KARYA TULIS ILMIAH

TINJAUAN ALUR PROSEDUR PEMUSNAHAN REKAM

MEDIS IN AKTIF DI RSUD Dr. SOEROTO
KABUPATEN NGAWI

Oleh :

DITA AGUSTINA
NIM : 201807017

PROGRAM STUDI D3 PEREKAM DAN INFORMASI KESEHATAN

STIKES BHAKTI HUSADA MULIA MADIUN
TAHUN 2021
 KARYA TULIS ILMIAH

TINJAUAN ALUR PROSEDUR PEMUSNAHAN REKAM

MEDIS IN AKTIF DI RSUD Dr. SOEROTO
KABUPATEN NGAWI

Diajukan untuk memenuhi

Salah satu persyaratan dalam mencapai gelar
Ahli Madya Rekam Medis (A.Md.RMIK)

Oleh :

DITA AGUSTINA
NIM : 201807017

PROGRAM STUDI D3 PEREKAM DAN INFORMASI KESEHATAN

STIKES BHAKTI HUSADA MULIA MADIUN
TAHUN 2021

i
ii
iii
iv
 DAFTAR ISI

Sampul Dalam ............................................................................................... i

Lembar Persetujuan ....................................................................................... ii
Lembar Pengesahan ....................................................................................... iii
Halaman Pernyataan ...................................................................................... iv
Daftar Isi ........................................................................................................ v
Daftar Tabel ................................................................................................... vii
Daftar Gambar ............................................................................................... viii
Daftar Lampiran.............................................................................................. ix
Daftar Riwayat Hidup ..................................................................................... x
Abstrak................................................................................................................ xi
Abstrak............................................................................................................... xii
Kata Pengantar ............................................................................................... xiii
BAB I PENDAHULUAN ......................................................................... 1
1.1 Latar Belakang ...................................................................... 1
1.2 Rumusan Masalah ................................................................. 2
1.3 Tujuan Penelitian ................................................................... 3
1.3.1 Tujuan Umum ........................................................... 3
1.3.2 Tujuan Khusus ........................................................... 3
1.4 Manfaat Penelitian ................................................................. 3
1.4.1 Manfaat Bagi Penulis .................................................. 3
1.4.2 Manfaat Bagi Rumah Sakit ........................................ 3
1.4.3 Manfaat Bagi Akademi ............................................... 3
BAB II TINJAUAN PUSTAKA ................................................................. 4
2.1 Rumah Sakit .......................................................................... 4
2.1.1 Pengertian Rumah Sakit ............................................. 4
2.1.2 Fungsi Rumah Sakit ................................................... 4
2.2 Rekam Medis ........................................................................ 5
2.2.1 Pengertian Rekam Medis ........................................... 5
2.2.2 Tujuan dan Manfaat Rekam Medis ............................. 5
2.3 Unit Penyimpanan (Filing)..................................................... 7
2.3.1 Pengertian Filing ........................................................ 7
2.3.2 Sistem Filing .............................................................. 7
2.3.3 Tugas Pokok di Unit Filing ......................................... 8
2.3.4 Fungsi Unit Filing ...................................................... 8
2.3.5 Kategori Rekam medis Aktif dan Rekam Medis In
Aktif ........................................................................... 8
2.3.6 Formulir dan Catatan yang Digunakan di Unit Filing.. 9
2.4 Standar Operasional Prosedur (SOP) ...................................... 9
2.4.1 Pengertian Standar Operasional Prosedur (SOP) ......... 9
2.4.2 Tujuan Standar Operasional Prosedur (SOP)............... 9
2.4.3 Manfaat Standar Operasional Prosedur (SOP) ............. 10
2.5 Prosedur Tetap ....................................................................... 10
2.6 Retensi Rekam Medis ............................................................ 10

v
 2.6.1 Pengertian Retensi ...................................................... 10
2.6.2 Jadwal Retensi Arsip Berdasarkan Kelompok
Penyakit ..................................................................... 11
2.6.3 Ketentuan Penyimpanan Rekam Medis ....................... 11
2.7 Pemusnahan ........................................................................... 11
2.7.1 Ruang Lingkup Sistem Pemusnahan Rekam Medis ..... 11
2.7.2 Prosedur Pemusnahan ................................................. 15
2.7.3 Persyaratan Pemusnahan ............................................. 16
2.8 Cara Pelaporan Berita Acara Pemusnahan .............................. 17
2.8.1 Pengertian Berita Acara Pemusnahan .......................... 17
2.8.2 Jumlah Berita Acara Pemusnahan Rekam Medis ........ 17
2.8.3 Format Formulir Berita Acara Pemusnahan Rekam
Medis ......................................................................... 17
BAB III KERANGKA KONSEPTUAL ....................................................... 19
3.1 Kerangka Konsep................................................................... 19
3.2 Pertanyaan Penelitian ............................................................. 20
BAB IV METODE PENELITIAN ............................................................... 21
4.1 Rancangan Penelitian ............................................................ 21
4.2 Obyek dan Subyek Penelitian ................................................. 21
4.3 Kerangka Kerja Penelitian .................................................... 22
4.4 Definisi Operasional ............................................................. 23
4.5 Instrumen Penelitian ............................................................. 23
4.6 Lokasi dan Waktu Penelitian ................................................. 24
4.6.1 Lokasi Penelitian ....................................................... 24
4.6.2 Waktu Penelitian ....................................................... 24
4.7 Prosedur Pengumpulan Data ................................................. 24
4.8 Teknik Analisis Data.............................................................. 25
4.8.1 Teknik Pengelolaan Data ............................................ 25
4.8.2 Analisis Data .............................................................. 25
BAB V HASIL DAN PEMBAHASAN .......................................................... 26
5.1 Gambaran Umum Instansi ..................................................... 26
5.1.1 Sejarah Rumah Sakit Dr.Soeroto Ngawi .................... 26
5.2 Analisa Situasi ...................................................................... 28
5.3 Visi, Misi, Motto, dan Filsafah ............................................. 28
5.4 Tujuan dan Sasaran Strategis ................................................ 29
5.5 Hasil Penelitian .................................................................... 29
5.6 Pembahasan Penelitian .......................................................... 33
BAB VI PENUTUP ....................................................................................... 38
6.1 Kesimpulan ........................................................................... 38
6.2 Saran ..................................................................................... 38
Daftar Pustaka ................................................................................................ 39
Lampiran ........................................................................................................ 41

vi
 DAFTAR TABEL

Tabel 2.1 Jadwal Retensi Arsip ....................................................................... 11

Tabel 2.2 Format Daftar Pertelaan Arsip ......................................................... 13
Tabel 2.3 Formulir Berita Acara Pemusnahan ................................................. 18
Tabel 4.2 Definisi Operasional ....................................................................... 23

vii
 DAFTAR GAMBAR

Gambar 3.1 Kerangka Konsep ....................................................................... 19

Gambar 4.1 Kerangka Kerja Penelitian .......................................................... 22

viii
 DAFTAR LAMPIRAN

Lampiran 1 Lembar Persetujuan Menjadi Informan ....................................... 41

Lampiran 2 Permohonan Menjadi Informan .................................................. 42
Lampiran 3 Pedoman Wawancara ................................................................. 43
Lampiran 4 Pedoman Observasi .................................................................... 44
Lampiran 5 Format Pengajuan Judul ............................................................. 45
Lampiran 6 Surat Izin Pengambilan Data Awal ............................................. 48
Lampiran 7 Surat Balasan Izin Pengambilan Data Awal ................................ 49
Lampiran 8 SOP (Standart Operasional Prosedur) Retensi dan
PemusnahanRekamMedis.............................................................. 50
Lampiran 9 Kartu Bimbingan Tugas Akhir .................................................... 52

ix
 DAFTAR RIWAYAT HIDUP

Nama : Dita Agustina

Jenis Kelamin : Perempuan
Tempat dan Tanggal Lahir : Madiun, 14 Agustus 1998
Agama : Islam
Alamat : Jl. Sri Agung Rt.02/01 Kelun, Kartoharjo
Kota Madiun
Email : agustinadita589@gmail.com
Riwayat Pendidikan : SDN KELUN KOTA MADIUN
SMPN 8 KOTA MADIUN
SMKN 2 KOTA MADIUN
STIKES BHAKTI HUSADA MULIA MADIUN
Riwayat Pekerjaan :-

x
 Program Studi Diploma III
Program Studi Perekam dan Informasi Kesehatan
Stikes Bhakti Husada Mulia Madiun 2021

TINJAUAN ALUR PROSEDUR PEMUSNAHAN REKAM MEDIS IN

AKTIF DI RSUD Dr.SOEROTO KABUPATEN NGAWI

Oleh:
Dita Agustina
Stikes Bhakti Husada Mulia Madiun
agustinadita589@gmail.com

ABSTRAK

Pemusnahan adalah kegiatan menghancurkan secara fisik rekam medis

yang sudah berakhir masa fungsi dan tidak memiliki nilai guna, rusak atau tidak
terbaca dan tidak dapat dikenali baik isi maupun bentuknya. Tujuan dari
penelitian ini adalah Untuk mengetahui alur prosedur pemusnahan rekam medis in
aktif di RSUD Dr.Soeroto Kabupaten Ngawi, jenis penelitian ini adalah deskriptif
kualitatif.
Pengumpulan data menggunakan observasi dan wawancara.Variabel dari
penelitian ini adalah alur prosedur pemusnahan rekam medis in aktif, rekam medis
yang di abadikan, rekam medis yang dimusnahkan.
Berdasarkan penelitian di RSUD Dr.Soeroto Kabupaten Ngawi Bahwa
pelaksanaan pemusnahan rekam medis sudah sesuai dengan prosedur tetap yang
ditetapkan rumah sakit, dengan nomor dokumen RSUD/SPO/134/IX/2019 yang di
tetapkan pada tanggal 17 September 2019. Rekam medis yang di abadikan di
RSUD Dr. Soeroto Kabupaten Ngawi dalam periode tahun 2014 sebanyak 16.800.
Form-form rekam medis yang diabadikan antara lain ringkasan masuk dan keluar,
identifikasi bayi lahir kembar, resume, lembar otopsi, lembar operasi, lembar
persetujuan dan lembar kematian, rekam medis yang diabadikan disimpan pada
box file. Rekam medis yang di musnahkan di RSUD Dr. Soeroto Kabupaten
Ngawi dalam periode 2014 memusnahkan rekam medis in aktif sebanyak 14.600
rekam medis dengan kategori dokumen rusak dan tidak terbaca pemusnahan
dengan cara dibakar habis menggunakan alat incinerator.
Penelti menyarankan untuk Rumah Sakit RSUD Dr. Soeroto tetap patuh
pada prosedur tetap yang sudah ada, diharapkan bisa meningkatkan tingkat
kualitas penelitian khususnya tentang Alur Prosedur Pemusnahan Rekam Medis
In Aktif, sebagai bahan referensi untuk penelitia selanjutnya terkait tentang
Tinjauan Alur Prosedur Pemusnahan Rekam Medis In Aktif khususnya bagi
mahasiswa DIII Perekam dan Informasi Kesehatan.
Kata Kunci: Alur Prosedur, Pemusnahan, Rekam Medis

xi
 Diploma III Study Program
Recorder and Health Information Study Program
Bhakti Husada Mulia Madiun 2021

