Pedoman Administrasi Dan Organisasi Khusus IMM Malang Raya 1

PIMPINAN CABANG
IKATAN MAHASISWA MUHAMMADIYAH

(Muhammadiyah Students Association)
MALANG RAYA
Sekretariat: Jalan Gajayana nomor. 28-B, Kecamatan Lowokwaru, Kota Malang.
Sekretariat: Jalan Oma Campus, Blok AA3 Nomor. 3, Kecamatan Dau, Kabupaten Malang.
Telepon: 082338182786/082343571282. Website: www.imm-malang.org
Telepon: 082338182786, 082343571282. Website: www.imm-malang.org
Assalamu’alaikum Warahmatullahi Wabarakatuh

Ba’da salam, puji syukur kehadirat Allah swt. Shalawat serta salam semoga tetap tercurah
kepada nabiyullah Muhammad SAW sang Revolusioner peradaban ummat.
Imam Syafi’i pernah berkata; “Ilmu adalah hewan buruan dan tulisan adalah pengikatnya,
maka ikatlah hewan buruanmu dengan ikatan yang kuat”. Mutiara kalimat ini yang coba kami
giring ke ranah Ikatan Mahasiswa Muhammadiyah (IMM). Maka menurut hemat kami,
pencatatan atau dalam terminologi yang lebih mutakhir ialah kegiatan administrasi,
merupakan perkara yang harus melekat erat dalam tubuh ikatan. Kemajuan sebuah organisasi
dapat dilihat melalui seberapa tertib administrasi dari organisasi tersebut.
Penyusunan pedoman administrasi berangkat dari hasil analisa terkait dengan kendala-
kendala administrasi di lingkup komisariat. Kami banyak mendapatkan keluhan terkait
dengan minimnya edukasi secara komprehensif yang membahas masalah administrasi.
Komprehensif yang kami maksud disini tentunya ialah pemahaman yang diikuti oleh
penerapan atau praktik secara teknis keadministrasian. Munculnya aspirasi untuk
menyeragamkan format surat-menyurat juga menjadi pertimbangan besar hadirnya pedoman
ini. Penyeragaman memang selalu menjadi perkara yang hamper mustahil di lingkup Malang
Raya. Namun, kami percaya bahwa itu bukan berarti tidak mungkin untuk diwujudkan.
Mulai dari perkara teknis yang sederhana seperti surat menyurat inilah, penyeragaman
berskala besar itu bisa dimulai.
Selain itu, perlu dipahami bahwasanya pedoman ini merupakan pedoman turunan dari
Pedoman Administrasi dan Organisasi dari Dewan Pimpinan Pusat (DPP) IMM. Fokus
utamanya ialah dalam aspek surat-menyurat. Sejauh penelusuran kami terhadap pedoman
administrasi dan organisasi pusta itu, tidak diatur secara eksplisit dan terperinci masalah
teknis penulisan surat-menyurat. Maka dari itulah, kami berusaha untuk menginisiasi
pedoman administrasi surat-menyurat ini.
Berangkat dari urgensi administrasi inilah, Pimpinan Cabang Ikatan Mahasiswa

Muhammadiyah Malang Raya menyusun pedoman administrasi khusus IMM dalam lingkup
Malang Raya. Pedoman ini merupakan salah satu ikhtiar dalam mewujudkan tertibnya
administrasi dalam berikatan. Olehnya itu, dibutuhkan kerjasama dan komitmen yang kuat
dari seluruh komisariat se-Malang Raya untuk kemudian menerapkan dan
menginternalisasikan pedoman ini di komisariat masing-masing.
PIMPINAN CABANG
MALANG RAYA
PERATURAN KHUSUS ADMINISTRASI SURAT-MENYURAT

MALANG RAYA
1. Ukuran kertas yang digunakan adalah Folio (F4). Kertas F4 lebih panjang dari pada A4,
sehingga diharapkan mampu lebih banyak memuat isi surat.
2. Pengaturan margin dibuat tidak terlalu lebar sehingga isi surat bisa lebih banyak. Sehingga
pengaturan margin yang digunakan adalah :
a. Atas : 1 cm
b. Bawah : 2 cm
c. Kanan : 2 cm
d. Kiri : 2 cm
3. Kertas yang digunakan adalah kertas berwarna putih dan bersih (tidak mengandung
watermark (gambar di latar belakang), kecuali surat sertifikat.

4. Spasi yang digunakan adalah 1.5 untuk surat instruksi, dan 1,15 untuk surat keputusan.
Dengan harapan jarak antar baris tidak terlalu jauh dan tidak terlalu dekat sehingga masih
mudah untuk dibaca oleh sasaran surat.
5. KOP surat
- KOP surat tidak boleh mengandung singkatan. Seperti nama perguruan tinggi, kata
‘jalan’, ‘telepon’ dll. ditulis lengkap. Kecuali RT/RW di bagian alamat sekretariat jika ada.
- KOP Surat ditulis rata tengah.
- KOP surat tetap disertakan di halaman surat berikutnya dan juga pada lampiran.
- KOP surat secara khusus diberi spasi 1.
Pembuatan KOP Surat :

a. Logo IMM yang digunakan adalah logo IMM hasil tanwir IMM di Sorong pada tahun
2018 :
Perisai berbentuk pena, bertumpuk dan terdapat beda ukuran di bawahnya

diletakkan di sebelah kiri sejajar dengan KOP surat dengan ukuran yang
disesuaikan.
PIMPINAN CABANG
MALANG RAYA
b. Keterangan penulisan KOP surat adalah sebagai berikut :
Nama Huruf (ket.) Ukuran Huruf

Times new roman
Tingkat dan nama organisasi (Huruf Kapital – Tebal – 14
warna merah)
Times new roman

Nama organisasi dalam (Kapital di awal kata
Bahasa Inggris – Tidak Tebal – Cetak 11
Miring – warna
merah)
PIMPINAN CABANG / KOORDINATOR KOMISARIAT / PIMPINAN
KOMISARIAT
Nama organisasi:
(Muhammadiyah Student Association)
Teritorial, Perguruan
tinggi, Fakultas, atau nama
komisariat (nama
komisariat tidak perlu
diberikan imbuhan apa- Times new roman (tebal
apa, semisal : tanda petik. huruf balok – warna merah) 14
Jenis huruf yang
digunakan cukup times
new roman)
MALANG RAYA /
UNIVERSITAS KANJURUHAN MALANG / KOMISARIAT TITANIUM
Times new roman (warna

Alamat sekretariat 11
hitam)
Jalan Kertoraharjo gang III nomor 145-b, Kecamatan Lowokwaru, Kota Malang.
Telepon : (0341) 612311 / 081234567890. Website : www.
PIMPINAN CABANG
MALANG RAYA
c. Dua garis (dengan urutan : tipis dan tebal) berwarna hitam diberikan di bawah alamat
surat. Dengan panjang selebar kertas (dengan batas sesuai margin).
d. Kalimat ‘Basmalah’ ditulis dalam huruf bahasa arab, ditulis/diletakkan rata tengah, dengan
ukuran yang disesuaikan (tidak terlalu kecil juga tidak terlalu besar). Tulisan basmalah
berwarna hitam. Berikut contoh tulisan ‘Basmalah’.
6. Nomor Surat ditulis dengan format;
Nomor surat keluar / Kode Tujuan – Kode Urusan / Kode wilayah – kode Cabang – kode
komisariat / tahun surat dikeluarkan.
Nomor : 143/A-9/XIII-2-s/2021
143 : surat nomor urut surat keluar,
A : disampaikan kepada internal IMM,
9 : untuk urusan keorganisasian,
XIII : wilayah Jawa Timur,
2 : Cabang Malang Raya,
S : komisariat Pelopor UIN Maliki Malang,
2021 : dikeluarkan pada tahun 2021
Penambahan kode surat yang dikeluarkan oleh kepanitiaan adalah sebagai berikut :
No surat keluar/Pan-(nama agenda disingkat)/kode hubungan-kode urusan/kode wilayah
jawa timur-kode daerah malang raya-kode komisariat/tahun dikeluarkan surat. 13/Panpel-
DAD/A-10/XIII-2-s/2021
Kode kepanitiaan disingkat, berikut beberapa contoh penyingkatannya :

