Nomor 039/SARFAS/PNG/YTB/IV/2017

Tanggal 19 April 2017

 Nomor 039/SARFAS/PNG/YTB/IV/2017
Tanggal 19 April 2017

LEMBAR PENGESAHAN DOKUMEN

Nama Jabatan Tanggal Tanda Tangan

Diajukan Ir. Herry Saptanto, M.M. General Manager

Bandung, 19 April 2017

PENGURUS YAYASAN TARUNA BAKTI

Nama Jabatan Tanda Tangan

Diperiksa/ Ir. Lana Harumia Tedja
Sekretaris Umum
Disetujui
Diperiksa/ Ibramsyah Amir, SE, MBA, Tech.
Bendahara
Disetujui
Diperiksa/ Dra. Hj. Tatik Budiningsih, MS.
Bendahara Umum
Disetujui
Diperiksa/ Ranita Rahman, ST.
Ketua Bidang SDM & Organisasi
Disetujui
Diperiksa/ Ir. Bernardi W., MRECM, CIPS, IAI, AIA. Wakil Ketua Bidang Infrastruktur &
Disetujui Pengelolaan Aset
Diperiksa/ Muhammad Firsa Putra, ST. Ketua Bidang Infrastruktur &
Disetujui Pengelolaan Aset
Diperiksa/ Dr. Stanley P. Dewanto, M.Pd.
Ketua Bidang Pendidikan
Disetujui
Diperiksa/ Dr. Sulaeman Rahman N., SE, MBA.
Ketua Umum
Disetujui

PEMBINA YAYASAN TARUNA BAKTI

Nama Jabatan Tanda Tangan

Diperiksa/ Ir. Reini D.

Wirahadikusumah,MSCE,Ph.D Anggota
Disetujui

Diperiksa/ Dr. Andi Cakra Vastia Arisaputra R.

Anggota
Disetujui
Diperiksa/ Dra. Hj. Siti Chassiah, MM
Anggota
Disetujui
Diperiksa/ Ir. Hendro Martono
Anggota
Disetujui
Diperiksa/ Dr. Eng. Yudi Darma, M.Si
Ketua
Disetujui

PROSEDUR PENGADAAN BARANG/JASA - YTB I

 Nomor 039/SARFAS/PNG/YTB/IV/2017
Tanggal 19 April 2017

Daftar Isi

Lembar Pengesahan ..................................................................................................................... i

Daftar Isi ........................................................................................................................................ ii

Bab I Pengertian dan Istilah Dalam Proses Pengadaan Barang/Jasa ......................................... 1

Bab II Persyaratan Penyedia Barang/Jasa .................................................................................. 4

Bab III Prosedur Pengadaan Barang/Jasa

1. Pengadaan dengan Nilai Pekerjaan s.d. Rp 100 Juta ......................................................... 5

2. Pengadaan dengan Nilai Pekerjaan di atas Rp 100 Juta .................................................... 8
3. Penunjukan Langsung .......................................................................................................... 11

Tabel Perbandingan Pengadaan Barang/Jasa ............................................................................ 13

Lampiran ...................................................................................................................................... 14

PA01 Form Pengumuman Lelang

PA02 Form Undangan Pengadaan langsung
PA03 Form Surat Permintaan Penawaran / Request for Quotation (RFQ)
PA04 Form Surat Penunjukan langsung
PA05 Form Berita Acara Negosiasi
PA06 Form RAB
PA07 Form Matriks Penilaian Vendor
PA08 Form Surat Pesanan / Purchase Order
PA09 Form Surat Perintah Kerja (SPK)
PA10 Form Pakta Integritas

PROSEDUR PENGADAAN BARANG/JASA - YTB II

 Nomor 039/SARFAS/PNG/YTB/IV/2017
Tanggal 19 April 2017

BAB I
PENGERTIAN DAN ISTILAH

1. Pengadaan Barang/Jasa adalah kegiatan untuk memperoleh barang dan atau jasa dan
atau pekerjaan konstruksi di lingkungan Yayasan Taruna Bakti (YTB) yang prosesnya
dimulai dari perencanaan kebutuhan sampai diselesaikannya seluruh kegiatan untuk
memperoleh barang/jasa tersebut.

2. Pelaksana Pengadaan adalah bidang di Unit General Support yaitu Bidang Pemeliharaan
Aset & Logistik, Bidang Keuangan dan Bidang Administrasi & Personalia serta bidang
lainnya (bila ada), yang terkait dengan ruang lingkup pekerjaannya atau dapat dibentuk
dalam suatu Panitia Pengadaan Barang/Jasa (bersifat temporer) yang dibentuk oleh
Pengurus atau Pembina YTB (sesuai dengan kebutuhannya).

