Aspek Fisik Lingkungan &

Kebutuhan Rak di Unit Rekam Medis

Agustina Pujilestari, S.KM., M.Kes (MARS)
 LOKASI UNIT REKAM MEDIS

 Pelayanan yg bersifat administrasi seperti Rekam Medis

sebaiknya terletak di dekat bangunan utama pelayanan
untuk efektivitas dan efisiensi waktu pelayanan.

 Letak ruang rekam medik harus memiliki akses yang

mudah dan cepat ke ruang rawat jalan dan ruang gawat
darurat.

 Desain tata ruang rekam medis harus dapat menjamin

kemanan penyimpanan berkas rekam medis.

(Permenkes no.24 thn 2016 ttg Persyaratan Teknis Bangunan & Prasarana RS)
Rak Penyimpanan RM

Contoh Gambar. Denah Ruangan Rekam Medis

Contoh Gambar. Denah Ruangan Rekam Medis
ASPEK FISIK LINGKUNGAN
Berdasarkan ketetapan yang terdapat dalam Kepmenkes No.
1204 Tahun 2004 ttg Persyaratan Kesehatan Lingkungan
RS, unit REKAM MEDIS termasuk ZONA dengan RISIKO
RENDAH untuk resiko kejadian penularan penyakit.
 Analisis kesesuaian Lingkungan Fisik Unit RM dg Kepmenkes No. 1204
Tahun 2004 Tentang Persyaratan Kesehatan Lingkungan Rumah Sakit

Standar Kepmenkes Kondisi di RS

No No. 1204 Thn 2004 Tentang Persyaratan Kesehatan Sesuai Tidak Ket
Lingkungan Rumah Sakit Sesuai
1 Permukaan dinding harus rata dan berwarna terang.
2 Lantai harus terbuat dari bahan yang kuat, mudah dibersihkan,
kedap air, berwarna terang, dan pertemuan antara lantai dengan
dinding harus berbentuk konus.
3 Langit-langit harus terbuat dari bahan multipleks atau bahan
yang kuat, warna terang, mudah dibersihkan, kerangka harus
kuat, dan tinggi minimal 2,70 meter dari lantai.
4 Lebar pintu minimal 1,20 meter dan tinggi minimal 2,10 meter,
dan ambang bawah jendela minimal 1,00 meter dari lantai.
5 Ventilasi harus dapat menjamin aliran udara di dalam
kamar/ruang dengan baik, bila ventilasi alamiah tidak menjamin
adanya pergantian udara dengan baik, harus dilengkapi dengan
penghawaan mekanis (exhauster).
6 Semua stop kontak dan saklar dipasang pada ketinggian
minimal 1,40 meter dari lantai.
 Kebutuhan Luas Lantai
 Kebutuhan luas lantai ruangan untuk masing unit ruangan
pelayanan di rumah sakit umumnya berdasarkan jumlah tempat
tidur.
 Sedangkan jumlah tempat tidur di rumah sakit bergantung dari
Kelas/Tipe Rumah Sakit.
 Berdasarkan Pedoman Penyelenggaraan Pelayanan RS thn 2012
kebutuhan luas lantai untuk Unit RM yaitu 0,5-0,8 m2 /TT

Berarti jika disesuaikan jumlah TT pd masing2 Kelas RS, Luas Lantai

dpt diperhitungkan sbb:
RS Kelas D (≥50TT) = min 25-40 m2
RS Kelas C (≥100TT) = min 50-80 m2
RS Kelas B (≥200TT) = min100-160 m2
RS Kelas A (≥400TT) = min 200-320 m2
SARANA & PRASARANA UNIT RM

 Ruang yang ada harus cukup menjamin bahwa rekam

medis aktif dan non aktif tidak hilang, rusak atau diambil
oleh yang tidak berhak.
 Ruang penyimpanan harus cukup untuk rekam medik
aktif yang masih digunakan, dan ruang terpisah untuk
menyimpan rekam medik non-aktif yang tidak digunakan
lagi sesuai dengan peraturan yang ada.
 Fasilitas dan peralatan yang cukup harus disediakan
untuk menunjang pelayanan yang efisien.

Sumber: Pedoman Penyelenggaraan Pelayanan RS, 2012

 Kebutuhan SAR-PRAS UNIT RM Berdasarkan
Pedoman Penyelenggaran Pelayanan RS thn 2012
(Permenkes no.24 thn
2016 ttg Persyaratan
Teknis Bangunan &
Prasarana RS)
JENIS SARANA DI UNIT RM

1. Alat
2. Alat
Penyimpanan &
Distribusi
Penjajaran
1. Alat Penyimpanan & Penjajaran

a) Rak terbuka (open self file unit)

b) Lemari lima laci (five-drawer file cabinet)
c) Rak statis dan dinamis (Roll O’Pack)
d) Lemari arsip (Filing Cabinet)
e) Lemari arsip standar : 2,4,5, dan 6 laci
f) File tegak berputar (vertical rotary file)
Perlengkapan Penyimpanan

1. Penyekat
2. Map (folder)
3. Penunjuk (guide)
4. Kata tangkap (caption)
5. Alat bantu kearsipan
6. Tangga dengan alas karet pada kaki
2. Alat Distribusi
Distribusi adalah pengiriman rekam medis untuk memenuhi permintaan
rekam medis dalam pelayanan rawat jalan dan rawat inap dengan berbagai
alat transportasi seperti:

a) lift barang
b) sepeda berkeranjang
c) pneumatic tube system (PTS)
d) lift dokumen
 KEBUTUHAN RAK REKAM MEDIS

Dalam menyusun perencanaan rak rekam medis sebaiknya untuk

kebutuhan jangka panjang, misalnya 5(lima) tahun, 10 (sepuluh) tahun.

