Laporan Pertanggungjawaban Panitia Natal GMKI MEDAN 2022

STRUKTUR PANITIA NATAL GMKI CABANG MEDAN TAHUN 2020

Steering Comitte :
- Irwan Maranata Siregar
- Judika Tampubolon
- Tomi Hutasoit (ex-officio)
Organizing Comitte

Ketua : Tomi Hutasoit (ex-officio)

Wakil Ketua : Irwan Kurniadi Telaumbanua

Sekretaris : Putri Septiana Marbun

Wakil Sekretaris : Riscky Tresia

Bendahara : Dian Silviana Halawa

Seksi Acara :

- Josua Simbolon (Co)

- Jasvandy Pandia
- Yosua Nadeak
- Vivin Damanik
- Thea Sormin

Seksi Dana :

- Selviana Siagian (Co)

- Anwar Tafenae
- Rikki Sinaga
- Mbahrina Haganta Purba
- Adi Chandra Sihombing
- Mikha Lidia Nababan
- Arifin Silaban

Seksi Peralatan Tempat dan Transportasi :

- Rantoni Halawa (Co)

- Mascarlo Brahmana
- Vici Alexander Manalu
- Kristian Waruwu

Seksi Publikasi, Dokumentasi dan Dekorasi

 - Ronal Simanjuntak (Co)
- Bermant Andreas Saragi
- Setedy Candry Sitorus
- Rosmayana Nababan

Seksi Konsumsi

- Eninta Melfani Tarigan (Co)

- Agnes Miranda Siregar
- Iyance Clara Sitompul
- Yeswilwin Vitra Laia

I. PENDAHULUAN

Shalom, Puji dan Syukur kita panjatkan khadirat Tuhan kita Yesus Kristus sang Kepala

Gerakan atas berkat dan kasih karunia-Nya kita masih dapat merayakan natal di tahun 2020

meskipun masih dalam situasi pandemi covid-19. Natal merupakan perayaan untuk

memperingati hari lahirnya Sang Juru Slamat untuk menebus segala dosa umat manusia, setiap

tahun seluruh umat kristen merayakannya. Demikian juga dengan civitas GMKI Cabang Medan

turut bersukacita merayakannya.

Perayaan Natal bukanlah sebuah perayaan yang harus dibuat meriah dan diikuti oleh

banyak orang. Tetapi bagaimana generasi muda khususnya civitas GMKI Medan dapat

memaknainya demi terciptanya generasi muda yang berintegrasi, intelektual dan takut akan

Tuhan. Melalui kelahiran Yesus Kristus , janji Allah dan karunianya tentang penyelamatan Allah

dipenuhi dan patutlah kita bersyukur untuk serta menunjukkan suatu perubahan dimulai dari diri

kita sendiri sehingga dari kita orang lain juga diubahkan. Kiranya seluruh harapan, tenaga dan

pemikiran yang kita miliki menjadi dupa yang harum dihadapan Allah demi terciptanya suatu

perubahan yang baru menuju manusia- manusia yang takut akan Tuhan.
II. GAMBARAN UMUM
Pada bagian ini, Panitia akan memaparkan gambaran umum dari 2 (dua) sisi, yaitu
gambaran umum Panitia Perayaan Natal dan gambaran umum pelaksanaan kegiatan yang
menjadi dasar untuk mengevaluasi proses dalam pelaksanaan natal GMKI Cabang Medan tahun
2020.
1. Gambaran Umum Panitia Perayaan Natal
Panitia Perayaan Natal GMKI Cabang Medan dibentuk pada hari Senin, tanggal 16
November 2020 di Pusat Kegiatan Mahasiswa (Jl.Iskandar Muda No.107 A), dengan surat
keputusan BPC GMKI Medan nomor 031/SK/BPC-GMKI/MDN/XI/2020 tentang Pelantikan
Panitia Natal GMKI Medan Tahun 2020. Panitia ini bertugas untuk mempersiapkan pelaksanaan
kegiatan Perayaan Natal GMKI Medan tahun 2020. Adapun susunan Panitia Perayaan Natal ini
telah dituliskan sebelum bagian ini.
Setelah dibentuk, Panitia Perayaan Natal melakukan beberapa kali pertemuan untuk
membicarakan persiapan natal. Panitia orginizing comittee berkoordinasi dengan steering
comitte dan BPC GMKI Cabang Medan dalam melakukan berbagai persiapan seperti penentuan
konsep acara, tujuan serta tema dan sub tema natal. Namun, pada pelaksanaannya sampai acara
natal berlangsung tidak semua anggota panitia sama-sama melakukan tugasnya masing-masing.
Hal ini diakibatkan karena sebagian panitia masih berada didaerah kampung dikarenakan
Pandemi Covid-19, sulitnya menyatukan panitia dalam satu pertemuan dikarenakan kesibukan-
kesibukan panitia yang tidak dapat diprediksikan, serta kurangnya komitmen panitia dalam
menjalankan tugas dan tanggungjawabnya. Cukup banyak kendala yang dialami, namun berkat
dukungan dari berbagai pihak, akhirnya panitia perayaan natal GMKI Cabang Medan Tahun
2020 dapat menyelesaikan tugasnya sampai akhir.

