BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Pada era globalisasi saat ini kebutuhan akan teknologi sangat dinanti
terutama untuk membantu dalam menyelesaikan masalah – masalah yang terjadi
pada semua instansi baik pemerintah maupun swasta. Untuk mengatasi masalah –
masalah tersebut dibutuhkan sarana atau alat yang dapat membantu memberikan
pelayanan yang cepat, akurat dan tepat. Bila dalam suatu perusahaan informasi
tersebut berhenti atau terhambat, maka sistem perusahaan akan menjadi tidak
seimbang. Salah satu contohnya adalah Perancangan Sistem Biaya Jasa
Pengeluaran Peti Kemas, karena erat kaitannya dengan finansial perusahaan
tersebut. Perusahaan harus menjaga data yang mereka miliki sehingga data
tersebut dapat digunakan dikemudian hari. Seperti yang kita ketahui bahwa data
adalah sebuah aset dari suatu perusahaan yang pada akhirnya akan sangat
berguna untuk perusahaan tersebut, sehingga perusahaan dapat berkembang,
serta dapat bersaing lebih baik dari kompetitor lainya. Data adalah salah satu aset
yang sangat penting dalam perusahaan. Sukses atau tidaknya suatu perusahaan
tergantung pada masing - masing personil yang terlibat dalam perusahaan
sehingga dapat mengelola data dengan bijak, tujuan pengelolaan data yang baik
adalah untuk mempertahankan visi dan misi perusahaan. Hal ini dapat dilakukan
sejak awal pada saat perusahaan tersebut dijalankan.
PT. Jasa Maritim Dirgantara adalah perusahaan yang bergerak dibidang jasa
pengeluaran peti kemas, oleh karena itu, PT. Jasa Maritim Dirgantra ingin
mengelola data yang sudah ada sehingga kedepanya perusahaan dapat
memanfaatkan untuk mengambil keputusan agar tidak berbenturan dengan visi
dan misi perusahaan, PT. Jasa Maritim Dirgantara masih terkendala dengan
banyaknya data yang masih manual sehingga pada saat membutuhkan informasi,
data yang dibutuhkan tersebut tidak dapat dicari dengan cepat dan membutuhkan
waktu. Tempat penyimpanan data yang masih manual tersebut juga menjadi
kendala untuk memberikan keputusan, sehingga melahirkan situasi yang tidak
efektif dan efisien dalam pemberian informasi kepada customer dan rekan kerja.
Selain kondisi diatas, penggunaan perangkat teknologi informasi yang masih
sangat kurang, juga menjadi salah satu penyebab layanan impor barang belum
berjalan secara maksimal saat ini. Sebagian besar pegawai belum familier dengan
penggunaan perangkat teknologi informasi untuk membantu menyelesaikan
masalah yang terjadi di tempat kerja.

Berdasarkan alasan tersebut penulis dalam melakukan penyusunan laporan

kuliah kerja Praktek (KKP) ini mengambil judul “Rancangan Sistem Informasi
Administrasi Jasa Impor Barang pada PT. Jasa Maritim Dirgantara” yang
diharapkan dapat membantu pihak manajemen dalam mengelola data jasa impor
barang guna meningkatkan kinerja layanan impor barang.

1.2 Masalah
Permasalahan yang terdapat pada unit fungsi bisnis jasa impor barang pada PT.
Jasa Maritim Dirgantara dijelaskan menggunakan pendekatan Fishbone Diagram
sebagai berikut :
Kategori Masalah Penyebab Dampak
People - Pegawai lapangan - Orang lapangan - Terjadi
kebanyakan tidak jujur meminta uang pembayaran
 2

operasional yang uang operasional

sudah di minta lebih dari sekali.

