Manajemen Unit Kerja Rekam Medis

Nama : Muhammad Ridho Hanafi

NIM : 19021119
Kelas : 3D
 1. Fasilitas Fisik Ruang Penyimpanan
Alat Penyimpanan Berkar Rekam Medis
• Rak terbuka (open self unit)
Model lemari ini biasanya memiliki
4-5 rak (susun) tanpa pintu.
Untuk menghitung kapasitas dari subrak/
rak terbuka yaitu:
Kapasitas Subrak = Panjang Subrak
Ketebalan Rata-Rata Berkas RM

Rak yang diperlukan = ∑ berkas RM dalam 2 tahun

∑ berkas RM dalam 1 rak

• Roll O’Pack (mekanis dan elektronik)

Bentuk lemari ini merupakan modifikasi dan pengembangan dari lemari rak terbuka.
 Manajemen Unit Kerja Rekam Medis

• Lemari lima laci

Berkas disimpan di dalam laci-laci lemari. Satu lemari bisa memiliki 3-5 laci
dorong tapi umumnya tidak bisa terlalu tinggi atau melebihi tinggi leher
pengguna karena akan menimbulkan kesulitan saat akan melihat, menyimpan
atau mencari kedalam laci yang paling atas. Jika menggunakan 5 laci dijejer
satu baris, ruangan lowong di depannya harus 90 cm, jika diletakkan saling
berhadapan harus disesuaikan ruang lowong paling tidak 150 cm, untuk
memungkinkan membuka laci-laci tersebut.
Konsep Kapasitas
• Menurut Wikipedia, kapasitas berasal dari bahasa Belanda, capaciteit yang
berarti:
• Daya tampung, daya serap
• Ruang atau fasilitas yang tersedia
• Kemampuan (maksimal)
 2. Rata Rata Ketebalan Berkas Rekam Medis

Kebutuhan rak yang akan digunakan yaitu berupa rak dengan desain 2 muka, terdiri dari 4
shaft, dan memiliki panjang yang disesuaikan dengan panjang antropometri petugas yaitu 1,6
meter. Total ketebalan dari 383 sampel berkas rekam medis yang diukur ketebalannya ialah
399,01 cm.
• Tahun 2017 :
𝑌 = 𝑎 + 𝑏𝑥
𝑌 = 59290,6 + (7066 × 2)
= 73.423
• Tahun 2018
𝑌 = 𝑎 + 𝑏𝑥
𝑌 = 59290,6 + (7066 × 3)
= 80489
• Tahun 2019
𝑌 = 𝑎 + 𝑏𝑥
𝑌 = 59290,6 + (7066 × 4)
= 87.555
 Manajemen Unit Kerja Rekam Medis

• Tahun 2020
𝑌 = 𝑎 + 𝑏𝑥
𝑌 = 59290,6 + (7066 × 5) = 94.621
• tahun 2021
𝑌 = 𝑎 + 𝑏𝑥
𝑌 = 59.290,6 + (7.066 × 6) = 101.687

Ukuran rata-rata ketebalan berkas rekam medis

Jumlah seluruh tebal sampel berkas
• Rata − rata tebal berkas = Jumlah seluruh tebal sempel berkas diukur
Jumlah sampel berkas rekam medis
• Rata − rata tebal berkas = 399,01 = 1,04 cm ≈ 1 cm
383
 3. Sistem Pelayanan Rumah Sakit
1. Pelayanan rawat jalan
a. Registrasi atau pendaftaran
b. Bagian pemeriksaan
c. Bagian inventory medical record (rekam medis)
d. Bagian apotik
e. Pembayaran atau kasir
Berdasarkan Keputusan Menteri kesehatan nomor : 129/Menkes/SK/II/2009 tentang
Standar Pelayanan Minimal Rumah Sakit, standar minimal rawat jalan adalah sebagai
berikut :
• Dokter yang melayani pada Poliklinik Spesialis harus 100% dokter spesialis.
• Rumah sakit setidaknya harus menyediakan pelayanan klinik anak, klinik penyakit
dalam, klinik kebidanan, dan klinik bedah.
• Jam buka pelayanan adalah pukul 08.00 – 13.00 setiap hari kerja, kecuali hari jumat
pukul 08.00 – 11.00
• Waktu tunggu untuk rawat jalan tidak lebih dari 60 menit.
• Kepuasan pelanggan lebih dari 90%
 Manajemen Unit Kerja Rekam Medis