Panitia Pelaksana : Panpel
Darul Arqom Dasar : DAD
Musyawarah Komisariat : Musykom
Diklat Managerial Organisasi : DMO
Latihan Instruktur Dasar : LID
Pelantikan : Pel
PIMPINAN CABANG
MALANG RAYA
7. Tempat dan tanggal surat ditulis di bawah kop surat, rata kanan - sejajar dengan nomor surat.
Tanggal surat ditulis dalam 2 bentuk, penanggalan hijriyah dan masehi.
a. Format penulisannya adalah : Tanggal bulan tahun, ditulis lengkap, tanggal dengan
angka, bulan ditulis nama bulan (bukan dengan angka) dan tahun ditulis lengkap
dengan angka.
b. Tanggal hijriyah diberi garis bawah, mulai dari tanggal sampai keterangan ‘H’
(hijriyah), sedangkan tanggal masehi tidak diberikan garis bawah.

c. Tempat pembuatan surat tetap ditulis, karena tidak menutup kemungkinan surat
dibuat di luar kota asal (tidak sesuai dengan lokasi instansi).
Malang, 1 Syawal 14…H

14 Maret 20…M
8. Tujuan surat/alamat tujuan surat ditulis di bawah nomor surat, lampiran dan perihal. Nama
orang/jabatan ditulis dengan huruf awal huruf kapital pada setiap unsur nama itu, bukan
ditulis kapital semuanya, diusahakan tidak menyingkat nama orang.
a. Penggunaan kata sapaan (seperti; Bapak) tidak digunakan jika diikuti dengan nama
jabatan (Rektor, Dekan, Direktur, dsb).
b. Nama Kota tidak perlu digarisbawahi, huruf awal ditulis dengan huruf kapital.
c. Penulisan letak nomor surat bisa dilihat di lampiran.
Yth. Bapak Muhammad Ridwan

Di Malang
9. Penulisan salam adalah sebagai berikut; Assalamu’alaikum Warahmatullahi Wabarakatuh
10. Isi surat (pembukaan, isi dan penutup) ditulis dengan bentuk huruf yang tipis semuanya
tanpa perlu ada yang ditebalkan.
11. Surat IMM dibuat dengan bentuk Block style (Bentuk Amerika). Contoh surat bisa dilihat di
lampiran.
12. Amplop surat menggunakan KOP, sesuai dengan penulisan KOP di dalam surat.
13. Penulisan Billahi fii sabililhaq fastabiqul khairat , ditulis miring tanpa ditebalkan.
14. Penulisan salam penutup adalah sebagai berikut: Wassalamu’alaikum

Warahmatullahi Wabarakatuh
15. Apabila yang bertugas untuk bertanda tangan berhalangan maka surat bisa dibuat dengan
mencantumkan nama yang ditugaskan dengan “a.n.” (atas nama). Berikut contoh penulisannya:
PIMPINAN CABANG
MALANG RAYA
Contoh :
Ketua Umum : Ode Rizki Prabtama (sedang di luar kota, menunjuk ketua bidang organisasi
untuk menggantikannya menandatangani surat)
Bidang Organisasi : Muhammad Farros Imaroh
a.n. Ketua Umum,

Ketua Bidang
Organisasi
Imm. Muhammad Farros Imaroh

NIA 13. 18.3990
16. Penulisan jabatan cukup dengan dicantumkan “Ketua/Ketua Umum/Sekretaris/Sekretaris

Umum” tidak perlu diperjelas kembali posisinya sebagai ketua/sekretaris dalam sebuah
instansi apa, karena sudah jelas keterangan instansi di KOP surat.
Ketua Umum,
Imm. Ode Rizki Prabtama

NIA 13.18.4029
17. Penulisan gelar diperbolehkan dalam surat-menyurat resmi. Ditulis sesuai dengan gelar yang
bersangkutan.
18. Apabila yang bersangkutan untuk tanda tangan tidak memliki NIA (nomor induk anggota)
maka NIA dikosongi dengan cara penulisan sebagai berikut : NIA - (singkatan NIA tidak
perlu ditambahi ‘tanda titik’)
Imm. Muh.Khusni Tamrin
NIA -
19. Penggunaan stempel harus sesuai dengan siapa yang bertanda tangan, semisal pimpinan
komisariat, maka menggunakan stempel pimpinan komisariat. Semisal yang bertanda tangan
adalah kepanitiaan, maka menggunakan stempel kepanitiaan. Bidang tidak perlu membuat
stempel karena merupakan bagian yang tak terpisahkan dari pimpinan secara umum.
20. Surat dapat dinilai sebagai surat yang sah, apabila memenuhi kriteria berikut:
a. KOP surat asli, tanda tangan asli, stempel basah.
b. KOP surat asli, tanda tangan cetak, stempel basah.
c. KOP surat kopi, tanda tangan cetak, stempel basah.

PIMPINAN CABANG
MALANG RAYA
Indeks Surat Malang Raya:

• Koordinator Komisariat UMM :a
• Koordinator Komisariat UB :b
• Komisariat Raushan Fikr UMM :c
• Komisariat Renaissance UMM :d
• Komisariat Aufklärung UMM :e
• Komisariat Tamaddun UMM :f
• Komisariat Adolesensi UMM :g
• Komisariat Fastcho UMM :h
• Komisariat Restorasi UMM :i
• Koordinator Komisariat UIN Maliki Malang :j
• Komisariat Perjuangan Kanjuruhan :k
• Komisariat Supremasi UMM :l
• Koordinator Komisariat UM :m
• Komisariat Cardiovascular UMM :n
• Komisariat Oxygen Univ. Brawijaya :o
• Komisariat Acacia Science Univ. Brawijaya :p
• Komisariat Fuurinkazan Univ. Brawijaya :q
• Komisariat Al-zahrawi UMM :r
• Komisariat Pelopor UIN :s
• Komisariat Revivalis UIN :t
• Komisariat SAINTEK UM :u
• Komisariat FIP UM :v
• Komisariat EKSTRA UM :w
• Komisariat Reformer UIN :x
• Komisariat IKIP Budi Utomo :y
• Komisariat Titanium UM :z
• Komisariat Hasyim Asy’ari UNISMA : aa
• Komisariat Purifikasi UIN : ab
• Komisariat Resurgence UIN : ac
PIMPINAN CABANG
MALANG RAYA
Index Surat Menyurat Ikatan Mahasiswa Muhammadiyah
1. Wilayah Aceh :I
2. Wilayah Sumatra Utara : II
3. Wilayah Sumatra Barat : III
4. Wilayah Jambi : IV
5. Wilayah Riau :V
6. Wilayah Bengkulu : VI
7. Wilayah Sumatra Selatan : VII
8. Wilayah Lampung : VIII
9. Wilayah DKI Jakarta : IX
10. Wilayah Jawa Barat :X
11. Wilayah Jawa Tengah : XI
12. Wilayah Daerah Istimewa Yogyakarta : XII
13. Wilayah Jawa Timur : XIII
14. Wilayah Bali : XIV
15. Wilayah Nusa Tenggara Barat : XV
16. Wilayah Nusa Tenggara Timur : XVI
17. Wilayah Kalimantan Barat : XVII
18. Wilayah Kalimantan Tengah : XVIII
19. Wilayah Kalimantan Selatan : XIX
20. Wilayah Kalimantan Timur : XX
21. Wilayah Sulawesi Utara : XXI
22. Wilayah Sulawesi Tengah : XXII
23. Wilayah Sulawesi Selatan : XXIII
24. Wilayah Maluku : XXIV
25. Wilayah Sulawesi Tenggara : XXV
26. Wilayah Papua : XXVI
27. Wilayah Maluku Utara : XXVII
28. Wilayah Banten : XXVIII
29. Wilayah Gorontalo : XXIX
30. Wilayah Kepulauan Riau : XXX
PIMPINAN CABANG
MALANG RAYA
31. Wilayah Papua Barat : XXXI

