BUKU MANUAL

JIBAS SchoolPay
Cashless Payment

www.jibas.net
 JIBAS
Jaringan Informasi Bersama Antar Sekolah
http://www.jibas.net

Yayasan Indonesia Membaca

http://www.indonesiamembaca.net
 DAFTAR ISI

DAFTAR ISI .................................................................................... i

DAFTAR GAMBAR ...................................................................... iii
BAB 1. Tentang JIBAS School Pay ....................................................... 1
1.1. FITUR-FITUR UTAMA ........................................................................................... 2
1.2. ALUR INTERAKSI ................................................................................................. 3
1.3. KEBUTUHAN SISTEM ............................................................................................ 4

BAB 2. JIBAS SchoolPay Secure Server ............................................... 5

2.1. INSTALASI.......................................................................................................... 6
2.2. KONFIGURASI APLIKASI ......................................................................................... 8
2.2.1. Konfigurasi Basis Data ............................................................................. 8
2.2.2. Konfigurasi Service JIBAS SchoolPay Secure Server................................. 11
2.3. LISENSI JIBAS SCHOOLPAY SECURE SERVER ............................................................ 13
2.4. MEMULAI JIBAS SCHOOLPAY SECURE SERVER ........................................................ 15

BAB 3. JIBAS Keuangan - SchoolPay ................................................. 16

3.1. KONFIGURASI SCHOOLPAY .................................................................................. 18
3.1.1. Konfigurasi Payment ............................................................................. 18
3.1.2. Staf Vendor ........................................................................................... 21
3.1.3. Vendor .................................................................................................. 22
3.2. KARTU PEMBAYARAN......................................................................................... 24
3.2.1. Kartu Pembayaran Siswa ....................................................................... 24
3.2.2. Kartu Pembayaran Pegawai .................................................................. 25
3.3. PELAPORAN ..................................................................................................... 26
3.3.1. Riwayat Transaksi Harian ...................................................................... 26
3.3.2. Riwayat Transaksi Pelanggan ................................................................ 27
3.3.3. Cari Informasi Transaksi ........................................................................ 28
3.3.4. Rekapitulasi Transaksi Vendor ............................................................... 29
3.3.5. Statistik Transaksi Vendor ..................................................................... 30

i
 3.3.6. Riwayat Login ........................................................................................ 31
3.4. REFUND PENERIMAAN VENDOR ........................................................................... 32
3.4.1. Tagihan Penerimaan Vendor ................................................................. 32
3.4.2. Refund Penerimaan Vendor ................................................................... 33

BAB 4. JIBAS SchoolPay POS Android .............................................. 35

4.1. KONFIGURASI SCHOOLPAY SERVER........................................................................ 36
4.2. LOGIN SCHOOLPAY POS ANDROID ....................................................................... 37
4.3. HAPUS INFORMASI LOGIN DI SERVER ..................................................................... 39
4.4. PEMBAYARAN .................................................................................................. 40
4.5. PEMBAYARAN IURAN WAJIB DAN SUKARELA SISWA .................................................. 43
4.6. LAPORAN RIWAYAT TRANSAKSI HARIAN ................................................................. 45
4.7. LAPORAN RIWAYAT TRANSAKSI PELANGGAN ........................................................... 47
4.8. LAPORAN RIWAYAT REKAPITULASI ........................................................................ 48
4.9. LAPORAN BELUM REFUND .................................................................................. 49
4.10. LAPORAN RIWAYAT REFUND................................................................................ 50
4.11. LAPORAN RIWAYAT LOGIN .................................................................................. 51

BAB 5. JIBAS Card Maker & Telegram Gateway ............................... 52

5.1. JIBAS CARD MAKER.......................................................................................... 53
5.2. JIBAS TELEGRAM GATEWAY ............................................................................... 54

ii
 DAFTAR GAMBAR

Gambar 1. Alur Interaksi JIBAS SchoolPay ................................................................... 3

Gambar 2. Instalasi JIBAS SchoolPay Secure Server .................................................... 6

Gambar 3. Direktori tujuan instalasi JIBAS SchoolPay Secure Server ........................... 7

Gambar 4. Konfigurasi Basis Data SchoolPay Secure Server ........................................ 9

Gambar 5. Login Administrator JIBAS ....................................................................... 11

Gambar 6. Konfigurasi Service SchoolPay Secure Service .......................................... 12

Gambar 7. Lisensi SchoolPay Secure Service ............................................................. 14

Gambar 8. Memulai JIBAS SchoolPay Secure Server ................................................. 15

Gambar 9. Menu SchoolPay di JIBAS Keuangan ........................................................ 17

Gambar 10. Konfigurasi Payment SchoolPay............................................................. 18

Gambar 11. Staf Vendor ........................................................................................... 21

Gambar 12. Daftar Vendor SchoolPay....................................................................... 22

Gambar 13. Pendataan Vendor SchoolPay ................................................................ 23

Gambar 14. Daftar Kartu Pembayaran Siswa ............................................................ 24

Gambar 15. Daftar Kartu Pembayaran Pegawai ........................................................ 25

Gambar 16. Riwayat Transaksi Harian ...................................................................... 26

Gambar 17. Riwayat Transaksi Pelanggan ................................................................. 27

Gambar 18. Cari Informasi Transaksi ........................................................................ 28

Gambar 19. Rekapitulasi Transaksi Vendor ............................................................... 29

Gambar 20. Statistik Transaksi Vendor ..................................................................... 30

Gambar 21. Riwayat Login SchoolPay POS Android................................................... 31

Gambar 22. Tagihan Penerimaan Vendor ................................................................. 32

iii
Gambar 23. Refund Penerimaan Vendor .................................................................. 33