2. Rawat Inap
• Standar minimal rawat inap di rumah sakit adalah sebagai berikut:
• Pemberian layanan rawat inap adalah dokter spesialis, dan perawat
dengan minimal pendidikan D3.
• Penanggung jawab pasien rawat inap 100 % adalah dokter.
• ketersediaan pelayanan rawat inap terdiri dari anak, penyakit
dalam,kebidanan, dan bedah.
• jam kunjung dokter spesialis adalah pukul 08.00 – 14.00 setiap hari
kerja.
• kejadian infeksi paska operasi kurang dari 1,5 %.
• kejadian infeksi nosokomial kurang dari 1,5 %.
• kematian pasien lebih dari 48 jam / kurang dari 0,24 %.
• kejadian pulang paksa kurang dari A5 %
• kepuasan pelanggan lebih dari 90 %
 Manajemen Unit Kerja Rekam Medis

Alur Pendaftaran Pasien Rawat Inap

 4. Desain Rak Filling
• Mendesain Ruang Filing dan Menata Rak Berkas Instalasi Rekam Medis di
Rumah Sakit ‘Aisyiyah Bojonegoro
• Desain ruang filing di Rumah Sakit ‘Aisyiyah Bojonegoro
berjumlah 3 buah dengan panjang, lebar, tinggi, serta sisi yang
berbeda – beda, serta ke-tiga ruangan tersebut saling berjauhan,
tidak adanya sarana dan prasarana yang mendukung seperti meja,
kursi, almari, komputer, dan sarana lainnya mengakibatkan
kinerja petugas filing kurang maksimal dalam menjalankan
tugasnya
• Menurut Departemen Kesehatan RI (2006) tentang Buku Pedoman
Penyelenggaraan dan Prosedur Rekam Medis bahwa tujuan dari
rekam medis adalah menunjang tercapainya tertib administrasi
dalam rangka upaya peningkatan pelayanan kesehatan di rumah sakit
 Manajemen Unit Kerja Rekam Medis

Perhitungan Sedangkan
menurut Arsyad (2012)
untuk menentukan volume
Sebuah kubus dapat
Dilakukan dengan cara
mengalikan panjang rusuk
kubus sebanyak tiga kali.
5. Faktor yang Memperngaruhi Kepasitas Penggunaan
Rak Filling
Perkiraan panjang pengarsipan yang diperlukan harus ditambah sesuai periode waktu yang
ditentukan. Panjang ini dibagi dengan panjang pengarsipan yang disediakan di dalam unit
penyimpanan, akan memberikan jumlah unit yang diperlukan.
• Ukur rata-rata ketebalan dokumen rekam medis  
∑Tebal Dokumen keterangan: n = jumlah dokumen
n
• Jumlah dokumen rekam medis pasien Menghitung prediksi pertambahan jumlah pasien
dapat dilakukan dengan menggunakan metode kuadrat terkecil dengan rumus berikut :
Rumus : Y = a + b x
Dengan metode kuadrat terkecil, nilai a dan b dari persamaan trend linear diatas ditentukan
dengan rumus:
a = ∑Y dan b = ∑XY
n ∑X2

y = nilai variabel pada suatu waktu

a = pemotongan antara garis trend dengan sumbu tegak
b= kemiringan garis trend, besarnya perubahan variabel y yang terjadi pada setiap perubahan suatu unit variabel x
n= jumlah periode waktu
x= periode waktu deret berkala
Perhitungan Rak Penyimpanan Dokumen Rekam Medis Pasien Rawat Jalan Dan Rawat Inap

No. Tahun A B C D E F
1. 20XX X X X X X X

• A : Jumlah Dokumen = Jumlah dokumen rekam medis pasien

baru rawat inap dan rekam medis pasien baru rawat jalan
• B : PP sementara = Jumlah DRM x rata-rata tebal DRM
• C : File expansion = Jumlah DRM x 25%
• D : Total PP = PP sementara + file expansion
• E : Komulatif PP = PP tahun sebelumnya + PP tahun tersebut  
• F : Kebutuhan Rak = Komulatif PP
PP yang tersedia dalam satu rak
 6. Kebutuhan Rak Penyimpanan Berkas
Rekam Medis

• Kebutuhan Rak = Komulatif PP

PP yang tersedia dalam satu rak
• Prediksi Kebutuhan Rak
Jumlah pasien baru tahun 2013 – 2017
Jumlah Pasien Baru di Rumah Sakit Umum PKU Muhammadiyah Delanggu
tahun 2013-2017
No. Tahun Total
1. 2013 10.611
2. 2014 11.791
3. 2015 13.102
4. 2016 14.558
5. 2017 16.176
Jumlah 66.238
 Manajemen Unit Kerja Rekam Medis

Rata–rata ketebalan dokumen rekam medis

Rata tebal DRM = Tebal Sampel DMR
Jumlah DMR
= 83.2
100
= 0,83 cm = 0,8 cm
• Ukuran dan jenis rak penyimpanan dokumen rekam medis