2. Gambaran Umum Pelaksanaan Kegiatan

Acara natal berlangsung pada hari Minggu, tanggal 13 Desember 2020 dengan metode
SEMI-ONLINE dan di Pusat Kegiatan Mahasiswa ( Jln. Iskandar Muda No. 107A). Acara ini
direncanakan dimulai pada pukul 18.00 WIB, namun pada pelaksanananya kegiatan ini dimulai
pada pukul 18.50 WIB. Keterlambatan ini dikarenakan oleh adanya pelayan acara yang terlambat
hadir. Acara natal pada tahun ini bertemakan, “Lihatlah, Kristus Menjadikan Semuanya Baru
(bdk Wahyu 21:1-5) dan sub tema “Memperbaharui Persaudaraan, Meningkatkan
Kepedulian, dan Merengkuh mereka yang Rapuh dalam upaya untuk menciptakan Bumi
(Indonesia) yang Baru”.yang dimana saat itu merupakan thema nasional pergerakan GMKI,
dengan pembicara Abangda Gerhard Sipayung, S.T.,M.Th. Acara ini dihadiri anggota biasa
GMKI Medan, Pengurus Komisariat sejajaran, dan senior members/friends, yang berjumlah
±125 orang.
Acara diawali oleh barisan prosesi yang memasuki ruangan, kemudian dilanjutkan dengan
ibadah yang didalamnya dikemas beberapa refleksi video kejatuhan manusia dalam dosa,
kelahiran Yesus Kristus dan perjalanan pandemi Covid-19, puisi, dan juga khotbah. Dalam
keberlangsungan ibadah ini, ada 9 pelayan acara inti yaitu 2 orang MC, 3 orang SL, 4 orang
pemusik. Setelah ibadah usai, dilanjutkan dengan penyampaian kata sambutan dan varia natal. Di
akhir acara natal, dibagikan bingkisan natal berupa snack.

