DEWAN PENGURUS PUSAT

HIMPUNAN ALUMNI INSTITUT PERTANIAN BOGOR

Sekretariat : Gedung Alumni IPB Lt 2 JI. Raya Pajajaran No. 54 Bogor Telp/Fax : (0251) 8311525

Nomor : 138/SEKR/HA IPB/XI/2021 Bogor, 17 November 2021

Lampiran : 3
Perihal : Undangan Rangkaian Kegiatan MUNAS VI HA IPB

Kepada Yth :
1. Dewan Pengawas DPP HA IPB
2. Ketua dan Sekretaris Dewan Pembina HA IPB
3. Ketua dan Sekretaris Dewan Pertimbangan HA IPB
4. Ketua dan Sekretaris Dewan Pakar HA IPB
5. Para Ketua dan Sekretaris Dewan Pengurus Daerah HA IPB
6. Para Ketua dan Sekretaris Dewan Pengurus Komisariat HA IPB
7. Para Ketua dan Sekretaris Badan Otonom HA IPB
8. Para Ketua dan Sekretaris Dewan Pengurus Cabang HA IPB
9. Para Ketua dan Sekretaris Dewan Pengurus Cabang Luar Negeri HA IPB

Dengan Hormat,
Salam sejahtera Kami sampaikan , semoga Bapak dan Ibu, Akang dan Teteh selalu dalam
keadaan sehat walfiat dan diberikan keselamatan oleh Tuhan Yang Maha Esa dalam
menjalankan aktivitas sehari-hari
Merujuk kepada ketentuan Anggaran Rumah Tangga (ART) pasal 19 ayat 8 mengenai MUNAS
tentang waktu penyampaian undangan MUNAS, dan berdasarkan keputusan rapat Panitia
Pengarah dan Pelaksana tanggal 16 November 2021, bersama ini kami sampaikan undangan
pelaksanaan MUNAS VI HA IPB yang Insya Allah akan dilaksanakan pada :
Hari / Tanggal : Jumat – Minggu / 17 – 19 Desember 2021
Waktu : 09.00 – selesai
Tempat : IPB International Convention Center (IICC) Bogor Jawa Barat

Rangkaian Agenda :
1. Wisuda Mentoring Leader Batch III dan Diaspora Mentoring Batch I, Launching Buku
Mentoring, Penutupan Future Agile Leadership Program . Hari Jumat Tanggal 17
Desember 2021 (Pagi – Siang)
2. Kick off dan Launching Badan Otonom Alumni Business Chamber (ABC), Business
Gathering . Hari Jumat Tanggal 17 Desember 2021 (Siang – Sore)
3. Gala Dinner Peserta MUNAS VI HA IPB, Malam Anugerah Alumni IPB, Kilas Balik DPP
HA IPB Periode 2017 – 2021 Hari Jumat Tanggal 17 Desember 2021 (Malam)
 DEWAN PENGURUS PUSAT
HIMPUNAN ALUMNI INSTITUT PERTANIAN BOGOR
Sekretariat : Gedung Alumni IPB Lt 2 JI. Raya Pajajaran No. 54 Bogor Telp/Fax : (0251) 8311525

