BAB III

PELAKSANAAN KERJA PROFESI

3.1 Bidang Kerja

Selama tiga bulan praktikan mendapatkan kesempatan kerja profesi pada

bidang Tata Usaha dan Umum di Kantor Desa pasirdoton Cidahu Sukabumi, di
Bidang tersebut praktikan telah belajar mengenai pelayanan administrasi dan
keuangan.
Kedua bidang tersebut merupakan bagian terpenting dalam pelayanan desa
terhadap warga setempat, juga membantu kinerja kepala desa.
Selain itu praktikan juga dilatih untuk meningkatkan kedisiplinan serta tanggung
jawab dalam melakukan pekerjaan yang diberikan.
Bidang Tata Usaha dan Umum pada umumnya menangani berbagai masalah
mengenai administrasi yang dibutuhkan Warga Desa Pasirdoton dan masalah
Keuangan Desa Pasirdoton.

Adapun bidang kerja yang dilakukan oleh praktikan, antara lain:

3.1.1 Pelayanan Administrasi

a) Melakukan penggandaan dokumen menggunakan mesin fotocopy.

b) Melayani surat menyurat yang diajukan warga ke Desa.
c) Mengumpulkan atau merpikan data kartu keluarga sesuai rt dan rw masing-
masing.
d) Menginput data Kartu Keluarga kedalam situs Prodeskel.
e) Melakukan pencatatan surat masuk dan keluar pada buku agenda dan buku
ekspedisi.
f) Membuat surat keterangan domisili.

19
 2. Keuangan

a) Menginput buku catatan pendapatan dana dari berbagai sumber : DDS, ADD,
PBH, DBH, PBP, PBK dan lain-lain.
b) Menginput buku catatan anggaran belanja.
c) Menginput buku catatan realisasi belanja.
d) Menginput buku catatan register spp pengeluaran.
e) Menginput buku catatan kwitansi belanja.
f) Menginput buku pembantu kegiatan segala kegiatan belanja.
g) Menginput buku pembantu bank (Penerimaan, pengambilan, pemindah
bukuan).
h) Menginput buku pembantu pajak.
i) Menginput buku pembantu kas tunai.
j) Menginput buku kas umum (kas tunai + bank).

3.2 Pelaksanaan Kerja

Sebelum praktikan melakukan kegiatan kerja profesi di Kantor Desa, praktikan

diperkenalkan dengan beberapa orang pegawai pada divisi Sekretaris. Selain itu
praktikan juga mendapat penjelasan/arahan mengenai deskripsi pekerjaan yang
akan dikerjakan oleh praktikan. Selama pelaksanaannya, praktikan dibimbing
langsung oleh satu orang pegawai pada divisi sekretaris yang menjabat sebagai
sekretaris.

3.2.1 Pelayanan Administrasi

Dalam bidang pelayanan administrasi praktikan telah melakukan beberapa

kegiatan diantara nya membuat surat menyurat, contoh membuatkan surat
keterangan tidak mampu bagi yang mau melanjutkan sekolah, melayani warga
yang ingin membuat surat pernyataan atau keterangan.

1. Melakukan penggandaan surat menggunakan mesin fotocopy.

Kegiatan ini dilakukan saat menerima surat atau dokumen dari divisi lain serta
saat sekretaris akan mengirimkan surat atau dokumen ke bidang lain. Hal ini
bertujuan agar bidang pelayanan memiliki arsip dari dokumen yang telah
dikirimkan.

20
Contohnya saat menerima surat dari kasi keuangan mengenai data anggaran
bulanan. Meskipun dokumen tersebut ditujukan untuk kepala desa, sekretaris
harus menggandakan surat tersebut agar dijadikan arsip.
Adapun langkah –langkah praktikan dalam menggandakan surat tersebut dengan
menggunakan mesin photocopy, yaitu:
a. Praktikan memastikan mesin photocopy dalam keadan menyala dan
melatakan dokumen yang akan digandakan di atas mesin photocopy.
b. Selanjutnya praktikan mengatur tata leltak dokumen dan mengatur ukuran
kertas yang diinginkan.
c. Praktikan menekan tombol copy.
d. Yang terakhir praktikan menunggu beberapa detik, hingga hasil penggandaan
dokumen keluar.