- Adanya salah - Staf Finance - Penumpukan

pengertian kebanyakan arsip
(miscommunication) catatan di buku pembayaran
antar staf finance Finance dan uang operasional
tentang pengeluaran hanya ber-modal
biaya operasional ingatan untuk
mengingat uang
operasional
Process - Sering terjadi kekeliruan - Pencatatan dan - Uang operasional
dalam perhitungan dan perhitungan yang diberikan
pemberian uang uang operasional kepada staf tidak
operasional masih secara sesuai.
book to book
(buku ke buku)
- Kesulitan mengetahui - Pencatatan dan - Pengeluaran
informasi pengeluaran perhitungan biaya ekstra
biaya ekstra dalam biaya ekstra tidak diketahui
setiap transaksi impor tidak menentu secara rinci.
barang dalam setiap
transaksi.
- Kesulitan mengetahui - Tidak ada - Pembiayaan
informasi pembiayaan dokumen yang order trucking
order trucking merekam tidak diketahui
pembiayaan secara rinci.
order trucking
- Pembiayaan
order trucking
tercatat di surat
jalan
- Kesulitan mengetahui - Tidak ada - Pembayaran
informasi pembayaran informasi invoice customer
invoice customer pembayaran tidak diketahui
invoice customer secara rinci.
- Pembayaran
invoice tercatat
di invoice
- Kesulitan mengetahui - Tidak ada - Pendapatan jasa
informasi pendapatan informasi impor tidak
jasa impor barang pendapatan jasa diketahui secara
impor barang rinci.
- Pendapatan
tercatat di
invoice
- Kesulitan mengetahui - Tidak ada - Sulit
informasi barang- informasi memperkirakan
barang yang sering barang-barang jumlah trucking
diimpor yang sering yang diperlukan
diimpor. pada saat
pengiriman
 barang
Price - Pengeluaran Biaya - Biaya - Pengeluaran
1 (satu) kontainer yang operasional dan biaya 1 (satu)
tidak menentu biaya ekstra kontainer tidak
tidak dapat diketahui secara
diperkirakan rinci.

Adapun rumusan masalah yang harus dijawab adalah “Bagaimana membuat

model sistem informasi jasa impor barang yang dapat membantu PT. Jasa Maritim
Dirgantara meningkatkan kinerja layanan jasa impor barang?”

1.3 Tujuan dan Manfaat Penulisan

a. Tujuan
Adapun tujuan penulisan kuliah kerja praktek (KKP) ini adalah membuat
model sistem informasi administrasi jasa impor barang pada PT. Jasa Maritim
Dirgantara dengan harapan :
a. Sistem yang diusulkan dapat memudahkan staf Finance dalam menyimpan
data sehingga dapat menghindari kehilangan dan kerusakan pada data
administrasi biaya jasa pengurusan impor barang.
b. Sistem yang diusulkan dapat Memudahkan staf dalam pembuatan laporan
keuangan yang cepat dan akurat, sehingga tidak membutuhkan waktu yang
lama untuk penyediaan laporan.
c. Sistem yang diusulkan dapat Meningkatkan efektifitas dalam pengolahan
data agar menghasilkan informasi yang dibutuhkan dengan lengkap serta
dan bisa didapatkan setiap saat jika diperlukan.
d. Sistem yang diusulkan dapat m enekan seminimal mungkin terjadinya
kesalahan dalam proses pencatatan maupun penghitungan.

b. Manfaat
Manfaat dari penulisan Laporan Kuliah Kerja Praktek (KKP) ini antara lain :
1) Manfaat Akademis (Penulis)
a) Sebagai sarana pembelajaran serta menerapkan teori dan pengetahuan
yang telah diterima di dalam perkuliahan.
b) Sebagai sarana untuk mencari pengalaman dalam hal menganalisa dan
merancang sebuah aplikasi sesuai dengan kebutuhan yang diminta oleh
instansi riset.
c) Sebagai sarana untuk melengkapi kurikulum pendidikan, yaitu sebagai
salah satu syarat untuk penulisan Skripsi.

2) Manfaat Untuk Instansi :

a) Sebagai sarana untuk audit sistem berjalan dan menemukan solusi
permasalahan yang terjadi.
b) Sebagai sarana untuk melakukan evaluasi dan perbaikan sistem yang ada
saat ini.
c) Sebagai buku panduan kepada pengguna dalam menggunakan aplikasi
dari sistem baru yang diusulkan.

1.4 Ruang Lingkup / Batasan Masalah

Ruang lingkup atau batasan masalah yang akan dibahas pada Kuliah Kerja
Praktek, yaitu :
Adapun ruang lingkup yang dibahas dalam Kuliah Kerja Praktek (KKP), adalah
 4

a. Proses penerimaan dokumen impor barang

b. Proses pengarsipan dokumen pemberitahuan impor barang, dokumen DO
(Delivery Order), dokumen permohonan uji karantina, dokumen permohonan
pelepasan barang, surat persetujuan pengeluaran barang dan dokumen
penumpukan barang.
c. Proses pembuatan dokumen order trucking, dokumen invoice dan dokumen
pembayaran invoice
d. Proses Pembuatan laporan-laporan terkait

Adapun ruang lingkup yang tidak dibahas dalam Kuliah Kerja Praktek (KKP) ini
adalah :
a. Proses Short-ship (kesalahan pengiriman kontainer).
b. Kesalahan manifest (kesalahan pengetikan dari pihak pelayaran).
c. Biaya kesalahaan pengiriman trucking ke gudang.

