PANDUAN

PENYUSUNAN DOKUMEN

PEMERINTAH KABUPATEN BADUNG

DINAS KESEHATAN
(UNIT
XII LANTAI 2)
PUSAT PEMERINTAHAN MANGUPRAJA MANDALA
UPTD PUSKESMAS MENGWI I
Jalan : I Gusti Ngurah Rai, Br. Panca Dharma, Mengwitani, Mengwi, Badung
Tlp. (0361)829769. Kode Pos 80351
Email : puskesmas.mengwi.satu@gmail.com
 BAB I
DEFINISI

Panduan adalah petunjuk dalam melakukan kegiatan yang berisi ketentuan dasar
yang memberi arah langkah-langkah yang harus dilakukan terutama dalam penyusunan
dokumen kegiatan Puskesmas.
Tujuan dari panduan adalah untuk mengendalikan dokumen agar seragam sesuai
format yang telah ditetapkan.
Sistematika penyusunan panduan pelayanan kesehatan di Puskesmas mengacu
pada Pedoman Penyusunan Dokumen Akreditasi Fasilitas Kesehatan Tingkat Pertama
(FKTP) yang diterbitkan oleh Direktorat Jenderal Bina Upaya Kesehatan Dasar Tahun
2015.
 BAB II
RUANG LINGKUP

Pedoman penyusunan dokumen meliputi seluruh dokumen akreditasi yang

dipersyaratkan oleh standar akreditasi, meliputi :
1. Keputusan Kepala Puskesmas
2. Standar Operasional Prosedur (SOP)
3. Kerangka Acuan Kegiatan (KAK)
4. Pedoman atau Panduan
5. Undangan Pertemuan
6. Notulen Rapat
7. Penyusunan Rencana Usulan Kegiatan
8. Penataan dan Penyimpanan dokumen

Dokumen yang dikendalikan adalah di seluruh unit yang ada di UPTD Puskesmas
Mengwi I
 BAB III
TATA LAKSANA

PENYUSUNAN DOKUMEN UPTD PUSKESMAS MENGWI I

I. Surat Keputusan (SK);

a. Pengertian
Keputusan adalah naskah dinas yang memuat kebijakan yang bersifat
menetapkan, tidak bersifat mengatur dan merupakan pelaksanaan kegiatan,
yang digunakan untuk operasional Puskesmas Mengwi I.

b. Wewenang Penetapan dan Penandatanganan

Pejabat yang berwenang menetapkan dan menandatangani keputusan untuk
operasional Puskesmas Mengwi I adalah Kepala Puskesmas yang menerima
pelimpahan wewenang dalam bentuk delegasi atau mandat dari Kepala Dinas
Kesehatan Kabupaten Badung

c. Susunan
Bagian kepala keputusan terdiri dari :

a. Kop Puskesmas yang terdiri dari “PEMERINTAH KABUPATEN BADUNG”,

“DINAS KESEHATAN”, “UPTD PUSKESMAS MENGWI I”, ditulis
menggunakan huruf kapital Arial ukuran 14 (Bold) sedangkan alamat, Email,
dan kode pos ditulis dengan huruf kecil dan disusun secara simetris dengan
lambang kabupaten Badung di sebelah kiri atas dan diberi garis dengan Arial
ukuran 10;
b. Kata “KEPUTUSAN KEPALA UPTD PUSKESMAS MENGWI I” ditulis
dengan huruf kapital dan disusun secara simetris dengan huruf Arial ukuran
12(Bold);
c. Nomor keputusan di tulis sesuai sistem penomoran UPTD Puskesmas
Mengwi I
“NOMOR: SK/800/001/MI/XII/2019” menggunakan huruf Arial;
Penomoran SK disusun sebagai berikut :
Tahun
Contoh : SK/800/001/MI/XII/2019 Pembuatan

