S.O.

P TU Diperta KP by Windy Rosianty

JOB DESCRIPTION (SOFT SKILL) KEPEGAWAIAN

Pelaksana Mutu Baku
No Aktivitas
Staf Kepegawaian Sekdis / Kadis BKD Prov. Jatim Pelengkap Wkt Output

Menyusun SOP agar pegawai tahu apa saja yang

Peraturan Gubernur Sebagai
menjadi tugas dan kewajibannya dan bekerja sesuai
1 standar pedoman yang berlaku, kemudian dilakukan MULAI Acuan Menyusun Tupoksi 1 Bulan Pegawai lebih terarah
Pegawai
evaluasi secara berkala

Kebijaksanaan dan Kode Etik. Bagian kepegawaian

adalah bagian dimana di dalamnya berkaitan Peraturan Gubernur / Buku
2 dengan menata sumber daya manusia yang ada Pedoman Pegawai Pemprov. 1 Minggu Menyusun Kode Etik
dengan hati nurani melayani dengan sepenuh hati Jatim
menempatkan SDM sesuai hasil kinerja terbaik

Menjaga nama baik instansi, pimpinan dan sesama Pemahaman Mengenai Aturan Tak
3 rekan pegawai Dimana Tempat Ia Bekerja Terhingga
Situasi yang aman dan kondusif

Dapat menjaga rahasia negara dimana di dalamnya

selain menjaga kerahasiaan pekerjaan sendiri juga Tak Mencegah terjadinya kebocoran
4 menjaga kerahasiaan pekerjaan sesama rekan yang
Dapat Dipercaya
Terhingga data
lain

Keterampilan berorganisasi dan memahami

Pehaman akan organisasi dan
birokrasi, menyusun rancangan budaya kerja dan Tak
5 diterapkan di lingkungan subbag dan bidang masing-
mampu berfikir kedepan /
Terhingga
SDM yang kompeten
bertumbuh
masing agar kinerja pegawai lebih maksimal

Netralitas dan memiliki empati karena bagian

Kepegawaian adalah sebagai jembatan Mampu bersikap netral / tidak
Tak
6 penghubung antara pegawai dengan pimpinan, memihak dan mampu melihat
Terhingga
Kebijakan yang netral
pengambilan keputusan haruslah bijak dan tidak kesalahan dan kebenaran
diskriminatif

Prinsip keadilan kebebasan berpendapat, membuka

kesempatan bagi seluruh pegawai untuk dapat
Mau Menampung Suara Tak Pegawai menjadi aktif
7 mengemukakan saran / pendapat yang bersifat
Sesama Rekan Karyawan Terhingga mengemukakan pendapat
positif untuk kebaikan bersama demi terciptanya
kebersamaan yang harmonis
 S.O.P TU Diperta KP by Windy Rosianty

Pelaksana Mutu Baku

No Aktivitas
Staf Kepegawaian Sekdis / Kadis BKD Prov. Jatim Pelengkap Wkt Output

Memberikan perhatian terhadap dedikasi dan kinerja

Mampu melihat 'kemampuan /
setiap pegawai untuk diberi kesempatan Tak
8 mengembangkan diri dan meningkatkan skill yang
skill / kelebihan' yang dimiliki
Terhingga
Pengembangan kompetensi
orang lain
telah dimiliki agar menjadi SDM unggul di bidangnya

Bisa menjadi penengah jika ada

Manajemen konflik / penyelesaian masalah yang Tak Masalah yang cepat diatasi dan
9 terjadi di Internal kantor
yang berkonflik dan memiliki
Terhingga tidak berlarut-larut
solusi terbaik

Mengatur / manajemen perubahan ke arah kinerja Tak Organisasi Yang Maju / Memiliki
10 seluruh pegawai agar lebih baik
Mampu Berfikir Inovatif
Terhingga Banyak Prestasi

Ramah dan memiliki komunikasi yang baik, dapat

Mmemiliki Kelebihan Publik Tak Kompak dan bersama
11 membaur dengan semua kalangan pegawai apapun Speaking Yang Baik Terhingga meuwujudkan tujuan
latar belakangnya

