PENGANTAR KEARSIPAN

I. Pendahuluan

1.1. Pengertian Arsip

Secara etimologis istilah arsip dalam bahasa Belanda yaitu "archief", dan dalam
bahasa Ingris disebut "arcihive", berasal dari kata "arche" bahasa Yunani yang berarti
permulaan.Kemudian dari kata “arche" berkembang menadi kata "ta archia" yang berarti
catatan. Selanutnya kata "ta archia" berubah lagi menadi kata "archeon" yang berarti
"gedung pemerintahan". !edung yang dimaksud tersebut, uga berfungsi sebagai tempat
penyimpanan secara teratur bahanbahan arsip seperti# catatancatatan, bahanbahan
tertulis, piagampiagam, suratsurat, keputusankeputusan, akteakte, dokumendokumen,
petapeta, dsb. $da uga istilah lain yang sering digunakan untuk menyatakan arsip,
yaitu record dan warkat. Records adalah setiap lembaran %catatan, bahan tertulis, daftar,
rekaman, dsb.&, dalam bentuk atau dalam 'uud apa pun yang berisi informasi atau
keterangan untuk disimpan sebagai bahan pembuktian atau pertangunga'aban atas suatu
peristi'a(keadian. Sedangkan warkat berasal dari bahasa $rab yang berarti surat, akan
tetapi dalam perkembangan lebih lanut diartikan lebih luas, yaitu berupa setiap lembaran
ya
yang
ng beris
berisii keter
keteran
anga
gan
n ya
yang
ng memp
mempuny
unyai
ai ar
arti
ti da
dan
n kegun
kegunaa
aan.
n. )ala
)alamm pemah
pemaham
aman
an
sederhana dapat dinyatakan bah'a arsip adalah merupakan salah satu produk kantor
%office 'ork&.

$rtinya, kearsipan
$rtinya, kearsipan merupakan salah satu enis pekeraan
pekeraan kantor atau pekeraan
pekeraan
tatausaha,
tatausaha, yang banyak dilakukan oleh badanbadan
badanbadan pemerintah,
pemerintah, maupun badan s'asta.
s'asta.
Kearsipan menyangkut pekeraan yang berhubungan dengan penyimpanan 'arkat atau
suratsura
suratsurat,
t, dan dokumendokum
dokumendokumen en kantor lainnya.
lainnya. Kegiatan
Kegiatan yang berhubungan
berhubungan dengan
penyirnpanan suratsurat dan dokumen inilah yang selanutnya disebut kearsipan.
Kearsipan memegang peranan penting bagi kelancaran alannya organisasi, yaitu sebagai
sumber dan pusat rekaman informasi bagi suatu organisasi. *ndangundang +omor 
-a
-ahun
hun / tentang
tentang Ketentuanket
Ketentuanketentuan
entuan 0okok Kearsipan,
Kearsipan, memberikan rumusan arsip
arsip

sebagai berikut#
%a& +askahnaskah yang dibuat dan diterima oleh 1embagalembaga +egara dan Badan
badan 0emerintah dalam bentuk corak
co rak apa pun, baik
ba ik dalam keadaan tunggal maupun
kelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan

%b& +askahnaskah yang dibuat dan diterima oleh Badanbadan S'asta dan atau

perorangan, dalam bentuk corak apa pun, baik dalam rangka pelaksanaan kehidupan
kebangsaan.

Selanutnya,, ** +o. -ahun

Selanutnya -ahun / memberikan
memberikan penelasan
penelasan bah'a yang dimaksud
dengan naskahnaskah dalam corak bagaimanapun dari suatu arsip, adalah meliputi baik
yang tertulis, maupun yang tidak tertulis, hasil rekaman, film dan sebagainya. Sedangkan
yang dimaksud dengan berkelompok ialah naskahnaskah yang berisikan halhal yang
berhubungan satu dengan yang lain yang dihimpun dalam satu berkas tersendiri
mengenai masalah yang sama. 2enurut *ndangundang tersebut, tuuan kearsipan ialah
untuk menamin keselamatan bahan pertangguna'aban nasional tentang perencanaan,
pelaksanaan, dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan
bahan pertanggunga'aban tersebut bagi kegiatan 0emerintah %0asal 3 ** +o.  -ahun
-ahun
/&.

1.2. Arsiparis

$rsiparis adalah orang yang bertugas untuk mengelola arsip.

Kriteria yang harus dimiliki oleh arsiparis#

• harus cakap dan cerdas

• harus memahami dan mengerti tentang manaemen perkantoran

• harus teliti dan ulet

• harus sabar

• harus memilki kepribadian dan sopan

• harus memiliki pendidikan minimal sekolah menengah

1.3. Jenis-Jenis Arsip

$rsip dapat digolongkan atas berbagai enis atau macam, antara lain#

.3. Berdasarkan 4ungsi.

2enurut fungsi dan kegunaanya, arsip dapat dibedakan menadi#

%a& $rsip
$rsip dinami
dinamis,
s, yakni
yakni arsip
arsip yang
yang masih
masih diperg
dipergunak
unakan
an secara
secara langsu
langsung
ng dalam
dalam
perencanaan, pelaksanaan, dan atau penyelenggaraan
pen yelenggaraan administrasi perkantoran.

%b& $rsip
$rsip statis
statis,, yaitu
yaitu arsip
arsip yang
yang tidak
tidak diper
dipergun
gunakan
akan lagi
lagi secara
secara langsu
langsung
ng dalam
dalam
perencanaan, pelaksanaan, atau penyelenggaraan administrasi perkantoran, atau
sudah tidak dipakai lagi dalam kegiatan
ke giatan perkantoran seharihari.

.3.5 Berdasarkan +ilai !una

)itinau dari segi kepentingan pengguna, arsip dapat dibedakan atas#

%a&
%a& +i
+ila
laii guna
guna prim
primer
er,, ya
yait
itu
u nila
nilaii ar
arsi
sip
p ya
yang
ng di
dida
dasa
sark
rkan
an pa
pada
da ke
kegun
gunaa
aan
n untuk
untuk
kepentingan lembaga(instansi pencipta atau yang menghasilkan arsip. +ilai guna
primer meliputi#

 Nilaiguna administrasi,
administrasi, yaitu nilai guna arsip yang didasarkan pada kegunaan
untuk pelaksanaan tugas dan fungsi lembaga(instansi pencipta arsip.

 Nilai guna hukum yaitu

yaitu arsip
arsip yang
yang berisi
berisikan
kan bukti
buktibukt
buktii yang
yang mempuny
mempunyai
ai
kekuatan hukum atas hak dan ke'aiban 'arga negara dan pemerintah.

 Nilai guna keuangan yaitu arsip yang berisikan segala hal yang menyangkut
transaksi dan pertanggunga'aban keuangan.

 Nilaiguna ilmiah dan teknologi yaitu arsip yang mengandung data ilmiah dan
teknologi sebagai akibat(hasil penelitian murni atau penelitian terapan.

%b& +ilai
+ilai guna
guna sekunde
sekunder,
r, yaitu nilai
nilai arsip
arsip yang
yang didasa
didasarka
rkan
n pada kegunaa
kegunaan
n arsip
arsip
sebagai kepentingan lembaga(instansi lain, dan atau kepentingan umum di luar
ins
nsttansi pencip
cipta arsip, ser
ertta ke
keg
gunaa
aan
nny
nyaa sebagai baha
han
n bubuk
kti
pertanggunga'aban kepada masyarakat(pertanggunga'aban nasional. +ilai
guna sekunder, uga meliputi#

 +ilai guna pembuktian, yaitu arsip yang mengandung fakta dan keterangan yang
dapat
dap at diguna
digunakan
kan untuk
untuk menel
menelask
askan
an tentan
tentang
g bagaim
bagaimana
ana lembaga
lembaga(is
(isntan
ntansi
si
terseb
tersebut
ut dicipt
diciptaka
akan,
n, dikemb
dikembang
angkan,
kan, diatur
diatur fungsi
fungsinya
nya,, dan apa kegiata
kegiatan
n
kegiatan yang dilaksanakan, serta apa hasil(akibat dari kegiatan itu.

 +ilai guna informasi, yaitu arsip yang mengandung informasi bagi kegunaan
berbagai kepentingan penelitian dan searah, tanpa dikaitakan dengan
lembaga(instansi penciptanya.

%c& Berdasarkan sifat Berdasarkan sifatnya, arsip dapat dibedakan atas #

 $rsi
$rsip
p te
tert
rtut
utup
up,, ya
yait
itu
u ar
arsi
sip
p ya
yang
ng dadala
lam
m pepeng
ngel
elol
olaa
aan
n da
dan
n pe
perl
rlak
akua
uann
nny
ya
berlakuketentuan tentang kerahasian suratsurat.

