No.

MINUTES MEETING
(Notulen Meeting) 001/DWI/MKT/VIII/2017

Meeting Date Meeting Time Meeting Place (Tempat Meeting)

21 & 22 Agustus 2017 Dago Resort Jl. Cemara Asri No. 9

Meeting Attendes (Peserta Meeting)

Name
1. Bpk H. Dodi Sudrajat

2. Bpk KH. Achmad Badawi

3. Bpk Aries Ismuranto

4. Bpk Dikdik

5. Bpk Syukron

6. Bpk Maulana

7. Bpk Hafid

8. Bpk Agus

9. Bpk Ayi

10. Bpk Rudi

11.Ibu Rina

12.Ibu Erlyn

13.Ibu Rifka

Meeting Purpose Rapat Kinerja Marketing Periode Agustus 2017 dan Perencanaan Bulan
(Tujuan Meeting) September – Desember 2017
 MINUTES
Agenda : Rapat Kinerja Presenter : Bpk H. Dodi Sudrajat
Sasaran Mutu

Target 4000 Jamaah, per bulan Agustus pencapaian 2000 Jamaah

1. Bandung : 60% = 1200 Jamaah

2. Semarang : 20% = 400 Jamaah
3. Tasikmalaya : 10% = 200 Jamaah
4. Garut : 10% = 200 Jamaah
5. Pak Dikdik (Tour) : 1 M Profit/Margin

Note : - Komtment Pak Syukron jika achiev 50 Jamaah per bulan maka akan mendapatkan reward 1
Unit Mobil Daihatsu Ayla ( SIM A minggu ini Deadline tanggal 31 Agustus 2017 harus sudah punya)

-Pencetakkan Kalender tahun 2018

-Followup Stand Turkish(+90 5317841541 Eren) dan Citylink (081282347200 Pak Tofik)menanyakan
budgetnya berapa.

-Pengajuan Referral dari Pak Syukron 25 USD

Evaluasi Kinerja akan dilakukan selama 2 bulan

UMUM
Penerapan Sistem Management mutu Dago Wisata Internasional untuk peningkatan kinerja.
Potensi manfaat :
- Konsisten menyediakan jasa TUH memenuhi persyaratan jamaah dengan ketentuan dari
peraturan perundang undangan yang berlaku.
- Peluang untuk peningkatan kepuasan jamaah
- Menangani resiko dan peluang terkait konteks dan sasaran
- Menunjukkan kesesuaian dengan persyaratan system Managemen Mutu
*PDCA : Pola pikir berbasis resiko
Plan : Rencana
Do : Pelaksanaan
Check : Kontrol
Action : Memperbaiki/ evaluasi

Peta Proses Marketing

Usaha bagaimana cara jamaah dapat melaksanakan umrah dengan pelayanan dan fasilitas dengan
baik. Memposisikan diri kita bisa karena memiliki fasilitas ibadah Umrah dan Haji dengan niat ibadah.
- Peranan Marketing
Perencanaan paket TUH , penjaringan dan pendaftaran Jamaah.
- Sasaran Mutu
Pelayanan Umrah minimal 4000 Jamaah di tahun 2017
- Product Knowlwdge
Seorang marketing harus mengetahui secara rinci dan detail mengenai janji terhadap jamaah
Instruksi Kerja Recruitment Jamaah : dengan tujuan Senyum,Salam, Sapa, dan Ramah. Dengan
Semboyan “ Kami tidak menjanjikan pesawat, hotel, dan makanan yang mewah. Kami InsyaAllah
memberikan tuntunan ibadah yang Khusyu dan Kaffah”.
Instruksi Kerja Tata Cara Menerima Tamu
Instruksi Kerja Promosi dan Pameran : Menginformasikan, mempengaruhi dan membujuk serta
mengingatkan pelanggan tentang perusahaan dan bauran pemasarannya.
*Pertanyaaan dari Pak Agus ( Semarang) :
1. Pencantuman tiket pesawat dan pengajuan cuti
2. Pasport 14 hari dan pembuatan passport lewat Depag kota yang berbeda beda kalau tidak ada
kepala kantor Dinas Depag.
Jawab : Pengajuan cuti 30 hari dan isu tiket bisa dilakukan 30 hari diganti dengan PNR sudah ada
kode booking dari Dago Wisata.

