KATA PENGANTAR

Puji syukur kami panjatkan atas kehadirat Tuhan Yang Maha Esa karena berkat
rahmat dan karunia-nya sehingga kami dapat menyusun makalah ini dengan baik dan benar
serta bisa selesai tepat pada waktunya.

Makalah ini berjudul “Berkas Berkas Penjualan”. Makalah ini diajukan untuk
memenuhi tugas diskusi salah satu mata pelajaran. Di samping itu penyusun juga berharap
makalah ini dapat memberikan manfaat. Dengan selesainya makalah ini kami mengucapkan
terima kasih kepada semua pihak yang telah membantu dalam penyusunan makalah ini.
Semoga makalah ini dapat dipahami bagi siapapun yang membacanya. Sebelumnya kami
mohon maaf apabila terdapat kesalahan kata-kata yang kurang berkenan dan kami memohon
kritik dan saran yang dapat membangun penyempurnaan makalah ini.

i
 DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR............................................................................ i

DAFTAR ISI.......................................................................................... ii

BAB I PENDAHULUAN...................................................................... 1

A. Latar belakang............................................................................. 1
B. Rumusan masalah........................................................................ 1
C. Tujuan penulisan......................................................................... 1

BAB II PEMBAHASAN....................................................................... 2

A. Berkas-Berkas Administrasi Transaksi........................................ 2

B. Berkas Administrasi Transaksi Pembeli & Penjual..................... 5
C. Berkas Berkas Administrasi Penjualan....................................... 9

BAB III PENUTUP............................................................................... 13

A. Kesimpulan.................................................................................. 13

ii
 BAB I
PENDAHULUAN

A. Latar Belakang
Berkas-Berkas Administrasi Transaksi ini menjelaskan tentang penjualan atau
pembelian dengan menggunakan Faktur, Kuitansi, Nota, dll. Pelajaran ini banyak
menjelaskan pengertian serta contoh dari pembelian atau penjualan tersebut agar pembaca
memahaminya dengan baik. Kegunaan utama dari berkas-berkas administrasi transaksi
adalah menyediakan bukti tertulis tentamg transaksi yang telah dilaksanakan, sekaligus
untuk menghindari kemungkinan terjadinya sengketa dimasa yang akan datang.
Bukti transaksi adalah bukti tertulis yang mencatat atau merekap seluruh kegiatan
transaksi yang terjadi pada suatu perusahaan atau sebuah bisnis. Bukti transaksi memiliki
peran penting dalam mencegah munculnya permasalahan dalam hal keuangan di waktu
yang akan datang. Bukti transaksi yang sudah dicatat adalah pegangan untuk
mempermudah tim akuntan perusahaan atau sebuah bisnis dalam menyusun laporan
keuangan. Banyak manfaat yang bisa didapatkan dari adanya pencatatan bukti transaksi
secara urut dan rutin. Selain bisa untuk mengetahui siapa yang bertanggung jawab dalam
sebuah transaksi yang sudah terjadi, bukti transaksi juga bisa mencegah terjadinya
kesalahan dalam penghitungan finansial sebuah bisnis atau perusahaan.

B. Rumusan Masalah
1. Apa saja berkas berkas administrasi transaksi?
2. Apa Pengertian Bukti Transaksi Internal ?
3. Apa Pengertian Bukti Transaksi Eksternal ?
4. Bagaimana Berkas Berkas Administrasi Penjualan ?

C. Tujuan Masalah
1. Mengetahui Berkas Berkas administrasi Transaksi
2. Mengetahui Pengertian Bukti Transaksi Internal
3. Mengetahui Pengertian Bukti Transaksi Eksternal
4. Mengetahui Berkas Berkas Administras Penjualan

1
 BAB II
PEMBAHASAN

A. Berkas-Berkas Administrasi Transaksi

Kegunaan utama dari berkas-berkas administrasi transaksi adalah menyediakan bukti
tertulis tentamg transaksi yang telah dilaksanakan, sekaligus untuk menghindari
kemungkinan terjadinya sengketa dimasa yang akan datang.
Bukti transaksi dapat dibedakan menjadi 2, yaitu bukiti transaksi internal dan bukti
transaksi eksternal.
1. Bukti Transaksi Internal
Bukti transaksi internal adalah bukti transaksi yang dibuat, dicatat, dan juga beredar
dilingkungan perusahaaan itu sendiri, di antaranya yaitu :                      
1) Memo
Memo adalah bukti tarnsaksi intern berupa memo (catatan) dari pimpinan
perusahaan kepada akuntansi, antarbagian, atau manajer dengan bagian-bagian
yang ada dilingkungan perusahaan untuk melakukan pencatatan suatu
kejadian.                                                        
2) Bukti Kas Masuk
Bukti kas masuk adalah tanda bukti bahwa perusahaan telah menerima uang
secara tunai, dan digunakan untuk mencatat transaksi penerimaan uang tunai.
Bukti transaksi ini digunakan sebagai lampiran.
3) Bukti Kas Keluar
Bukti kas keluar adalah bukti untuk mencatat transaksi pengeluaran uang tunai,
seperti pembelian tunai, pembayaran gaji, dan pembayaran utang. Bukti transaksi
ini merupakan lampiran atau pendukung bukti kas keluar.