Bertindak pro-aktif jika ada pegawai malas / tidak

menyelesaikan tanggung jawabnya dengan baik, Mampu Memberi Teguran Pada Tak Agar tidak terjadi berkas /
12 dibina diarahkan agar setiap pegawai mengerti akan Pegawai Yang Malas Terhingga pekerjaan yang menumpuk
tugas dan kewajibannya dalam bekerja

Menempatkan pegawai sesuai bidang dan Tak

13 keahliannya masing-masing
Memahami Job Description
Terhingga
SDM unggul

Membagi job description secara adil dan tidak berat Tak Balance dan tidak terjadi
14 sebelah
Memahami Job Description
Terhingga kesenjangan antar pegawai

Kepedulian atas ketersediaan sarana prasarana Peka Terhadap Kondisi Ruagan Tak
15 kantor, dan melaporkan kepada atasan langsung Yang Ada Terhingga
Pekerjaan selesai tepat waktu

Berfikir strategis kedepan merupakan strategi Mampu Melihat 'Kekosongan

SELESAI Tak
16 manajemen kepegawaian untuk mengisi kebutuhan Formasi dan Kemampuan
Terhingga
SDM unggul yang berkelanjutan
organisasi akan tenaga kerja yang berkualitas Individu'
 S.O.P TU Diperta KP by Windy Rosianty

JOB DESCRIPTION (HARD SKILL) KEPEGAWAIAN

Pelaksana Mutu Baku
No Aktivitas Staf
Sekdis / Kadis BKD Prov. Jatim Pelengkap Wkt Output
Kepegawaian

Menerima usulan kenaikan pangkat, membuat daftar

Mengkompulir surat usulan
nama pegawai yang akan diusulkan, Memeriksa MULAI Surat Pengantar Usulan
1 kenaikan pangkat masing- 1 Minggu
kelengkapan, Mengentry dan/atau Membuat surat Kenaikan Pangkat
masing bidang
pengantar ke BKD Prov. Jatim / BKN (MySAPK)

Menerima dan mencatat surat permohonan cuti

pegawai, Membuat surat ijin cuti dari bagian
Kepegawaian, Menyampaikan kepada atasan langsung
Surat cuti melahirkan, cuti
(untuk diparaf), Menyerahkan surat ijin / cuti tersebut
2 sakit, cuti besar dan cuti 1 Minggu Surat Cuti
kepada pejabat berwenang yang berhak
lainnya
menandatangani, Menyerahkan dan mengirimkan surat
cuti tersebut kepada yang bersangkutan dan dicatat
dalam buku kendali lalu diarsip
Menginfomasikan kepada seluruh pegawai jika ada
yang ingin penyesuaian ijazah lalu dikompulir,
Merekap daftar nama pegawai yang akan melakukan
penyesuaian ijazah, Membuat konsep surat pengantar Rekap data pegawai yang Daftar Pegawai yang akan
3 ujian dinas dan penyesuaian ijazah tersebut kepada akan melakukan 1 Minggu melakukan penyesuaian
pejabat berwenang yang berhak menandatangani, penyesuaian ijazah ijazah / kenaikan pangkat
selanjutnya Menyerahkan dan dikirim ke kantor BKD
Prov. Jatim dan menunggu jadwal/waktu ujian kenaikan
pangkat
Mendata Pegawai yang belum dan sudah mempunyai
Mengkompulir SOP
job description / rincian pekerjaan, Menyerahkan job
masing - masing bidang
description tahun lalu dan melakukan koordinasi Rancangan Tupoksi
dan membuat draft 3 Minggu
dengan atasan langsung terkait pemberian rincian Pegawai
Jobdesc lingkup subbag
pekerjaan, ditandatangani dan diberikan kepada
TU
pegawai yang bersangkutan
Membukukan job description dan dipilah sesuai
Daftar rincian Jobdecs
bidang/subbag kemudian dibagikan kepada para Jilid Jobdesc / Tupoksi
5 masing - masig bidang dan 1 Minggu
pejabat terkait, lalu Kepegawaian mengarsip dalam file sesuai subbag / bidang
sekretariat
hardcopy
Membuat konsep berita acara untuk pelantikan
pegawai, sertijab dan sumpah PNS untuk selanjutnya
disetujui oleh atasan, Melaksanakan gladi bersih satu Membuat berita acara dan
hari sebelum acara, Melaksanakan acara sesuai jadwal, susunan acara serta Hardcopy SPP, SPMT dan
6 2 Minggu
Mengonsep SPP, SPMT dan SPMJ untuk diparaf susunan petugas panitia SPMJ
selanjutnya ditandatangani oleh pejabat yang acara
berwenang, Melakukan scanning dan upload ke dalam
aplikasi SIMPEG lalu hardcopy di arsip
 S.O.P TU Diperta KP by Windy Rosianty

