Membuat Dokumen Perkantoran

Menggunakan Microsoft Word

(Microsoft Word For Intermediate Level)
)
 DAFTAR ISI

INTRODUCTION MICROSOFT WORD .............................................................................................. 2

Pendahuluan Microsoft Word ........................................................................................................... 2
Materi Intermediate Dalam Microsoft Word ..................................................................................... 2
MEMBUAT DAFTAR ISI ..................................................................................................................... 3
Pendahuluan .................................................................................................................................... 3
Cara Membuat Daftar Isi .................................................................................................................. 3
Mengupdate Daftar Isi ...................................................................................................................... 6
Menambahkan Header, Footer, dan Watermark pada Laporan/ Dokumen .................................... 7
MEMBUAT SURAT ........................................................................................................................... 10
Pengenalan .................................................................................................................................... 10
MEMBUAT HYPERLINK ................................................................................................................... 15
Pendahuluan Hyperlink .................................................................................................................. 15
Cara Membuat Hyperlink Ke Halaman Lain Dalam Satu File Dokumen ...................................... 15
Cara Membuat Hyperlink Ke File Excel ......................................................................................... 16
security / protection ......................................................................................................................... 18
Pendahuluan .................................................................................................................................. 18
Membuat Password1...................................................................................................................... 18
Membuat Password2...................................................................................................................... 19
Daftar Pustaka .................................................................................................................................. 21

1
 INTRODUCTION MICROSOFT WORD

Pendahuluan Microsoft Word

Microsoft Word adalah sebuah sebuah word processing program yang memudahkan kita dalam
pembuatan dokumen sehari-hari. Pada kursus ini setiap peserta diajarkan membuat kombinasi
surat dengan database sederhana, membuat surat formal/informal, membuat dokumentasi untuk
periklanan, merging dan labelling sehingga peserta mampu memaksimalkan penggunaan
Microsoft Word dalam pekerjaan sehari-hari.

Materi Intermediate Dalam Microsoft Word

Pada kursus ini akan diajarkan cara membuat dokumen yang terlihat profesional, sehingga dapat
membantu anda memberikan keunggulan kompetitif bagi organisasi anda. Menerapkan fitur hemat
waktu seperti templat dokumen dan surat otomatis membantu organisasi Anda mengurangi biaya.
Menguasai teknik-teknik ini akan membuat Anda menjadi karyawan yang berharga di organisasi
Anda.
Adapun titik berat dalam kursus ini adalah :
1. Aplikasi membuat daftar isi (Table of Content)
2. Membuat surat
3. Aplikasi penggunaan menu Header, Footer, dan Watermark
4. Kolaborasi Microsoft Word dengan program aplikasi lain
5. Proteksi/ Keamanan file (Security)

2
 MEMBUAT DAFTAR ISI

Pendahuluan
Daftar isi (Table of content) adalah suatu judul dalam suatu penulisan laporan yang berisikan
nama-nama judul, sub judul, sub-sub judul beserta lokasi penomoran halamannya yang terdapat
dalam suatu laporan/ dokumen.
Pembuatan daftar isi dilakukan agar para pembaca laporan/ dokumen tersebut mengetahui lokasi
halaman tiap-tiap judul atau sub judul dan tidak harus membuka satu persatu halaman yang ada
jika ingin menuju suatu judul atau sub judul laporan tersebut.
Dalam Microsoft Word, salah satu komponen penting dalam pembuatan daftar isi adalah
penggunaan Style. Style adalah suatu format penulisan yang ada dalam suatu kata/ kalimat/
paragraf, yang aturannya sudah ditentukan/ dibakukan. Seperti jenis hurufnya, ukuran huruf,
ketebalan teks, posisi teks, dan sebagainya. Dengan adanya kebakuan penulisan tersebut maka
semua teks akan konsisten bentuk dan formatnya. Sehingga kekonsistenan inilah yang
dimanfaatkan oleh Microsoft Word untuk sebagai penanda adanya judul, subjudul, atau sub-sub
judul dalam suatu laporan.

