan

perhatian khusus pada beberapa pokok persoalan berikut :

III - 7
 Pengawasan
Peningkatan Ruas Jalan Masuk
Kantor Distrik Yapsi

- Metode pelaksanaan untuk mendapatkan mutu kerja yang sesuai

dengan spesifikasi dan syarat-syarat kontrak.

- Jadwal pelaksanaan pekerjaan secara detail dengan metode critical path

dengan pertimbangan semua kegiatan pekerjaan yang saling berkaitan.

- Mobilisasi dan peralatan serta personil yang memadai.

3. Mengkoordinasikan Kemajuan Pekerjaan

Guna menunjang tercapainya kemajuan pekerjaan secara memuaskan perlu

dievaluasi secara kontinyu perencanaan/penjadwalan proyek melalui rapat

koordinasi yang diadakan setiap minggu antara Konsultan dan kontraktor.

Rapat ini harus dihadiri oleh personil penting dari kedua pihak, pendapat

dirumuskan dan rencana kerja selanjutnya dibuat. Pada saat yang sama

setiap masalah yang timbul, yang mungkin mempengaruhi jadwal

pelaksanaan, akan dianalisa dengan langkah-langkah yang tepat untuk

mendapatkan pemecahannya. Dalam hal ini, dan sebelum diadakan rapat

diatas, kontraktor harus mengadakan rapat bersama stafnya pada setiap

akhir minggu untuk membicarakan kembali setiap pekerjaan pada minggu

tersebut dan selanjutnya yang direncanakan pada minggu berikut.

4. Pengkajian Ulang dan Persetujuan atas Gambar Pelaksanaan

Kontraktor.

Kontraktor diharuskan menyerahkan gambar pelaksanaan kepada

Konsultan untuk disetujui, yang memperlihatkan secara lengkap dan

terinci seluruh konstruksi yang harus dibangun. Konsultan dengan

kontraktor harus menyusun jadwal proses gambar pelaksanaan yang

dipersiapkan dan disetujui dengan memberikan prioritas kepada hal-hal

III - 8
 Pengawasan
Peningkatan Ruas Jalan Masuk
Kantor Distrik Yapsi

yang mempengaruhi critical path. Konsultan akan segera memeriksa

gambar pelaksanaan dan mengembalikan kepada kontraktor dengan

pembetulan/penyesuaian bila ada. Dan kemudian gambar tersebut dikirim

kembali untuk persetujuan akhir. Komentar akan diberikan secara jelas

dengan persetujuan secara tertulis.

3.2.5 Pengendalian Biaya Proyek/Kegiatan

1. Persiapan dan Pemrosesan Tagihan Kontraktor

Konsultan akan menentukan dengan pengukuran material dan pekerjaan

yang dapat diterima sesuai dengan ketentuan Dokumen Kontrak. Metode

pengukuran dan perhitungan yang dipakai dalam menentukan jumlah

material terpasang dan pekerjaan yang diterima akan ditunjukkan sesuai

dengan Dokumen Kontrak.

Konsultan dengan cara cepat akan memeriksa pengukuran hasil pekerjaan

yang sudah disiapkan oleh kontraktor dan akan menerima hanya jumlah

pekerjaan yang benar dan sesuai spesifikasi. Konsultan kemudian akan

menyiapkan perhitungan bobot pekerjaan/sertifikat pembayaran atas

pekerjaan yang sudah selesai dan disetujui. Sertifikat pembayaran

ditandatangani oleh Koordinator Tim dan kontraktor dan diteruskan ke

Pelaksana Kegiatan Fisik secepatnya untuk pemeriksaan akhir dan

persetujuan pembayaran.

3.2.6 Pekerjaan Tambah Kurang

Walaupun pekerjaan tambah kurang tidak diinginkan oleh karena akan

mengakibatkan perubahan biaya dan memperbolehkan perpanjangan waktu,

III - 9
 Pengawasan
Peningkatan Ruas Jalan Masuk
Kantor Distrik Yapsi

Konsultan harus menyiapkan kemungkinan timbulnya perintah perubahan

yang tidak diharapkan yang mungkin timbul selama pelaksanaan pekerjaan.

Sebelum membuat keputusan untuk mengubah beberapa jenis mata

pembayaran, Konsultan akan memberikan catatan kepada Pelaksana

Kegiatan Fisik dan memasukkan data penunjang yang disiapkan seperti

rencana pendahuluan/sket, perkiraan kuantitas pekerjaan, waktu yang

dibutuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan, perkiraan biaya dan pengaruh

apa yang akan ditimbulkan secara keseluruhan yang akan mempengaruhi

proyek.