3. Pengguna Barang/Jasa adalah bidang di unit General Support yaitu Bidang Pemeliharaan
Aset & Logistik, Bidang Keuangan dan Bidang Administrasi & Personalia serta bidang
lainnya (bila ada), atau Unit Pendidikan (TK, SD, SMP, SMA, dan ASM) terkait yang
mempunyai inisiatif program usulan pengadaan dan atau sebagai pengguna barang/jasa
tersebut.

4. Penyedia Barang/Jasa (Vendor) adalah badan usaha atau orang perseorangan yang
menyediakan barang/jasa yang dibutuhkan.

5. Pakta Integritas adalah surat pernyataan yang berisi ikrar untuk mencegah terjadinya
tindakan kolusi, korupsi dan nepotisme dalam pengadaan barang/jasa.

6. Barang adalah setiap benda yang berwujud (tangible), bergerak maupun tidak bergerak,
yang dapat diperdagangkan, dipakai, dipergunakan atau dimanfaatkan oleh Pengguna
Barang.

7. Jasa adalah layanan profesional yang bersifat tidak berwujud (intangible) membutuhkan
keahlian tertentu baik keahlian (skillware) maupun olah pikir/ide/gagasan (brainware).

8. Perjanjian Kerja Sama (PKS) adalah perjanjian tertulis antara YTB dan Vendor yang
mengikat kedua belah pihak.

9. Surat Perintah Kerja (SPK) adalah surat perintah kepada Penyedia Barang/Jasa (Vendor)
untuk melaksanakan pekerjaan pengadaan barang/jasa. SPK dikeluarkan setelah ada PKS.

10. Aanwijzing adalah pemberian penjelasan ruang lingkup pekerjaan oleh YTB kepada calon
Vendor.

11. Request For Proposal (RFP) adalah permintaan proposal pekerjaan kepada Penyedia
Barang/Jasa (Vendor) dalam suatu kegiatan pengadaan barang/jasa.

PROSEDUR PENGADAAN BARANG/JASA - YTB 1

 Nomor 039/SARFAS/PNG/YTB/IV/2017
Tanggal 19 April 2017

12. Request For Quotation (RFQ) adalah permintaan penawaran Harga Pekerjaan kepada
Penyedia Barang/Jasa (Vendor) dalam suatu kegiatan pengadaan barang/jasa.

13. Bank Garansi adalah surat jaminan yang dikeluarkan oleh bank umum, yang diserahkan
dari Penyedia Barang/Jasa (Vendor) kepada YTB untuk menjamin terpenuhinya kewajiban
Penyedia Barang/Jasa (Vendor).

14. Jaminan Pemeliharaan/Retensi adalah jaminan yang diberikan Penyedia Barang/Jasa

(Vendor) kepada pihak YTB selama masa pemeliharaan.

15. Purchase Order (PO) adalah surat pesanan pengadaan barang/jasa kepada Penyedia
Barang/Jasa (Vendor).

16. Justifikasi / RAB (Rencana & Anggaran Biaya) / Purchase Request adalah dokumen
yang berisi kebutuhan barang/jasa yang diajukan oleh Pengguna Barang/Jasa.

17. Harga Perkiraan Sendiri (HPS)/Owner’s Estimate (OE) adalah harga barang/jasa yang
dihitung dan ditetapkan berdasarkan keahlian dan atau data (survey) yang dapat
dipertanggungjawabkan yang menjadi pegangan Owner sebagai pedoman harga Owner.

18. Matriks Penilaian adalah format penilaian yang berisi kriteria yang sekurang-kurangnya
mencakup Aspek QCD (Quality = Aspek Kualitas, Cost = Aspek Biaya dan Delivery = Aspek
Waktu Penyelesaian Pekerjaan) yang dinilai berdasarkan bobot persentase dan besaran
nilai pekerjaan tertentu dan dijadikan dasar pemberian rekomendasi Penyedia Barang/Jasa
terpilih (pemenang).

19. Nilai Pekerjaan adalah besaran harga dari suatu Pengadaan Barang/Jasa yang dihitung
maksimum selama 12 (dua belas) bulan atau 1 (satu) tahun.

20. Organ Yayasan Taruna Bakti (YTB) adalah perangkat organisasi Yayasan Taruna Bakti
yang terdiri atas Pengurus, Pengawas dan Pembina dan mempunyai kedudukan hukum
tertentu berdasarkan Undang-Undang Yayasan.

21. Berita Acara Penyelesaian Pekerjaan (BAPP) adalah dokumen yang ditandatangani oleh
kedua belah pihak (YTB dan Vendor) yang berisi tentang hasil pemeriksaan pekerjaan
pengadaan barang/jasa dengan tingkat prestasi 100%. BAPP dilengkapi dengan Berita Acara
Uji Terima (BAUT) dan Berita Acara Serah Terima (BAST).

22. Check List Progress Pekerjaan adalah kegiatan pemeriksanaan yang dilakukan oleh
Pelaksana Pengadaan dan Penyedia Barang/Jasa untuk memastika pekerjaan telah
dilaksanakan sesuai dengan PKS/SPK/PO.