 $rsip terbuka yakni pada dasarnya boleh diketahui oleh semua pihak(umum

%d& Berdas
Berdasark
arkan
an tingka
tingkatt penyimp
penyimpanan
anan dan pemeli
pemelihar
haraann
aannya
ya,, 2enuru
2enurutt ti
tingka
ngkatt
penyimpanan dan pemeliharaannya, arsip dibagi atas #

 Arsip sentral, yaitu arsip yang disimpan pada suatu pusat arsip %depo arsip&,atau
arsip yang dipusatkan penyimpan dan pemeliharaannya pada suatu tempat

tertentu.
  Arsippemerintah yan
yang g mengan
mengandung
dung nil
nilai
ai khusus
khusus ada yang
yang disim
disimpan
pan secara
secara
nasional di 6akarta yaitu pada 1embaga $rsip +asional 0usat yang disebut
de
deng
ngan
an nama
nama $+7I +7I %$%$rs
rsip
ip +asi
+asion
onal
al 7epub
7epubli
lik
k In
Indon
dones
esia
ia&.
&. Se
Sedan
dangk
gkan
an
lembaga pemerintah yang menyimpan dan memelihara arsip pemerintah di
daerah yaitu 0erpustakaan dan $rsip )aerah. $rsip sentral disebut uga $rsip
makro atau arsip umum, karena merupakan gabungan ataupun kumpulan dari
berbagai arsip unit.

 Arsipunit, yaitu arsip yang disimpan di setiap bagian atau setiap unit dalam
suatu organisasi. $rsip unit disebut uga arsip mikro atau arsip khusus, karena
khusus hanya menyimpan arsip yang ada di unit yang bersangkutan.

%e& Berdasarkan keasliannya, 2enurut keasliannya, arsip dibedakan atas# arsip asli,
arsip tembusan, arsip salinan, dan arsip petikan.

%f& Berdasarkan subyeknya, Berdasarkan subyek atau isinya, arsip dapat dibedakan
atass berbag
ata berbagai
ai macam,
macam, misal
misalnya
nya## $rsip
$rsip keuanga
keuangan, n, $r
$rsip
sip Kepega'
Kepega'aia
aian,
n, $rsip
$rsip
0endidikan, $rsip 0emasaran, $rsip
$rsip 0enualan, dan
da n sebagainya.

%g& Berdasarkan Bentuk dan 8uudnya., 2enurut bentuk atau 'uudnya, arsip terdiri
dari berbagai macam, misalnya surat %arsip korespondensi& yang dalam hal ini
diartikan sebagai setiap lembaran kertas yang berisi informasi atau keterangan
yang
yan g bergun
bergunaa bagi penyelen
penyelenggar
ggaraan
aan kehidu
kehidupan
pan organi
organisas
sasi,
i, sepert
seperti#
i# naskah
naskah
peranian(kontrak, akte, kartu pega'ai, tabel, gambar, grafik atau bagan.
Selain surat, bentuk atau 'uud arsip dapat uga berupa pita rekam, piringan
hitam, mikrofilm, 9), dsb.

%h& Berdasarkan Sifat Kepentingannya., 2enurut sifat kepentingannya, arsip dapat

dibedakan atas

 $rsip nonesensial, yaitu arsip yang tidak memerlukan pengolahan, dan tidak

mempunyai
mempuny ai hubunga
hubungan
n dengan
dengan halha
halhall yang
yang penting
penting sehing
sehingga
ga tidak
tidak perlu
perlu
disimpan dalam 'aktu yang terlalu lama.

 Arsip penting yaitu arsip yang mempunyai nilai hukum, pendidikan, keuangan,
doku
dokume
ment
ntas
asi,
i, se
sea
ara
rah,
h, da
dann seb
ebag
agai
ainy
nya.
a. $rs
rsip
ip yan
angg de
demi
miki
kian
an masasih
ih
dipergunaka
dipergunakan n atau masih diperlukan
diperlukan dalam membantu
membantu kelancaran
kelancaran pekeraan.
pekeraan.
$rsip ini masih perlu disimpan untuk 'aktu yang lama, akan tetapi tidak
mutlak permanen. Arsip vital, yaitu arsip yang bersifat permanen, disimpan
untuk selamalamanya, misalnya akte, ia:ah, buku induk mahasis'a, dsb.

1.4. iri-iri Arsip !ina"is

 Berdasark
Berdasarkan
an uraian
uraian terdahu
terdahulu,
lu, bah'a
bah'a arsip
arsip dinami
dinamiss adalah
adalah arsip
arsip yang
yang masih
masih
dipergunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran seharihari. )engan demikian,
arsip dinamis memiiki ciriciri sebagai berikut#

 $rsi
$rsip
p yan
ang
g masi
masih
h ak
aktu
tual
al da
dan
n be
berl
rlak
aku
u se
seca
cara
ra lalang
ngsu
sung
ng di
dipe
perl
rluk
ukan
an da
dan
n
dipergunakan dalam penyelenggaraan administrasi seharihari.

 $rsip yang senantiasa masih berubah nilai dan artinya menurut fungsinya.

 0ada dasarnya arsip dinamis bersitat tertutup, oleh karena itu pengelolaan dan
perlakuannya harus mengikuti ketentuan tentang kerahasiaan suratsurat.
Sesuai
Sesuai dengan
dengan ciri
ciri di atas,
atas, maka
maka menuru
menurutt fungsi
fungsi dan kegunaa
kegunaanny
nnya,
a, ars
arsip
ip
dinamis dapat dibedakan atas#

 Arsip aktif, yaitu

yaitu arsip
arsip yang
yang masih
masih sering
sering diperg
diperguna
unakan
kan bagi
bagi kelangs
kelangsunga
ungan
n
pekeraan di kantor

 Arsipsemi aktif, ya
yait
itu
u ar
arsi
sip
p ya
yang
ng frek
frekuen
uensi
si pe
pengg
nggun
unaan
aanny
nyaa su
sudah
dah mula
mulaii
menurun

 Arsip inaktif, yaitu arsip yang sudah arang sekali dipergunakan dalam proses
pekeraan seharihari.

.;. Siklus $rsip )inamis

$rsip dinamis biasanya memiliki empat tahap siklus hidup % life sicle sicle&. -ahap
pertama, adalah merupakan tahap penciptaan
penciptaan.. 0roses ini teradi tatkala tulisan dituangkan
ke dalam bentuk kertas, atau data dihasilkan dari komputer, informasi diterima pada film,
tape atau media lainnya. 0ada tahap ini, arsip dapat berupa surat(naskah yang dibuat oleh
instansi(kantor kita, atau yang dibuat oleh instansi lain, yang diterima oleh kantor kita.

-ahap
-ahap kedua merupakan tahap penggunaan aktif dengan angkauan 'aktu beberapa
hari dan mungkin sampai tahunan. 0ada tahap ini pemakai sering menggunakan arsip
dinamis serta memerlukan akses cepat ke berkas dinamis. $rsip dinamis disimpan di
kantor pada tempattempat penyimpanan seperti filing cabinet atau almari arsip karena
tingkat penggunaannya yang sering, serta butuh akses yang cepat.

-ahap ketiga adalah tahap inaktif. -ahap ketiga ini teradi tatkala arsip dinamis
sudah arang atau mungki
mungkin n tidak dipakai lagi sehingga menadi inaktif.
inaktif. <leh karena itu,
arsip itu disimpan dalam tempat penyimpanan seperti unit kearsipan atau pusat arsip
dinamis %record center&. Selama masa inaktif ini, arsip dinamis disimpan karena alasan
hukum atau karena kebutuhan ruukan, dan sebagainya.

-ahap
-ahap keempat ialah tahap penyusutan dan Jadwal retensi Arsip %67$&. 0enyusutan
adalah suatu tindakan yang diambil berkenaan dengan habisnya "masa simpan" arsip
yang telah ditentukan oleh perundangundangan, peraturan atau prosedur administratif.
-indakan
-in dakan ini harus dilakukan
dilakukan untuk mengatas
mengatasii menggunungny
menggunungnyaa arsip,
arsip, sehingga
sehingga sulit
sulit
ditemukan
ditem ukan kembali
kembali (retrieval)
(retrieval)dan
dan sulit
sulit memeliharan
memeliharanya,
ya, sebab karakteristik
karakteristik arsip ialah
mengumpul secara alami (accumulating naturally).
naturally). )engan demikian penyusutan arsip
diperlukan
diperlukan untuk menghemat
menghemat ruangan(tem
ruangan(tempat,
pat, memudahkan
memudahkan penemuan
penemuan kernbali
kernbali arsip
mana
ma naka
kala
la dipe
diperl
rluk
ukan
an.. Se
Seda
dang
ngka
kan
n 67$
67$ adadal
alah
ah pepedo
doma
mann ya
yang
ng di
digu
guna
naka
kan
n untu
untukk
menyusutkan arsip.