Pelaksana Mutu Baku

No Aktivitas Staf
Sekdis / Kadis BKD Prov. Jatim Pelengkap Wkt Output
Kepegawaian
Mendata Pegawai yang telah memiliki masa kerja 10
tahun, 20 tahun dan 30 tahun untuk diberikan
Daftar Pegawai yang akan
penghargaan Satyalancana Karya Satya, membuat Data masa kerja masing-
7 3 Minggu diberikan penghargaan
konsep pengantar dan surat usulan kemudian ditanda masing pegawai
Satyalancana Karya Satya
tangani oleh pejabat berwenang kemudian diserahkan
ke BKD Prov. Jatim untuk diproses lebih lanjut

Mendata pegawai yang akan/telah diberikan tunjangan

KP4 dan SPMMJ untuk selanjutnya diparaf atasan
langsung, Membuat konsep terkait tunjangan tersebut
Rekapitulasi penghitungan Kwitansi KP4 dan SPMMJ
8 dan selanjutya diberikan kepada yang bersangkutan 2 Minggu
dan kwitansi masing-masing pegawai
dan ke Subbag Keuangan dan Pembuat Daftar Gaji,
Melakukan scanning dan upload ke dalam aplikasi
SIMPEG kemudian hardcopy di arsip

Mendata SK-SK yang perlu diperbarui dan menerima

perintah pimpinan terkait mutasi pegawai, promosi
jabatan dan pegawai bermasalah yang perlu diberi Draft SK tahun lalu dan
teguran lisan dan/atau SP, Membuat draft SK-SK dan daftar nama pegawai baru
menyerahkannya kepada atasan langsung kemduian di dan pegawai yang akan Draft SK terbaru dan SP
9 1 Minggu
paraf dan ditandatangani oleh Pejabat yang berwenang, pensiun, serta pegawai yang akan dikeluarkan
Membagikan SK-SK kepada yang bersangkutan dan yang akan dimutasi /
mengirim tembusan sesuai tujuan, dan hardcopy promosi jabatan
diarsip. Untuk SP/Surat Peringatan dikirim langsung ke
BKD Prov. Jatim untuk ditindaklanjuti

Menyusun dan Merancang SAKIP agar manajemen Perencanaan kinerja,

kinerja sejalan dan konsisten dengan penerapan indikator kinerja, Untuk dasar menyusun
10 SELESAI 4 Minggu
reformasi birokrasi yang berorientasi pada pencapaian / pengukuran kinerja, dan LAKIP
outcomes evaluasi
 S.O.P TU Diperta KP by Windy Rosianty

SOP PERSURATAN DINAS

Pelaksana Mutu Baku
No Aktivitas
Pelaksana Sekdis / Kadis Kasubbag. TU Kelengkapan Wkt Output
A. Surat Masuk

Jumlah surat yang Tanda terima

1 Menerima surat masuk dari security Mulai 1 Menit
diterima dari security

Jumlah surat
Memilah surat sesuai jenisnya (surat Sub- Jumlah lembar
2 masing - masing 3 Menit
pribadi, surat dinas, surat niaga) disposisi
@pieces