PROSEDUR PENGADAAN BARANG/JASA - YTB 2

 Nomor 039/SARFAS/PNG/YTB/IV/2017
Tanggal 19 April 2017

23. Konsultan Perencana adalah suatu badan perorangan atau badan hukum yang dipilih oleh
Pelaksana Pengadaan untuk melakukan perencanaan yang meliputi perencanaan arsitektur,
struktur, Mechanical Electrical & Plumbing (MEP), Bill of Quantity (BQ) dan RAB.
24. Repeat Order adalah pemesanan ulang barang/jasa kepada Penyedia Barang/Jasa (Vendor)
yang sama sesuai pembelian sebelumnya.

25. Berita Acara Pemilihan Penyedia Barang/Jasa (Vendor) adalah dokumen yang
ditandatangani oleh Pengurus YTB yang berisi tentang hasil pemenang Penyedia
Barang/Jasa (Vendor) terpilih.

26. Daftar Vendor/Supplier yang berkualitas (Qualified Vendor/Supplier List-QVSL) adalah

daftar vendor/supplier yang sudah dikualifikasi dan dipilih oleh Pengurus YTB.

PROSEDUR PENGADAAN BARANG/JASA - YTB 3

 Nomor 039/SARFAS/PNG/YTB/IV/2017
Tanggal 19 April 2017

BAB II
PERSYARATAN PENYEDIA BARANG/JASA

1. Memenuhi ketentuan dan peraturan perundang-undangan yang berlaku di wilayah Republik

Indonesia untuk menjalankan kegiatan/usaha, dengan memiliki:
a. Nama Perusahaan/Nama Perorangan yang Jelas.
b. Alamat tetap dan jelas serta dapat dijangkau dengan jasa pengiriman.
c. Wakil Perusahaan/Contact Person yang bisa dihubungi.
d. Bidang Usaha yang jelas sesuai dengan kompetensinya.
e. Dokumen Legal seperti: Akta Pendirian, SIUP, TDP, dll.
f. NPWP dan telah memenuhi kewajiban perpajakan tahun terakhir (SPT Tahunan).
g. Untuk Perusahaan Non PKP harus melampirkan surat keterangan dari kantor pajak
atau surat pernyataan diatas meterai.
h. Ketersediaan sarana dan fasilitas teknis yang diperlukan dalam menjalankan usaha.
2. Penentuan Nilai Pekerjaan dihitung maksimum selama 12 bulan (1 tahun).
3. Untuk Pengadaan Barang/Jasa dengan Nilai Pekerjaan diatas Rp. 500 Juta
a. Perusahaan sudah berdiri lebih dari 3 (tiga) tahun dan menyertakan Daftar Pengguna /
Pelanggan barang/jasa selama 3 (tiga) tahun terakhir.
b. Wajib menyediakan Bank Garansi sebesar minimal 5 % dari Nilai Pekerjaan (apabila
terpilih menjadi pemenang Lelang).
4. Memiliki keahlian, pengalaman, kemampuan teknis dan manajerial.
5. Memiliki minimal 3 (tiga) kontrak pekerjaan sejenis sebagai Penyedia Barang/Jasa dalam
kurun waktu 5 (lima) tahun terakhir baik di lingkungan pemerintah maupun swasta, termasuk
pengalaman subkontrak, yang dibuktikan dengan foto copy dokumen SPK/PKS atau
referensi dari pemberi kontrak pekerjaan sebelumnya.
6. Memiliki sumber daya manusia, modal, peralatan dan fasilitas lain yang diperlukan.
7. Tidak dalam pengawasan pengadilan, tidak dinyatakan pailit oleh pengadilan, kegiatan
usahanya tidak sedang dihentikan dan/atau direksi yang bertindak untuk dan atas nama
perusahaan tidak sedang dalam menjalani sanksi pidana, yang dibuktikan dengan surat
pernyataan yang ditandatangani Penyedia Barang/Jasa.
8. Secara hukum mempunyai kapasitas untuk mengikatkan diri pada SPK/PKS.
9. Tidak masuk dalam Daftar Hitam (Black List).
10. Tidak terafiliasi dengan Organ YTB serta pegawai YTB.
11. Menandatangani Pakta Integritas.
12. Bersedia mengikuti dan mematuhi seluruh prosedur Pengadaan Barang/Jasa di YTB.
13. Keputusan pemilihan pemenang Penyedia Pengadaan Barang/Jasa (Vendor) bersifat final
dan tidak dapat diganggu gugat.

