Lampiran I

KETENTUAN DIGITALISASI ARSIP DOKUMEN KEPEGAWAIAN ASN

a. Setiap ASN membuat arsip digital dari dokumen kepegawaian yang dimiliki dengan cara melakukan pemindaian (scan) dokumen kepegawaian dimaksud menggunakan alat scaner
b. Format file yang ditentukan adalah dalam format pdf dengan resolusi 150 - 300 dpi, kecuali Foto dalam format jpg/jpeg.
c. Adapun ketentuan jenis arsip dan penamaan file sebagaimana dalam daftar berikut :

NO JENIS FILE DOKUMEN FORMAT PENAMAAN FILE CONTOH PENJELASAN

1 KTP nip_KTP 198706052004031002_KTP
2 KK nip_KK 198706052004031002_KK
3 Foto formal nip_FOTO 198706052004031002_FOTO file format jpg/jpeg
4 Akta Nikah nip_NIKAH 198706052004031002_NIKAH
5 Akta Cerai nip_CERAI 198706052004031002_CERAI
6 Akta Kelahiran nip_LAHIR 198706052004031002_LAHIR Akta Kelahiran ASN ybs
7 Akta Kelahiran Anak nip_LAHIR_ANAK_urutan 198706052004031002_LAHIR_ANAK_1 Akta Kelahiran Anak Pertama
198706052004031002_LAHIR_ANAK_2 Akta Kelahiran Anak Kedua, dst…
8 Karis/Karsu nip_KARIS/KARSU 198706052004031002_KARIS untuk PNS Pria
198706052004031002_KASU untuk PNS Wanita
9 Ijazah Terakhir (penyesuaian) nip_IJAZAH 198706052004031002_IJAZAH Ijazah terakhir yang telah diakui BKN
10 Ijazah Pengakatan CPNS nip_IJAZAH_jenjang 198706052004031002_IJAZAH_S1 Ijazah yan digunakan sebagai dasar pengangkatan CPNS
11 Transkrip Nilai Ijazah Terakhir (penyesuaian) nip_TRANSKRIP 198706052004031002_TRANSKRIP Transkrip Nilai atas Ijazah terakhir yang diakui BKN
12 Transkrip Nilai Ijazah Pengangkatan CPNS nip_TRANSKRIP_jenjang 198706052004031002_TRANSKRIP_S1 Transkrip Nilai atas Ijazah yan digunakan sebagai dasar pengangkatan CPNS
13 Kartu Pegawai nip_KARPEG 198706052004031002_KARPEG Kartu Pegawai Negeri Sipil (bukan Kartu Pegawai Elektronik)
14 Kartu TAPERA nip_TAPERA 198706052004031002_TAPERA Kartu TAPERA
15 Kartu BPJS/KIS nip_BPJS 198706052004031002_BPJS Kartu BPJS/Kartu Indonesia Sehat (KIS)
16 Kartu NPWP nip_NPWP 198706052004031002_NPWP Kartu NPWP
17 SK CPNS Petikan nip_CPNS_PET 198706052004031002_CPNS_PET SK CPNS yang berupa Petikan SK
18 SK CPNS Perorangan nip_CPNS_ASLI 198706052004031002_CPNS_ASLI SK CPNS bersifat personal
19 SK PNS Petikan nip_PNS_PET 198706052004031002_PNS_PET SK PNS yang berupa Petikan SK
20 SK PNS Perorangan nip_PNS_ASLI 198706052004031002_PNS_ASLI SK PNS bersifat personal
21 Berita Acara Sumpah PNS nip_SUMPAH_PNS 198706052004031002_SUMPAH_PNS
22 SK Calon PPPK Petikan nip_CP3K_PET 198706052004031002_CP3K_PET Petikan SK sebagai Calon PPPK
23 SK PPPK Petikan nip_P3K_PET 198706052004031002_P3K_PET Petikan SK pengangkatan PPPK
24 Surat Perjanjian Kerja PPPK Terakhir nip_SUPER_PKP3K 198706052004031002_SUPER_PKP3K Surat Perjajnjian Kerja P3K terakhir (saat ini)
25 Surat Perjanjian Kerja PPPK Lainnya nip_SUPER_PKP3K_tahun 198706052004031002_SUPER_PKP3K_2021 Surat Perjajnjian Kerja P3K sebelumnya
26 SPMT (Surat Pernyataan Mulai Melaksanakan Tugas) nip_SPMT 198706052004031002_SPMT SPMT (Surat Pernyataan Mulai Melaksanakan Tugas) sebagai CPNS
27 SK Pangkat/Gol Terakhir Petikan nip_SKKP_PET 198706052004031002_SKKP_PET Petikan SK Kenaikan Pangkat/Golongan Terakhir
28 SK Pangkat/Gol Terakhir Perorangan nip_SKKP_ASLI 198706052004031002_SKKP_ASLI SK Kenaikan Pangkat/Golongan Terakhir perorangan
29 SK Pangkat/Gol Lainnya Petikan nip_SKKP_PET_gol 198706052004031002_SKKP_PET_3b Petikan SK Kenaikan Pangkat/Golongan ( contoh SK KP III/b)
30 SK Pangkat/Gol Lainnya Perorangan nip_SKKP_ASLI_gol 198706052004031002_SKKP_ASLI_3b SK Kenaikan Pangkat/Golongan Terakhir perorangan ( contoh SK KP III/b)
