Tugas Tutorial 3

Skor Sumber Tugas

No Tugas Tutorial
Maksimal Tutorial

1. Laporan adalah salah satu sarana untuk   30 Modul 7 BMP

menya
me nyampmpaiaikan
kan info
inform
rmas
asi,
i, yayang
ng memb
member erik
ikan
an ADPU4331
gambar
gam baran
an tentan
tentangg apa,
apa, dimana,
dimana, dan siapa
siapa yang
yang Administrasi
 bertanggung jawab terhadap kejadian-kejadian Perkantoran,
ters
terseb
ebut
ut.. Ol
Oleh
eh ka
kare
rena
na itu
itu lalapo
pora
ran
n ha
haru
russ dibua
dibuatt Edisi 2
sebaik mungkin, baik dalam penampilan fisiknya
maupun kelengkapan informasinya.
Tugas Anda adalah membuat contoh laporan hasil
kegiata
kegi atan/p
n/peker
ekerjaa
jaan
n kantor
kantor yang ada di lembag
lembagaa
 pemerintah/swasta dan lainnya.
2. Arsip menurut UU No. 43 Tahun 2019 adalah 40 Modul 8 BMP
rekaman
rekama n kegiatan
kegiatan atau peristiwa
peristiwa dalam berbagai ADPU4331
 bentuk dan media sesuai dengan perkembangan Administrasi
teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat Perkantoran,
dan diteri
diterima
ma oleh
oleh lembag
lembagaa negara,
negara, pemeri
pemerinta
ntahh Edisi 2
daerah,
daer ah, lembaga
lembaga pendidi
pendidikan
kan,, dan perseo
perseoran
rangan
gan
dalam
dalam pe pela
laks
ksan
anaan
aan kekehi
hidup
dupan
an berma
bermasysyar
arak
akat
at,,
 berbangsa dan bernegara. Oleh karena itu sebagai
sebuah
seb uah rekama
rekaman n kejadi
kejadian
an atau
atau perist
peristiwa
iwa,, arsip
arsip
harus ditata dengan pemberkasan yang tepat.
Tugas Anda adalah menjelaskan dan menunjukkan
contoh pemberkasan arsip yang tepat.
3. Sa
Sallah sat
satu mas
masalah yan
yang diha
dihad
dapi ole
oleh org
organisasi 30 Modul 9 BMP
adala
ada lah
h efis
efisie
iens
nsii ke
kerj
rja.
a. Ol
Oleh
eh ka
kare
rena
na itu
itu se
seti
tiap
ap ADPU4331
aktivitas
aktivitas kerja perlu direncanakan
direncanakan,, dilaksanakan
dilaksanakan Administrasi
dan dikendalikan secara baik. Perkantoran,
Tugas Anda
Tugas Anda adalah
adalah menunj
menunjukk
ukkan
an contoh
contoh kasus
kasus Edisi 2
 penanganan efisiensi pekerjaan kantor.

Jawaban:

1. Contoh laporan
laporan Barang
Barang Persediaan
Persediaan Periode
Periode Januari
Januari 2021

BADAN PENGAWASAN KEUANGAN DAN PEMBANGUNAN

PERWAKILAN PROVINSI RIAU
Jalan Jenderal Sudirman Nomor 10 Pekanbaru 28282
Telepon (0761) 857400-39414,39415 Sentral 37362 Faksimile 35001

Nomor : LGIAT-128/PW04/1/2021
Hal : Laporan Barang Persediaan Periode Januari 2021
 

Yth. Kepala Bagian Tata Usaha

  Kantor Perwakilan BPKP Provinsi Riau

di Tempat

A. Pendahuluan

1. Latar Belakang
Perse
Persedia
diaan
an adala
adalah
h aset
aset lanca
lancarr dalam
dalam bentu
bentuk
k ba
baran
rang
g atau
atau pe
perle
rleng
ngka
kapa
pan
n yang
yang
dimaksudkan
dimaksudkan untuk mendukung
mendukung kegiatan operasional
operasional perkanto
perkantoran.
ran. Barang persediaan
persediaan
 

yang dikelola oleh Sub Bagian Umum Kantor Perwakilan BPKP Provinsi Riau saat ini
ada tiga macam barang persediaan berupa Alat Tulis Kantor (ATK), obat dan alat
kebersihan. Untuk mewujudkan tertib pengolahan persediaan maka diperlukan adanya
pena
penata
tausa
usaha
haan
an ya
yang
ng baik
baik terha
terhada
dap
p baran
barang
g pe
perse
rsedia
diaan
an te
terse
rsebu
butt ya
yaitu
itu me
melip
liputi
uti
pemeriksaan
pemeriksaan dan penerimaan barang, penyimpanan
penyimpanan persediaan,
persediaan, pengamanan
pengamanan dan
pemelih
pemeliharaa
araan,
n, pendist
pendistribu
ribusian
sian,, inventar
inventarisas
isasi,
i, penilaia
penilaian,
n, dan pengha
penghapusa
pusan.
n. Berikut
Berikut
disampaikan laporan bulanan barang persediaan periode Januari 2021.

