LAPORAN IMPLEMENTASI PROYEK PERUBAHAN

OPTIMALISASI TATA KELOLA ADMINISTRASI

KEPEGAWAIAN MELALUI E-KEPEGAWAIAN PADA DINAS
PEKERJAAN UMUM DAN PENATAAN RUANG
KABUPATEN MERANGIN

DISUSUN OLEH :

NAMA : MUSHONNIF, SE

NIP : 19810817 200312 1 009

NDH : 8 (DELAPAN)

INSTANSI : DINAS PEKERJAAN UMUM DAN PENATAAN RUANG

KABUPATEN MERANGIN

DIKLAT KEPEMIMPINAN TINGKAT IV ANGKATAN XVI

TAHUN 2019
 LEMBAR PERSETUJUAN
LAPORAN IMPLEMENTASI PROYEK PERUBAHAN
DIKLAT KEPEMIMPINAN TINGKAT IV ANGKATAN XVI TAHUN 2019
KABUPATEN MERANGIN

Nama : MUSHONNIF, SE
NIP : 19810817 200312 1 009
NDH : 8 (Delapan)
Jabatan : Kasubbag Umum dan Kepegawaian
Instansi : Dinas Pekerjaan Umum dan Penataan Ruang
Kabupaten Merangin

JUDUL PROYEK PERUBAHAN

OPTIMALISASI TATA KELOLA ADMINISTRASI

KEPEGAWAIAN MELALUI E-KEPEGAWAIAN PADA DINAS
PEKERJAAN UMUM DAN PENATAAN RUANG
KABUPATEN MERANGIN

Disetujui untuk diseminarkan

Pada tanggal, Juli 2019
Bertempat di Gedung Diklat BPSDM Propinsi Jambi

Jambi, Juli 2019

PESERTA DIKLAT,

MUSHONNIF, SE
NIP. 19810817 200312 1 009

DISETUJUI,

COACH, MENTOR,

SUWARTO,S.Sos.,MM JOKO ARDIAWAN, SP

NIP.19660102 198610 1 001 NIP. 19801027 200312 1 001
 LEMBAR PENGESAHAN
LAPORAN IMPLEMENTASI PROYEK PERUBAHAN
DIKLAT KEPEMIMPINAN TINGKAT IV ANGKATAN XVI TAHUN 2019
KABUPATEN MERANGIN

Nama : MUSHONNIF, SE
NIP : 19810817 200312 1 009
NDH : 8 (Delapan)
Jabatan : Kasubbag Umum dan Kepegawaian
Instansi : Dinas Pekerjaan Umum dan Penataan Ruang Kabupaten Merangin

JUDUL PROYEK PERUBAHAN

OPTIMALISASI TATA KELOLA ADMINISTRASI

KEPEGAWAIAN MELALUI E-KEPEGAWAIAN PADA DINAS
PEKERJAAN UMUM DAN PENATAAN RUANG
KABUPATEN MERANGIN

Disetujui untuk diseminarkan

Pada tanggal, Juli 2019
Bertempat di Gedung Diklat BPSDM Propinsi Jambi

Jambi, Juli 2019

PESERTA DIKLAT,

MUSHONNIF, SE
NIP. 19810817 200312 1 009

DISETUJUI,
C O A C H, PENGUJI, MENTOR,

SUWARTO,S.Sos,MM H. M. ISKANDAR NASUTION, SH., M.Si JOKO ARDIAWAN, SP

NIP.196601021986101001 NIP. 19650331 199403 1 006 NIP. 19801027 200312 1 001

MENGETAHUI,
KEPALA BPSDM PROVINSI JAMBI

H. M. ISKANDAR NASUTION, SH., M.Si

PEMBINA UTAMA MUDA
NIP. 19650331 199403 1 006
 BIODATA PESERTA

NAMA : MOSHONNIF, SE
NIP : 19810817 200312 1 009
PANGKAT/ JABATAN : PENATA (III/c)
TEMPAT/ TANGGAL : MA. MADRAS, 17 AGUSTUS 1981
LAHIR
JENIS KELAMIN : LAKI-LAKI
AGAMA : ISLAM
ALAMAT : LINGK. PEMATANG PERMAI RT. 14
DESA SUNGAI ULAK KEC. NALO TANTAN
JABATAN : KASUBBAG UMUM DAN KEPEGAWAIAN
INSTANSI : DINAS PEKERJAAN UMUM DAN
PENATAAN RUANG KAB. MERANGIN
E-MAIL : shanifdhenji@yahoo.com
NO. HANDPHONE : 0813 666 222 77
MOTTO : HIDUP BUTUH PERJUANGAN
UNTUK KESUKSESAN YANG HAKIKI

Rancangan Proyek perubahan Diklatpim IV Angkatan XVI i

 KATA PENGANTAR

Puji syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT atas berkat rahmat dan
ridho-Nya penulis selaku peserta Pendidikan dan Pelatihan Kepemimpinan Tk. IV
Pola Baru Angkatan XVI Tahun 2019 dapat menyelesaikan Laporan Rancangan
Proposal Proyek Perubahan.

Dalam kesempatan ini, penulis mengucapkan terima kasih yang sebesar–

besarnya kepada pihak-pihak yang telah mendukung dan membantu penulis dalam
menyelesaikan Laporan Rancangan Proposal Proyek Perubahan

Penulis menyadari bahwa Laporan Rancangan Proposal Proyek Perubahan

ini masih memiliki kekurangan baik dari segi teknik penulisan maupun
substansinya. Untuk itu, penulis sangat mengharapkan saran dan kritik yang
sifatnya membangun dari pembaca dalam rangka penyempurnaan laporan ini.
Akhir kata semoga laporan ini dapat bermanfaat bagi kita semua.

Bangko, Mei 2019

PESERTA

MUSHONNIF, SE

Rancangan Proyek perubahan Diklatpim IV Angkatan XVI ii

 DAFTAR ISI

Kata Pengantar____________________________________________________i
Daftar Isi_________________________________________________________ii
Daftar Tabel______________________________________________________iii
Daftar Gambar____________________________________________________vi

1. IDENTITAS PROYEK PERUBAHAN.........................................................1

1.1 Judul......................................................................................................1
1.2 Deskripsi................................................................................................1
1.3 Sponsor/Mentor.....................................................................................2
1.4 Project Leader.......................................................................................2
1.5 Sumber Daya Tim.................................................................................3
2. LATAR BELAKANG (BURNING PLATFORM)........................................3
2.1 Visi Dan Misi........................................................................................3
2.2 Struktur Organisasi................................................................................5
2.3 Tugas Dan Fungsi..................................................................................6
2.4 Kondisi Saat Ini.....................................................................................9
2.5 Kondisi Yang Diharapkan...................................................................13
3. TUJUAN.......................................................................................................13
4. MANFAAT...................................................................................................14
5. RUANG LINGKUP......................................................................................15
6. OUT PUT KUNCI (KEY PROJECT DELIVERABLE)..............................15
7. TAHAPAN UTAMA (MILESTONE).........................................................16
8. TATA KELOLA PROYEK..........................................................................19
9. ANGGARAN...............................................................................................21
10. IDENTIFIKASI STAKEHOLDER..............................................................22
11. IDENTIFIKASI POTENSI MASALAH......................................................25
12. RESIKO........................................................................................................26
13. KRITERIA KEBERHASILAN....................................................................26
14. FAKTOR KUNCI KEBERHASILAN (KEY SUCCESS FACTOR)..........26
15. PERSETUJUAN...........................................................................................27

Rancangan Proyek perubahan Diklatpim IV Angkatan XVI iii

 PROPOSAL RANCANGAN PROYEK PERUBAHAN

DIKLAT KEPEMIMPINAN TINGKAT IV

1. IDENTITAS PROYEK PERUBAHAN

1.1 JUDUL : MENINGKATKAN TATA KELOLA ADMINISTRASI

KEPEGAWAIAN PADA DINAS PEKERJAAN UMUM DAN
PENATAAN RUANG KABUPATEN MERANGIN

1.2 DESKRIPSI
2. Dinas Pekerjaan Umum dan Penataan Ruang Kabupaten Merangin terbentuk berdasarkan
Peraturan Daerah Kabupaten Merangin Nomor 10 Tahun 2016 tentang pembentukan dan
Susunan Organisasi Perangkat Daerah perlu menetapkan Peraturan Bupati Merangin
Nomor 38 Tahun 2016 tentang kedudukan, susunan Organisasi, Tugas Pokok dan Fungsi
serta Tata Kerja Dinas Daerah.