REVIEW OF THE PROCEDURE FOR DESTRUCTION OF INACTIVE

MEDICAL RECORDS IN Dr. SOEROTO Hospital, NGAWI REGENCY

By:
Dita Agustina
Bhakti Husada Mulia Madiun
agustinadita589@gmail.com

ABSTRACT

Destruction is the activity of physically destroying medical records that have

expired and have no use value, are damaged or illegible and cannot be recognized
in either content or form. The purpose of this study was to determine the flow of
the inactive medical record destruction procedure at Dr. Soeroto Hospital, Ngawi
Regency, this type of research was descriptive qualitative.
Collecting data using observation and interviews. The variables of this study
are the procedure flow for the destruction of inactive medical records, medical
records that are immortalized, and medical records that are destroyed.
Based on research at Dr. Soeroto Hospital, Ngawi Regency, that the
implementation of the destruction of medical records was in accordance with the
fixed procedures established by the hospital, with the document number
RSUD/SPO/134/IX/2019 which was set on September 17, 2019. The medical
records that were immortalized at Dr. Hospital. Soeroto Ngawi Regency in the
period of 2014 as many as 16,800. The medical record forms that are enshrined
include incoming and outgoing summaries, identification of twins born, resumes,
autopsy sheets, operation sheets, consent sheets and death sheets. Medical records
that were destroyed in Dr. Hospital. Soeroto, Ngawi Regency, in the 2014 period
destroyed 14,600 inactive medical records in the category of damaged and
unreadable documents, destroyed by burning them down using an incinerator.
Researchers suggest for the Hospital Dr. Soeroto remains obedient to the
existing fixed procedures, it is hoped that it can improve the level of research
quality, especially regarding the Inactive Medical Record Destruction Procedure
Flow, as a reference material for further research related to the Review of Inactive
Medical Record Destruction Procedures, especially for DIII Recorders and Health
Information students.
Keywords: Procedure Flow, Destruction, Medical Records

xii
xiii
 BAB 1
PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Rumah sakit adalah institusi kesehatan yang memberikan pelayanan
kesehatan yang merata dengan mengutamakan pengobatan penyakit dan
upaya pemulihan kesehatan. Tugas tersebut di laksanakan secara
terintegrasi dengan peningkatan kesehatan dan pencegahan penyakit dalam
hal rujukan, dan dapat di manfaatkan untuk pendidikan dan penelitian
(Hartono,2010). Rumah sakit mempunyai fungsi dan tujuan fasilitas
pelayanan kesehatan, dan melaksanakan kegiatan pelayanan berupa
pelayanan rawat jalan, pelayanan rawat inap, pelayanan gawat darurat,
termasuk pelayanan rekam medis dan pelayanan rujukan penunjang medik,
yang di gunakan untuk pendidikan, pelatihan, dan penelitian petugas
kesehatan di rumah sakit, Salah satu unit di rumah sakit adalah Rekam
Medis.
Rekam Medis adalah berkas yang memuat catatan terkait dengan
pasien yang memuat identifikasi, pemeriksaan, pengobatan, dan perilaku
medis pemerintah dan swasta lainnya dalam bidang rawat jalan, rawat
inap, dan pelayanan kesehatan lainnya Permenkes RI
No.269/MENKES/Per./III/2008. Rekam Medis merupakan bukti tertulis
tentang proses pelayaan yang di berikan oleh dokter dan tenaga medis
lainnya kepada pasien. Atas dasar bukti tertulis tersebut maka rekam medis
yang di berikan dapat langsung di pertanggung jawabkan untuk menunjang
terib manajemen dan meningkatkan pelayanan kesehatan.
Dalam Penyelenggaraan Rekam Medis di rumah sakit berdasarkan
Permenkes RI No.269/MENKES/Per/III tahun 2008 pasal 1, rekam medis
dapat di musnahkan dengan catatan kegiatan pelayanan kesehatan yang di
berikan oleh dokter, perawat dan tenaga kesehatan lainnya saat pasien
masuk ke rumah sakit dengan keadaan pasien masih hidup atau pasien
meninggal. Oleh karena itu, setiap berkas rekam medis pasien yang telah

1
 2

di rawat akan di olah, oleh petugas rekam medis kemudian disimpan untuk
menjaga kerahasiaan isi berkas rekam medis dan melindungi berkas rekam
medis tersebut dari kerusakan serta hilangnya berkas rekam medis. Bagian
dari pelayanan yang di berikan rumah sakit adalah ruang filling, yang
bertanggung jawab untuk mengelola rekam medis. Salah satu kegiatannya
adalah dengan memusnahkan dokumen rekam medis yang tidak memiliki
nilai guna kemudian memusnahkannya, terutama yang tidak tersimpan
secara permanen. Pemusnahan adalah kegiatan menghancurkan dokumen
secara fisik yang telah habis masa pakainya, tidak memiliki nilai praktis,
rusak / tidak terbaca, dan tidak dapat di kenali dalam isi dan bentuknya,
Belum semua rumah sakit menggunakan alur prosedur pemusnahan
rekam medis in aktif sesuai dengan SOP. Di RS Paru Manguharjo, baru
melakukan 85% dari SOP dalam hal pemusnaan, sedangkan di RSU
Pandan Arang Boyolali sudah melakukan 100% dari SOP dalam hal
pemusnahan. Sesuai Jadwal Retensi Arsip (JRA) masing-masing rumah
sakit, sesuai standard masa retensi berkas yaitu rekam medis dengan masa
retensi lebih dari 5 atau 2 tahun, rekam medis yang akan di musnahkan
termasuk dalam kategori kerusakan rekam medis. Surat Edaran dari
Direktur Jenderal Pelayanan Medis tentang jadwal penyimpanan dokumen
pada tahun 1995 HK.00.06.1.5.01160 untuk memusnahkan dokumen-
dokumen tersebut dengan jadwal terlampir dan dekomposisi di laksanakan
sesuai dengan peraturan dan kebijakan rumah sakit, kemudian pemusnahan
rekam medis yang di laksanakan oleh RSUD Dr.Soeroto Kabupaten Ngawi
pada periode tahun 2014 dokumen yang menjadi bukti pelaksanaan
pemusnahan antara lain terdapat daftar pertelaan, berita acara pemusnahan
dan tim pemusnahan serta surat edaran tentang retensi pemusnahan
dokumen in aktif.
 3

1.2 Rumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang di atas maka penulis tertarik untuk
mengevaluasi kembali “Tinjauan Alur Prosedur Pemusnahan Rekam
Medis In Aktif di RSUD Dr.Soeroto Kabupaten Ngawi Periode 2014”.
1.3 Tujuan Penelitian
1.3.1 Tujuan Umum
Untuk mengetahui Alur Prosedur Pemusnahan Rekam Medis In Aktif di
RSUD Dr.Soeroto Kabupaten Ngawi Periode 2014.
1.3.2 Tujuan Khusus
1. Untuk mengetahui alur prosedur pemusnahan rekam medis yang telah
dilaksanakan di RSUD Dr.Soeroto Kabupaten Ngawi.
2. Untuk mengetahui rekam medis yang di abadikan di RSUD Dr.
Soeroto Kabupaten Ngawi.
3. Untuk mengetahui rekam medis yang di musnahkan di RSUD Dr.
Soeroto Kabupaten Ngawi.
1.4 Manfaat Penelitian
1.4.1 Manfaat Bagi Penulis
Menambah wawasan untuk pengetahuan terapan rekam medis khususnya
tentang pelaksanaan pemusnahan rekam medis in aktif.
1.4.2 Manfaat Bagi Rumah Sakit
Sebagai masukan dalam pengelolaan rekam medis, khususnya dalam
pemusnahan rekam medis in aktif.
1.4.3 Manfaat Bagi Akademi
Menambah wawasan dan manfaatkan sebagai sarana penerapan ilmu
rekam medis, khususnya alur posedur pelaksanaan pemusnahan rekam
medis.
 BAB II
TINJAUAN PUSTAKA

2.1 Rumah Sakit

2.1.1 Pengertian Rumah Sakit
Definisi rumah sakit meliputi:
1. Menurut Hartono,2010 rumah sakit adalah sarana kesehatan yang
menyelenggarakan pelayanan kesehatan secara merata, dengan
mengutamakan upaya penyembuhan penyakit dan pemulihan
kesehatan, yang dilaksanakan secara terpadu dengan upaya
meningkatkan kesehatan dan pencegahan penyakit dalam suatu
tatanan rujukan, serta dapat dimanfaatkan untuk pendidikan dan
penelitian
2. Berdasarkan Undang Undang RI No.44 Tahun 2009 tentang Rumah
Sakit, rumah sakit adalah institusi pelayanan kesehatan yang
menyelenggarakan pelayanan kesehatan perorangan secara paripurna
yang menyediakan pelayanan rawat inap, rawat jalan, dan gawat
darurat.
3. Menurut WHO (World Health Organization) rumah sakit adalah
institusi yang merupakan bagian integral dari organisasi kesehatan dan
organisasi social berfungsi mengadakan pelayanan kesehatan yang
lengkap, baik kuratif maupun preventif bagi pasien rawat jalan dan
rawat inap melalui kegiatan pelayanan medis serta perawatan.
2.1.2 Fungsi Rumah Sakit
Menurut Milton Roener dan Friedman dalam bukunya Doctors in
Hospitals, Fungsi rumah sakit adalah :
1. Harus ada pelayanan rawat inap dengan fasilitas diagnostic dan
terapetiknya.
2. Harus memiliki pelayanan rawat jalan.
3. Rumah sakit juga bertugas untuk melakukan pendidikan pelatihan.