Rapat Paripurna Evaluasi Kinerja

Analisa SWOT ( Strengths, Weaknesses, Opportunity, Threats )

Strengths / Kekuatan
- Lebih dari 9 tahun
- Keberangkatan 3000 Jamaah per tahun
- Harga bersaing dan terjangkau
- Perijinan yang jelas / Legal
- Mandiri
- ISO 9001/2015 Standard Mutu Pelayanan
- Selalu berangkat dan bisa dipercaya
- Lokasi kantor yang strategis dan media promosi Billboard yang besar
- Pelayanan dalam dan luar negeri
- Pembimbing 98% berkhidmat

Weaknesses / Kelemahan
- Tanggal keberangkatan tentative
- Masih ada kendala fasilitas jamaah di Saudi, contohnya mengenai Hotel
- Masih ada transit
- Nama besar pembimbing
- Pelayanan dalam negeri kurang maksimal
- Informasi yang tidak konsisten
- Akurasi Informasi

Opportunities / Peluang
- Kebutuhan Umrah dari masyarakat yang masih luas
- Mayoritas masyarakat Muslim
- Masih lamanya antrian Haji
- Masih banyak kompetitor yang tidak berijin
- Umroh Plus dengan negara pilihan
- Segmen dari kalangan menengah
- Sosial media dan internet
- Adanya dana talang dan cicilan bekerjasama dengan bank

Threats / Ancaman
 - Berkembangnya travel pelayanan Umrah dengan pola harga rendah
- Persaingan komisi
- MLM travel
- Pembiayaan cicilan
- Sering delay keberangkatan
- Imbas attau efek dari kegagalan travel lain
- Pelayana dari SDM yang tidak optimal

Presentasi Cabang
1. Presentasi Ibu Erlyn
Strengths :
- Produk dan promo
- Marketing Assosiate
- Adanya tambahan MO
- Sudah ada marketing senior dan adm Ibu Utami
- Fee referral tidak harus alumni 100usd
- Pelayanan Jamaah yang maksimal
Weaknesses :
- Kepastian tanggal berangkat dan optional tanggal berangkat tentative
- Komisi Referal
Opportunities
- Travel berijin segmen menengah
- Sosial media
Threats
- Pelayanan yang berkaitan langsung dengan jamaah
- Gagalnya travel competitor

2. Presentasi Pak Maulana

Strengths :
- Dana talangan Umroh dan tabungan
Weaknesses
- Masih system kemitraan dan belum MOU dengan Bank BJB
Opportunities
- Dana talang lebih kolektif
- Travel competitor belum ada dana talangan
Threats
- Pro dan kontra secara hokum Syariat Islam
Note :
- Mencari pembanding perbankan syariah untuk dana talangan Umrah (identifikasi untuk
alasannya dari bank untuk minta free 1)
-Komitment untuk presentasi dengan marketing Bank BJB Syariah ke instansi atau sekolah

3. Presentasi Pak Hafid (Garut)

 Strengths :
- Letak kantor yang strategis
- Jumlah alumni yang banyak ada 500 jamaah
- Jumlah kecamatan banyak
- Harga terjangkau disbanding dengan competitor
- Tingkat religious masyarakat muslim yang baik
- Efektivitas penyebaran brosur
- Pembuatan acara di Garut
Note : - Hotline oleh Ibu Rifka
Weaknesses
- Kantor cabang yang baru
- Kekurangan SDM (sudah terpenuhu Ibu Rifka)
- Bertepatan dengan musim haji
- Kekurangan tokoh public Figur
- Belum ada testimony keberangkatan Jamaah berdomisili Garut (minta testimony ke Pak
Dede)
- Agen yang di Garut belum semua aktif
- Respon masyarakat yang kurang memahami mengenai promo promo periode
- Pembuatan surat rekomendasi kurang cepat.
Note : - Lihat Aura kantor Garut
-Tambah Umbul-Umbul
-Recruitment Pembimbing
Opportunities
- Letak luas wilayah
- Posisi Billboard yang strategis
- Efektivitas penyebaran info via sosmed
- Masih kurangnya legalitas travel lain
- Testimoni jamaah diterbitkan melalui buletin
Threats
- Adanya travel competitor yang sudah jauh lebih berpengalaman
- Ketepatan waktu keberangkatan jamaah
Note :
- IQ Diamond (fee Rp. 1.250.000) Launching akhir Agustus , Fee Referal untuk VIP Rp.
750.000
4. Presentasi Pak Ayi (Tasik)
Strengths :
- Legalitas
- Alumni 350 Jamaah
- ISO 9001-2015
- Billboard Besar di perempatan jalan
- Lokasi kantor pusat
- Penyebaran brosur
Note : Beli tiket Budiman berhadiah Umrah(Branding) “Naik Bis Budiman Berhadiah Umrah”
Weaknesses
- Kekurangan SDM ( Note : Recruitment MO Deadline 2 minggu)
- Masih ada kendala penjualan , testimony yang berangkat dari kantor cabang
- Banyak KBIH yang memberangkatkan umrah di Tasik Kota
- Belum ada 1pun keberangkatan Jamaah
- Lokasi kantor tidak masuk mobil
Note :- Bikin Roll Banner dan Umbul-umbul agar Jamaah mengetahui lokasi kantor DWI
Opportunities
- Kebutuhan Umrah masih luas
- Banyak Pesantren
- Antrian Haji 11 tahun
- Travel berijin
- Umrah regular yang banyak
Note : - Cari Icon atau Public Figur ( ex: Syahrul Gunawan)
Threats
- Bersaingknya Travel baru
- Adanya travel lama Al-Amin
- Sering delay keberangkatan