3. Selain itu Manajemen Pegawai Negeri Sipil adalah untuk meningkatkan efisiensi,
efektivitas, dan derajat profesionalisme penyelenggaraan tugas, fungsi dan kewajiban
kepegawaian yang meliputi penyusunan dan penetapan kebutuhan, pengadaan, pangkat
dan jabatan, pengembangan karir dan penilaian kinerja sesuai peraturan perundangan
yang berlaku.

4. Oleh sebab itu pentingnya dalam hal administrasi dan kinerja yang baik Harus didukung
dengan perangkat yang mendukung guna tercapainya sebuah tujuan yang mampu
membuat perubahan, inovasi yang efisien dan tepat guna. Salah satu contoh dalam hal
Optimalisasi Tata Kelola Administrasi Kepegawaian dengan sistem Aplikasi DataBase
yang mampu memangkas birokrasi yang banyak waktu terbuang.
Jangka Pendek
1. Tersedianya peralatan dan media penyimpan yang siap digunakan;
2. Tersedianya dokumen pegawai yang lengkap;
3. Terlaksananya verifikasi dokumen pegawai sesuai database pada aplikasi Sistem
Informasi Kepegawaian (e-Kepegawaiaan);

Proposal Rancangan Proyek perubahan Diklatpim IV Angkatan XVI 1

 4. Terpilahnya dokumen Kepegawaian yang sudah ada untuk memudahkan proses
Scanner dan penyimpanan dalam folder;
5. Terlaksananya Scanner dokumen kepegawaian;

Jangka Menengah

1. Terlaksananya scanner dokumen kepegawaian sebanyak 118 pegawai;

2. Dokumen pegawai dapat digunakan untuk menganalisis rencana mutasi selama 1
(satu) tahun ke depan.

Tujuan Jangka Panjang

Adapun tujuan jangka panjang proyek perubahan ini adalah: Dokumen pegawai
dapat digunakan untuk menganalisis rencana pengembangan pegawai Dinas
Pekerjaan Umum dan Penataan Ruang.

1.3 SPONSOR

Nama : JOKO ARDIAWAN

NIP : 198010272003121001
JABATAN : Mentor

1.4 PROJECT LEADER

Nama : MUSHONNIF, SE
NIP : 198108172003121009
Jabatan : Kasubbag Umum dan Kepegawaian

1.5 SUMBER DAYA TIM

Sumber daya tim internal dari proyek perubahan ini antara lain :
1. Kepala Dinas Pekerjaan Umum dan Penataan Ruang
2. Sekretaris Dinas PUPR
3. Sub Bagian Keuangan Dinas PUPR
4. Sub Bagian Aset Dinas PUPR
5. Sub Bagian Umum dan Kepegawaian Dinas PUPR
6. Staf Dinas PUPR

Proposal Rancangan Proyek perubahan Diklatpim IV Angkatan XVI 2

3. LATAR BELAKANG (BURNING PLATFORM)

2.1 Visi dan Misi

Secara Geografis Kabupaten Merangin terletak antara 1010 32’39” – 102038’35”
Bujur Timur dan 1039’23” – 2046’9” Lintang Selatan. Luas wilayah Kabupaten
Merangin 7.679 Km2 Dalam mendukung jalannya roda pemerintahan, pusat
pemerintahan Kabupaten Merangin berada di Kota Bangko dengan jarak dari Kota
Jambi (ibukota Provinsi Jambi) ± 256 Km. Berdasarkan Undang-Undang No. 54
Tahun 1999 tentang pembentukan dan pemekaran wilayah di lingkup Propinsi Jambi.
Secara administrasi wilayah Kabupaten Merangin berbatasan dengan :

 Sebelah Timur berbatasan wilayah Kabupaten Bangko

 Sebelah Barat berbatasan wilayah Kabupaten Kerinci
 Sebelah Utara berbatasan wilayah Kabupaten Bungo dan Tebo
 Sebelah Selatan berbatasan wilayah Kabupaten Lebong (Provinsi Bengkulu)

Secara Administrasi Pemerintahan, pembagian wilayah Kabupaten Merangin

sesuai dengan Peraturan Daerah Nomor 06 tahun 2008, Kabupaten Merangin
meliputi 24 wilayah pemerintahan Kecamatan. Disamping upaya meningkatkan
peran pemerintah kecamatan, pemerintah Kabupaten Merangin juga telah
menetapkan kebijakan peningkatan pelayanan pemerintahan kepada masyarakat
melalui penyelenggaraan pelayanan tingkat desa sebanyak 205 desa dan tingkat
kelurahan sebanyak 10 kelurahan.

Dengan banyaknya jumlah wilayah administrasi pemerintahan kabupaten

Merangin dan luas wilayah yang cukup besar maka diperlunya perencanaan yang
matang dalam pembangunan infrastruktur di kabupaten Merangin.
1. Uraian Singkat Tugas Pokok dan Fungsi Dinas Pekerjaan Umum dan Penataan Ruang
Umum Kabupaten Merangin terbentuk berdasarkan Peraturan Daerah Nomor 10
Kabupaten Merangin.

Dinas Pekerjaan Tahun 2016 Tentang Pembentukan dan Susunan Perangkat

Daerah yang bertugas menyelenggarakan urusan pemerintahan bidang pekerjaan umum
dan penataan ruang. Dalam mengemban tugas dan fungsi tersebut diatas Dinas

Proposal Rancangan Proyek perubahan Diklatpim IV Angkatan XVI 3

 Pekerjaan Umum dan Penataan Ruang Kabupaten Merangin mempunyai visi dan misi
sebagai berikut :

VISI :
“MERANGIN MANTAP”

UNGGUL BIDANG PERTANIAN DAN PARAWISATA

PENJABARAN VISI :

Adapun makna dari Visi “MERANGIN MANTAP” tersebut adalah :

MAJU, mengertikan bahwa suatu kondisi masyarakat dan pemerintah Kabupaten

Merangin yang dinamis, produktif kreatif, inovatif dan berdaya saing berdasarkan
kemampuan.

AMAN, mengartikan bahwa tercipta dan terpeliharanya keamanan dalam masyarakat

Kabupaten Merangin, baik dari gangguan manusia maupun dari gangguan alam.

NYAMAN, mengartikan bahwa sikap dan kondisi masyarakat Kabupaten Merangin yang
memiliki harkat kemanusiaan dan harga diri, sehingga berada pada tatanan keselarasan
aspek sosial budaya, ekonomi lingkungan hidup dan tata ruang wilayah.

TERTIB, mengartikan bahwa terciptanya kondisi keteraturan dalam tata kehidupan

masyarakat Tali Undang Tambang Teliti yang mengedepankan kearifan lokal dan hukum
adat.

AMANAH, mengartikan bahwa membangun kepercayaan masyarakat dalam

pelaksanaan pembangunan yang berkeadilan dengan mengedepankan kultur masyarakat
Merangin yang religius dan mengayomi seluruh masyarakat yang plural.

PROFESIONAL, mengartikan bahwa suatu kondisi yang menggambarkan

penyelenggaraan pemerintah yang efektif, bersih, transparan dan akuntabel dengan
komitmen untuk senantiasa meningkatkan kemampuan yang kompetitif dan karakter
penuh tanggung jawab.