32. Wilayah Kalimantan Utara : XXXII
33. Wilayah Sulawesi Barat : XXXIII
34. Wilayah Bangka Belitung : XXXIV
1. Hubungan Kelembagaan
• Organisasi internal IMM A
• Muhammadiyah dan Ortom B
• Lembaga Amal Usaha Muhamadiyah C
• Pemerintahan D
• Instansi swasta dan profesi E
• Organisasi sosial politik F
• Organisasi kemasyamkatau dan sosial G
masyarakat
• Organisasi kepemudaan dan H
kemahasiswaan
• Hubungan luar negeri I
• Lain-lain J
2. Urusan-urusan
• Pengesahan (Pengangkatan, Penugasan, 1
Pelimpahan, Perjanjian dll)
• Permusyawaratan (Muktamar, Tanwir, 2
Musyawarah. dll)
• Laporan (Tahunan, Triwulan. Bulanan, 3
dll)
• Instruksi, Panggilan 4
• Maklumat, Pengumuman, Tuntunan 5
• Perlengkapan dan Hak Milik 6
• Usaha Keuangan 7
• Pendataan 8
• Organisasi 9
• Kader 10
• Hikmah, Politik dan Kebijakan Publik 11
PIMPINAN CABANG
MALANG RAYA
• Riset dan Pengembangan Keilmuan 12

• Media dan Komunikasi 13
• Ekonomi dan Kewirausahaan 14
• Sosial Pemberdayaan Masyarakat 15
• IMMawati 16
• Tabligh dan Kajian Ke-Islam-an 17
• Seni, Budaya dan Olah Raga 18
• Hubungan Luar Negeri 19
• Lingkungan Hidup 20
• Agraria dan Kemaritiman 21
• Kesehatan 22
• Lain-Lain 23
Buku-Buku Sekretaris
1. Buku Tamu
Buku tamu adalah buku yang diperuntukkan bagi setiap tamu yang datang.
Contoh kolom :
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
Keterangan Kolom :
1. Nomor urut tamu yang datang/berkunjung (No)
2. Hari dan tanggal kedatangan tamu (hari/tanggal)
3. Waktu pada saat tamu datang berkunjung (jam/pukul)
4. Nama tamu (lengkap)
5. Alamat tamu ( organisasi/instansi) yang ddiwakili
6. Personal/ orang yang dicari/ingin ditemui tamu (Bertemu dengan) Tujuan/ maksud
kedatangan tamu
7. Sudah ada perjanjian/kesepakatan Bertemu/belum
8. Paraf / tanda tangan tamu
9. Keterangan
PIMPINAN CABANG
MALANG RAYA
2. Buku Agenda Surat

Buku Agenda Surat adalah buku untuk mencatat surat-surat masuk dan keluar.
Contoh kolom :
Nomor UrutTanggal Tanggal. Nomor Dikirim/Diterima Perihal
Lain-lain
Keluar Masuk Keluar/Masuk Keluar Masuk Kepada Dari Isi Surat Ket.
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
Keterangan Kolom :
1. Untuk menuliskan nomor urut surat keluar. Nomor ini sama dengan nomor surat yang
dikirim.
2. Untuk menuliskan nomor urut surat masuk sesuai dengan nomor urut diterimanya
surat oleh sekretariat. Dalam hal ini nomor urut surat tidak sama nomor dalam surat.
3. Untuk menuliskan tanggal dikirimnya surat keluar atau tanggal diterimanya surat
masuk.
4. Tanggal yang ditulis dalam surat keluar (pada kanan atas) dan nomor surat (kiri atas)
5. Tanggal dan nomor surat masuk.
6. Kolom "dikirim kepada" untuk alamat tujuan surat keluar.
7. Kolom "diterima dari ” untuk asal surat/instansi/ organisasi pengirim surat.
8. Perihal isi surat, ditulis singkat dan jelas sesuai dengan yang tertera dalam surat.
9. Untuk menuliskan catatan keterangan yang perlu terhadap surat keluar/masuk.
10. Untuk mencatat lain-lain.
3. Buku Notulensi
Buku Sidang/Notulen adalah buku yang digunakan oleh Pimpinan Sidang ketika sidang
berlangsung, untuk mencatat hal- hal yang di rasa penting/perlu dicatat oleh pimpinan sidang.
Contoh Kolom :
Pokok Masalah yang Pembahasan Kesimpulan/

No Catatan/Ket.
Dibicarakan Secara Urut Keputusan
1 2 3 4 5
……………… 20…
Sekretaris SidangPimpinan Sidang
PIMPINAN CABANG
MALANG RAYA
Keterangan Kolom :
1. Nomor urut
2. Pokok masalah
3. Nama Pimpinan (sebaiknya ditulis dulu sebelum rapat dimulai)
4. Kesimpulan/Keputusan Sidang
5. Kolom kosong untuk usul, komentar, dan lain-lain.
6. Tanda tangan peserta sidang.
4. Buku Presensi Rapat

Buku Presensi Rapat adalah buku khusus yang memuat daftar hadir pimpinan dalam setiap
rapat/sidang.
Contoh Kolomnya :
Tanggal & Jenis Rapat Nama Pimpinan Tanda Tangan

No
K
e1 2 3 5
t
erangann Kolom :
1. Nomor urut personal pimpinan(anggota/peserta sidan
2. Tanggal dimulainya sidang)
3. Nama Pimpinan (sebaiknya ditulis lebih dulu sebelum dimulai).
4. Kolom kosong untuk usul, komentar, dan lain-lain
5. Tanda tangan peserta sidang
5. Buku Ekspedisi
Buku Ekspedisi adalah buku yang digunakan untuk mencatat pengiriman surat. Buku ini
sekaligus merupakan bukti bahwa surat sudah dikirim atau sudah diterima oleh yang
bersangkutan.
Contoh kolomnya:
Nomor & Isi

No Tanggal Pengiriman Alamat Tujuan Surat Ket/Paraf
Surat
6. Buku Inventaris
Buku Inventaris adalah buku yang digunakan untuk mencatat barang-barang yang
menjadi milik organisasi/inventan's.
PIMPINAN CABANG
MALANG RAYA
Contoh kolomnnya :
Keadaan
No Nama Barang Jenis Barang Barang Status Barang Keterangan
Baik Buruk
7. Buku Catatan Kegiatan
Buku Catatan Kegiatan adalah merupakan buku yang digunakan untuk mencatat kegiatan-
kegiatan yang dilaksanakan. Buku kegiatan ini hendaknya dibuat setiap bulan sekali
berganti.
Contoh kolomnya :
Nama
No Tanggal Kegiatan Pelaksana Tempat Keterangan
1 2 3 4 5 6
Keterangan Kolom :
1. Nomor urut
2. Tanggal, bulan, dan tahun pelaksanaan
3. Nama kegiatan
4. Pelaksana Kegiatan (bila personal disebutkan satu/satu)
5. Nama Tempat/gedung dan lokasi pelaksanaan .
6. Mencatat hal penting, seperti pembiayaan.
PIMPINAN CABANG
MALANG RAYA
Contoh amplop surat dengan KOP :

PIMPINAN CABANG
MALANG RAYA
Contoh surat :
PIMPINAN KOMISARIAT
KOMISARIAT RESTORASI
UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH MALANG
Jalan Margobasuki Nomor 72, Jetis, Dau, Kabupaten Malang
Telepon: 081355051219. Email: immrestorasi@gmail.com
Nomor : 001/Panpel-DAD/C-10/XIII-2-i/2021 Malang, 29 Jumadil Awal 1442 H

Lampiran :- 14 Januari 2020 M
Perihal : Undangan
Yth. Rektor Universitas Muhammadiyah Malang Di
Malang
Assalamu’alaikum warahmatullahi wabarakatuh

Ba’da salam, puji syukur kehadirat Allah SWT. shalawat serta salam semoga tetap tercurah kepada
nabiyullah Muhammad saw. sang revolusioner peradaban ummat.
Sehubungan dengan diadakannya Darul Arqam Dasar (DAD) dengan tema “Pengenalan dan
Pemahaman Nilai-Nilai Ideologi demi Terbentuknya Kader Militan yang Berkemajuan” oleh
Pimpinan Komisariat Ikatan Mahasiswa Muhammadiyah Komisariat Restorasi Fakultas Psikologi
Universitas Muhammadiyah Malang yang insya Allah akan diselenggarakan pada:
Hari, tanggal : Jumat - Ahad, 22 – 24 Januari 2021
Tempat : SMA Islam Batu
Maka kami mengundang saudara/i untuk menghadiri kegiatan tersebut.
Demikian surat undangan ini kami buat. Atas perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan terima
kasih.
Billahi Fii Sabililhaq fastabiqul khairat

Wassalamu’alaikum warahmatullahi wabarakatuh
PANITIA PELAKSANA,
Ketua Pelaksana Sekretaris Pelaksana
Imm. Idham Sudrajat Immi. Atikah Nur Ihsani