PROSEDUR PENGADAAN BARANG/JASA - YTB 4

 Nomor 039/SARFAS/PNG/YTB/IV/2017
Tanggal 19 April 2017

BAB III
PROSEDUR PENGADAAN BARANG/JASA

1. PENGADAAN DENGAN NILAI PEKERJAAN s.d. RP 100 JUTA

a. Definisi:
Kegiatan Pengadaan Barang/Jasa dengan nilai pekerjaan s.d. Rp 100 juta yang dilakukan
oleh Pelaksana Pengadaan untuk memenuhi kebutuhan di lingkungan YTB.

b. Kriteria:
1. Persetujuan/pengesahan Dokumen Justifikasi / RAB dilakukan oleh Pengurus YTB,
yang diwakilkan oleh minimal 2 (dua) orang Pengurus YTB.
2. Jangka waktu pelaksanaan pekerjaan maksimal 1 tahun.
3. Dilaksanakan berdasarkan harga yang berlaku di pasar kepada Penyedia Barang/Jasa.
4. Untuk pekerjaan yang sifatnya Repeat Order dapat memilih Penyedia Barang/Jasa
(Vendor) yang sebelumnya telah bekerjasama.

c. Tugas Pelaksana Pengadaan:

A. Pengadaan Barang/Jasa dengan Mekanisme Pengadaan Langsung:
1. Memilih Penyedia Barang/Jasa (Vendor) yang sesuai dengan pekerjaannya yang
terdapat pada Daftar Penyedia Barang/Jasa (Vendor) YTB (QVSL)
2. Bila tidak ada di dalam Daftar Penyedia Barang/Jasa (Vendor) YTB (QVSL), maka
Pelaksana Pengadaan mencari minimum 3 (tiga) Penyedia Barang/Jasa (Vendor)
baru.
3. Membuat jadwal proses pengadaan barang/jasa.

B. Pengadaan Barang/Jasa dengan Mekanisme Lelang:

1. Pelaksana Pengadaan membuat jadwal pelaksanaan/tahapan Pengadaan
Barang/Jasa dan diinformasikan kepada fungsi tekait.
2. Pemberitahuan melalui pengumuman di website/papan pengumuman/surat
undangan.
3. Pendaftaran dan Pengambilan Dokumen oleh Penyedia Barang/Jasa (Vendor).
4. Pemberian Penjelasan (Aanwijzing) kepada Penyedia Barang/Jasa (Vendor).
5. Penyedia Barang/Jasa (Vendor) memasukan Dokumen Penawaran.
6. Pembukaan Dokumen Penawaran.
7. Evaluasi Dokumen Penawaran yang dituangkan dalam bentuk Matriks Penilaian.
8. Penjadwalan Presentasi dan Negosiasi yang dihadiri oleh Pembina YTB.
9. Penentuan Penyedia Barang/Jasa (Vendor) terpilih oleh Pembina YTB.
10. Pengumuman Penyedia Barang/Jasa (Vendor) terpilih.
11. Penandatanganan PKS/SPK/PO.

PROSEDUR PENGADAAN BARANG/JASA - YTB 5

 Nomor 039/SARFAS/PNG/YTB/IV/2017
Tanggal 19 April 2017

d. Peran Pengurus YTB:

1. Menghadiri Presentasi dan melakukan negosiasi dengan Penyedia Barang/Jasa
(Vendor).
2. Menyetujui dan mengesahkan Penyedia Barang/Jasa (Vendor) terpilih.
3. Pengurus YTB diwakili oleh minimum 2 (dua) orang anggota.

e. Mekanisme Pengadaan:
A. Pengadaan Barang/Jasa dengan Mekanisme Pengadaan Langsung:
1. Pengguna Barang/Jasa yang mempunyai inisiatif program mengajukan usulan
pengadaan barang/jasa dengan membuat Dokumen Justifikasi/RAB/Purchase
Request.
2. Pengurus YTB memberikan pengesahan dan persetujuan atas Dokumen Justifikasi
/RAB/Purchase Request yang sebelumnya sudah diperiksa oleh fungsi organisasi
terkait.
3. Pelaksana Pengadaan menentukan HPS/OE. Jika diperlukan, Pelaksana
Pengadaan dapat menunjuk Konsultan Perencana untuk menentukan HPS/OE.
4. Pelaksana Pengadaan melaksanakan survey harga pasar dengan
membandingkan minimal 3 (tiga) Penyedia Barang/Jasa (Vendor).
5. Pelaksana Pengadaan membandingkan harga penawaran dengan HPS/OE.
6. Pengurus YTB melakukan negosiasi harga kepada Penyedia Barang/Jasa
(Vendor).
7. Pelaksana Pengadaan membuat Matriks Penilaian berdasarkan hasil
perbandingan harga.
8. Pelaksana Pengadaan memberikan rekomendasi Penyedia Barang/Jasa (Vendor)
terpilih kepada Pengurus YTB.
9. Pengurus YTB menyetujui dan mengesahkan Penyedia Barang/Jasa (Vendor)
terpilih dengan menandatangani Berita Acara Pemilihan Penyedia Barang/Jasa
(Vendor).
10. Pembuatan PKS/SPK/PO.
11. Pelaksanaan kegiatan Pengadaan Barang/Jasa.