Nomor urut
3 Memberi nomer agenda Buku agenda 1 Menit agenda surat
masuk

Surat yang diberi

Memberi lembar disposisi dan menaikkan Tanda terima
4 lembar disposisi 1 Menit
ke Kepala Dinas / Sekretaris Dinas dari aspri
oleh petugas
Setelah disposisi surat turun, Tanda terima
Surat disposisi
menggandakan sesuai jumlah disposisi surat dari aspri,
5 turun yang telah 7 Menit
(dengan cara hardcopy/fotocopy dan jumlah hardcopy
dilingkari
softcopy/scanner) penggandaan
Surat - surat yang
Mendistribusikan surat sesuai disposisi Output Menulis nama
6 akan diberikan ke 10 Menit
ke bidang / UPT penerima surat
bidang dan UPT

Laporan
Mengarsip surat dan merekapitulasi surat Selesai
7 Softcopy arsip 60 Menit rekapitulasi surat
masuk setiap bulan secara digital
setiap bulan
 S.O.P TU Diperta KP by Windy Rosianty

Pelaksana Mutu Baku

No Aktivitas
Pelaksana Sekdis / Kadis Kasubbag. TU Kelengkapan Wkt Output
B. Surat Keluar
Memberi penomoran pada surat keluar
(nota dinas, surat perintah tugas, surat
Buku nomor surat Nomor urut surat
1 keputusan dan surat - surat keluar lain 1 Menit
& buku SPT & SPT
yang ditujukan untuk dinas lain terkait
aset, arsip, dll)
Surat - surat yang
Menggandakan surat keluar dan memberi Jumlah surat
telah di TTD, diberi
2 amplop coklat dinas dan memberi 5 Menit keluar yang akan
stempel dinas dan
stempel diantar
di masukkan
Tanda terima
Surat - surat turun surat / tembusan
3 Mengantar surat keluar 60 Menit
yang telah di TTD yang telah
diantar

Mengambil surat keluar (khusus surat SPT dan

4 Tanda terima 60 Menit
perintah tugas / SPT) kelengkapannya

Rekap fisik
5 Mengarsip surat Copy SPT 1 Menit
setiap bulan
 S.O.P TU Diperta KP by Windy Rosianty

Pelaksana Mutu Baku

No Aktivitas
Pelaksana Sekdis / Kadis Kasubbag. TU Kelengkapan Wkt Output
C. Proposal

Nomor urut
1 Menerima proposal Buku Agenda 1 Menit
proposal

Merekap jenis proposal yang diterima Lembar Rekapitulasi

2 30 Menit
dan meng agenda Rekapitulasi setiap bulan

Proposal yang
Menaikkan ke Kepala Dinas (proposal + Lembar yang
3 telah diberi lembar 1 Menit
lembar disposisi) telah di disposisi
Disposisi

Setelah disposisi turun, lembar disposisi File Rekapitulasi Rekapitulasi

4 dan judul / cover proposal di copy secara dan hasil scan 30 Menit digital setiap
digital / cam scanner (untuk arsip) cover proposal bulan

Tanda terima,
5 Proposal siap di antar sesuai disposisi Proposal 10 Menit
arsip
 S.O.P TU Diperta KP by Windy Rosianty

SOP KEHUMASAN
Pelaksana Mutu Baku
No Aktivitas
Pelaksana Sekdis / Kadis Kasubbag. TU Kelengkapan Wkt Output
Memberikan
Informasi lisan dan Agenda buku Memberikan informasi yang
1 tulisan kepada Mulai tamu, telepon 15 Menit bersifat umum / teknis
masyarakat yang kabel pertanian
membutuhkan
Jika ada aduan masuk
Selalu memantau Perangkat
Sub- segera diberi tanggapan dan
2 aplikasi 'SP4N Point komputer, 7 Menit
dicatat sebagai bahan laporan
LAPOR' jaringan internet
bulanan
Pastikan website dan
Handphone
official instagram Menyedikan informasi secara
3 android, jaringan 15 Menit
Diperta KP selalu akuntabel dan terbaru
internet
aktif dan up to date
Bekerja sama Memiliki soft skill
Membina hubungan baik
dengan pihak ketiga (ramah dan dapat
4 Fleksibel dengan rekan wartawan untuk
untuk menjaga citra bernegoisasi
menjaga nama baik dinas
dinas dengan baik)
Memiliki soft skill
Bekerjasama dengan petugas
(ramah dan dapat
Fleksibel kehumasan dari OPD lain
bernegoisasi
untuk mempercepat Informasi
dengan baik)
Memiliki soft skill Bekerjasama Dengan Komisi
(ramah dan dapat Informasi Publik Provinsi
Fleksibel
bernegoisasi Jawa Timur Sebagai
dengan baik) Pengontrol Informasi
Membuat laporan Sebagai bahan evaluasi, dan
Output Berkas laporan
5 tahunan petugas 60 Menit perbaikan untuk tahun
akhir tahun, arsip
Kehumasan berikutnya
 S.O.P TU Diperta KP by Windy Rosianty