NIA - NIA -
Mengetahui,
Ketua Umum
Imm. Ahmad Fauzan Azhim

NIA -
PIMPINAN CABANG
MALANG RAYA
Sekretariat : Jalan Gajayana nomor. 28-B, Kecamatan Lowokwaru, Kota Malang.
KOORDINATOR KOMISARIAT
UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH MALANG
Jalan Margobasuki Nomor 72, Jetis, Dau, Kabupaten Malang
Telepon: 081355051219. Email: immrestorasi@gmail.com
Nomor : 001/Panpel-DAD/C-10/XIII-2-a/2021 Malang, 29 Jumadil Awal 1442 H

Lampiran :- 14 Januari 2020 M
Perihal : Undangan
Yth. Rektor Universitas Muhammadiyah Malang
Di Malang
Assalamu’alaikum warahmatullahi wabarakatuh

Ba’da salam, puji syukur kehadirat Allah SWT. shalawat serta salam semoga tetap tercurah
kepada nabiyullah Muhammad saw. sang revolusioner peradaban ummat.
Sehubungan dengan diadakannya Darul Arqam Dasar (DAD) bersama dengan tema
“Internalisasi Nilai-Nilai Ideologi demi Terbentuknya Kader Militan yang Berkemajuan”
oleh Pimpinan Komisariat Ikatan Mahasiswa Muhammadiyah Koordinator Komisariat
Universitas Muhammadiyah Malang yang insya Allah akan diselenggarakan pada:
Hari, tanggal : Jumat - Ahad, 22 – 24 Januari 2021;
Tempat : SMA Islam Batu;
Maka kami mengundang saudara/i untuk menghadiri kegiatan tersebut.

Demikian surat undangan ini kami buat. Atas perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan
terima kasih.
Billahi Fii Sabililhaq fastabiqul khairat
Wassalamu’alaikum warahmatullahi wabarakatuh
PANITIA PELAKSANA,
Ketua Pelaksana Sekretaris Pelaksana
Immi. Laila Munira Immi. Tita

NIA - NIA -
Mengetahui,
Ketua Umum
Imm. Andi Apriansah

NIA -
PIMPINAN CABANG
MALANG RAYA
PIMPINAN CABANG
MALANG RAYA
PIMPINAN CABANG
MALANG RAYA
Administrasi Keuangan IMM Malang Raya
A. Pengertian
Administrasi Keuangan adalah aktivitas Pengelolaan dana yang berhubungan dengan
perolehan sumber dana, Pengalokasian penggunaan dana dan laporan akhir pengguinaan dana
dalam organisasinya.
B. Prinsip-Prinsip Pelaksana Pengelolaan Keuangan
1. Perencanaan
Perencanaan merupakan penyusunan anggaran keuangan yang dijadikan roadmap dalam
jangka waktu tertentu yang menggambarkan sumber penggunaan yang di aktualisasikan
berupa anggaran pendapatan dan anggaran belanja /pengeluaran.
Rencana Anggaran Pendapatan dan Belanja
a. Pengertian
Anggran pendapatan dan Belanja adalah perkiraan pendapatan dan biaya yang di
perlukan guna pelaksanaan program kerja kebutuhan Ikatan Mahasiswa
Muhammadiyah.
b. Macam-Macam Pendapatan
• Pendapatan berdasarkan ketentun organisasi yang meliputi iuran anggota,
uang pangkal, uang KTA sesuai dengan kebijakan Pimpinan
• Pendapatan berdasarkan sumbangan atau bantuan yang meliputi sumber
dari pemerintah, instansi/badan swasta, persyarikatan, alumni IMM,
donatur, dan bantuan luar negeri.
• Pendapatan berdasarkan amal usaha ikatan/lembaga khusus ikatan
• Pendapatan berdasarkan infaq,zakat,dan shadaqah yang bersumber dari
aggota, pimpinanan dan masyarakat.
PIMPINAN CABANG
MALANG RAYA
c. Macam-Macam Belanja/Pengeluaran
• Pengeluaran berdasarkan rutinitas ikatan yang meliputi program
kerja/aktifitas bidang, Aktifitas lembaga khusus/amal usaha dan rapat
pimpinan.
• Pengeluaran bedasarkan keperluan incidental yang meliputi acara formal,
dinas luar, dan kesejahteraan sosial.
• Pengeluaran berdasarkan pembangunan/renovasi secretariat dan pengadaan
inventaris sekretariat.
2. Pelaksanaa APB
a. Pelaksanaan anggran pendapatan
• Jumlah yang dimuat dalam anggran pendapatan merupakan bataqs minimal untuk
masing-masing pendapatan
• Jumlah pendapatan diusahakan secara maksimal sesuai dengan ketentuan
• Terkendali sesuai rencana
b. Pelaksanaan anggran belanja
• Jumlah yang dibuat dalam anggaran belanja merupakan batas maksimal untuk
masing-masing pembelanjaan (pengeluaran)
• Terkendali sesuai dengan rencana
3. Organisasi
Pengorganisasian adalah tugas dari penangguing jawab dalam melakukan pengelolaan
keuangan agar dapat terkontrol dan berjalan dengan efektif.
a. Mencari dan mengumpulkan dana dari sumber-sumber yang telah di tentukan di
lakukan oleh Tim di bawah tanggung jawab bendahara umum dan atau langsung
oleh bendaha umum.
b. Wewenang mengusahakan dan Penyimpanan dana berada pada Bendahara Umum
c. Pengeluaran dana yang dikumpulkan harus di setujui oleh Ketua Umum
d. Tugas untuk Mencatat keluar masuk dana dan penyusunan dilakukan oleh Wakil
Bedahara dan atau Bendahara Umum
PIMPINAN CABANG
MALANG RAYA
4. Pelaksanaan
Yang dimaksud dengan pelaksana adalah pelaksanaan pengaturan keuangan.
a. Pengumpulan Dana
• Menarik iuran dan atau uang pangkal anggota sesuai ketentuan organisasi
• Menarik dan mengumpulkan dana dari donatur tetap
• Mengusahakan dana dari sumber-sumber yang halal dan tidak mengikat
• Setiap mengumpulkan dana harus menggunakan alat bukti berupa kwitansi
b. Penyimpanan
Bendahara dan atau wakil bendahara Umum bertanggng jawab atas
penyimpanan dana.
c. Prosedur Pengeluaran
• Permintaan untuk pengeluaran dana di ajukan kepada ketua umum dan
Bendahara Umum oleh bidang yang memerlukan dana
• Ketua umum dan Bendahara Umum menilai permohonan tersebut untuk di
setujui/ditolak atau minta di rubah
• Atas dasar permohonan yang di setujui, Bendum atau wakil Bendum
mengeluarkan anggaran untuk diserahkan kepada pemohon
• Bendahara Umum dan atau wakil bendahara umum mencatat dalam bukti-
bukti pengeluaran uang.
d. Pembukuan dan Pelaporan
1. Penanggung jawab pembukuan keuangan adalah Bendahara dan atau wakil
Bendahara Umum
2. Laporan keuangan dilakukan oleh bendahara pada setiap rapat dengan
ketentuan :
• Jenis laporan dan pengesahannya
➢ Laporan bulanan, disahkan oleh rapat pimpinan
➢ Laporan akhir periode, disahkan oleh musyawarah tertinggi
masing-masing angkatan pimpinan (musycab, musykom)
➢ Laporan keuangan di tanda tangani oleh Ketum dan Bendum
PIMPINAN CABANG
MALANG RAYA
C. Pengawasan
Pengawasan keuangan organisasi meliputi :
1. Pengawasan yang bersifat preventif, adalah pengawasan yang berjalan atau di
lakukan bersamaan tahap-tahap proses penerimaan dan pengeluaran dana/anggaran.
2. Pengawasan intem keuangan organisasi di lakukan Bendahara Umum
3. Pemeriksaan keuangan secara rutin oleh tingkatan pimpinan yang bersangkutan atas
dasar keputusan musyawarah.
4. Pemeriksaan keuangan akhir periode dilakukan verifikasi yang anggotanya terdiri
dari anggota musyawarah yang di tunjuk.
PIMPINAN CABANG
MALANG RAYA
Lampiran
a. Format RAP
No Mata Anggaran Perincian Perkiraan (Rp) Total (Rp)
Total Keseluruhan
b. Format RAB
No Perincian Anggaran Frekuensi Total (Rp)
Total Keseluruhan
c. Format Realisasi APB

