USER REQUEST FORM (URF)
Version 1.0 released on 200630
Divisi
Nama Project
Deskripsi Singkat Project
Lembar Pengesahan
Requested by: Reviewed by
Signature: Signature:
Position: Name:
Division: Division:
Date (dd/mmm/yy) Date (dd/mmm/yy)
Approved by: [Disclaimer]
Dengan melakukan submit dokumen ini, anda meng
Division
Signature: * Permohonan tertulis dalam URF ini akan didiskusi
Session dengan SI & IT
* Tim anda mungkin akan dikontak untuk dimintai i
kehadiran Anda dan Tim yang in charge terkait inisi
dapat berdiskusi menyamakan pemahaman terhada
Division:
Date (dd/mmm/yy)
A. GENERAL INFORMATION
Sebutkan dan jelaskan detail permasalahan / peluang improvement yang akan bisa terjawab dengan mengerjakan inisiatif ini. Desk
proses / aplikasi saat ini (Project background, As-Is Process, , Impact if Not Doing This Improvement). Semakin baik jika dilengkapi d
1 Latar Belakang
Gambaran
kondisi Proses
saat ini
Permasalahan yang
timbul saat ini
sehingga inisiatif ini
muncul
Deskripsikan tujuan yang ingin dicapai dan usulan apa yang hendak dibuat dalam inisiatif ini (dapat berupa modifikasi/tambahan d
Sebutkan sampai sejauh mana ruang lingkup perubahan proses / system yang akan masuk inisiatif ini.
2 Tujuan & Ruang Lingkup
Project
Ekspektasi /
Tujuan pembuatan
inisiatif ini
3 Apakah diperlukan pembuatan report dalam inisiatif ini? Yes
Mohon lampirkan ilustrasi format report seperti apa yang anda harapkan pada sheet terpisah.
4 Sebutkan report-report yang dibutuhkan (Jika jawaban pertanyaan nomor 3 ya, maka wajib mengisi field ini)
5 Sebutkan Divisi/ Dept yang mungkin akan terlibat dan terkait dalam pengerjaan inisiatif ini (termasuk owner & users
Silahkan gunakan pemisah titik
koma (;)
6 Apakah inisiatif ini mendukung tujuan strategic dari AHM / Direktorat/ Divisi?
Yes Sebutkan mendukung strategi apa ?
7 Apakah inisiatif ini mendukung kebijakan (policy) / kepatuhan (compliance) dari aturan Pemerintah / Perusahaan / D
referensinya.
Tidak berkaitan dengan policy apapun (hanya improvement process)
Mohon sebutkan referensi kebijakan / peraturan yang didukung:
8 Expected Delivery Date (DD-MMM-YYYY)
9 Area lingkungan kerja yang terkena pengaruh perubahan: Office based (Mobilisasi rendah)
10 Dimana cakupan lokasi untuk implementasi inisiatif ini?
Plant Tertentu Plant/ lokasi:
M (URF) Form 1 of 3
0
Project ID Diisi oleh PMM
: Portofolio Management & Methodology Dept Head
System Integration Division
e (dd/mmm/yy) …/…../….
t dokumen ini, anda mengajukan inisiatif Proyek ke System Integration
am URF ini akan didiskusikan dan divalidasi lebih lanjut dalam Discovery
dikontak untuk dimintai informasi lebih lanjut oleh SI, mohon dipastikan
ang in charge terkait inisiatif proyek ini pada Discovery session untuk
akan pemahaman terhadap informasi yang tertulis pada dokumen ini.
gerjakan inisiatif ini. Deskripsikan bagaimana pengaruhnya ke
akin baik jika dilengkapi dengan supporting data.
a modifikasi/tambahan dari proses /aplikasi saat ini).
engisi field ini)
rmasuk owner & users dari data / process)
rintah / Perusahaan / Direktorat/ Divisi? Jika ya, sebutkan
lisasi rendah)
PROJECT BEN
Prioritisasi inisiatif akan mempertimbangkan penilaian Benefit vs Effort & Comple
Benefit akan dinilai dari yang bersifat Tangible (40%) dan Intangible (60%).
USER REQUEST FORM Deskripsikan tangible benefit inisiatif (seluruh man
ini. Tangible benefit akan dinilai dari IRR and Payba
! Perhitungan benefit yang tidak dilengkapi (tida
Tangible Benefit
Cost With No Investment (in millions IDR)
Year
Cost With No Investment (in millions IDR)
Total Cost With No Investment
Cost With Investment (in millions IDR)
Total Cost With Investment
Cost Saving
Less : Depreciation
Net cost saving
Period
Total
Description
Cost Saving -
Less:
Investment -
Total Investment (assets) -
Add:
Depreciation for investment -
Total Depreciation -
Total projected net cash flow -
Discount rate
Total projected NPV -
Accumulated discounted net cash flow
DPP in year #DIV/0!