Gambar 24. Transaksi Refund Tagihan Penerimaan Vendor ...................................... 34

Gambar 25. Konfigurasi SchoolPay Server ................................................................ 36

Gambar 26. Login SchoolPay POS Android ................................................................ 37

Gambar 27. Halaman Utama SchoolPay POS Android ............................................... 38

Gambar 28. Menu Hapus Informasi Login ................................................................. 39

Gambar 29. Halaman Hapus Informasi Login ............................................................ 40

Gambar 30. Pembayaran SchoolPay POS Android..................................................... 41

Gambar 31. Konfirmasi Pembayaran ........................................................................ 42

Gambar 32. Pembayaran Iuran Sekolah Single Payment ........................................... 43

Gambar 33. Pembayaran Iuran Sekolah Multi Payment ............................................ 44

Gambar 34. Riwayat Transaksi Harian ...................................................................... 45

Gambar 35. Halaman Edit Transaksi ......................................................................... 46

Gambar 36. Riwayat Transaksi Pelanggan ................................................................. 47

Gambar 37. Riwayat Rekapitulasi ............................................................................. 48

Gambar 38. Laporan Belum Refund .......................................................................... 49

Gambar 39. Laporan Riwayat Refund ....................................................................... 50

Gambar 40. Laporan Riwayat Login .......................................................................... 51

Gambar 41. JIBAS Card Maker .................................................................................. 53

Gambar 42. Laporan Pembayaran Non Tunai JIBAS Telegram Gateway .................... 54

Gambar 43. Laporan Rekapitulasi Non Tunai JIBAS Telegram Gateway ..................... 54

iv
 BAB 1
Tentang JIBAS SchoolPay

JIBAS SchoolPay adalah aplikasi pembayaran non tunai bagi Siswa dan Pegawai
untuk membayar berbagai transaksi di sekolah, seperti membayar makanan di
Kantin, membeli buku di Koperasi dan membayarkan Iuran Wajib atau Sukarela
bagi Siswa.

1
Berikut fitur-fitur utama di JIBAS SchoolPay :
1. Mudah dan Aman
Pembayaran non tunai memudahkan Siswa dan Pegawai untuk melakukan
pembayaran, tidak perlu membawa uang tunai dan tidak ada lagi resiko
kehilangan uang. Sekolah dan Vendor (pedagang yang jualan di Sekolah)
juga dimudahkan dalam menerima pembayaran.

2. Tabungan Siswa dan Pegawai

Sumber dana pembayaran diambil dari Tabungan Siswa dan Pegawai yang
dikelola Sekolah. Siswa dan Pegawai dapat melakukan TOP UP untuk
menambah saldo yang digunakan untuk pembayaran.

3. Secure Security
Transaksi pembayaran hanya dapat dilakukan melalui aplikasi yang
protokol komunikasi nya terenkripsi.

4. Vendor Sekolah
Selain digunakan oleh pihak Sekolah, aplikasi ini dapat digunakan oleh
berbagai Vendor (pedagang) yang berjualan di Sekolah, seperti Tukang
Bakso, Tukang Es dan lainnya.

5. Berbasis Android
Sekolah dan Vendor hanya perlu menyediakan Smartphone Android
supaya bisa menerima pembayaran melalui aplikasi SchoolPay. Sehingga
lebih murah dan praktis.

6. Integrasi dengan JIBAS Keuangan

Staf Keuangan sekolah dapat mengelola dan melihat berbagai laporan dari
transaksi pembayaran non tunai di JIBAS Keuangan.

7. Integrasi dengan JIBAS Card Maker

JIBAS Card Maker untuk membuat Kartu Pembayaran yang berisi QR Code
sebagai identitas Siswa dan Pegawai guna melakukan pembayaran.

2
8. Integrasi dengan JIBAS Telegram Gateway
Siswa dan Pegawai bisa melihat laporan transaksi pembayaran yang telah
dilakukannya melalui JIBAS Telegram Gateway.

Berikut alur Interaksi JIBAS SchoolPay dan hubungannya dengan aplikasi JIBAS
lainnya.

Gambar 1. Alur Interaksi JIBAS SchoolPay

3
1. Kartu Pembayaran
Kartu Pembayaran berisi QR Code sebagai identitas pembayaran bagi
Siswa dan Guru. Kartu Pembayaran ini dibuat menggunakan aplikasi JIBAS
Card Maker.

2. Tabungan
Sumber dana pembayaran diperoleh dari Tabungan Siswa dan Pegawai
yang dikelola di JIBAS Keuangan.

3. SchoolPay POS Android

Sekolah dan Vendor menggunakan aplikasi SchoolPay POS yang diinstall di
Smartphone berbasis Android untuk menerima pembayaran non tunai.

4. SchoolPay Secure Server

Adalah aplikasi utama yang dijalankan di Server Sekolah untuk menerima
pembayaran dari aplikasi JIBAS SchoolPay POS Android.

5. Laporan
Siswa dan Pegawai dapat melihat laporan pembayaran non tunai yang
telah dilakukannya melalui JIBAS Telegram Gateway.

Untuk pengoperasian JIBAS SchoolPay ini dibutuhkan perangkat keras dengan

spesifikasi sebagai berikut :

1. PC Desktop dengan Sistem Operasi Windows 7/8/10 atau yang lebih

baru.
2. NET Framework 4.5.
3. Processor minimal Dual Core 3.0 Ghz (disarankan yang lebih tinggi).
4. Memory minimal 4 GB.
5. Harddisk minimal 80 GB.