4. Persidangan MUNAS VI HA IPB , Pleno Persidangan AD ART, Garis Besar Program

Kerja, Pleno Penetapan Kode Etik dan Protokoler Acara Resmi, Pleno Pemilihan Dewan
Pengawas. Hari Sabtu Tanggal 18 Desember 2021 (Pagi – Malam)
5. Pleno Pemilihan Ketum dan Sekjen DPP HA IPB. Hari Minggu Tanggal 19 Desember
2021 (Pagi – Siang)
(Terlampir Draft Agenda Acara)
Adapun hal – hal penting yang harus diperhatikan dalam menghadiri pelaksanaan MUNAS VI HA
IPB adalah sebagai berikut :
1. Sesuai dengan peraturan teknis penyelenggaraan acara di kondisi covid (berdasarkan
info dari pihak IPB Internasional Convention Center), bahwa pelaksanaan pertemuan
tatap muka yang diijinkan adalah dengan kapasitas maksimum 300 orang dengan
penerapan protokol kesehatan yang ketat
2. Berdasarkan hal tersebut dan sesuai hasil ketetapan Rakernas V HA IPB, maka panitia
pengarah dan pelaksana memilih dan memutuskan opsi pelaksanaan MUNAS VI HA IPB
adalah secara Hybrid (kombinasi tatap muka/luring maksimum 300 orang dan secara
daring/online untuk peserta MUNAS lainnya)
3. Berdasarkan ketetapan pada poin 2 maka peserta tatap muka / luring, di atur sebagai
berikut :
a. Peserta dari masing – masing Dewan Pengurus Daerah HA IPB (3 orang peserta
utusan dan 2 orang peserta peninjau)
b. Peserta dari masing – masing Dewan Pengurus Komisariat (1 orang peserta
utusan dan 2 orang peninjau)
c. Peserta dari masing – masing Badan Otonom HA IPB (1 orang peserta utusan dan
2 orang peninjau)
d. Peserta dari Dewan Pengawas DPP HA IPB (1 orang peserta utusan dan 7 orang
peninjau)
e. Peserta dari Dewan Pengurus Pusat HA IPB (10 orang peserta utusan dan 40
orang peninjau)
f. Peserta dari Dewan Pembina, Pertimbangan, Pakar DPP HA IPB (Peserta
Peninjau)
g. Undangan dari Dewan Pengurus Pusat HA IPB untuk unsur IPB dan Mitra DPP
HA IPB (Peserta Peninjau)
h. Peserta yang hadir secara luring / offline wajib menunjukkan riwayat vaksinasi
covid 19 melalui aplikasi peduli lindungi atau soft copy e sertificate vaksinasi covid
19, minimal vaksinasi pertama
i. Seluruh peserta diwajibkan memakai masker selama acara berlangsung dan
mengikuti standar protokol kesehatan yang ditentukan oleh panitia
j. Kesediaan untuk dilakukan antigen test ditempat acara jika dibutuhkan
 DEWAN PENGURUS PUSAT
HIMPUNAN ALUMNI INSTITUT PERTANIAN BOGOR
Sekretariat : Gedung Alumni IPB Lt 2 JI. Raya Pajajaran No. 54 Bogor Telp/Fax : (0251) 8311525

4. Sedangkan peserta daring / online melalui ZOOM adalah sebagai berikut :

a. Peserta dari masing – masing Dewan Pengurus Cabang HA IPB (1 orang peserta
utusan dan 2 orang peninjau)
b. Peserta dari masing – masing Dewan Pengurus Cabang Luar Negeri HA IPB ((1
orang peserta utusan dan 2 orang peninjau)
c. Undangan dari Dewan Pengurus Pusat HA IPB untuk setiap koordinator negara
diaspora network dan perwakilan angkatan (Peninjau)

5. Dalam rangka menjaga dan mengelola ketertiban dan kenyamanan persidangan, maka
terlampir disampaikan ketentuan registarasi dan partisipasi peserta MUNAS VI HA IPB
selama penyelenggaraan sidang – sidang MUNAS VI HA IPB
Demikian undangan ini kami sampaikan dengan harapan dapat dicermati dan diteruskan kepada
pengurus dan organ di bawahnya. Apabila ada yang ingin ditanyakan lebih lanjut dapat
menghubungi nara hubung Dudi S Hendarawan (0811113673) dan Sukma Kamajaya
(081316738081)

PANITIA PELAKSANA (OC)

RANGKAIAN KEGIATAN MUNAS VI HA IPB

Dudi S Hendrawan Sukma Kamajaya

Ketua Sekretaris

MENGETAHUI,
DEWAN PENGURUS PUSAT
HIMPUNAN ALUMNI INSTITUT PERTANIAN BOGOR

R. Fathan Kamil Walneg S. Jas

Ketua Umum Sekretaris Jenderal

Tembusan :
1. Ketua, Sekretaris dan Anggota Panitia Pengarah Rangkaian Kegiatan MUNAS VI HA IPB
2. Arsip
 DEWAN PENGURUS PUSAT
HIMPUNAN ALUMNI INSTITUT PERTANIAN BOGOR
Sekretariat : Gedung Alumni IPB Lt 2 JI. Raya Pajajaran No. 54 Bogor Telp/Fax : (0251) 8311525