2. Bukti Transaksi Eksternal

Bukti transaksi eksternal adalah bukti pencacatan yang terjadi akibat adanya transaksi
dengan pihak luar perusahaan, antara lain sebagai berikut.
1) Faktur
Faktur adalah daftar perincian perhitungan penjualan barang secara kredit yang dibuat
pleh pihak penjual dan disampaikan kepada pihak pembeli.
Informasi yang harus termuat dalam faktur adalah sebagai berikut.
1. Nama dan alamat perusahaan penjual, berikut cap sebagai tanda keabsahannya.

2
 2. Kepada siapa faktur tersebut ditujukan.
3. Tanggal terjadinya transaksi.
4. Nomor faktur
5. Banyaknya barang yang dijual.
6. Nama barang yang dijual.
7. Harga satuan barang yang dijual.
8. Jumlah harga.
9. Syarat pembayaran (jatuh tempo).

Beberapa syarat pembayaran yang terjadi dalam perjanjian jual beli kredit yaitu :
· n/30, artinya pembayaran dilakukan paling lambat 30 hari setelah terjadi transaksi
jual beli.
· 2/10, n/30, artinya jika pembayaran dilakukan sebelum maksimal 10 hari setelah
terjadi transaksi akan mendapat potongan 2%, dan pembayaran faktur paling
lambat 30 hari setelah transaksi.
· 2/10, 1/15, n/30, artinya jika pembayaran dilakukan 10 hari atau kurang akan
mendaapatkan potongan 2%. Namun jika pembayaran dilakukan setelah 10 hari
sampai 15 hari, akan mendapatkan potongan 1%. Pembayaran faktur paling
lambat 30 hari setelah transaksi.
· EOM (End of Month), atrinya pembayaran dilakukan paling lambat pada akhir
bulan berjalan.
· n/10 EOM, artinya pembayaran harus dilunasi paling lambat 10 hari setelah akhir
bulan tanpa potongan.
                                                      
2) Faktur Pajak
Faktur pajak adalah bukti pungutan pajak. Terdapat 3 jenis faktur pajak, yaitu :
1. Faktur Pajak Standar
Faktur pajak standar adalah faktur pajak dengan ukuran kuarto yang bentuk
formatnya dibuat tidak sesuai dengan ketentuan Dirjen pajak.
1) Faktur pajak standar paling sedikit memuat keterangan :
· Kode, nomor seri dan tanggal pembuatan faktur pajak.
· Nama, alamat, dan NPWP pihak yang melakukan penyerahan atau
penjualan barang kena pajak atau jasa kena pajak.

3
 · Jenis, jumlah, harga jual, dan potongan harga barang kena pajak atau jasa
kena pajak.
· PPn dan PPnBM yang dipungut.
· Nama, jabatan, dan tanda tangan yang berhak.
2) Faktur pajak standar harus dibuat sekurang-kurangnya rangkap dua yaitu :
· Lembar ke 1 : Untuk pembeli BKP atau penerima JKP sebagai bukti
pajak  masukan.
· Lembar ke 2 : Untuk PKP yang menerbitkan faktur pajak standar sebagai
bukti pajak keluaran.
3) Jika faktur pajak standar dibuat lebih dari dua rangkap, peruntukan lembar
ketiga dan seterusnya harus dinyatakan secara jelas.
2. Faktur Pajak Gabungan
Faktur pajak gabungan adalah faktur pajak standar yang dibuat oleh Pengusaha
Kena Pajak yang meliputi semua transaksi penyerahan Barang Kena Pajak atau
Jasa Kena Pajak selama satu bulan takwim kepada pembeli atau penerima jasa
yang sama.
3. Faktur Pajak Sederhana
Faktur pajak sederhana adalah dokumen yang disamakan fungsinya dengan faktur
pajak, diterbitkan oleh Pengusaha Kena Pajak yang melakukan penyerahan
Barang Kena Pajak atau Jasa Kena Pajak kepada pembeli yang tidka diketahui
identitasnya secara lengkap.
Faktur pajak sederhana sekurang-kurangnya harus memuat :
· Tanggal pembuatan faktur pajak.
· Nama, alamat usaha, NPWP serta, nomor dan tanggal pengukuhan Perusahaan
Kena Pajak yang menyerahkan Barang Kena Pajak atau Jasa Kena Pajak.
· Macam/jenis dan jumlah Barang Kena Pajak atau Jasa Kena Pajak.
· Harga jual atau pengganti yang sudah termasuk pajak atau besarnya pajak
dicantumkan secara terpisah.
Faktur pajak sederhana dibuat sekurang-kurangnya rangkap dua, dengan
ketentuan sebagai berikut :
· Lembar ke 1 : Untuk pembeli
· Lembar ke 2 : Untuk arsip penjual
·