Kode Bulan Pembuatan

Kode Puskesmas

Nomor Urut

Kode Tata Usaha

d. Kata penghubung “TENTANG” ditulis dengan huruf kapital Arial ukuran 12

(Bold) secara simetris;
e. Judul keputusan ditulis dengan huruf kapital Arial ukuran 12 (Bold) secara
simetris;
f. Nama jabatan pejabat yang menetapkan keputusan, ditulis simetris, dan di
letakkan di sebelah kanan bawah margin,menggunakan huruf kapital Arial
ukuran 12 dilengkapi gelar, pangkat dan NIP.
g. Spasi pada penulisan SK adalah 1, jenis tulisan yang di gunakan Arial
Ukuran 12
h. Margin yang ditetapkan untuk SK adalah top 2,5 cm, bottom 2,5 cm, left 2,5
cm,right 2,5 cm.
i. Kertas yang digunakan adalah HVS F4 80 gram (215x330mm).
 Bookman Old Style 12 ,
TimesNewRoman
PEMERINTAH KABUPATEN BADUNG
spacing 1.5
12, spacing 1.
Huruf kapital DINAS KESEHATAN
Arial
Sesuaikan besar
(UNIT XII LANTAI 2) kecil huruf
14(Bold)Spasi 1
PUSAT PEMERINTAHAN MANGUPRAJA MANDALA
UPTD PUSKESMAS MENGWI I
Arial 10
Jalan : I Gusti Ngurah Rai, Br. Panca Dharma, Mengwitani, Mengwi, Badung
Tlp. (0361)829769. Kode Pos 80351 Spasi 1
Email : puskesmas.mengwi.satu@gmail.com
ENTER 1x

KEPUTUSAN KEPALA UPTD PUSKESMAS MENGWI I

NOMOR : SK/800/001/MI/XII/2019 Arial
12(Bold)Spasi 1
ENTER 2x

Arial 12 (Bold) TENTANG

ENTER 1x
PEMBERLAKUAN TATA NASKAH DAN PENGENDALIAN DOKUMEN INTERNAL
PUSKESMAS
ENTER 2x

DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA

KEPALA UPTD PUSKESMAS MENGWI I

ENTER 1x

Menimbang : a. bahwa dalam rangka penyelenggaraan

kegiatan / program dan pelayanan kesehatan,
puskesmas perlu memberlakukan tata naskah
Huruf Kapital dan pengendalian dokumen internal
puskesmas, agar memudahkan didalam
pengelolaan, penyimpanan dan pencarian;
b. bahwa pedoman didalam pengelolaan
dokumen di puskesmas, baik dokumen yang
bertalian dengan dokumen administrasi
puskesmas maupun dokumen akreditasi
puskesmas;
c. bahwa sesuai pertimbangan pada butir a dan
b diatas,maka perlu menetapkan keputusan
kepala puskesmas tentang pemberlakuan tata
naskah dan pengendalian dokumen internal
Huruf Kapital puskesmas di UPTD Puskesmas Mengwi Spasi
I; 1
ENTER 1x
Mengingat : 1. Undang-Undang Nomor 36 Tahun 2009 tentang
Kesehatan;
Berupa Angka, 2. Undang-Undang Nomor 32 Tahun 2014 tentang
Referensi di Pemerintah Daerah;
urutkan sesuai 3. Peraturan pemerintah Republik Indonesia
hierarki undang2 Nomor 38 Tahun 2007 tentang Pembagian
Urusan Pemerintah antara Pemerintah Daerah
Provinsi dan Pemerintah Daerah
Kabupaten/Kota;
4. Peraturan pemerintah Nomor 18 Tahun 2016
Tentang Perangkat Daerah;
5. Peraturan Menteri PAN dan RB Nomor 35 Tahun
2012 tentang Pedoman Penyusunan Standar
Operasional Prosedur Administrasi
Pemerintahan;
6. Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 71 tahun
2013 tentang Pelayanan Kesehatan pada
Jaminan Kesehatan Nasional;
II. Standar Operasional Prosedur (SOP);
a. Pengertian
Standar Operasional Prosedur (SOP) adalah Serangkaian Instruksi tertulis yang
di bakukan mengenai berbagai prosedur penyelenggaraan aktivitas organisasi,
bagaimana dan kapan harus di lakukan, dimana dan oleh siapa di lakukan
(Permenpan no 35 tahun 2013)
b. Tujuan SOP
SOP bertujuan untuk :
1. Menyederhanakan, memudahkan, dan mempercepat penyampaian petunjuk;
2. Memudahkan pekerjaan;
3. Memperlancar dan menyeragamkan pelaksanaan kegiatan; dan
4. Meningkatkan kerja sama antara pimpinan, staf, dan unsur pelaksana
c. Wewenang Penetapan dan Penandatanganan
Pejabat yang menetapkan dan menanda tangani SOP adalah Kepala UPTD
Puskesmas Mengwi I.
d. Susunan
Susunan SOP terdiri dari :
1. Kotak Heading (contoh terlampir);
2. Isi SOP (contoh terlampir)

e. Penomoran
Penomoran SOP disusun sebagai berikut :