4
 5

4. Rumah sakit perlu melakukan penelitian dibidang kedokteran dan

kesehatan.
5. Bertanggung jawab untuk program pencegahanpenyakit dan
penyuluhan kesehatan bagi populasi disekitarnya.
6. Dalam pelaksanaan tugasnya rumah sakit mempunyai fungsi
menyelenggarakan pelayanan medis, penunjang medis dan non medis
pelayanan dan asuhan keperawatan, pelayanan rujukan, pendidikan
dan pelatihan, penelitian dan pengembangan serta administrasi dan
keuangan.

2.2 Rekam Medis

2.2.1 Pengertian Rekam Medis
Menurut Permenkes RI No. 268/MENKES/Per/III tahun 2008, rekam
medis adalah berkas yang berisikan catatan dan dokumen tentang identitas
pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan lain yang telah
diberikan kepada pasien.
2.2.2 Tujuan dan Manfaat Rekam Medis
2.2.2.1 Tujuan Rekam Medis
Tujuan Rekam Medis adalah penunjang tercapainya tertib
administrasi dalam rangka upaya peningkatan pelayanan kesehatan di
rumah sakit. Tanpa didukung suatu system pengelolaan rekam medis yang
baik dan benar, tidak akan tercipta administrasi rumah sakit sebagaimana
yang diharapkan. Sedangkan tertib administrasi merupakan salah satu
factor yang menentukan di dalam upaya pelayanan kesehatan di rumah
sakit.
2.2.2.2 Manfaat Rekam Medis
1. Menurut Depkes RI,2006 manfaat rekam medis meliputi:
a. Aspek Administrasi (Administration)
Suatu rekam medis mempunyai nilai administrasi, karena isinya
menyangkut tindakan berdasarkan wewenang dan tanggung jawab
 6

sebagai tenaga dan paramedik dalam mencapai tujuan pelayanan

kesehatan.
b. Aspek Hukum (Legal)
Suatu rekam medis yang mempunyai nilai hukum, karena isinya
menyangkut masalah dengan adanya jaminan kepastian hukum
atas dasar keadilan, dalam rangka usaha menegakkan hukum serta
penyediaan bahan sebagai tanda bukti untuk menegakkan
keadilan.
c. Aspek Keuangan (Financial)
Suatu rekam medis yang mempunyai nilai guna, karena isinya
mengandung data atau informasi yang dapat digunakan sebagai
aspek keuangan.
d. Aspek Penelitian (Research)
Suatu rekam medis yang mempunyai nilai penelitian, karena
isinya menyangkut data atau informasi yang dapat digunakan
sebagai aspek penelitian dan pengembangan ilmu pengetahuan di
bidang kesehatan.
e. Aspek Pendidikan (Education)
Suatu rekam medis yang mempunyai nilai pendidikan, karena
isinya menyangkut data atau informasi tentang perkembangan
f. Aspek Dokumentasi (Documentation)
Suatu berkas yang mempunyai nilai dokumentasi, karena isinya
menyangkut sumber ingatan yang harus di dokumentasikan serta
dapat dipakai sebagai bahan pertanggung jawaban dan pembuatan
laporan rumah sakit.
2. Menurut Permenkes RI No.269/MENKES/Per/III/2008 Bab V Pasal
13, manfaat rekam medis meliputi:
a. Pemeliharaan kesehatan dan pengobatan pasien.
b. Alat bukti dalam proses penegakkan hukum, disiplin kedokteran
dan kedokteran gigi selain itu penegakkan etika kedokteran serta
etika kedokteran gigi.
 7

c. Keperluan pendidikan dan penelitian.

d. Dasar pembayaran biaya pelayanan kesehatan.
e. Data statistik kesehatan

2.3 Unit Penyimpaan (Filing)

2.3.1 Pengertian Filing
Unit Filing adalah sebagai salah satu bagian dalam Unit Rekam Medis
yang bertugas dalam penyimpanan rekam medis dan menjaga kerahasiaan
isi rekam medis.
2.3.2 Sistem Filing
Sistem Filing dibagi 2 (dua), meliputi:
1. Sentralisasi
Sistem penyimpanan rekam medis secara sentral yaitu suatu sistem
penyimpanan dengan cara menyatukan rekam medis pasien rawat
jalan, rawat inap, dan rawat darurat ke dalam satu folder tempat
penyimpanan.
2. Desentralisasi
Sistem penyimpanan rekam medis secara desentralisasi yaitu sistem
penyimpanan rekam medis dengan memisahkan rekam medis pasien
rawat jalan, rawat darurat, dan rawat inap pada folder tersendiri.
Biasanya rekam medis pasien rawat jalan dan rawat darurat disimpan
pada rak penyimpanan rekam medis di unit rekam medis rawat inap
disimpan di ruang penyimpanan lain, seperti di bangsal atau unit
rekam medis yang terpisah dari tempat penyimpanan rekam medis
rawat jalan.
 8

2.3.3 Tugas Pokok di Unit Filing

Bagian Filing dalam melaksanakan pengelolaan rekam medis
mempunyai tugas pokok sebagai berikut :
1. Menyimpan rekam medis dengan metode tertentu sesuai kebijakan
penyimpanan rekam medis.
2. Mengambil kembali rekam medis untuk berbagai keperluan.
3. Menyusutkan (meretensi) rekam medis yang sudah tidak aktif sesuai
dengan ketentuan yang ditetapkan oleh sarana pelayanan kesehatan.
4. Memisahkan penyimpanan rekam medis in aktif dari dokumen rekam
medis aktif.
5. Membantu dalam penilaian guna rekam medis.
6. Menyimpan rekam medis yang dilestarikan (diabadikan).
7. Membantu dalam pelaksanaan pemusnahan formulir rekam medis.
2.3.4 Fungsi Unit Filing
1. Penyimpanan rekam medis.
2. Penyedia rekam medis untuk berbagai keperluan.
3. Pelindung rekam medis terhadap bahaya kerusahan fisik, kimiawi, dan
biologi.
2.3.5 Rekam Medis Aktif dan Rekam Medis In Aktif
1. Rekam Medis Aktif
rekam medis aktif adalah suatu rekam medis yang masih diperlukan
untuk pelayanan pasien karena frekuensi kunjungan pasien masih
berlangsung secara berkelanjutan sehingga rekam medis harus selalu
tersedia dan disimpan dalam rak penyimpanan maksimal 5 tahun
terhitung sejak tanggal terakhir pasien berobat.
2. Rekam Medis In Aktif
Dokumen rekam medis in aktif adalah dokumen rekam medis yang
telah disimpan dalam jangka waktu 2 tahun di Unit Rekam Medis
dihitung sejak tanggal terakhir pasien tersebut di layani pada sarana
pelayanan kesehatan atau 5 tahun sesudah meninggal dunia.
 9

2.3.6 Formulir dan Catatan yang Digunakan di Unit Filing

Formulir dan catatan yang digunakan di unit Filing adalah :
1. Tracer yang digunakan untuk :
a. Petunjuk keberadaan rekam medis yang diambil dari rak
penyimpanan.
b. Penghitungan tingkat penggunaan dokumen rekam medis.
2. Buku catatan penggunaan rekam medis untuk bukti rekam medis
sedang dipunjam dan digunakan untuk keperluan tertentu dengan
adanya catatan tersebut bertujuan memudahkan dalam peminjaman
rekam medis dari Filing dan sebagai alat kontrol penggunaan tracer.

2.4 Standar Operasional Prosedur (SOP)

2.4.1 Pengertian Standar Operasional Prosedur (SOP)
Menurut Atmoko (2011), Standar Operasional Prosedur adalah proses
dengan langkah-langkah yang harus dilaksanakan untuk mencapai tujuan
tujuan pekerjaan dan dapat dipertanggung jawabkan untuk
menggambarkan bagaimana pekerjaan yang dilakukan sesuai dengan
kebijakan dan peraturan yang berlaku, menggambarkan bagaimana proses
pelaksanaan pekerjaan tersebut dan sebagai tata urutan pelaksanaan
pekerjaan tersebut.
2.4.2 Tujuan Standar Operasional Prosedur (SOP)
SOP yang baik haruslah memiliki tujuan sebagai berikut:
1. Agar petugas/pegawai menjaga konsistensi dan tingkat kinerja petugas
atau tim dalam organisasi unit kerja.
2. Agar mengetahui dengan jelas peran-peran dan fungsi tiap-tiap posisi
dalam organisasi unit kerja.
3. Memperjelas alur tugas, wewenang dan tanggung jawab dari petugas
pegawai terkait.
4. Melindungi organiasi unit kerja dan petugas dari malpraktek atau
kesalahan administrasi lainnya.
 10

5. Untuk menghindari kegagalan, kesalahan, keraguan, dan

jugaduplikasi.
2.4.3 Manfaat Standar Operasional Prosedur (SOP)
SOP yang baik haruslah memiliki manfaat sebagai berikut:
1. Memudahkan proses pemberian tugas serta tanggung jawab kepada
pegawai yang menjalankannya.
2. Memudahkan proses pemahaman (penguasaan tugas) staff secara
sistematis dan general.

2.5 Prosedur Tetap

Prosedur tetap adalah suatu rangkaian atau tugas-tugas yang saling
berhubungan yang merupakan urutan-urutan tugas menurut waktu dan tata
cara tertentu untuk melaksanakan suatu pekerjaan yang dilaksanakan
berulang-ulang yang berarti prosedur adalah suatu tata kerja atau kegiatan
untuk menyelesaikan pekerjaan dengan urutan waktu dan memiliki pola
kerja yang tetap dan telah ditentukan.