SOP ARSIPARIS
Pelaksana Mutu Baku
No Aktivitas
Pelaksana Sekdis / Kadis Kasubbag. TU Kelengkapan Wkt Output
Penyusan rencana kerja :
mengembangkan kearsipan, menyimpan
dan mengolah arsip (meng-akuisisi, Mulai
60 Pelaksanaan dan pengelolaan
1 mengolah, memelihara, merawat dan Jumlah SDM yang tersedia
Menit sumber daya kearsipan
mendayagunakan arsip statis sebagai
bahan pertanggungjawaban nasional
sesuai umur penyimpanan)

Laporan Sesuai Umur Arsip dan

Pelaksanaan Kegiatan Pendataan Arsip Sub- Lembar BAST / Berita 20
2 Point Bidang / Subbag Masing -
dan Evaluasi Sebagai Bahan Laporan Acara Serah Terima Menit
Masing

Pemberian Penomoran Pada

Memilah Arsip Aktif dan Inaktif Yang 30 Kardus (sesuai bidang / subbag,
3 ATK / Nomor Sticker
Memiliki Retensi Kurang Dari 10 Tahun Menit jenis kegiatan dan Tahun
pelaksanaan)

Melakukan Koordinasi Akuisisi

Buku Kendali dan Lembar 15 Laporan Konsultasi Layanan
4 Kearsipan Dengan Bidang / Subbag.
BAST Menit Kearsipan
Terkait

Perangkat Komputer & 30 Data Kearsipan Digital di

5 Pelaksanaan Digitalisasi Kearsipan
Koneksi Internet Menit Aplikasi E-Arsip / Google Drive

Rekomendasi penetapan arsip

Persiapan Pelaksanaan Penyusutan
yang akan dimusnahkan dan
Fisik Arsip Sesuai Prosedur dan Output Buku JRA dan Lembar 60
6 yang akan dinilai kembali
Menyiapkan JRA (Jadwal Retensi Arsip) BAST Menit
sebagai pedoman penyelamatan
dan BAST
arsip

Pelaporan Pelaksanaan Tugas Dan Selesai

Laporan Bulanan (dlm 12 15
7 Laporan Tahunan Arsiparis
Fungsi Arsiparis bulan) Menit
 S.O.P TU Diperta KP by Windy Rosianty

SOP PENGELOLA BARANG PERSEDIAAN PAKAI HABIS (GUDANG ATK)

Pelaksana Mutu Baku
No Aktivitas
Pelaksana Sekdis / Kadis Kasubbag. TU Kelengkapan Wkt Output