Contoh : SOP/UKP/001/MI Kode

Puskesmas

Nomor Urut

Nama POKJA / Program/ Unit Layanan

f. Penggunaan kertas
Kertas yang digunakan adalah kertas F4 80 gram (215x330mm).
g. Margin yang digunakan adalah top 2,5 cm, bottom 2,5 cm, left 2,5 cm, right 2,5
cm
h. Jenis dan ukuran huruf
Jenis huruf yang digunakan adalah Arial ukuran 11 untuk isinya dengan spasi 1
dengan paragraf rata kanan kiri (justify). Untuk bagian heading seperti contoh
yang ada dibawah ini.
 Arial 12, Bold
2,34 cm x 2,56 cm Center,spasi 1,Arial 11,Spasi
Judul SOP Before/After:61,Before/After
pt 6
Arial 12 bold
Bold
pt

2,58 cm x 2,24 cm
No.Dokume : SOP/UKP/001/MI
n
No. Revisi : 00
SOP
Arial 10
Tgl. Terbit : 16 Desember 2019 Arial 10 (Bold)
Bold.Spasi:1Bef Halaman : 1 / 2 (halaman
ore/After: 6 pt
dari 2 halaman
UPTD PUSKESMAS Stempel puskesmas dan tanda dr.M.NGR ARYA YOGIE K.,M.Kes
MENGWI I tangan kepala puskesmas NIP. 19830616 200803 1 001
1. Pengertian
2. Tujuan Sebagai acuan bagi petugas untuk ...............................................
3. Kebijakan Surat Keputusan Kepala UPTD Puskesmas Mengwi I Nomor .........
tentang ...........
4. Referensi 1. .....................................................................................;
2. .............................................................................................;
3. .............................................................................................;
dst...
5. 5.Alat dan 1. ............................................................................................;
bahan 2. .............................................................................................;
3. .............................................................................................;
dst...
6. Prosedur/ 1 ……………………………………………………………..;
Langkah- 2……………………………………………………………...;
langkah 3……………………………………………………………...;
dst...
7. Bagan Alir
Awal Kegiatan

Isi SOP Ukuran Huruf Arial

11 Spasi 1 Isi Kegiatan

Akhir Kegiatan

8. Hal-hal yang
perlu
diperhatikan
9. Unit terkait

10. Dokumentasi
Terkait
11. Rekaman No Yang diubah Isi Perubahan Tanggal Mulai diberlakukan
Historis
Perubahan
III. Kerangka Acuan Kegiatan dan/atau Program;
Sistematika atau format Kerangka Acuan Kegiatan sebagai berikut :

A. PENDAHULUAN
Berisi hal-hal yang bersifat umum yang terkait dengan upaya atau kegiatan

B. LATAR BELAKANG
Berisi justifikasi atau alasan mengapa program tersebut disusun. Sebaiknya
dilengkapi dengan data-data sehingga alasan diperlukannya program dapat lebih
kuat serta disertai dengan visi, misi, dan tata nilai Puskesmas Mengwi I

C. TUJUAN
1. Tujuan Umum : adalah tujuan secara garis besar
2. Tujuan khusus : adalah tujuan secara rinci
D. KEGIATAN POKOK DAN RINCIAN KEGIATAN
Berisi langkah-langkah yang harus dilakukan sehingga tercapai tujuan program

E. CARA MELAKSANAKAN KEGIATAN

Berisi Metode untuk melaksanakan kegiatan pokok dan rincian kegiatan

F. SASARAN
Target pertahun yang spesifik dan terukur untuk mencapai tujuan sesuai dengan
SMART (Specific, Measurable, Agressive but attainable, Result oriented, Time
Bond)

G. PERAN PIHAK TERKAIT

1. Lintas Program
2. Lintas Sektor
H. PEMBIAYAAN
I. JADWAL PELAKSANAAN KEGIATAN
Berisi perencanaan waktu untuk tiap-tiap rincian kegiatan digambarkan dalam
bentuk Gun chart

J. PENCATATAN, PELAPORAN DAN EVALUASI KEGIATAN

Berisi evaluasi pelaksanaan terhadap Jadwal yang direncanakan baik per bulan,
tribulan maupun satu tahun.