2.6 Retensi Dokumen Rekam Medis

2.6.1 Pengertian Retensi
Sistem retensi yaitu suatu kegiatan memisahkan atau memindahkan
antara rekam medis yang masih aktif dengan rekam medis yang dinyatakan
in aktif di ruang penyimpanan (Filing). Sebelum melakukan retensi perlu
disusun Jadwal Retensi Arsip berdasarkan Surat Edaran Dirjen Pelayanan
Medis Nomor HK.00.1.5.01160 tahun 1995. Rekam Medis yang telah
diretensi akan disimpan di ruang penyimpanan in aktif berdasarkan tanggal
terakhir pasien berobat dan berdasarkan diagnosis penyakit pasien.
 11

2.6.2 Jadwal Retensi Arsip Berdasarkan Kelompok Penyakit

Dibawah ini merupakan Jadwal Retensi Arsip berdasarkan kelompok
penyakit :
Tabel 2.1 Jadwal Retensi Arsip Berdasarkan Kelompok Penyakit No.
HK.00.06.1.5.01160 TAHUN 1995
AKTIF IN AKTIF
No KELOMPOK
RJ RI RJ RI
1. Umum 5 th 5 th 2 th 2 th
2. Mata 5 th 10 th 2 th 2 th
3. Jiwa 10 th 5 th 2 th 2 th
4. Orthopedi 10 th 10 th 2 th 2 th
5. Kusta 15 th 15 th 2 th 2 th
6. Ketergantungan obat 15 th 15 th 2 th 2 th
7. Jantung 10 th 10 th 2 th 2 th
8. Paru-paru 5 th 10 th 2 th 2 th
Sumber: (DepKes, RI. 2006)

2.6.3 Ketentuan Penyimpanan Dokumen Rekam Medis

Ketentuan penyimpanan rekam medis menurut Peraturan Permenkes
RI No. 269/MENKES/Per/III/2008, berdasarkan BAB IV,pasal 8 ayat a:
“Rekam medis pasien rawat inap di rumah sakit wajib disimpan sekurang-
kurangnya untuk jangka waktu 5 (lima) tahun terhitung dari tanggal pasien
berobat atau dipulangkan“

2.7 Pemusnahan
2.7.1 Ruang Lingkup Sistem Pemusnahan Dokumen Rekam Medis
2.7.1.1 Pengertian Pemusnahan
Pemusnahan adalah suatu kegiatan menghancurkan secara fisik rekam
medis yang sudah berakhir masa fungsi dan tidak memiliki nilai guna,
rusak, tidak terbaca dan tidak dapat dikenali baik isi maupun bentuknya.
Penghancuran tersebut harus dilakukan secara total yaitu dengan cara
membakar habis, mencacah atau mendaur ulang sehingga tidak dapat
dikenali baik isi maupun bentuknya.
Proses kegiatan penghancuran rekam medis termasuk kegiatan
pemilahan dan penilaian rekam medis yang akan dimusnahkan. Rekam
Medis yang dimusnahkan merupakan dokumen rekam medis yang telah
 12

melampaui masa retensi/ jangka waktu penyimpanan rekam medis.

Penghancuran tersebut harus dilakukan secara total yaitu dengan
membakar habis, mencacah atau mendaur ulang sehingga tidak dapat
dikenali baik isi maupun bentuknya.
2.7.1.2 Tujuan dari pemusnahan
1. Mengurangi beban penyimpanan rekam medis.
2. Mengabadikan formulir-formulir rekam medis yang memiliki nilai
guna.
2.7.1.3 Syarat dari Pemusnahan
1. Rekam medis yang sudah memenuhi syarat untuk dimusnahkan
dilaporkan kepada direktur rumah sakit.
2. Direktur rumah sakit membuat surat keputusan tentang pemusnahan
rekam medis dan menunjuk Tim Pemusnah Rekam Medis.
3. Tim Pemusnah rekam medis melaksanakan pemusnahan dan membuat
Berita Acara Pemusnahan yang disahkan Direktur Rumah Sakit.
4. Berita acara dikirim kepada Pemilik Rumah Sakit dengan tembusan
Direktur Jenderal Pelayanan Medik.
2.7.1.4 Tata Pemusnahan Berkas Rekam Medis
Tata cara atau prosedur pemusnahan rekam medis adalah suatu proses
atau aturan urutan kegiatan berdasarkan metode tertentu yang ditetapkan
oleh rumah sakit dalam melaksanakan pemusnahan rekam medis yang
telah berakhir fungsinya dan tidak memiliki nilai guna dengan kegiatan
yang terdiri dari pembuatan tim pemusnah, pembuatan daftar pertelaan,
cara pemusnahan, pelaporan hasil pemusnahan. Tata cara dalam
pemusnahan rekam medis antara lain:
1. Pembuatan Tim Pemusnah yang terdiri dari komite medis sebagai
ketua, kepala rekam medis sebagai sekretaris, dengan beranggotakan
petugas Filing dan tenaga lainnya yang terkait berdasarkan Surat
Keputusan Direktur Rumah Sakit.
2. Tim Pemusnah membuat daftar pertelaan rekam medis in aktif yang
akan dimusnahkan. Daftar pertelaan berisi tentang Nomor rekam
 13

medis, tahun terakhir kunjungan, jangka waktu penyimpanan,

diagnosis terakhir.
3. Cara pemusnahan rekam medis dapat dilakukan dengan cara antara
lain:
a. Dibakar dengan menggunakan incenerator atau dibakar biasa.
b. Dicacah, dibuat bubur.
c. Dilakukan oleh pihak ketiga dengan disaksikan oleh tim
pemusnah
4. Tim Pemusnah membuat berita acara pemusnahan pada saat
pemusnahan berlangsung yang ditandatangani oleh Ketua tim
Pemusnah, Sekretaris tim pemusnah dan diketahui oleh Direktur
rumah sakit.
5. Khusus untuk rekam medis yang sudah rusak/tidak terbaca dapat
langsung dimusnahkan dengan terlebih dahulu membuat pernyataan
diatas kertas bersegel yang ditandatangani oleh direktur yang isinya
menyatakan bahwa rekam medis sudah tidak dapat dibaca sama sekali
sehingga dapat dimusnahkan. Adapun isi dari daftar pertelaan sebagai
berikut :
Tabel 2.2 Format Daftar Pertelaan Arsip Rekam Medis In Aktif
yang Akan Dimusnahkan
No Rekam Kunjungan Jangka
No Diagnosa Akhir Tindakan
Medis Terakhir Waktu
1 2 3 4 5 6
1 151411 2014 7 Tahun Tumor Tulang, Tranfusi
Anemia
Sumber: (DepKes, RI. 2006)

2.7.1.5 Penilaian Nilai Guna Rekam Medis

Penilaian nilai guna rekam medis adalah suatu kegiatan penilaian atau
pemisahan terhadap formulir-formulir rekam medis yang mempunyai nilai
guna atau perlu diabadikan dan yang sudah boleh dimusnahkan. Tata cara
penilaian formulir rekam medis adalah dokumen rekam medis yang dinilai
yaitu rekam medis yang telah 2 tahun in aktif.
 14

1. Indikator yang digunakan untuk menilai dokmumen rekam medis in

aktif, meliputi:
a. Seringnya rekam medis digunakan untuk pendidikan dan
penelitian.
b. Mempunyai nilai guna:
1) Nilai guna primer
Adalah nilai arsip yang berdasarkan pada kegunaan
penciptaan arsip itu sendiri. Nilai guna primer meliputi 4
jenis yaitu :
a) Administrasi
b) Hukum
c) Keuangan
d) Ilmu Pengetahuan dan Teknologi (IPTEK)
2) Nilai guna sekunder
Adalah nilai arsip yang di dasarkan pada kegunaan bagi
kepentingan umum guna sebagai bahan bukti dan dapat
dipertanggung jawabkan yang meliputi :
a) Pembuktian
b) Sejarah
2. Prosedur penilaian nilai guna berkas rekam medis
Prosedur penilaian nilai guna berkas rekam medis adalah dengan
cara memisahkan formulir rekam medis yang harus diabadikan yang
mencakup:
a. Ringkasan masuk dan keluar
b. Resume penyakit
c. Lembar operasi (termasuk laporan persalinan)
d. Identifikasi bayi lahir
e. Lembar persetujuan tindakan medis (informed consent)
f. Lembar kematian (laporan sebab kematian, biasanya sudah
menyatu pada formulir ringkasan masuk keluar)
 15

g. Rekam Medis tertentu, sesuai dengan kepentingan pelayanan

meliputi:
1) Kartu Indeks
Yaitu indeks yang berisi data pokok mengenai identitas
pasien untuk mengidentifikasi semua pasien yang pernah
berobat.
2) Buku Register
Yaitu buku catatan atau daftar nomer rekam medis, nama,
alamat, dan lain-lain yang disusun secara sistematik dan urut
abjad (Badudu).
3) Formulir rekam medis tertentu yang ditetapkan oleh direktur
rumah sakit.
3. Pengabadian Rekam Medis.
Pengabadian rekam medis dapat dilakukan dengan cara merekam
dokumen yang diabadikan kedalam microfilm. Microfilm adalah:
suatu proses fotografi dimana dokumen atau arsip direkam pada film
dalam ukuran yang terkecil untuk memudahkan penyimpanan,
transportasi, dan penggunaannya.
a. Keuntungan dari penggunaan microfilm adalah:
1) Penghematan ruang penyimpanan
2) Perlindungan terhadap dokumen atau arsip
3) Memudahkan pengiriman dan dengan biaya rendah
4) Penemuan dokumen atau arsip lebih efisien
b. Kerugian penggunaan microfilm adalah:
1) Membutuhkan biaya yang tinggi
2) Kesulitan mata untuk melihat dalam waktu lama
3) Kesulitan dalam memperbarui (updating) dokumen atau arsip
2.7.2 Prosedur Pemusnahan
Adapun peraturan Permenkes RI No 269/MENKES/Per/III/2008.
Berdasarkan BAB IV, pasal 8 ayat b tentang pemusnahan rekam medis
bahwa Setelah batas waktu 5 (lima) tahun. Sebagaimana dimaksud pada
 16

ayat (1) dilampaui rekam medis dapat dimusnahkan, kecuali ringkasan

pulang dan persetujuan tindakan medik” Adapun prosedur pemusnahan
rekam medis pasien in aktif meliputi:
1. Pemilihan rekam medis pasien in aktif berdasarkan tanggal kunjungan
terakhir.
2. Penjajaran atau penyusutan rekam medis pada rak in aktif.
3. Rekam Medis in aktif disimpan berdasarkan Terminal Digit Filing.
4. Pasien yang sudah lama tidak berkunjung kerumah sakit, kemudian
pasien tersebut datang berkunjung kembali namun berkas rekam
medisnya sudah di in aktifkan ,maka berkas rekam medis pasien
tersebut akan di aktifkan kembali.
2.7.3 Persyaratan Pemusnahan
Persyaratan pemusnahan bila dilakukan oleh pihak ketiga yaitu:
1. Membuat berita acara penyerahan rekam medis yang akan
dimusnahkan kepada pihak ketiga dengan isi:
a. Pihak yang menyerahkan dokumen.
b. Penerima dokumen.
c. Jumlah dokumen yang diserahkan.
2. Membuat daftar pertelaan
3. Membuat berita acara pemusnahan oleh pihak ketiga dan saksi dari
tim pemusnah rumah sakit pada saat pemusnahan berlangsung.
4. Melaksanakan pemusnahan dokumen dengan cara:
a. Dibakar dengan menggunakan incenerator atau dibakar biasa.
b. Dicacah atau dibuat bubur, didaur ulang.
Bila pemusnahan dilakukan oleh pihak ketiga harus disaksikan oleh
tim pemusnah pihak rumah sakit dengan membuat Berita Acara
Pemusnahan tersendiri dengan bukti sebagai berikut:
1. Lembar berita acara pemusnahan yang pertama disimpan oleh pihak
Rumah sakit sebagai arsip rumah sakit.
2. Lembar berita acara pemusnahan yang kedua disimpan oleh pihak
ketiga pihak pelaksana pemusnahan.
 17

3. Lembar berita acara yang ketiga dikirim ke Direktorat Jenderal

Pelayanan Medik atau Dinas Kesehatan Kota setempat sesuai dengan
status kepemilikan rumah sakit.