Lampiran 1

Ketentuan Registrasi dan Partisipasi Peserta MUNAS VI HA IPB

A. Registrasi

1. Khusus untuk acara tanggal 18 dan 19 Desember 2021, seluruh peserta MUNAS VI HA
IPB baik peserta utusan maupun peserta peninjau, baik peserta yang akan hadir secara
luring dan daring sesuai ketentuan yang tercantum di dalam surat undangan ini, wajib
melakukan registrasi melalui pengisian google form berikut ini https://ipb.link/peserta-
munasvihaipb paling lambat tanggal 13 Desember 2021
2. Pengisian google form dimaksud untuk mendapatkan id peserta yang unik dan terikat
langsung kepada nama, nomor handphone, alamat email dan surat mandat utusan dari
Organ HA IPB yang mengutusnya
3. Setiap peserta yang mengisi registrasi di google form harus melampirkan (mengupload)
surat mandat yang menyatakan diri nya adalah peserta utusan atau peserta peninjau yang
sah yang ditandatangani oleh Ketua dan Sekretaris Organ HA IPB yang mengutusnya
4. DPD, DPC dan DPC Luar Negeri yang akan mengeluarkan surat mandat adalah yang
masih aktif periode kepengurusannya. Khusus untuk DPC diharapkan Ketua dan
Sekretaris DPD mengirimkan surat kepada DPP rekap list SK periode kepengurusan DPC
dibawahnya ke email dpphaipb@gmail.com paling lambat 10 Desember 2017
5. Surat mandat yang dikeluarkan oleh Ketua dan Sekretaris Organ HA IPB mengandung
informasi kunci sesuai template terlampir (lampiran 2)
6. Peserta yang mengisi google form selain dari yang tertera di Surat Mandat tidak akan
mendapatkan nomor id peserta MUNAS VI HA IPB syarat untuk mengikuti seluruh
persidangan MUNAS VI HA IPB
7. Nomor id (barcode) yang sudah diperoleh harap disimpan (screen shoot) untuk keperluan
verifikasi peserta selama persidangan MUNAS VI HA IPB

B. Partisipasi

1. Setiap Peserta MUNAS VI HA IPB yang sudah mendapatkan nomor id peserta dan
hendak mengakses persidangan MUNAS VI HA IPB akan dilakukan verifikasi secara
sistem
2. Verifikasi untuk peserta yang hadir secara luring / offline dengan melakukan scan barcode
di pintu masuk IICC
3. Verifikasi untuk peserta yang hadir secara daring akan diberikan link zoom atau link
aplikasi lainnya yang diberikan oleh Panitia Pelaksana MUNAS VI HA IPB
4. Ketentuan Verifikasi ini berlaku untuk setiap saat dimana peserta akan masuk (masuk
kembali) ke ruang sidang baik secara luring ataupun daring
 DEWAN PENGURUS PUSAT
HIMPUNAN ALUMNI INSTITUT PERTANIAN BOGOR
Sekretariat : Gedung Alumni IPB Lt 2 JI. Raya Pajajaran No. 54 Bogor Telp/Fax : (0251) 8311525

Lampiran 2

CONTOH
SURAT MANDAT
PESERTA UTUSAN DAN PESERTA PENINJAU
MUSYAWARAH NASIONAL VI HIMPUNAN ALUMNI INSTITUT PERTANIAN BOGOR

Kepada Yth
Panitia Pelaksana
Rangkaian Kegiatan MUNAS VI HA IPB

Dengan Hormat
Sehubungan dengan Kegiatan Musyawaran Nasional (MUNAS) VI Himpunan Alumni Institut
Pertanian Bogor (HA IPB) yang akan diselenggarakan pada tanggal 17 – 19 Desember 2021,
maka berikut disampaikan nama-nama dari ……..(Ditulis nama organ HA IPB, DPP / DPD / DPK
/ DPC / DPC Luar Negeri / Badan Otonom) :

No Nama Jabatan di Status Peserta No HP Alamat Personal ID

Organ HA IPB (Peserta Utusan Email Zoom (untuk
/ Peserta peserta
Peninjau) daring)

Demikian Surat Mandat ini dibuat sebagai dasar keikutsertaan MUNAS VI HA IPB dan agar dapat
digunakan sebagaimana mestinya