Dimensi Rak

Jenis Rak Panjang Tinggi Lebar Panjang Tinggi Sub Jumlah

Jumlah Rak
Rak Rak Rak Sub Rak Rak Sub Rak

Rak
Terbuka 2 203 cm 172 cm 60 cm 97 cm 40 cm 192 24
sisi
Manajemen Unit Kerja Rekam Medis

• Panjang pengarsipan satu rak penyimpanan dokumen rekam medis

a. Panjang pengarsipan satu rak = Panjang sub x Jumlah sub x Sisi
= 97 x 8 x 2 = 1552 cm
b. PP yang tersedia = PP satu rak x jumlah rak
= 1552 x 24 = 37248 cm
• No.Prediksi
Tahunpenambahan jumlah XdokumenXrekam medis
Jumlah DRM 2
x.y baru
. Jumlah
1. DRM pada10.611
2013 tahun 2013-2– 2017 dapat
4 dilihat
-21222 pada tabel 4 dibawah ini:

2. 2014 11.791 -1 1 -11791

3. 2015 13.102 0 0 0

4. 2016 14.558 1 1 13558

5. 2017 16.176 2 4 32352

Jumlah 66.238 0 10 13897

Manajemen Unit Kerja Rekam Medis
• Prediksi perhitungan DRM Pasien baru rawat jalan dan rawat
inap tahun 2018 – 2022, dapat dihitung dengan rumus:
Rumus Y = a + bx
Dimana, a dan b adalah :
a = ∑Y
n
= 66.238 = 13247,6
5
• b = ∑xy
∑x2
  = 13897 = 1389,7
10
Manajemen Unit Rekam Medis

Tahun Y = a + bx Prediksi DRM

Y = 13247,6 = 13897,7 (3)

2018 17.417,6
Y = 13247,6 + 4169

Y = 13247,6 = 1389,7 (4)

2019 18.806,4
Y = 13247,6 + 5558
• Prediksi Pertambahan DRM Pasien Baru tahun 2018-2022
Y = 13247,6 = 1389,7 (5)
2020 20.196,1
Y = 13247,6 + 6948

Y = 13247,6 = 1389,7 (6)

2021 21.586,8
Y = 13247,6 + 8338

Y =13247,6 = 1389,7 (7)

2022 22.975,5
Y = 13247,6 + 9728

JUMLAH 100.982,4
Manajemen Unit Kerja Rekam Medis

• Kebutuhan rak penyimpanan dokumen rekam medis

Panjang pasien tahun 2018 –
Kebutuhan
File Total Panjang
Tahun
2022
Jumlah Pengarsipan
expansion Pengarsipan Komulatif PP
Rak

BerikutDRM sementara
merupakan tabelA x25
kebutuhan
% rak penyimpananPenyampaian
(B+C) di Rumah Sakit Umum
(cm) A x 0,8 (E/1552)
PKU Muhammadiyah Delanggu:
  A B C D E    
Kebutuhan
2013 10.611
Rak8.488,8
penyimpanan2.652,75
Tahun 2013-2022
11.141,55 11.141,55 7,1 7
2014 11.791 9.432,8 2.947,75 12.380,55 23.522,1 15,1 15
2015 13.102 10.481,6 3.275,5 13.757,1 37.279,2 224 24
2016 14.558 11.646,4 3.639,5 15.285,9 52.565,1 33,8 34
2017 16.176 12.940,8 4.044 16.984,8 69.549,9 44,8 45
2018 17.417 13.933,6 4.354,25 18.287,85 87.837,75 56,5 56
2019 18.806 15.044,8 4.701,5 19.746,3 107.584,05 69,3 69
2020 20.196 16.156,8 5.049 21.205,8 128.789,85 82,9 83
2021 21.586 17.268,8 5.396,5 22.665,3 151.455,15 97,5 97
2021 22.976 18.380,8 5.744 24.124,8 175.579,95 113,1 113
Manajemen Unit Kerja Rekam Medis