Proposal Rancangan Proyek perubahan Diklatpim IV Angkatan XVI 4

 Dalam mewujudkan Visi Pembangunan Kabupaten Merangin tersebut, akan
dilakukan melalui Misi sebagai berikut :

1. Mengembangkan Sumber Daya Bidang Pertanian, Pariwisata dan Ekonomi Kreatif.

2. Meningkatkan Kualitas Pembangunan Infrastruktur Pelayanan Dasar yang
berwawasan lingkungan.
3. Mengembangankan Sumber Daya Manusia yang berdaya saing

2. Memantapkan Tatakelola Pemerintahan yang efektif, bersih dan melayani menuju

World Class Government.

Dalam melaksanakan tugas-tugas pemerintah memiliki struktur organisasi sebagai

berikut :
a. Kapala Dinas
b. Sekretaris
1. Sub Bagian Umum dan Kepegawaian
2. Sub Bagian Keuangan
3. Sub Bagian Aset
c. Bidang Bina Marga
1. Seksi Perencanaan Infrastruktur Bina Marga
2. Seksi Pembangunan, Peningkatan dan Pemeliharaan Jalan
3. Seksi Pembangunan, Peningkatan dan Pemeliharaan Jembatan
d. Bidang Sumber Daya Air
1. Seksi Perncanaan Infrastruktur Sumber Daya Air
2. Seksi Irigasi dan Rawa
3. Seksi Sungai dan Danau
e. Bidang Cipta Karya
1. Sekri Perencanaan Infrastruktur Cipta Karya
2. Seksri Pengembangan Prasarana Permukiman
3. Seksi Bangunan Gedung, Prasarana Air Bersih dan Penyehatan Lingkungan
Permukiman
f. Bidang Tata Ruang
1. Seksi Perencanaan Tata Ruang
2. Seksi Pemanfatan Tata Ruang
3. Seksi Pengendalian Tata Ruang

Proposal Rancangan Proyek perubahan Diklatpim IV Angkatan XVI 5

 g. Bidang Bina Program
1. Seksi Penyusunan Program Infrastruktur
2. Seksi Evaluasi dan Pelaporan Program Infrastruktur
3. Seksi Pengelolaan Data Infrastruktur

h. Bidang Bina Konstruksi

1. Seksi Pengawasan dan Pengendalian Mutu Konstruksi
2. Seksi Penyelenggaraan Jasa Konstruksi
3. Seksi Bina Kelembagaan dan Sumberdaya Konstruksi

Proposal Rancangan Proyek perubahan Diklatpim IV Angkatan XVI 6

 Gambar 2.1
Struktur Organisasi Dinas Pekerjaan Umum dan Penataan Ruang Kab. Merangin
STRUKTUR ORGANISASI DAN TATA KERJA PERATURAN DAERAH KABUPATEN MERANGIN
DINAS PEKERJAAN UMUM DAN PENATAAN RUANG KABUPATEN MERANGIN NOMOR 10 TAHUN 2016

KEPALA DINAS
Ir. M. Arief RH, MUM
NIP. 19690626 199303 1 005

SEKRETARIS
KELOMPOK JABATAN FUNGSIONAL KOSONG

SUB BAGIAN UMUM DAN

SUB BAGIAN KEUANGAN SUB BAGIAN ASET
KEPEGAWAIAN
Mushonnif, SE KOSONG Razali Azhari. HS, SE
NIP. 19810817 200312 1 009 NIP. 19770830 200801 1 004

BIDANG BINA MARGA BIDANG SUMBER DAYA AIR BIDANG CIPTA KARYA BIDANG TATA RUANG BIDANG BINA PROGRAM BIDANG BINA KONSTRUKSI

H. Aspan, ST Junaidi, SE Muzakir, S.Pd Sarbaini, SE, MT Joko Ardiawan, SP Ahmanizar, ST

NIP. 19640307 198401 1 001 NIP. 19670605 199203 1 009 NIP. 19730302 200604 1 003 NIP. 19691010 199002 1 002 NIP. 19801027 200312 1 001 NIP. 19680615 199003 1 015

SEKSI PERENCANAAN SEKSI PENGAW ASAN DAN

SEKSI PERENCANAAN SEKSI PERENCANAAN SEKSI PERENCANAAN SEKSI PENYUSUNAN PROGRAM
INFRASTRUKTUR SUMBER DAYA PENGENDALIAN MUTU
INFRASTRUKTUR BINA MARGA INFRASTRUKTUR CIPTA KARYA TATA RUANG INFRASTRUKTUR
AIR KONSTRUKSI
Ade Chandra, ST, M.Sc Heriyanto, ST kosong Ira Meutia Hanafi, ST, MT Masyhur Effendi, ST Syupandi, ST
NIP. 19850212 201001 1 007 NIP. 19750216 200904 1 004 NIP. 19820503 200604 2 039 NIP. 19780919 201001 1 007 NIP. 19860329 200904 1 002

SEKSI EVALUASI DAN

SEKSI PEMB, PENINGKATAN &
PEMELIHARAAN JALAN
Yaddy Novianto, ST, MT
NIP. 19801106 200604 1 005
SEKSI IRIGASI DAN RAWA
Kamel Riza, ST
NIP. 19750106 200904 1 003
SEKSI PENGEMBANGAN SEKSI PEMANFAATAN SEKSI PENYELENGGARAAN
PELAPORAN PROGRAM
PRASARANA PERMUKIMAN TATA RUANG JASA KONSTRUKSI
INFRASTRUKTUR
Sawali Yahya, ST Aal Kafnizal, ST Mumtazirin, S.AP, MM Zuriyati, S.Pd
NIP. 19760526 200312 1 006 NIP. 19730818 200604 1 005 NIP. 19660824 199102 1 001 NIP. 19680523 199109 2 001

SEKSI PEMB, PENINGKATAN & SEKSI BANGUNAN GEDUNG, SEKSI PENGENDALIAN SEKSI PENGELOLAAN DATA SEKSI BINA KELEMBAGAAN DAN
SEKSI SUNGAI DAN DANAU
PEMELIHARAAN JEMBATAN PAB DAN PLP TATA RUANG INFRASTRUKTUR SUMBER DAYA KONSTRUKSI

Efrianto, ST Abdul Rahman, SE kosong Firdaus, SE Marlinda Sulyanti, ST Khavidh Tanzil, ST, MM
NIP. 19761007 201001 1 006 NIP. 19750704 199803 1 004 NIP. 19660918 199403 1 005 NIP. 19801017 201001 2 017 NIP. 19800713 200501 1 002

UNIT PELAKSANA TEKNIS (UPT)

OPERASIONAL DAN
PEMELIHARAAN ALAT BERAT

KEPALA
Mustarhadi, S.Hi, MH
NIP. 19830417 201101 1 002

SUB BAGIAN TATA USAHA

Ermanto, SE
NIP. 19701119 199403 1 003

2.3 Tugas dan Fungsi

3 Menghimpun dan penelaahan peraturan perundang-undangan, petunjuk teknis, petunjuk
pelaksanaan dan pedoman / ketentuan lain berkaitan dengan bidang umum,kepegawaian
4 Pengkoordinasian dan menghimpun Penyusunsn Standar Prosedur (SOP) kerja dinas.
5 Pengkoordinasian pelaksanaan Analisis Jabatan Beban Kerja dan Standar Kopetensi Pegawai
Dinas.
6 penyusunan rencana program dan kegiatan serta pelaksanaan pada Sub Bagian Umum dan
kepegawaian .
7 Pembagian tugas, pemberian, petunjuk serta pengevaluasian hasil kerja bawahan dalam
pelaksanaan tugas.
8 Pelaksanaan administrasi umum, kepegawaian dan peningkatan SDM meliputi
ketatausahaan, ketatalaksanaan, kepustakaan, kearsipan, dan penyusunan Database Pegawai
Dinas.
9 Pelaksanaan kegiatan kehumasan dan keprotokolan serta pelayanan penerimaan tamu dinas.
10 Pelaksanaan pengurusan perjalanan dinas, kebersihan kantor, keamanan kantor serta
pelayanan kerumahtanggaan lainnya.
11 Pelaksanaan fasilitas pembinaan pegawai dan administrasi kepegawaian dinas.
12 Pelaksanaan pengusulan pendidikan dan pelatihan pegawai dinas.
13 Penataan Aset Satuan Kerja Perangkat Daerah.
14 Pelaporan pelaksanaan program kegiatan serta realisasi Anggaran Sub Bagian Umum dan
Kepegawaian.