IRR Err:523
ASUMSI
PROJECT BENEFIT (TANGIBLE)
penilaian Benefit vs Effort & Complexity (sebagai dasar investrasi resource).
e (40%) dan Intangible (60%).
angible benefit inisiatif (seluruh manfaat yang dapat dikonversikan ke rupiah, termasuk pengurangan waktu) secara perhitungan mend
enefit akan dinilai dari IRR and Payback Periode yang akan dievaluasi pada akhir implementasi project.
n benefit yang tidak dilengkapi (tidak sesuai format) akan dianggap tanpa tangible benefit (kehilangan bobot benefit 40%)
0 1 2
[YYYY]
- -
- -
- -
- -
- -
0 1 2
[YYYY] 0 0
- -
- - -
- -
- - -
- - -
12% 12% 12%
- - -
- - -
Form 2 of 3
ngurangan waktu) secara perhitungan mendetail dibawah
tasi project.
fit (kehilangan bobot benefit 40%)
3 4
- -
- -
- -
- -
- -
3 4
0 0
- -
- -
- -
- -
- -
12% 12%
- -
- -
PROJECT BEN
Prioritisasi inisiatif akan mempertimbangkan penilaian Benefit vs Effort & Complexity (s
Benefit akan dinilai dari yang bersifat Tangible (40%) dan Intangible (60%).
PROJECT REQUEST FORM
Intangible Benefit
Intangible benefit adalah benefit yang sulit dikonversikan ke Rupiah (non monetary). Silahkan memilih benefit ya
perhitungan Tangible benefits.
! Estimasi waktu penerimaan benefit akan dievaluasi melalui cara mengukur / indikator yang tertulis pada fas
selanjutnya.
[Optional] Remarks untuk memperkuat pen
List Benefit / Potential losses avoidance
bagaimana benefit dapat diperoleh
1. Improve data and / or report quality
availability, validity, enable access, transparancy, completeness, traceability and
prevent redundancy, accuracy & reliability.
2. Increase employee and / or customer satisfaction, engagement
and loyalty,include reduce complaint.Customer: end customer / next process
3. Better strategic analysis, planning & decision making by
monitor / control through integrated system.
4. Reduce process administration/ workflow and process
simplification(reduce paper based / electronic correspondence), enhanced user
experience, increase process effectivity.
5. Enlarge coverage / enhance relationship of external value
chain strategy include supplier / distributor (main dealer).
Dihitung berdasarkan entitas perusahaan, seperti Main Dealer, Insurance, Leasing,
Supplier (per jenis dihitung 1 entitas)
6. Increase corporate image / brand equity
7. Improved safety
8. Avoid any prospective costs /riskfor AHM (Sunk cost which are future
costs that may be avoided if action is taken)*
9. [Add benefit that not listed yet with specific additional explanation]
10. [Add benefit that not listed yet with specific additional explanation]
Jumlah kategori Intangible benefit yan
*) Khusus Potential losses avoidance akan dinilai berdasarkan perkiraan biaya yang dihindari dan kemungkinan te
OJECT BENEFIT (INTANGIBLE)
fit vs Effort & Complexity (sebagai dasar investrasi resource).
angible (60%).
lahkan memilih benefit yang paling sesuai untuk project dari list benefit/ potential losses. Efisiensi waktu / resources (orang/ peralatan) ter
tor yang tertulis pada fase Evaluasi setelah project go Live dan akan menjadi input / pertimbangan bagi penilaian pengajuan inisiatif divi
s untuk memperkuat penjelasan Seberapa besar Dept/ Div yang
Proses yang mengalami
ü impact benefit / menerima
benefit dapat diperoleh potential loss benefit benefit
Seluruh proses HR yang
Yes > 12 data /report HR, Corfin terkena dampak
Seluruh proses HR yang
Yes 8 - 30 orang HR, Corfin terkena dampak
Seluruh proses HR yang
Yes Division HR terkena dampak
No
No
No
No
No
No
No
ori Intangible benefit yang dipilih 3
ndari dan kemungkinan terjadinya
Form 3 of 3
iensi waktu / resources (orang/ peralatan) termasuk dalam
bangan bagi penilaian pengajuan inisiatif divisi terkait
PMM: PMM:
Sebutkan bagaimana Menyatakan kapan
Cara mengukur benefit cara mengukur
Seberapa benefit
cepat penerimaan benefit dapat diterima
telah diperoleh (data/ (benefit) / Kemungkinan
tsb (dari data / / kemungkinan
indikator/ metode) terjadinya
indikator (losses)
/ metode apa), terjadinya potensi
sbg acuan ketika akan kerugian yang dapat
dilakukan evaluasi pada dihindari.
akhir implementasi
project
jumlah variance data 0 - 3 months after go live
antara GM dan AHM
Customer satisfaction
level index, # Complain 0 - 3 months after go live
Employee
SK dan TC Development 1 -2 years after go live