1.5 Metode Penelitian

Berikut ini adalah penjelasan mengenai metodologi penelitian yang digunakan
dalam penulisan Kuliah Kerja Praktek ini, antara lain:
a. Jenis Penelitian
Penulis menggunakan jenis penelitian Reseach Applied (penelitian
terapan) dengan pendekatan studi kasus, dikarenakan setelah melakukan
analisa dan perancangan sistem dapat langsung diimplementasikan.
b. Obyek Penelitian
Obyek penelitian ini dilakukan di bagian impor barang pada PT. Jasa
Maritim Dirgantara yang terletak di Ruko Nirwana Sunter Asri Tahap III Jl.
Sunter Paradise Blok J-2 No. 21 Jakarta Utara.
c. Informan
Penulis mendapatkan informasi dari orang yang terkait dalam proses
bisnis yang terjadi pada layanan jasa impor barang yaitu Manager Keuangan,
Accounting Staff, Staf Impor dan Staf Operasional Lapangan.
d. Metode Pengumpulan Data
Sumber data utama dalam penelitian adalah kata-kata dan tindakan,
selebihnya berupa tambahan seperti dokumen dan lain-lain. Data penelitian
didapatkan melalui dua sumber data, yaitu:
a. Data Primer
Data Primer adalah data yang diperoleh langsung dari hasil
wawancara yang diperoleh dari narasumber atau informan yang dianggap
berpotensi dalam memberikan informasi yang relevan terhadap penelitian.
Termasuk di dalamnya adalah dokumen bisnis yang digunakan oleh nara
sumber atau informan.
b. Data Sekunder
Data sekunder adalah data pendukung data primer yang digunakan
oleh narasumber atau informan yang sesuai dengan topik yang menjadi
pembahasan penulis saat ini, antara lain berupa : studi literatur, jurnal dan
buku terkait dengan topik.

Adapun metode pengumpulan data yang dilakukan, antara lain:

1) Observasi (pengamatan)
Yaitu mengumpulkan data - data yang dibutuhkan terutama dalam
menggambarkan gambaran umum dari kegiatan jasa, sekaligus sebagai
saran untuk melakukan studi selanjutnya dengan interview. Selain itu,
 untuk melengkapinya penulisan melakukan pencarian data yang diperoleh
dengan cara mempelajari dikta - diktat, catatan - catatan, internet, jurnal,
tulisan ilmiah dan bahan - bahan lainnya yang relevan dengan penulisan
Kuliah Kerja Peraktek (KKP) ini.
2) Interview
Yaitu melakukan tanya jawab dan mengumpulkan data - data yang
dibutuhkan dengan cara tanya jawab langsung kepada Pemilik yang
menjadi pembimbing bagi penyusunan KKP ini.
3) Dokumentasi
Yaitu mengumpulkan data - data atau dokumen yang digunakan oleh
instansi dalam menjalankan aktivitas bisnisnya.

e. Metode Pengembangan Sistem

Dalam penyusunan kuliah kerja praktek (KKP) ini, penulis menggunakan
metode pengembangan sistem dengan metode Waterfall Development.
Penentuan metode pengembangan sistem berdasarkan kesesuai model untuk
dipakai, dalam metode Waterfall setiap tahapan-tahapan saling memiliki
keterkaitan dan pengaruh.

f. Metode Analisis Sistem Berjalan

Adapun teknik yang digunakan untuk menganalisis sistem berjalan
menggunakan alat bantu UML (Unified Modeling Language), antara lain :
1) Analisa Proses Bisnis
Analisa proses bisnis dilakukan dengan menguraikan proses bisnis
berjalan dalam lingkup penelitian, kemudian akan dipaparkan
menggunakan Activity Diagram dengan menggunakan DIA Diagram.
2) Analisa Masalah
Dalam analisa masalah dilakukan pembuatan Cause Effect Diagram
dengan Microsoft Visio 2007.
3) Analisa Kebutuhan Sistem
Analisa kebutuhan sistem dilakukan setelah menemukan permasalahan
pada PT. Jasa Maritim Dirgantara, kemudian permasalahan tersebut
dibuatkan solusi dengan mengidentifikasi kebutuhan fungsional apa saja
yang diperlukan serta kebutuhan non fungsional. Lalu digambarkan
pemodelan dari sistem dengan Use Case Diagram sebagai fungsional
sistem dengan menggunakan tool Rational Rose dan StarUML.

g. Metode Perancangan Sistem

Adapun metode yang digunakan untuk perancangan sistem usulan
menggunakan alat bantu UML (Unified Modeling Language) dijelaskan sebagai
berikut :
a) Model Data
Dalam memodelkan data penulis menggunakan DIA Diagram untuk
membuat Entity Relationship Diagram (ERD) yang ditransformasikan ke
dalam bentuk Logical Record Structure (LRS), kemudian dilanjutkan
dengan membuat spesifikasi basis data dan class diagram.
b) Perancangan GUI (Graphical User Interface)
Dalam perancangan GUI (Graphical User Interface), penulis
menggunakan Microsoft Office Visio 2007 untuk membuat rancangan layar
yang akan menjadi acuan tampilan program.
c) Perancangan Behavioral (Perilaku Sistem)
 6