………….., 2021

(Nama Ketum / Ketua (Nama Sekjen / Sekretaris

DPP/DPD/DPK/DPC/DPC/Badan Otonom) DPP/DPD/DPK/DPC/DPC/Badan Otonom)
 DEWAN PENGURUS PUSAT
HIMPUNAN ALUMNI INSTITUT PERTANIAN BOGOR
Sekretariat : Gedung Alumni IPB Lt 2 JI. Raya Pajajaran No. 54 Bogor Telp/Fax : (0251) 8311525

Lampiran 3 Draft Agenda Acara

17 Desember 2021
Waktu Kegiatan
08.00 – 08.30 Link Zoom untuk peserta daring dibuka
08.30 – 09.00 Registrasi Peserta
09.00 – 09.05 Pembukaan oleh MC
09.05 – 09.10 Pembacaan Doa
09.10 – 09.20 Menyanyikan Lagu :
1. Indonesia Raya
2. Hymne IPB
09.20 – 09.40 Sambutan – Sambutan
09.40 – 10.40 Wisuda Mentoring Leader Batch III
10.40 – 11.30 Wisuda Diaspora Mentoring Leader Bacth I
11.30 – 12.45 ISHOMA
12.45 – 13.00 Launching Buku Mentoring Leader
13.00 – 13.15 Penutupan Program Future Agile Leadership Program
13.15 – 14.00 Launching Badan Otonom Alumni Business Chamber
(ABC)
14.00 – 15.30 Business Gathering
15.30 – 18.30 Break
18.30 – 19.30 Gala Dinner
19.30 – 20.00 Kilas Balik Kepengurusan DPP HA IPB Periode 2017 –
2021
20.00 – 21.30 Anugerah Alumni IPB
21.30 Penutup

18 Desember 2021

Waktu Kegiatan
08.00 – 08.30 Link Zoom untuk peserta daring dibuka
08.30 – 09.00 Registrasi Peserta Luring dan Daring
09.00 – 09.05 Pembukaan oleh MC
09.05 – 09.10 Pembacaan Doa
09.10 – 09.20 Menyanyikan Lagu :
1. Indonesia Raya
2. Hymne IPB
09.20 – 09.40 Sambutan – Sambutan
09.40 – 10.40 Pleno 1 Jadwal Acara dan Tata Tertib Persidangan
10.40 – 11.10 Pleno 2 Pemilihan Pimpinan Sidang
11.10 – 12.10 Pleno 3 Laporan Pertanggungjawaban
12.10 – 13.10 ISHOMA
13.10 – 14.45 Pleno 4 Pengesahan AD ART
 DEWAN PENGURUS PUSAT
HIMPUNAN ALUMNI INSTITUT PERTANIAN BOGOR
Sekretariat : Gedung Alumni IPB Lt 2 JI. Raya Pajajaran No. 54 Bogor Telp/Fax : (0251) 8311525

14.45 – 15.40 Pleno 5 Pengesahan Kode Etik dan Protokoler Acara

Resmi
15.40 – 16.10 Coffee Break dan Sholat Ashar
16.10 – 16.55 Pleno 6 Pengesahan Garis Besar Pedoman Program
Kerja
16.55 – 17.45 Pleno 7 Pengesahan Tata Tertib Pemilihan Dewan
Pengawas
17.45 – 18.45 ISHOMA
18.45 – 19.45 Pleno 8 Pemilihan Dewan Pengawas dan Susunan
Dewan Pengawas HA IPB
19.45 – 21.00 Pleno 9 Pengesahan Tata Tertib Pemilihan Ketua Umum
dan Sekjen DPP HA IPB

19 Desember 2021

Waktu Kegiatan
08.00 – 08.30 Link Zoom untuk peserta daring dibuka
08.30 – 09.00 Registrasi Peserta Luring dan Daring
09.00 – 09.05 Pembukaan oleh MC
09.05 – 09.10 Pembacaan Doa
09.40 – 12.00 Pleno 10 Pemilihan Ketua Umum dan Sekjen DPP HA
IPB Periode 2021 - 2025
12.00 – 12.30 Penutup
12. 30 Makan Siang