B. Pengadaan Barang/Jasa dengan Mekanisme Lelang:

1. Pengguna Barang/Jasa yang mempunyai inisiatif program mengajukan usulan
pengadaan barang/jasa dengan membuat Dokumen Justifikasi/RAB/Purchase
Request ke Pengurus YTB.
2. Pengurus YTB memberikan persetujuan dan pengesahan atas Dokumen
Justifikasi/RAB/Purchase Request yang diajukan oleh Pengurus YTB.
3. Pengurus YTB membentuk Panitia Pengadaan Barang/Jasa (jika diperlukan).
4. Pelaksana Pengadaan menentukan HPS/OE. Jika diperlukan Panitia Pengadaan
Barang/Jasa dapat menunjuk Konsultan Perencana untuk menentukan HPS/OE.
5. Pelaksana Pengadaan mengumumkan melalui website/papan pengumuman/surat
undangan/SPPM (Surat Permintaan Penawaran Harga).
6. Pelaksana Pengadaan menerima pendaftaran dan pengambilan dokumen oleh
Penyedia Barang/Jasa (Vendor).
7. Pelaksana Pengadaan memberikan penjelasan (Aanwijzing) kepada Penyedia
Barang/Jasa (Vendor).

PROSEDUR PENGADAAN BARANG/JASA - YTB 6

 Nomor 039/SARFAS/PNG/YTB/IV/2017
Tanggal 19 April 2017

8. Pelaksana Pengadaan menerima Dokumen Penawaran dari Penyedia

Barang/Jasa (Vendor).
9. Pelaksana Pengadaan membuka Dokumen Penawaran.
10. Pelaksana Pengadaan membuat Matriks penilaian berdasarkan Dokumen
Penawaran.
11. Pelaksana Pengadaan membuat jadwal Presentasi dan Negosiasi. Pengurus YTB
melakukan negosiasi harga kepada Penyedia Barang/Jasa (Vendor).
12. Pengurus YTB menentukan Penyedia Barang/Jasa (Vendor) terpilih.
13. Pengurus YTB Menyetujui dan mengesahkan Penyedia Barang/Jasa (Vendor)
terpilih.
14. Pengumuman Penyedia Barang/Jasa (Vendor) terpilih.
15. Penandatanganan PKS.
16. Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa.

f. Mekanisme Pembuatan PKS/SPK/PO:

1. Penentuan pembuatan PKS/SPK/PO dilakukan oleh Pelaksana Pengadaan
berdasarkan ruang lingkup pengadaan barang/jasa.
2. Staf Legal membuat draft PKS/SPK/PO.
3. Draft PKS/SPK/PO direview oleh Pelaksana Pengadaan.
4. PKS/SPK/PO final diparaf oleh GM dan Pengurus YTB (sesuai dengan bidang terkait)
5. PKS/SPK/PO final ditanda tangan oleh Pengurus YTB (Bendahara Umum dan Ketua
Umum)

g. Mekanisme Pemeriksaan Hasil Pekerjaan Pengadaan Barang/Jasa:

1. Pelaksana Pengadaan dan Penyedia Barang/Jasa secara bersama-sama
melaksanakan Check List Progress Pekerjaan dan melampirkan foto dokumentasi
progress pekerjaan.
2. Pelaksana Pengadaan membuat Berita Acara Progress Pekerjaan yang ditandatangani
oleh kedua belah pihak.

h. Mekanisme Pembayaran:
1. Memeriksa dokumen tagihan antara lain:
a. Surat Pengantar Penagihan
b. Faktur Tagihan / Kuitansi
c. Faktur Pajak
d. SPK/Kontrak
2. Pembayaran dilakukan sekaligus 100% saat barang/jasa diterima dan telah dinyatakan
dalam Berita Acara Penyelesaian Pekerjaan (BAPP).
3. Pembayaran secara bertahap:
a. Pembayaran tahap I (down payment) sebesar 30% dari Nilai Pekerjaan setelah
penandatanganan PKS/SPK/PO.
b. Pembayaran tahap II sebesar 20% apabila progres pekerjaan sudah mencapai
50%.
c. Pembayaran tahap III sebesar 45% apabila progres pekerjaan sudah mencapai
100%.