Dalam perancangan perilaku sistem, penulis membuat sequence

diagram, component diagram, dan deployment diagram menggunakan tool
Rational Rose.
d) Bahasa Pemrograman dan Database
Penulis menggunakan bahasa pemrograman Visual Basic 2008 dan
menggunakan database MySQL.

h. Langkah-langkah Penelitian
adapun langkah-langkah penelitian yang penulis lakukan untuk
menyelesaikan masalah yan terjadi di unit layanan impor barang pada PT.
Jasa Maritim Dirgantara dijelaskan sebagai berikut :
a. Perumusan Masalah
Rumusan masalah merupakan hasil dari kegiatan observasi dan
wawancara langsung kepada beberapa staf dan admin yang ada pada PT.
Jasa Maritim Dirgantara.
b. Studi Literatur
Studi Literatur ini dilakukan untuk mendapatkan teori tentang layanan
jasa impor barang, serta teori umum yang terkait dengan rumusan
permasalahan. Metode yang dilakukan peneliti yaitu dengan membaca
berbagai referensi dari artikel maupun skripsi yang telah dipublikasikan.
c. Menentukan Metodologi Penelitian
Pada tahap ini, penulis menentukan metodologi yang akan digunakan
dalam menyelesaikan masalah penelitian. Metode penelitian tersebut
terdiri atas : metode analisis masalah, metode pengumpulan data, metode
untuk menganalisis sistem berjalan, metode pengembangan sistem dan
metode untuk perancangan sistem usulan.
d. Analisa Sistem Berjalan
Pada tahap ini, peneliti melakukan analisa proses bisnis sistem berjalan
menggunakan tool Activity Diagram, mengidentifikasinya permasalahan
yang terjadi dan memodelkan permasalahan tersebut dengan tool
Fishbone Diagram.
e. Membuat Sistem Model Usulan
Pada tahap ini, peneliti melakukan identifikasi kebutuhan sistem usulan,
memodelkan sistem usulan dengan menggunakan tools Use Case Diagram,
Class Diagram, Model Relasional, Spesifikasi Basis Data dan memodelkan
data dengan Class Diagram.
f. Implementasi Sistem Usulan
Peneliti mengimplementasikan model sistem usulan menggunakan
bahasa pemrograman VB.Net 2008 dengan database MySQL.
g. Pengujian Sistem Usulan
Langkah selanjutnya adalah melakukan pengujian ( testing) terhadap
sistem usulan yang telah dibuat.

1.6 Sistematika Penulisan

Guna memepermudah penulisan Kuliah Kerja Praktek, maka penulisan
dibagi kedalam 5 (lima) bab, dimana tiap – tiap bab terdiri dari beberapa sub bab,
sebagai berikut:

BAB I PENDAHULUAN
Dalam bab pertama ini, penulis mencoba menjelaskan dan membahas
masalah secara umum, mulai dari latar belakang membuat laporan ini,
masalah yang didapat ketika melakukan penelitian, maksud dan tujuan
 penulisan laporan, batasan masalah, metodologi penelitian yang
digunakan dalam penyusunan laporan serta sistematika penulisan
laporan Kuliah Kerja Praktek (KKP) ini.

BAB II LANDASAN TEORI

Bab ini berisi tentang penjelasan pengertian – pengertian, landasan teori
tentang analisa dan perancangan sistem berorientasi obyek serta teori
pendukung lainnya yang berkaitan dengan judul yang diambil.

BAB III ORGANISASI

Bab ketiga ini berisikan tentang instansi Kuliah Kerja Praktek (KKP) yang
penulis jadikan tujuan penelitian. Penulis menyertakan sejarah, struktur
organisasi, dan wewenang setiap bagian atau jabatan yang ada dii
instansi, proses bisnis, arsitektur teknologi informasi dan Activity Diagram
berjalan.

BAB IV PEMBAHASAN
Bab keempat ini menjelaskan proses bisnis ( activity diagram ), aturan
bisnis, use case diagram, dan deskripsi Use Case, rancangan basis data
(pemodelan data konseptual), struktur tampilan ( menu ), rancangan
layar (User Interface), Sequence Diagram dan Class Diagram.

BAB V PENUTUP
Berisi mengenai kesimpulan dan saran – saran yang berkaitan dengan
sistem yang diusulkan.