• Keterangan :
A : Jumlah DRM = jumlah pasien tahun 2013 –2022
B : Panjang pengarsipan sementara = jumlah DRM x rata- rata tebal DRM
C : File expansion = jumlah DRM x 25%
D : Total PP = PP sementara + FE
E : Komulatif PP = PP tahun sebelumnya + PP tahun tersebut
F : Kebutuhan rak file = Komulatif PP
PP Rak yang akan dipakai
7. Hal Hal Yang Diperhatikan Dalam Penyimpanan
Berkas Rekam Medis
• . Ruang penyimpanan harus memperhatikan hal – hal sebagai berikut :
a. Untuk suhu udara di ruang penyimpanan rekam medis berkisar antara 18-28 ˚C
sedangkan kelembaban 50 % – 65 %, karena Indonesia negara tropis.
Pemasangan air condition (AC) juga bisa mengurangi banyaknya debu.
b. Menurut Kepmenkes No.1405 tahun 2012 tentang pencahayaan, pencahayaan
adalah jumlah penyinaran pada suatu bidang kerja yang diperlukan untuk
melaksanakan kegiatan secara efektif. Intensitas cahaya diruang kerja minimal
100 lux. Agar pencahayaan alami di ruang penyimpanan memenuhi persyaratan
kesehatan perlu dilakukan suatu tindakan sebagai berikut :
• Pencahayaan alam maupun buatan diupayakan agar tidak menimbulkan
kesilauan dan memiliki intensitas sesuai dengan kebutuhannya.
• Kontras sesuai kebutuhan, hindarkan terjadinya kesilauan atau bayangan.
• Penempatan bola lampu dapat menghasilkan penyinaran yang optimum dan
bola lampu sering dibersihkan.
• Bola lampu yang mulai tidak berfungsi dengan baik untuk segera diganti.
Manajemen Unit Kerja Rekam Medis
• Ruangan hendaknya terhindar dari serangan hama, perusak atau pemakan kertas arsip,
antara lain jamur, rayap, ngengat.
• Ruangan penyimpanan arsip sebaiknya terpisah dari ruangan kantor lain untuk menjaga
keamanan arsip-arsip tersebut mengingat bahwa arsip tersebut sifatnya rahasia, mengurangi
lalu lintas pegawai lainnya, dan menghindari pegawai lain memasuki ruangan sehingga
pencurian arsip dapat dihindari. (Wursanto, 1991 : 221).
• Alat penyimpanan rekam medis yang umum dipakai adalah rak terbuka (open self file unit),
lemari lima laci (five-drawer file cabinet), dan roll o’pack. Alat ini hanya mampu dimiliki
oleh rumah sakit tertentu karena harganya yang sangat mahal. Rak terbuka dianjurkan
• karena harganya lebih murah, petugas dapat mengambil dan menyimpan rekam medis lebih
cepat, dan menghemat ruangan dengan menampung lebih banyak rekam medis dan tidak
terlalu makan tempat. Harus tersedia rak-rak penyimpanan yang dapat diangkat dengan
mudah atau rak-rak beroda .
• Jarak antara dua buah rak untuk lalu lalang, dianjurkan selebar 90 cm. Jika menggunakan
lemari lima laci dijejer satu baris, ruangan lowong didepannya harus 90 cm, jika diletakkan
saling berhadapan harus disediakan ruang lowong paling tidak 150 cm, untuk
memungkinkan membuka laci-laci tersebut. Lemari lima laci memang tampak lebih rapi dan
rekam medis terlindungdari debu dan kotoran dari luar. Pemeliharaan kebersihan yang baik,
akan memelihara rekam medis tetap rapi dalam hal penggunaan rak-rak terbuka. Faktor-
faktor keselamatan harus diutamakan pada bagian penyimpanan rekam medis. (Dep.Kes,
1991 : 24).
 8. Tugas, Peran dan Fungsi Filling
a. Tugas Pokok :
Tugas pokok fungsi penyimpanan dalam system pelayanan rekam medis yaitu :
1)Menerima dokumen RM yang sudah lengkap.
2)Menyimpan dokumen RM dengan metode Straight Numerical Filing
3)Menyediakan dokumen RM untuk keperluan pelayanan pasien dengan menggunakantracer.
4)Mencatat penggunaan dokumen RM.
5)Melacak dokumen yang tidak ditemukan pada tempat penyimpanan.
6)Melakukan retensi dan penyortiran dokumen RM menjadi dokumen yang aktif dannon aktif.
7)Bersama tim pemusnah melakukan pemusnahan formulir yang tidak dilestarikan.
8)Bersama Kordinator Instalasi Rekam Medis membuat Daftar dokumen RM yang tidakdilestarikan.
 
b. Fungsi-Fungsi Yang Terkait
1)Fungsi koding & indeksing bertanggungjawab terhadap :
a)Penelitian penulisan kode di dalam dokumen RM.
b)Penyerahan dokumen RM yang sudah lengkap
2)Fungsi Instalasi pengguna (Unit Pendaftaran,IGD,IRNA) dan peminjam lainnyabertanggungjawab
terhadap :
a)Penggunaan dokumen RM untuk diisi sesuai proses pelayanan yang dilakukan.
b)Keamanan dan kerahasiaan dokumen RM
 
Manajemen Unit Kerja Rekam Medis

c. peran filling
• Menerima tracer yang sudah terisi.
• Mencari nomor rekam medis.
• Menyelipkan tracer pada dokumen rekam medis yang sudah diambil.
• Mengambil dokumen rekam medis yang sudah ditemukan.
• Mencatat penggunaan dokumen rekam medis dalam buku peminjaman.
• Manandatangi dan meminta tanda tangan penerima dokumen rekam medis.