PEMERINTAH KABUPATEN BADUNG

DINAS KESEHATAN
(UNIT XII LANTAI 2)
PUSAT PEMERINTAHAN MANGUPRAJA MANDALA
UPTD PUSKESMAS MENGWI I
Jalan : I Gusti Ngurah Rai, Br. Panca Dharma, Mengwitani, Mengwi, Badung
Tlp. (0361)829769. Kode Pos 80351 Arial 10 spasi 1
Email : puskesmas.mengwi.satu@gmail.com

KERANGKA ACUAN KEGIATAN

Arial 12 bold,
spasi 1
JUDUL KAK
UPTD PUSKESMAS MENGWI I
 TAHUN 2019

Arial 12 bold,
A. PENDAHULUAN spasi 1
ENTER 1x

B. LATAR BELAKANG

C. TUJUAN
1. Tujuan Umum
2. Tujuan Khusus Isi KAK diketik
dengan Arial 12
spasi 1
D. KEGIATAN POKOK DAN RINCIAN KEGIATAN

E. CARA MELAKSANAKAN KEGIATAN

F. SASARAN

G. PERAN PIHAK TERKAIT

1. Lintas Program
2. Lintas Sektor

H. PEMBIAYAAN

I. JADWAL PELAKSANAAN KEGIATAN

J. PENCATATAN, PELAPORAN DAN EVALUASI KEGIATAN

Enter 2x

Mengetahui, Mengwi , .....................2019

Kepala Puskesmas Mengwi I, Pelaksana,

Enter 2x Enter 2x

dr.M.NGURAH ARYA YOGIE K.,M.Kes (……………………………………..)

NIP. 19830616 200803 1 001 NIP.

IV. Pedoman/Panduan
Pedoman/panduan adalah kumpulan ketentuan dasar yang memberi arah langkah-
langkah yang harus dilakukan. Pedoman merupakan dasar untuk menentukan dan
melaksanakan kegiatan. Panduan adalah petunjuk dalam melakukan kegiatan
sehingga dapat diartikan pedoman mengatur beberapa hal, sedangkan panduan
hanya mengatur 1 (satu) kegiatan. Pedoman/panduan dapat diterapkan dengan
baik dan benar melalui penerapan SOP. Adapun format pedoman/panduan adalah
sebagai berikut :

A. Format Pedoman Pelayanan Unit Kerja

KATA PENGANTAR
 BAB I PENDAHULUAN

A. LATAR BELAKANG
B. TUJUAN PEDOMAN
C. SASARAN PEDOMAN
D. RUANG LINGKUP PEDOMAN
E. BATASAN OPERASIONAL

BAB II STANDAR KETENAGAAN

A. KUALIFIKASI SUMBER DAYA MANUSIA

B. DISTRIBUSI KETENAGAAN
C. JADWAL KEGIATAN

BAB III STANDAR FASILITAS

A. DENAH RUANG
B. STANDAR FASILITAS

BAB IV TATA LAKSANA PELAYANAN

A. LINGKUP KEGIATAN
B. METODE
C. LANGKAH KEGIATAN

BAB V LOGISTIK

BAB VI KESELAMATAN SASARAN KEGIATAN/PROGRAM

BAB VII KESELAMATAN KERJA

BAB VIII PENGENDALIAN MUTU

BAB IX PENUTUP

B. FORMAT PANDUAN PELAYANAN PUSKESMAS

BAB I DEFINISI

BAB II RUANG LINGKUP

BAB III TATALAKSANA

BAB IV DOKUMENTASI

V. Undangan Pertemuan
Sebelum mengadakan pertemuan baik intern maupun lintas sektor, harus
membuat Surat Undangan. Undangan Pertemuan dibuat oleh Tata Usaha dengan
format sebagai berikut :

a. Ukuran Kertas : HVS F4 80gram (215x330mm).