Cara Membuat Daftar Isi

Membuat Style untuk Judul dan Sub Judul
1. Buka Mirosoft Word
2. Buat suatu dokumen laporan sebanyak 10 halaman
Contoh, ketik di halaman baru : =Rand(60,7)
Lalu tekan tombol Enter
3. Masukkan nomor halaman pada masing-masing halaman laporan. Dengan cara :
Klik Insert > Page Number > Bottom of Page > Plain Number 2
Sehingga masing-masing halaman terisi nomor halaman
4. Lalu ketik judul laporan pada halam pertama : INDONESIA ARCHIPELAGO
5. Lalu tekan Enter terus untuk ke halaman 3
6. Setelah dihalaman 3, ketik judulnya : PULAU-PULAU INDONESIA
Lalu tekan Enter
7. Lalu ketik sebagai sub judulnya : Pulau Terbesar di Indonesia
Lalu tekan Enter
8. Lalu ke Paragraf 5, tekan Enter
Lalu ketik : Pulau Sumatera

9. Lalu ke Paragraf 7, tekan Enter

Lalu ketik : Pulau Jawa
10. Lalu ke Paragraf 9, tekan Enter
Lalu ketik : Pulau Kalimantan
11. Lalu ke Paragraf 12, tekan Enter
Lalu ketik : Pulau Sulawesi
12. Lalu ke Paragraf 15, tekan Enter
Lalu ketik : Pulau Irian
13. Lalu ke Paragraf 17, tekan Enter
Lalu ketik sebagai sub judulnya : Pulau Kecil di Indonesia
Lalu tekan Enter
14. Lalu ke Paragraf 20, tekan Enter
Lalu ketik : Pulau Maluku
15. Lalu ke Paragraf 23, tekan Enter
Lalu ketik : Pulau Madura

16. Lalu ke halaman baru sebagai judul baru, dan ketik : PARIWISATA INDONESIA
Lalu tekan Enter
17. Lalu ketik sebagai sub judulnya : Wisata Candi
Lalu tekan Enter

3
18. Lalu ke Paragraf 5, tekan Enter
Lalu ketik : Wisata Air Terjun
19. Lalu ke Paragraf 10, tekan Enter
Lalu ketik : Wisata Budaya

20. Lalu ke halaman baru sebagai judul baru, dan ketik : SUKU DI INDONESIA
Lalu tekan Enter
21. Lalu ketik sebagai sub judulnya : Suku Batak
Lalu tekan Enter
22. Lalu ke Paragraf 5, tekan Enter
Lalu ketik : Suku Jawa
23. Lalu ke Paragraf 10, tekan Enter
Lalu ketik : Suku Dayak
24. Lalu ke Paragraf 15, tekan Enter
Lalu ketik : Suku Sunda
25. Lalu ke Paragraf 17, tekan Enter
Lalu ketik : Suku Papua

26. Selanjutnya setiap teks yang sifatnya judul akan dikenakan Style Heading 1
Setiap teks yang sifatnya sub judul akan dikenakan Style Heading 2
Setiap teks yang sifatnya sub-sub judul akan dikenakan Style Heading 3

27. Selanjutnya ke judul PULAU-PULAU INDONESIA

Lalu blok teks judul tersebut
Lalu klik style Heading 1
Artinya judul PULAU-PULAU INDONESIA akan dikenakan format Heading 1
Isi dari format style Heading 1 adalah :

28. Lalu ke sub judul : Pulau Terbesar di Indonesia

Lalu blok teks tersebut, lalu klik Style Heading 2
Artinya sub judul Pulau Terbesar di Indonesia akan dikenakan format Heading 2
Isi dari format style Heading 2 adalah :

4
29. Lalu ke sub-sub judul pertama yaitu: Pulau Sumatera
Lalu blok teks tersebut, lalu klik Style Heading 3
Artinya sub-sub judul Pulau Sumatera akan dikenakan format Heading 3
Isi dari format style Heading 3 adalah :

30. Selanjutny anda ke sub-sub judul kedu yaitu: Pulau Jawa

5
 Lalu blok teks tersebut, lalu klik Style Heading 3
Artinya sub-sub judul Pulau Jawa akan dikenakan format Heading 3
Lakukan untuk sub-sub judul yang lain, seperti Pulau Kalimantan, Pulau Sulawesi, dan Pulau
Irian
Semua sub judul diatas menggunakan Style Heading 3

Demikian juga untuk sub judul Pulau Kecil di Indonesia

Kenakan sub judul tersebut dengan Style Heading 2
Dan sub-sub judul dibawahnya (Pulau Maluku dan Pulau Madura) sebagai Style Heading 2

31. Selanjutnya anda segera ke judul 2 yaitu PARIWISATA INDONESIA

Lalu blok teks judul tersebut
Lalu klik style Heading 1
Artinya judul PARIWISATA INDONESIA akan dikenakan format Heading 1