PROSEDUR PENGADAAN BARANG/JASA - YTB 7

 Nomor 039/SARFAS/PNG/YTB/IV/2017
Tanggal 19 April 2017

d. Pembayaran tahap IV sebesar 5% sebagai retensi, yang dibayarkan setelah

berakhirnya masa pemeliharaan (minimal 3 bulan, tergantung barang & jasanya)

2. PENGADAAN DENGAN NILAI PEKERJAAN DI ATAS RP 250

JUTA

a. Definisi:
Kegiatan Pengadaan Barang/Jasa dengan nilai pekerjaan di atas Rp 250 juta yang
dilakukan oleh Pelaksana Pengadaan untuk memenuhi kebutuhan di lingkungan YTB.

b. Kriteria:
1. Persetujuan/pengesahan justifikasi/RAB dilakukan oleh Pembina YTB.
2. Jangka waktu pelaksanaan pekerjaan maksimal 1 (satu) tahun.
3. Dilaksanakan berdasarkan harga yang berlaku di pasar kepada Penyedia Barang/Jasa.
4. Untuk pekerjaan yang sifatnya Repeat Order dapat memilih Penyedia Barang/Jasa
(Vendor) yang sebelumnya telah bekerjasama.

c. Tugas Pelaksana Pengadaan :

A. Pengadaan Barang/Jasa dengan Mekanisme Pengadaan Langsung:
1. Memilih Penyedia Barang/Jasa (Vendor) yang sesuai dengan pekerjaannya yang
terdapat pada Daftar Penyedia Barang/Jasa (Vendor) YTB.
2. Bila tidak ada di dalam Daftar Penyedia Barang/Jasa (Vendor) YTB, maka
Pelaksana Pengadaan mencari minimum 3 (tiga) Penyedia Barang/Jasa (Vendor)
baru.
3. Membuat jadwal proses pengadaan barang/jasa.

B. Pengadaan Barang/Jasa dengan Mekanisme Lelang:

1. Pelaksana Pengadaan membuat jadwal pelaksanaan/tahapan Pengadaan
Barang/Jasa dan diinformasikan kepada fungsi tekait.
2. Pemberitahuan melalui pengumuman di website/papan pengumuman/surat
undangan
3. Pendaftaran dan Pengambilan Dokumen oleh Penyedia Barang/Jasa (Vendor)
4. Pemberian Penjelasan (Aanwijzing) kepada Penyedia Barang/Jasa (Vendor)
5. Penyedia Barang/Jasa (Vendor) memasukan Dokumen Penawaran
6. Pembukaan Dokumen Penawaran
7. Evaluasi Dokumen Penawaran yang dituangkan dalam bentuk Matriks Penilaian
8. Penjadwalan Presentasi dan Negosiasi yang dihadiri oleh Pembina YTB
9. Penentuan Penyedia Barang/Jasa (Vendor) terpilih oleh Pembina YTB
10. Pengumuman Penyedia Barang/Jasa (Vendor) terpilih
11. Penandatanganan PKS/SPK/PO

d. Peran Pengurus dan Pembina YTB:

1. Menghadiri Presentasi dan melakukan negosiasi dengan Penyedia Barang/Jasa
(Vendor).
2. Menyetujui dan mengesahkan Penyedia Barang/Jasa (Vendor) terpilih.

PROSEDUR PENGADAAN BARANG/JASA - YTB 8

 Nomor 039/SARFAS/PNG/YTB/IV/2017
Tanggal 19 April 2017

3. Pengurus YTB diwakili oleh minimum 2 (dua) orang anggota.

4. Pembina YTB diwakili oleh minimum 2 (dua) orang anggota.

e. Mekanisme Pengadaan Barang/Jasa:

A. Pengadaan Barang/Jasa dengan Mekanisme Pengadaan Langsung:
1. Pengguna Barang/Jasa yang mempunyai inisiatif program mengajukan usulan
pengadaan barang/jasa dengan membuat Dokumen Justifikasi/RAB/Purchase
Request.
2. Pengurus YTB memberikan pengesahan dan persetujuan atas Dokumen Justifikasi
/RAB/Purchase Request yang sebelumnya sudah diperiksa oleh fungsi organisasi
terkait.
3. Pelaksana Pengadaan menentukan HPS/OE. Jika diperlukan, Pelaksana
Pengadaan dapat menunjuk Konsultan Perencana untuk menentukan HPS/OE.
4. Pelaksana Pengadaan melaksanakan survey harga pasar dengan
membandingkan minimal 3 (tiga) Penyedia Barang/Jasa (Vendor).
5. Pelaksana Pengadaan membandingkan harga penawaran dengan HPS/OE.
6. Pengurus YTB melakukan negosiasi harga kepada Penyedia Barang/Jasa
(Vendor).
7. Pelaksana Pengadaan membuat Matriks Penilaian berdasarkan hasil
perbandingan harga.
8. Pelaksana Pengadaan memberikan rekomendasi Penyedia Barang/Jasa (Vendor)
terpilih kepada Pengurus YTB.
9. Pengurus YTB menyetujui dan mengesahkan Penyedia Barang/Jasa (Vendor)
terpilih dengan menandatangani Berita Acara Pemilihan Penyedia Barang/Jasa
(Vendor).
10. Pembuatan PKS/SPK/PO.
11. Pelaksanaan kegiatan Pengadaan Barang/Jasa.