31 SK Jabatan Terakhir Petikan (Struk/JFT) nip_JAB_PET 198706052004031002_JAB_PET Petikan SK Jabatan (Struktural/Fungsional) terakhir/Saat ini
32 SK Jabatan Terakhir Perorangan (Struk/JFT) nip_JAB_ASLI 198706052004031002_JAB_ASLI SK Jabatan perorangan (Struktural/Fungsional) terakhir/Saat ini
33 SK Jabatan Struktural Lainnya nip_JABS_eselon_tmt 198706052004031002_JABS_2B_06092022 contoh: SK Jabatan struktural eselon 2B TMT 6 September 2022
34 SK Jabatan Fungsional Lainnya nip_JABF_jenjang 198706052004031002_JABF_Muda contoh: SK Jafung jenjang Ahli Muda
35 SK Penetapan PAK Terakhir nip_PAK 198706052004031002_PAK SK Penetapan Angka Kredit terakhir
36 SK Penetapan PAK Lainnya nip_PAK_jenjang 198706052004031002_PAK_Pertama contoh: SK PAK ahli Pertama
37 BA Sumpah/Janji/ Pelantikan dalam Jabatan nip_BASJP_JAB 198706052004031002_BASJP_JAB
SK Pembebasan/pemberhentian dalam jabatan atau Pembebasan/pemberhentian
38 SK Pembebasan/Pemberhentian dalam Jabatan nip_PEMBERHENTIAN_JAB 198706052004031002_PEMBERHENTIAN_JAB
sementara dalam jabatan
39 SK Peninjauan Masa Kerja (PMK) nip_TAP_PMK 198706052004031002_TAP_PMK SK Penetapan Peninjauan Masa Kerja (PMK)
40 SK Pencantuman Gelar nip_GELAR 198706052004031002_GELAR SK/Surat Pencantuman Gelar dari BKN
41 Sertifikat Diklat Struktural nip_STLUDS 198706052004031002_STLUDS semua Sertifikat Diklat PIM digabung dalam 1 file pdf
42 Sertifikat Diklat Fungsional nip_STLUDF 198706052004031002_STLUDF semua Sertifikat Diklat Fungsional digabung dalam 1 file pdf
43 Sertifkat Diklatsar/Prajabatan nip_DIKLATSAR 198706052004031002_DIKLATSAR
44 STL Ujian Dinas TK I/TK II nip_STL_DINAS 198706052004031002_STL_DINAS Surat Tanda Lulus Ujian Dinas baik TK I ataupun TK II
45 Sertifikat Uji Kompetensi nip_SERT_UKOM 198706052004031002_SERT_UKOM
46 Sertifikat Diklat Teknis/Kursus/Ketrampilan Lainnya nip_SERT_SUSTRAM 198706052004031002_SERT_SUSTRAM Sertifikat Diklat Teknis/Kursus lainnya digabung semua dalan 1 file pdf
47 Sertifikat Lulus Ujian Penyesuaian Ijazah nip_STLUPI 198706052004031002_STLUPI
48 Sertifikat Pendidik nip_SERDIK 198706052004031002_SERDIK
49 SK Ijin Belajar nip_IBEL 198706052004031002_IBEL
50 SK Tugas Belajar nip_TUBEL 198706052004031002_TUBEL
51 SK Pengaktifan/ Penempatan kembali dari Tugas Belajar nip_AKTIF_TUBEL 198706052004031002_AKTIF_TUBEL SK Penempatan Kembali setelah selesai Tugas Belajar
52 SK Hukuman Disiplin nip_HUKDIS 198706052004031002_HUKDIS SK Hukuman Disiplin semua tingkatan digabung menjadi 1 file
53 SK CLTN nip_CLTN 198706052004031002_CLTN
54 SK Perpanjangan CLTN nip_SK_PANJANG_CLTN 198706052004031002_SK_PANJANG_CLTN
55 SK Pengaktifan kembali dari CLTN nip_AKTIF_CLTN 198706052004031002_AKTIF_CLTN
56 SK/Setifikat Penghargaan nip_PENGHARGAAN 198706052004031002_PENGHARGAAN SK/Sertifikat Penghargaan
57 SK Pindah antar Intansi nip_PINDAH 198706052004031002_PINDAH SK Mutasi dari Instansi Lain ke Instansi Pemkab Sumbawa Barat
58 SKP dan PPK nip_SKP_tahun 198706052004031002_SKP_2021 SKP dan PPK setiap tahun digabung menjadi 1 file
59 Surat Penetapan KGB (Kenaikan Gaji Berkala) nip_KGB_tahun 198706052004031002_KGB Surat Penetapan KGB terakhir dan KGB sebelumnya digabung menjadi 1 file pdf
SK Mutasi antar Unit Kerja di lingkup Pemkab Sumbawa Barat digabung semua dalan 1
60 SK Mutasi antar Unit Kerja nip_MUTASI_UNKER 198706052004031002_MUTASI_UNKER
file pdf
61 SK Konversi NIP Baru nip_SK_NIPBARU 198706052004031002_SK_NIPBARU
Dokumen kepegawaian lainnya yang belum ada dalam daftar jenis file sebagaimana
62 Dokumen Kepegawaian Lainnya nip_DOKLAIN 198706052004031002_DOKLAIN
diatas, digabung dalam 1 file pdf