Proposal Rancangan Proyek perubahan Diklatpim IV Angkatan XVI 7

15 Melaksanakan tugas yang diberikan oleh atasan sesuai dengan tugas dan fungsinya.
2.4 Kondisi Saat Ini
Pada Sub Bagian Umum dan Kepegawaian mempunyai tugas membantu Sekretariat
dalam rangka menyiapkan administrasi Meningkatkan Tata Kelola Administrasi
Kepegawaian, kearsipan, perlengkapan, administrasi kepegawaian untuk
menyelenggarakan tugas sebagaimana dimaksud, Sub Bagian Umum dan Kepegawaian;
Berdasarkan hal tersebut diatas maka tugas pokok dan fungsi Sub Bagian Umum
dan Kepegawaian ada terdapat beberapa isu aktual yang akan kami angkat yaitu; masih
seringnya ASN di lingkup Dinas Pekerjaan Umum dan Penataan Ruang terlambat dalam
kenaikan pangkat dan berkala, hal ini di sebabkan dengan permasalahna sebagai berikut;

a. Belum Tersusunnya Penyelenggaraan Data Kepegawaian dengan baik dan benar

b. Penyimpanan data pengawai masih dilakukan secara manual
c. Belum terciftanya kesadaran pegawai dalam melengkapi data kepegawaian

Dari permasalahan diatas untuk melihat isu aktual yang dihadapi Sub Bagian
Umum dan Kepegawaian dalam menjalankan tugas dan fungsinya, dapat dilakukan
analisis APKL ( Aktual, Problematik, Khalayak, Layak ) yang disajikan dalam tabel
berikut;
TABEL. 1
ANALISIS A.P.K.L

Kriteria
NO Isu Aktual Prioritas
A P K L
Penyimpanan data pengawai masih
1 4 5 4 5 18
dilakukan secara manual
Belum tersedianya sarana dan prasarana
2 penyimpanan file data kepengawaian. 4 3 3 3 13

Belum terciftanya kesadaran pegawai dalam

3 5 4 3 4 16
melengkapi data kepegawaian
Keterangan

Kriteria

Proposal Rancangan Proyek perubahan Diklatpim IV Angkatan XVI 8

 5 = Sangat Tinggi
4 = Tinggi
3 = Sedang
2 = Renda
1 = Sangat Rendah

Dari hasil analisis APKL diperoleh 3 (tiga) isu aktual diatas diperoleh
permasalahann utama yang menjadi aktual proritas yang terjadi dalam pelaksanaan tugas
pokok dan fungsi sub bagian Umum dan Kepegawaian

Selanjutnya Dalam melaksanakan gagasan proyek perubahan, maka digunakan

analisis USG (Urgensi Serious Growth) terhadap permasalahan yang berkaitan dengan
tugas pokok dan fungsi Sub Bagian Umum dan Kepegawaian di Dinas Pekerjaan Umum
dan Penataan Ruang Kabupaten Merangin :

Table.2
ANALISIS U.S.G

N Permasalahan U S G Total Pioritas

O Nilai

1 Kurangnya kesadaran pegawai dalam

3 4 5 5 17
mengimpun data kepegawaian

2 Belum Terlaksananya Penataan

Data Kepegawaian secara baik dan
4 5 4 5 18
benar dengan menggunakan
Digilitalisasi

3 Belum terpenuhinya SDM kompetensi

teknologi IT dalam mengelola data 5 4 3 4 16
kepegawaian

Keterangan :

Urgency Serious Growth

Proposal Rancangan Proyek perubahan Diklatpim IV Angkatan XVI 9

 ( Mendesak ) ( Kegawatan ) ( Pertumbuhan)
5 = Sangat Penting 5 = Sangat Gawat 5 = Sangat Cepat
4 = Penting 4 = Gawat 4 = Cepat
3 = Cukup Penting 3 = Cukup Gawat 3 = Cukup Cepat
2 = Kurang Penting 2 = Kurang Gawat 2 = Kurang Cepat
1 = Tidak Penting 1 = Tidak Gawat 1 = Tidak Cepat

Berdasarkan hasil analisis dengan menggunakan metode USG dapat diambil

kesimpulan bahwa permasalhan “Efisiensi dalam Pengelolaan Adminisrasi Kepegawaian
masih manual” menjadi permasalahan pertama yang diprioritaskan penyelesaiannya.

Berdasarkan latar belakang permasalahan diatas penulis mengambil judul proyek

perubahan yaitu : “Optimalisasi Tata Kelola Administrasi Kepegawaian
Melalui Aplikasi SIMPEG di Dinas Pekerjaan Umum dan Penataan
Ruang Kabupaten Merangin”.

2.5 KONDISI YANG DIHARAPKAN.

Dari berbagai permasalah diatas yang telah dilakukan dengan menggunakan analisis
U.S.G kondisi yang diharapkan adalah :
1. Tertatanya data kepegawaian yang rapi dan berurutan secara manual

2. Mempermudah dan mempercepat penemuan data kepegawaian yang dibutuhkan

untuk kenaikan pangkat dan kenaikan gaji berlaka yang tersimpan secara digitalisasi

3. TUJUAN

1. Terwujudnya administrasi Kepegawaian yang sistematis, menyeluruh, dan sesuai

dengan norma, standar, prosedur, dan kriteria melalui penataan Pengelolaan
Administrasi Kepegawaian.

Jangka Pendek

1. Tersedianya peralatan dan media penyimpan yang siap digunakan;

2. Tersedianya dokumen pegawai yang lengkap di dosir pegawai;
3. Terlaksananya verifikasi dokumen pegawai sesuai database pada aplikasi Sistem
Informasi Kepegawaian (SIMPEG);

Proposal Rancangan Proyek perubahan Diklatpim IV Angkatan XVI 10

 4. Terpilahnya dokumen Kepegawaian yang sudah ada untuk memudahkan proses
Scanner dan penyimpanan dalam folder;
5. Terlaksananya Scanner dokumen kepegawaian;

Jangka Menengah

2.5.1.1 Terlaksananya Scanner dokumen kepegawaian sebanyak 118 pegawai;

2.5.1.2 Dokumen pegawai dapat digunakan untuk menganalisis rencana mutasi selama 1
(satu) tahun ke depan.

Tujuan Jangka Panjang

Tujuan yang direncanakan akan dicapai dalam jangka waktu 2 sampai dengan
4 (dua sampai dengan empat) tahun. Adapun tujuan jangka panjang proyek perubahan
ini adalah: Dokumen pegawai dapat digunakan untuk menganalisis rencana
pengembangan pegawai Dinas Pekerjaan Umum dan Penataan Ruang.

4. MANFAAT

Proyek perubahan ini diharapkan dapat berkontribusi positif bagi Pemerintah

Kabupaten Merangin. secara umum dan khusunya bagi Dinas Pekerjaan Umum dan
Penataan Ruang Kabupaten Merangin. Yang diharapkan antara lain:
a. Terwujudnya administrasi kepegawaian yang sistematis, utuh, menyeluruh, dan sesuai
dengan norma, standar, prosedur, dan kriteria melalui Pengelolaan Administrasi
Kepegawaian dengan baik.
b. Maksimalnya aparatur dalam pengelolaan Adminidtrasi kepegawaian
c. Maksimalnya sumber daya manusia tentang pengelolaan administrasi kepegawaian pada
Dinas Pekerjaan Umum dan Penataan Ruang.
d. Terwujudnya sikap mental aparatur dalam menyusun Administrasi Kepegawaian Melalui
Aplikas SIMPEG.