4
 BAB 2
JIBAS SchoolPay Secure Server

JIBAS SchoolPay Secure Server adalah aplikasi pusat untuk melakukan

pendataan pembayaran non tunai dari pelanggan, koordinasi koneksi client,
memantau koneksi client dan mengatur konfigurasi umum aplikasi SchoolPay
POS Android. Aplikasi ini harus selalu berjalan setiap saat dan terkoneksi
dengan basis data JIBAS. Aplikasi ini hanya digunakan oleh Administrator JIBAS.

Fungsi aplikasi SchoolPay Secure Server yaitu :

1. Menerima pembayaran non tunai dari Siswa dan Pegawai yang diterima
Vendor menggunakan aplikasi JIBAS SchoolPay POS Android.
2. Melakukan validasi dan verifikasi user yang login dari aplikasi SchoolPay
POS Android. Untuk memastikan hanya satu pengguna yang dapat login
satu kali dalam satu waktu.
3. Menentukan vendor (pedagang) dan petugasnya yang dapat
menggunakan aplikasi JIBAS SchoolPay.
4. Menyiapkan pesan SMS dan Telegram informasi pembayaran yang
dilakukan Siswa dan Pegawai. SMS dan Telegram akan dikirimkan ke
nomor siswa dan pegawai yang telah teregistrasi.
5. Memantau koneksi dari SchoolPay POS Android.
6. Mengatur lisensi aplikasi JIBAS SchoolPay.

5
Berikut adalah langkah-langkah instalasi aplikasi SchoolPay Secure Server. File
installer aplikasi SchoolPay Secure Server dapat diunduh di www.jibas.net.

1. Jalankan file instalasi SchoolPay Secure Server. Akan muncul jendela

untuk memandu proses instalasi.

Gambar 2. Instalasi JIBAS SchoolPay Secure Server

6
2. Klik Browse untuk menentukan directory tempat instalasi CBE Server.
Kemudian klik tombol Next untuk melakukan instalasi.

Gambar 3. Direktori tujuan instalasi JIBAS SchoolPay Secure Server

3. Setelah selesai instalasi, klik tombol Finish.

4. Aplikasi JIBAS SchoolPay Secure Server telah terpasang pada komputer
anda dan siap untuk digunakan.
5. Klik icon JIBAS SchoolPay Secure Server di Start Menu > JIBAS untuk
memulai aplikasi JIBAS SchoolPay Secure Server.

7
Sebelum memulai aplikasi SchoolPay Secure Server, ada 2 konfigurasi yang
perlu diatur terlebih dahulu, yaitu:
1. Alamat IP dan Port Basis Data JIBAS.
2. Alamat IP dan Port Service SchoolPay Server

Menu ini mengatur alamat IP dan Port dari basis data JIBAS yang digunakan.
Basis data JIBAS adalah tempat penyimpanan data aplikasi Sistem Informasi
Sekolah JIBAS. JIBAS SchoolPay Secure Server membutuhkan koneksi ke basis
data JIBAS untuk mengambil data-data yang diperlukan seperti data siswa,
pegawai dan pembayaran iuran. Data-data tersebut merupakan data yang
dikelola oleh Sistem Informasi Sekolah JIBAS.

SchoolPay Secure Server akan memeriksa basis data yang diberikan

apakah merupakan basis data Sistem Informasi Sekolah JIBAS. Bila belum
ada tabel-tabel yang diperlukan, JIBAS SchoolPay Secure Server akan
otomatis membuat basis data baru untuk keperluan aplikasi JIBAS
SchoolPay Secure Server.

Untuk mengatur konfigurasi Basis Data, pilih tab Konfigurasi, panel

Pengaturan, klik tombol Basis Data. Isikan alamat IP dan Port dari server basis
data JIBAS yang digunakan, kemudian klik Simpan dan Terapkan. Apabila
aplikasi dapat menghubungi basis data JIBAS, status basis data akan berubah
menjadi alamat basis data yang diisikan.

8
 Gambar 4. Konfigurasi Basis Data SchoolPay Secure Server

Untuk memastikan alamat IP dan Port Basis Data JIBAS yang digunakan
dapat diakses aplikasi, atur Firewall di PC tempat instalasi Basis Data JIBAS
supaya memperbolehkan akses melalui IP dan Port yang digunakan. Port
basis data standar yang digunakan JIBAS yaitu 3434. Pastikan port 3434
dibuka di Firewall nya.

9
Di menu ini, juga terdapat 2 informasi lain yang digunakan untuk melakukan
registrasi Lisensi penggunaan JIBAS SchoolPay, yaitu:
1. Database Id
Adalah kode unik dari basis data JIBAS yang digunakan aplikasi JIBAS
SchoolPay Server. Setiap instalasi Sistem Informasi Sekolah JIBAS akan
memiliki kode database yang berbeda. Perlu dpastikan ketika registrasi
Lisensi hanya menggunakan Database Id dari Basis Data yang digunakan
dalam operasional bukan untuk pengujian.

2. System Id
Adalah kode unik dari sistem lokasi instalasi JIBAS SchoolPay Secure
Server. Setiap sistem akan memiliki kode yang berbeda dengan sistem
lainnya. Pastikan System Id ini yang digunakan ketika registrasi Lisensi
JIBAS SchoolPay.

Penjelasan mengenai Lisensi JIBAS SchoolPay akan dijelaskan di Bab 2.3.

10
Konfigurasi ini mengatur alamat IP dan Port yang akan digunakan oleh JIBAS
SchoolPay Secure Server untuk menerima koneksi dari serta mengirimkan
data kepada aplikasi JIBAS SchoolPay POS Android. JIBAS SchoolPay POS
Android adalah aplikasi yang digunakan vendor untuk menerima pembayaran
non tunai dari Siswa dan Pegawai. JIBAS SchoolPay POS Android akan
dijelaskan di Bab 4.