0enyusuta
0enyus utann arsip
arsip menyan
menyangkut
gkut peker
pekeraan
aan pemusn
pemusnaha
ahan
n arsip
arsip yang
yang sudah
sudah tidak
tidak
memiliki nilai guna primer %hukum, fiskal, administratif, keilmuan&, maupun nilai guna
sekunder. 0ermusnahan dilakukan dengan mengikuti kententuan retensi %masa simpan&
atas dasar nilai kegunaannya dan dituangkan dalam bentuk 6ad'al 7etensi $rsip %I7$&
yang berupa daftar yang berisi enis(seri arsip, beserta angka 'aktu penyimpanannya,
dimana 67$ dipakai sebagai pedoman untuk penyusutan arsip.

0enyusuta
0enyus utan
n arsip
arsip dapat
dapat uga
uga dilakuk
dilakukan
an dengan
dengan cara
cara menyer
menyerahka
ahkan
n arsip
arsip yang
yang
bernilai guna sekunder %tidak bernilai primer lagi& ke badan yang ber'enang
b er'enang yaitu $rsip
+asional 7l %$+7I& %lihat 00.+o.
00.+o. 3; tahun // tentang penyusutan arsip&. 2enurut 00
3; tahun //, penyusutan arsip instansi(badan pemerintah mencakup tiga kegiatan yaitu
pemindahan, pemusnahan dan penyerahan. 0emindahan arsip maksudnya adalah
memindahkan arsip dari unit pengolah ke unit kearsipan (reccord center& berdasarkan
ad'al retensi arsip secara teratur dan tetap, yang pelaksanaannya diatur oleh masing
masing lembaga atau instansi yang bersangkutan. 2isalnya, *S* memiliki unit kearsipan
%record center& tersendiri, sehingga masingmasing 4akultas, 1embaga, *0-, dsb., akan
menyerahkan arsip inaktif yang dimiliki ke unit kearsipan tersebut sesuai ad'al retensi
yang ditentukan.

0enyusuta
0enyus utan
n ar
arsip
sip perusa
perusahaan
haan atau
atau lembaga
lembaga s'asta
s'asta,, yay
yayasan
asan,, dsb.
dsb. )is
)isusu
usutka
tkan
n
berdasarkan **. +o.= tahun // tentang dokumen perusahaan. Inti dari penyusutan
dokumen perusahaan adalah sama dengan penyusutan arsip instansi(badan pemerintah.

$rsip inaktif yang

kota, 0erpustakaan diserahkan
dan )epo ke )epo $rsip
$rsip provinsi, seperti,
atau $+7I, 0erpustakaan
statusnya dan )epo
akan berubah $rsip
menadi
arsip statis %archives
%archives&& dan disimpan secara permanen untuk perlindungan, karena arsip
tersebut memiliki nilai informasi, historis, ilmiah, dan

pembuktian %hukum, fakta searah, dsb.& 0elaksanaan pemusnahan dan ataupun

penyerahan arsip harus dilakukan dengan menggunakan berita acara.

1.#. Pen$i"panan Arsip

0engelola
0engel olaan
an arsip
arsip sebena
sebenarny
rnyaa telah
telah dimulai
dimulai seak
seak suatu
suatu surat
surat %naska
%naskah,
h, 'ar
'arkat
kat&&
dibuat atau diterima oleh suatu kantor atau organisasi sampai kemudian ditetapkan untuk
disimpan, selanutnya disusutkan %retensi& dan atau dimusnahkan. <leh karena itu, di
dalam kearsipan terkandung unsurunsur kegiatan penerimaan, penyimpanan, temu balik,
dan penyusutan arsip.

$rsip disimpan karena mempunyai nilai atau kegunaan tertentu %lihat uraian di
atas&.
atas&. <leh
<leh karena
karena itu,
itu, hal yang
yang perlu
perlu diperh
diperhati
atikan
kan dalam
dalam hal ini ial
ialah
ah bagaim
bagaimana
ana
prosedurnya, bagaimana cara penyimpanan yang baik, cepat, dan tepat, sehingga mudah
atau ditemukan kembali se'aktu'akt
se'aktu'aktu
u diperlukan,
diperlukan, serta langkah langkah
langkah apa yang
perlu diikuti(dipedomani dalam penyimpanan arsip tersebut.

*ntuk menyelenggarakan penyimpanan arsip secara aman, a'et, efisien dan lu'es
%fleksibel& perlu ditetapkan asas penyimpanan yang disesuaikan dengan kebutuhan dan
kondisi
kond isi masin
masingm
gmasi
asing
ng kantor
kantor(in
(insta
stansi
nsi yang
yang bersan
bersangkut
gkutan.
an. )alam
)alam penyelen
penyelenggar
ggaraan
aan
penyimpanan arsip dikenal 3 %tiga& macam asas yaitu asas sentralisasi, asas disentralisasi,
dan asas campuran atau kombinasi. 0enyimpanan arsip dengan menganut asas sentralisasi
adalah penyimpanan $rsip yang dipusatkan %central filing& pada unit tertentu. )engan
demikian,

penyimpanan arsip dari seluruh unit yang acta dalam satu instansi(kantor
dipusatkan
dipusatkan pada satu tempat(unit
tempat(unit tertentu.
tertentu. Sebaliknya,
Sebaliknya, penyelenggara
penyelenggaran
n penyimpanan
penyimpanan
arsip dengan asas desentralisasi adalah dengan memberikan ke'enangan penyimpanan
arsip secara mandiri. )alam hal yang demikian, masingmasing unit satuan kera bertugas
menyel
men yelengg
enggarak
arakan
an penyim
penyimpana
panan n arsipn
arsipnya.
ya. Sedangka
Sedangkan n asas
asas campur
campuran,
an, mer
merupak
upakan
an
kombinasi antara desentralisasi dengan sentralisasi. )alam asas campuran tiaptiap unit
satuan
satuan kera
kera dim
dimung
ungkin
kinkan
kan menyel
menyelengg
enggara
arakan
kan penyimp
penyimpanan
anan arsip
arsip untuk
untuk spe
spesif
sifika
ikasi
si
tersendiri, sedangkan penyimpanan arsip dengan spesifikasi tertentu disentralisasikan.

0eny
0enyim
impa
pan
n ararsi
sip
p yanangg diar
diarti
tika
kan
n da
dala
lam
m ururai
aian
an ininii ad
adal
alah
ah suat
suatu
u ke
kegi
giat
atan
an
pemberkasan dan penataan arsip dinamis, yang penempatannya secara ac actual
tual menerapkan
suatu sistem tertentu, yang biasa disebut sistem penempatan arsip secara aktual. Kegiatan
pemberkasan dan penataan arsip dinamis tersebut popular dengan
sebutan “filingSystem! 0ar
0araa ahli
ahli kearsi
kearsipan
pan keliha
kelihatan
tannya
nya sepaka
sepakatt untuk
untuk menya
menyatak
takan
an

bah'a dari#
terdiri filling system yang
yang digunak
digunakan
an atau
atau dipaka
dipakaii untuk
untuk kegiata
kegiatan
n penyimp
penyimpanan
anan arsip
arsip

%a& Sistem $bad,

%b& Sistem angka(nomor %numerik&,

%c& Sistem 8ilayah,

%d& Sistem subyek, dan

%e& Sistem *rutan 8aktu

8aktu %kronologis&.
 )isa
)isamp
mpining
g ke
keli
lima
ma si
sist
stem
em di at
atas
as,, ba
bany
nyak
ak ar
arga
gani
nisa
sasi
si at
atau
au in
inst
stan
ansi
si ya
yang
ng
menerapkan sistem kombinasi.

1.%. Peralatan Kearsipan

0eralatan yang dipergunakan dalam bidang kearsipan pada dasarnya sebahagian

besar sama dengan alatalat yang dipergunakan dalam bidang ketatausahaan pada
umumnya,
umumny a, 0eralatan
0eralatan yang dipergunakan
dipergunakan terutama
terutama untuk penyimpanan
penyimpanan arsip
arsip,, minimal
minimal
terdiri dari#

(a) "ap
"ap,, yaitu berupa lipatan kertas atau karton manila yang dipergunakan untuk
menyimpan arsip. 6enisnya terdiri dari map biasa yang sering
disebut stopmap folio# Stopmap bertali % portapel&, map epitan % snelhechter)# map
teba
teball ya
yang
ng le
lebi
bih
h dike
dikena
nall de
deng
ngan
an se
sebubuta
tan
n ordner atau brieforner! 0enyimpanan
ordner
ord ner lebih baik
baik dirak
dirak atau
atau lemari
lemari,, bukan
bukan di daldalam
am filing cabinet dan posisi
penempatannya bias tegak. Sedangkan
SedangkanStopmap
Stopmap
folio dan snelhechter penyimpanannya dalam posisi mendatar, atau tergantung
%bila yang dipakai snelhechter gantung& di dalam filing cabinet,
sedangkan portapelsesebai
baikny
knyaa disi
disimp
mpanan da
dala
lam
m alalma
mari
ri ka
kare
rena
na dapat
dapat memu
memuatat
banyak lembaran arsip.