Petugas melakukan pengecekkan

Barang Laporan
terhadap persediaan barang dan
1 persediaan, kartu 30 Menit persediaan
membuat laporan persediaan dan
stock, bulpoint barang
dilaporkan ke kasubbag. Tata usaha
Kartu stock,
Petugas mencatat nama barang dan
bulpoint, Kartu stok
2 jumlah dalam kartu stok barang dan 5 Menit
perangkat barang
di entri pada aplikasi SIMAS
komputer
Petugas pengurus barang Formulir
menyiapkan formulir permintaan permintaan
Berkas formulir
kebutuhan barang persediaan untuk kebutuhan barang
3 15 Menit permintaan
keperluan sehari-hari perkantoran di dan di copy
barang
masing-masing ruangan dan sesuai jumlah
dicopy/diperbanyak ruangan
Masing-masing ruangan mengisi
Berkas formulir
formulir yang telah disediakan Formulir yang
permintaan
4 mengenai jumlah barang yang telah terisi dan di 30 Menit
barang yang
dibutuhkan dan di TTD oleh TTD
telah terisi
penanggung jawab ruangan
Petugas pengurus barang
Barang yang akan
menyerahkan barang kepada Pendistribusian
Sub- di distribusikan,
5 penanggung jawab ruangan sesuai point 30 Menit barang dan
dan copy kartu
permintaan dan disertai copy tanda terima
barang
formulir permintaan kebutuhan
Jumlah seluruh
Petugas pengurus barang mencatat Pencatatan
kartu stock yang
pengeluaran barang tersebut ke aplikasi
6 telah terisi, 10 Menit
dalam kartu barang persediaan dan persediaan
komputer dan
dicatat di Aplikasi Persediaan Barang barang
jaringan internet
Petugas mengecek sisa stok opnam
Jumlah seluruh
(menyesuaikan jumlah sisa barang
kartu stock yang
yang ada digudang dengan yang Output Laporan stok
7 Selesai telah terisi, 30 Menit
ada di aplikasi SIMAS) dan opnam
komputer dan
melaporkan kepada kasubbag. Tata
jaringan internet
Usaha
 S.O.P TU Diperta KP by Windy Rosianty

SOP PENGELOLAAN BMD (HIBAH)

Pelaksana Mutu Baku
No Aktivitas
Pelaksana Sekdis / Kadis Kasubbag. TU Kelengkapan Wkt Output
B. Hibah
Menerima Usulan Hibah dan Melakukan
Surat Usulan Hibah,
Klarifikasi Kepada OPD Terkait dan Sub- Buku Kendali,
1 Mulai Point Kamera / Hp Untuk 15 Menit
Melakukan Pengecekkan Fisik ke Foto Pertemuan
Memotret
Lapangan
Membuat Laporan / Surat Hibah Aset Surat Usulan Hibah, Laporan Hasil
Tergantung
2 BMD (serta diberi tembusan ke OPD Surat Keluar Dari dan Bukti Foto
Jarak
terkait) OPD Cek Fisik

Surat Usulan Hibah, Surat Keluar

Memeriksa Laporan / Surat Permohonan
3 Surat Keluar Dari 15 Menit Pinjam Pakai
Persetujuan Untuk Hibah BMD
OPD Aset

Meneliti Kembali Laporan / Surat Surat Usulan Hibah,

Lembar Tanda
4 Permohonan Persetujuan Untuk Hibah Surat Keluar Dari Fleksibel
Terima
BMD dan diparaf OPD

Menandatangani Laporan dan

Surat Keluar Dari Lembar Tanda
5 Permohonan Persetujuan Untuk Hibah Fleksibel
OPD Terima
BMD

Diteruskan ke Biro Hukum Sekretariat Tembusan Surat

Lembar Tanda
6 Daerah Provinsi Jatim Untuk Persetujuan Output Usulan Hibah, Surat Fleksibel
Terima
Gubernur Keluar Dari OPD

Petugas Surat Keluar Mengarsip Tanda

Selesai Arsip Surat dan Arsip Softcopy &
7 Terima dan diberikan ke TIM Aset yang 5 Menit
Tanda Terima Hardcopy
Menangani
 S.O.P TU Diperta KP by Windy Rosianty

SOP PENGELOLAAN BMD (NERACA ASET)

Pelaksana Mutu Baku
No Aktivitas
Pelaksana Sekdis / Kadis Kasubbag. TU Kelengkapan Wkt Output
C. Neraca Aset

Melakukan Koordinasi dan Pencatatan Buku Kendali, Laporan Hasil

1 20 Menit
Barang Milik Daerah Telepon Selular Koordinasi

Melakukan Pendaftaran Barang Milik Laptop, Jaringan Pencatatan

2 30 Menit
Daerah ke Aplikasi SIMBADA Internet pada Aplikasi

Merekapitulasi Daftar BMD Setiap Bulan

Laptop, Jaringan Laporan Neraca
3 Sebagai Laporan Bulanan Neraca Aset 15 Menit
Internet Setiap Bulan
BMD Provinsi/Kab./Kota

Laporan Rekapitulasi di Teruskan ke Hasil Print-Out Paraf Kasubbag.

