MAKALH

ADMINISTRASI TRANSAKSI
BUKTI TRANSAKASI EXTERNAL DAN INTERNAL

OLEH: MUHAMAD BAHRUL ULUM

NISN: 0061506473

SMK MA’ARIF NU 04 PAKIS

TERAKREDITASI : A
NISN20517741

Alamat: JL . H . Musthofa, Tegal Pasangan, Pakis Kembar, Kecamatan Pakis,

Kabupaten Malang
 KATA PENGATAR
Puji syukur kami panjatkan ke hadirat Tuhan Yang Maha Esa, karena atas
berkat dan rahmat-Nya, kami dapat menyelesaikan makalah ini yang berjuduls
"Bukti Transaksi dalam Administrasi". Makalah ini disusun dengan tujuan untuk
memahami lebih dalam tentang bukti transaksi dalam administrasi, termasuk
jenis-jenisnya dan peran pentingnya dalam menjaga akurasi dan integritas data
keuangan.
Kami mengucapkan terima kasih kepada semua pihak yang telah
membantu dalam penyelesaian makalah ini, termasuk guru pembimbing saya yang
telah memberikan bimbingan dan arahan, serta teman-teman kami yang telah
memberikan dukungan dan motivasi.
Kami menyadari bahwa makalah ini masih jauh dari sempurna dan masih
banyak kekurangan di dalamnya. Oleh karena itu, kami sangat menghargai kritik
dan saran dari pembaca untuk perbaikan makalah ini di masa mendatang.
Akhir kata, kami berharap semoga makalah ini dapat memberikan manfaat
dan pengetahuan baru bagi pembaca tentang bukti transaksi dalam administrasi.

Pakis, 6 November 2023

Muhamad bahrul ulum

1
2
 DAFTAR ISI

KATA PENGATAR
BAB I
PENDAHULUAN
Latar Belakang
Tujuan
Ruang Lingkup
Sistematika Penulisan
BAB II
PEMBAHASAN
Perbedaan Bukti Transaksi Eksternal dan Internal
Bukti Transaksi Eksternal
Bukti Transaksi Internal
Pengertian, jenis dan contoh bukti transaksi external dan internal
Bukti Transaksi Eksternal
Bukti Transaksi Internal
BAB III
PENUTUP
KESIMPULAN
SARAN

3
 BAB I
PENDAHULUAN

1. Latar Belakang
Dalam dunia bisnis dan administrasi, bukti transaksi adalah elemen
kunci yang digunakan untuk memverifikasi dan mencatat transaksi
keuangan. Bukti transaksi ini bisa berbentuk dokumen, kwitansi, faktur,
atau catatan elektronik. Bukti transaksi dibagi menjadi dua kategori: bukti
transaksi eksternal dan bukti transaksi internal. Kedua jenis bukti ini
memiliki peran penting dalam menjaga akurasi dan integritas data
keuangan sebuah perusahaan. Makalah ini akan membahas perbedaan
antara bukti transaksi eksternal dan internal, serta berbagai jenis dari
masing-masing kategori

Bukti pendukung pencatatan tersebut dikenal dengan bukti

transaksi, yaitu bukti tertulis yang mencatat segala aktivitas transaksi yang
terjadi dalam suatu perusahaan. Transaksi selalu tidak dianggap sah jika
tidak disertai bukti, bukti ini bisa berupa faktur, cek, kuitansi, memo dan
lain sebagainya. Sedangkan menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia
(KBBI) transaksi merupakan persetujuan (pelunasan pembayaran) antara
pihak penjual dan pembeli dalam kegiatan perdagangan. Bukti transaksi
merupakan hal yang penting dalam melakukan pencatatan keuangan
dengan tujuan memberikan informasi yang detail dan rinci mengenai suatu
transaksi dan juga mengenai potensi perkiraan perusahaan untuk
mendapatkan keuntungan. Bukti transaksi tersebut dapat menjadi bahan
pertimbangan dalam mengambil keputusan selama kurun waktu tertentu
oleh pihak yang berwenang dengan membandingkan transaksi tersebut
dengan pencatatan laporan keuangan. Untuk menghindari terjadinya
penumpukan bukti transaksi perusahaan perlu adanya pencatatan khusus
transaksi keuangan yang terjadi dalam arsip sebagai bukti penting dalam
Perusahaan.
Selain itu untuk memudahkan pemahaman tentang perbedaan dan
bukti transakssi eksternal dan internal maka dengan makalah ini semoga
dapat menjadi tolak ukur pemahaman tentang materi ini.