Untuk mengatur konfigurasi alamat IP dan Port Service JIBAS SchoolPay

Secure Server, harus login terlebih dahulu. Aplikasi JIBAS SchoolPay
Secure Server hanya dapat digunakan oleh Administrator JIBAS. Untuk
login, klik ikon JIBAS di sudut kiri atas, lalu klik Login. Masukan password
untuk Administrator JIBAS.

Gambar 5. Login Administrator JIBAS

11
Untuk mengatur alamat IP dan Port Service JIBAS SchoolPay Secure Server klik
Tab Konfigurasi, di Panel Pengaturan, klik tombol SchoolPay Server.

Gambar 6. Konfigurasi Service SchoolPay Secure Service

Di menu ini, anda perlu memilih alamat IP yang tersedia di PC tempat instalasi
aplikasi JIBAS SchoolPay Secure Server. Gunakan IP yang dapat diakses
melalui Jaringan, supaya bisa diakses oleh aplikasi JIBAS SchoolPay POS
Android. Port yang digunakan oleh Service JIBAS SchoolPay Secure Server
adalah 8103.

12
 Pastikan port 8103 terbuka di Firewall. Ada beberapa port yang
digunakan oleh aplikasi JIBAS, yaitu:
3434 – port Basis Data JIBAS
8102 – port JIBAS Computer Based Exam
8103 – port JIBAS SchoolPay Secure Server
8104 .. 8112 – port JIBAS Computer Based Exam
Pastkan port tersebut terbuka di Firewall nya.

Aplikasi JIBAS SchoolPay Secure Server bersifat Support Ware, artinya untuk
penggunaannya membutuhkan Lisensi yang dikenakan biaya. Sementara
aplikasi Sistem Informasi Sekolah JIBAS yang merupakan aplikasi utama, tetap
gratis dan tanpa memerlukan lisensi atau syarat apapun untuk
menggunakannya.
Untuk mendapatkan Lisensi JIBAS SchoolPay, silahkan kunjungi halaman Order
di http://www.jibas.net/content/order/order.php. Setelah melakukan
pembayaran, anda akan memperoleh file lisensi untuk menggunakan aplikasi
JIBAS SchoolPay secara penuh.

Untuk versi TRIAL, JIBAS SchoolPay hanya dapat digunakan oleh 1 pengguna
dalam satu waktu dan maksimal hanya dapat melakukan 100 transaksi
pembayaran non tunai dalam satu hari.
Untuk versi LISENSI, jumlah pengguna yang dapat login sesuai dengan lisensi
yang dipesan. Dan tidak ada batasan jumlah maksimal transaksi
pembayaran non tunai dalam satu hari.

13
Ada 2 model Lisensi yang digunakan JIBAS SchoolPay, yaitu:
1. Floating License
Model ini menggunakan USB Disk untuk validasi Lisensinya. Pengguna
dapat menggunakan Lisensi meskipun pindah Server ke PC lain dengan
menempatkan USB Disk Lisensi ke PC Server yang baru.

2. Fixed License
Model ini menggunakan System ID berupa kode unik dari Server
tempat instalasi JIBAS SchoolPay Secure Server. Lisensi ini hanya dapat
digunakan di Server dengan System ID yang sesuai. Jadi Lisensi tidak
dapat digunakan di PC lain. Lisensi ini untuk mengakomodasi bila JIBAS
SchoolPay dipasang di lingkungan VPS (Virtual Private Server) yang
dikelola oleh ISP (Internet Service Provider), sehingga tidak
memungkinkan bila harus memasang USB Disk seperti model Floating
License.
Setelah memperoleh file Lisensi atau USB Disk Lisensi, klik Tab Konfigurasi, di
Panel Pengaturan, klik tombol Lisensi. Akan muncul jendela untuk memasukan
file lisensi. Klik tombol Tambah Lisensi untuk memasukan file lisensi ke aplikasi.
Bila Database ID dan System ID sesuai dengan Lisensi, akan muncul notifikasi
Lisensi telah diterima dan dimasukan ke dalam aplikasi.

Gambar 7. Lisensi SchoolPay Secure Service

14
Aplikasi JIBAS SchoolPay Secure Server hanya dapat dimulai oleh Administrator
JIBAS. Untuk login, klik ikon logo JIBAS di sudut kiri atas, lalu masukan
password untuk Administrator JIBAS.
Setelah login berhasil, pilih tab SchoolPay, panel Server, klik tombol
Pemantauan. Untuk memulai layanan SchoolPay Secure Server, klik tombol
Start Server. Bila berhasil, akan muncul informasi bahwa aplikasi SchoolPay
Secure Server telah aktif dan siap menerima koneksi dari client.