32. Selanjutnya pada sub judul Wisata Candi, Wisata Air Terjun, dan Wisata Budaya
Semuanya dikenakan style Heading 2

33. Selanjutnya anda segera ke judul 3 yaitu SUKU DI INDONESIA

Lalu blok teks judul tersebut
Lalu klik style Heading 1
Artinya judul SUKU DI INDONESIA akan dikenakan format Heading 1

34. Selanjutnya pada sub judul Suku Batak, Suku Jawa, Suku Dayak dan Suku Papua
Semuanya dikenakan style Heading 2

35. Selanjutnya untuk membuat daftar ini, silahkan menuju halaman 2 yang masih kosong
Selanjutnya ketik di bagian atasnya : DAFTAR ISI
Lalu tekan Enter 2x

36. Lalu klik tab Reference

37. Klik Table of Content
38. Pilih Automatic Table 1
Maka daftar isi langsung jadi

Mengupdate Daftar Isi

39. Jika terdapat penambahan judul, sub judul atau sub-sub judul maka caranya klik kanan pada
Daftar isi tersebut. Lalu pilih Update Field
Maka akan keluar jendela seperti berikut :

Pilih Update entire only

Klik OK
Maka Daftar isi akan berubah / mengupdate isinya

40. Jika yang terjadi perubahan hanya halamannya saja/ tanpa ada perubahan nama judul atau
sub judulnya. Maka caranya klik kanan pada Daftar isi tersebut. Lalu pilih Update Field
Maka akan keluar jendela seperti berikut :

6
 Pilih Update page numbers only
Klik OK
Maka Daftar isi akan berubah / mengupdate nomor halamannya

Menambahkan Header, Footer, dan Watermark pada Laporan/ Dokumen

Menambahkan Header
Misalnya menambahkan informasi tanggal pada area atas laporan dan berulang diseluruh laporan
41. Di halaman mana saja, klik Insert > Header > Blank
Maka akan muncul area pengetikan
Lalu klik tab Design > Date & Time

Pilih tipe yang diinginkan

Lalu klik OK
Lalu klik close Header and Footer

Menambahkan Footer
Misalnya menambahkan informasi nomor halaman dari total seluruh halaman pada area bawah
laporan dan berulang diseluruh laporan
42. Diawal anda sudah membuat nomor halaman di seluruh dokumen, maka berikutnya tinggal
menambahkan kata “dari total x halaman”.
Maka caranya klik Insert > Footer > Edit Footer
Maka langsung menuju nomor halaman

Lalu ketikan teks “Halaman ” didepan nomor halaman

Lalu dibelakang nomor halaman, ketik : “ dari total “

7
 Lalu pada tab Design
Klik Quick Part
Klik Field
Pada Field names, cari dan klik NumPages
Pada format, klik 1, 2, 3, …

Lalu klik OK
Lalu di belakang jumlah seluruh halaman, ketik : Halaman
Sehingga contoh hasilnya, seperti berikut :

Lalu klik close Header and Footer, untuk keluar dari Footer

Menambahkan Watrmark
Watermark adalah sitilah untuk menambahkan suatu informasi tambahan, berupa teks yang
transparan dibelakang isi laporan / dokumen. Misalnya menambahkan informasi teks For Internal
Only atas laporan dan berulang diseluruh laporan. Caranya :
43. Di halaman mana saja, klik tab Page Layout > Watermark > Custome Watermark
Alu klik Text watermark
Pada Text, ketik : FOR INTERNAL ONLY

8
Lalu klik OK
Maka akan muncul background teks pada seluruh laporan / dokumen

9
 MEMBUAT SURAT

Pengenalan
Surat adalah sarana komunikasi untuk menyampaikan informasi tertulis oleh suatu pihak kepada
pihak lain dengan tujuan memberitahukan maksud pesan dari si pengirim. Semakin jauh tujuan
pengiriman surat maka nilai yang tercantum di prangko harus semakin besar juga. Namun seiring
dengan perkembangan teknologi, proses pengiriman surat dapat dilakukan dengan mudah bahkan
gratis. Seperti menggunkan email, Whatsapp, dan sebagainya.
Sebagian besar surat yang dibuat diperkantoran bersifat resmi/ legal, seperti memo, surat meeting,
surat teguran, surat penagihan, dan sebagainya. Sehingga cara membuatnyapun perlu
memperhatikan kerapihan dan tata letak yang baik. Agar penerima surat yakin bahwa surat yang
diterimanya adalah suatu surat yang resmi dari pengirimnya dan dapat dipertanggungjawabkan
keabsahannya.
Pada kursus ini akan diajarkan cara membuat surat memo yang terstruktur dengan menggunakan
menu-menu yang ada di Microsoft Word.