4
2. Tujuan
Tujuan dari makalah ini adalah untuk memahami perbedaan antara
bukti transaksi eksternal dan internal, serta untuk mengidentifikasi
berbagai jenis bukti transaksi dalam setiap kategori. Makalah ini juga
bertujuan untuk memahami pentingnya bukti transaksi dalam konteks
administrasi bisnis.

3. Ruang Lingkup

Ruang lingkup makalah ini terbatas pada pembahasan perbedaan

antara bukti transaksi eksternal dan internal, serta berbagai jenis bukti
transaksi dalam setiap kategori. Makalah ini tidak akan membahas aspek
hukum atau teknis dari pembuatan dan penggunaan bukti transaksi.

4. Sistematika Penulisan

Makalah ini terdiri dari tiga bab. Bab pertama mencakup

pendahuluan yang menjelaskan latar belakang, tujuan, metodologi, dan
ruang lingkup makalah. Bab kedua akan membahas perbedaan antara bukti
transaksi eksternal dan internal akan membahas berbagai jenis bukti
transaksi dalam setiap kategori. Bab tiga akan berisi kesimpulan dan saran
berdasarkan pembahasan dalam makalah.

5
 BAB II

PEMBAHASAN

A. Perbedaan Bukti Transaksi Eksternal dan Internal

Bukti transaksi berfungsi sebagai catatan resmi yang membuktikan
bahwa transaksi telah terjadi. Bukti transaksi ini dapat dibagi menjadi dua
kategori, yaitu bukti transaksi eksternal dan internal.

a. Bukti Transaksi Eksternal

Bukti transaksi eksternal adalah dokumen atau catatan yang

diterima dari pihak luar organisasi atau bisnis. Dokumen ini biasanya
diterima dari pemasok, pelanggan, bank, atau pihak ketiga lainnya
yang terlibat dalam transaksi dengan bisnis. Beberapa contoh bukti
transaksi eksternal meliputi faktur dari pemasok, kwitansi pembayaran
dari pelanggan, atau laporan bank.

Keuntungan dari bukti transaksi eksternal adalah bahwa

mereka memberikan verifikasi independen tentang transaksi yang
terjadi. Karena mereka berasal dari pihak ketiga, mereka dapat
membantu mencegah dan mendeteksi kecurangan atau kesalahan
dalam pencatatan transaksi.

b. Bukti Transaksi Internal

Sebaliknya, bukti transaksi internal adalah dokumen atau

catatan yang dihasilkan oleh bisnis atau organisasi itu sendiri. Ini bisa
berupa catatan penjualan, slip gaji, catatan stok, atau dokumen internal
lainnya yang mencatat transaksi yang terjadi dalam bisnis.

Keuntungan dari bukti transaksi internal adalah bahwa mereka

memberikan catatan rinci tentang aktivitas bisnis dan dapat
disesuaikan dengan kebutuhan bisnis. Namun, karena mereka
dihasilkan secara internal, mereka mungkin kurang dapat diandalkan
sebagai bukti independen dibandingkan dengan bukti transaksi
eksternal.