No Mata Anggaran Jumlah perkiraan Jumlah realisasi Selisih (Rp)
(Rp) (Rp)
Total Keseluruhan
PIMPINAN CABANG
MALANG RAYA
d. Format Kwitansi
Pimpinan Cabang
Ikatan Mahasiswa Muhammadiyah
Malang Raya
Kwitansi Penerimaan Uang
Nomor :.... ……………….
Tanggal : .………………..
Telah terima dari : ………………………………………….
Uang Sejumlah : Rp : .………………………………………………
Terbilang : …………………………………………………………………………….
Guna Pembayaran : ……………………………………………………………………………..
Pemberi, Penerima,
(Nama/instansi) (Nama Lengkap)

PIMPINAN CABANG
MALANG RAYA
e. Format Laporan Harian

No Bidang Hari/Tanggal Kebutuhan Uraian Satuan Harga Jumlah (Rp) Total Keseluruhan
TOTAL
f. Format Laporan Bulanan

Bulan: Januari 2021
No Bidang Tanggal Kebutuhan agenda Jumlah (Rp) Total Keseluruhan
TOTAL
g. Format Laporan Program Kerja

Total
No SIE Hari/Tanggal Uraian Satuan Harga Jumlah (Rp)
Keseluruhan
Total
h. Laporan periode
Laporan akhir periode meliputi :
• RAPB
• Realisasi APB
• Laporan bulanan
• Laporan Program
PIMPINAN CABANG
MALANG RAYA
KAIDAH PEMBENTUKAN BADAN PENGURUS OTONOM (BPO)

LEMBAGA OTONOM (LO) DAN LEMBAGA SEMI OTONOM (LSO)
1. PENDAHULUAN
a. Kaidah Pembentukan Badan Pimpinan Otonom (BPO) Ikatan Mahasiswa
Muhammadiyah Cabang Malang Raya adalah serangkaian aturan yang menjadi
landasan pembentukan Badan Pimpinan Otonom (BPO) pada level Pimpinan Cabang
dan Pimpinan Komisariat di Malang Raya.
b. Kaidah Pengelolaan Badan Pimpinan Otonom (BPO) adalah serangkaian kegiatan
Pimpinan Cabang dan Pimpinan Komisariat untuk membentuk Badan Pimpinan
Otonom (BPO).
c. Badan Pimpinan Otonom (BPO) adalah unsur pembantu pimpinan yang terdiri dari
Lembaga Otonomo (LO) dan Lembaga Semi Otonom (LSO) sebagaimana disebutkan
dalam Anggaran Rumah Tangga (ART) Ikatan Mahasiswa Muhammadiyah
2. PEMBENTUKAN BADAN PIMPINAN OTONOM

a. Pengusulan
1) Badan Pimpianan Otonom (BPO) dapat diusulkan dari hasil rekomendasi
Musyawarah Cabang/Musyawarah Komisariat pada satu periode sebelum
berjalannya periode kepemimpinan dan/atau atas usulan Pimpinan pada periode
yang sedang berjalan.
2) Pengusulan BPO hasil rekomendasi Musyawarah Cabang/Musyawarah Komisariat
harus dipertimbangkan untuk diterima/ditolak pembentukannya dalam rapat pleno.
Apabila usulan BPO hasil Musyawarah Cabang/Musyawarah Komisariat diterima
dalam rapat pleno Pimpinan maka ketua umum dan/atau bidang terkait
melaksanakan serangkaian tahapan perencanaan. Apabila usulan BPO hasil
Musyawarah Cabang/Musyawarah Komisariat ditolak, penolakannya harus
diumumkan kepada seluruh aggota IMM di masing-masing level kepemimpinan
berserta alasannya.
3) Pengusulan BPO oleh Pimpinan dalam periode yang sedang berjalan disampaikan
dan dijelaskan oleh anggota Badan Pimpinan Harian agar dipertimbangkan dalam
suatu rapat pleno pimpinan untuk mendapatkan hasil diterima/ditolak secara
mufakat. Apabila usulan BPO Pimpinan dalam periode yang sedang berjalan
diterima dalam rapat pleno Pimpinan maka ketua umum dan/atau bidang terkait
melaksanakan serangkaian tahapan perencanaan.
b. Perencanaan
Usulan pembentukan BPO ditindaklanjuti melalui serangkaian perencanaan yang
memuat:
1) Nama dan bentuk BPO
Nama dan bentuk BPO disesuikan dengan penggolongan bentuk LO atau LSO
2) Garis Besar Haluan (GBH) BPO

Garis Besar Haluan (GBH) BPO menjelaskan tentang Latar Belakang, Pengertian,
Maksud, Tujuan, Struktur Organisasi, dan aturan-aturan yang berfungsi sebagai
pedoman dalam menjalankan BPO.
PIMPINAN CABANG
MALANG RAYA
3) Keanggotaan
a) Anggota BPO merupakan kader aktif Ikatan Mahasiswa Muhammadiyah Malang
Raya.
b) Anggota BPO tidak diperbolehkan merangkap jabatan dengan Badan Pimpinan
Harian dan anggota BPO lainnya di Ikatan Mahasiswa Muhammadiyah.
c) Proses Rekrutmen Anggota BPO diserahkan langsung kepada Ketua Umum
dan/atau bidang terkait.
c. Pengesahan
1) BPO yang sudah terbentuk mengajukan surat permohonan pengesahan BPO kepada
Bidang Organisasi dengan melampirkan GBH BPO dan Struktural BPO tersebut.
2) Bidang Organisasi akan meriksa telebih dahulu kelengkapan surat permohonan
tersebut. Apabila surat permohonan dianggap belum sesuai, Bidang Organisasi akan
mengembalikan surat permohonan beserta rekomendasi perbaikan kepada BPO
terkait. Apabila surat permohonan dianggap sudah sesaui, Bidang Organisasi akan
mengesahkan BPO tersebut melalui surat keputusan
3. PENUTUP
a. Masa jabatan Badan Pimpinan Otonom (BPO) disesuaikan dengan masa jabatan
Pimpinan Cabang/Pimpinan Komisariat terkait.
b. Hal-hal yang belum diatur dalam kaidah ini akan diatur kemudian.
PIMPINAN CABANG
MALANG RAYA
PEDOMAN PEMBENTUKAN DAN PENGELOLAAN

KOORDINATOR KOMISARIAT (KORKOM) IMM MALANG RAYA
A. PENDAHULUAN
Koordinator komisariat adalah kelengkapan fungsional organisasi yang mengkoordinir
komisariat-komisariat IMM di suatu wilayah perguruan tinggi atau tempat tertentu yang
berada dalam suatu wilayah Pimpinan Cabang IMM Malang. Dasar pembentukan Korkom
IMM adalah Anggaran Dasar IMM BAB V Pasal 12 ayat 2 dan Anggaran Rumah Tangga
IMM BAB III Pasal 9 ayat 4, 5, dan 6. Tujuan Koordinator Komisariat IMM adalah
terwujudnya efektifitas dan visibilitas pelaksanaan program organisasi serta terbinanya
komisariat-komisariat IMM secara optimal dalam rangka memacu dinamika IMM
(Pedoman Administrasi dan Organisasi IMM).
Koordinator Komisariat memiliki beberapa fungsi yang diantaranya. Pertama, sebagai

koordinator pelaksanaan program kerja Komisariat-komisariat di masing-masing teritorial.
Kedua, wakil Pimpinan Cabang dalam melaksanakan pembina dan pengembangan
Komisariat-komisariat di masing-masing teritorial.
Koordinator Komisariat berwewenang untuk mengkoordinir kerjasama Komisariat-

komisariat di masing-masing teritorial, memberikan motivasi serta mengarahkan
Komisariat-komisariat IMM sesuai dengan tujuan IMM, dan menyelengarakan administrasi
intern dan antar lembaga Perguruan Tinggi atau daerah tertentu.
Kewajiban Koordinator Komisariat diantaranya. Pertama, melaksanakan program Pimpinan

Cabang yang dilimpahkan. Kedua, menjalin Kerjasama dengan semua lebaga yang ada di
masing-masing teritorial. Ketiga, memperluas wilayah dakwah IMM di masing-masing
teritorial. Keempat, bertanggungjawab kepada Pimpinan Cabang IMM.
B. PEMBENTUKAN KOORDINATOR KOMISARIAT