Contoh surat memo seperti berikut :

Tahap membuatnya
1. Buka Microsoft Word
2. Pada awal kertas, ketik :

MEMORANDUM
No. 2/MO/PPO/2020

3. Lalu buat tabel 3 kolom dan 8 baris, dengan cara klik tab Insert > Table
Pilih 3 x 8 table
Maka hasilnya seperti berikut :

10
4. Selanjutnya masukkan teks kedalam tabel diatas, sehingga hasilnya seperti berikut :

5. Lalu atur posisinya jarak table menjadi seperti berikut :

6. Lalu blok seluruh tabel, dengan klik tanda panah di kiri atas
Lalu klik tab Home > Border > No Border
Sehingga seluruh garis table hilang, seperti berikut :

11
7. Lalu blok seluruh baris ke lima (diatas teks Permohonan Rekomendasi …),
lalu di tab Home > Border > Top Border
Sehingga hasilnya seperti berikut :

8. Lalu blok seluruh baris ke delapan (baris terakhir),

lalu di tab Home > Border > Bottom Border
Sehingga hasilnya seperti berikut :

9. Lalu letakkan kursor pada awal kata Demikian kami sampaikan …

Lalu tekan Enter
Sehingga hasilnya seperti berikut :

12
10. Lalu dibawah tabel ketik teks berikut :

Divisi Pelatihan dan pengembangan

Ilya Sundari
Kabiro PPO

Lalu blok teks diatas, lalu klik tab Home > Center (atau CTRL + E). Sehingga hasilnya
seperti berikut :

11. Selanjutnya blok teks MEMORANDUM dan Nomornya.

Lalu klik tab Home > Bold (atau CTRL + B)
Lalu klik tab Home > Center (atau CTRL + E)

12. Lalu blok hanya teks MEMORANDUM

Lalu klik tab Home > Underline (atau CTRL + U)

13
13. Lalu blok seluruh baris ke TUJUH (Pada teks Demikian kami ….),
lalu klik kanan > Merge Cell
Sehingga hasilnya seperti berikut :

14
 MEMBUAT HYPERLINK

Pendahuluan Hyperlink
Hyperlink adalah cara untuk membuat suatu teks berhubungan dengan halaman lain atau file lain.
Misalnya dalam laporan di Microsoft Word anda membuat suatu nilai total penjualan, sedangkan
data detail perhitungan ada di file Microsoft Excel maka anda dapat membuat suatu link. Dimana
ketika anda klik suatu teks atau objek di Microsoft Word maka akan langsung membuka file
microsoft Excel yang dimaksud.

Cara Membuat Hyperlink Ke Halaman Lain Dalam Satu File Dokumen

Dalam kasus ini misalnya ketika anda mengklik suatu teks yang berada di halaman 3, maka akan
langsung menuju halaman 10
1. Buka file Microsoft Wordnya
2. Yang pertama dilakukan adalah membuat suatu alamat/ address pada suatu teks di halaman
10 yang menjadi lokasi item yang mau dibuka.
Maka blok teks yang akan dijadikan target hypelink
Klik tab Insert > Bookmark
Pada Bookmark nama, ketik : Target

Klik Add
Jadi lokasi teks yang dihalaman 10 yang terblok tadi namanya target

3. Selanjutnya anda ke halaman 3, lalu blok teks yang akan dijadikan tempat hyperlink
Lalu klik tab Insert > hyperlink
Lalu pada Link to, klik Place in This Document
Dan Select place in This Document, pada Bookmark klik Target

15
Klik OK
Untuk membuktikannya anda harus ke halaman 3 dan klik teks yang biru (sebagai penanda bahwa
teks tersebut mengandung hypelink), lalu tekan CTRL dan klik teks biru tersebut.
Maka dia akan langsung menuju ke halaman 10 dan di area target.

Cara Membuat Hyperlink Ke File Excel

Dalam kasus ini misalnya ketika anda mengklik suatu teks yang berada di halaman 4, maka
komputer akan langsung menuju kefile Excel yang dituju
1. Buka file Microsoft Excelnya yang dijadikan lokasi akhir hyperlink nya (Misalnya namanya
Data.xlsx, dan lokasi alamatnya di sheet 2 di sel A1)
2. Lalu segera menuju ke sel A1 di sheet 2
Lalu klik tab Formulas > Define Names
Pada Name, ketik : Target3
Pada Refers to, ketik : =Sheet2!$A$1 atau klik sel A1 di Sheet 2