(b) $older
$older## mer
erup
upak
akan
an lipat
ipatan
an kert
kertas
as tebal
ebal((kar
karto
ton
n mananiila ber
berbent
bentuk
uk se segi
gi
empat panang yang gunanya untuk menyimpan atau menempatkan arsip, atau
satu kelompok arsip di dalamfiling cabinet. Bentuk folder mirip seperti stopmap
folio, tetapi tidak dilengkapi daun penutup, atau mirip seperti snelhechter tetapi
tidak dilengkapii dengan epitan. Biasanya folder dilengkapi dengan tabtab,, yaitu
bagian yang menonoll dari folder yang berfungsi untuk menempatkan kodekode,
atau indeks yang menunukkan isi folder yang bersangkutan.

(c) %uide# adalah lembaran kertas tebal tau karton manila yang dipergunakan sebagai
penunuk dan atau sekat(pemisah dalam penyimpanan arsip. %uide terdiri dari dua

tbagian,
anda
anda at yaitu
au tab
atau indeguide
gui
ks deklas
indeks klyan
yang gikas
asif
ifikbergun
ber
i guna
asi a ngel
%peng
pe untuk
untuk
elom mencan
men
ompo
poka cantum
n& tumkan
kan& dankanbada
dan bakodekode
koden kode,
dan gui,detan
gui tanda
da
itu
sendiri.6umlah guide yanang
g dipe
diperl
rluk
ukan
an dadala
lam
m sisist
stem
em filing ada
adala
lah
h se
seba
banynyak
ak
pembagian pengelompokan arsip menurut subyeknya. 2isalnya guide pertama
untuk menempatkan
menempatkan tauk (heading)
(heading)subye
subyekk utama (mai
(main
n subyek),
subyek), guide kedua
untuk
unt uk menemp
menempatka
atkan
n subsu
subsubye
byek,
k, guide
guide ketiga
ketiga untuk
untuk yang
yang lebih
lebih khusus
khusus lagi,
lagi,
demikian seterusnya.

(d) $iling &abinet %fil

%filee ca
cabi
bine
net&
t&,, ad
adal
alah
ah pe
pera
rabo
bott kakant
ntor
or beberb
rben
entu
tuk
k pepers
rseg
egii
empat panang yang diletakkan secara vertikal %berdiri& dipergunakan untuk
menyimpan berkasberkas atau arsip. $iling cabinet memp
mempunyai
unyai seumlah
seumlah laci
yang memiiki ga'ang untuk tempat rnenyangkutkan folder gantung %bila arsip
ditampung dalam folder gantung&.
gantung&. $iling cabinet terdiri berbagai enis, ada yang
 berlaci tunggal, berlacii ganda, hori'ontal plan file cabinet# drawer type filing
cabinet# lateral filing cabinet, dsb.

(e) Almari Arsip# adal

adalah
ah almari
almari yang
yang khusus
khusus digunak
digunakan
an untuk
untuk menyim
menyimpan
pan arsip.
arsip.
Bentuk
Ben tuk dan enisn
enisnya
ya bervas
bervasi,
i, namun
namun berkas
berkas atau
atau arsip
arsip yang
yang disimp
disimpanan dalam
dalam
almarii arsip
almar arsip sebaiknya
sebaiknya disusun(dit
disusun(ditata
ata secara
secara vertical
vertical lateral
lateral %vertikal
%vertikal berderet
berderet
kesamping&,
kesam ping&, sehingga susunan arsip di dalam almari arsip sama dengan susunan
arsip yang disusun ditata di dalam rak arsip.

(f) Ber
Berkas
kas Kotak
Kotak (o
(o file)
file)## ada
adalah
lah kotak
kotak yang
yang diperg
diperguna
unakan
kan untuk
untuk menyi
menyimpa
mpan n
berbagai ars
arsip
ip %'arka
%'arkat&t&.. Setiap
Setiap berkas
berkas kotak
kotak sebaik
sebaiknya
nya diperg
dipergunak
unakanan untuk
untuk
menyimpan arsip yang seenis, atau yang berisi halhal yang sama. Selanutnya
berkas kotak ini akan ditempatkan pada rak arsip, disusun secara vertikal %vertikal
berderet ke samping&.

(g) 7ak $rsip,

$rsip, adalah
adalah seeni
seeniss almari
almari tak berpin
berpintu,
tu, yang
yang merupa
merupakan
kan tempat
tempat untuk
untuk
menyi
men yimpan
mpan berkas
berkasbe
berka
rkass atau
atau arsip.
arsip. $rsip
$rsip dit
ditemp
empatk
atkan
an dirak
dirak susun
susun sec
secara
ara
vertikal lateral yang dimulai selalu dari posisi kiri paling atas menuu kekanan,
dan seterusnya keba'ah.

(h) Rotary $illing# ad

adal
alah
ah pe
pera
rala
lata
tan
n ya
yang
ng da
dapat
pat be
berp
rput
utar
ar,, di
diper
pergu
guna
nakan
kan untuk
untuk
menyimpan arsiparsip %terutama berupa kartu&.

(i) 9arde> %9ard Inde>& 9ar

9arde>
de> adalah
adalah alat
alat yang
yang diper
dipergun
gunakan
akan untuk
untuk menyi
menyimpa
mpan n
arsip
arsip yang
yang berupa
berupa kartu
kartu den
dengan
gan memper
mempergun
gunakan
akan lacil
lacilaci
aci yang
yang dapat
dapat dit
ditari
arik
k
keluar memanang. Kartukartu yang akan disipan disebelah atas kartu diberi kode
agar lebih mudah dilihat.

(*) 4i
4ile
le ya
yang
ng da
dapat
pat dili
dilihat
hat %+i
+isible
sible reference
reference record
record file&
file& +i
+isible
sible reference
reference record
file adalah alat yang dipergunakan
dipergunakan untuk menyimpan
menyimpan arsiparsip yang bentuknya
berupa leflet, brosur, dan sebagainya.

1.&. Pene"uan Ke"'ali Arsip.

Keberhasilan pelaksanaan manaemen arsip dinamis atau arsip aktif, akan nampak
dengan elas, bilamana semua bahan yang dibutuhkan mudah ditemukan kembali, dan
mudah pula dikembalikan ke tempat semula. Karena, penemuan atau pencarian dokumen
meru
me rupak
pakan
an sala
salah
h sa
satu
tu ke
kegi
giat
atan
an da
dala
lam
m bida
bidang
ng kekear
arsi
sipa
pan,
n, ya
yang
ng be
bert
rtu
uua
uann un
untu
tuk
k
menemu
men emukan
kan kembal
kembalii arsip,
arsip, karena
karena akan diperg
dipergunak
unakan
an dalam
dalam proses
proses penyelen
penyelengar
garaan
aan
administras
admini strasi.
i. 2enemukan
2enemukan kembali,
kembali, uga berarti
berarti memastikan
memastikan dimana suatu
suatu arsip
arsip yang
akan dipergunakan itu disimpan, dalam kelompok berkas apa arsip itu berada, disusun
menurut
menur ut sistem
sistem apa, dan bagaimana
bagaimana cara mengambilnya.
mengambilnya. 2enemukan
2enemukan kembali
kembali arsip,
arsip,
tidak hanya sekedar menemukan kembali arsip dalam bentuk fisiknya, akan tetapi uga
menemukan informasi yang terkandung di dalamnya. <leh karena itu, penemuan kembali
ini sangat berhubungan dengan keakuratan sistem pemberkasan atau penyimpanannya.
Kegiatan penemuan
Kegiatan penemuan kembali
kembali merupakan
merupakan barometer
barometer efisiensi
efisiensinya
nya penyaian
penyaian informasi
informasi
kearsipan. Siklus penemuan kembali arsip yang dibetuhkan %retrieval(finding cyclus&, dan
siklus
siklus penemp
penempata
atan
n kembal
kembalii %filin
%filing
g cyclus
cyclus&& merupak
merupakan
an prosed
prosedur
ur yang
yang memerl
memerluka
ukann
penanganan tersendiri.