4
 3) Kuitansi
Kuitansi adalah bukti penerimaan sejumlah uang yang dibuat dan ditandatangani oleh
pihak penerima uang.

Isi kuitansi meliputi :

· No kuitansi, diidi berdasarkan nomor urut kuitansi yang dikeluarkan penjual.
· Telah terima dari, diisi nama pihak pembeli yang melakukan pembayaran.
· Uang sejumlah, diisi jumlah uang yang dibayarkan, dan ditulis dengan huruf.
· Untuk pembayaran, diisi dengan tujuan pembayaran uang tersebut.
· Jumlah, diisi jumlah uang yang dibayarkan, dan ditulis dengan angka.
· Tanggal, diidi tanggal dilakukannya pembayaran.
· Tanda tangan, ditandatangani oleh pihak penjual yang menerima pembayaran.
    
4) Nota Debet
Nota debet adalah bukti pernyataan/pemberitahuan yang dikirim oleh perusahaan
(pembeli) bahwa akun kreditur (penjual) telah didebet karena hal-hal tertentu.
5) Nota Kredit
Nota kredit adalah bukti pernyataan bahwa akun debitur telah di kredit sejumlah
tertentu karena adanya hal tertentu.Misalnya, perusahaan (penjual) menerima kembali
(retur) barang dari pembeli. Nota kredit dibuat oleh penjual kepada pembeli, dengan
lembar asli diberikan kepada pembeli dan salinanya disimpan penjual. Nota kredit
mengurangi piutang usaha.

B. Berkas Administrasi Transaksi Pembelian & Penjualan

1. Berkas-Berkas Administrasi Transaksi Pembelian
Bagi perusahaan, transaksi pembelian yang dilakukan bertujuan untuk memenuhi
kebutuhan bahan baku dalam beroperasi menghasilkan produknya untuk memenuhi
stok barang yang ada di gudang. Pembelian barang dapat dilakukan dengan 2 cara
pembayaran, yaitu pembelian tunai dan pembelian kredit.
Pembelian tunai maupun kredit, administrasi yang harus dipenuhi hampir sama.
Hanya perbedaannya apabila pembelian tunai, pembeli menerima 2 bukti transaksi
dari penjual yaitu nota kontan dan kuitansi. Sedangkan pembelian dilakukan secara
kredit hanya menerima faktur saja dari penjual.

5
 Berkas-berkas administrasi transaksi dalam pembelian yang diperlukan adalah bukti
permintaan, surat pesanan, penerimaan barang dan kartu persediaan.

1) Bukti permintaan dari gudang

Bentuk formulir untuk permintaan dari gudang akan menyangkut hal-hal sebagai
berikut.
1. Jenis barang dan spesifikasinya
2. Banyaknya barang yang diminta
3. Otorisasi atau pengesahan dari kepala bagian gudang
4. Tanggal permintaan
NOTA PERMINTAAN BARANG
  TANGGAL :

NO JENIS BARANG MERK JUMLAH KETERANGAN

                                                  Bagian Pembelian Kepala Bagian Gudang

                                   (………………………) (…………………………………..)
Keterangan :
 Tanggal diisi sesuai tanggal permintaan dari Kepala Bagian Gudang
 Nomor diisi dengan nomor urut
 Jenis Barang diisi sesuai dengan jenis barang yang diminta
 Merk diisi sesuai dengan merk barang yang diminta
 Jumlah diisi sesuai dengan kuantitas (banyaknya) barang yang diminta
 Keterangan diisi dengan keterangan barang yang diminta, misalnya segera, barang
habis, atau hal lainnya.
2) Surat Pesanan
Untuk menjamin keabsahannya pesanan dan untuk meyakinkan supplier, maka
pesanan seharusnya dibuatkan surat pesanan. Untuk membuat surat pesanan, bagian