1. Pencalonan dan Pemilihan
a. Pencalonan
1) Setiap komisariat di setiap sektor berhak mendelegasikan kadernya untuk
menjadi calon pimpinan koordinator komisariat:
- PTM: Setiap komisariat berhak mencalonkan maksimal 2 (dua) kader.
- PTN & PTS: Setiap komisariat berhak mencalonkan maksimal 4 (empat)
kader.
2) Syarat Umum Calon Pimpinan Koordinator Komisariat:
- Telah Menjadi kader IMM di Perguruan Tinggi tersebut
- Masih aktif mengikuti kuliah di Perguruan Tinggi tersebut
PIMPINAN CABANG
MALANG RAYA
3) Syarat Khusus Calon Pimpinan Koordinator Komisariat:

- Telah Menjadi Pimpinan Komisariat sekurang-kurangnya selama 1 periode
- Mendapatkan rekomendasi dari Komisariat asal
- Bersedia berdomisili di Kota/Kabupaten, dimana Perguruan Tinggi
berkedudukan jika terpilih menjadi Pimpinan sampai periode selesai.
b. Pemilihan
Mekanisme pemilihan Koordinator Komisariat:
1) Pimpinan Cabang memberikan surat pemberitahuan kepada Pimpinan
Komisariat terkait pencalonan Pimpinan Koordinator Komisariat
2) Calon Pimpinan Koordinator Komisariat mengisi form pendaftaran Pimpinan
Komisariat yang telah disediakan oleh Pimpinan Cabang
3) Seluruh calon Pimpinan Koordinator Komisariat melakukan fit and propertest
yang difasilitasi oleh Pimpinan Cabang.
4) Seluruh calon Pimpinan Koordinator Komisariat di masing-masing sektor
melakukan rapat untuk menentukan struktural Koordinator Komisariat
didampingi delegasi Pimpinan Cabang.
2. Penetapan
Penetapan Pimpinan Koordinator Komisariat ditetapkan dalam rapat pleno Pimpinan
Cabang IMM Malang Raya sekurang-kurangnya 14 hari setelah terbentuknya struktural
Koordinator Komisariat. Pleno ini dihadiri oleh sekurang-kurangnya 2/3 unsur
Pimpinan Cabang dan perwakilan Pimpinan Korkom terpilih.
C. PENGELOLAAN KOORDINATOR KOMISARIAT

1. Struktur Organisasi Koordinator Komisariat:
a. Ketua
b. Sekretaris
c. Bendahara
d. Komisi internal
e. Komisi eksternal
f. Komisi perkaderan
2. Uraian Kerja Komisi Koordinator Komisariat:

a. Komisi Internal:
Komisi Internal diarahkan pada controlling penerapan prinsip-prinsip pembangunan
organisasi serta efisiensi pelaksanaan program bersama komisariat di masing-
masing sektor.
b. Komisi Eksternal:
Komisi Eksternal diarahkan pada pembangunan dan penguatan konsolidasi gerakan
IMM, serta meningkatkan bargaining power IMM di masing-masing sektor.
c. Komisi Perkaderan:
Komisi Perkaderan diarahkan pada fungsi koordinasi dengan Bidang Kader
Komisariat di masing-masing sektor terkait pengembang perkaderan.
PIMPINAN CABANG
MALANG RAYA
3. Mekanisme kerja Koordinator Komisariat:

a. Ketua:
1) Memimpin Koordinator Komisariat di sektor masing-masing
2) Mengkoordinir dan mengontrol kinerja setiap komisi
3) Berkoordinasi dengan Pimpinan Cabang terkait perkembangan Koordinator
Komisariat secara berkala minimal tiga bulan satu kali
4) Berkoordinasi dengan Ketua Umum Komisariat di Masing-masing sektor dalam
menjalankan fungsi kepanjangan tangan Pimpinan Cabang
5) Bertanggungjawab kepada Pimpinan Cabang Ikatan Mahasiswa Muhammadiyah.
b. Sekretaris:
1) Bersama ketua mengkoordinir dan mengontrol kinerja setiap komisi.
2) Membuat dan menandatangani surat-surat yang diperlukan koordinator
komisariat dengan diketahui oleh pimpinan cabang.
3) Mendampingi Sekretaris Umum setiap Komisariat di masing-masing sektor
perihal kinerja kesekretariatan.
4) Bertanggungjawab kepada Ketua Koordinator Komisariat di masing-masing
sektor.
c. Bendahara:
1) Bertanggungjawab terhadap pencarian dan pencairan dana Koordinator
Komisariat
2) Bertanggungjawab terhadap pencatatan dan pembukuan dana Koordinator
Komisariat
3) Mendampingi Bendahara Umum setiap Komisariat di masing-masing sektor
perihal kinerjan kebendaharaan.
4) Bertanggungjawab dalam pelaporan dana Koordinator Komisariat kepada Ketua
Koordinator Komisariat di masing-masing sektor.
d. Komisi internal:
1) Bertanggungjawab terhadap stabilitas organisasi di Koordinator Komisariat
2) Berkoordinasi dengan Pimpinan Komisariat terkait stabilitas organisasi
Komisariat
3) Bertanggungjawab terhadap pendataan inventaris Koordinator Komisariat.
sektor.
e. Komisi Eksternal:
1) Bertanggungjawab terhadap diaspora kader di masing-masing sektor
2) Bertanggungjawab terhadap konsolidasi gerakan di tingkat internal kampus
dalam meresposn isu-isu kontemporer
3) Bertanggungjawab terhadap komunikasi antar lembanga internal dan eksternal
kampus dalam rangka meningkatkan bargaining power dan bargaining position
IMM di masing-masing sektor.
4) Memperluas wilayah dakwah IMM di masing-masing teritorial.
sektor.
PIMPINAN CABANG
MALANG RAYA
f. Komisi Perkaderan:
1) Berkoordinasi dengan Bidang Kader setiap Komisariat terkait pengembangan
perkaderan di masing-masing sektor.
2) Berkoordinasi dengan Bidang Kader Pimpinan Cabang terkait peningkatan
kapasitas instruktur di masing-masing sektor.
3) Bertanggungjawab terhadap agenda perkaderan tingkat Universitas di masing-
sektor.
teritorial.
D. ALUR KOORDINASI KOORDINATOR KOMISARIAT
E.
PIMPINAN CABANG
KOORDINATOR
KOMISARIAT
PIMPINAN
KOMISARIAT
Keterangan:
: Garis Instruksi
: Garis Konsultasi
: Garis Koordinasi
PIMPINAN CABANG
MALANG RAYA
SISTEM PENGAJUAN SURAT KEPUTUSAN (SK) PIMPINAN KOMISARIAT

PIMPINAN CABANG IKATAN MAHASISWA MUHAMMADIYAH
MALANG RAYA
1. Pendahuluan
Surat keputusan (SK) Pimpinan Komisariat adalah surat keputusan yang dibuat oleh Pimpinan
Cabang yang berfungsi sebagai bentuk legitimasi dari Pimpinan Cabang terhadap Pimpinan
Komisariat selama 1 (satu) periode .
2. Dokumen yang Diperlukan

a. Surat Pemohonan Pengajuan Surat Keputusan (SK) Pimpinan Komisariat yang
Melampirankan Nama-Nama Pimpinan Komisariat
b. Tanfidz Musykom Komisariat/Hasil Musykom Komisariat
c. Surat Keputusan (SK) Pimpinan Komisariat.
3. Fungsi dari Pihak – Pihak yang Terkait

a. Bidang Organisasi Pimpinan Komisariat
Bidang organisasi Pimpinan Komisariat berfungsi untuk melengkapi seluruh dokumen yang
diperlukan dalam pengajuan surat keputusan (SK) Pimpinan Komisariat kepada Bidang
Organisasi Pimpinan Cabang.
b. Bidang Organisasi Pimpinan Cabang
Bidang Organisasi Pimpinan Cabang berfungsi untuk memverifikasi seluruh kelengkapan dan
kebenaran dokumen yang diperlukan dalam pengajuan surat keputusan (SK) Pimpinan
Komisariat dari Bidang Organisasi Komisariat. Setelah memverifikasi Bidang Organisasi
Pimpinan Cabang Akan membuatkan Surat Keputusan (SK) Pimpinan Komisariat.
c. Sekretaris Umum dan Ketua Umum Pimpinan Cabang
Sekretaris Umum dan Ketua Umum Pimpinan Cabang berfungsi untuk menandatangani dan
memberi stampel pada surat keputusan (SK) Pimpinan Komisariat.
PIMPINAN CABANG
MALANG RAYA
4. Bagan Aliran Dokumen