Salah satu hal penting yang sering diabaikan dalam penemuan kembali arsip ialah,
tidak melakukan pencatatan dalam transaksi peminaman. Kita sering mengambil arsip
tanp
tanpaa mela
melatu
tuii bu
bukt
ktii te
tert
rtul
ulis
is,, at
atau
au ha
hany
nyaa memi
meminnam
am li
lisa
san
n sa
saa
a,, ba
bahk
hkan
an mungk
mungkin
in
menggunakannya tanpa seiin petugas, karena merasa sesame teman kantor. $kibatnya,
bila kita lupa mengembalikannya, maka arsip itu bias hilang atau tercecer disembarang
tempat. <leh karena itu, bila kita meminam arsip sebaiknya
memper
mem pergun
gunakan
akan surat
surat pinam
pinam atauatau kartu
kartu permi
permintaa
ntaan
n pinam
pinam melalu
melaluii petuga
petugass yang
yang
menanganinya. *ntuk menghindari hal itu, maka perlu dibuat lembar( kartu pinam arsip.

Setelah peminam mengisi lembar peminaman, maka perlu dipertanyakan apakah

peminam boleh langsung melakukan akses ke laci filling cabinet atau ke

almari arsip?.

Sebelum mena'ab
mena'ab pertanyaan itu, perlu disampaikan
disampaikan bah'a ada 5 %dua& sistem
layanan yaitu#

%a& lay
layan
anan
an te
terb
rbuk
ukaa %open
opened
ed access
access&& ya
yait
itu
u pe
pengg
nggun
unaa di
diper
perbol
boleh
ehkan
kan la lang
ngsu
sung
ng
mengambil dokumen yang diingininya dari tempatnya %rak, laci, folder, dsb.&,

%b& laya
layanan
nan tertutup
tertutup %closed
%closed access&,
access&, yaitu
yaitu pengguna
pengguna tidak diperbolehkan
diperbolehkan mengambil
mengambil
sendiri dokumen yang diinginkannya dari tempatnya melainkan harus melalui
petugas. Biasanya untuk arsip, sistem yang dipakai ialah sistem layanan
layanan tertutup.

1.(. Pe"eliharaan Arsip

0okokKea)alam
)al
0okokKearsipamanpenel
pen
rsipan elasa
asann umum
dinyatakan
diny umu
atakan m **untuk
bah'a +o.
+o. kepentingan
-ahun
ahuningan
kepent / pertanggung
tentan
tentang
perta g Ketent
Keta'aban
entuan
uanket
nggunga'aban ketent
entuan
uan
nasional
nasion al
kepada generasi yang akan datang, perlu diselamatkan bahanbahan bukti yang nyata
benar, serta lengkap mengenai kehidupan dan penyelenggaraan pe
pemerintahan
merintahan negara baik
masa lampau, masa sekarang dan masa yang akan datang. 0enyelamatan bahanbahan
bukti tersebut merupakan masalah yang menadi bidang kearsipan dalam arti yang luas.

0emeliharaan arsip mencakup usahausaha yang dilakukan untuk menaga

arsiparsip dari segala kerusakan dan kemusnahan. Kerusakan atau kemusnahan

arsip bisa datang dari arsip itu sendiri,

sendiri, maupun disebahkan
disebahkan oleh seranganse
seranganserangan
rangan dari
luarr arsip.
lua arsip. Sedangk
Sedangkan,
an, pengam
pengamanaanan
n arsip
arsip adalah
adalah usaha
usahausa
usaha
ha yang
yang dil
dilakuk
akukan
an untuk
untuk
meniaga arsiparsip dari kehilangan maupun dari kerusakan akibat penggunaan. *saha
pemeliharaan arsip berupa melindungi, mengatasi, mencegah, dan mengambil. langkah
langkah,, tindakanti
langkah tindakantindakan
ndakan yang bertuuan
bertuuan untuk menyelamat
menyelamatkan
kan arsiparsi
arsiparsip
p beserta
beserta
informasinya %isinya&.

0engamanan arsip dari segi fisiknya dapat dilakukan dengan cara restorasi dan
laminasi. 7estorasi arsip adalah memperbaiki arsiparsip yang sudah rusak, atau yang
sulit
sulit digunak
digunakan,
an, agar dapat
dapat diper
dipergun
gunakan
akan clan
clan dapat
dapat disim
disimpan
pan kembal
kembali.i. Sedangk
Sedangkan,
an,
laminasi adalah menutup kertas arsip diantara 5 %dua& lemari plastik, sehingga arsip
terlindung dan aman dari bahaya kena air, udara lembab dan serangan serangga. )engan
cara itu, arsip akan tahan lebih lama untuk disimpan. Sedangkan pengamanan atau upaya
menyelamatkan
menyel amatkan informasi
informasi yang terkandung dalam arsip
arsip %isi&
%isi& dapat dilakukan dengan
mengalih mediakan ke dalam bentuk media lain, seperti padamicro
pada micro film,
film, fich
fich,, dan ke
media digital.

)A) II

KE)ERA!AAN KEARSIPAN
KEARSIPAN !A*A+ +ANAJE+EN +,!ERN

*ntu
*ntuk
k mema
memanf
nfaat
aatkan
kan krea
kreati
tifi
fita
tass masy
masyar
araka
akatt da
dala
lam
m pe
pemb
mban
angu
gunan
nan denga
dengan
n
sendirinya
sendir inya memerlukan
memerlukan penanganan dan pengendalian
pengendalian potensi dengan baik. $r
$rti
ti praktis
praktis
penanganan tersebut di atas telah dikemukakan oleh Bapak 0residen dalam amanatnya
pada pengumuman dan penelasan pembentukan Kabinet 0embangunan @I tanggal 
2aret //3, bah'a dalam pelaksanaan pembangunan hendaknya diterapkan manaemen
modern. $da tiga fungsi pokok yang dikemukakan dalam manaemen modern. 0ertama
perencanaan yang matang, kedua pelaksanaan yang tepat dan ketiga penga'asan yang
ketat.

5. 4ungsi dan -uuan 0okok kearsipan +asional

*ntuk memahami lebih mendalam keberadaan arsip dalam manaemen modern

dapat
dapat kita
kita paham
pahamii pa
pasa
sall 5 dan pasal
pasal 3 undan
undangu
gund
ndan
ang
g no
nomr
mr  ta
tahun
hun /
/ te
tent
ntang
ang

ketentuanketentuan pokok kearsipan sebagai berikut #

Pasal 2

4ungsi arsip membedakan #

• $r
$rsi
sip
p dina
dinami
miss ya
yang
ng dipe
diperg
rguna
unaka
kan
n se
seca
cara
ra la
langs
ngsung
ung dadala
lam
m peren
perencan
canaa
aan,
n,
pelaksanaaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau
dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi negara.

• $rsip statis
$rsip statis yang
yang tidak
tidak diperg
dipergunak
unakan
an secara
secara langsu
langsung
ng untuk
untuk perenc
perencana
anaan,
an,
penyelenggaraan kehidupan kebangsaan maupun untuk penyelenggaraan
seharihari administrasi negara.
 Pasal 3

-uuan kearsi
-uuan kearsipan
pan ialah
ialah untuk
untuk menam
menaminin kesela
keselamat
matan
an pertan
pertanggun
ggunga'
ga'aba
aban
n
nasional
nasional tentang
tentang perencanaan,
perencanaan, pelaksanaan,
pelaksanaan, dan penyelenggaraa
penyelenggaraan n pertanggung
pertanggunga'aban
a'aban
bagi kegiatan pemerintah. Beberapa unsur penting antara lain #

• 0erencanaan,

• 0elaksanaan(penyelenggaraan,

• 0ertanggunga'aban.

0erencanaan #

$rsip sebagai sumber informasi dapat memberikan(menyediakan data antara lain #

• )ata yang bersifat umum,

2eliputi data yang bersifat kebiaksanaan dan peraturan serta keputusan.

• )ata yang bersifat khusus,

2eliputi keberhasilan dan ketidakberhasilan serta kendala dan solusinya.