2.8 Cara Pelaporan Berita Acara Pemusnahan

2.8.1 Pengertian Berita Acara Pemusnahan
Berita acara pemusnahan adalah rangkaian acara pemusnahan yang
dibuat untuk dilaporkan sebagai bukti pertanggung jawaban kepada
pemilik Rumah Sakit dan Dirjen Yanmed. Berita acara pemusnahan dibuat
pada saat pemusnahan berlangsung yang ditandatangani oleh Ketua tim
pemusnah, Sekretaris tim pemusnah dan diketahui Direktur rumah sakit.
2.8.2 Jumlah Berita Acara Pemusnahan Rekam Medis
Jumlah berita acara pemusnahan rekam medis dibuat rangkap tiga
yaitu:
1. Lembar berita acara pemusnahan rekam medis yang asli disimpan
oleh Rumah sakit sebagai arsip.
2. Lembar berita acara pemusnahan kedua dikirim kepada pemilik
Rumah sakit
3. Lembar ketiga dikirim vertikal kepada Dirjen Pelayanan Medis
Departemen Kesehatan RI.
2.8.3 Format Formulir Berita Acara Pemusnahan Dokumen Rekam Medis
Berikut adalah format formulir berita acara pemusnahan dokumen
rekam medis:
 18

Tabel 2.3 Formulir Berita Acara Pemusnahan Dokumen Rekam

Medis

Sumber data,Shofari,B.2002
 BAB III
KERANGKA KONSEPTUAL

3.1 Kerangka Konseptual

Kerangka konseptual merupakan kerangka berpikir yang dibuat oleh
peneliti berdasarkan unput, proses dan output dalam penelitian yang saling
berkaitan atau saling berhubungan antar variabel yang dapat digunakan
sebagai pendekatan dalam memecahkan suatu masalah yang akan di
analisis nantinya (Notoatmodjo,2018)
Untuk menjaga keutuhan informasi medis, perlu dikembangkan
kerangka konseptual atau sistem pemusnahan rekam medis in aktif melalui
berbagai kegiatan (yaitu memindahkan, mengevaluasi, dan menghancur-
kan berkas rekam medis).

Input : Proses : Output :

1. SOP 1. Mengetahui alur 1. Pemusnahan rekam
2. Unit prosedur pemusnahan medis yang efektif
penyimpanan rekam medis. dan efisien.
(filing) 2. Mengetahui rekam
3. Rekam medis in medis yang
aktif diabadikan.
4. Petugas rekam 3. Mengetahui berkas
medis rekam medis yang
5. Sarana dimusnahkan.

Keterangan : : Diteliti

Gambar 3.1 Kerangka Konsep Penelitian Tinjauan Alur Prosedur

Pemusnahan Rekam Medis In aktif di RSUD Dr.Soeroto
Kabupaten Ngawi

19
 20

3.2 Pertanyaan Penelitian

1. Bagaimanakah alur prosedur pemusnahan rekam medis yang telah
dilaksanakan di RSUD Dr. Soeroto Kabupaten Ngawi?
2. Apa sajakah rekam medis yang akan diabadikan di RSUD Dr. Soeroto
Kabupaten Ngawi?
3. Apa sajakah rekam medis yang akan dimusnahkan di RSUD Dr.
Soeroto Kabupaten Ngawi?
 BAB IV
METODE PENELITIAN

4.1 Rancangan Penelitian

Jenis penelitian yang di gunakan adalah deskriptif kualitatif, yaitu
penelitian yang di lakukan dengan mendeskripsikan variabel penelitian
melalui penjelasan. Metode penelitian yang di gunakan dalam penelitian
ini dokumenter yaitu melalui teknologi pengumpulan data dan analisis
dokumen, dimana dokumen dipilih dan diedit sesuai dengan tujuan
prioritas penelitian (Fu’adz,2009). Metode penelitian yang di gunakan
adalah dengan mengamati dan mencatat prosedur yang berkaitan dengan
pemusnahan rekam medis in aktif (Mansjoer. 2003).

4.2 Obyek dan Subyek Penelitian

Yaitu suatu obyek/ subyek berupa manusia dan benda mati lainnya,
dengan menggambarkan keseluruhan atau sebagian obyek yang akan
diteliti, kalaupun penelitiannya hanya memuat sebagian dari obyek
penelitian, tetapi hasinya dapat pencakup semua obyek penelitian
(Notoatmojo, 2018). Obyek dalam penelitian ini adalah alur prosedur
pemusnahan rekam medis in aktif , sedangan subyek penelitian ini adalah
tim pemusnah, kepala bagian rekam medis dan petugas arsip yang ditunjuk
untuk bertanggung jawab atas pemusnahan rekam medis in aktif.

21
 22

4.3 Kerangka Kerja Penelitian

Kerangka kerja penelitian adalah suatu susunan. Kerangka kerja dan
proses tahapan dari awal sampai dengan akhir yang akan dilakukan dan
digunakan untuk menyelesaikan suatu masalah yang akan dibahas oleh
peneliti.
Berikut ini adalah kerangka kerja yang digunakan oleh peneliti :

Studi Pendahuluan
(Melakukan observasi pada rekam medis in aktif di ruang filing RSUD Dr.Soeroto
Kabupaten Ngawi )

Identifikasi Masalah
(Alur prosedur pemusnahan rekam medis di RSUD Dr.Soeroto Kabupaten Ngawi)

Perumusan Masalah
(Bagaimana alur prosedur pemusnahan rekam medis yang telah dilaksanakan di
RSUD Dr.Soeroto Kabupaten Ngawi)

Menetapkan Tujuan Penelitian

Untuk mengetahui tata cara pemusnahan rekam medis, Pengabadian rekam medis,
Untuk mengetahui rekam medis mana yang akan dimusnahkan di RSUD Dr.Soeroto
Kabupaten Ngawi)

Pengumpulan Data
1. Wawancara dengan petugas filing
2. Observasi

Pengolahan Data dan Analisis Data

Penarikan Kesimpulan

Gambar 4.1 Kerangka Kerja Penelitian

 23

4.4 Definisi Operasional

Definisi operasional adalah kalimat yang didasarkan pada ciri-ciri
dilihat dari isi yang akan didefinisikan. Variabel yang ditentukan perlu di
interpresikan secara operasional, karena setiap istilah dapat diartikan
verbeda oleh orang lain (Nursalam, 2011).
Tabel 4.2 Definisi Oprasional
No Variabel Definisi Operasional
1 Prosedur Pemusnahan rekam Urutan prosedur pemusnahan yang ditentukan
medis in aktif RSUD Dr.Soeroto Kabupaten Ngawi
2 Rekam Medis yang diabadikan Rekam Medis yang masih memiliki nilai guna
dan bisa di gunakan saat kembali ke rumah
sakit
3 Rekam Medis yang di Rekam Medis tanpa nilai guna atau kerusakan
musnahkan primer maupun sekunder

4.5 Instrumen Penelitian

Instrumen Penelitian adalah fasilitas atau alat yang digunakan oleh
peneliti untuk mengumpulkan data, agar memudahkan pekerjaan dan
mencapai hasil yang baik (Arikunto, 2010: 203). Instrument yang
digunakan penelitian adalah :
1) Pedoman Wawancara
Pedoman wawancara beupa daftar pertanyaan yang terstruktur
dengan baik dan terencana untuk memperkuat panduan observasi
untuk mendapatkan informaasi tentang alur prosedur pemusnahan
rekam medis in aktif .
2) Pedoman Observasi
Pedoman observasi yang di gunakan dalam penelitian ini adalah
daftar pedoman observasi yang diperlukan untuk proses analisis alur
prosedur pemusnahan rekam medis in aktif.
 24

3) Alat Tulis
Alat tulis dalam penelitian ini berupa pulpen dan buku yang di
gunakan untuk mencatat hasil penelitian.
4) Alat Perekam
Alat perekam di gunakan untuk merekam hasil wawancara,
peneliti menggunakan telepon genggam untuk merekam hasil
wawancara.

4.6 Lokasi dan Waktu Penelitian

4.6.1 Lokasi Penelitian
Lokasi penelitian ini di RSUD Dr. Soeroto Kabupaten Ngawi yang
berada di Jl. Wahidin No.27 Ngawi. Sedangkan penelitiannya di ruang
Filing RSUD Dr. Soeroto Kabupaten Ngawi.
4.6.2 Waktu Penelitian
Waktu yang digunakan dalam penelitian ini pada bulan Maret sampai
dengan Selesai.