Bidang Organisasi Bidang Organisasi
Pimpinan Komisariat Pimpinan Cabang
Mulai 1
Membuat surat permohonan

pengajuan SK Pimpinan Tanfidz Hasil Musykom
Komisariat
Surat permohonan pengajuan
SK Pimpinan Komisariat yang
melampirankan nama-nama
Pimpinan Komisariat
Membuat lampiran nama-nama
Pimpinan Komisariat
Melakukan verifikasi
kelengkapan dan
Tanfidz Hasil Musykom kebenaran dari
dokumen yang
Surat permohonan pengajuan diajukan oleh
SK Pimpinan Komisariat yang Pimpinan Komisariat
melampirankan nama-nama
Pimpinan Komisariat
Membuat Surat Keputusan (SK)

Pimpinan Komisariat sebanyak 2
(dua) lembar
1
2
Surat Keputusan (SK)
Pimpinan Komisariat
Komisariat
2
PIMPINAN CABANG
MALANG RAYA
Sekretaris Umum dan Ketua Umum Bidang Organisasi

Pimpinan Cabang Pimpinan Cabang
2
3
2
Surat Keputusan (SK) 2
Pimpinan Komisariat Surat Keputusan (SK)
Komisariat Pimpinan Komisariat
Komisariat
Menandatangani dan memberi A

stampel pada Surat Keputusan (SK) 4
Pimpinan Komisariat
2
Surat Keputusan (SK)
Pimpinan Komisariat
Komisariat
3
PIMPINAN CABANG
MALANG RAYA
Bidang Organisasi Keterangan Simbol

Pimpinan Komisariat
1. Simbol Mulai dan Akhir

2. Simbol Memasukan Data
4
3. Simbol Dokumen
4. Simbol Arsip
Surat Keputusan (SK) 5. Simbol Perpindahan
Pimpinan Komisariat
Komisariat ……...Dokumen
6. Simbol Pengolahan Data
Selesai
Penjelasan mengenai bagan aliran dokumen sistem pengajuan Surat Keputusan (SK)
Pimpinan Komisariat:
a. Bidang Organisasi Pimpinan Komisariat
Bidang Organisasi Pimpinan Komisariat memulai dengan membuat surat permohonan
pengajuan SK Pimpinan Komisariat dan membuat lampiran nama-nama Pimpinan
Komisariat. Kemudian, surat permohonan pengajuan SK Pimpinan Komisariat yang
melampirankan nama-nama Pimpinan Komisariat, dan Tanfidz Musyawarah
Komisariat/Hasil Musyawarah Komisariat diberikan kepada Bidang Organisasi Pimpinan
Cabang.
b. Bidang Organisasi Pimpinan Cabang

PIMPINAN CABANG
MALANG RAYA
Bidang Organisasi Pimpinan Cabang menerima surat permohnan pengajuan SK Pimpinan
Komisariat yang melampirankan nama-nama Pimpinan Komisariat, dan Tanfidz
Musyawarah Komisariat/Hasil Musyawarah Komisariat dari Bidang Organisasi Pimpinan
Komisariat dan melakukan verifikasi dan pengecekan terhadap dokumen tersebut. Seletah
diverifikasi dan dokumen tersebut sudah benar, Bidang Organisasi Pimpinan Cabang akan
membuat SK Pimpinan Komisariat sebanyak 2 (dua) lembar. SK Pimpinan Komisariat
tersebut kemudian diserahkan ke Sekretaris Umum dan Ketua Umum Pimpinan Cabang.
c. Sekretaris Umum dan Ketua Umum Pimpinan Cabang
Sekretaris Umum dan Ketua Umum Pimpinan Cabang menerima SK Pimpinan Komisariat
sebanyak 2 (dua) lembar dari Bidang Organisasi Pimpinan Cabang untuk memberi
tandatangan dan stampel resmi PC IMM Malang Raya sebagai bertuk legalitas dari SK
Pimpinan komisariat tersebut. Setelah ditandatangani dan diberi stampel resmi, SK
Pimpinan Komisariat sebanyak 2 (dua) lembar tersebut diberikan kembali kepada Bidang
d. Bidang Organisasi Pimpinan Cabang
Bidang Organisasi Pimpinan Cabang menerima kembali SK Pimpinan Komisariat
sebanyak 2 (dua) lembar yang sudah ditandatangani dan diberi stampel resmi PC IMM
Malang Raya dari Sekretaris Umum dan Ketua Umum Pimpinan Cabang. Setelah itu
lembar pertama SK Komisariat tersebut diserahkan kepada Bidang Organisasi Komisariat,
sedangkan lembar kedua SK Pimpinan Komisariat diarsipkan.
e. Bidang Organisasi Pimpinan Komisariat
Bidang Organisasi Pimpinan Komisariat menerima SK Pimpinan Komisariat dari Bidang
Organisasi Pimpinan Cabang, kemudian SK Pimpinan Komisariat tersebut diarsipkan.
Selesai.
5. Sistem Prosedural
a. Tanfidz Musyawarah Komisariat/Hasil Musyawarah Komisariat sekurang-kurangnya
berisi hasil dari sidang komisi Musyawarah Komisariat.

PIMPINAN CABANG
MALANG RAYA
b. SK Pimpinan Komisariat dibuat sebanyak 2 (dua) lembar. Lembar pertama diberika
kepada Bidang Organisasi Komisariat. Lembar kedua dijadikan arsip oleh Bidang
SOP Pelaksanaan Musyawarah Komisariat (Musykom) Khusus IMM Malang Raya di tengah
Pandemi COVID-19
A. PENDAHULUAN
Musyawarah Komisariat (Musykom) adalah permusyawaratan tertinggi dalam komisariat
yang diikuti oleh Pimpinan Komisariat dan seluruh anggota, diadakan 1 (satu) tahun sekali
(Muqaddimah AD/ART IMM Pasal VII). Pada saat ini beberapa Komisariat IMM Malang
Raya yang sudah waktunya melaksanakan Musykom terpaksa menunda waktu
pelaksanaanya dikarenakan adanya Pandemi COVID-19.
Dampak dari penundaan waktu pelaksanaan Musykom ini adalah terganggunya proses
regenerasi pimpinan di komisariat, selain itu proses pengorganisasian dan perkaderan
dibeberapa Komisariat terhambat dikarenakan pimpinannya sulit dalam melakukan
komunikasi bahkan terdapat pimpinan yang sudah tidak aktif dikarena beberapa alasan.
Oleh karena itu, Pimpinan Cabang IMM Malang Raya membuat alternatif pelaksanaan
Musykom di tengah Pandemi COVID-19 bagi Komisariat yang belum melaksanakan
Musykom.
B. SOP PELAKSANAAN
Merujuk pada surat keputusan DPP Nomor 083/A-5/2020 tentang SOP Pelaksanaan
Musyawarah Cabang/Komisariat dan hasil Rapat Pimpinan Cabang IMM Malang Raya.
Pimpinan Cabang IMM Malang Raya mengeluarkan SOP pelaksanaan Musykom di tengah
Pandemi COVID-19. Adapun SOP Pelaksanaanya sebagai berikut:
a. Peserta sidang harus ada yang mengikuti Musykom secara Luring dan Daring.
b. Presidium sidang mengikuti Musykom secara Luring.
c. Telah menyiapkan nama-nama yang akan menjadi pimpinan komisariat periode
selanjutnya.
d. Membuat surat pernyataan bersedia mendampingi Pimpinan Komisariat periode
selanjutnya.
e. Mengajukan surat permohonan Musyawarah Komisariat (Musykom) kepada pimpinan
cabang dengan melampirkan:
- Draft sidang Musykom.
- Nama-nama peserta sidang yang mengikuti Musykom secara Luring dan Daring.
PIMPINAN CABANG
MALANG RAYA
- Surat Pernyataan telah menyiapkan nama-nama yang akan menjadi Pimpinan