b. Font : Arial 12
c. Spasi : Menyesuaikan kertas
d. Margin : Atas 2,5 cm, bawah 2,5 cm, kiri 2,5 cm, dan kanan 2,5 cm

Berikut ini adalah contoh format Undangan Pertemuan di UPTD Puskesmas

Mengwi I.
 PEMERINTAH KABUPATEN BADUNG
DINAS KESEHATAN
(UNIT XII LANTAI 2)
PUSAT PEMERINTAHAN MANGUPRAJA MANDALA
UPTD PUSKESMAS MENGWI I
Jalan : I Gusti Ngurah Rai, Br. Panca Dharma, Mengwitani, Mengwi, Badung
Tlp. (0361)829769. Kode Pos 80351 Arial 10 spasi 1
Email : puskesmas.mengwi.satu@gmail.com

Badung,……………2019
Nomor : Kepada
Sifat : Penting/Biasa Yth.
Lampiran :- di -
Perihal : Undangan Badung

Dalam rangka meningkatkan mutu dan kinerja program.…di UPTD Puskesmas

Mengwi I, maka dengan ini kami mengharapkan kehadiran Bapak/Ibu/Saudara
untuk hadir pada pertemuan yang akan di laksanakan pada :
Hari :
Tanggal :
Jam :
Tempat :
Acara :
Demikian atas perhatian dan kehadirannya kami ucapkan banyak terimakasih

Mengetahui Penanggungjawab
Kepala UPTD Puskesmas Mengwi I Program……............

M.NGURAH ARYA YOGIE KHRSNA

(............................................)
NIP. 19830616 200803 1 001
NIP
VI. Notulen Rapat
Notulen rapat merupakan rekaman hasil rapat yang dapat berupa tulisan
tangan maupun diketik. Untuk disusun dengan format sebagai berikut :

 Nama Pertemuan
 Tanggal Pertemuan
 Pukul/Waktu Pertemuan
 Susunan Acara
 Notulen Sebelumnya (diisi untuk rapat yang bersifat rutin)
 Pembahasan
 Kesimpulan
 Rekomendasi

VII. Penyusunan Rencana Usulan Kegiatan (RUK)

Penyusunan Rencana Usulan Kegiatan (RUK) memperhatikan berbagai
kebijakan yang berlaku, baik secara global, nasional maupun daerah sesuai
dengan hasil kajian data dan informasi yang tersedia di Puskesmas. Puskesmas
perlu mempertimbangkan masukan dari masyarakat melalui kajian maupun
asupan dari lintas sektoral Puskesmas. Rencana Usulan Kegiatan harus dilengkapi
usulan pembiayaan untuk kebutuhan rutin, sarana, prasarana dan operasional
Puskesmas. RUK yang disusun merupakan RUK tahun mendatang (H+1). Secara
rinci RUK dijabarkan kedalam rencana pelaksanaan kegiatan (RPK). Setelah
mendapatkan persetujuan, selanjutnya diserahkan ke Puskesmas melallui Dinas
Kesehatan Badung, maka disusun secara rinci rencana pelaksanaan kegiatan
dengan menyesuaikan anggaran yanng telah turun.

1. Tahap peralatan penyusunan RUK

a. Tahap persiapan
Tahap ini mempersiapkan staf Puskesmas yang terlihat dalam proses
penyusunan RUK agar memperoleh kesamaan pandangan dan
pengetahuan untuk melaksanakan tahap-tahap perencanaan.
b. Tahap analisis situasi
Tahap ini dimaksudkan untuk memperoleh informasi mengenai keadaan
dan permasalahan yang dihadapi Puskesmas melalui proses analisis
terhadap data yang dikumpulkan tim yang telah ditunjuk oleh Kepala
Puskesmas. Data-data tersebut mencakup data umum, data khusus (hasil
penilaian kinerja Puskesmas).