0elaksanaan(0enyelenggaraan #

Suatu perencanaan kegiatan adalah suatu pelaksanaan yang senantiasa taat dan
disipl
disiplin
in pada ketent
ketentuan
uan yang
yang ada. )alam
)alam pelaks
pelaksanaa
anaan
n kegiat
kegiatan
an ini memper
memperlih
lihatk
atkan
an
sebagai penunang keputusan yang dilakukan sehingga hasilnya akan memenuhi sasaran
yang telah ditetapkan sebel
sebelumnya
umnya.. 2emanfaatka
2emanfaatkan(meng
n(menggerakk
gerakkan
an arsip
arsip tergantung
tergantung pada
dua faktor utama yaitu #

a. Sikap setiap pimpinan terhadap fungsi arsip dalam manaemen baik di bidang
perusahaan maupun di bidang pemerintah. Sikap pemimpin yang tidak peduli
terhadap kearsipan, akan mengakibatkan organisasi(instansi yang dipimpinnya
kehilangan untuk mencapai keberhasilan yang maksimal.

b. 4aktor yang kedua adalah hal yang mempengaruhi

mempengaruhi akan aktivitasaktiv
aktivitasaktivitas
itas,, yaitu
yaitu
luasny
luasnyaa tanggun
tanggunga
ga'ab
'ab(fu
(fungs
ngsii yang
yang diemba
diemban
n oleh
oleh organi
organisas
sasi(i
i(inst
nstans
ansii yang
yang
bersangkutan.

)alam pelaks
)alam pelaksana
anaan
an kegiat
kegiatan
an perlu
perlu dilaku
dilakukan
kan proses
proses pengka
pengkaian
ian secara
secara kritis
kritis
bagianbagian atau komponen kegiatan(pekeraan. Salah satu metoda yang dipergunakan

untuk mendapatkan data analisis pekeraan adalah dengan mengadakan suatu observasi.
 0ertanggunga'aban #

Kata pertanggunga'aban mengandung arti bah'a keberadaan teknologi sistem

informasi kearsipan,secara konsisten berada di aaran terdepan berperan sebagai alat
penga'asan dan pengendalian.

5.5 Aubungan Kearsipan )engan IlmuIlmu Yang

Yang 1ain

Kearsipan sangat erat hubungannya dengan disiplin ilmu diantaranya #

a. Ilmu
Ilmu Ad
Admi
mini
nist
stra
rasi
si

2empel
2emp ela
aar
arii ke
kear
arsi
sipa
pan
n tida
tidak
k dapa
dapatt kita
kita le
lepas
paska
kan
n de
denga
ngann memp
mempelela
aar
arii da
dan
n
mendalami ilmu administrasi dimana kearsipan itu sendiri melekat dan terkandung di
dalamn
dalamnya.
ya. )alam
)alam abad
abad modern
modern ini tidak
tidak ada satu
satu hal yamg lebih
lebih penting
penting dari pada
pada
administras
admini strasi,
i, demikian
demikian pula administr
administrasi
asi tanpa records management
management akan siasia
siasia dan
kearsipan tanpa manaemen yang baik akan statis. )alam proses administrasi, kearsipan
bukan merupakan fenomena masyarakat yang baru, karena arsip itu sendiri diciptakan
oleh masyarakat untuk masyarakat sehingga tuuan kearsipan tidak terlepas dari tuuan
masyarakat.

b. Ilmu Ekonomi

Ilmu ekonomi berkenaan dengan upaya apa supaya kemakmuran dapat tercapai,
baik kemakmuran bagi masyarakat maupun perorangan, dan bagaimana pula bah'a
kemakmuran yang dicapai dapat ter'uud dalam keadilan sebagaimana diamanatkan oleh
pancasila.

Ilmu kearsipan membantu ekonomi dalam hal menggarap dan mengolah informasi yang
pada akhirnya akan memberikan corak kepada stabilitas perekonomian dengan
perubahanperubahan yang dinamis dan tidak terlalu membutuhkan biaya yang terlalu

tinggi.
c. Ilmu
lmu Politik

Ilmu politik merupakan suatu ilmu yang mempelaari selukbeluk pemerintahan

yang berorientas
berorientasii kepada kegiatan administra
administrasi
si pemerintaha
pemerintahan.
n. untuk menelaah semua
faktor
faktorfa
fakto
ktorr yang
yang mempeng
mempengaru
aruhi
hi keputu
keputusan
sanke
keput
putusa
usan
n yang
yang bersif
bersifat
at polit
politik
ik dan
administras
admini strasi,
i, ilmu kearsipan
kearsipan dalam konsep dan pola pikir memberi
memberi 'arna kepada setiap
keputusan dan kebiaksanaan yang ditentukan.

d. Ilmu
lmu In
Info
form
rmas
asii

Ilmu inform
Ilmu informasi
asi adalah
adalah ilmu
ilmu yang
yang mempel
mempelaa
aari
ri perila
perilaku,
ku, str
strukt
uktur
ur,, dinam
dinamika,
ika,
transfer informasi. Informasi merupakan pengetahuan dalam bentuk fakta atau pendapat
yang mungkin diterima
diterima oleh seseora
seseorang
ng atau oleh banyak orang. Informasi
Informasi sebagai suatu
kesatuan konsep, kesatuan intelektual, yang diterima, sebagai suatu kesatuan pikiran pada
hakekatnya adalah stimulasi yang dipahami
dipaha mi melalui indra yang dimiliki dari seseorang.

e. Ilmu
lmu Sejarah

$rsip berper
$rsip berperan
an sebaga
sebagaii sumbe
sumberr se
sear
arah
ah yang
yang member
memberikan
ikan pengal
pengalama
aman
n di 'aktu
'aktu
lampau, memberi arti apa yang dikerakan sekarang dan bagaimana rencana yang akan
datang.

Ilmu searah mencatat dan mengumpulkan segala keadiankeadian yang penting

dimasa lampau. -anpa adanya ingatan yang kuat akan keadiankeadian dimasa lampau
kita tidak akan mengetahui searah, dan arsiplah sebagai pusat ingatan %central memory&
dan sebagai sumber searah.

)A) III

PRINSIP-PRINSIP !ASAR KEARSIPAN

KEARSIPAN

0rinsip dasar kearsipan meliputi antara lain #

• Prinsip dasar pertama yaitu bah'a arsip diciptakan oleh masyarakat dan untuk
masyarakat sehingga tuuan kearsipan tidak terlepas dari tuuan masyarakat.

• Prinsip dasar yang kedua adalah

adalah perli
perlindun
ndungan
gan dan penyelam
penyelamatan
atan arsip,
arsip, yaitu
yaitu
mengatur tatalaksana penyelamatan dan perlindungan arsip, di Indonesia aturan
ini dirumuskan dalam Bab I@ pasal / dan pasal C *ndangundang +omor 
-ahun / tentang KetentuanKetentuan 0okok Kearsipan. )alam pasalpasal
tersebut dirumuskan bah'a pengumpulan, pemeliharaan dan penyelamatan arsip
adalah merupakan ke'aiban setiap lembaga dan badan pemerintahan.

• Prinsip dasar yang ketiga adalah kearsipan dan arsip itu sendiri sebagai catatan
catata
catatan(na
n(naska
skahn
hnask
askah..
ah.. $rsip
$rsip sebagai
sebagai pusat
pusat ingata
ingatan
n member
memberika
ikan
n doronga
dorongan n
untuk
unt uk mencip
menciptak
takan
an gagasan
gagasanga
gagas
gasan
an rencan
rencanar
arenc
encana
ana baru
baru baik
baik mengena
mengenaii
kegiatankegiatan spiritual maupun kegiatankegiatan dunia'i.

• Prinsip dasar yang keempat adalah arsip sebagai lembaga tempat penyimpanan
naskahnaskah pemerintahan dan naskahnaskah bersearah.

• Prinsip dasar yang kelima, $rsip

$rsip sebaga
sebagaii fungsi
fungsi organi
organik
k # Kearsip
Kearsipan
an sebaga
sebagaii
fungsii organik,
fungs organik, atau dengan kata lain arsip
arsip merupakan
merupakan kegiatan organik,
organik, hal ini
merupakan fakta searah kearsipan yang menunukan keberadaan arsip dlam
pengertian arsip konvensional, identik dengan keberadaan tulisan sebagai

rekaman informasi pelaksanaan administrasi.

• Prinsip dasar yang keenam adalah
adalah arsip
arsip sebagai
sebagai per'u
per'uudan
udan ide dan gagasa
gagasan
n
manusia. Ide, gagasan, pikiran, naluri, penalaran atau dengan kata lain cipta,
rasa,
rasa, karsa,
karsa, dan karya
karya merupak
merupakan
an media
media yang
yang dapat
dapat menghas
menghasil
ilkan
kan budaya
budaya
sebagai karya manusia. +amun dari semua itu terdapat titik persamaan yaitu
bah'a kebudayan merupakan karya manusia %2anmande&, hasil produk
kehidupan manusia dan alat penciptanya dalah manusia.