Gambar 8. Memulai JIBAS SchoolPay Secure Server

15
 BAB 3
JIBAS Keuangan - SchoolPay

JIBAS SchoolPay sangatlah berkaitan dengan JIBAS Keuangan. Sebelum

menggunakan JIBAS SchoolPay harus memahami cara kerja dan alur dari JIBAS
Keuangan. JIBAS Keuangan adalah salah satu modul dari Sistem Informasi
Sekolah JIBAS untuk mengelola Keuangan Sekolah berdasarkan prinsip
Akuntansi Sederhana. Yang dikelola di JIBAS Keuangan yaitu:
1. Penerimaan Iuran Wajib dan Sukarela Siswa
2. Penerimaan Iuran Wajib dan Sukarela Calon Siswa
3. Pengelolaan Tabungan Siswa dan Pegawai
4. Pengeluaran Sekolah
5. Laporan dan Rekapitulasi Keuangan
JIBAS SchoolPay sebenarnya merupakan pengembangan fitur JIBAS Keuangan
untuk mengelola pembayaran non tunai. JIBAS SchoolPay membutuhkan data
dan pengaturan yang ada di JIBAS Keuangan, seperti:
1. Tabungan Siswa dan Pegawai sebagai sumber pembayaran non tunai
untuk transaksi yang dilakukan di JIBAS SchoolPay
2. Kode Rekening Akuntansi untuk melakukan pendataan jurnal
akuntansi ketika terjadi transaksi pembayaran non tunai di JIBAS
SchoolPay
3. Pembayaran Iuran Wajib dan Sukarela Siswa yang dijadikan sumber
dari pembayaran non tunai di JIBAS SchoolPay
4. Tahun Buku untuk melakukan pendataan transaksi di JIBAS SchoolPay

16
Menu SchoolPay tersedia di JIBAS Keuangan untuk mengatur dan mengelola
JIBAS SchoolPay.

Gambar 9. Menu SchoolPay di JIBAS Keuangan

17
Sebelum menggunakan JIBAS SchoolPay, Staf Keuangan sekolah harus
mengatur beberapa konfigurasi SchoolPay di JIBAS Keuangan.

Menu ini merupakan konfigurasi dasar yang mengatur transaksi pembayaran

non tunai yang terjadi di JIBAS SchoolPay.

Gambar 10. Konfigurasi Payment SchoolPay

18
Hal yang diatur di Konfigurasi Payment yaitu:
1. Tabungan Siswa dan Pegawai yang digunakan sebagai sumber dana
pembayaran non tunai.
2. Maksimal jumlah transaksi yang dapat dilakukan oleh Siswa dan
Pegawai dalam satu hari.
3. Rekening Kas dan Utang Vendor untuk mendata jurnal penerimaan
dari transaksi pembayaran non tunai yang diterima oleh Vendor.

Tabungan Siswa dan Pegawai ada menu nya tersendiri di JIBAS Keuangan.
Melalui menu Tabungan Siswa dan Pegawai, staf Keuangan dapat menerima
setoran dari Siswa atau Pegawai untuk menambah saldo pembayaran (TOP
UP).
Maksimal Jumlah Transaksi untuk membatasi jumlah transaksi yang dapat
dilakukan oleh siswa dan pegawai dalam satu hari. Ini digunakan sebagai salah
satu proteksi bila Kartu Pembayaran Siswa atau Pegawai digunakan oleh
orang lain yang tidak berhak.
Supaya jumlah transaksi nya tidak dibatasi, set nilai Maksimal Jumlah
Transaksi sama dengan nol.

19
Rekening Kas dan Utang Vendor untuk mendata jurnal penerimaan dari
transaksi non tunai yang diterima Vendor. Saat terjadi transaksi pembayaran
non tunai, proses akuntansi yang terjadi adalah sebagai berikut :
1. Penarikan Tabungan sebagai sumber dana pembayaran
Misalnya siswa membayarkan uang Rp 10.000 sebagai pembayaran
non tunai. Uang Rp 10.000 ini akan diambil sebagai Penarikan dari
Tabungan Siswa. Jurnal Akuntansi yang terjadi

Rekening Akuntansi Debet Kredit

115 Kas Tabungan Siswa Rp 0 Rp 10.000
907 Utang Tabungan Siswa Rp 10.000 Rp 0

Akan terjadi pengurangan kas tabungan siswa sebesar Rp 10.000 dan

mengurangi jumlah utang tabungan siswa dengan mendebet sebesar
Rp 10.000

2. Pendataan penerimaan non tunai untuk Vendor

Uang yang diterima Vendor dari pembayaran non tunai akan di data
sebagai jurnal akuntansi sebagai berikut

Rekening Akuntansi Debet Kredit

116 Kas Transaksi Vendor Rp 10.000 Rp 0
908 Utang Transaksi Vendor Rp 0 Rp 10.000

20
Staf Vendor adalah pengelola atau pekerja dari vendor (pedagang) yang ada
di sekolah. Di menu ini, anda perlu mendata staf yang ada di setiap vendor.
Untuk pendataan staf tersebut masuk ke Vendor mana, dilakukan di Bab
3.1.3.
Data staf vendor yang diperlukan yaitu User ID, Nama dan Password. User Id
digunakan supaya bisa login di JIBAS SchoolPay Android.

Gambar 11. Staf Vendor

21
Vendor adalah pedagang yang jualan di sekolah yang bisa menggunakan JIBAS
SchoolPay untuk menerima pembayaran non tunai. Data vendor yang
diperlukan yaitu Vendor ID, Nama.
Di menu ini juga, anda dapat menentukan petugas yang mengelola vendor
dengan menggunakan data staf yang dibuat di Bab 3.1.2. Ada 2 tingkatan Staf,
yaitu Manager dan Operator. Perbedaannya di wewenang untuk melakukan
edit data transaksi. Manager dapat mengedit data transaksi pembayaran non
tunai sedangkan Operator tidak bisa.

Gambar 12. Daftar Vendor SchoolPay

22
Untuk pendataan Vendor, ada tambahan pengaturan yaitu

1. Terima Iuran. Terima Iuran menentukan apakah vendor dapat

menerima pembayaran non tunai dari Iuran Wajib atau Sukarela Siswa.
Semestinya hanya vendor Kasir Sekolah yang dapat menerima
pembayaran Iuran, sedangkan vendor lain seperti pedagang atau kantin,
tidak dapat menerima pembayaran Iuran.