5. RUANG LINGKUP

Kegiatan-kegiatan penting yang dilakukan dalam Proyek Perubahan dengan adanya

Optimalisasi Pengelolaan Administrasi Kepegawaian Melalui Aplikasi SIMPEG:

1. Pembentukan tim kerja efektif;

Proposal Rancangan Proyek perubahan Diklatpim IV Angkatan XVI 11

2. Menjalankan Aplikasi SIMPEG secara digital dlam rangka Pengelolaan Administrasi
Kepegawaian
3. Melakukan Scanner dan menginput Data Pegawai
4. Menetapkan Pengelola/Admin Aplikasi SIMPEG

5. Mensosialisasikan Aplikasi SIMPEG di lingkungan Dinas Pekerjaan Umum dan Penataan

Ruang

6. OUT PUT KUNCI (KEY PROJECT DELIVERABLE)

Nama Deskripsi
Penginventarisasian data Suatu proses Pengelolaan, inventarisasi dan
Kepegawaian verifikasi data untuk memastikan bahwa data
yang ada sesuai dengan keadaan yang
sebenarnya serta untuk menjamin
ketersediaan data dalam penyelenggaraan
kegiatan sebagai bahan akuntabilitas kinerja
dan alat bukti yang sah berdasarkan suatu
sistem yang memenuhi, persyaratan: andal,
sistematis, utuh, menyeluruh, dan sesuai
dengan norma, standar, prosedur, dan
kriteria.
Upgrade aplikasi SIMPEG
Penambahan Sub Menu khusus data
Kepegawaian pada aplikasi SIMPEG yang di
rancang untuk mengelola dan menampilkan
data kepegawaian sehingga dapat
menampilkan informasi yang akuntabel

Penginputan data ke dalam tentang data tersebut.

Aplikasi Proses penginputan data data yang masih
berbentuk hard copy untuk di proses secara
komputerisasi sehingga dapat tersimpan
dalam Aplikasi SIMPEG Data Base.

Proposal Rancangan Proyek perubahan Diklatpim IV Angkatan XVI 12

7. TAHAPAN UTAMA (MILESTONE)

1. Tertatanya Administrasi kepegawaian dengan baik dan rapi

2. Terlaksanya sosialisasi rancangan proyek perubahan pada Stakcholder Internal
3. Tersedianya Database kepegawaian melalui aplikasi SIMPEG
4. Terinputnya data kepegawaian melalui aplikasi SIMPEG berdasarkan Daftar Urutan
Kepangkatan.
5. Teciptanya Sumber Daya Manusia yang berkompetensi dalam pengelolaan data
kepegawaian melalui aplikasi SIMPEG
6. Terlaksananya verifikasi data kepegawaian

Dalam rangka Optimalisasi Pengusulan Perencanaan Program Kegiatan melalui SI PENNI

pada RSD Kolonel Abundjani Bangko maka tahapan Utama (Milestone) sebagai berikut :

ROAD MAP/MILE STONE PROYEK PERUBAHAN

Dalam rangka melaksanakan proyek perubahan ini harus dibuat Road Map/Milestone
sebagai mana tersebut dibawah ini, yang diawali dengan melaporakan kepada atasan langsung
Kabid Bina Program selaku Mentor tentang rencana pelaksanaan proyek perubah.

TAHAPAN WAKTU

I. TAHAP JANGKA PENDEK

A. Melakukan pembentukan tim efektif

- Konsultasi dengan mentor
- Menyiapkan surat undangan rapat
- Mempersiapkan daftar absensi rapat
- Mempersiapkan Notulen rapat Minggu ke bulan Mei 2019
- Mendistribusikan undangan rapat
- Mengadakan rapat
- Menyiapkan SK tim Efektif
- Pengesahan SK Tim Efektif
- Foto Kegiatan

B. Melakukan sosialisasi rancangan proyek perubahan Minggu ke bulan Mei 2019

- Membuat surat undangan

Proposal Rancangan Proyek perubahan Diklatpim IV Angkatan XVI 13

 - Pendistribusian surat undangan
- Pendistribusian surat undangan
- Membuat daftar hadir
- Melakukan sosialisasi
- Foto Kegiatan.

C. Melakukan Pendataan/pengecekan file data

kepegawaian yang telah ada dilemari arsip
Kepegawaian.
- Membuat Instrumen Permintaan Kelengkapan Data
Pegawai.
- Membuat surat edaran masalah data kepegawaian
keseluruh PNS Dinas PUPR Minggu ke bulan Mei 2019
- Pendistribusian surat edaran dan instrumen
keseluruh PNS PUPR.
- Pengumpulan data kepengawaian.
- Foto Kegiatan

- Pertemuan koordinasi dan konsultasi dengan

stakeholder eksternal.Melakukan konsultasi format
DataBase Kepegawaian ke Dinas Komimfo
Minggu ke bulan mei 2019
- Melakukan konsultasi Data Kepegawaian ke
BKPSDMD
- Pembuatan Format Data Base Kepegawaian.
- Foto Kegiatan
D. Melakukan pengimputan data kepegawaian melalui
aplikasi komputerisasi berbasis SIMPEG
- Menyiapkan data kepegawaian yang telah
diverifikasi.
- Mengscanner data ke dalam aplikasi
Minggu ke bulan Mei 2019
komputerisasi berbasis database.
- Melakukan penelitian / Verifikasi Ulang.
- Validasi Data Kepegawaian.
- Foto Dokumen.

E. Melakukan penataan data kepegawaian ke dalam Minggu ke bulan Juni 2019

lemari penyimpanan arsip kepegawaian berdasarkan
Daftar Urut Kepangkatan.
- Pemberian label data.
- Memasukkan file kepegawaian secara benar.
- Melakukan penataan ke dalam almari Arsip

Proposal Rancangan Proyek perubahan Diklatpim IV Angkatan XVI 14

 Kepegawaian.
- Foto Kegiatan

II. TAHAPAN JANGKA MENENGAH WAKTU

- Melakukan Verifikasi data kepegawaian
berkelanjutan
- Melakukan pengajuan anggaran sarana 6 Bulan / 1 Tahun
dan perasana data kepegawaian

III. TAHAP JANGKA PANJANG WAKTU

- Melakukan evaluasi dan monitoring kegiatan
pengolahan data kepegawaian Lebih dari 1 Tahun

Berikut pentahapan perencanaan kegiatan proyek perubahan yaitu :

1. Rencana Jangka Pendek Waktu 2 (dua) Bulan
A. Melakukan pembentukan tim efektif
- Konsultasi dengan mentor
- Menyiapkan surat undangan rapat
- Mempersiapkan daftar absensi rapat
- Mempersiapkan Notulen rapat
- Mendistribusikan undangan rapat
- Mengadakan rapat
- Menyiapkan SK tim Efektif
- Pengesahan SK Tim Efektif
- Foto Kegiatan
B. Melaksanakan sosialisasi rancangan proyek perubahan
- Membuat surat undangan
- Pendistribusian surat undangan
- Pendistribusian surat undangan
- Membuat daftar hadir
- Melakukan sosialisasi
- Foto Kegiatan.

C. Melakukan Pendataan/pengecekan file data kepegawaian yang telah ada dilemari arsip
Kepegawaian.

- Membuat Instrumen Permintaan Kelengkapan Data Pegawai.