4.7 Prosedur Pengumpulan Data

Prosedur pengumpulan data dalam penelitian ini menggunakan 2 cara
yaitu :
1. Wawancara
Ada dua mmetode wawancara yaitu terstruktur dan tidak
terstruktur. Wawancara bisa dilakukan secara tatap muka.
Sugiyono,(2016:138)
2. Observasi
Observasi adalah teknik pengumpulan data dengan cara
mengamati secara lagsung maupun tidak tentang hal-hal yang diamati
dan mencatatnya pada alat observasi. Sanjaya,(2014:270)
 25

4.8 Teknik dan Analisis Data

4.8.1 Teknik Pengelolaan Data
1. Collecting
Adalah pengumpulan data tentang proses pemusnahan berkas rekam
medis in aktif.
2. Editing
Adalah mengoreksi, memperbaiki data yang di peroleh menjadi
informasi terbaru, sehingga menghilangkan ketidak sesuaian antara
prosedur pemusnahan dan hasil pelaksanaan pemusnahan.
3. Penyajan Data
Adalah data yang mendeskripsikan hasil penelitian dalam bentuk
deskriptif.
4.8.2 Analisis Data
Analisis data yang digunakan dalam penelitian ini adalah analisis
deskriptif kualitatif yaitu mendeskripsikan hasil penelitian berdasarkan
teori-teori yang berkaitan dengan proses pemusnahan rekam medis in aktif.
 26

BAB V
HASIL DAN PEMBAHASAN

5.1 Gambaran Umum Instasi

5.1.1 Sejarah Rumah Sakit Dr. Soeroto Ngawi
RSUD Dr.Soeroto Ngawi Keberadaanya telah dimulai sejak zaman
Penjajahan Belanda pada tahun 1915 sebagai balai pengobatan. Terletak di
Jl. Dr. Wahidin no.27 Kabupaten Ngawi yang pada zamannya konon
masih termasuk bagian komplek dari Beteng Van den Bosch. Kemudian
pada tahun 1944 direhabilitasi menjadi suatu Rumah Sakit yang
diprakarsai oleh Dr.Soeroto.

Adapun susunan direktur RSUD Dr.Soeroto Ngawi semenjak

didirikan sebagai balai pengobatan sampai saat ini dari catatan yang ada
adalah sebagai berikut :
1. Dr. Jemblug (1915 - 1919)
2. Dr. Hoege Ride (1919 - 1922)
3. Dr. Luiter (1922 - 1925)
4. Dr. Dicky M (1925 - 1927)
5. Dr. Moch Anwar (1927 - 1932)
6. Dr. Johnker (1932 - 1934)
7. Dr. Budi Songkosoemo (1934 - 1937)
8. Dr. Marsetyo (1937 - 1940)
9. Dr. Hardadi (1940 - 1944)
10. Dr. Soeroto (1944 - 1949, Didirikan sebagai rumah sakit umum
daerah)
11. Dr. Soemarsono (1951 - 1955)
12. Dr. Margen Teller (1955 - 1956)
13. Dr. Kwee Tik Yu (1956 - 1957)
14. Dr. Tedjo Wibowo (1957 - 1963)
15. Dr. Wijino Soetardjo (1963 - 1966)
 27

16. Dr. Roesman (1966 - 1970)

17. Dr. Tanadi Mapulu (1970 - 1975)
18. Dr. Ismoehadi (1975 - 1978)
19. Dr. Bambang Soetjipto (1978 - 1979)
20. Dr. Soeparto (1979 - 1981)
21. Dr. Soetardjo (1981 - 1985)
22. Dr. Soebekti (1985 - 1987)
23. Dr. Soedarsono (1987 - 1994)
24. Dr. Siradjul Munir (1994 - 1999)
25. Dr. Maryo Miharya Saputra MS (1999 - 2004)
26. Drg. H. Hendro Wahyudiono (2004- Agustus 2011)
27. Dr. Gani Supadman, Sp. THT (Plt September – Desember 20011)
28. Dr. Puji Rusdiarto Adi (Januari – September 2012)
29. Dr. Pujiono (Oktober 2012 - Maret 2018)
30. Dr. Yudono,M.Mkes (April 2018 – Desember 2019)
31. Dr. Agus Priyambodo,M.Mkes (2020 – Sekarang)

a. Luas Lahan dan Bangunan

RSUD Ngawi memiliki luas 51.327 m2 dan sampai akhir tahun 2019
bangunan seluas 24.247,59 m2 (47,24% dari tanah yang ada).
b. Rumah Sakit Umum Daerah Dr.Soeroto Kabupaten Ngawi adalah
Rumah Sakit milik Pemerintah Daerah Kabupaten Ngawi.
c. Sesuai KepMenKes RI Nomor : HK.02.03/I/1077/2013 tentang
Penetapan Kelas Rumah Sakit, RSUD Dr.Soeroto Kabupaten Ngawi
Provinsi Jawa Timur ditetapkan sebagai Rumah Sakit Kelas C.
 28

5.2 Analisa Situasi

Rumah Sakit Umum Daerah Dr.Soeroto Kabupaten Ngawi adalah
Rumah Sakit milik Pemerintah Daerah Kabupaten Ngawi dengan Sumber
Daya Manusia (SDM) yang dimiliki RSUD Dr.Soeroto Kabupaten Ngawi
selama tahun 2019 sebanyak 615 orang dengan rincian 405 orang berstatus
PNS dan 210 berstatus Non PNS. Rumah Sakit Umum Daerah Dr.Soeroto
Kabupaten Ngawi selama tahun 2019 memiliki kapasitas tempat tidur
sebanyak 206 tempat tidur, baru pada bulan November dan Desember ada
pengurangan menjadi 204. Jumlah tersebut tidak termasuk tempat tidur
untuk tindakan, isolasi, ICU dan box bayi.

5.3 Visi, Misi, Motto dan Filsafah RSUD Dr.Soeroto Kabupaten Ngawi
A. Visi
“ Menjadi rumah sakit yang ramah dan terpercaya bagi masyarakat”.
B. Misi
a) Mewujudkan penyelenggaraan pelayanan kesehatan yang ramah,
bermutu, memuaskan dan terjangkau semua lapisan masyarakat
dengan SDM yang professional.
b) Menjamin ketersediaan sarana dan prasarana rumah sakit.
c) Mewujudkan elayanan administrasi perkantoran yang professional.
d) Mewujudkan rumah sakit yang indah, bersih, tertib dan aman dalam
rangka menciptakan rumah sakit yang berwawasan lingkungan.
C. Motto
“ Kesembuhan dan Kepuasan Anda Adalah Kebahagiaan Kami “.
D. Filsafah
1. Responsif
Responsif adalah cepat tanggap dalam menghadapi setiap perubahan.
2. Amanah
Amanah adalah menjalankan tugas dengan penuh tanggung jawab.
 29

3. Manusiawi
Manusiawi adalah memperlakukan orang lain sebagaimana kita ingin
diperlakukan.
4. Aman
Aman adalah bebas dari rasa takut.
5. Handal
Handal adalah mampu menjalankan tugas pekerjaan dengan
professional.

5.4 Tujuan dan Sasaran Strategis

Tujuan dan Sasaran dari RSUD Dr.Soeroto Kabupaten Ngawi adalah :
1. Terwujudnya pelayanan kesehatan yang terjangkau segala lapisan
masyarakat, berkualitas dari sisi teknis sesuai dengan Standart
Pelayanan Minimal Rumah Sakit (SPM RS), memuaskan dari sisi
teknis (responsiveness/cepat tanggap, commication/komunikasi,
tangible/tampilan fisik, dsb) dan kemudahan pelayanan administrasi.
2. Terwujudnya peningkatan ketersediaan sarana dan prasarana rumah
sakit.
3. Terwujudnya pelayanan administrasi perkantoran rumah sakit yang
lebih baik.
4. Terwujudnya peningkatan sarana dan prasarana aparatur rumah sakit.
5. Terwujudnya rumah sakit yang indah, bersih, tertib, aman dan
berwawasan lingkungan.

5.5 Hasil Penelitian

1. Alur prosedur pemusnahan rekam medis di RSUD Dr.Soeroto
Kabupaten Ngawi
a. Penilaian nilai guna rekam medis
Kegiatan nilai guna rekam medis di RSUD Dr.Soeroto Kabupaten
Ngawi di lakukan sebelum pemusnahan. Kegiatan nilai guna di
lakukan oleh petugas rekam medis yaitu petugas bagian filling.
 30

Proses nilai guna rekam medis di lakukan dengan cara memilah

rekam medis yang telah tersimpan dalam rak penyimpanan in aktif
selama 2 tahun. Petugas memisahkan rekam medis yang rusak,
tidak terbaca serta rekam medis yang tidak memiliki nilai guna
dapat langsung di musnahkan tanpa di lakukan nilai guna.
Sedangkan rekam medis yang mempunyai nilai guna primer yang
meliputi administrasi, hukum, keuangan, ilmu teknologi, dan nilai
guna sekunder yang meliputi pembuktian, sejarah dilakukan
pengabadian serta disimpan pad arak penyimpanan yang berupa
lembar/formulir dengan kategori memiliki nilai guna berdasarkan
Surat Keputusan direktur rumah sakit No 134 tahun 2019.
b. Tim pemusnah rekam medis RSUD Dr.Soeroto Kabupaten Ngawi
Tim pemusnah yang bertanggung jawab dalam pelaksanaan
pemusnahan rekam medis RSUD Dr.Soeroto Kabupaten Ngawi
berdasarkan Surat Keputusan Direktur Rumah Sakit No 20 tahun
2019 yang ditetapkan oleh direktur rumah sakit. Adapun susunan
tim pemusnah yang terdiri dari :
- Direktur RSUD Dr.Soeroto Kabupaten Ngawi
- Kepala Subbag Rekam Medis
- Ketua Komite Medik
- Ketua Komite Rekam Medis
- Ketua Komite Keprawatan
- Saksi
c. Pemindahan berkas rekam medis aktif menjadi rekam medis in
aktif.
- Pemindahan berkas yang dikukan, dilihat dari tanggal
kunjungan terakhir setelah 5 tahun dari kunjungan terakhir
dan dipisahkan di ruangan lain atau terpisah dari rekam
medis aktif.
- Rekam medis in aktif di kelompokkan sesuai dengan tahun
terakhir kunjungan
 31

d. Pencatatan daftar pertelaan di RSUD Dr.Soeroto Kabupaten

Ngawi.
Dalam pemusnahan rekam medis di RSUD Dr.Soeroto Kabupaten
Ngawi. Pencatatan daftar pertelaan dilakukan sebelum pelaksanaan
pemusnahan dilakukan.
e. Pelaksanaan pemusnahan rekam medis di RSUD Dr.Soeroto
Kabupaten Ngawi.
Berdasarkan surat perintah untuk pemusnahan rekam medis yang
di tanda tangani oleh direktur pada tanggal 17 September 2019.
Pemusnahan di laksanakan pada tanggal 18 Juni 2020, dengan cara
dibakar sampai tidak terbaca menggunakan alat incinerator secara
bertahap.
f. Pelaporan berita acara pemusnahan di RSUD Dr.Soeroto
Kabupaten Ngawi.
Berita acara pemusnahan di RSUD Dr.Soeroto Kabupaten Ngawi
dalam pelaksanaan pemusnahan periode 2014. Di rumah sakit Dr.
Soeroto ngawi tidak melibatkan pihak ke 2 dalam pelaksanaan
pemusnahan yang di laksanakan pada tanggal 18 Juni 2020 secara
bertahap, berita acara pemusnahan rekam medis memuat
keterangan tempat, hari, tanggal, bulan dan tahun dilakukan
pemusnahan, tanda tangan dan nama terang petugas yang
melaksanakan pemusnahan, serta tanda tangan dan nama terang
saksi-saksi. Berita acara dibuat sejumlah 3 rangkap yaitu, lembar
pertama untuk Direktur rumah sakit, lembar ke dua untuk unit
pengelola dan lembar ke tiga untuk unit kearsipan. Hal tersebut
sesuai dengan hasil wawancara sebagai berikut:
 32