2. Kirim Pesan. Kirim Pesan mengatur apakah aplikasi langsung mengirim

pesan SMS / Telegram kepada Siswa / Orangtua ketika terjadi transaksi
pembayaran non tunai.

Gambar 13. Pendataan Vendor SchoolPay

23
Supaya Siswa dan Pegawai dapat melakukan pembayaran non tunai melalui
JIBAS SchoolPay, terlebih dahulu harus dibuatkan Kartu Pembayaran yang
berisi QR Code Pembayaran.
QR Code Pembayaran ini merupakan kode unik yang dimiliki setiap Siswa dan
Pegawai. Kode pembayaran ini berbeda dengan NIS atau NIP supaya bila Kartu
Pembayarannya hilang, tidak perlu mengganti NIS atau NIP tetapi hanya perlu
membuat QR Code baru. Untuk pembuatan Kartu Pembayaran ini, akan di
bahas di Bab 5.

Di menu ini anda dapat melihat data kartu pembayaran setiap siswa per kelas
yang telah dibuat melalui JIBAS Card Maker. Apabila ada siswa yang
kehilangan Kartu Pembayarannya, anda dapat menonaktifkan kartu tersebut
supaya tidak bisa digunakan oleh orang lain. Setelah dinonaktifkan, anda
dapat membuat kartu yang baru yang berisi QR Code kode pembayaran baru
di JIBAS Card Maker.

Gambar 14. Daftar Kartu Pembayaran Siswa

24
Di menu ini anda dapat melihat data kartu pembayaran setiap pegawai yang
telah dibuat melalui JIBAS Card Maker. Apabila ada pegawai yang kehilangan
Kartu Pembayarannya, anda dapat menonaktifkan kartu tersebut supaya
tidak bisa digunakan oleh orang lain. Setelah dinonaktifkan, anda dapat
membuat kartu yang baru yang berisi QR Code kode pembayaran baru di
JIBAS Card Maker.

Gambar 15. Daftar Kartu Pembayaran Pegawai

25
Staf keuangan sekolah dapat melihat berbagai laporan dari transaksi
pembayaran non tunai yang telah dilakukan di menu Pelaporan. Dari laporan
ini, staf keuangan dapat melihat detail transaksi non tunai siswa dan pegawai,
jumlah penerimaan setiap vendor, dan melakukan perubahan data apabila ada
kesalahan input.

Di menu ini, staf keuangan dapat melihat riwayat transaksi pembayaran non
tunai dari setiap vendor dan petugas yang menerimanya. Staf keuangan dapat
mencetak Kuitansi sebagai bukti pembayaran yang telah dilakukan.

Gambar 16. Riwayat Transaksi Harian

26
Di menu ini, staf keuangan dapat melihat riwayat transaksi pembayaran non
tunai dari siswa dan pegawai di bulan tertentu. Staf keuangan dapat
mencetak Kuitansi sebagai bukti pembayaran yang telah dilakukan.

Gambar 17. Riwayat Transaksi Pelanggan

27
Di menu ini, staf keuangan dapat melihat detail transaksi pembayaran non
tunai berdasarkan nomor transaksi. Setiap transaksi pembayaran non tunai di
JIBAS SchoolPay akan memiliki nomor transaksi yang unik berupa 12 digit
angka. Siswa dan Pegawai dapat menerima nomor transaksi ini dari pesan
yang dikirimkan melalui SMS atau Telegram Gateway, dan juga dari Kuitansi
yang dicetak.

Gambar 18. Cari Informasi Transaksi

28
Di menu ini, staf keuangan dapat melihat laporan rekapitulasi penerimaan
pembayaran non tunai yang diterima setiap petugas yang ada di suatu Vendor
per hari.

Gambar 19. Rekapitulasi Transaksi Vendor

29
Di menu ini, staf keuangan dapat melihat laporan statistik penerimaan
pembayaran non tunai yang diterima setiap Vendor, berdasarkan banyaknya
transaksi dan jumlah penerimaan yang terjadi.

Gambar 20. Statistik Transaksi Vendor

30
Di menu ini, staf keuangan dapat melihat laporan riwayat login yang dilakukan
petugas vendor di aplikasi JIBAS SchoolPay Android. Dari data ini, staf
keuangan dapat memantau apakah ada pihak lain yang tidak berwenang bisa
masuk ke dalam aplikasi.

Gambar 21. Riwayat Login SchoolPay POS Android

31
Vendor dapat me-refund (mencairkan) penerimaan dari pembayaran non
tunai kepada pihak Sekolah. Staf keuangan sekolah akan membayarkan
sejumlah uang sesuai dengan informasi refund yang diterima Vendor. Uang
tersebut diambil dari kas Tabungan Siswa dan Pegawai yang digunakan sebagai
sumber pembayaran.

Di menu ini, staf keuangan dapat melihat informasi tagihan penerimaan

vendor yang belum di refund (dicairkan).

Jumlah tagihan ini dihitung berdasarkan pembayaran non tunai dari

transaksi penjualan, bukan dari pembayaran Iuran Wajib atau Sukarela
Siswa.

Gambar 22. Tagihan Penerimaan Vendor

32
Di menu ini, staf keuangan dapat membayarkan tagihan refund penerimaan
Vendor dan juga melihat laporan riwayat pembayaran refund yang telah
dilakukan.

Gambar 23. Refund Penerimaan Vendor

Untuk melakukan pembayaran tagihan refund penerimaan vendor, klik

tombol Transaksi Vendor. Akan muncul jendela Refund Transaksi Penerimaan
Vendor.