Artinya sel A1 di sheet sudah diberi nama/ adress Target3

Klik OK

3. Selanjutnya anda ke halaman 4, lalu blok teks yang akan dijadikan tempat hyperlink
Lalu klik tab Insert > hyperlink
Lalu pada Link to, klik Existing Fileor Web Page
Lalu cari dan klik lokasi file Excel Data.xlsx

16
Lalu pada bagian Address, dibelakang nama file Data.xlsx, ketikkan : #Target3, sehingga hasilnya
seperti diatas
Lalu Klik OK

Untuk membuktikannya anda harus ke halaman 4 dan klik teks yang biru (sebagai penanda bahwa
teks tersebut mengandung hypelink), lalu tekan CTRL dan klik teks biru tersebut.
Maka dia akan langsung menuju ke file Data.xlsx di sel A1 pada sheet 2.

17
 SECURITY / PROTECTION

Pendahuluan
Microsoft Word adalah perangkat pengolah kata yang dibuat oleh Microsoft. Microsoft word sudah
familiar dikalangan pengguna komputer pada umumnya. Microsoft word begitu mudah (user
friendly) sehingga dijadikan andalan bagi pengguna, tetapi dibalik itu, banyak kelemahan yang
dimiliki oleh word ini. Salah satu kelemahannya yaitu begitu mudahnya file dibuka/dicopy oleh
orang lain tanpa seizin penggunanya, bila file tersebut hilang, maka orang yang menemukannya
juga mudah saja memilikinya.
Kelemahan lainnya yaitu banyaknya virus yang beragam dan menyerang microsoft word ini.
Extensi .doc dan extensi .rtf sudah dikenal oleh pembuat virus. Tentu saja, hal ini sangat
merepotkan pengguna (user) microsoft word ini. Perkembangan Microsoft word ini juga sudah
semakin modern, diantaranya Microsoft Word 2003, XP, 2007, 2010. Sebenarnya ragam microsoft
word ini sudah dikembangkan, tetapi banyak orang yang tidak mengetahui bagaimana cara
menambahkan Security pada Microsoft Word ini.
Pada kursus ini akan diajarkan bagaimana cara Memberi Security File Microsoft Word dengan
menggunakan password dan read only file. Keamanan ini dibuat agar sebelum kita membuka file,
maka menginput password terlebih dahulu, dan file tidak bisa diubah karena sifatnya hanya dapat
dibaca (read only).

Membuat Password1
1. Buka file Microsoft Word yang ingin dibuat passwordnya
2. Lalu klik tab File > Save As
Lalu klik Tools
Lalu klik General Option
Pada Password to open, anda ketikkan passwordny. Misal 1234
Pada Password to modify, anda ketikkan passwordny. Misal 1234567
Lalu klik / ceklist pilihan Read-Only Recommended

Klik Ok

3. Setelah itu maka muncul Kotak Dialog Confirm Password, lalu ketikan Password to open yaitu
1234

18
 Klik OK
4. Setelah itu maka muncul Kotak Dialog Confirm Password, lalu ketikan Password to modify
yaitu 1234567

Klik OK

5. Laluu ketik nama file yang akan disave

Lalu Klik Ok

6. Setelah itu siapa saja yang akan membuka file microsoft Word tadi, maka akan muncul Kotak
Dialog Confirm Password sebanyak 2x, lalu ketikkan password anda.
7. Jika ingin menghapus password diatas, maka lakukan seperti langkah pertama. Hanya
passwordnya di delete/ dikosongkan. Sehingga Microsoft Word tidak ada lagi menampilkan
request password.

Membuat Password2
Cara membuat password yang kedua ini lebih singkat. Titik berat pembuatannya adalah
menggunakan proses enkripsi yang ditambahkan password.
1. Buka file Microsoft Word yang ingin dibuat passwordnya
2. Lalu klik tab File > Info > Protect Document
Lalu klik Encrypt with password
Lalu ketikkan passwordnya

Klik OK
Ketikkan kembali passwordnya untuk konfirmasi

Klik OK
19
 Maka file Microsoft Word sudah diproteksi

3. Jika ingin menghilangkan passwordnya, lakukan kembali langkah diatas. Lalu delete/ bersihkan
passwordnya.
Lalu klik OK

20
 DAFTAR PUSTAKA

https://itcomindonesia.wordpress.com
https://modulkomputer.com/cara-membuat-surat-di-microsoft-word/
https://ilmukomputer.org
https://www.kompasiana.com/purnamatambunan/
Panca N.K. Microsoft Word Introduction.. 2013 Modul Training

21