2. Melayani surat menyurat yang diajukan warga ke Desa

Dalam hal ini praktikan membantu staff tata usaha untuk melayani warga yang
ingin membuat surat, pembuatan surat ini hanyalah sebagai pengantar ke tingkat
atas seperti kecamatan. contoh surat keterangan tidak mampu untuk
mendapatkan bantuan di sekolah, surat pengantar skck, surat izin usaha, dan
lain-lain.
Adapun langkah-langkah membuat surat tersebut sebagai berikut :
1. Warga wajib membawa data pribadi seperti ktp ataupun kartu keluarga.
2. Membuka file format surat yang ingin dibuat, bisa di ms. Word ataupun excel.
3. Membuat data baru dengan mencocokan data pribadi yang ada di ktp ataupun
kartu keluarga.
4. Selanjutnya mencetak data yang sudah rapi tersebut.
5. selesai dicetak, surat di tandatangani kepala desa atau bisa juga atas nama,
dan disertai cap kantor desa.

3. Mengumpulkan atau merpikan data kartu keluarga sesuai rt dan rw

masing-masing.

Dalam tugas ini, praktikan membantu staff tata usaha untuk merapikan fotocopy
kartu keluarga dengan disusun sesuai rt dan rw masing-masing.

21
4. Menginput data Kartu Keluarga kedalam situs Prodeskel

Tugas penginputan ini butuh ketelitian karna data Kartu Keluarga yang telah di
input kedalam situs tersebut akan terlihat oleh pihak kecamatan atau tingkat
lainnya, oleh karena itu praktikan diharuskan lebih teliti, namun hal ini menjadi
lebih ringan karena fotocopy KK sudah tersusun rapi sesuai rt dan rw masing-
masing.
Adapun langkah penginputan data KK sebagai berikut:
1. Membuka halaman web Prodeskel Bina Pemdes.
2. Log in dengan ID username dan password yang telah diberikan oleh pihak
Desa.
3. Setelah log in berhasil lalu klik DDK Kontinyu untuk melihat data Kartu
Keluarga.
4. Klik KK Baru, lalu masukan data KK yang telah disusun.

Gambar 1.4 Situs Prodeskel

Sumber : http://prodeskel.binapemdes.kemendagri.go.id/mpublik/

22
 Gambar 1.5 Data KK di Prodeskel
Sumber : http://prodeskel.binapemdes.kemendagri.go.id/mpublik/

5. Melakukan pencatatan surat masuk dan keluar pada buku agenda dan
buku ekspedisi.

Praktikan melakukan pencatatan surat masuk pada buku agenda yang telah
disediakan. Selain itu praktikan juga harus mencatat surat keluar pada buku
ekspedisi. Setelah mencatat pada buku agenda atau ekspedisi kemudian
praktikan menyampaikan surat tersebut kepada pihak yang bersangkutan.
Adapun langkah-langkah pengelolaan surat masuk adalah:
a. Praktikan menerima surat dari petugas ekspedisi dari divisi lain.
b. Kemudian praktikan melakukan pencatatan pada buku agenda surat masuk
yang disediakan yaitu dengan mengisi kolom tanggal terima, nomor buku
agenda, asal surat, nomor surat, tanggal surat, lampiran, tujuan, dan perihal.
c. Setelah itu praktikan memberikan lembar disposisi pada surat tersebut dan
memberikannya kepada kepala divisi PTSP.
Sedangkan langkah-langkah pengelolaan surat keluar adalah:
a. Praktikan telah siap dengan surat keluar yang akan dicatat.
b. Praktikan kemudian melakukan pencatatan tanggal keluar surat, perihal,
tanggal surat, nomor surat, dan lampiran pada buku ekspedisi.

23
c. Setelah itu praktikan mengantarkannya dan mencatat pada buku ekspedisi
intern yang dijadikan sebagai bukti bahwa surat telah diterima oleh divisi yang
dituju.

6. Membuat surat keterangan domisili

Surat ini dibuat untuk warga yang belum memiliki ktp karena terkendala masalah,
pembuatan ini tidak sembarangan karena tidak sedikit warga yang
menyalahgunakan surat keterangan domisili ini.
Langkah Kerja :
1. Menyiapkan alat dan bahan
2. Tekan tombol power pada CPU
3. Membuka Microsoft Word
4. Mengetik surat domisili
5. Tekan tombol Ctrl+S untuk menyimpan file
6. Print file tersebut

24
Gambar 1.6 Contoh Surat Domisili

25
 3.2.2 Keuangan

Gambar 1.7 Sistem Keuangan Desa (SISKEUDES)

Dalam bagian Keuangan, Praktikan melakukan beberapa tugas yang

sebagaimana bagian keuangan lakukan setiap hari, namun praktikan tidak begitu
mendapatkan keleluasaan dalam bagian ini, karena lebih privasi mengenai
masalah keuangan desa. penginputan laporan keuangan desa melalui halaman
Sistem Keuangan Desa (SISKEUDES).
Adapun tugas yag dikerjakan oleh praktikan sebagai berikut:

1. Menginput buku catatan pendapatan dana dari berbagai sumber : Dana

Desa (DDS), Alokasi Dana Desa (ADD), Penerimaan Bagi Hasil (PBH), Dana
Bagi Hasil (DBH), Penerimaan Bantuan Keuangan Provinsi (PBP),
Penerimaan Bantuan Keuangan Kabupaten (PBK) dan lain-lain.