Dalam prakteknya, bisnis biasanya akan menggunakan

kombinasi bukti transaksi eksternal dan internal untuk memastikan
bahwa semua transaksi dicatat dengan akurat dan lengkap. Keduanya
penting untuk memastikan integritas sistem akuntansi dan untuk
mencegah dan mendeteksi kecurangan atau kesalahan

6
7
B. Pengertian, jenis dan contoh bukti transaksi external dan internal

1) Bukti Transaksi Eksternal

Bukti transaksi eksternal adalah dokumen atau catatan yang berasal
dari sumber di luar organisasi. Ini biasanya melibatkan pihak ketiga
dan sering digunakan untuk verifikasi independen. Beberapa contoh
bukti transaksi eksternal meliputi:

a. Faktur: Dokumen yang dikeluarkan oleh penjual kepada pembeli,

yang mencantumkan detail barang atau jasa yang telah dijual dan
jumlah yang harus dibayar.

Contoh dari gambar Faktur

b. Kwitansi: Dokumen yang dikeluarkan oleh penerima pembayaran

kepada pembayar, sebagai bukti bahwa pembayaran telah diterima.

Contoh dari gambar kwintasi

c. Surat Jalan: Dokumen yang dikirim bersamaan dengan pengiriman

barang, yang mencantumkan detail barang yang dikirim.

Contoh dari gambar surat jalan

8
 d. Cek: Dokumen yang dikeluarkan oleh pembayar kepada penerima
pembayaran, sebagai instruksi kepada bank untuk membayar
sejumlah uang tertentu.

Contoh dari gambar cek

2) Bukti Transaksi Internal

Bukti transaksi internal adalah dokumen atau catatan yang
dihasilkan dalam organisasi sebagai bagian dari proses bisnis internal.
Beberapa contoh bukti transaksi internal meliputi:

a. Jurnal: Catatan transaksi keuangan yang dicatat dalam urutan

waktu.

Contoh gambar dari jurnal

b. Memo: Merupakan bukti pencatatan antarbagian atau manajer

dengan bagian lainnya di lingkungan perusahaan.

Contoh dari gambar memo

9
c. Buku Besar: Catatan semua akun yang digunakan dalam sistem
akuntansi perusahaan, dengan detail debet dan kredit untuk
setiap transaksi.

Contoh gambar dari buku besar

d. Slip Gaji: Dokumen yang mencantumkan detail pembayaran
kepada karyawan, termasuk gaji, tunjangan, potongan, dan
pajak.

Contoh gambar dari slip gaji

10
 BAB III
PENUTUP
C. KESIMPULAN
Dalam dunia bisnis dan administrasi, bukti transaksi merupakan
elemen penting dalam memverifikasi dan mencatat transaksi keuangan.
Bukti transaksi dibagi menjadi dua kategori, yaitu bukti transaksi eksternal
dan internal. Bukti transaksi eksternal berasal dari sumber di luar
organisasi dan sering digunakan untuk verifikasi independen, sedangkan
bukti transaksi internal dihasilkan dalam organisasi sebagai bagian dari
proses bisnis internal.
Berdasarkan pembahasan dalam makalah ini, dapat disimpulkan
bahwa setiap jenis bukti transaksi memiliki peran penting dalam menjaga
akurasi dan integritas data keuangan perusahaan. Bukti transaksi eksternal
seperti faktur, kwitansi, surat jalan, dan cek digunakan untuk
memverifikasi transaksi dengan pihak ketiga, sedangkan bukti transaksi
internal seperti jurnal, buku besar, slip gaji, dan laporan penjualan
digunakan untuk mencatat transaksi dalam proses bisnis internal
perusahaan.
D. SARAN
1.Penggunaan Bukti Transaksi:
Bisnis harus memastikan bahwa mereka menggunakan kombinasi
bukti transaksi eksternal dan internal untuk mencatat transaksi mereka.
Keduanya memiliki peran penting dalam memverifikasi dan mencatat
transaksi dan dapat membantu mencegah dan mendeteksi kecurangan atau
kesalahan.
2. Pengelolaan Dokumen:
Bisnis harus memiliki sistem pengelolaan dokumen yang efektif
untuk menyimpan dan mengelola bukti transaksi. Hal ini penting untuk
memastikan bahwa dokumen dapat diakses dengan mudah ketika
diperlukan dan untuk memastikan kepatuhan terhadap hukum dan regulasi
yang berlaku.

11