2. Tahap penyusunan RUK

Penyusunan RUK memperhatikan hal-hal untuk mempertahankan kegiatan
yang sudah dicapai pada periode sebelumnya dan memperhatikan
program/upaya yang masih bermasalah, menyusun rencana kegiatan baru
yang disesuaikan dengan kondisi kesehatan diwilayah tersebut dan
kemampuan Puskesmas.
Penyusunan RUK terdiri dari dua tahap, yaitu:
a. Analisis masalah dilakukan melalui kesepakatan tim penyusun dan lintas
sektoral Puskesmas melalui:
1) Identifikasi masalah,
2) Menetapkan urutan prioritas masalah,
3) Merumuskan masalah,
4) Mencari akar penyebab, dapat mempergunakan diagram sebab akibat,
pohon masalah, curah pendapat, dan alat lain yang dapat digunakan.
b. Penyusunan RUK
Penyusunan RUK meliputi:
1) Kegiatan tahun yang akan datang,
2) Kebutuhan sumber daya,
3) Rekapitulasi rencana usulan kegiatan.
 3. Penyusunan Rencana Pelaksanaan Kegiatan
Rencana Pelaksanaan Kegiatan (RPK) program dan rencana inovasi secara
bersama-sama, terpadu dan terintegrasi, dengan langkah-langkah:

a. Mempelajari alokasi kegiatan,

b. Membanddingkan alokasi kegiatan yang disetujui dengan RUK,
c. Menyusun rancangan awal secara rinci,
d. Mengadakan lokakarya mini/pertemuan internal,membuat RPK.

VIII. Penataan dan Penyimpanan Dokumen

Untuk memudahkan dalam pencarian dokumen akreditasi puskesmas maka
dikelompokkan masing-masing Bab/kelompok pelayanan/UKM dengan diurutkan
setiap urutan kriteria dan elemen penelitan serta diberikan daftar secara
berurutan. Penataan dengan menggunakan file dan Otner yang sudah disepakati
(Kuning :Admen, Merah : UKP, Hijau: UKM).

Dokumen Surat Keputusan (SK), SOP, Kerangka Acuan, Pedoman, dan POA
dicetak 1 rangkap dan ditanda tangani asli kemudian digandakan. Dokumen asli
merupakan dokumen yang ditanda tangani asli tanpa distempel puskesmas.
Dokumen salinan merupakan dokumen salinan dari dokumen asli yang sudah
tertera tanda tangan dan kemudian dibubuhi stempel puskesmas dan
“Terkendali” dan didistribusikan ke masing- masing program atau unit layanan
terkait diinternal puskesmas. Dokumen yang didistribusikan keluar puskesmas
merupakan salinan dokumen asli yang dibubuhi stempel puskesmas dan cap
“Tidak Terkendali “. Dokumen yang sudah tidak relevan lagi digunakan
berdasarkan hasil review dokumen dibubuhi cap “Kadaluarsa”, digantikan oleh
dokumen revisi. Pemberian cap “Terkendali, Tidak terkendali dan
Kadaluarsa”dicantumkan di halaman pertama pojok kanan atas dokumen.

Dokumen asli disimpan di Ruang Pengendali Dokumen dan dokumen salinan

dididistribusikan oleh tim pengendali dokumen setelah dibubuhi cap “Terkendali,
Tidak Terkendali, dan Kadaluarsa” ke unit pelayanan dan pemegang program
serta pelaksana program yang membutuhkan. Khusus untuk undangan di arsip
oleh Tata Usaha.

KEPALA UPTD PUSKESMAS MENGWI I

dr.M.NGURAH ARYA YOGIE KHRSNA,M.Kes

PENATA TINGKAT I
NIP. 19830616 200803 1 001
 BAB IV
DOKUMENTASI

Contoh SK

PEMERINTAH KABUPATEN BADUNG

DINAS KESEHATAN
(UNIT
XII LANTAI 2)
PUSAT PEMERINTAHAN MANGUPRAJA MANDALA
UPTD PUSKESMAS MENGWI I
Jalan : I Gusti Ngurah Rai, Br. Panca Dharma, Mengwitani, Mengwi, Badung
Tlp. (0361)829769. Kode Pos 80351
Email : puskesmas.mengwi.satu@gmail.com