d. Semua file dokumen yang telah di pindai (scan) sebagaimana daftar di atas, di unggah (upload) ke Google Drive yang dimiliki ASN , dimasukkan ke folder dengan penamaan folder menggunakan NIP
e. Folder dan file-file dokumen pada Google Drive tersebut agar dibuatkan Link nya masing-masing, dengan ketentuan link tersebut dapat diakses bagi yang memliki link dimaksud,
dan masukkan kedalam form ASN sebagaimana format pada lampiran II sebagai pencatatan/registrasi dari dokumen dimaksud
f. formulir form ASN sebagaimana pada huruf e, berupa file Excel di serahkan ke Subbagain Umum Kepegawaian/Tata Usaha untuk disampaiakn secara kolektif ke BKPSDM Kab. Sumbawa Barat
dan dapat juga sebagai kendali arsip digital dokumen kepegawaian di masing-masing Unit Kerja.
DAFTAR LINK GDRIVE PENYIMPANAN ARSIP DIGITAL DOKUMEN KEPEGAWAIAN ASN
PEMERINTAH KABUPATEN SUMBAWA BARAT

NAMA :
NIP :
UNIT KERJA :
LINK GDRIVE FOLDER DOKUMEN : https://drive.google.com/drive/folders/xxxxxxxx