III. LAPORAN TIAP SEKSI

III.1 Laporan Seksi Acara
a. Job Description Seksi Acara
1. Mengikuti setiap rapat panitia natal
2. Menyusun jadwal acara perayaan natal
3. Membuat konsep acara secara spesifik
4. Mencari pelayan acara natal
5. Berkomunikasi dengan pelayan acara natal
6. Melatih pelayan acara natal
7. Mengkoordinasikan acara selama natal berlangsung
8. Membuat rencana biaya seksi acara
9. Membuat kalender kerja seksi acara
10. Mencari pelayan penerima tamu
11. Membuat daftar tamu di perayaan natal
12. Menyediakan lilin natal
13. Me-list perlengkapan yang dibutuhkan seksi acara
14. Ikut berpartisipasi membantu mencari dana natal
b. Kendala
1. Kesulitan menetapkan pelayan acara natal.
2. Kesulitan menentukan jadwal latihan ibadah natal.
3. Kurangnya koordinasi setiap anggota seksi acara dalam melaksanakan tugasnya
masing-masing.
4. Kurang baiknya manajemen waktu dari seksi acara dalam melaksanakan tugasnya.
III.2 Laporan Seksi Publikasi, Dekorasi, dan Dokumentasi
a. Job Description Seksi Pudekdok
1. Mengikuti setiap rapat panitia natal
2. Mendesain, mencetak dan memperbanyak kertas acara natal
3. Mendesain, mencetak dan mengkoordinasikan penyebaran spanduk
4. Membuat dokumentasi selama persiapan dan pelaksanaan acara
5. Berkoordinasi dengan seksi acara
6. Membuat rencana biaya seksi dekorasi
7. Me-list perlengkapan yang dibutuhkan seksi pudekdok
8. Ikut berpartisipasi membantu mencari dana natal
b. Kendala
1. Kurangnya koordinasi seksi pudekdok dalam melaksanakan tugasnya.
2. Kurang baiknya manajemen waktu dari seksi pudekdok dalam melaksanakan
tugasnya.
III.3 Laporan Seksi Peralatan dan Tempat
a. Job Description Seksi Peralatan dan Tempat
1. Mengikuti setiap rapat panitia natal
2. Mencari tempat pelaksanaan natal
3. Berkoordinasi dengan semua seksi untuk mengatur dan menyiapkan semua
fasilitas dan perlengkapan yang di butuhkan demi menunjang kelancaran acara
selama perayaan natal.
4. Menyediakan semua fasilitas yang dibutuhkan selama persiapan acara natal
5. Wajib mengecek semua sarana dan pra sarana yang dibutuhkan sebelum
pelaksanaan acara
6. Menempatkan/ mengatur kebersihan selama dan sesudah perayaan
7. Membuat rencana biaya seksi peralatan dan tempat
 8. Membuat kalender kerja seksi peralatan dan tempat
9. Ikut berpartisipasi membantu mencari dana natal
b. Kendala
1. Kurangnya koordinasi dan komunikasi antar sesama anggota seksi peralatan dan
tempat dan juga kepada seksi lain dalam mempersiapkan peralatan dan
perlengkapan acara natal.
2. Kurangnya baiknya manajemen waktu seksi peralatan dan tempat dalam
melaksanakan tugasnya.
III.4 Laporan Seksi Dana
a. Job Description Seksi Dana
1. Mengikuti setiap rapat panitia natal
2. Menghimpun bantuan dana
3. Berkoordinasi dengan panitia inti dalam merumuskan pembiayaan dalam usaha
pencarian dana
4. Melaksanakan usaha – usaha strategis yang berkaitan dengan pencapaian dana
yang dibutuhkan
5. Melaporkan dan menyetor semua dana yang terkumpul setiap saat kepada
bendahara panitia
6. Membuat kalender kerja seksi dana
7. Me-list perlengkapan yang dibutuhkan seksi dana
b. Kendala
1. Partisipasi yang minim dari beberapa anggota seksi dana dalam melaksanakan
aksi dana.
2. Kurangnya baiknya manajemen waktu beberapa anggota seksi dana dalam
melaksanakan tugasnya.
III.5 Seksi Konsumsi
a. Job Description Seksi Konsumsi
1. Mengikuti setiap rapat panitia natal
2. Mengatur dan melaksanakan penyediaan konsumsi selama kegiatan berlangsung
3. Berkoordinasi dengan ketua panitia dan bendahara dalam mengambil kebijakan
penyediaan komsumsi
4. Menentukan dan mengadakan serta mengkoordinir konsumsi selama latihan
pelayan acara natal
5. Membuat rencana biaya konsumsi
6. Me-list perlengkapan yang dibutuhkan seksi konsumsi
7. Membuat kalender kerja seksi konsumsi
8. Ikut berpartisipasi membantu mencari dana natal
b. Kendala
1. Minimnya koordinasi seksi konsumsi dalam membagikan/medistribusikan snack
natal.

IV. LAPORAN KESEKRETARIATAN

IV.1 Daftar Surat Keluar
Selama perjalanan kepanitiaan, surat yang dikeluarkan adalah sebanyak 0 surat.
IV.2 Inventaris

Nama Barang Jumlah Kondisi

Stempel dan Bantalan 1 set Baik
Proposal 2 buah Baik
IV.3 Absensi Rapat
Selama mempersiapkan kegiatan, panitia melaksanakan rapat sebanyak 7 kali.
Rendahnya frekuensi rapat panitia diakibatkan oleh susahnya menyesuaikan jadwal
panitia dengan berbagai kesibukan masing – masing. Beberapa kali panitia harian
mengundang rapat panitia, namun kehadiran panitia tidak memungkinkan untuk
melaksanakannya. Oleh karena itu, ketua panitia mengambil inisiatif untuk tidak
bergantung kepada rapat jika ingin mengambil keputusan dan membagi tugas panitia,
namun menggunakan media komunikasi seperti diskusi di via telepon dan zoom
meeting.. Berikut ini absensi kehadiran rapat panitia.