KEPUTUSAN KEPALA UPTD PUSKESMAS MENGWI 1

NOMOR : SK/ /800/001/MI/XII/2019

TENTANG
PEMBERLAKUAN TATA NASKAH DAN PENGENDALIAN DOKUMEN INTERNAL
PUSKESMAS

DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA

KEPALA UPTD PUSKESMAS MENGWI 1

Menimbang : a. bahwa dalam rangka penyelenggaraan kegiatan / program dan

pelayanan kesehatan, puskesmas perlu memberlakukan tata
naskah dan pengendalian dokumen internal puskesmas, agar
memudahkan didalam pengelolaan, penyimpanan dan
pencarian;
b. bahwa dalam rangka penyelenggaraan kegiatan / program dan
pelayanan kesehatan, puskesmas perlu memberlakukan tata
naskah dan pengendalian dokumen internal puskesmas, agar
memudahkan didalam pengelolaan, penyimpanan dan
pencarian;
c. bahwa dalam rangka penyelenggaraan kegiatan / program dan
pelayanan kesehatan, maka perlu memberlakukan tata naskah
dan pengendalian dokumen internal puskesmas, agar
memudahkan didalam pengelolaan, penyimpanan dan
pencarian;

Mengingat : 1. Undang-Undang Nomor 36 Tahun 2009 tentang Kesehatan;

2. Undang-Undang Nomor 32 Tahun 2014 tentang Pemerintah
Daerah;
3. Peraturan pemerintah Republik Indonesia Nomor 38 Tahun
2007 tentang Pembagian Urusan Pemerintahan antara
Pemerintah Daerah Provinsi dan Pemerintah Daerah
4 Kabupaten/Kota;
Peraturan pemerintah Nomor 18 Tahun 2016 tentang Perangkat
5. Daerah;
Peraturan Menteri PAN dan RB Nomor 35 Tahun 2012 tentang
pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur
6. Administrasi Pemerintahan;
Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 71 Tahun 2013 tentang
7. Pelayanan Kesehatan pada Jaminan Kesehatan Nasional;
Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 75 Tahun 2014 tentang
8. Puskesmas;
Keputusan Menteri Kesehatan Nomor 59/2015 tentang Komisi
9. Akreditasi FKTP;
 Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 46 Tahun 2015 tentang
Akreditasi Puskesmas, Klinik Pratama, Tempat Praktek Mandiri
Dokter dan Tempat Praktik Mandiri Dokter Mandiri;
10. Pedoman Penyusunan Tata Naskah sesuai dengan Pergub No
5 Tahun 2011
11. Pedoman Penyusunan Tata Naskah sesuai dengan Perbup No
48 Tahun 2011
12. Keputusan Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten Badung No.
141 Tahun 2019

MEMUTUSKAN
Menetapkan : KEPUTUSAN KEPALA UPTD PUSKESMAS MENGWI I TENTANG
PEMBERLAKUAN TATA NASKAH DAN PENGENDALIAN
DOKUMEN INTERNAL PUSKESMAS.

KESATU : Melaksanakan komunikasi dan koordinasi antar program dalam

penyusunan pengelolaan dokumen dan pengendalian dokumen
meliputi dokumen induk, dokumen terkendali dan dokumen tidak
terkendali.

KEDUA : Sistem pengendalian dokumen di puskesmas wajib mentaati

ketentuan dalam kebijakan ini, sebagaimana tercantum dalam
lampiran surat keputusan ini.

KETIGA : Keputusan ini mulai berlaku sejak tanggal ditetapkan dengan

ketentuan apabila dikemudian hari terdapat kekeliruan akan
diadakan perbaikan / perubahan sebagaimana mestinya.

Ditetapkan di : Mengwi
Pada tanggal : 16 Desember 2019
KEPALA UPTD PUSKESMAS MENGWI I

dr.M.NGURAH ARYA YOGIE KHRSNA,M.Kes

PENATA TINGKAT I
NIP. 19830616 200803 1 001
Contoh SOP

PENGENDALIAN DOKUMEN

No. Dokumen
:SOP/PD/664/MI

No. Revisi : 1/1

SOP
Tanggal Terbit : 30
Desember 2019

Halaman 1/2
dr.M.NGR ARYA YOGIE K.,M.Kes
UPTD PUSKESMAS NIP. 19830616 200803 1 001
MENGWI I