Penginputan ini sangat penting karena dana yang didapat dari berbagai sumber
diatas harus terus dicatat dan dilaporkan secara rinci, dana ini juga selanjutnya
akan digunakan untuk berbagai keperluan seperti anggaran belanja.
Buku catatan pendapatan ini di input ke situs Sistem Keuangan Desa
(SISKEUDES), penginputan ini bisa harian, mingguan ataupun dalam bulanan
menyesuiakan dengan laporan lainnya.

26
2. Menginput buku catatan anggaran belanja

Catatan anggaran belanja juga harus di input kedalam Sistem Keuangan Desa
(SISKEUDES), oleh karena itu dibutuhkan ketelitian juga untuk laporan belanja,
dana anggaran belanja ini didapat dari pendapatan dana desa dari berbagai
sumber seperti diatas.

3. Menginput buku catatan realisasi belanja

Setelah selesai membuat anggaran belanja, berikutnya kita harus mencatat apa
saja pembelanjaan yang sudah direalisasikan kedalam buku catatan realisasi
belanja untuk di input kedalam Sistem Keuangan Desa (SISKEUDES).

4. Menginput buku catatan register Surat Permintaan Pembayaran (SPP)

pengeluaran

SPP merupakan dokumen yang berisi permintaan pembayaran atau pengesahan

belanja yang telah dilakukan oleh pelaksana kegiatan, dokumen diverifikasi oleh
Sekretaris Desa (ordonator), serta dokumen pengesahan belanja oleh Kepala
Desa (otorisator) sekaligus juga perintah bagi Bendahara Desa (Comptable).
SPP yang diajukan oleh pelaksana kegiatan harus dilakukan verifikasi terlabih
dahulu oleh Sekretaris Desa sebelum disetujui oleh Kepala Desa. Verifikasi yang
dilakukan oleh Sekretaris Desa meliputi:
a. Meneliti kelengkapan permintaan pembayaran diajukan oleh pelaksana
kegiatan.
b. Menguji kebenaran perhitungan tagihan atas beban APB Desa yang tercantum
dalam permintaan pembayaran.
c. Menguji ketersediaan dana untuk kegiatan dimaksud.
d. Menolak pengajuan permintaan pembayaran oleh pelaksana kegiatan apabila
tidak memenuhi persyaratan yang ditetapkan.
Saat pengajuan SPP perlu diatur lebih lanjut baik berupa batasan nilai atau
waktu/lamanya pengajuan (dihitung misalnya dari barang yang diterima) agar
frekuensi pengajuan SPP tidak terlalu sering/banyak namun juga tidak terlalu
lama yang menyebabkan SPJ menjadi terlambat.

27
Format Surat Permintaan Pembayaran (SPP) adalah sebagai berikut:

Gambar 1.8 Surat Permintaan Pembayaran

5. Menginput buku catatan kwitansi belanja

Setelah pencatatan register Surat Permintaan Pembayaran (SPP) selesai

dilaporkan atau di input, berikutnya praktikan mengumpulkan kwitansi
pembelanjaan yang telah dilakukan, disusun sesuai tanggal pembelian, setelah
tersusun rapi, kwitansi kemudian di catat untuk di input kedalam Sistem
Keuangan Desa (SISKEUDES).

28
6. Menginput buku pembantu kegiatan segala kegiatan belanja

Buku pembantu kegiatan segala kegiatan belanja ini maksudnya adalah

pembukuan/penatausahaan kaur keuangan yang sebelumnya disebut bendahara
untuk mencatat semua penerimaan dan pengeluaran yang dilakukan melalui
Surat Permintaan Pembayaran (SPP) Panjar. Pembukuan ini dilakukan setelah
SPP selesai dibuat oleh pelaksana kegiatan, gunanya untuk mengakumulasikan
anggaran belanja.
Jadi, setelah pembelanjaan dilakukan, bendahara atau bagian keuangan harus
mencatatnya kedalam buku pembantu kegiatan. Penginputannya sama melalui
Sistem Keuangan Desa (SISKEUDES).

7. Menginput buku pembantu bank (Penerimaan, pengambilan, pemindah

bukuan)

Buku Pembantu Bank adalah salah satu pembukuan/penatausahaan kaur

keuangan (bendahara desa) untuk mencatat semua penerimaan dan
pengeluaran yang terjadi di rekening kas desa (transfer).

8. Menginput buku pembantu pajak

Buku Pembantu Pajak digunakan untuk mencatat pungutan/potongan yang

dilakukan oleh Bendahara Desa serta pencatatan penyetoran ke kas negara
sesuai dengan ketentuan perundangan. Atas pungutan/potongan dan penyetoran
pajak ini tidak dilakukan pencatatan pada Buku Kas Umum, hanya pada Buku
Pembantu Pajak.

9. Menginput buku pembantu kas tunai

Buku Pembantu Kas Tunai digunakan untuk mencatat penerimaan (inflow) Uang
dan juga digunakan untuk mencatat pengeluaran (outflow) atas penerimaan
Uang yang disetorkan ke Kas Umum Negara. Selain kedua transaksi diatas Buku
Pembantu Kas Tunai juga digunakan pada saat penerimaan (inflow) uang dari
Bank.

29
10. Menginput buku kas umum (kas tunai + bank)

Buku Kas Umum digunakan hanya untuk mencatat transaksi yang bersifat tunai.
Pencatatan dalam BKU dilakukan secara kronologis. Kode Rekening digunakan
untuk transaksi yang mempengaruhi pendapatan dan belanja sebagaimana
tertuang dalam APBDesa. Jika tidak mempengaruhi Belanja seperti pengambilan
uang tunai dari bank, pemberian panjar tidak diberi kode rekening.
Nomor Bukti agar diisi dengan pemberian nomor secara intern yang diatur secara
sistematis sehingga mudah untuk ditelusuri. Terkait “jumlah pengeluaran
kumulatif” dicatat sebesar akumulasi khusus pengeluaran kas tanpa
dipengerahui penerimaan, sedangkan saldo menggambarkan akumulasi uang
yang dipengaruhi penerimaan kas dan pengeluaran kas.Setiap akhir bulan BKU
ini ditutup secara tertib dan ditanda tangani oleh Bendahara Desa, serta Kepala
Desa dengan sebelumnya diperiksa dan diparaf/ diverifikasi oleh Sekretaris
Desa.

Gambar 1.9 SISKEUDES menginput lapoan keuangan Desa

Adapun cara menginput laporan keuangan kedalam situs Sistem Keuangan Desa

30
(SISKEUDES) Adalah sebagai berikut:
1. Membuka situs Sistem Keuangan Desa (SISKEUDES)
2. Login dengan akun dan password yang diberikan bendahara
3. Pilih menu sesuai laporan yang akan di input
4. Upload file excel
5. Masukan tgl, dan keterangan laporan
6. Setelah itu klik print atau cetak, dan hasilnya seperti contoh gambar dibawah
ini.

Gambar 2.0 Bukti Penggunaan Dana

31
 Gambar 2.1 Laporan kekayaan desa
Sumber : SISKEUDES

32
Gambar 2.2 Laporan kekayaan desa
Sumber : SISKEUDES

33
Penerapan teori:
Teori Diskonto Aliran Kas (Cashflow Discounted Theory)
Teori keuangan ini berangkat dari konsep nilai waktu uang (time value of money).
Teori Diskonto aliran kas ini ingin menunjukkan apakan sebuah investasi
menguntungkan atau tidak bila dikaitkan dengan nilai waktu uang.
Aliran kas perusahaan yang akan diperoleh dimasa mendatang bisa dinilai
sekarang dengan menggunakan faktor diskonto.
Dari teori diatas praktikan menerapkannya saat bertugas di keuangan kantor
desa Pasirdoton, dengan membuat laporan keuangan desa, praktikan mencoba
menerapkan teori tersebut untuk mengetahui apakah keuangan desa mengalami
kenaikan atau penurunan dari tahun sebelumnya dan bisa mengetahui apakah
akan mengalami kenaikan dimasa mendatang.

3.3 Kendala Yang Dihadapi

Pada saat pelaksanaan kerja profesi praktikan menghadapi beberapa kendala

diantaranya sebagai berikut:

3.3.1 Komunikasi

Dalam komunikasi diawal magang, Praktikan mengalami masalah komunikasi

seperti kurang pengarahan. mungkin dikarenakan masih proses perkenalan.