3.3 KOORDINASI KEGIATAN

3.3.1 Pertemuan Mingguan Staf Konsultan

Pertemuan ini akan diadakan seminggu sekali, dipilih hari Sabtu, dengan

peserta personil-personil kunci dari Konsultan, seperti Koordinator Tim, dan

Sub Profesional Staff lainnya. Personil-personil ini akan membahas

masalah-masalah penting seperti kemajuan pekerjaan, quality control,

keselamatan proyek, dan sebagainya. Juga akan dievaluasi kegiatan pada

minggu-minggu yang telah lewat, rencana kerja minggu depan, dan

menyiapkan agenda untuk pertemuan mingguan dengan kontraktor yang

diadakan Senin berikutnya.

3.3.2 Pertemuan Mingguan Konsultan Kontraktor

Pertemuan ini sebaiknya diadakan Senin, dihadiri oleh personil-personil

kunci dari kedua belah pihak. Selama pertemuan, kontraktor akan

mempresentasikan rencana kerja minggu itu, sehingga personil-personil

kunci akan bisa mempersiapkannya.

III - 10
 Pengawasan
Peningkatan Ruas Jalan Masuk
Kantor Distrik Yapsi

3.3.3 Pertemuan Bulanan Kuasa Pengguna Anggaran/PPK, Konsultan

dan Kontraktor

Pertemuan ini diadakan pada akhir atau awal bulan, yang dihadiri oleh

Pejabat Pelaksana Teknis Kegiatan, beserta beberapa stafnya, dan personil-

personil kunci Konsultan dan kontraktor. Sebelum pertemuan, Konsultan

akan menyiapkan daftar masalah-masalah penting yang akan dibahas secara

khusus tentang kontrol kualitas, kemajuan pekerjaan, pengajuan

pembayaran, pengaman proyek, dan lain-lain

Dalam pembahasan, jadwal pelaksanaan yang telah disetujui bersama

dipakai sebagai acuan untuk memperlihatkan status terakhir dari kemajuan

pekerjaan yang sedang dibahas. Risalah pertemuan akan disiapkan oleh

Konsultan dan dibagikan kepada hadirin untuk referensi mereka dan akan

digunakan.

3.4 PERSIAPAN DAN PENYERAHAN LAPORAN

3.4.1 Umum

Laporan Konsultan merupakan informasi tentang kegiatan yang paling

absah dan terpercaya. Oleh karena itu, laporan Konsultan harus akurat dan

aktual, diserahkan tepat waktu, karena akan menjadi dasar Pemberi Tugas

dalam hal ini Dinas Pekerjaan Umum Provinsi Papua untuk menentukan

penanganan yang akan diambil terhadap proyek yang bersangkutan.

Sistem pelaporan mencakup :

 Laporan Pendahuluan

III - 11
 Pengawasan
Peningkatan Ruas Jalan Masuk
Kantor Distrik Yapsi

 Laporan Bulanan

 Laporan Akhir

3.4.2 Laporan Bulanan Supervisi Teknis

Berisi Laporan pekerjaan yang telah dilaksanakan dan yang akan

dilaksanakan dalam jangka waktu satu bulan antara lain :

- Data umum pekerjaan

- Laporan kemajuan pekerjaan

- Laporan tentang masalah yang timbul

- Program pencapaian sasaran dalam : curva "S".

- Laporan Visual

3.4.3 Laporan Khusus / Teknik (apabila diperlukan)

Laporan ini menggambarkan masalah teknis yang terjadi di lapangan/lokasi

pekerjaan yang berisi antara lain :

- Data-data teknis permasalahan

- Sebab-sebab permasalahan yang terjadi

- Desain yang diterapkan

- Teknis penanganan dan pemecahan yang disarankan/jalan keluarnya

penyelesaian masalah tersebut

- Dokumentasi yang menunjukan permasalahan tersebut

- Perbandingan keuntungan dan kerugian menggunakan teknis yang di

sarankan dalam segala aspek

3.4.4 Laporan Akhir

III - 12
 Pengawasan
Peningkatan Ruas Jalan Masuk
Kantor Distrik Yapsi

Setelah akhir penyelesaian pekerjaan konstruksi selesai, Konsultan

menyiapkan laporan akhir yang akan diringkas dari laporan-laporan yang

ada, laporan juga akan menyajikan evaluasi dari kegiatan kontraktor dan

termasuk seluruh kriteria pengawasan. Selain itu laporan akan memuat :

- Daftar kuantitas akhir yang digunakan untuk setiap mata pembayaran,

- Biaya akhir kegiatan proyek,

- Foto-foto dokumentasi,

- Berita acara penyerahan pekerjaan (PHO, Pre Hand Over).

III - 13