5. Presentasi Bu Rina (Insan Qolbu)

Strengths :
- Billboard Besar Insan Qolbu
- Harga cukup menarik 5 free 1
- Satu Group dengan Dago Wisata
- Database alumni DWI dan IQ sudah lebih dari 3000 Jamaah
- Banyak alumni DWI yang tinggal di daerah arcamanik dan Antapani dan Bandung Timur
Weaknesses
- Kantor IQ pindah-pindah ( buat google Map ke Pak Alwin)
- Letak kantor kurang strategis
- Kurangnya SDM
- Kantor berdekatan dengan competitor
- Minim promosi di Sosmed ( Note : Pembuatan Website IQ)
Opportunities
- Billboard sangat membantu branding IQ travel
- DP Flexibel supaya lebih menarik
- Penjualan dibantu oleh kantor pusat
- Pembimbing yang mumpuni
- Adanya Umroh Plus

Threats
- Banyak competitor dengan harga 25 Jutaan dengan fasilitas yang sama
- Persaingan komisi
- Pelayanan di Saudi ganti hhotel mendadak dan makan tidak di fasilitasi
- Kekhawatiran tidak berangkat karena quota kurang dan akhirnya digabung dengan DWI
Note :
- Pembuatan tanda parker khusus tamu IQ
 6. Presentasi Pak Agus (Semarang)
Strengths :
- Posisi kantor strategis
- Produk bersaing
- Public Figur
- Legalitas yang jelas
- Promosi membuat event dan branding di angkot
Note : - Jadi pembimbing fee @Rp. 500.000 minimal 25 Jamaah
-Pemasangan Billboard
-Brosur Khusus Plus Turki ( ex: Bersama ketua DKM ….)

Tanggal 22 Agustus 2017

Perumusan Paripurna Rencana Program 4 bulan kedepan ( September, Oktober,
November, Desember)

SMART ( Specific, Measurable,Agresive/Achievly, Realistic, Timely

- Masing-masing Cabang membuat Event

- Konsep PDCA ( PIC Aries) kemudian dilakukan evaluasi dan tindakan

APRESIASI
1. Pak Agus Cabang Semarang :
- Jika pencapaian 90% akan mendapatkan apresiasi gratis umrah untuk 2 orang (ibu dan istri)
- Jika pencapaian 75% akan mendapatkan apresiasi gratis umrah untuk 1 orang (Ibu atau Istri)
2. Pak Hafid Cabang Garut
- Jika pencapaian 90% akan mendapatkan apresiasi gratis umrah untuk 2 orang (Bapak atau
Ibu)
- Untuk orang tua staff 50% Umrah untuk 1 orang
- Jika pencapaian 75% akan mendapatkan apresiasi diskon 50%
3. Ibu Rina Insan Qolbu
- Jika pencapaian 90% akan mendapatkan apresiasi gratis umrah untuk 1 orang (Bapak / Ibu)
- Untuk orang tua staff 50% Umrah untuk 1 orang tua
- Jika pencapaian 75% akan mendapatkan apresiasi diskon 50%
4. Pak Ayi Cabang Tasikmalaya
- Jika pencapaian 90% akan mendapatkan apresiasi gratis umrah untuk 2 orang (Bapak / Ibu)
- Untuk orang tua staff 50% Umrah untuk 1 orang tua
- Jika pencapaian 75% akan mendapatkan apresiasi diskon 50%

Bandung, 24 Agustus 2017

Notulen Pimpinan Rapat

(Aries Ismuranto) H. Dodi Sudrajat

Asst. Mgr. Marketing Direktur