Nama panitia Persentasi Kehadiran (%)

Tomi Hutasoit 95,5
Putri Septiana Marbun 95,5
Riscky Tresia 80,0
Dian Silviana Halawa 70,5
Josua Simbolon 95,5
Jasvandy Pandia 90,3
Yosua Nadeak 70,7
Vivin Damanik 85,7
Jose Gultom 83,3
Thea Sormin 50
Selviana Siagian 50
Mikha Lidia Nababan 16,7
Anwar Tafenae 33,3
Rikki Sinaga 16,7
Mbahrina Haganta Purba 16,7
Adi Chandra Sihombing 95,5
Arifin Silaban 16,7
Rantoni Halawa 95,5
Mascarlo Brahmana 0
Vici Alexander Manalu 33,3
Kristian Waruwu 0
Irwan Kurniadi Telaumbanua 0
Ronal Simanjuntak 80,0
 Bermant Andreas Saragi 16,7
Setedy Candry Sitorus 16,7
Rosmayana Nababan 33,0
Eninta Melfani Tarigan 33,3
Agnes Miranda Siregar 0
Iyance Clara Sitompul 16,7
Yeswilwin Vitra Laia 16,7

V. LAPORAN KEUANGAN

PENERIMAAN Debet Kredit Saldo

Saldo Awal      
Dana turunan BPC Rp. 300.000,00    
Komitmen Panitia Rp. 340.000,00    
Kolekte Natal Rp. . 434.000,00    
Aksidana Rp. 370.000,00    
Taken List Rp. 295.000,00
Total Rp. 1.739.000,00    
PENGELUARAN      
kesekretariatan   Rp. 54.000,00  
Seksi Acara   Rp. 683.000,00  
Seksi Dana   Rp. 200.000,00  
Seksi PDD   Rp. 570.000,00  
Seksi Konsumsi   Rp. 600.000,00  
Seksi PTT   Rp. 550.000,00  
Total   Rp. 2.657.000,00  
SALDO     Rp. -918.000,00

VI. PENUTUP
 Demikianlah Laporan Pertanggungjawaban Panitia Perayaan Natal GMKI Cabang Medan
Tahun 2020 ini kami sampaikan dengan jujur dan kerendahan hati. Puji dan Syukur kepada
Tuhan karena oleh berkat dan karuniaNya lah perayaan natal berjalan dengan baik, meskipun
dana yang di gunakan masih sangat minim untuk dipergunakan. Bahkan Dana yang sudah
dikeluarkan menghasilkan nilai minus dan menjadi bahan pertimbangan bagi Panitia untuk
menutupi kekurangan tersebut.
Kami dari panitia menyadari banyak kekurangan dan kelemahan kami selama menjalankan
tugas dan tanggung jawab kami dalam kepanitiaan ini. Kami juga mengucapkan terima kasih
kepada BPC GMKI Medan yang telah turut membantu kami dalam melaksanakan tugas kami.
Akhir kata marilah bersama-sama kita melakukan evaluasi agar nantinya dalam pelayanaan di
kemudian hari dapat memberikan hal yang lebih baik lagi, seturut dengan kehendak Tuhan
Yesus Kristus, Sang kepala Gerakan.
Atas perhatian dan kerjasama dari semua pihak, kami ucapkan terimakasih. Kiranya Tuhan
senantiasa menyertai dan memberkati setiap aktivitas dan pelayanan kita semua.
Akhir kata Tinggilah Iman, Tinggilah Ilmu, Tinggilah Pengabdian kita,
Ut Omnes Unum Sint,

Syalom...
Medan, 2021
Panitia Perayaan Natal
GMKI Cabang Medan Tahun 2020