- Membuat surat edaran masalah data kepegawaian keseluruh PNS Dinas PUPR
- Pendistribusian surat edaran dan instrumen keseluruh PNS Dinas PUPR.
- Pengumpulan data kepengawaian.
- Foto Kegiatan

D. Melakukan pertemuan koordinasi dan konsultasi dengan stakeholder Eksternal.

Proposal Rancangan Proyek perubahan Diklatpim IV Angkatan XVI 15

 - Melakukan konsultasi format aplikasi DataBase Kepegawaian ke Dinas Komimfo
- Melakukan konsultasi Data Kepegawaian ke BKPSDMD
- Pembuatan Format Data Base Kepegawaian.
- Foto Kegiatan

E. Melakukan penginputan data kepegawaian melalui aplikasi komputerisasi berbasis database

berdasarkan Daftar Urut Kepangkatan.
- Menyiapkan data kepegawaian yang telah diverifikasi.
- Mengentri data ke dalam komputerisasi berbasis aplikasi.
- Melakukan penelitian / Verifikasi Ulang.
- Validasi Data Kepegawaian.
- Foto Dokumen.

2. Rencana Jangka Menengah Waktu 6 Bulan – 1 Tahun

 Melakukan Verifikasi data kepegawaian berkelanjutan
 Melakukan pengajuan anggaran sarana dan perasana data kepegawaian

3. Rencana Jangka Panjang Lebih dari 1 Tahun

- Melakukan evaluasi dan monitoring kegiatan pengolahan data kepegawaian

8. TATA KELOLA PROYEK

Gambar 8.1

Struktur Proyek Perubahan

MENTOR
JOKO ARDIAWAN, SP

PROJECT LEADER
MUSHONNIF,SE
COACH
SUWARTO, S.Sos, MM

TIM KERJA INTERNAL TIM KERJA EKSTERNAL

 DORI NOFRIADI, SHI  BKPSDM
 FARID HIDAYAT, SAB  DINAS KOMINFO
 SRI SUNARSIH, SPd
 MIA AULIA TIRTA,S.Kom
 RONI RAHMA HIDAYAT,S.Kom

Proposal Rancangan Proyek perubahan Diklatpim IV Angkatan XVI 16

8. ANGGARAN
Estimasi keseluruhan anggaran yang diperlukan adalah sebesar Rp. 2.500.0000,00
(Tiga Juta Rupiah) dengan rincian sebagai berikut :
 Biaya alat tulis kantor = Rp. 500.000,-
 Biaya konsumsi = Rp. 500.000,-
 Upgrade Aplikasi = Rp. 1.500.000,-

10. IDENTIFIKASI STAKE HOLDERS PROYEK PERUBAHAN

Peranan dan pengaruh masing-masin Stake Holders dalam melaksanakan Proyek
Perubahan ini penulis sebagai projeck leaders bekerjasama dengan stake holders internal dan
eksternal.

PETA STAKEHOLDERS

Laten’s Promotor’s
 Tim Efektip
 Kominfo  Kadis PUPR
 BPKSDMD  Sekretaris

Depender’s
Afatheti cs
 Kabid Bina
 Staf Dinas PUPR
Program

A. STAKEHOLDERS INTERNAL

Proposal Rancangan Proyek perubahan Diklatpim IV Angkatan XVI 17

 1 Ir. M. Arief RH,MUM ( Kepala Dinas Pekerjaan Umum dan Penataan Ruang
Kabupaten Merangin)
Yang memiliki potensi untuk mendukung proyek perubahan ini karena sebagai
penasehat terhadap pelaksanaan proyek perubahan, beliau dikategorikan kedalam
stakeholder Promoters

2 H. Aspan, ST (Sekretaris Dinas Pekerjaan Umum dan Penataan Ruang

Kabupaten Merangin)
Yang memiliki potensi untuk mendukung proyek perubahan ini karena selaku atasan
langsung memberikan arahan dan dukungan terhadap pelaksanaan proyek perubahan.
dikategorikan kedalam stakeholder Promoters

3 Joko Ardiawan, SP (Kabid Bina Program Dinas Pekerjaan Umum dan Penataan
Ruang Kabupaten Merangin)
Memiliki potensi mendukung proyek perubahan karena sebagai Mentor yang
menghimpunan Program dan perencanaan dikategorikan kedalam stakeholder
Promotors

4 Razali Azhari, SE (Kasubbag Aset)

Memiliki potensi mendukung proyek perubahan dalam pengumpulan data dan
informasi kepegawaian. dikategorikan kedalam stakeholder Promotors

5 Farid Hidayat, S. AB (Staf Keuangan)

Memiliki potensi mendukung proyek perubahan dalam pengumpulan data dan
informasi kepegawaian. dikategorikan kedalam stakeholder Promotors

6 Sri Sunarsih, S.Pd (Staf Subbagian Umum dan Kepegawaian)

Memiliki potensi mendukung proyek perubahan dalam pengumpulan data dan
informasi kepegawaian. dikategorikan kedalam stakeholder Promotors

7 Eka Susanti, SE (Staf Subbagian Umum dan Kepegawaian)

Memiliki potensi mendukung proyek perubahan dalam pengumpulan data dan
informasi kepegawaian. dikategorikan kedalam stakeholder Promotors

8 Linda Wati, A.Md (Staf Subbagian Umum dan Kepegawaian)

Proposal Rancangan Proyek perubahan Diklatpim IV Angkatan XVI 18

 Memiliki potensi mendukung proyek perubahan karena sebagai tim efektif dalam
pengumpulan data dan informasi kepegawaian. dikategorikan kedalam stakeholder
Promotors

9 Henriko Adi Putra (Staf Subbagian Umum dan Kepegawaian)

Memiliki potensi mendukung proyek perubahan karena sebagai tim efektif dalam
pengumpulan data dan informasi kepegawaian. dikategorikan kedalam stakeholder
Promotors

10 Dori Nofriadi, S.HI (Staf Subbagian Umum dan Kepegawaian)

Memiliki potensi mendukung proyek perubahan karena sebagai tim efektif dalam
pengumpulan data dan informasi kepegawaian. dikategorikan kedalam stakeholder
Promotors

11 Roni Rahma Hidayat, S.Kom Staf pelaksana Dinas Pekerjaan Umum dan Penataan
Ruang yang memiliki potensi untuk mendukung terhadap proyek perubahan ini.
Dikaterikan Kedalam Stakeholder Promotrors

12 Mia Aulia Tirta, S.Kom Staf pelaksana Dinas Pekerjaan Umum dan Penataan Ruang
yang memiliki potensi untuk mendukung terhadap proyek perubahan ini. Dikategorikan
sebagai stakeholder Promotors

11. STAKEHOLDERS EKSTERNAL

Dinas Komimfo
Memiliki potensi untuk mendukung proyek perubahan ini karena sebagai instansi
Pemerintah Daerah yang mengelola data elektronik, dikategorikan kedalam stakeholder
Promotors
BKPSDMD
Memiliki potensi untuk mendukung proyek perubahan ini karena sebagai instansi
Pemerintah daerah yang mengelola data Kepegawaian, dikategorikan kedalam stakeholder
Promotors
Coach
Melakukan monitoring secara reguler terhadap kegiatan peserta selama tahap laboratorium
kepemimpinan melalui media teknologi informasi.