NO JENIS FILE DOKUMEN NAMA FILE

1 KTP
2 KK
3 Foto formal
4 Akta Nikah
5 Akta Cerai
6 Akta Kelahiran
7 Akta Kelahiran Anak
8 Karis/Karsu
9 Ijazah Terakhir (penyesuaian)
10 Ijazah Pengakatan CPNS
11 Transkrip Nilai Ijazah Terakhir (penyesuaian)
12 Transkrip Nilai Ijazah Pengangkatan CPNS
13 Kartu Pegawai
14 Kartu TAPERA
15 Katu BPJS/KIS
16 Kartu NPWP
17 SK CPNS Petikan
18 SK CPNS Perorangan
19 SK PNS Petikan
20 SK PNS Perorangan
21 Berita Acara Sumpah PNS
22 SK Calon PPPK Petikan
23 SK PPPK Petikan
24 Surat Perjanjian Kerja PPPK Terakhir
25 Surat Perjanjian Kerja PPPK Lainnya
26 SPMT (Surat Pernyataan Mulai Melaksanakan Tugas)
27 SK Pangkat/Gol Terakhir Petikan
28 SK Pangkat/Gol Terakhir Perorangan
29 SK Pangkat/Gol Lainnya Petikan
30 SK Pangkat/Gol Lainnya Perorangan
31 SK Jabatan Terakhir Petikan (Struk/JFT)
32 SK Jabatan Terakhir Perorangan (Struk/JFT)
33 SK Jabatan Struktural Lainnya
34 SK Jabatan Fungsional Lainnya
35 SK Penetapan PAK Terakhir
36 SK Penetapan PAK Lainnya
37 BA Sumpah/Janji/ Pelantikan dalam Jabatan
38 SK Pembebasan/Pemberhentian dalam Jabatan
39 SK Peninjauan Masa Kerja (PMK)
40 SK Pencantuman Gelar
41 Sertifikat Diklat Struktural
42 Sertifikat Diklat Fungsional
43 Sertifkat Diklatsar/Prajabatan
44 STL Ujian Dinas TK I/TK II
45 Sertifikat Uji Kompetensi
46 Sertifikat Diklat Teknis/Kursus/Ketrampilan Lainnya
47 Sertifikat Lulus Ujian Penyesuaian Ijazah
48 Sertifikat Pendidik
49 SK Ijin Belajar
50 SK Tugas Belajar
51 SK Pengaktifan/ Penempatan kembali dari Tugas Belajar
52 SK Hukuman Disiplin
53 SK CLTN
54 SK Perpanjangan CLTN
55 SK Pengaktifan kembali dari CLTN
56 SK/Setifikat Penghargaan
57 SK Pindah antar Intansi
58 SKP dan PPK
59 SK KGB (Kenaikan Gaji Berkala)
60 SK Mutasi antar Unit Kerja
61 SK Konversi NIP Baru
62 Dokumen Kepegawaian Lainnya
AIAN ASN

m/drive/folders/xxxxxxxxxxxxxxxxxxx?usp=sharing

LINK GDRIVE FILE DOKUMEN CEK (1=ada;

0=tidak ada)

https://drive.google.com/file/d/xxxxxxxxxxxxx/view?usp=sharing 1
dst…
Taliwang,
ASN Yang bersangkutan,

Nama
NIP
Lampiran II

KETERANGAN
N Yang bersangkutan,
DAFTAR LINK GDRIVE PENYIMPANAN ARSIP DIGITAL DOKUMEN KEPEGAWAIAN ASN
PEMERINTAH KABUPATEN SUMBAWA BARAT

UNIT KERJA : DINAS/BADAN/UPTD/SEKOLAH…..

NO NIP NAMA JABATAN UNOR PENEMPATAN

 Lampiran III
EN KEPEGAWAIAN ASN

LINK FOLDER GDRIVE KETERANGAN

Taliwang,
Kepala …………

(……………………………………………..)
NIP.