Komisariat periode selanjutnya
f. PC IMM Malang Raya akan mendelegasikan 1-2 orang Pimpinannya untuk
memdampingi Komisariat dalam pelaksanaan Musykom.
C. CONTOH SURAT PERNYATAAN MENDAMPINGI PIMPINAN

SELANJUTNYA
KOP SURAT
SURAT PERNYATAAN
(NOMOR SURAT)
Atas nama Pimpinan Komisariat ______ periode _________:

Nama :
Jabatan :
Komisariat :
Periode :
Dengan ini menyatakan bahwa Pimpinan Komisariat ___________ periode ________

bersedia untuk mendampingi Pimpinan Komisariat ___________ periode ________
dalam menjalankan periode kepemimpinannya. Demikian surat pernyataan ini saya buat
dengan sebenar-benarnya.
Billahi Fi Sabilil Haq
Fastabiqul Khoirot
Wassalamualaikum.wr.wb
Malang, _________
Atas Nama Pimpinan Komisariat
______ Periode __________
(stampel dan tanda tangan)
(___________________________)
NIA.
PIMPINAN CABANG
MALANG RAYA
D. CONTOH SURAT PERNYATAAN SUDAH MENYIAPKAN REGENERASI

PIMPINAN.
KOP SURAT
SURAT PERNYATAAN
(NOMOR SURAT)
Atas nama Pimpinan Komisariat ______ periode _________:

Nama :
Jabatan :
Komisariat :
Periode :
Dengan ini menyatakan bahwa sudah menyiapkan nama-nama yang akan menjadi
Pimpinan Komisariat ___________ periode ________. Demikian surat pernyataan ini
saya buat dengan sebenar-benarnya.
Billahi Fi Sabilil Haq

Fastabiqul Khoirot
Wassalamualaikum.wr.wb
Malang, _________
Atas Nama Pimpinan Komisariat
______ Periode __________
(stampel dan tanda tangan)
(___________________________)
NIA.
PIMPINAN CABANG
MALANG RAYA
PENUTUP
Aktivis Profetik yang merupakan tagar yang secara masif digaungkan, mengharuskan
adanya penyesuaian dari berbagai sektor. Salah satu sektor vital yang juga harus
menyesuaikan adalah aspek administrasi IMM Malang Raya. Aspek administrasi
seyogyanya menjadi pengawal tertib administrasi dalam segala kerja-kerja organisasi di
lingkup IMM Malang Raya. Pedoman ini sudah semestinya menjadi bentuk aktualisasi aksi
menuju terwujudnya tertib administrasi tersebut. Sedikit demi sedikit perubahan menuju ke
perapian administrasi harus mulai dituntaskan satu demi satu. Menjadi hal yang sangat
urgent karena selain demi mendukung visi misi IMM Malang Raya itu sendiri, juga menjadi
alternatif edukasi untuk seluruh kader dalam lingkup IMM Malang Raya. Spesial dalam hal
administrasi IMM. Hari ini, tidak bisa dipungkiri, masih banyak kekurangan dalam aspek
administrasi yang genting untuk segera dibenahi, termasuk belum maksimalnya edukasi
administrasi kepada kader IMM Malang Raya. Maka dari itulah pedoman administrasi ini
hadir ke tengah-tengah kita.
Demikian pedoman ini kami susun sebagaimana mestinya. Sekali lagi kami tekankan
bahwasanya dalam hal penertiban administrasi, Pimpinan Cabang dan Pimpinan Komisariat
butuh komitmen yang kuat. Karena penyusunan pedoman ini akan menjadi sia-sia jika tidak
ada komitmen bersama untuk menerapkan. Bersamaan dengan hadirnya pedoman
administrasi ini, kami mengajak seluruh elemen komisariat yang berada dalam lingkup
Malang Raya, untuk benar-benar memahami dan mengikuti segala ketentuan teknis dalam
kegiatan surat-menyurat. Akhirnya semoga berkah rahmat Ilahi, selalu menyertai perjuangan
kita semua.
Billahi fii sabililhaq fastabiqul khairat,
Wassalamu’alaikum warahmatullahi wabarakatuh.
PIMPINAN,
Ketua Umum Sekretaris Umum
Imm. Ode Rizki Prabtama, S.Pd. Imm. Muh. Khusni Tamrin, S.H.
NIA 13.18.4029 NIA 13.18.4223

Pedoman Administrasi Dan Organisasi Khusus IMM Malang Raya 1

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Judul Asli

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

Pedoman Administrasi Dan Organisasi Khusus IMM Malang Raya 1

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

PIMPINAN CABANG

IKATAN MAHASISWA MUHAMMADIYAH

Assalamu’alaikum Warahmatullahi Wabarakatuh

Berangkat dari urgensi administrasi inilah, Pimpinan Cabang Ikatan Mahasiswa

PERATURAN KHUSUS ADMINISTRASI SURAT-MENYURAT

watermark (gambar di latar belakang), kecuali surat sertifikat.

Pembuatan KOP Surat :

Perisai berbentuk pena, bertumpuk dan terdapat beda ukuran di bawahnya

b. Keterangan penulisan KOP surat adalah sebagai berikut :

Nama Huruf (ket.) Ukuran Huruf

Times new roman

Times new roman (warna

6. Nomor Surat ditulis dengan format;

Kode kepanitiaan disingkat, berikut beberapa contoh penyingkatannya :

(hijriyah), sedangkan tanggal masehi tidak diberikan garis bawah.

Malang, 1 Syawal 14…H

c. Penulisan letak nomor surat bisa dilihat di lampiran.

Yth. Bapak Muhammad Ridwan

9. Penulisan salam adalah sebagai berikut; Assalamu’alaikum Warahmatullahi Wabarakatuh

14. Penulisan salam penutup adalah sebagai berikut: Wassalamu’alaikum

a.n. Ketua Umum,

Imm. Muhammad Farros Imaroh

16. Penulisan jabatan cukup dengan dicantumkan “Ketua/Ketua Umum/Sekretaris/Sekretaris

Imm. Ode Rizki Prabtama

Imm. Muh.Khusni Tamrin

a. KOP surat asli, tanda tangan asli, stempel basah.

b. KOP surat asli, tanda tangan cetak, stempel basah.

c. KOP surat kopi, tanda tangan cetak, stempel basah.

Indeks Surat Malang Raya:

Index Surat Menyurat Ikatan Mahasiswa Muhammadiyah

31. Wilayah Papua Barat : XXXI

• Riset dan Pengembangan Keilmuan 12

2. Buku Agenda Surat

Pokok Masalah yang Pembahasan Kesimpulan/

4. Buku Presensi Rapat

Tanggal & Jenis Rapat Nama Pimpinan Tanda Tangan

Nomor & Isi

7. Buku Catatan Kegiatan

Contoh amplop surat dengan KOP :

Nomor : 001/Panpel-DAD/C-10/XIII-2-i/2021 Malang, 29 Jumadil Awal 1442 H

Assalamu’alaikum warahmatullahi wabarakatuh

Billahi Fii Sabililhaq fastabiqul khairat

Imm. Idham Sudrajat Immi. Atikah Nur Ihsani

Imm. Ahmad Fauzan Azhim

Nomor : 001/Panpel-DAD/C-10/XIII-2-a/2021 Malang, 29 Jumadil Awal 1442 H

Assalamu’alaikum warahmatullahi wabarakatuh

Maka kami mengundang saudara/i untuk menghadiri kegiatan tersebut.

Immi. Laila Munira Immi. Tita

Imm. Andi Apriansah

Administrasi Keuangan IMM Malang Raya

c. Format Realisasi APB

Kwitansi Penerimaan Uang

Nomor :.... ……………….

Telah terima dari : ………………………………………….

Uang Sejumlah : Rp : .………………………………………………

Guna Pembayaran : ……………………………………………………………………………..

(Nama/instansi) (Nama Lengkap)

e. Format Laporan Harian

f. Format Laporan Bulanan

No Bidang Tanggal Kebutuhan agenda Jumlah (Rp) Total Keseluruhan

g. Format Laporan Program Kerja

KAIDAH PEMBENTUKAN BADAN PENGURUS OTONOM (BPO)

2. PEMBENTUKAN BADAN PIMPINAN OTONOM

Atas nama Pimpinan Komisariat periode ___:

Dengan ini menyatakan bahwa Pimpinan Komisariat ___ periode

Atas nama Pimpinan Komisariat periode ___: