Microsoft
WORD
2007
OLEH:
COMPUTER 1001
www.computer1001.com
KATA PENGANTAR
Ebook ini berisi kumpulan tutorial Microsoft Word 2007 yang sudah pernah diposting di
blog Computer 1001.
Kumpulan tutorial tersebut disusun dan dikelompokkan ke dalam 9 topik untuk
mempermudah mempelajarinya,yaitu: pengenalan layar kerja Word 2007, AutoCorrect,
Theme dan SmartArt, Styles, Find & Replace, Mail Merge, menyisipkan obyek,
pengolahan Tabel, serta trik-trik untuk mencetak dokumen.
Selain topik-topik tersebut, Anda juga bisa mendapatkan tutorial Microsoft Word yang
lain di http://www.computer1001.com serta kumpulan tutorial dan template untuk
Microsoft Excel dan PowerPoint 2007/2010/2013.
Salam,
Imeily
Computer 1001
ii
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR................................................................................................................................... ii
2.6. Enam Belas Simbol untuk Membuat Daftar (List) dengan Keyboard ............................ 12
iii
3.3. Modifikasi Grafik SmartArt ............................................................................................ 18
4.1.4. Membuat dan Menambahkan Style Baru ke Galeri Quick Styles .................................. 24
4.2. Mempercantik Tampilan Gambar dengan Picture Styles di Word 2007 ....................... 24
5.2. Quick Parts di Word 2007: Cara Cepat Menyisipkan Obyek Pada Dokumen ................ 29
6.1. Format Teks dengan Find and Replace di Word 2007 ................................................... 38
6.2. Empat Trik Find dan Replace untuk Menemukan dan Mengganti Teks dengan Cepat . 40
iv
6.2.2. Trik 2: Menemukan Teks di Header atau Footer Dokumen........................................... 41
6.2.3. Trik 3: Menggunakan Kode untuk Menemukan Teks, Angka, atau Karakter Tertentu . 42
6.3. Cara Mudah dan Cepat Menghapus Hyperlink di Word 2007 ....................................... 44
6.3.1. Cara I: Menghapus Seluruh HYPERLINK Secara Sekaligus Tanpa Menghapus Teks ...... 45
6.3.2. Cara II: Menghapus Seluruh HYPERLINK Beserta Teks Secara Sekaligus ....................... 45
7.1.9. Cara Mengubah Kumpulan Teks Menjadi Tabel dan Sebaliknya ................................... 51
7.2. Cara Mudah dan Cepat Memilih Kolom yang Panjang pada Tabel................................ 52
v
7.3.5. Cara Update Formula ..................................................................................................... 55
8.2. Cara Menampilkan Format Angka Excel di Mail Merge Word 2007.............................. 60
8.3. Cara Membuat Mail Merge Label dengan Excel dan Word 2007 .................................. 63
9.6. Mencetak Lebih Dari Satu Halaman Dalam Satu Lembar Kertas ................................... 71
vi
I. DASAR-DASAR MICROSOFT WORD 2007
Office Button: Tombol ini menggantikan fungsi menu File pada versi sebelumnya.
Klik tombol ini untuk menampilkan perintah-perintah dasar, seperti open (membuka
dokumen), save (menyimpan), print (mencetak) dan juga Word Options.
Pada menu Word Options, kita dapat menggunakan Auto Correct atau pengaturan
lainnya seperti spelling yang biasanya terdapat di Options pada menu Tools.
Ribbon: Terdiri dari 6 Tabs (Home, Insert, Page Layout, References, Mailings,
Review dan View) yang memiliki Groups masing-masing, seperti pada tab Home
berupa Font, Paragraph,Styles dan sebagainya.
Dialog Box Launcher: Tanda panah kecil pada sudut kanan bawah setiap Group ini
menunjukkan pilihan-pilihan lain yang tersedia pada group tersebut. Klik tanda panah
ini untuk memunculkan sebuah kotak dialog atau task pane.
Status Bar: Berisi keterangan status dokumen yang sedang kita lihat, seperti:
o Page, menunjukkan nomor halaman dari total halaman. Klik tombol ini untuk
memunculkan kotak dialog Find and Replace.
o Words, menunjukkan jumlah kata pada dokumen. Klik tombol ini untuk
memunculkan kotak dialog Words Count.
o Tombol Spelling & Grammar, memeriksa ejaan dan tata bahasa.
7
8
View Buttons: berisi tombol-tombol untuk melihat berbagai tampilan dokumen pada
Word 2007.
Klik tombol Zoom Out untuk memperkecil tampilan atau Zoom In untuk
memperbesar tampilan. Kita juga dapat menarik Zoom Slider untuk memperbesar
atau memperkecil tampilan.
Misalnya, kita ingin menampilkan group Page Layout. Tekan tombol ALT untuk
memunculkan Key Tip, kemudian tekan huruf P.
Perlu diingat:
Pada Word 2007, kita dapat membuka dokumen yang dibuat pada versi sebelumnya
(Word 95 - Word 2003).
Saat kita menyimpan dokumen dengan format versi sebelumnya, maka fitur-fitur
pada Word 2007 yang tidak sesuai dengan versi sebelumnya tidak dapat digunakan.
Dokumen yang disimpan dengan format Word 2007, tidak dapat dibuka pada Word
versi sebelumnya. Sebaiknya kita menyimpan dokumen pada format Word 97-2003
Document juga, sebagai cadangan jika komputer lain yang akan membuka dokumen
ini belum memiliki Office 2007.
Catatan: Daftar di bawah ini bisa digunakan untuk Word 2003 dan 2007.
Tips: biasanya AutoCorrect sudah diaktifkan saat kita menjalankan Microsoft Word, tetapi
bila teks yang diketik tidak diubah menjadi simbol secara otomatis, maka kita perlu
mengaktifkan AutoCorrect dengan cara di bawah ini.
2. Klik Proofing.
9
10
Cara:
Ketik kode seperti contoh pada tabel dan akhiri dengan menekan spasi atau Enter atau
tanda baca.
Gunakan font Cambria Math agar simbol yang muncul sesuai dengan kotak dialog
AutoCorrect.
1. Klik tombol Microsoft Office Button atau tekan Alt + F + I untuk menampilkan
kotak dialog Word Options.
4. Pastikan kotak Use Math AutoCorrect rules outside of math regions dan
Replace text as you type dicentang, kemudian klik OK.
AUTOCORRECT www.computer1001.com
11
Cara Mengatur:
1. Pada Insert tab, grup Symbols, klik Symbol, dan kemudian klik More Symbols.
4. Klik AutoCorrect. Simbol atau karakter yang kita pilih akan ditampilkan di kotak
With.
AUTOCORRECT www.computer1001.com
12
5. Pada kotak Replace, ketik teks yang ingin diubah menjadi simbol yang kita pilih oleh
Word secara otomatis, misalnya alp.
6. Klik Add dan kemudian klik OK.
7. Tutup kotak dialog Symbol.
Caranya: ketik 3 tanda seperti pada gambar berikut dan akhiri dengan ENTER. Word akan
otomatis mengubahnya menjadi garis yang melintang dari margin kiri sampai ke margin
kanan.
2.6. Enam Belas Simbol untuk Membuat Daftar (List) dengan Keyboard
Bila menggunakan keyboard di Word 2003, kita bisa membuat daftar dengan mengetik
tanda penghubung (-), huruf a atau angka 1 yang diberi titik dan diakhiri dengan spasi.
Setelah mengetik kata/kalimat di daftar pertama dan menekan Enter, Word akan otomatis
mengubahnya menjadi daftar.
Berbeda dengan di Word 2007, setelah mengetik tanda penghubung (-) dan diikuti dengan
spasi, Word akan langsung mengubahnya jadi daftar tanpa harus mengetikkan teks. Selain
itu, di Word 2007 ada tersedia banyak pilihan dan format untuk membuat daftar dengan
keyboard seperti contoh di bawah ini.
AUTOCORRECT www.computer1001.com
13
AUTOCORRECT www.computer1001.com
III. THEME dan SMARTART
Document theme (tema dokumen) dapat digunakan untuk menformat seluruh dokumen
agar memberikan tampilan yang profesional dan modern dengan mudah dan cepat. Sebuah
document theme memiliki sekumpulan format yang terdiri dari warna, font (heading dan
body text), serta efek (garis dan fill effect).
14
15
3. Di Theme colors, klik tombol warna elemen yang ingin diubah dan pilih warna yang
diinginkan. Setiap perubahan warna yang dibuat akan ditampilkan di bagian Sample.
4. Di kotak Name, ketik nama untuk warna theme yang baru.
5. Klik Save.
Tip : Untuk mengembalikan warna elemen theme ke warna semulanya, klik tombol Reset.
1. Untuk menggunakan theme effect: Pada Page Layout tab, dalam grup Themes, klik
Theme Effects.
2. Pilih effect yang ingin digunakan.
Cara:
1. Untuk menyimpan document theme: Pada Page Layout tab, dalam grup Themes,
klik Themes.
2. Klik Save Current Theme.
3. Di kotak File Name, ketik nama untuk theme yang baru. Sekarang di bagian Custom
akan muncul theme baru yang kita buat.
Catatan: Custom document theme yang dibuat atau dihapus akan berlaku untuk semua
program Microsoft Office. Misalnya, kita membuat sebuah custom document theme yang
baru di PowerPoint, maka document theme yang baru ini juga akan muncul di Excel dan
Word.
Selain pembuatannya mudah dan cepat, kita juga akan terbantu dengan pilihan styles yang
bagus dan menarik yang sudah disediakan (seperti contoh di bawah ini). Grafik SmartArt
dapat dibuat di Excel, Word, PowerPoint atau dalam pesan email di Outlook 2007.
Contoh di sini kita membuat SmartArt dengan layout Equation (lihat gambar di atas).
2. Pada kotak dialog Choose a SmartArt Graphic, pilih tipe Relationship dengan
layout Equation.
Catatan: warna pada SmartArt mengikuti Theme yang digunakan pada dokumen.
Klik [Text] pada shape di grafik SmartArt (lihat gambar di atas), dan ketikkan teks. Atau,
Klik [Text] pada Text pane (lihat gambar di atas), dan ketikkan teks.
1. Klik pada grafik SmartArt dan klik tanda panah di sebelah kirinya. Atau,
2. Di SmartArt Tools, pada Design tab, dalam grup Create Graphic, klik Text Pane.
2. Di SmartArt Tools, pada Design tab, dalam grup SmartArt Styles, klik Change
Colors (lihat gambar di atas).
3. Pilih warna yang diinginkan.
Catatan: Warna pada grafik SmartArt mengikuti Theme yang digunakan pada dokumen.
Langkah-langkah:
Langkah-langkah:
1. Pada Text pane, tempatkan kursor pada angka 2.1 dan tekan Enter.
2. Ketik 2.1.1 dan tekan tombol TAB, maka shape akan dipindahkan
(diturunkan) ke level berikutnya.
3. Membuat Shape 4
1. Pada Text pane, tempatkan kursor pada angka 3.1 dan tekan Enter.
2. Ketik 4 dan tekan tombol SHIFT + TAB, maka shape akan dipindahkan
(dinaikkan) ke level sebelumnya.
Tip: cara lain untuk menurunkan/menaikkan level. Di SmartArt Tools, pada Design tab,
dalam grup Create Graphic, klik:
o Promote (menaikkan level).
o Demote (menurunkan level).
Catatan: layout tertentu memiliki jumlah shape yang tetap misalnya hanya 2 shapes saja
(contoh: layout Counterbalance Arrows).
Bila sebelumnya kita memiliki 3 shapes (contoh: layout Equation), maka isi shape yang
ketiga tidak akan dimunculkan dan diberi tanda X merah pada Text pane (lihat contoh
gambar di bawah ini).
Cara:
Penggunaan Styles menjaga agar format dokumen tetap konsisten walau dikerjakan
oleh beberapa orang.
tombol More untuk melihat pilihan style yang lain dalam galeri Quick Styles.
Cara:
1. Klik teks yang ingin dihapus style-nya.
2. Klik Styles Dialog Box Launcher untuk menampilkan Styles Pane dan pilih
Clear All.
21
22
Cara:
1. Klik salah satu teks dengan style Heading 1.
2. Pada Home tab, Styles group, klik kanan style Heading 1 dan pilih Select All.
3. Klik Styles Dialog Box Launcher untuk menampilkan Styles Pane dan pilih
Clear All.
Cara I:
1. Pilih salah satu teks dengan style Heading 1.
2. Ubah ukuran font.
3. Selanjutnya agar semua teks Heading 1 mengikuti style yang baru, gunakan
cara berikut ini.
4. Pada Home tab, Styles group, klik kanan style yang ingin diubah (Heading 1).
5. Pilih Update Heading 1 to Match Selection. Sekarang semua teks dengan
style Heading 1 sudah diubah mengikuti style yang baru.
Cara II:
1. Pada Home tab, Styles group, klik kanan style yang ingin diubah (Heading 1).
2. Klik Modify untuk menampilkan kotak dialog.
3. Pada kotak dialog Modify Style, beri centang pada kotak Automatically update
dan klik OK.
4. Selanjutnya, cukup lakukan perubahan yang diinginkan pada salah satu teks
Heading 1, sementara teks yang lain akan diubah secara otomatis.
Tip: Jika ada teks yang tidak di-update style-nya, gunakan cara berikut:
o Klik Styles Dialog Box Launcher dan pilih Style Inspector untuk melihat apakah
teks tersebut diformat secara manual.
o Contoh teks yang menggunakan format style dan manual dapat dilihat pada gambar di
bawah ini.
Beri nama pada style tersebut, dan klik OK. Style yang dibuat akan muncul di galeri
Quick Styles dengan nama yang diberikan.
Bagi pengguna yang biasanya sering menaruh gambar pada dokumen Word akan menyukai
Picture Styles. Fitur baru pada Word 2007 ini membantu pengguna mengatur tampilan
gambar pada dokumen dengan lebih mudah. Selain itu, Picture Styles sangat membantu
kita membuat tampilan gambar yang menawan hanya dengan beberapa klik saja.
Gambar-gambar di bawah ini merupakan contoh penggunaan Picture Styles Word 2007.
Cara membuatnya:
1. Pada tab Insert, klik Picture di grup Illustrations untuk menempatkan gambar di
Word.
2. Di Ribbon akan muncul tab PictureTools. Klik Format untuk memunculkan tampilan
seperti gambar di bawah ini.
3. Klik thumbnail PictureStyles yang diinginkan. Untuk melihat Picture Styles yang lain,
klik tanda panah di sampingnya.
4. Kita juga dapat mengganti bentuk dan garis batas seperti contoh gambar di bawah
ini ataupun memberi efek pada gambar dengan menggunakan fitur berikut:
o Picture Shape, klik tanda panah pada Picture Shape untuk melihat macam-
macam shape dan klik shape yang diinginkan.
o Picture Border, klik tanda panah pada Picture Border. Di sini ada banyak
pilihan untuk warna, Weight untuk mengatur tebal tipis garis batas, dan
Dashes untuk pilihan bentuk garis.
o Picture Effects, ada banyak pilihan efek yang disediakan, seperti Preset,
Shadow, Reflection dan lain-lain.
Tip: Taruh kursor pada thumbnail Picture Styles, Picture Border, dan Picture Effects, untuk
mempermudah kita memilih. Karena tampilan pada gambar akan berubah mengikuti fitur
yang dipilih.
Langkah-langkah:
3. Kemudian di Word 2007, klik kanan pada slide/dokumen dan pilih Paste untuk
menyisipkan chart Excel.
4. Sekarang di Ribbon akan muncul Chart Tools yang terdiri dari tab Design, Layout
dan Format.
27
28
5. Bila kita mengklik Edit Data pada Data group di Design tab, maka lembar kerja
Excel akan ditampilkan. Kita dapat merubah data chart di lembar kerja Excel ini.
6. Coba ubah data chart di Excel. Misalnya data Produk Asia diubah dari 700 menjadi
1500. Perubahan tampilan chart di Excel akan seperti ini.
Catatan:
Seandainya tampilan chart di Word tidak berubah, walau data di Excel sudah diedit,
coba lakukan cara berikut:
Pada Chart Tools, Design tab, di Data group, klik Refresh Data.
5.2. Quick Parts di Word 2007: Cara Cepat Menyisipkan Obyek Pada Dokumen
Fitur Quick Parts dalam Microsoft Word 2007 membantu kita untuk menyisipkan obyek-
obyek yang sering digunakan dengan cepat dan efisien.
Misalnya, saya sering menggunakan teks Lorem Ipsum. Dengan menyimpannya ke Quick
Part, saya dapat menyisipkannya dengan cepat tanpa harus mencari-cari lagi dokumen
yang berisi teks ini.
Quick Parts menyimpan berbagai macam obyek yang disebut Building Block dalam
Building Blocks Organizer, antara lain:
Tabel.
Daftar isi.
Text box.
Watermark.
Bibliografi.
Persamaan (equation).
Selain itu, kita juga dapat menyimpan berbagai macam teks, gambar, Smart Art,
hyperlink dan sebagainya.
Catatan: format Quick Parts akan berubah mengikuti theme yang digunakan pada dokumen.
2. Pada Building blocks, klik building block yang diinginkan dan kemudian klik tombol
Insert.
2. Pada Insert tab, Text grup, klik Quick Parts dan kemudian klik Save Selection to
Quick Part Gallery.
2. Gallery: tempatkan building block yang baru di galeri khusus, seperti Headers,
Footers dan sebagainya. Jika building block ini tidak berhubungan dengan galeri
yang sudah ada, maka bisa ditempatkan di galeri Quick Parts saja.
3. Category: buat kategori baru dengan mengklik tanda panah pada Category dan
klik Create New Category. Beri nama kategori yang baru dan klik OK.
5. Save In: building block hanya dapat disimpan dalam template, seperti di Building
Blocks.dotx atau Normal.dotx.
Inserted In Its Own Page, menyisipkan page break sebelum dan setelah
building block.
Catatan: Apabila ada penambahan atau modifikasi building block, maka saat menutup
program Microsoft Word 2007, akan diminta konfirmasi untuk menyimpannya. Pilih Yes,
agar perubahan ini disimpan dalam template (Building Blocks.dotx, Normal.dotx atau global
template yang lain).
3. Pada Insert tab, klik Quick Parts, dan kemudian klik Save Selection To Quick
Parts Gallery .
4. Pada kotak dialog Create New Building Block, beri nama yang sama. Kemudian
klik OK.
2. Pada Insert tab, Text grup, klik Quick Parts dan kemudian klik Building Blocks
Organizer.
3. Pilih nama building block yang ingin diedit dan tekan tombol Edit Properties.
2. Pilih building block yang ingin dihapus dan tekan tombol Delete.
4. Centang kotak Update automatically, bila ingin setiap kali dokumen dibuka maka
tanggal/jam akan berubah mengikuti tanggal/jam sekarang pada komputer.
5. Klik OK.
3. Klik Field.
8. Untuk update tanggal/jam, klik pada tanggal/jam, kemudian tekan tombol F9.
Menyisipkan lembar kerja Excel berguna untuk membuat data berbentuk tabel yang
memerlukan kalkulasi yang lebih kompleks.
Langkah-langkah:
2. Pada Insert tab, Tables grup, klik Table, dan kemudian pilih Excel Spreadsheet.
3. Lembar kerja kosong akan muncul pada dokumen dan toolbar pada Ribbon akan
berubah menjadi toolbar Microsoft Excel, dimana kita bisa menggunakan fitur-fitur
kalkulasi dan yang lainnya seperti di MS Excel.
Untuk mengubah ukuran lembar kerja, arahkan kursor pada sizing handle hingga
berbentuk panah 2 arah, kemudian klik dan geser kursor untuk memperbesar ukuran
lembar kerja.
4. Ketik data pada lembar kerja. Bila sudah selesai, klik pada dokumen di luar lembar
kerja Excel.
Cara II: Menyisipkan Lembar Kerja yang Berisi Data dengan Teknik Embedding
Catatan:
1. Cara ini digunakan untuk menyisipkan dokumen Excel yang sudah berisi data.
2. Dengan teknik embedding, perubahan pada sumber data Excel tidak akan
mempengaruhi data lembar kerja yang sudah disisipkan di dokumen MS Word,
begitu juga sebaliknya.
Langkah-langkah:
2. Pada Insert tab, Text grup, klik Object, dan pilih Object.
3. Pada Create from File tab, klik tombol Browse untuk mencari dokumen Excel yang
ingin disisipkan dan klik OK bila sudah selesai.
4. Untuk mengedit data: klik ganda lembar kerja Excel dalam dokumen MS Word.
Fitur Find and Replace di MS Word sering digunakan untuk mencari dan mengganti teks
tertentu dalam dokumen. Selain mengganti teks tertentu, fitur ini juga sekaligus bisa
digunakan untuk memformat teks.
2. Kemudian tekan tombol CTRL + H untuk membuka kotak dialog di tab Replace.
3. Di bagian Find what, ketik istilah asing yang ingin diformat italic. Contoh: email.
4. Ketik juga teks yang sama di bagian Replace with (lihat gambar di atas).
38
39
7. Di kotak dialog Find Font, pilih Italic di bagian Font Style. Klik OK.
8. Sekarang di bagian Replace with akan muncul tulisan Format: Font: Italic.
9. Klik tombol Replace All untuk mengubah semua istilah asing tersebut (email)
menjadi italic.
10. Selanjutnya, lakukan hal yang sama untuk istilah asing yang lain.
6.2. Empat Trik Find dan Replace untuk Menemukan dan Mengganti Teks dengan
Cepat
Fitur Find dan Replace di Microsoft Word sangat membantu dalam menemukan teks atau
karakter tertentu, dan menggantinya dengan teks lain, memberi format baru, maupun untuk
menghapusnya.
Cara:
1. Tekan tombol CTRL + F untuk membuka tab Find pada kotak dialog Find and
Replace.
2. Ketik teks yang ingin ditemukan di kotak Find what, misalnya: property.
Hasilnya seperti gambar berikut ini. Semua teks yang ditemukan akan di-highlight.
4. Untuk menghilangkan highlight, klik lagi tombol Reading Highlight, dan kemudian
klik Clear Highlighting.
Cara:
1. Tekan tomboll CTRL + F untuk membuka tab Find pada kotak dialog Find and
Replace.
2. Ketik teks yang ingin ditemukan di kotak Find what.
3. Kemudian klik tombol Find in dan pilih Headers and Footers.
6.2.3. Trik 3: Menggunakan Kode untuk Menemukan Teks, Angka, atau Karakter
Tertentu
Kita dapat menggunakan kode pada kotak Find what untuk mencari teks, angka, atau
karakter tertentu. Misalnya, ketik ^#^#^# untuk menemukan angka dengan 3 digit. Atau
ketik s^$t untuk mencari teks yang terdiri dari 3 huruf, diawali dengan huruf s dan diakhiri
dengan huruf t.
Cara:
1. Tekan tomboll CTRL + F untuk membuka tab Find pada kotak dialog Find and
Replace.
2. Ketik kode di kotak Find what. Pada contoh di sini: ^#^#^# yang akan memberi hasil
seperti berikut.
3. Agar yang ditemukan hanya angka dengan 3 digit saja, maka tekan tombol More >>
untuk menampilkan Search Options dan centang kotak Find whole words only.
Hasilnya adalah seperti berikut.
Catatan:
Kode-kode yang lain dapat ditemukan dengan mengklik tombol Special di bagian
Find. Klik tombol More >> bila Kita tidak melihatnya.
Sebagian kode hanya dapat digunakan apabila Use wildcards pada Search
Options diaktifkan atau sebaliknya.
Caranya:
1. Tekan tomboll CTRL + H untuk membuka tab Replace pada kotak dialog Find and
Replace.
2. Ketik teks yang ingin diganti di kotak Find what, misalnya: web.
Tambahkan juga pengaturan berikut untuk menemukan teks yang lebih spesifik:
o Centang kotak Find whole words only, untuk menemukan teks persis
seperti yang diketikkan pada kotak Find what tanpa membedakan huruf
besar atau huruf kecil. Pada contoh ini, yang akan dicari adalah teks ‘web’
dan ‘Web’.
o Centang kotak Match case juga, bila ingin membedakan teks yang huruf
besar dengan huruf kecil. Dalam contoh ini, hanya teks ‘web’ saja yang akan
dicari.
o Klik Replace All, untuk mengganti semua teks yang ditemukan tersebut.
Cara ini berguna untuk mengganti teks dalam jumlah banyak.
Kekurangannya, bila pengaturannya tidak tepat, maka hasilnya bisa
berantakan. Misalnya, semua kata yang memiliki huruf ‘web’ seperti ‘website’
akan menjadi ‘websitesite’.
Tip: Kosongkan kotak Replace with pada langkah 3 di atas, bila ingin menghapus teks yang
ditemukan tersebut.
Saat menyalin dari halaman web atau email ke dalam dokumen MS Word, hyperlink yang
ada pada teks juga akan ikut tersalin. Cara yang sering digunakan untuk menghapus satu
atau beberapa hyperlink adalah dengan mengklik kanan hyperlink tersebut dan pilih
Remove Hyperlink. Namun bila hyperlink yang ingin dihapus adalah puluhan atau ratusan,
maka cara ini sangat tidak disarankan.
Ada cara untuk menghapus seluruh hyperlink dengan mudah dan cepat walau hyperlink-nya
berjumlah banyak.
Hal penting: Cara ini akan mengubah semua field menjadi teks biasa, tidak hanya hyperlink
saja. Oleh karena itu, gunakan cara ini apabila hanya ada HYPERLINK field saja yang ada
pada dokumen.
Contoh field yang lain adalah: field formula pada tabel, daftar isi (TOC), dan sebagainya.
Langkah-langkah:
6.3.2. Cara II: Menghapus Seluruh HYPERLINK Beserta Teks Secara Sekaligus
Cara ini sesuai untuk menghapus hyperlink beserta teksnya, misalnya: nomor halaman atau
keterangan seperti back to top dan sebagainya.
Langkah-langkah:
1. Tekan tombol ALT + F9 untuk menampilkan kode field hyperlink seperti contoh
berikut.
2. Kemudian tekan tombol CTRL + H untuk menampilkan tab Replace pada kotak
dialog Find and Replace.
3. Di kotak Find what: ketik ^d hyperlink (pastikan ada spasi antara ^d dan hyperlink).
Menggunakan template
1. Pada Insert tab, Tables grup, klik Table, arahkan ke Quick Tables, dan
kemudian klik template yang diinginkan.
2. Ganti data pada template.
1. Pada Insert tab, Tables grup, klik Table, dan kemudian klik Insert Table
untuk memunculkan kotak dialog.
2. Di bagian Table size, masukkan jumlah baris dan kolom.
3. Di bagian AutoFit behavior, buat pilihan untuk menyesuaikan ukuran tabel.
Menggambar tabel
1. Pada Insert tab, Tables grup, klik Table, dan kemudian klik Draw Table.
2. Pointer akan berubah menjadi pensil.
3. Buat kotak persegi. Kemudian buat garis kolom dan baris di dalamnya.
4. Untuk menghapus garis, pada Table Tools, Design tab, Draw Borders grup,
klik Eraser.
5. Klik garis yang ingin dihapus.
47
48
Tip: kita juga bisa menggunakan klik kanan pada sel untuk menampilkan pilihan di atas.
2. Tentukan pilihan, apakah akan menghapus sel, kolom, baris atau tabel.
TABEL www.computer1001.com
49
4. Centang kotak merge cells before split, apabila sel yang ingin dibagi lebih dari
satu.
Misalnya, ada 2 sel yang akan dibagi menjadi 4. Bila kotak ini dicentang maka sel
akan digabung dahulu baru kemudian dibagi. Sebaliknya bila kotak ini tidak
dicentang, maka masing-masing sel akan dibagi 4 sehingga jumlah sel baru adalah
8.
1. Klik tabel atau bagian tabel yang ingin diberi garis pembatas.
2. Pada Table Tools, klik Design tab.
3. Di bagian Table Styles grup, klik tanda panah pada Borders, dan pilih
bentuk garis pembatas yang disediakan. Atau klik Borders and Shading,
dan pada Borders tab, pilih bentuk garis pembatas yang diinginkan.
TABEL www.computer1001.com
50
1. Klik tabel atau bagian tabel yang ingin dihapus garis pembatasnya.
2. Pada Table Tools, klik Design tab.
3. Di bagian Table Styles grup, klik tanda panah pada Borders, dan klik No
Border untuk menghapus pembatas tabel.
4. Untuk menghapus bagian tertentu saja, klik tanda panah pada Borders, dan
kemudian klik Borders and Shading. Pada Borders tab, di bagian
preview, klik garis yang ingin dihilangkan.
TABEL www.computer1001.com
51
2. Pada Table Tools, Layout tab, Data grup, klik Repeat Header Rows.
Catatan: Table heading berulang hanya ada di print layout view atau ketika kita
mencetak dokumen tersebut. Table heading berulang tidak akan muncul bila kita
melakukan page break manual (CTRL + ENTER) dalam tabel.
3. Untuk menghilangkan table heading berulang: klik pada heading table di halaman
pertama. Pada Table Tools, Layout tab, Data grup, klik Repeat Header Rows.
Tip: Untuk memberi nomor pada setiap baris, klik pada kolom pertama.
1. Masukkan tanda pemisah seperti koma dan tabs untuk menentukan dimana
kumpulan teks ini akan dibagi menjadi kolom. Gunakan paragraf untuk menandai
baris baru.
2. Pilih kumpulan teks yang akan diubah ke bentuk tabel.
Misalnya, kumpulan teks di bawah ini yang terdiri dari 2 paragraf akan diubah ke
bentuk tabel. Pemisahnya berupa koma.
TABEL www.computer1001.com
52
3. Pada Insert tab, Tables grup, klik Table, dan kemudian klik Convert Text to Table
untuk menampilkan kotak dialog. Pengaturannya seperti di gambar berikut ini.
4. Klik OK dan kumpulan teks akan menjadi seperti gambar berikut ini.
1. Pilih kumpulan baris atau tabel yang akan diubah menjadi paragraf.
2. Pada Table Tools, Layout tab, Data grup, klik Convert to Text.
3. Di bagian Separate text at, pilih tanda pemisah kolom yang akan digunakan. Untuk
baris akan dipisahkan menjadi paragraf.
7.2. Cara Mudah dan Cepat Memilih Kolom yang Panjang pada Tabel
Cara:
1. Klik salah satu sel pada kolom yang ingin dipilih.
2. Pada tab Table Tools, pilih Layout.
3. Di grup Table, klik tanda panah pada Select dan pilih Select Column.
TABEL www.computer1001.com
53
Tip:
1. Untuk memilih baris, klik salah satu sel pada baris yang ingin dipilih dan lanjutkan
dengan memilih Select Row.
2. Bila kolom/baris yang ingin dipilih lebih dari satu (letak sel harus bersebelahan),
misalnya 3, pilih sel dengan cara berikut:
o Kolom - pilih 3 sel pada salah satu baris.
o Baris - pilih 3 sel pada salah satu kolom.
Setiap kotak pada tabel akan menjadi sel seperti pada lembar kerja Excel, yang
merupakan gabungan dari baris (1,2, 3, dst) dan kolom (A, B, C, dst).
Untuk kolom pertama (A) dan baris 1 disebut sel A1, kolom kedua (B) dan baris 2
disebut sel B2, dan seterusnya (lihat gambar).
TABEL www.computer1001.com
54
2. Klik sel pada tabel yang ingin ditempatkan hasil penjumlahan. Contoh di sini pada sel
C2 atau di A4 (lihat gambar).
o =SUM(LEFT) bila sel yang dipilih berada di sebelah kanan baris angka.
5. Untuk mengatur format angka, pada Number Format, bila bentuk format yang
diinginkan.
TABEL www.computer1001.com
55
Tip: Kita juga bisa menggunakan cara klik kanan pada sel dan pilih Toggle Field Codes.
2. Misalnya kita ingin menjumlahkan sel A2 dengan sel B2. Formulanya adalah seperti
berikut: =SUM(a2,b2).
3. Cara ini sangat bermanfaat untuk penjumlahan pada sel yang tidak berurutan
ataupun terdapat teks di dekat sel sehingga dapat mengacaukan hasil formula
apabila menggunakan LEFT atau ABOVE.
TABEL www.computer1001.com
56
TABEL www.computer1001.com
VIII. MAIL MERGE
Mail merge juga dapat digunakan untuk membuat sertifikat, label, dan amplop.
Data Source, yaitu dokumen yang isinya khusus untuk masing-masing penerima,
misalnya nama dan alamat penerima.
Data source dapat berupa data di Excel, Access, Contact pada Outlook dan
sebagainya.
Pada tutorial ini, data source menggunakan Excel, karena cara ini lebih cepat. Selain itu:
Lebih mudah membaca data yang ditampilkan di lembar kerja Excel terutama bila
kita ingin memperbaiki kekeliruan seperti salah pengejaan dan sebagainya.
Juga mempermudah menyalin data source pada dokumen Excel ke lembar kerja
yang lain.
Misalnya dalam membuat sertifikat pelatihan yang pesertanya lebih kurang sama,
maka akan lebih mudah memilih nama pada lembar kerja tersebut dan menyalinnya
ke dokumen (data source) baru.
57
58
5. Pada Mailings tab, grup Start Mail Merge, klik Select Recipients.
6. Pilih Use Existing List, dan cari lokasi dokumen (Data Surat) pada kotak dialog
Select Data Source. Kemudian klik Open untuk menampilkan kotak dialog Select
Table.
7. Pada kotak dialog Select Table, klik lembar kerja yang berisi sumber data dan
pastikan kotak First row of data contains column headers dicentang. Kemudian
klik OK.
9. Taruh di kursor di bawah tulisan Kepada Yth., kemudian pada Mailings tab, grup
Write & Insert Fields, klik Insert Merge Field dan pilih Nama.
10. Lakukan juga hal yang sama pada Alamat dan sekarang tampilan dokumen akan
seperti contoh di bawah ini.Data ditampilkan dalam tanda kurung siku dua <<data
field>>.
Tip:
o Di sini kita dapat mengatur format surat, seperti memberi cetak tebal pada Nama
dan sebagainya.
o Bila hanya data tertentu saja yang ingin dipilih, lakukan cara berikut:
1. Pada Mailings tab, grup Start Mail Merge, klik Edit Recipient List.
2. Di kotak dialog Mail Merge Recipients, kosongkan kotak pada daftar
seperti contoh di bawah ini.
o Bila ada penambahan data baru di Excel, klik nama dokumen pada Data Source
dan klik tombol Refresh. Data yang baru akan ditampilkan di daftar.
Jika masih ada yang ingin diubah, klik lagi tombol PreviewResults dan lakukan
perubahan yang diinginkan.
12. Pada tahap ini, klik tombol Finish & Merge dan pilih:
Ada 3 pilihan:
1. All untuk mencetak semua surat.
2. Current record untuk mencetak surat pada halaman yang aktif.
3. Isi nomor urut data pada kotak From dan To, untuk mencetak surat yang
dipilih saja.
8.2. Cara Menampilkan Format Angka Excel di Mail Merge Word 2007
Ada satu permasalahan yang muncul di dokumen utama mail merge saat menggabungkan
data dari Excel yang berupa angka.
Saat ditampilkan di dokumen utama mail merge, hasilnya menjadi seperti gambar berikut.
Rp617.500,00 menjadi 617500, semua format berupa: pemisah angka ribuan dan desimal,
simbol mata uang, dan persentase hilang.
Namun, tidak perlu khawatir. Ada cara mudah agar format angka di Excel tidak hilang saat
ditampilkan dalam mail merge.
1. Di dokumen utama atau Dokumen Master mail merge Word 2007, klik tombol
3. Klik Advanced dan di bagian General, centang kotak Confirm file format
conversion on open.
6. Pada Mailings tab, grup Start Mail Merge, klik Select Recipients.
7. Pilih Use Existing List, dan cari lokasi file Excel pada kotak dialog Select Data
Source. Kemudian klik pada nama file Excel tersebut dan klik Open.
8. Word akan menampilkan kotak dialog Confirm Data Source. Centang kotak Show
all sehingga tampilannya akan seperti ini.