B. Pengadaan Barang/Jasa dengan Mekanisme Lelang:

1. Pengguna Barang/Jasa yang mempunyai inisiatif program mengajukan usulan
pengadaan barang/jasa dengan membuat Dokumen Justifikasi/RAB/Purchase
Request ke Pengurus YTB.
2. Pembina YTB memberikan persetujuan dan pengesahan atas Dokumen
Justifikasi/RAB/Purchase Request yang diajukan oleh Pengurus YTB.
3. Pengurus YTB membentuk Panitia Pengadaan Barang/Jasa (jika diperlukan).
4. Pelaksana Pengadaan menentukan HPS/OE. Jika diperlukan Panitia Pengadaan
Barang/Jasa dapat menunjuk Konsultan Perencana untuk menentukan HPS/OE.
5. Pelaksana Pengadaan mengumumkan melalui website/papan pengumuman/surat
undangan/SPPM (Surat Permintaan Penawaran Harga).
6. Pelaksana Pengadaan menerima pendaftaran dan pengambilan dokumen oleh
Penyedia Barang/Jasa (Vendor).
7. Pelaksana Pengadaan memberikan penjelasan (Aanwijzing) kepada Penyedia
Barang/Jasa (Vendor).

PROSEDUR PENGADAAN BARANG/JASA - YTB 9

 Nomor 039/SARFAS/PNG/YTB/IV/2017
Tanggal 19 April 2017

8. Pelaksana Pengadaan menerima Dokumen Penawaran dari Penyedia

Barang/Jasa (Vendor).
9. Pelaksana Pengadaan membuka Dokumen Penawaran.
10. Pelaksana Pengadaan membuat Matriks penilaian berdasarkan Dokumen
Penawaran.
11. Pelaksana Pengadaan membuat jadwal Presentasi dan Negosiasi. Pengurus YTB
melakukan negosiasi harga kepada Penyedia Barang/Jasa (Vendor).
12. Pengurus YTB menentukan Penyedia Barang/Jasa (Vendor) terpilih.
13. Pembina YTB Menyetujui dan mengesahkan Penyedia Barang/Jasa (Vendor)
terpilih.
14. Pengumuman Penyedia Barang/Jasa (Vendor) terpilih.
15. Penandatanganan PKS.
16. Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa.

f. Mekanisme Pembuatan PKS:

1. Penentuan pembuatan PKS dilakukan oleh Panitia Pengadaan Barang/Jasa
berdasarkan ruang lingkup pengadaan barang/jasa.
2. Staf Legal membuat draft PKS.
3. Draft PKS direview oleh Pelaksana Pengadaan Barang/Jasa.
4. PKS final diparaf oleh GM dan Pengurus YTB (sesuai dengan bidang terkait).
5. PKS final ditandatangani oleh Pengurus YTB (Bendahara Umum dan Ketua Umum).

g. Mekanisme Pemeriksaan Hasil Pekerjaan:

1. Pelaksana Pengadaan dan Penyedia Barang/Jasa secara bersama-sama
melaksanakan Check List Progress Pekerjaan dan melampirkan foto dokumentasi
progress pekerjaan.
2. Pelaksana Pengadaan membuat Berita Acara Progress Pekerjaan yang ditandatangani
oleh kedua belah pihak.

h. Mekanisme Pembayaran:
1. Memeriksa dokumen tagihan antara lain:
a. Surat Pengantar Penagihan
b. Faktur Tagihan / Kuitansi
c. Faktur Pajak
d. SPK/Kontrak
2. Pembayaran dilakukan sekaligus 100% saat barang/jasa diterima dan telah dinyatakan
dalam Berita Acara Penyelesaian Pekerjaan (BAPP).
3. Pembayaran secara bertahap:
a. Pembayaran tahap I (down payment) sebesar 30% dari Nilai Pekerjaan setelah
penandatanganan PKS.
b. Pembayaran tahap II sebesar 20% apabila progres pekerjaan sudah mencapai 50%.
c. Pembayaran tahap III sebesar 45% apabila progres pekerjaan sudah mencapai
100%.
d. Pembayaran tahap IV sebesar 5% sebagai retensi, yang dibayarkan setelah
berakhirnya masa pemeliharaan (minimal 3 bulan).

PROSEDUR PENGADAAN BARANG/JASA - YTB 10

 Nomor 039/SARFAS/PNG/YTB/IV/2017
Tanggal 19 April 2017

3. PENUNJUKAN LANGSUNG

a. Definisi:
Kegiatan Pengadaan Barang/Jasa dilakukan terhadap 1 (satu) Penyedia Barang/Jasa
(Vendor) yang dilakukan dalam keadaan tertentu/khusus.