2. Maksud dan Tujuan

 Adapun maksud
maksud dari penyusunan
penyusunan laporan ini dibua
dibuatt adalah meningkatkan
meningkatkan kemampuan
kemampuan
pe
petu
tuga
gas
s da
dala
lam
m meng
mengel
elol
ola
a pers
persed
edia
iaan
an,, me
meni
ning
ngka
katk
tkan
an te
tert
rtib
ib ad
admi
mini
nist
stra
rasi
si da
dan
n
op
oper
eras
asio
iona
nall dala
dalam
m pena
penata
taus
usah
ahaa
aan
n pers
persed
edia
iaan
an da
dan
n menc
menceg
egah
ah te
terj
rjad
adin
inya
ya
penyimpangan dalam penatausahaan persediaan. Sedang tujuannya sebagai bahan
acuan untuk pembelian (transaksi masuk) barang persediaan di periode berikutnya.

3. Ruang Lingkup
Ruang Lingkup laporan ini meliputi semua tranksaksi atas barang persediaan baik
barang masuk dan permintaan barang keluar selama periode Januari 2021.

B. Dasa
Dasarr Pela
Pelaks
ksan
anaa
aan
n
Nota Dinas dari Kepala Subbagian Umum pada Kantor Perwakilan BPKP Provinsi Riau
Nomor ND-82/PW04/1/2021 tanggal 28 Januari 2021.

C. Pelaksanaan
1. Waktu dan Tempat
Transaksi atas barang persediaan diinput di aplikasi SIMAK Persediaan setiap hari dan
di akhir bulan dilakukan opname fisik terhadap barang persediaan tersebut.
2. Metode Pelaksanaan
a. Koor
Koordi
dina
nasi
si anta
antara
ra peng
pengel
elol
ola
a bara
barang
ng pe
pers
rse
ediaa
diaan
n de
deng
ngan
an Petu
Petuga
gas
s ba
bara
rang
ng
persediaan dan perawat serta dokter.
b. La
Lalu
lu meng
mengin
inpu
putt bara
barang
ng pers
persed
edia
iaan
an masu
masuk
k da
dan
n ke
kelu
luar
ar ke ap
apli
lika
kasi
si SIMA
SIMAK
K

Persediaan
Persediaan berdasarkan data dari kartu gudang yang sudah di catat oleh petugas
barang persediaan
c. Stok o
opna
pname
me bersama
bersama antara
antara peng
pengelo
elola
la barang
barang dan petuga
petugas
s barang
barang persedia
persediaan
an
untuk menguji kesesuaian antara pembukuan persediaan dengan kuantitas dan
kualitas
kualitas fisik yang
yang dilaksan
dilaksanakan
akan dalam
dalam rangka
rangka akuntab
akuntabilita
ilitas
s pen
penatau
atausaha
sahaan
an
persediaan.

D. Hasi
Hasill Pela
Pelaks
ksan
anaa
aan
n
Hasil dari pelaksanaan opname fisik barang persediaan sampai dengan periode Januari
2021 dan rekap persediaan masuk dan keluar terlampir.
 

Rincian Barang Masuk (Pembelian) yaitu:

No Akun Rupiah

1. 521811 (ATK) 6.303.000,00

2. 521832 (Obat) 140.000,00

Total 6.443.000,00

Rincian Mutasi Kurang (Pemakaian) yaitu:

No Uraian Rupiah

1. Barang Konsumsi 19.861.180,00

2. Barang Pemeliharaan 3.150.950,00

3. Persediaan Lainnya 33.883.366

E. Penutup
Demikian
Demikian Laporan
Laporan Bulanan
Bulanan Barang
Barang Persedia
Persediaan
an Kantor
Kantor Perwakil
Perwakilan
an BPKP
BPKP Provinsi
Provinsi Riau
periode
periode bulan
bulan Januari
Januari 2021
2021  disusun dalam rangka meningkatkan tertib administrasi dan
operasional
operasional dalam penatausahaan
penatausahaan persediaan
persediaan dan mencegah terjadinya
terjadinya penyimpangan
penyimpangan
dalam penatausahaan persediaan