9. Selanjutnya pilih MS Excel Worksheets via DDE (lihat contoh gambar di atas) dan
klik OK.
12. Taruh kursor di posisi untuk data source mail merge. Pada tutorial ini, kursor
diletakkan di samping tulisan Angka A. Kemudian pada Mailings tab, grup Write &
Insert Fields, klik Insert Merge Field dan pilih Angka_A.
13. Lakukan juga hal yang sama pada Angka B dan Angka C. Sekarang tampilan
dokumen akan seperti contoh di bawah ini. Data ditampilkan dalam tanda kurung
siku dua <<data field>>.
Tampilan angka di dokumen utama mail merge Word 2007 akan seperti gambar
berikut. Lengkap dengan format angkanya seperti di Excel.
8.3. Cara Membuat Mail Merge Label dengan Excel dan Word 2007
Tutorial ini akan membahas cara membuat mail merge label di MS Word dengan sumber
data (data source) dari MS Excel.
Cara pembuatan label ini dapat digunakan untuk membuat label alamat, kartu anggota,
kartu ujian, dan sebagainya.
Langkah-langkah:
1. Buat data di lembar kerja Excel 2007 seperti contoh berikut ini.
Langkah-langkah:
2. Pada Mailings tab, klik Start Mail Merge (di Start Mail Merge grup), dan pilih
Labels.
3. Pilih Label vendors dan Product number sesuai dengan ukuran label atau kertas
yang digunakan. Pada tutorial ini menggunakan Label vendors: A-ONE dengan
Product number: A-ONE 28171 untuk ukuran kertas A4 dengan isi 12 label per
halaman (6 baris 2 kolom). Klik OK bila sudah selesai.
Tip: Jika ingin memberi kotak pada label (misalnya untuk membuat kartu anggota),
klik tanda panah pada tabel. Kemudian pada TableTools, Design tab, Table Styles
grup, klik Borders dan pilih All Borders.
5. Selanjutnya kita akan mengambil data Excel yang dibuat pada Tahap I di atas. Pada
Mailings tab, grup Start Mail Merge, klik Select Recipients.
6. Pilih Use Existing List, dan cari lokasi dokumen (Data Label) pada kotak dialog
Select Data Source. Kemudian klik Open untuk menampilkan kotak dialog Select
Table.
7. Pada kotak dialog Select Table, klik lembar kerja yang berisi sumber data dan
pastikan kotak First row of data contains column headers dicentang. Kemudian
klik OK.
8. Tampilan dokumen akan seperti gambar berikut ini. Semua label akan memiliki
tulisan Next Record (kecuali pada label yang pertama).
9. Selanjutnya kita akan menempatkan data pada label. Klik pada label pertama.
10. Pada Mailings tab, grup Write & Insert Fields, klik Insert Merge Field dan pilih
Nama.
11. Lakukan hal yang sama untuk merge field No Anggota dan Alamat. Sekarang
tampilan label pertama akan seperti gambar berikut ini.
Tip:
o Pada langkah ini kita bisa mengatur ukuran dan jenis font untuk label.
o Bila hanya data tertentu saja yang ingin dipilih, lakukan cara berikut:
1. Pada Mailings tab, grup Start Mail Merge, klik Edit Recipient List.
2. Di kotak dialog Mail Merge Recipients, kosongkan kotak pada daftar
seperti contoh di bawah ini.
o Bila ada penambahan data baru di Excel, klik nama dokumen pada Data
Source dan klik tombol Refresh. Data yang baru akan ditampilkan di daftar.
12. Setelah selesai pada label pertama, selanjutnya kita akan menyisipkan data pada
label yang lain. Pada Mailings tab, grup Write & Insert Fields, klik Update Labels.
13. MS Word akan mengisi data semua label pada dokumen sesuai dengan format dan
layout yang kita buat pada label pertama.
14. Untuk melihat hasinya, klik tombol Preview Results. Jika masih ada yang ingin
diubah, klik lagi tombol Preview Results dan lakukan perubahan yang diinginkan
pada label pertama. Akhiri dengan meng-update seluruh label (Mailings tab, grup
Write & Insert Fields, klik Update Labels).
15. Langkah terakhir adalah mencetak atau menyimpan label. Klik tombol Finish &
Merge dan pilih:
Cara:
1. Di program Microsoft Word, tekan CTRL + O untuk membuka kotak dialog Open.
3. Pilih dokumen yang akan dicetak. Gunakan tombol SHIFT (untuk memilih dokumen
yang letaknya berurutan) atau tombol CTRL (untuk memilih dokumen yang letaknya
tidak berurutan).
69
70
3. Pilih:
o Centang kotak Collate bila kita ingin setiap salinan dicetak lengkap (mulai dari
halaman 1 sampai terakhir), baru kemudian dilanjutkan ke salinan berikutnya.
o Kosongkan kotak Collate bila kita ingin mencetak seluruh halaman pertama,
baru kemudian dilanjutkan ke halaman berikutnya.
9.6. Mencetak Lebih Dari Satu Halaman Dalam Satu Lembar Kertas
Cara:
1. Tekan CTRL + P untuk membuka kotak dialog Print.
2. Di bagian Zoom, isi jumlah halaman pada kotak Pages per sheet. Misalnya, untuk
mencetak empat halaman dalam satu lembar kertas, pilih 4 pages.
Cara mengaturnya:
2. Klik Diplay.
*****