• Prinsip dasar yang ketujuh adalah arsip lebih sekedar informasi baik dalam bentuk
fakta maupun detail, arsip sebagai informasi yang merupakan susunan konsep
dalam bentuk fakta dan citra yang dapat diterima oleh seseorang atau banyak
oran
orang
g un
untu
tuk
k dima
dimanf
nfaat
aatka
kann se
seba
bagai
gai babaha
hann peren
perencan
canaa
aan,
n, pe
pela
laks
ksan
anaa
aan,
n, dan
pengendalian suatu kegiatan.

• Prinsip dasar yang kedelapan adalah arsip sebagai cermin kehidupan, seandainya
teradi kasus baik kasus yang dilakukan oleh orang lain maupun kasus yang
dilakuk
dilakukan
an oleh
oleh diri
diri kita
kita sendir
sendiri,
i, dimana
dimana kasus
kasus ter
terseb
sebut
ut patut
patut disesa
disesali,
li, maka
maka
secara spontan terlontarlah
terlontarlah katakata supaya diadikan cermin atau cukup
menadi cermin bagi saya dan sebagainya.

• Prinsip dasar k esembilan adalah arsip sebagai suatu kesatuan yang utuh dan
d asar yang kesembilan
mandir
man diri,
i, media
media apapun
apapun yang
yang diperg
dipergunak
unaknn untuk
untuk mer
merekam
ekam inform
informasi
asi tidak
tidak
menad
men adii masala
masalah
h dan tidak
tidak akan
akan dan(ata
dan(atauu merub
merubahah isi
isi(m
(mate
ateri
ri inform
informasi
asi itu
sendiri. )engan demikian media apapun yang dipergunakan, baik media cetak
maupun media elektronik, arsip harus#

 -etap
-etap lengkap dan dapat dipercaya.

 -etap
-etap menyeluruh dan tidak dapat dibagibagi.

 Bagianbagian yang berada dalam arsip senantiasa saling

menelaskan.

 Bagianbagian dalam setiap arsip merupakan hubungan yang

rasional dan merupakan suatu kesatuan yang utuh.

• Prinsip dasar yang kesepuluh adalah arsip me'akili ingatan

ingatan manusia.
manusia. memori
memori
yang terkandung dalam arsip nilainya lebih tinggi atau lebih kuat dari ingatan
seseorang atau sekelompok orang.

• Prinsip dasar yang kesebelas adalah arsip senantiasa tetap dan dapat dipercaya #
arsip
arsip akan
akan selalu
selalu larut
larut dan mengik
mengikuti
uti kontinu
kontinuit
itas
as pertum
pertumbuha
buhan
n Badan
Badan dan
1embaga 0emerintahan %public sector&, Badan dan 1embaga S'asta %private
sector&.
 • Prinsip dasar yang keduabelas adalah arsip merupakan kebudayaan dan peradatan.
dalam segala dimensi arsip adalah sebagai akar budaya dan peradaban manusia,
karena ia lahir dari segala aktivitas segala kegiatan.

• Prinsip dasar ketiga belas adalah arsip sebagai bukti apa yang menadi gagasan
dan apa yang
yang diputu
diputuska
skan.
n. segala
segala apa yang
yang dipiki
dipikirka
rkan,
n, segala
segala angana
angananga
ngan,
n,

segala yang dikerakan

dalam 'uud arsip. dan didiskusikan serta ditetapkan kenyataannya berbukti

• Prinsip dasar keempat belas adalah

adalah arsip
arsip sebagai
sebagai ekspre
ekspresi
si penget
pengetahua
ahuan
n dan
pengalaman # arsip mengandung informasi tentang pikiranpikiran, bendabenda
dan ideide serta gagasan dalam umlah yang tidak terbatas.

• Prinsip kelima belas adalah arsip sebagai suatu bahan dan arsip sebagai suatu
lembaga yang spesifik. arsip sebagai suatu bahan yang spesifik adalah karena
terbent
terbentuk
uk dalam
dalam suatu
suatu proses
proses kegiata
kegiatan
n atau
atau sutau
sutau transa
transaksi
ksi yang
yang hasiln
hasilnya
ya
dipe
diperu
runt
ntuk
ukan
an untu
untuk
k rru
uuk
ukan
an dan
dan sebag
ebagai
ai su
sum
mber
ber asaslli unt
untuk bukt
buktii
pertanggunga'aban dan sumber asli untuk kepentingan atau keperluan
penelitian.

• d asar keenam belas adalah arsip disaikan untuk setiap pemakai asa arsip
Prinsip dasar
tertentu. tidak seperti halnya perpustakaan bah'a bahan pustaka terbuka bagi
siapa
siapa saa
saa se
sesua
suaii dengan
dengan enis
enis perpus
perpustak
takaan
aan itu sendir
sendiri,
i, tet
tetapi
api arsip
arsip hanya
hanya
diperuntukan bagi pemakai asa informasi arsip yang dianggap berhak sesuai
dengan peraturan perundangundangan yang berlaku.

)A) I

PENGE*,*AAN ARSIP

0engelolaan arsip ada dua, antara lain #

• $rsip dinamis

• $rsip statis

;. $rsip )inamis

$rsip )inamis adalah arsip yang dianggap masih memiliki guna penuang dalam
pelaksanaan proses administrasi seharihari pada lembagalembaga dan badanbadan
pemerintahan dimana arsip diciptakan dan diterima dalam proses kearsipan, di tiap
lembaga dan badan pemerintah kita mengenal unit pengolah dan unit kearsipan. *nit
pengolah adalah unit kera atau staf yang bertugas melakukan pengolahan(memproses
penciptaan arsip. *nit kearsipan adalah unit kera baik struktural maupun fungsional
melaksanakan penyimpanan, pengendalian dan pemeliharaan arsip sesuai dengan sistem
organisasi penyimpanan yang diterapkan di lembaga dan badan serta instansinya yang
bersangkutan.

$rsip dinamis pada prinsipnya terbentuk secara organis, sehingga mengandung

kerahasiaan yang bersifat tertutup dan oleh karenanya tidak boleh diketahui oleh siapa
pun termasuk kode, nomor, perihal dan isi serta disposisinya selain(kecuali untuk
kepentingan dinas.

$rsip dinamis terdiri dari dua, yaitu #

• $rsip dinamis aktif

• $rsip dinamis inaktif

;.. $rsip dinamis aktif

$rsip ini berada dan berfungsi di unit pengolah yang pada umumnya memiliki
nilai
nilai sim
simpan
pan satu
satu sampai
sampai dengan
dengan dua tahun
tahun atau
atau sesuai
sesuai dengan
dengan ad'al
ad'al retensi
retensi yang
yang
berlaku.

;..5 $rsip dinamis inaktif

$rsip ini berada pada fase ketiga yang oleh unit pengolah dirasakan atau dinilai
sudah kurang atau arang(tidak
arang(tidak diperlukan
diperlukan lagi dalam menunang
menunang proses administra
administrasi
si
seharihari, 'alaupun mungkin masih diperlukan tetapi frekuaensinya sangat rendah.

;.5 $rsip Statis

$r
$rsi
sip
p Stat
Statis
is adala
adalah
h ar
arsi
sip
p ya
yang
ng diang
diangga
gap
p su
suda
dah
h ti
tida
dakk be
berg
rgun
unaa la
lagi
gi dalam
dalam
menun
menunang
ang proses
proses admini
administr
strasi
asi sehari
sehariha
hari
ri pada
pada lembaga
lembaga negara
negara dan badan
badanbada
badan
n
pemerintah, sehingga dilihat dari segi kehidupan kebangsaan sangat bernilai.
)A) 

PR,SES KEGIATAN KEARSIPAN

D. Klasifikasi

0engklasifikasian pada kearsipan berdasarkan atas dua parameter, yaitu#

a. Secara umum

Suatu ca
Suatu cara
ra ya
yang
ng sisist
stem
emat
atis
is untuk
untuk meng
menggol
golon
ongk
gkan
an ar
arsi
sipa
pars
rsip
ip(( bahan
bahan
berdasarkan subek(bentuknya.
 b. Secara detail

2erupakan pengelompokan ( penggolongan atas persamaanpersamaan atau

atas
atas da
dasa
sarr pe
perb
rbed
edaa
aanp
nper
erbe
beda
daan
an ya
yang
ng ad
adaa at
atau
au bi
bisa
sa pula
pula di
dike
kelo
lomp
mpoka
okan
n
berdasarkan kronologis kegiatan.

Setelah
Setelah diklas
diklasifi
ifikas
kasika
ikan,
n, arsip
arsip disimp
disimpan
an disuat
disuatu
u tempat
tempat arsip
arsip yang
yang baik
baik
disimpan dalam bentuk yang asli.

)ua hal penting yang harus diperhatikan dalam mengklasifikasikan #

a. 2e
2em
mfile
ile deng
dengan
an baik
baik,, mel
eliiputi
puti pr
pros
oses
es meny
enyusun
usun,, menga
engattur
ur,, dan
dan
mengelompokkan.

b. 2engklasir dengan benar, yaitu harus logis, rasional, dan aktual.