Untuk menghitung kebutuhan rak rekam medis dapat

diperlukan data antara lain:

1.Jumlah rekam medis yang akan disimpan

• Data jumlah rekam medis yang akan disimpan dapat diambil dari
jumlah kunjungan rawat jalan dan rawat inap
2. Pertumbuhan jumlah rekam medis
• Dihitung berapa persen rata-rata pertumbuhan rekam medis
setiap tahun. Misal dlm 5 thn terjadi kenaikan/penurunan/fluktuatif
 Contoh Perhitungan Kebutuhan Rak
Berikut ad/ data setiap tahun jumlah rekam medis pada tahun 2012 sampai
dengan 2017 di sebuah RS:

Tahun Jumlah
2012 16.400
2013 16.650
2014 17.200
2015 17.900
2016 18.500
2017 19.100

Hitunglah jumlah kebutuhan rak 5 tahun yg akan datang (2018-2022) ?

1. Hitung Pertumbuhan BRM
Cara menghitung:

∑ BRM thn sekarang – ∑ BRM thn sebelumnya

Pertumbuhan pertahun = X 100%
∑ BRM thn sebelumnya

Contoh perhitungan:

∑ BRM thn 2013 – ∑ BRM thn 2012

Pertumbuhan thn 2013 = X 100%
∑ BRM thn 2012

16.650 – 16.400
Pertumbuhan thn 2013 = X 100% = 1,5%
16.400
 Tahun Jumlah Pertumbuhan (%)
2012 16.400
2013 16.650 1,5
2014 17.200 3,3
2015 17.900 4,07
2016 18.500 3,35
2017 19.100 3,24
Jumlah pertumbuhan: 15,46

Hitung Rata2 pertumbuhan:

Rata2 pertumbuhan = ∑ pertumbuhan : ∑ thn pertumbuhan

= 15,46 : 5 = 3,092 %
Jadi, rata2 pertumbuhan berkas dalam 5 tahun yaitu 3,092%
2. Hitung Prediksi Jumlah BRM pd Tahun Perencanaan
Rencana jumlah rekam medis yang akan disimpan selama 5 (lima) tahun ke
depan yaitu tahun 2018, 2019, 2020, 2021 dan 2022

∑ BRM thn ke-n = (Rata2 Pertumbuhan BRM X ∑ BRM thn n-1) + ∑ BRM thn n-1
100

∑ BRM thn 2018 = ( 3,092 x 19.100) + 19.100 = 19.690

100

Tahun
Jumlah BRM
Perencanaan
2018 19.690
2019 20.298
2020 20.926
2021 21.573
2022 22.240
3. Ukur Dimensi Model Rak
 Model rak yang akan dibeli sangat mempengaruhi berapa
jumlah rak yang dibutuhkan.
 Sebaiknya tinggi rak disesuaikan dengan tinggi badan rata-
rata orang Indonesia.
 Tinggi rak yang sesuai akan memperpendek waktu pencarian
rekam medis.
 Rak yang terdiri dari 5 (lima) subrak dirasa cukup baik, agar
memudahkan pencarian rekam medis.

Contoh: model rak terbuka seperti berikut

terdiri dari 5(lima) sub-rak dimana tiap sub-rak
memiliki ukuran dg panjang 2 meter dan
lebar 0,4 meter
 Sub- Rak 1

Sub- Rak 2

Sub- Rak 3 1 RAK

Sub- Rak 4

Sub- Rak 5

Gambar. Contoh Model Rak

4. Hitung Rata2 Ketebalan Berkas Rekam Medis
 Ketebalan rekam medis akan mempengaruhi jumlah rak yang akan dibeli.
 Menghitung ketebalan BRM dp dilakukan dg cara:
a) Ambil 100 BRM lalu diukur berapa meter panjangnya.
b) Kemudian bagi 100 untuk mendapatkan rata-rata ketebalan rekam
medis.

Misalnya setelah pengukuran diperoleh panjang 100 BRM = 80 cm

maka ketebalan rekam medis rata-rata = 80/100 = 0,8 cm.

5. Hitung Jumlah BRM dalam 1 Rak

Panjang Rak = 2 M = 200 cm ∑ Sub-Rak = 5 sub-rak
Tebal Rata2 BRM = 0,8 cm

∑ BRM PER RAK = (Pj Rak / Tebal BRM) X ∑ Sub-Rak

∑ BRM Per Rak = ( 200 / 0,8 ) x 5 = 1.250 BRM/ RAK

6. Hitung Jumlah Kebutuhan Rak
Kebutuhan Rak = ∑ BRM thn akhir Perencanaan / ∑ BRM Per Rak

Kebutuhan Rak = 22.240 / 1.250 = 17, 79 ~ 18 Rak

Jadi jumlah rak yg dibutuhkan untuk penyimnan BRM untuk

perencanaan 5 tahun yg akan datang (2018-2022) adalah
sekitar 18 Rak
 Model Rak Rekam Medis
1. Rak terbuka (open self file unit)
2. Lemari lima laci (five-drawer file cabinet)
3. Rak statis dan dinamis (Roll O’Pack)