4 10 Menit
Kasubbag. Tata Usaha Neraca BMD Bulanan TU

Petugas Aset Mengarsip Laporan Neraca Hasil Print-Out

5 1 Menit Arsip Hardcopy
Setiap Bulan Sebagai Laporan Triwulan Neraca BMD Bulanan

Petugas Aset Melakukan Rekonsiliasi Hasil Print-Out Laporan Hasil

6 Neraca Aset BMD Triwulan-an ke Kantor Neraca BMD 60 Menit Rekonsiliasi
BPKAD Prov. Jatim Triwulan-an Triwulan

Laporan Hasil Rekonsiliasi Triwulan di

Arsip Laporan Hasil
7 Arsip Sebagai Bahan Laporan ke Atasan 60 Menit Arsip Hardcopy
Rekonsiliasi
Langsung
 S.O.P TU Diperta KP by Windy Rosianty

SOP PENGELOLAAN BMD (PENGHAPUSAN)

Pelaksana Mutu Baku
No Aktivitas
Pelaksana Sekdis / Kadis Kasubbag. TU Kelengkapan Wkt Output
D. PENGHAPUSAN

Menerima Usulan Penghapusan atas BMD

Surat Usulan, Telpon
1 dan Melakukan Klarifikasi Kepada OPD 1 Menit Buku Kendali
Selular
Terkait
Kendaraan, Driver, 1 Jam /
Melakukan Pengecekan Fisik Bersama TIM Laporan & Hasil
2 Kamera / Hp Untuk Tergantung
Aset Foto
Memotret Jarak
Membuat Berita Acara (telah melakukan
pengecekan fisik) yang telah
Berita Acara Telah
ditandatangani Oleh TIM aset dan Berita Acara
3 Melakukan 15 Menit
meneruskan ke Kasubbag. Tata Usaha Penghapusan
Pengecekkan Fisik
untuk diparaf berikut diteruskan ke Sekdis
untuk di tandatangani
Konsep
Membuat Konsep Keputusan Gubernur Konsep
4 30 Menit Keptusan
mengenai Penghapusan BMD Penghapusan BMD
Gubernur
Konsep Diteruskan ke Biro Hukum Konsep
Konsep
5 Sekretariat Daerah Provinsi Jatim untuk Fleksibel Keptusan
Penghapusan BMD
Diperiksa Kembali dan Diparaf oleh Sekda Gubernur

Gubernur Jatim Menandatangani

Konsep Surat Keputusan
6 Keputusan Gubernur mengenai Fleksibel
Penghapusan BMD Gubernur
Penghapusan BMD

Petugas Aset BMD Mengarsip Surat Copy Arsip

7 Keputusan Gubernur mengenai Output Tanda Terima 1 Menit Keputusan
Penghapusan BMD Gubernur

Penghapusan Sudah Dapat dilakukan oleh Print Out

Komputer, Jaringan
8 Petugas Aset BMD melalui Aplikasi 20 Menit Laporan pada
Internet
SIMBADA Aplikasi
 S.O.P TU Diperta KP by Windy Rosianty

SOP PENGELOLAAN BMD (PINJAM PAKAI)

Pelaksana Mutu Baku
No Aktivitas
Pelaksana Sekdis / Kadis Kasubbag. TU Kelengkapan Wkt Output
A. Aset Pinjam Pakai BMD (Tanah dan Bangunan)

Menerima Usulan Pinjam Pakai Barang Buku Kendali Arsip Buku Kendali,
1 15 Menit
Milik Daerah BMD Foto Pertemuan

1 Jam / Laporan Hasil

Melakukan Pengecekan Fisik Terhadap Kendaraan, BBM,
2 Tergantung dan Bukti Foto
Pinjam Pakai BMD SPPD
Jarak Cek Fisik