3.3.2 Sistem Penyimpanan arsip yang tidak teratur

Praktikan yang ditugaskan untuk membantu pekerjaan divisi sekretaris sering

mengalami kesulitan dalam melakukan penyimpanan, membuat dan penemuan
arsip. Sekretaris menyerahkan penuh kegiatan penyimpanan arsip kepada
praktikan karena pada dasarnya sekretaris tidak menggunakan system
penyimpanan arsip tertentu. Sehingga dalam penyimpanan arsip masih terlihat
berantakan dan tidak teratur.

34
 3.3.3 Kurangnya kesadaran warga setempat terhadap protocol
kesehatan

Saat praktikan hendak melaksanakan tugas di bagian pelayanan, tidak jarang

praktikan menemukan warga yang ingin membuat surat namun tidak memakai
masker dan tidak melakukan cuci tangan terlebih dahulu sebelum memasuki
ruang pelayanan.

3.4 Cara Mengatasi Kendala

3.4.1 Komunikasi

Praktikan mengatasi kendala tersebut dengan mencoba lebih dekat dan sering
berkomunikasi dengan para staf desa.

3.4.2 Penyimpanan Arsip

Dalam mengatasi kendala tersebut, praktikan mengaplikasikan teori yang telah

didapat pada perkuliahan yaitu dengan menyusun arsip tersebut menggunakan
system penyimpanan arsip. Pada dasarnya terdapat 5 macam system
penyimpanan arsip, yaitu sistem abjad, sistem pokok soal, sistem wilayah, sistem
nomor, dan sistem tanggal. Dalam melakukan penyimpanan arsip tersebut,
praktikan menggunakan sistem penyimpanan arsip berdasakan tanggal
(kronologi). Sistem penyimpanan menurut tanggal (chronological Filling) adalah
salah satu metode penyimpanan arsip dengan cara menyusun arsip-arsip
menggunakan urutan tanggal yang tertulis pada naskah atau surat. Dalam
metode ini arsip-arsip disimpan secara berurutan dari tanggal 1 dan seterusnya
pada bulan dan tahun seperti yang tertulis pada surat.

3.4.3 Kesadaran warga terhadap protokol kesehatan

Praktikan selalu menjaga protocol kesehatan dengan selalu memakai masker

dan mencuci tangan baik sebelum memulai kegiatan maupun selesai kegiatan.
Dan selalu membawa hand sanitizer untuk lebih mencegah segala kemungkinan
yang tidak di inginkan.

35
3.5 Pembelajaran Yang Diperoleh dari Kerja Profesi

Selama kerja profesi, Praktikan mendapatkan pembelajaran yang sangat

berharga, antara lain:

3.5.1 Disiplin Kerja

Dalam pekerjaan apapun disiplin itu sangat dibutuhkan, baik disiplin dalam hal
waktu, pakaian ataupun lainnya. Praktikan melihat hal disiplin itu ada pada
Kepala Desa, dimana beliau selalu datang lebih awal dari yang lainnya, selain itu
beliau juga disiplin dalam hal berpakaian.

3.5.2 Kerjasama Tim

Selama melaksanakan kerja semua staff saling membantu bila ada yang
mengalami kesulitan, mereka tidak terpaku pada pekerjaannya masing-masing
namun mereka bisa saling back up ketika ada satu orang yg tidak masuk kerja.

3.5.3 Menambah pengalaman

Kerja Profesi merupakan awal mula perjalanan pengalaman. Dalam proses Kerja
Profesi, praktikan secara langsung dibimbing oleh pembimbing dari kantor
tersebut dan dari sana praktikan belajar tentang pekerjaan yang dijalani, dari
sudut pandang yang baru hingga suasana yang belum pernah dirasakan. Kerja
Profesi yang dilakukan juga dapat menambah poin pada Curriculum Vitae.

3.5.4 Merasakan Suka dan Duka dunia kerja

Pada awal melakukan kerja profesi, pastinya akan ada rasa kaget dengan
kesibukan dan tekanan dunia kerja, dari sana praktikan jadi mengerti bagaimana
dunia kerja yang sebenarnya, Suka dan duka seperti deadline ataupun perayaan
keberhasilan projek akan dilakukan bersama-sama.

Pengalaman magang juga menumbuhkan sisi kedewasaan mahasiswa dalam

masa transisi dari remaja ke dewasa, kewajiban dan tekanan pekerjaan menjadi
alat untuk mahasiswa agar dapat tahan banting di dunia kerja.

36