Suatu panduan pengendalian dokumen dalam sistem manajemen mutu yang

1. Pengertian mencakup pembuatan, distribusi, penggunaan, perubahan dengan mengikuti
ketentuan yang diatur dalam prosedur ini
Terkendalinya kerahasiaan, proses perubahan, penerbitan, distribusi dan sirkulasi
2. Tujuan dokumen yang mencakup dokumen internal dan dokumen eksternal.
Surat Keputusan Kepala UPTD Puskesmas Mengwi I Nomor
3. Kebijakan SK/ /800/001/MI/12/2019 tentang Pemberlakuan Tata Naskah dan Pengendalian
Dokumen Internal

1. Pedoman Penyusunan Dokumen Akreditasi Fasilitas Kesehatan Tingkat

4. Referensi Pertama, Direktorat Jenderal Bina Upaya Kesehatan, Direktorat Bina
Upaya Kesehatan Dasar Tahun 2015
2.
5. Alat dan bahan 1. ATK
2. Laptop
3. Printer

6. Prosedur/ 1. Identifikasi penyusunan atau perubahan dokumen.

Langkah- 2. Penyusunan dokumen.
langkah Kepala Puskesmas bertanggung jawab terhadap pelaksanaan identifikasi
atau perubahan serta penyusunan dokumen.
3. Pengesahan dokumen.
Kepala Puskesmas mengesahkan dokumen
4. Sosialisasi dokumen.
Kepala Puskesmas melakukan sosialisasi dokumen kebijakan kepada
seluruh pelaksana supaya dapat diketahui dan dijalankan.
5. Pencatatan, distribusi dan penarikan dokumen.
Anggota pengendali dokumen bertugas dalam pengendalian dokumen
meliputi :
a. Penomoran dokumen.
b. Pencatatan dalam daftar dokumen eksternal atau internal.
c. Menyerahkan dokumen kepada pelaksana untuk digandakan.
d. Mendistribusikan dokumen yang sudah diberi stempel terkendali.
e. Menarik dokumen lama apabila dokumen ini adalah dokumen pengganti
serta mengisi format usulan penambahan atau penarikan dokumen.
f. Mengarsipkan dokumen induk yang sudah tidak berlaku dengan
membubuhkan stempel “kedaluwarsa” dan menyimpan dokumen
tersebut selama 2 tahun.
g. Memusnahkan dokumen sesuai waktu yang telah ditetapkan.
6. Penyimpanan Dokumen
a. Dokumen asli (master dokumen yang sudah dinomori dan sudah
ditanda tangani ) disimpan di box file master dokumen.
b. Dokumen fotokopi disimpan dimasing-masing unit puskesmas.
c. Dokumen harus diletakan di tempat yang mudah dilihat,diambil dan
mudah dibaca oleh pelaksana.
7. Penataan Dokumen.
Penataan dokumen dikelompokkan menurut kelompok pelayanan.
 8. Revisi atau perubahan dokumen.
a. Dilaksanakan setelah proses pengkajian serta mendapat pengesahan
sesuai pejabat yang berwenang.
b. Setiap kali revisi seluruh halaman akan mengalami perubahan.
c. Isi revisi atau perubahan harus tercatat pada riwayat perubahan
dokumen.
d. Tanggal terbit dokumen kebijakan ditulis diatas yang menandatangani.

7. Bagan Alir
Identifikasi
penyusunan Penyusunan Pengesahan
atau dokumen dokumen
perubahan
dokumen

Sosialisasi
dokumen

Pencatatan,
Penataan Penyimpanan
distribusi dan
dokumen dokumen
penarikan dokumen

Revisi atau
perubahan
dokumen

8. Hal-hal yang Cap Puskesmas

perlu
diperhatikan Cap Terkendali

Register Distribusi dokumen

9. Unit terkait Semua Unit

10. Dokumentasi SK, SOP, KAK, Pedoman atau Panduan, Undangan Pertemuan, Notulen Rapat
terkait

11. Rekaman No Yang diubah Isi Perubahan Tanggal mulai diberlakukan

Historis
Perubahan 1 Penulisan SOP Penulisan SOP 30 Desember 2019
sesuai Panduan
penyusunan
Dokumen