33
 Gambar 24. Transaksi Refund Tagihan Penerimaan Vendor

Di halaman ini, staf Keuangan dapat melihat rekapitulasi penerimaan

pembayaran non tunai yang diterima oleh Vendor per hari yang belum di
refund. Perlu dipertegas kembali, bahwa jumlah ini dihitung berdasarkan
transaksi penjualan yang dilakukan Vendor bukan transaksi pembayaran
Iuran Wajib dan Sukarela.
Staf Keuangan dapat memilih akan membayarkan tagihan untuk tanggal
tertentu saja atau membayarkan semua tagihan.
Secara jurnal akuntansi, transaksi refund ini akan mengeluarkan Kas
Penerimaan Vendor dan mengurangi rekening Hutang Penerimaan Vendor
yang diatur di Bab 3.1.1. Contoh bila Staf Keuangan akan membayarkan
tagihan refund sebesar Rp 28.300, jurnal akutansi yang terjadi adalah :

Rekening Akuntansi Debet Kredit

116 Kas SchoolPay Vendor Rp 0 Rp 28.300
908 Utang SchoolPay Vendor Rp 28.300 Rp 0

34
 BAB 4
JIBAS SchoolPay POS Android

JIBAS SchoolPay POS Android adalah aplikasi untuk melakukan pembayaran

non tunai yang diterima Vendor yang dilakukan oleh Siswa atau Pegawai.
Petugas Vendor, terlebih dahulu harus menginstall aplikasi ini di Smartphone
berbasis Android dengan mengunjungi Google PlayStore.
Versi Android yang digunakan minimal versi 5.1. Ukuran layar yang digunakan
sebaiknya menggunakan layar berukuran 5 – 6.5 inch.

35
Sebelum menggunakan aplikasi SchoolPay POS Android, terlebih dahulu anda
harus mengatur konfigurasi Server SchoolPay. Konfigurasi ini bisa diakses
dengan mengklik ikon di sudut kanan atas, lalu pilih SchoolPay Server.
Isikan alamat IP yang digunakan di JIBAS SchoolPay Secure Server. Pastikan
alamat IP dan Port JIBAS SchoolPay Secure Server dapat diakses dengan
membuka Firewall di PC tempat instalasi JIBAS SchoolPay Secure Server.
Adapun port yang digunakan oleh JIBAS SchoolPay Secure Server adalah 8103.

Gambar 25. Konfigurasi SchoolPay Server

36
Gunakan Vendor ID dan User ID serta Passwod yang ditentukan di Bab 3.1.2
dan 3.1.3 supaya bisa masuk ke dalam aplikasi.

Gambar 26. Login SchoolPay POS Android

37
Apabila data login nya benar, akan muncul halaman utama JIBAS SchoolPay
POS Androd sebagai berikut:

Gambar 27. Halaman Utama SchoolPay POS Android

38
Meskipun aplikasi JIBAS SchoolPay POS Android telah ditutup karena satu atau
lain hal. Atau ada kendala jaringan sehingga koneksi antara JIBAS SchoolPay
POS Android terputus dengan JIBAS SchoolPay Secure Server.
Tetapi informasi login masih tercatat di JIBAS SchoolPay Secure Server,
sehingga ketika akan login kembali, login akan tertolak karena Server mencatat
masih ada login sebelumnya atas nama vendor dan user yang sama.
Untuk mengatasi masalah ini, ada menu Hapus Informasi Login yang dapat
dibuka di sudut kanan atas halaman Login JIBAS SchoolPay POS Android.

Gambar 28. Menu Hapus Informasi Login

Untuk menghapus informasi login sebelumnya, masukan data Vendor Id, User
Id dan Password sebagai validasi guna penghapusan data login di Server. Bila
validasinya gagal, penghapusan data login tidak dapat dilaksanakan.
Apabila validasinya berhasil, JIBAS SchoolPay Secure Server akan menghapus
informasi login sebelumnya dan JIBAS SchoolPay POS Android akan
memberikan notifikasi. Selanjutnya pengguna dapat mencoba login kembali.

39
 Gambar 29. Halaman Hapus Informasi Login

Klik menu Pembayaran untuk menerima pembayaran non tunai dari Siswa
atau Pegawai.
Untuk membaca QR Code dari Kartu Pembayaran, klik tombol START
CAMERA. Bila QR Code nya terbaca dengan benar, akan muncul informasi
pemilik kartu dan inputan jumlah pembayaran yang akan dilakukan.
Petugas Vendor dapat memverifikasi pemilik kartu dengan melihat foto dan
nama yang muncul. Untuk mencegah kartu pembayaran digunakan oleh
orang lain yang tidak berhak.
Bila Vendor dapat menerima pembayaran Iuran Wajib dan Sukarela Siswa
(lihat Bab 3.1.3.), klik tombol Pembayaran Iuran dan Pembayaran
Multipayment untuk melihat transaksi pembayaran Iuran yang telah
dilakukan siswa di JIBAS Keuangan.

40
Transaksi pembayaran iuran ini akan mengambil saldo dari Tabungan Siswa
untuk membayarkan Iuran Wajib atau Sukarela yang telah didata.

Gambar 30. Pembayaran SchoolPay POS Android

Setelah data jumlah pembayaran diisikan, klik tombol Konfirmasi untuk

masuk ke halaman konfirmasi.
Di halaman ini, Siswa atau Pegawai dapat mengkonfirmasi jumlah
pembayaran yang akan dilakukan. Halaman ini sengaja dibagi 2 dengan
bagian layar yang berbeda supaya memudahkan konfirmasi dan validasi.
Masing-masing bagian memiliki orientasi layarnya, untuk vendor dan untuk
siswa / pegawai.
41
Ada 2 metode validasi pembayaran, yaitu dengan PIN dan Persetujuan. Untuk
validasi PIN, siswa atau pegawai harus menginputkan PIN nya terlebih
dahulu.
Untuk validasi Persetujuan, petugas harus memilih inputan persetujuan dari
pelanggan.