Membuat Laporan / Surat Pinjam Pakai Surat Keluar

Perangkat Komputer
3 Aset BMD (serta diberi tembusan ke 15 Menit Pinjam Pakai
& Printer
SKPD terkait) Aset
Memeriksa Ulang Keputusan Gubernur
tentang Penetapan Status Penggunaan Lembar Disposisi,
Lembar Tanda
4 BMD, selanjutnya Surat Pinjam Pakai Surat Ket. Pinjam Fleksibel
Terima
BMD di beri paraf oleh Kasubbag TU dan Pakai
Dinaikkan Sekdis / Kadis
Surat Pinjam Pakai Aset BMD diteruskan Surat, Stempel,
ke Biro Hukum Sekretariat Daerah Prov. Amplop Coklat Surat Lembar Tanda
5 Fleksibel
Jatim Untuk Diteliti Kembali dan Menjadi Dinas dan Petugas Terima
Arsip Surat Keluar
Penetapan Status Penggunaan Pinjam
Output Lembar Tanda
6 Pakai BMD ditanda tangani oleh Gubernur Bukti Tanda Terima Fleksibel
Terima
Jawa Timur

Petugas Surat Keluar Mengarsip Surat

Selesai Arsip Softcopy & Arsip Softcopy &
7 Pinjam Pakai Tersebut dan diserahkan 5 Menit
Hardcopy Hardcopy
Kepada Petugas Aset yang Menangani
 S.O.P TU Diperta KP by Windy Rosianty

SOP PENGEMUDI (DRIVER OPERASIONAL)

Pelaksana Mutu Baku
No Aktivitas
Pelaksana Soft Skill Hard Skill Kelengkapan Wkt Output
Memastikan HP pengemudi selalu ON
Pimpinan dapat menghadiri
1 / standby jika sewaktu - waktu di telp Mulai Handphone 1 Menit
rapat / acara tepat waktu
untuk bertugas mengantar pimpinan

Tidak diperkenankan mengemudi

Memahami etika
dengan kecepatan tinggi dan tidak Sub- Tak Mengutamakan keselamatan
2 point mengemudi di
boleh mengemudi sambil menelpon / terhingga di jalan
jalan raya
chatting / video call
Menjaga kebersihan diri dan
berpenampilan rapi, sopan dan Menjaga nama Tak
3 Pembawaan diri yang baik
mejaga tutur kata yang baik didepan baik pimpinan terhingga
umum
Menyiapkan kebutuhan dalam
tempat sampah,
kendaraan (tempat sampah yang Sarana interior mobil
4 tissu dan 10 Menit
bersih, tissu dan pengharum mobil / terpenuhi
pengharum mobil
menyesuaikan)
Memeriksa kondisi mobil secara
berkala (fungsi rem, kopling, cek air Mobil yang
5 10 Menit Memastikan mobil siap pakai
radiator, kondisi tekanan angin, kondisi digunakan
AC mobil, dll)
Memanaskan mesin mobil 1 minggu
Mobil yang Memastikan mobil siap pakai
6 sekali dan mengecek temperatur 1 Menit
digunakan dengan temperatur normal
mesin secara berkala
Saluran air
Mencuci mobil ketika akan digunakan
bersih, lap mobil, Mobil siap digunakan sewaktu
7 dan setelah digunakan (eksterior dan 15 Menit
sabun mobil dan - waktu
interior)
lap kering
Sampai ditempat dengan
Mengantarkan pimpinan sesuai surat Tak
8 SPT dan SPPD II aman, selamat dan tepat
perintah tugas kedinasan terhingga
waktu

Melakukan service, ganti oli secara Melaporkan telah dilakukan

Jadwal servis
9 rutin dan melakukan penggantian suku 30 Menit service rutin dan penggantian
kendaraan
cadang yang sudah rusak ke bengkel oli

Memastikan kondisi bahan bakar

terpenuhi dan mengkompulir bukti Selesai Nota pom bensin Melaporkan kepada petugas /
10 10 Menit
pengisian BBM dan karcis e-toll. Mobil dan karcis e-toll bendahara pengeluaran
siap pakai dalam kondisi prima