Proposal Rancangan Proyek perubahan Diklatpim IV Angkatan XVI 19

 Dari identifikasi Stakeholders setelah dilakukan proyek perubahan terdapat perubahan
dukungan yang semula bersifat Promotors, Defenders, Apathetics dan Latents, kemudian setelah
dilakukan proyek perubahan ini semua stake holder Promotor sepenuhnya terhadap proyek
perubahan ini sebagai tabel berikut :

Kekuatan Kepentingan
No Stakeholder Kategori
B K B K

TIM INTERNAL

1. Ir. M. Arief RH, MUM V - V - Promotors

2. H. Aspan, ST V - V - Promotors

3. Joko Ardiawan, SP V - V - Promotors

4. Razali Azhari, SE V - V - Promotors

5. Farid Hidayat, S.AB V - V - Promotors

6. Dori Nofriadi, S.Hi V - V - Promotors

7. Eka Susanti, SE V - V - Promotors

8. Linda Wati, A.Md V - V - Promotors

9. Henriko Adi Putra V - V - Promotors

10. Rono Rahmad Hidayat, S.Kom V - V - Promotors

11. Mia Aulia Tirta, S.Kom V - V - Promotors

TIM EKSTERNAL

1. Dinas kominfo V - V - Promoters

Proposal Rancangan Proyek perubahan Diklatpim IV Angkatan XVI 20

 2. BKPSDMD V - V - Promoters

3. Coach V - V - Promoters

Keterangan :
- Promotors memiliki kepentingan besar terhadap program dan juga kekuatan untuk membantu
membuatnya berhasil.
- Defenders memiliki/menyuarakan dukungannya dalam komunitas, tetapi kekuatannya kecil
untuk mempengaruhi program kekuatan besar untuk mempengaruhi program
- Latens tidak memiliki kepentingan khusus maupun terlibat dalam program, tetapi memiliki
kekuatan besar untuk mempengaruhi program
- Apathetics kurang memiliki kepentingan maupun kekuatan

12. TATA KELOLA PROYEK PERUBAHAN

STRUKTUR DESKRIPSI

Mentor Proyek perubahan merupakan kegiatan

Joko Ardiawan, SP pembelajaran dengan bimbingan para
coach dan concelor serta teamwort yang
Coach Project Leader
SUWARTO,S.SoS,MM Mushonnif, SE ada di instansi mulai dengan kegiatan,
diagnose, organisasi,
mengkomunikasikan permasalahan
dengan stakholder, merancang
perubahan dan menyajikan hasil
pelaksanaan dalam seminar
kepemimpinan.
Sponsor/ Mentor:
TEAM WORK Joko Ardiawan, SP bertindak sebagai
1. Dori Nofriadi, S.Hi pembimbing dan memberikan dukungan
2. Roni Rahmad Hidayat, S.Kom
3. Mia Aulia Tirta, S.Kom serta arahan tentang keseluruhan
program
Coach :
SUWARTO, S.SoS,.MM Melakukan
monitoring secara reguler terhadap

Proposal Rancangan Proyek perubahan Diklatpim IV Angkatan XVI 21

 kegiatan peserta selama tahap
laboratorium kepemimpinan melalui
media teknologi Informasi.
Project leader :
MUSHONNIF, SE Melakukan eksekusi
keseluruhan terhadap yang telah
dirancang dalam project chart dengan
mendayagunakan sumber daya yang ada.
Tim Kerja Internal :
Membantu project Leader
menyelesaikan tugasnya.
Tim Kerja Eksternal :
TIM yang tergabung dalam membantu
melaksanakan proyek perubahan.
Tim Pelaksana :
Seluruh Staf Subbagian Umum dan
Kepegawaian Kabupaten Merangin.

13. KENDALA DAN STRATEGIS MENGHADAPINYA

A. Kendala Proyek Perubahan

Secara umum tidak terjadi kendala yang berarti, dikarenakan tim yang dibentuk
sudah sesuai dengan pembagian yang sudah ditentukan. Kerjasama tim sangat didukung
oleh Sekretaris selaku mentor yang selalu memantau pelaksanaan proyek perubahan ini,
adapun kendala yang dihadapi adalah :

1. Keterbatasan sarana dan prasarana;

2. Keterbatasan SDM yang berkualitas dan beretos kerja tinggi;
3. Ada beberapa berkas arsip yang hilang atau rusak;
4. Kurang kesadaran pegawai akan pengelolaan data kepegawaian
6. Beberapa berkas arsip kepegawaian yang hilang atau rusak

B. Strategi Mengatasi kendala

Strategi yang dilakukan untuk mengatasi kendala yang dihadapi adalah :
1. Mengatur waktu sebaik mungkin sehingga pekerjaan kantor dan proyek perubahan
dapat sama-sama terlaksana.
2. Menjalin komunikasi yang baik dengan para stake holders dan tim yang ada sehingga
dapat berjalan optimal.

Proposal Rancangan Proyek perubahan Diklatpim IV Angkatan XVI 22

 14. Capaian Proyek Perubahan Sesuai Milenstone

Dalam proyek perubahan ini projeck leaders mendapat dukungan dari seluruh steke
holders baik itu stake holders internal maupun eksternal. Sekretaris sebagai atasan langsung dan
selaku mentor sangat mendukung realisasi proyek perubahan ini.

Mentor selalu mengikuti dan memantau setiap perkembangan yang dicapai dalam
pelaksanaan proyek perubahan ini, sehingga projeck leaders bersemangat dan termotipasi
sehingga proyek perubahan ini tercapai sesuai dengan target yang di inginkan dan diharapkan.
Gambaran capaian tahapan proyek perubahan ini dapat dilihat pada tabel implementasi dibawah
ini :

TAHAPAN-TAHAPAN PENJADWALAN MILESTONE

Milestone : I Melakukan Pembentukan Tim Efektif

No Hari/ Kegiatan Indikator Capaian Persenta Kendala Bukti
Keberhasilan se dan Fisik
Tangga Capaian Upaya
l Penyeles
aian

1 Melakukan koordinasi DI lanjutkan Pelaksana 100% Kendala : - Foto

dan konsultasi tentang proposal an proyek perte
proyek perubahan dan proyek perubahan muan
penyusunan SK Tim perubahan dan sesuai denga
Proyek Perubahan draf susunan milestone n
Kepada Sekretaris SK Tim efektif dan mento
( Mentor) disetujuin r
ya draf SK - Form
Tim ulir
konsu
ltasi
mento
r
2 - Pembuatan Surat Melaksanakan Terdapatn 100% Kendala : - Unda
undangan pembuatan ya Surat ngan

Proposal Rancangan Proyek perubahan Diklatpim IV Angkatan XVI 23

 - Menandatangani Undangan Undangan - Foto
Surat Undangan Nomor : pendi
- Mendistribusikan 800/ 158 sbustr
Surat Undangan /INSP ian
surat
undan
gan
3 - Melaksanakan Rapat Melaksanakan Terbentuk 100% Kendala : - Dafta
Tim Efektif Rapat nya Tim r
Pembentukan Kerja Hadir
Tim Efektif - Notul
en
- Poto
Rapat
4 - Membuat SK Terbentunya Jumlah 100% Kendala : SK Tim
Tim Efektif Tim Keraja Tim Nomor
- Menandatangani Internal : 41
SK Tim Efektif Lengkap Tahun
- Mendistribusika 2019
n SK Tim Tangga
Efektif l 26
Mei
2019

Milestone II : Melakukan Sosialisasi Rancangan Proyek Perubahan

No Hari Kegiatan Indikator Capaian Persentas Kendala Bukti
/Tangg Keberhasilan e dan Upaya Fisik
al Capaian Penyelesai
an
1 Membuat Undangan Melaksanakan Terdapatn 100% Kendala : - Foto
- Menandatangani pembuatan ya surat Surat
undangan surat undangan undangan 100% undan
Melaksanakan Surat gan
pendandatanga undangan Kendala :
n surat telah di - Foto
undangan tandatanga penda
ni ndata
ngan
surat
undan
gan
2 - Mendistribusikan Melaksanakan Suarat 100% Kendala : - Foto
Undangan pendistribusian undangan pendi
- Membuat daftar hadir surat undangan telah selsai stribu
di sian
distribusik suarat
an undan

Proposal Rancangan Proyek perubahan Diklatpim IV Angkatan XVI 24

 gan
3 - Melaksanakan Melaksanakan Terdapat 100% Kendala : - Foto
Sosialisasi pembuatan bahan dan kegiat
bahan dan terlaksana an
pelaksanaan nya Sosial
sosialisasi sosialisasi isasi

Milestone III : Melakukan Pendataan / Pengecekan file Data Kepegawaian yang telah ada dilemari
Arsip Kepegawaian