Gambar 31. Konfirmasi Pembayaran

42
JIBAS SchoolPay POS Android dapat juga digunakan untuk menerima
pembayaran Iuran Wajib dan Sukarela Siswa.
Pembayaran iuran ini sebenarnya akan memotong Saldo Tabungan Siswa
untuk digunakan sebagai sumber pembayaran Iuran Wajib atau Sukarela
Siswa.
Alur kerjanya, pertama kali staf Keuangan menginput dahulu Transaksi Iuran
Wajib dan Sukarela Siswa di JIBAS Keuangan. Input transaksi dapat
menggunakan metode Single Payment atau Multi Payment / Batch Payment
di JIBAS Keuangan.

Gambar 32. Pembayaran Iuran Sekolah Single Payment

43
Untuk membayarkan transaksi tersebut di JIBAS SchoolPay POS Android, di
halaman Pembayaran, pilih tombol Pembayaran Iuran untuk membayarkan
transaksi dari Single Payment di JIBAS Keuangan atau pilih Pembayaran Multi
Payment untuk membayarkan transaksi dari Multi Payment / Batch Payment
di JIBAS Keuangan.
Kemudian pilih, transaksi iuran yang akan dibayarkan di JIBAS SchoolPay POS
Android. Untuk pembayaran iuran, jumlah pembayarannya tidak bisa di edit,
dan hanya mengikuti jumlah transaksi yang akan dibayarkan.

Gambar 33. Pembayaran Iuran Sekolah Multi Payment

44
Di halaman utama JIBAS SchoolPay POS Android, klik menu Riwayat Transaksi
Harian untuk melihat daftar transaksi pembayaran non tunai yang telah
dilakukan per hari.

Gambar 34. Riwayat Transaksi Harian

45
Petugas dengan tingkat Manager dapat mengedit transaksi dengan mengklik
tombol Edit. Untuk edit transaksi, diperlukan alasan perubahan data supaya
bisa masuk ke laporan Audit Perubahan Data di JIBAS Keuangan.

Gambar 35. Halaman Edit Transaksi

46
Di halaman utama JIBAS SchoolPay POS Android, klik menu Riwayat Transaksi
Pelanggan untuk melihat daftar transaksi pembayaran non tunai yang telah
dilakukan Siswa atau Pegawai di Vendor yang login.

Gambar 36. Riwayat Transaksi Pelanggan

47
Di halaman utama JIBAS SchoolPay POS Android, klik menu Riwayat
Rekapitulasi untuk melihat jumlah pembayaran yang diterima setiap petugas
vendor di rentang tanggal tertentu.

Gambar 37. Riwayat Rekapitulasi

48
Di halaman utama JIBAS SchoolPay POS Android, klik menu Belum Refund
untuk melihat daftar transaksi pembayaran non tunai oleh Vendor yang
belum di Refund (dicairkan) oleh Sekolah.

Gambar 38. Laporan Belum Refund

49
Di halaman utama JIBAS SchoolPay POS Android, klik menu Riwayat Refund
untuk melihat laporan pembayaran refund yang telah dilakukan oleh staf
keuangan dan diterima oleh vendor.

Gambar 39. Laporan Riwayat Refund

50
Di halaman utama JIBAS SchoolPay POS Android, klik menu Riwayat Login
untuk melihat login yang dilakukan setiap petugas di satu vendor.

Gambar 40. Laporan Riwayat Login

51
 BAB 5
JIBAS Card Maker & Telegram Gateway

JIBAS Card Maker digunakan untuk membuat Kartu Pembayaran Siswa dan
Pegawai. JIBAS Telegram Gateway digunakan untuk mengirimkan notifikasi
transaksi pembayaran non tunai kepada Siswa dan Orangtua nya serta
Pegawai.

52
Untuk membuat Kartu Pembayaran Siswa dan Pegawai, di JIBAS Card Maker
versi 7.0 (atau terbaru), ada penambahan label baru yaitu QR Code
Pembayaran Siswa dan QR Code Pembayaran Pegawai.

Gambar 41. JIBAS Card Maker

QR Code ini berisi kode unik yang dimiliki setiap Siswa dan Pegawai sebagai
identifikasi kepemilikan kartu yang digunakan untuk pembayaran non tunai.
Bila Kartu Pembayaran nya hilang, Siswa dan Pegawai dapat membuat kartu
baru dengan menonaktifkan kartu sebelumnya di JIBAS Keuangan dengan
bantuan staf keuangan. Setelah itu, membuat kartu baru dengan QR Code
pembayaran yang baru JIBAS Card Maker.

53
JIBAS Telegram Gateway akan mengirimkan notifikasi apabila telah terjadi
transaksi pembayaran non tunai oleh Siswa dan Pegawai. Selain itu, ada
tambahan menu baru di JIBAS Telegram Gateway versi 2.0 (atau terbaru)
yaitu Laporan Pembayaran Non Tunai dan Laporan Rekap Non Tunai. Laporan
Pembayaran Non Tunai akan menampilkan riwayat transaksi pembayaran
non tunai yang telah terjadi. Laporan Rekap Non Tunai akan menampilkan
jumlah rekapitulasi pembayaran non tunai yang telah terjadi per bulan.

Gambar 42. Laporan Pembayaran Non Gambar 43. Laporan Rekapitulasi Non
Tunai JIBAS Telegram Gateway Tunai JIBAS Telegram Gateway

54