Pekanbaru, Januari 2021

Disusun Oleh

Nama
NIP

2. Arsip
Arsip merupaka
merupakan
n alat
alat penging
pengingat,
at, baik bagi organis
organisasi
asi maupun
maupun bagi pimpinan.
pimpinan. Oleh sebab
sebab

itu,
itu, seti
setiap
memudahkan
memud ap organ
ahkan organis
isas
dalam asipenemuan
i meng
mengat
atur
urkembali
da
dan
n imeme
kembal me meli
pliha
arsip
arsi hara
ra ar
arsi
a sip
apabila
apabil p de
denga
ngan
dibutuhkan
dibutuhkann sewaktu-wakt
se
sebai
baik
k u-waktu
sewakt mung
mungkiukin
ndengan
ag
agar 
ar 
cepat dan tepat ini merupakan hal yang sangat penting, baik terhadap kehidupan organisasi
mapun untuk membutuhkan tugas pimpinan. Pemberkasan arsip adalah penempatan naskah
dalam suatu himpunan yang tersusun secara sistematis dan logis sesuai dengan konteks
kegiatannya sehingga menjadi satu berkas karena memiliki hubungan informasi, kesamaan
 jenis atau kesamaan masalah dari suatu unit kerja. Pemberkasan arsip dilakukan untuk 
memudahkan dalam penemuan kembali arsip dengan cepat dan tepat sehingga perlu dikelola
dengan baik. Adapun prosedur dalam pemberkasan dan penyimpanan arsip aktif, yaitu:
a. Pemeri
Pemeriksa
ksaan
an berkas
berkas.. Pemeri
Pemeriksa
ksaan
an dilakuk
dilakukan
an untuk
untuk mem
memast
astika
ikan
n baha
baha setiap
setiap arsip
arsip yang
akan diberkaskan autentik, utuh dan lengkap pada setiap proses kegiatan dan sudah
diregistrasi dan didistribusikan atau siap untuk disimpan
 b. Menentukan indeks. Menentukan kata tangkap dengan membaca isi informasi arsip
untuk menentukan indeks atau judul berkas. Indeks dapat berupa nama orang, nama
lembaga/organisasi, subjek (masalah), kurun waktu.

c. yang
Menentukan
Menent ukan kode pemberk
dilaksanakan pe mberkasan
oleh unitasan
k erjadilakukan
kerja dilakukan
sesuai sesuai
sesuaikode
dengan dengan
dengan fungsi,
fungsi, kegiatan
klasifikasi kegiatan dan transa
transaksi
ksi
d. Pembua
Pembuatan
tan tunju
tunjuk
k silang
silang,, digunak
digunakanan apabil
apabila:
a:
 

- Arsip
Arsip memi
memililiki
ki infor
informas
masii dari
dari satu
satu pelaks
pelaksanaa
anaann fungsi
fungsi
- Arsip
Arsip memili
memilikiki keterka
keterkaita
itan
n informas
informasii dengan
dengan berkas
berkas lainnya
lainnya yang
yang berbeda
berbeda media
media
seperti: peta, CD, foto, dan media lain
- Terjad
Terjadii perub
perubaha
ahan
n nama
nama oran
orangg atau
atau pegaw
pegawaiai atau
atau lembaga
lembaga
e. Pe
Pela
labe
bela
lan
n dila
dilaku
kukan
kan denga
dengan n menu
menuli lisk
skan
an ta
tand
ndaa pe
penge
ngena
nall da
dari
ri berkas
berkas mengg
mengguna
unaka
kann
kertas label yang dilekatkan pada tab folder 
f. Daftar
Daftar arsip
arsip aktif
aktif meliputi
meliputi daftar
daftar berkas dan daftar
daftar isi berkas
Daftar
Daf tar berkas
berkas berisi
berisi unit
unit pengola
pengolah, h, nomor
nomor berkas
berkas,, kode klasif
klasifika
ikasi
si arsip,
arsip, uraian
uraian
informasi arsip, kurun waktu, jumlah, dan keterangan.
Sedangkan daftar isi berkas berisi unit pengolah, nomor berkas, nomor item berkas,
kode klasifikasi, tanggal, jumlah, keterangan.

Berikut contoh pemberkasan arsip, yaitu:

- Surat
Surat yang
yang mau disimp
disimpanan digabung
digabungkan
kan menjad
menjadii satu berka
berkass yang disert
disertai
ai dengan
dengan nomor 
nomor 
urut pada fisik surat
- Mene
Menentntuka
ukann indek
indeks,
s, sepert
sepertii SOP
SOP Pengo
Pengola
laha
hann Ar
Arsisip
p Akti
Aktif,
f, SOP
SOP Pe Peng
ngol
olah
ahan
an Ar
Arsi
sip
p
Inaktif, SOP Pemindahan Arsip Inaktif 
- Kodenya:
Primer : HK. Hukum
Sekun
undder : HK.01 Produk Hukum
Tersier : HK.01.00 Standar Operating Procedur  (SOP) (SOP)
Inde
Indeks
ksny
nyaa : SOP
SOP Pen
Pengo
gola
laha
hann Arsi
Arsip
p Akti
Aktif 
f 
- Pelabel
Pelabelan
an dengan
dengan penuli
penulisan
san indeks
indeks dan
dan kode
kode klasifi
klasifikas
kasii pada tab
tab folder
folder
- Paling
Paling depan
depan diberi
diberi sekat
sekat kelomp
kelompokok primer,
primer, yang
yang berisik
berisikan
an pokok
pokok masalah
masalah,, biasanya
biasanya
sekat primer bewarna putih. Contohnya HK. Hukum
- Dibela
Dibelakan
kangnya
gnya diberi
diberi sekat
sekat kelompo
kelompok k sekunder
sekunder,, yang berisik
berisikan
an sub masalah
masalah,, biasanya
biasanya
sekat sekuner bewarna hijau. Contohnya HK.01 Produk Hukum
- Dibelakangny
Dibelakangnyaa diberi
diberi sekat kelompok
kelompok tersie
tersier,
r, yang
yang berisik
berisikan
an sub-sub
sub-sub masalah,
masalah, biasany
biasanyaa
sekat tersier berwarna merah. Contohnya HK.01.00 Standar Operating Procedur  (SOP)  (SOP)
- Dibela
Dibelakan
kangnya
gnya diber
diberii folder
folder menggun
menggunaka akann map gantung.
gantung. Contoh
Contohnya
nya SOP Pengol
Pengolaha
ahan
n
Arsip Aktif, SOP Pengolahan Arsip Inaktif, SOP Pemindahan Arsip Inaktif 
- Setela
Setelah
h arsip
arsip yang
yang telah
telah seles
selesai
ai dilak
dilakukan
ukan pengol
pengolaha
ahan
n disimp
disimpanan pada
pada filling cabinet 
- Setiap filling cabinet  dan
 dan lacinya diberi nama. Contohnya FC 1 LC 1

3. Contoh kasus
Contoh kasus penanga
penanganan
nan efisie
efisiensi
nsi pekerj
pekerjaan
aan kantor,
kantor, yaitu
yaitu pada
pada peneli
penelitia
tiann Efisie
Efisiensi
nsi
Administrasi Perkantoran di Kantor Camat Malalayang Kota Manado. Pada contoh ini saya
ha
hanya
nya menc
mencant
antum
umka
kan
n ba
bagi
gian
an kekesi
simp
mpul
ulan,
an, se
sele
leng
ngka
kapny
pnyaa te
terd
rdap
apat
at pa
pada
da lilink
nk berik
berikut
ut
file:///C:/Users/ASUS/Downloads/14310-28578-1-SM.pdf 

Berdasarkan hasil penelitian ini, ditarik kesimpulan sebagai berikut:

a. Efisie
Efisiensi
nsi admi
adminis
nistra
trasi
si perkantor
perkantoran
an di Kantor Camat
Camat Malala
Malalayan
yang
g Kota
Kota Manado
Manado secara
secara
umum
umu m sudah
sudah baik,
baik, namun
namun belum
belum maksim
maksimalal dil
diliha
ihatt dari
dari realis
realisasi
asi capaia
capaian
n reali
realisas
sasii
an
angg
ggar
aran
an,, pemanf
pemanfaa
aata
tan
n po
pote
tens
nsii SDM
SDM pe pega
gawa
waii se
sesu
suai
ai ko
komp
mpetetens
ensi,
i, pe
peng
nggun
gunaa
aan
n
sarana/prasarana dan peralatan serta fasilitas pendukung, dan mekanisme dan prosedur 
 penyelenggaraan pekerjaan perkantoran.
 b. Program dan kegiatan pekerjaan/pelayanan administrasi perkantoran yang sudah
ditetapkan dalam perencanaan kerja/kinerja pemerintah Kecamatan Malalayang pada
setiap tahun anggaran secara umum dapat dilaksanakan dan mencapai realisasi hasil
yang baik/memuaskan, namun belum maksimal. Ini artinya bahwa penggunaan sumber-
sumber
sum ber kerja
kerja dalam
dalam pelaks
pelaksanaa
anaann pekerja
pekerjaan/
an/pel
pelayan
ayananan admini
administr
strasi
asi perkant
perkantora
oran
n di
Kantor Camat Malalayang dapat memberikan hasil kerja yang baik/memuaskan

https://jdih.anri.go.id/peraturan/PERKA%20PEMELIHARAAN%20ARSIP%20DINAMIS
%20(PENGUNDANGAN).pdf 
 

http://anitanet.staff.ipb.ac.id/arsiparis/anri-cara-pemberkasan-arsip/

file:///C:/Users/ASUS/Downloads/14310-28578-1-SM.pdf