RESPONDEN A
7 tahun berada di in aktif  Dokumen tahun 2014
- Penilaian nilai guna rekam medis
- Tim pemusnah rekam medis
- Pemindahan berkas rekam medis aktif menjadi rekam
medis in aktif
- Pencatatan daftar pertelaan
- Pelaksanaan pemusnahan rekam medis
- Pelaporan berita acara pemusnahan

2. Rekam Medis yang di abadikan

Rekam Medis yang di abadikan di RSUD Dr.Soeroto Kabupaten
Ngawi yang termasuk kategori di abadikan mempunyai nilai guna
primer dan sekunder yang digunakan sebagai alat bukti hukum.
Rekam medis yang di abadikan di simpan di dalam box file ruang
dalam rak penyimpanan. Hal tersebut sesuai dengan hasil wawancara
sebagai berikut:

RESPONDEN A
Lembar rekam medis yang di abadikan yaitu :
- Persetujuan Umum ( General Concen )
- Persetujuan Operasi
- Ringkasan Masuk dan Keluar
- Resume
- Lembar Operasi
- Identifikasi Bayi
- Lembar Kematian
- Visum et Repertum
Kemudian lembar yang tersebut akan di simpan di dalam box file
ruang penyimpanan

3. Rekam Medis yang dimusnahkan.

Rekam medis yang dimusnahkan di RSUD Dr.Soeroto Kabupaten
Ngawi dengan kategori rekam medis yang telah di in aktifkan dan
tidak memiliki nilai guna / yang tidak diabadikan serta rekam medis
 33

yang rusak atau tidak terbaca. Rekam medis yang dimusnahkan adalah
rekam medis dari tahun 2013 s.d 2014. Hal tersebut sesuai dengan
hasil wawancara sebagai berikut:

RESPONDEN A
Rekam medis yang dimusnahkan dengan kategori yang telah di in
aktifkan dan tidak memiliki nilai guna / yang tidak diabadikan
serta rekam medis yang rusak atau tidak terbaca. Dan di
hancurkan menggunakan alat incinerator.

5.6 Pembahasan
Berdasarkan hasil penelitian maka di hasikan pembahasan sebagai berikut:
1. Alur prosedur pemusnahan rekam medis di RSUD Dr.Soeroto Kabupaten
Ngawi.
a. Penilaian nilai guna rekam medis in aktif di RSUD Dr.Soeroto
Kabupaten Ngawi periode 2014 telah di lakukan oleh petugas rekam
medis yaitu petugas bagian filling. Dari hasil penelitian Antik (2009),
bahwa penilaian nilai guna di lakukan oleh tim pemusnah. Sedangkan
proses penilaian guna rekam medis di lakukan dengan cara memilah
rekam medis yang telah 2 tahun in aktif dalam rak penyimpanan in aktif
dan juga memilah rekam medis yang masih mempunyai nilai guna
untuk di abadikan, memisahkan rekam medis yang rusak dan tidak
terbaca serta rekam medis yang tidak mempunyai nilai guna untuk di
musnahkan.
b. Tim Pemusnah Rekam Medis dalam pemusnahan rekam medis di
RSUD Dr.Soeroto Kabupaten Ngawi sudah dibentuk tim pemusnah
yang meliputi Kepala Subbag Rekam Medis, Ketua Komite Medik,
Ketua Komite Rekam Medis, Ketua Komite Keprawatan dan Saksi
berdasarkan Surat Keputusan Direktur Rumah Sakit. Dari hasil
penelitian Agung (2019), dalam melakkan pemusnahan
harusmembentuk tim pemusnah. Hal ini sudah sesuai dengan prosedur
tetap rumah sakit dan sesuai dengan Surat Edaran Dirjen Pelayanan
 34

Medis No. HK.00.06.1.5.02260 tahun 1995 tentang petunjuk teknis

formulir rekam medis dasar dan permusnahan arsip rekam medis di
rumah sakit.
c. Pemindahan berkas rekam medis aktif menjadi rekam medis in aktif di
RSUD Dr. Soeroto Kabupaten Ngawi melakukan pemindahan rekam
medis sesuai dengan prosedur tetap rumah sakit yaitu dengan
melakukan :
1). Pemindahan berkas yang dikukan, dilihat dari tanggal kunjungan
terakhir setelah 5 tahun dari kunjungan terakhir dan dipisahkan di
ruangan lain atau terpisah dari rekam medis aktif.
2). Rekam medis in aktif di kelompokkan sesuai dengan tahun terakhir
kunjungan.
Dari hasil penelitian Surya (2019), bahwa memindahkan dokumen
rekam medis in aktif dari rak penyimpanan dokumen rekam medis aktif
untuk disortir, kemudian disimpan di gudang rekam medis in aktif.
Hal ini sudah sesuai dengan prosedur rumah sakit.
d. Pencatatan daftar pertelaan di RSUD Dr. Soeroto Kabupaten Ngawi
periode tahun 2014 telah dilakukan sesuai denga prosedur tetap rumah
sakit. Dari hasil penelitian Nugroho (2019), bahwa membuat daftar
pertelaan sebelum dokumen rekam medis dimusnahkan. Hal ini sesuai
dengan Surat Edaran Dirjen Pelayanan Medis No. HK.00.06.1.5.02260
tahun 1995 tentang petunjuk teknis formulir rekam medis dasar dan
permusnahan arsip rekam medis di rumah sakit yang menyebutkan
bahwa rekam medis yang sudah melebihi jangka waktu penyimpanan in
aktif yaitu 2 tahun sebelum di lakukan pemusnahan tim pemusnah harus
membuat daftar pertelaan terlebih dahulu yang berisi tentang nomor
rekam medis, tahun terakhir kunjungan, jangka waktu penyimpanan,
dan diagnosis akhir pasien oleh tim pemusnah dengan tujuan untuk
mengetahui dokumen rekam medis yang akan dimusnahkan sesuai
jadwal retensi arsip (Shofari,B 2002).
 35

e. Pelaksanaan pemusnahan rekam medis di RSUD Dr.Soeroto Kabupaten

Ngawi. Dalam kegiatan pemusnahan rekam medis di lakukan dengan
cara di bakar menggunakan alat incinerator dan disaksikan oleh pihak
rumah sakit atau tim pemusnah. Dari hasil penelitian Rufiatun (2009),
bahwa pemusnahan dokumen rekam medis dengan menghancurkan
dokumen dengan cara di bakar habis. Hal ini sudah sesuai dengan
prosedur tetap rumah sakit dengan Surat Edaran Dirjen Pelayanan
Medis No. HK.00.06.1.5.02260 tahun 1995 tentang petunjuk teknis
formulir rekam medis dasar dan permusnahan arsip rekam medis di
rmah sakit yang menyebutkan bahwa pemusnahan reka medis
dilakukan dengan cara dibakar dengan menggunakan alat incinerator
dengan di saksikan tim pemusnah (Shofari,B 2002).
f. Pelaporan berita acara pemusnahan di RSUD Dr.Soeroto Kabupaten
Ngawi. Berita acara pemusnahan di Dr.Soeroto Kabupaten Ngawi
dalam pelaksanaan pemusnahan periode tahun 2014 yaitu :
1). Berita acara pemusnahan rekam medis memuat keterangan
tempat, hari, tanggal, bulan, tahun dilaksanakanya pemusnahan
rekam medis, tanda tangan dan nama terang petugas yang
melaksanakan pemusnahan serta tanda yang dan nama terang
saksi-saksi.
2). Berita acara dibuat sejumlah 3 ragkap yaitu lembar pertama
untuk Direktur rumah sakit, lembar ke dua untuk unit pengelola,
dan lembar ke 3 untuk unit kearsipan.
Dari hasil penelitian Siti (2009), bahwa berita acara pemusnahan dalam
pelaksanaan pemusnahan dibuat oleh pihak rumah sakit. Hal ini sudah
sesuai dengan prosedur rumah sakit.
2. Rekam Medis yang di Abadikan.
Rekam medis di RSUD Dr.Soeroto Kabupaten Ngawi yang di kategorikan
abadi meliputi :
a. Persetujuan Umum ( General Concen )
b. Persetujuan Operasi
 36