b. Kriteria:
1. Persetujuan pelaksanaan pekerjaan dilakukan oleh Pengurus dan/atau Pembina YTB
sesuai dengan urgensi dari kegiatan pengadaan barang/jasa.
2. Penanganan keadaan darurat, yang tidak bisa direncanakan sebelumnya dan waktu
penyelesaiannya tidak bisa ditunda diantaranya terkait dengan:
a. Keselamatan civitas akademika YTB.
b. Pencegahan bencana (force majeure).
c. Kerusakan sarana dan fasilitas yang dapat mengganggu/menghentikan kegiatan
operasional YTB dan kerusakan lainnya yang apabila tidak segera dilaksanakan
akan menimbulkan kerusakan yang lebih besar.
3. Pekerjaan konstruksi yang bersifat khusus, meliputi pekerjaan konstruksi bangunan, yang
merupakan satu kesatuan sistem konstruksi dan satu kesatuan tanggung jawab.
4. Barang/Jasa yang bersifat kompleks, yang hanya dapat dilaksanakan oleh 1 (satu)
Penyedia Barang/Jasa (Vendor) yang mampu.
5. Merupakan agen tunggal atas produk barang/jasa yang tidak dimiliki oleh Penyedia
Barang/Jasa (vendor) lainnya.

c. Tugas Pelaksana Pengadaan:

1. Memilih Penyedia Barang/Jasa (Vendor) yang sesuai dengan pekerjaannya yang
terdapat pada Daftar Penyedia Barang/Jasa (Vendor) YTB.
2. Bila tidak ada di dalam Daftar Penyedia Barang/Jasa (Vendor) YTB, maka Pelaksana
Pengadaan mencari Penyedia Barang/Jasa (Vendor) baru.

d. Mekanisme Penunjukan Langsung:

1. Bidang terkait menyampaikan laporan kepada Organ YTB terkait dengan keadaan
tertentu/khusus yang terjadi di lingkungan YTB sesuai dengan kriteria butir b diatas.
2. Pelaksana Pengadaan memilih Penyedia Barang/Jasa (Vendor) sesuai dengan kriteria
yang ditetapkan oleh YTB.
3. Pelaksana Pengadaan memberikan rekomendasi Penyedia Barang/Jasa (Vendor) terpilih
kepada Pengurus / Pembina YTB.
4. Pengurus / Pembina YTB menyetujui dan mengesahkan Penyedia Barang/Jasa (Vendor)
terpilih.

PROSEDUR PENGADAAN BARANG/JASA - YTB 11

 Nomor 039/SARFAS/PNG/YTB/IV/2017
Tanggal 19 April 2017

e. Mekanisme Pemeriksaan Hasil Pekerjaan:

1. Pelaksana Pengadaan dan Penyedia Barang/Jasa secara bersama-sama
melaksanakan Check List Progress Pekerjaan dan melampirkan foto dokumentasi
progress pekerjaan.
2. Pelaksana Pengadaan membuat Berita Acara Progress Pekerjaan yang ditandatangani
oleh kedua belah pihak.
f. Mekanisme Pembayaran:
1. Memeriksa dokumen tagihan antara lain:
a. Surat Pengantar Penagihan
b. Faktur Tagihan / Kuitansi
c. Faktur Pajak
d. SPK/Kontrak
2. Pembayaran dilakukan sekaligus 100% saat barang/jasa diterima dan telah dinyatakan
dalam Berita Acara Penyelesaian Pekerjaan (BAPP).
3. Pembayaran secara bertahap:
a. Pembayaran tahap I (down payment) sebesar 30% dari Nilai Pekerjaan setelah
penandatanganan PKS/SPK/PO.
b. Pembayaran tahap II sebesar 20% apabila progres pekerjaan sudah mencapai 50%.
c. Pembayaran tahap III sebesar 45% apabila progres pekerjaan sudah mencapai 100%.
d. Pembayaran tahap IV sebesar 5% sebagai retensi, yang dibayarkan setelah
berakhirnya masa pemeliharaan (minimal 3 bulan).

PROSEDUR PENGADAAN BARANG/JASA - YTB 12

 Nomor 039/SARFAS/PNG/YTB/IV/2017
Tanggal 19 April 2017

PERBANDINGAN JENIS PENGADAAN BARANG/JASA

YAYASAN TARUNA BAKTI

Pengadaan Penunjukan
No Kriteria Uraian
s.d. 100jt >100jt Langsung
Pengesahan Pengurus YTB 
1 Justifikasi/RAB
Pengesahan Pembina YTB 
1 (satu) 
2 Vendor
3 (tiga)  
Dihadiri Pengurus YTB  
3 Aanwizjing
Dihadiri Pembina YTB
Presentasi Dihadiri Pengurus YTB  
4 dan
Negosiasi Dihadiri Pembina YTB

Penentuan Pengesahan Pengurus YTB  

5
Pemenang Pengesahan Pembina YTB
6 Bank Garansi Minimal 5% dari nilai kontrak   
7 PKS/SPK/PO   
Sekaligus   
8 Pembayaran
Bertahap   

PROSEDUR PENGADAAN BARANG/JASA - YTB 13

 Lampiran

PROSEDUR PENGADAAN BARANG/JASA - YTB 14