No Hari Kegiatan Indikator Capaian Persentas Kendala Bukti

/Tangg Keberhasilan e dan Upaya Fisik
al Capaian Penyelesai
an

1 - Membuat Instrumen Melaksanakan Terlaksana 100% Kendala : Instrum

Permintaan pembutan nya en data
Kelengakapan data instrumen data pembuatan kepega
Kepegawaian kepegawaian instrumen waian
- Menandatangani surat data 100% Kendala :
edaran Melaksanakan kepegawai Surat
penandatangan an edaran
surat edaran
dan instrument
Terlaksana
nya
penandata
ngan surat
edaran dan
instrumen
2 - Pendistribusian surat Melaksanakan Surat 100% Kendala : Foto
edaran dan instrumen pendistribusian edaran dan pendistr
keseluruh PNS Dinas surat edaran instrumen ibusian
PUPR. dan instrument telah surat
selasai di edaran
distribusik dan
an instrum
ent
3 - Mengumpulkan data Melakukan Terlaksana 100% Kendala : Foto
kepegawaian pengumpulan nya pengum
data pengumpu pulan
- Melakukan Verifikasi kepegawaian lan data data
data kepegawai kepega
kepegawaian sesuai Melakukan an 100% Kendala : waian
instrument vrifikasi data
kepegawaian Terlaksana Foto
nya vrifikasi

Proposal Rancangan Proyek perubahan Diklatpim IV Angkatan XVI 25

 Verifikasi data
data kepegaw
kepegawai aian
an Foto
kegiata
n

Milestone IV : Pertemuan koordinasi dan konsultasi dengan stakeholder eksternal

No Hari Kegiatan Indikator Capaian Persentas Kendala Bukti

/Tangg Keberhasilan e dan Upaya Fisik
al Capaian Penyelesai
an

1 Konsultasi mentor Lanjutkan Terlaksana 100% Kendala : Foto

pelaksanaan nya konsult
proyek konsultasi asi
perubahan dengan
mentor

2 - Melakukan konsultasi Melaksanakan Terlaksana 100% Kendala : Foto

Rancangan aplikasi E- konsultasi nya Konsult
kepegawaian ke Dinas rancangan konsultasi asi
Kominfo Aplikasi Rancanga
SIMPEG ke n Aplikasi
dinas komimfo dan Surat
Dukungan
dari Dinas
Komimfo
2 - Melakukan konsultasi Melaksanakan Terlaksana 100% Kendala : Foto
tentang Rancangan konsultasi nya Konsult
aplikasi SIMPEG ke rancangan konsultasi asi
BKPSDMD Aplikasi Aplikasi
SIMPEG ke dan Surat
BKPSDMD Dukungan
serta
memfasilit
asi
penginput
an data
kepegawai
an dari
BKPSDM
D

Proposal Rancangan Proyek perubahan Diklatpim IV Angkatan XVI 26

Milestone V : Melakukan Pengimputan Data Kepegawaian Melalui Komputerisasi Berbasis
SIMPEG
No Hari Kegiatan Indikator Capaian Persentas Kendala Bukti
/Tangg Keberhasilan e dan Upaya Fisik
al Capaian Penyelesai
an

1 - Menyiapkan Data Melaksanakan Terlaksana 100% Kendala : - Foto

Kepegawaian yang Penyiapan data nya penyia
telah divrifikasi kepegawaian Penyiapan pan
yg telah data data
diverivikasi kepegawai kepega
an yg telah waian
di
verifikasi

2 - Menscanner data ke Melaksanakan Terlaksana 100% Kendala : Foto

dalam SIMPEG scanner data ke nya melaku
dalam scanner kan
Komputrisasi data ke scanner
SIMPEG dalam data
SIMPEG
3 - Melakukan Melakukan Terlaksana 100% Kendala : Foto
penelitian/vrifikasi penelitian/vrifi nya melaku
ulang kasi ulang penelitian/ kan
verifikasi verivik
- Validasi Data Melakukan ulang 100% asi data
kepegawaian validasi data Kendala : ulang
kepegawaian Terlaksan Foto
ya validasi melaku
data kan
kepegawai validasi
an data
kepega
waian

Proposal Rancangan Proyek perubahan Diklatpim IV Angkatan XVI 27

Milestone VI : Melakukan Penataan Data Kepegawaian ke dalam Lemari Penyimpanan Arsip
Kepegawaian

No Hari Kegiatan Indikator Capaian Persentas Kendala Bukti

/Tangg Keberhasilan e dan Upaya Fisik
al Capaian Penyelesai
an

1 - Pemberian label Data Melaksanakan Terlaksana 100% Kendala : - Foto

kepegawaian pemberian nya pember
label data pemberian ian
- Memasukan file data kepegawaian label data 100% Kendala : lebel
kepegawaian secara Melakukan kepegawai data
benar pemasuka file an kepega
data Terlaksana waian
kepegawaian nya - Foto
secara benar pemasuka Memas
n file data ukam
kepegawai File
an secara Data
benar Kepeg
awaian
2 - Melakukan penataan Melakukan Terlaksana 100% Kendala : - Foto
kedalam Almari arsip penataan nya Melaku
data Kepegawaian kedalam almari penataan kan
kedalam Penataa
almari n Data
arsip data Kepega
kepegawai waian
an

Instrumen Monitoring yang digunakan

Instrumen Monitoring yang digunakan selama Implementasi Proyek Perubahan ini guna
mengetahui kemajuan seluruh tahapan-tahapan yang telah direncanakan adalah sebagai berikut :

Proposal Rancangan Proyek perubahan Diklatpim IV Angkatan XVI 28

1. Melakukan diskusi/brainstroming dengan rekan kerja, konsultasi dengan atasan yang terkait
dengan aksi yang akan dilakukan untuk meningkatkan tata kelola Administrasi kepegawaian
dalam peningkatan pelayanan administrasi kepegawaian melalui SIMPEG pada Sub Bagian
Umum dan Kepegawaian Dinas Pekerjaan Umum dan Penataan Ruang Kabupaten Merangin.
2. Melaksanakan rapat-rapat pembahasan dengan tim kerja yang telah dibentuk baik rapat yang
bersifat formal maupun informal.
3. Mendokumentasikan seluruh bukti fisik pelaksanaan seluruh tahapan untuk memonitoring
Implementasi Proyek Perubahan.

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

A. KESIMPULAN
Berdasarkan uraian yang telah dikemukakan pada laporan implementasi proyek perubahan di
atas maka dapat disimpulkan :
1. Kegiatan penginputan data SIMPEG melalui aplikasi komputer dilakukan secara terus
menerus sehingga data yang tersedia selalu up to date.
2. Dengan adanya aplikasi database SIMPEG mempermudah PNS di Lingkungan Dinas
Pekerjaan Umum dan Penataan Ruang Kabupaten Merangin untuk melakukan dan mengecek
administrasi kepegawaian.
3. Ketersediaan aplikasi database SIMPEG sangat diperlukan guna mendapatkan data secara
cepat, tepat, akurat dan dapat dipertanggung jawabkan.
4. Meningkatkan tata kelola administrasi kepegawaian sehingga meningkatkan pelayanan
administrasi kepegawaian

B. SARAN

1. Hendaknya tujuan jangka mengah dan jangka panjang proyek perubahan ini dapat
dilaksanakan secara terus menerus sesuai rencana, sehingga dapat mencapai hasil yang sesuai
dengan yang diharapkan.
2. Kesadaran para pegawaian dalam memberikan laporan data kepegawain harus selalu tepat
waktu sehingga data yang ada selalu terbaru.
3. Diharapkan pada sub bagian Umum dan Kepegawaian Kabupaten Merangin untuk terus
mendukung kegiatan yang telah dilaksanakan ole Projec Leader.
4. Diharapkan dengan adanya SIMPEG meningkatkan kualitas pelayanan administrasi
kepegawaian

Proposal Rancangan Proyek perubahan Diklatpim IV Angkatan XVI 29

15. PERSETUJUAN

Bangko, Mei 2019

Project Sponsor/ Mentor

Joko Ardiawan, SP
Nip. 19801027 200312 1 001

Proposal Rancangan Proyek perubahan Diklatpim IV Angkatan XVI 30