c. Ringkasan Masuk dan Keluar

d. Resume
e. Lembar Operasi
f. Identifikasi Bayi
g. Lembar Kematian
h. Visum et Repertum, merupakan formulir yang memiliki nilai guna
primer dan sekunder sekaligus sebagai alat bukti hukum.
Rekam Medis yang di abadikan sebanyak 16.800 ,dengan khasus
identifikasi bayi lahir kembar dan laporan otopsi.
Dari hasil penelitian Puji (2009), Rekam medis yang di abadikan di
simpan di dalam box file yang berdasarkan tanggal terakhir kunjungan dan
diagnosis penyakit pasien. Dalam pelaksanaannya sudah sesuai dengan
prosedur tetap rumah sakit dan sesuai dengan Surat Edaran Dirjen
Pelayanan Medis No. HK.00.06.1.5.01160 tahun 1995 tentang petnjuk
teknis pengadaan formulir rekam medis dasar dan pemusnahan arsip
rekam medis di rumah sakit serta sesuai Permenkes
No.269/MENKES/Per/III/2008 tentang penyimpanan, pemusnahan dan
kerahasiaan rekam medis, yang menyebutkan bahwa lembar yang
mempunyai nilai guna harus di abadikan antara lain ringkasan pulang dan
persetujuan tindakan medik (Depkes, RI.2008).
3. Rekam Medis yang di Musnahkan.
Rekam medis di RSUD Dr.Soeroto Kabupaten Ngawi yang di musnahkan
dengan kategori sebagai rekam medis yang tidak mempunyai nilai guna
dan memusnahkan sebanyak 14.600 rekam medis tidak di abadikan dan
rekam medis yang rusak serta tidak terbaca pemusnahan dengan cara
dibakar habis menggunakan alat incinerator. Dari hasil penelitian Rohmadi
(2009), dokumen rekam medis yang tidak mempunyai nilai guna atau tidak
diabadikan serta dokumen rekam medis yang rusak atau tidak terbaca akan
langsung di musnahkan. Hal ini sudah sesuai prosedur tetap rumah sakit
bahwa rekam medis yang di musnahkan adalah rekam medis yang tidak
mempunyai nilai guna atau tidak di abadikan dan rekam medis yang rusak
 37

serta tidak terbaca dan sesuai dengan Surat Edaran Dirjen Pelayanan
Medis No. HK.00.06.1.5.01160 tahun 1995 tentang petunjuk teknis
pengadaan formulir rekam medis dasar dan pemusnahan arsip rekam
medis di rumah sakit yang menyebutkan bahwa rekam medis yang tidak
mempunyai nilai guna dan rekam medis yang rusak serta tidak
terbacadapat langsung di musnahkan (Shofari, B.2004).
 BAB VI
PENUTUP

6.1 Kesimpulan
Dari hasil penelitian yang telah di lakukan di RSUD Dr.Soeroto Kabupaten
Ngawi maka kesimpulannya sebagai berikut:
1. Pemusnahan yang telah dilakukan RSUD Dr. Soeroto Kabupaten Ngawi
sudah sesuai dengan prosedur tetap rumah sakit dengan nomor dokumen
RSUD/SPO/134/IX/2019 yang di tetapkan pada tanggal 17 September
2019.
2. Rekam medis yang di abadikan di RSUD Dr. Soeroto Kabupaten Ngawi
periode tahun 2014 sebanyak 16.800 rekam medis. Form-form rekam
medis yang diabadikan antara lain ringkasan masuk dan keluar,
identifikasi bayi lahir kembar, resume, lembar otopsi, lembar persetujuan
dan lembar kematian. Adapun form rekam medis yang diabadikan di
simpan pada tempat penyimpanan tersendiri di dalam box file.
3. Rekam medis yang di musnahkan di RSUD Dr. Soeroto Kabupaten
Ngawi periode tahun 2014 memusnahkan rekam medis in aktif sebanyak
14.600. Rekam medis yang dimusnahkan dengan kategori dokumen
rusak dan tidak terbaca, pemusnahan rekam medis dengan cara dibakar
habis menggunakan alat incinerator.
6.2 Saran
1. Bagi RSUD Dr. Soeroto Diharapkan Selalu Patuh Pada Prosedur Tetap
Rumah Sakit.
2. Bagi Peneliti Diharapkan Bisa Meningkatkan Tingkat Kualitas Penelitian
Khususnya Tentang Tinjauan Alur Prosedur Pemusnahan Rekam Medis
In Aktif.
3. Bagi Akademi Diharapkan dapat bermanfaat sebagai bahan referensi
untuk penelitian selanjutnya terkait tentang Tinjauan Alur Pemusnahan
Rekam Medis In Aktif khususnya bagi Mahasiswa Prodi DIII Perekam
dan Informasi Kesehatan.

38
 39

DAFTAR PUSTAKA

Arikuto, S 2006. Prosedur Penelitian Suatu Pendekatan Praktik. Jakarta:

Rinekacipta

Atmoko, Tjipto.2011. Standar Operasional Prosedur (SOP)

Al-Gharuty, F,(2009), Studi Dokumen Dalam Penelitian Kualitatif

Amsyah, Z. 2003. Manajemen Kearsipan.Jakarta. PT Gramedia Pustaka Utama

Berthos, B 2007. Manajemen Kearsipan Untuk Lembaga Negara,Swasta dan

Perguruan Tinggi. Jakarta: Bumi Aksara.

Dapartemen Kesehatan Republik Indonesia, Pedoman Pengelolaan Rekam Medis

Rumah Sakit di Indonesia (Jakarta 2006)

Depkes,RI.Direktorat Jendral Pelayanan Medis,1991. Pedoman Pengelolaan

Rekam Medis

Dapertemen Kesehatan RI 997. Petunjuk Teknis Penyelenggaraan Rekam Medis

atau Medical Record Rumah Sakit. Jakarta: Direktorat Jendral Pelayanan
Medik

Dapertemen Kesehatan RI 1995. Surat Edaran Dirjen Yanmed

No.Hk.00.06.1.501160 Tentang Petunjuk Pengadaan Formulir Rekam
Medis dan Pemusnahan Arsip Rekam Medis di Rumah Sakit

Menkes RI. 2008. Permenkes RI Tentang Rekam Medis . Nomor

269/MENKES/PER/III/2008.Jakarta: Menkes RI

Moleong, L.J. 2007 Metodologi Penelitian Kualitatif Bandung: Remaja Rosada

Karya

Mochamad Arif. 2004. Pengantar Metodologi Penelitian Untuk Ilmu Kesehatan.

Surakarta

Notoatmodjo, S. 2010. Metodologi Penelitian Kesehatan, Jakarta : PT Rieka

Cipta.

Nursalam, (2011), Konsep dan Penerapan Metodologi Penelitian Ilmu

Keperawatan: Pedoman skripsi, tesis, dan Instrument Penelitian.
Keperawatan Jakarta: Salemba Medika

Huffman,edna K,1999.Health Information Management

 40

PerMenKes, RI.2008. Rekam Medis. Jakarta

Shofari,B. 2002. Modul Pembelajaran sistem dan Prosedur Pelayanan Rekam

Medis

Sugiyono, 2016 Metode Penelitian Kualitatif dan R&D. Bandung: PT Alfabet,

Danandjadja, James.
 41

Lampiran 1
 42

Lampiran 2

PERMOHONAN MENJADI INFORMAN

Kepada Yth:
Bapak/Ibu Calon Informan Penelitian
Di Wilayah Kerja RSUD Dr.Soeroto Kabupaten Ngawi

Assalamu’alaikum wr.wb
Dengan hormat,
Saya yang bertanda tangan dibawah ini:
Nama : DITA AGUSTINA
Nim : 201807017
Adalah mahasiswa Program Studi D-III Perekam dan Informasi Kesehatan
Stikes Bhakti Husada Muia Madiun yang sedang melakukan penalitian dengan
judul “TINJAUAN ALUR PROSEDUR PEMUSNAHAN REKAM MEDIS
IN AKTIF DI RSUD DR.SOEROTO KABUPATEN NGAWI”.
Penelitian ini menimbulkan akiibat yang merugikan Bapak/Ibu sebagai
informan dan kerahasiaan informasi yang diberikan akan dijaga serta hanya
digunakan unuk kepentingan penelitian. Apabila Bapak/Ibu menyetujui, maka
saya mohon bersedianya untuk menandatangani persetujuan dan menjawab
pertanyaan-pertanyaan yang diajukan peneliti.
Atas perhatian dan kesediaan Bapak/Ibu informan, saya ucapakan terimakasih.

Madiun,........................2021
Peneliti

(.......................................)
 43

Lampiran 3

Pedoman Wawancara Untuk Petugas Filling Rekam Medis

1. Apakah ada kebijakan yang mengatur tentang pemusnahan rekam medis di

RSUD Dr. Soeroto?
2. Bagaimana Alur Prosedur Pemusnahan rekam medis in aktif di RSUD Dr.
Soeroto?
3. Apakah anda ikut terlibat dalam melakukan kegiatan pemusnahan rekam
medis?
4. Di RSUD Dr. Soeroto menggunakan penyimpanan sistem dokumen jenis
apa? Jelaskan bagaimana tata cara penyimpanannya!
5. Apakah RSUD Dr. Soeroto sudah melakukan pemusnahan, berapa kali?
6. Bagaimana caranya memusnahan rekam medis?
7. Rekam Medis in aktif berapa tahun sebelum dilakukan pemusnahan?
8.Lembar rekam medis apa saja yang akan disimpan atau tidak dimusnahkan?
9. Bagaimanakah cara pengabadiannya?
10. Lembar rekam medis apa saja yang akan dimusnahkan?
11. Bagaimana cara pelaporan berita acara pemusnahan?
12. Apakah dalam pelaksanaan pemusnahan rekam medis yang dilakukan
oleh pihak kedua selalu disaksikan oleh pihak rumah sakit atau tim
pemusnah secara langsung?
13. Apakah ada kendala dalam melakukan pemusnahan rekam medis?
 44

Lampiran 4
CHECK LIST PEDOMAN OBSERVASI
A.Identitas Objek
1. Lokasi :

2. Waktu :

B.Aspek yang di observasi

No. Aspek yang diamati Ya Tidak Keterangan
1 Adanya prosedur mengenai √ -
penyimpanan rekam medis in
aktif
2 Adanya prosedur tetap mengenai √ -
pemilahan dan pemindahan
rekam medis in aktif
3 Adanya prosedur tetap mengenai √ -
penilaian rekam medis in aktif
4 Adanya prosedur tetap mengenai √ -
pemusnahan rekam medis
5 Adanya lembar penilaian rekam √ -
medis in aktif
6 Penilaian sudah sesuai dengan √ -
tata cara yang ada
7 Adanya rak penyimpanan berkas √ -
rekam medis in aktif
8 Berkas rekam medis dipilah √ -
berdasarkan tanggal terakhir
kujungan pasien
 45

Lampiran 5

FORMAT PENGAJUAN JUDUL

46
47
 48

Lampiran 6
SURAT IZIN PENGAMBILAN DATA AWAL
 49

Lampiran 7
SURAT BALASAN IZIN PENGAMBILAN DATA AWAL
 50

Lampiran 8
STANDART OPRASIONAL PROSEDUR PEMUSNAHAN
 51

HVVGFGFHFHF
 52

Lampiran 9
KARTU BIMBINGAN TUGAS AKHIR