6
pembelian melihat daftar harga dan persyaratan yang diajukan oleh beberapa supplier,
sehingga dapat memilih supplier mana yang lebih menguntungkan bagi perusahaan.
Dalam surat pesanan mencantumkan secara jelas hal-hal sebagai berikut.
 Kepala surat perusahaan (nama, alamat, nomor telepon perusahaan)
 Tujuan perusahaan (nama supplier)
 Jenis dan merk barang yang dipesan
 Harga barang yang dipesan
 Kesanggupan pembayaran
 Tanggal pesanan
 Otorisasi dari kepala bagian pembelian dan direktur perusahaan
                                                  ESEMKA4    
JL Hos Cokroaminoto No. 102, Enggal, Bandar Lampung
SURAT PESANAN
No. 17/4/XII/2016
Kepada : Toko Laris
Jl. Jendral Sudirman

Berdasarkan hasil negosiasi, dimohon anda memenuhi pesanan kami,

No Nama Barang Tipe/Jenis Q P T

Jumlah

Kami mengharapkan barang tersebut dikirimkan pada tanggal 25 Desember 2008.

Pembayaran : Bersamaan dengan ini kami transferkan pembayaran ke rekening
saudara.
Bandar Lampung, 17 Septemberr 2016
Direktur
Esemka4
Keterangan :

7
  No. diisi dengan nomor urut
 Nama Barang diisi dengan spesifikasi barang yang dipesan
 Tipe/Jenis diisi dengan spesifikasi barang yang dipesan
 Q diisi dengan banyaknya barang yang dipesan
 P diisi dengan harga satuan barang yang dipesan
 T diisi dengan hasil perkalian antara Q x P
 Jumlah diisi dengan jumlah kolom T

3) Penerimaan Barang
Hal yang utama yang harus dilakukan adalah memeriksa atau mencocokkan barang
yang dipesan dengan barang yang ada secara fisik. Periksa jumlahnya, spesifikasinya,
kondisi dengan mencoba barang tersebut jika diperlukan dan cocokkan dengan surat
pesanan, nota kontan atau faktur dari penjual dan bukti fisiknya.
Hasil pemeriksaan tersebut akan menunjukkan bahwa barang tersebut sudah sesuai
dengan pesanan atau tidak. Jika ya, maka kirimkan barang tersebut di gudang, tetapi
jika tidak, maka kembalikan barang kepada penjual.

4) Kartu Persediaan
Barang yang telah masuk/berada di gudang akan dicatat pada kartu persediaan.
Pencatatan tersebut dapat dilakukan secara manual maupun dengan komputerisasi.
Pada kartu persediaan , hal penting yang harus diperhatikan adalah Nama Barang,
Kode Barang, Jumlah Masuk, dan Jumlah Keluar.
PLU :…………………
KODE LOKASI :……………………..
NAMA BARANG :…………….......
KAPASITAS AREA:……………………..
KARTU PERSEDIAAN
SUPLIER
1. NAMA : …………………………. KODE : ……………………
2. NAMA : …………………………. KODE : ……………………
3. NAMA : …………………………. KODE : ……………………

TGL NO.DOKUMEN MASUK KELUAR SALDO HRG.BELI KET.

8
 Keterangan:
 PLU diisi dengan kode PLU
 Nama Barang diisi dengan nama barang
 Kode Lokasi diisi dengan kode lokasi penempatan barang
 Kapasitas Area diisi dengan Daya Tampung Lokasi Penempatan Barang
 Nama Suplier dengan Kode Suplier diisi dengan nama dank ode
 Tanggal diisi dengan tanggal keluar masuk barang
 Nomor dokumen diisi dengan nomor faktur/nota kontan untuk barang
masuk, dan nomor permintaan dari display untuk barang keluar
 Masuk diisi dengan jumlah barang masuk, dan keluar diisi dengan jumlah
barang keluar
 Saldo diisi dengan saldo dengan rumus “saldo = saldo +(masuk-keluar)
 Harga Beli diisi dengan harga beli sesuai dengan faktur/ nota kontan
 Keterang diisi dengan hal-hal yang menjadi catatan misalnya berapa batas
pesanan

C. Berkas-Berkas Administrasi Transaksi Penjualan

Seperti halnya transaksi pembelian, transaksi penjualanpun bisa dilakukan secara kredit
maupun tunai. Transaksi penjualan dimulai dari penerimaan pesanan dari pelanggan
(diterimanya surat pesanan).
Berkas administrasi transaksi penjualan secara kredit dapat digambarkan sebagai berikut.
1. Otorisasikan surat pesanan kredit kepada pejabat yang berwenang
2. Setelah mendapatkan otorisasi, siapkan barang yang dipesan pelanggan sesuai dengan
spesifikasi barang yang diminta dalam surat pesanan
3. Buatkan faktur-faktur sebagai bukti pengiriman barang
4. Otorisasikan surat perjanjian penjualan kredit yang telah dipersiapkan
5. Kirimkan barang kepada pelanggan
6. Otorisasikan faktur yang telah dipersiapkan apabila barang telah diterima dengan baik
oleh pelanggan

9
 Faktur sebagai bukti transaksi penjualan secara kredit sebaiknya memuat hal-hal sebagai
berikut.
 Kepala surat (nama perusahaan, alamat perusahaan, nomor telepon, dll)
 Nama Pelanggan
 Nama Barang dan spesifikasinya
 Jumlah Barang
 Harga Satuan
 Jumlah Harga
 Jumlah yang harus dibayar oleh pelanggan
 Otorisasi penerimaan
 Otorisasi penyerahan
 Syarat pembayaran
ESEMKA4
Jl. Hos Cokroaminoto No. 102, Enggal, Bandar Lampung

FAKTUR
Dijual kepada : PD Sejahtera
Tanggal : 17 September 2016
Alamat : Jl. Hos Cokroaminoto No. 102, Enggal, Bandar Lampung
Nomor faktur: 17/4/XII/2016
Syarat kirim : FOB Destination
Syarat bayar: 2/10, n/30

No Keterangan Unit Harga Satuan Jumlah

Rp. Rp.

1 TV Warna 14” 5 950.000 4.750.000

2 TV Warna 21” 5 1.400.000 7.000.000

Jumlah 11.750.000

Dengan Huruf : Sebelas Juta Tujuh Ratus Lima Puluh Ribu Rupiah

No. Debet Kredit

10
 Perk.

Diketahui oleh, Bagian Penjualan

………………….. …………………………
Berkas administrasi transaksi penjualan secara tunai dapat digambarkan sebagai berikut.
Transaksi Penjualan Tunai dimulai dari diterimanya pesanan dari pelanggan (surat pesanan,
secara lisan melalui pramuniaga).
Berkas transaksi yang diperlukan dalam penjualan tunai adalah nota kontan dan kuitansi.

Nota Kontan
Nota kontan merupakan bukti penyerahan barang yang pembayarannya dilakukan secara
tunai. Bentuk serta cara pengisian nota kontan samsa saja dengan faktur, hanya dalam nota
kontan tidak ada syarat pembayaran.
ESEMKA4
Jl. Hos. Cokroaminoto No. 102, Enggal, Bandar Lampung
Kepada Tn : ……….
NOTA KONTAN
No. 17/4/XII/2016

NO NAMA BARANG BANYAKNYA HARGA JUMLAH

SATUAN HARGA

Bandar Lampung, September 2016

Hormat kami,
Esemka4

Kuitansi

11
Kuitansi merupakan bukti penerimaan uang dari pelanggan. Kuitansi seharusnya dibubuhi
materai sesuai dengan peraturan pemerintah. Dalam kuitansi yang seharusnya ada adalah
sebagai berikut.
 Nama orang yang menyerahkan uang (bisa nama perusahaan)
 Jumlah uang yang ditulis dengan huruf
 Maksud pembayaran
 Jumlah uang yang ditulis dengan angka
 Nama penerima uang tersebut
 Tanggal terjadinya transaksi
KUITANSI
Sudah Terima Dari :………………………………………….
Uang Sejumlah :………………………………………….
Untuk Pembayaran :…………………………………………..
…………………………………………………………………………..
…………………………………………………………………………..

Rp.............................

Bandar Lampung, September 2016

                         Esemka4

12
 BAB III
PENUTUP

A. Kesimpulan
Bukti transaksi adalah bukti tertulis yang mencatat atau merekap seluruh kegiatan
transaksi yang terjadi pada suatu perusahaan atau sebuah bisnis. Bukti transaksi memiliki
peran penting dalam mencegah munculnya permasalahan dalam hal keuangan di waktu
yang akan datang. Bukti transaksi yang sudah dicatat adalah pegangan untuk
mempermudah tim akuntan perusahaan atau sebuah bisnis dalam menyusun laporan
keuangan. Banyak manfaat yang bisa didapatkan dari adanya pencatatan bukti transaksi
secara urut dan rutin. Selain bisa untuk mengetahui siapa yang bertanggung jawab dalam
sebuah transaksi yang sudah terjadi, bukti transaksi juga bisa mencegah terjadinya
kesalahan dalam penghitungan finansial sebuah bisnis atau perusahaan.

13