D.. 9ara(macam mengklasifikasikan arsip

$da beberapa macam cara yang dapat digunakan dalam pengklasifikasian, yaitu#

a. ))9 # )ecimal )e'ers 9lasification

b. *)9 # *niversal )ecimal 9lasification

a. C E umum

b.  E agama(religi

c. 5 E filsafat

d. 3 E pengrtahuan sosial

e. ; E bahasa

f. D E ilmu murni

g. F E ilmu praktis(teknik

h.  E seni(kerainan

i. = E kesusastraan

. / E ilmu bumi

c. 19 # 1ibrary 9lasification
 Selain mrnggunakan abad digunakan dengan decimal.

d. 7egional 9lasification

e. 9aubach # $G %system kartu&, $K, 1G %suratsurat yang lain&

a& $ E *mum

b& B E 0ersonalia

c& 9 E Keuangan

d& ) E )evisa

e& H E 207()07

f& 4 E Suratsurat menteri

g& ! E Surat rahasia

h& A E Surat perniagaan

i& I E Surat tata usaha

& 6 E Surat pendidikan

k& K E Surat dokumentasi

D.5. 9oding

D.5. 0engertian 9oding

9oding merupakan suatu proses memberikan kode yang dilakukan seorang uru
indeks %indekser& dengan maksud untuk mempercepat pemsortiran dan file arsip dengan
cara memberikan kode.

9ontoh #  kepega'aian  B

 keuangan  9

2acammacam kode

a. Berupa huruf

 tunggal # $G
  gabungan # $B, $9, $)

 singkatan # 1itbang, kesra

b. Berupa angka

nomor urut # CC

• kelemahan #  sulit diingat

• sulit ditemukan

• bisa teradi data kembar

• satuan angka # akan menentukan subek

• contoh # CC, CC, CCC

•
desimal # C, , CC, , 5CC,5
c. !abungan huruf dengan angka

• huruf  menunukan heading

• desimal  menunukan man subek(subsubek

D.5.5 Syarat membuat kode

 Singkat dan elas


2udah dipahami
 Sederhana

 2udah dibaca dan ditulis

 Satuan angkanya harus bulat

D.3. Indeks

D.3. 0engertian indeks

Setelah bahanbahan arsip %dokumen& diklasifikasikan maka untuk menentukan

lokasi penyimpanan dan memudahkan penemuan kembali file yang bersangkutan perlu
diberikan tandatanda pengenal atau ciriciri tertentu. 2aksudnya di'uudkan dengan
kode tertentu berupa huruf, angka, atau gabungan huruf dan angka.

0ekeraan
0ekeraan menent
menentukan
ukan tanda
tanda pengena
pengenall bagi bahanb
bahanbaha
ahan
n arsip
arsip %dokum
%dokumen&
en& ini
dike
dikenal
nal denga
dengann memb
member
erik
ikan
an inde
indeks
ks %ind
%inde>i
e>ing
ng&.
&. )r
)rs.
s. -he
-he 1i
1ian
ang
g !i
!iee meny
menyat
ataka
akan
n
mengindeks adalah#

Suatu daftar perincian yang disusun menurut urutan abad untuk menadi kunci
petunuk terhadap serangkaian namanama orang, namanama organisasi, namanama
tempat ataupun uduludul pokok yang didaftar untuk keperluan penyimpanan 'arkat
'arkat atau untuk menunukan bagianbagian dalam suatu buku pelaaran dimana halhal
tersebut diuraikan. 3&.

)rs. Sabarman dalam ceramahnya tanggal  desember J yang diselenggarakan

0erum -elekomunikasi,
-elekomunikasi, menyatakan sebagai berikut #

a. $la
$latt untuk
untuk menun
menunuk,
uk, menent
menentukan
ukan ketera
keteranga
ngan
n isi masala
masalah,
h, periha
perihall suatu
suatu
dokumen atau sekelompok dokumen.

b. Sebagai kegiatan, ialah membuat, membentuk petunukpetunuk keterangan isi

masalah perihal di dalam satu atau sekelompok dokumen serta menyusunnya
secara sistematis. ;&

6adi inde>ing %mengindeks& ialah cara untuk menentukan atau menentukan ciri
atau tandatanda bagi sesutu dokumen. -anda petunuk dan tanda pengenal %caption&
untuk memudahkan mengetahui susunan dokumen tertentu yang harus dimasukkan dalam
file.
file. -anda
anda untuk
untuk memudah
memudahkan
kan menget
mengetahui
ahui suatu
suatu dokumen
dokumen dapat
dapat dikete
diketemuk
mukan
an bil
bilaa
diperlukan didalam file.

D.3.5 0eraturan inde>ing %inde>ing rule&.

Inde>ing adalah membuat daftar rincian dengan membuat tanda pengenal bagi
bahanbahan arsip atau dokumen yang hendak diarsipkan. Inti mengindek>ing adalah
mencari caption %kata petunuk&.

Ketentuan mengindeks antara lain #

a. +ama orang terdiri dari satu kata, di indeks seperti aslinya

aslinya #

Yugi  Yugi

b. +ama yang terdiri lebih dari satu kata, diindeks dengan nama belakang dahulu#

Yugi 2ansyur  2ansyur, Yugi

 c. +ama yang menggunakan kata sandang %prefi>& pada nama keluarga %nama
akhir&, penulisan aslinya dapat bermacammacam cara #

Yugi 2ansyur Syah  2ansyur Syah, Yugi

d. +ama 8anita
8anita #

8anita
8anita yang belum
b elum menikah #

Hlin Aa'a 2elinda  2elinda, Hlin Aa'a

8anita
8anita yang telah menikah ditulis dengan nama suaminya.

7inrin 7ina'ati  7ina'ati, 7inrin %Baim&

nama suaminya Baim

e. !elar Bangsa'an

7.$ Kartini  Kartini, 7.$

f. !elar Kesaranaan

)i
)itu
tuli
liss di be
bela
lakan
kang
g nama
nama dan di da dala
lam
m kukuru
rung
ng,, ap
apab
abil
ilaa ge
gela
larn
rnya
ya le
lebi
bih
h
dari satu, penulisannya di dalam kurung disusun secara abad #

)r. A. 7inrin 7ina'ati, S.A  7ina'ati, A. 7inrin %)r. S.A.&

g. 1embaga(<rganisasi

 )epartemen tenaga kera dan transmigrasi

 -enaga
-enaga kera, dan transmigrasi, departemen

h. +ama tempat #

-erminal !untur  !untur -erminal

D.; 4illing system

D.;. 0engertian 4illing System

Berasall dari
Berasa dari kata
kata file
file %Inggr
%Inggris&
is&(4i
(4ilum
lum %Yu
%Yunani&
nani& yang
yang berart
berartii ikatan
ikatan.. 2enuru
2enurutt
0rayudi
0rayudi file
file bukan
bukan hanya
hanya berupa
berupa tempat(
tempat(ika
ikatan
tan,, tet
tetapi
api uga
uga bisa
bisa berupa
berupa kabinet
kabinet dan
tempattempat yang bisa dipergunakan untuk menyimpan dokumen.
 D.;.5 2acammacam 4illing System

a. $lphabetic System %berdasarkan abad&

)ikenal dengan nama “dictionary system(system kamus.

 Kelebihan # -idak pernah merubah system

 Kelemahan #

 $rsip yang menyangkut subek yang sama tetapi terletak pada tempat yang
berbeda

 -ulisan sering diucapkan berbeda

 Auruf kembar akan sulit dibedakan dalam pengucapan, e># 4 dan @

 $ngka harus di ea sesuai ucapannya

ucapan nya

b. +umerical System

Sistem pendapatan arsip berdasarkan nomor urut.

 Kelebihan #

 -ingkat ketelitian lebih tinggi

 -anpa batas, sesuai dengan kebutuhan

 2udah dikerakan(disusun

 Kesalahan akan mudah di lihat

 )apat dipergunakan di semua bidang

 Aubungan antara folder yang satu dengan yang lainnya akan terlihat elas
secara logis

 Bersifat permanen, 'alaupun ada perubahan tempat, nama, dan lainlain

 Biasa digunakan untuk mengatakan 'aktu

 Berlaku universal

 0aling tepat untuk menyatakan 'aktu

 Kekurangan #

 -idak bisa di temukan langsung dalam file

 2emerlukan indeks yang terpisah

 Bil
Bilaa didere
dideretka
tkan,
n, angka
angka yang
yang panan
panang
g akan
akan memper
mempermud
mudah
ah ter
terad
adiny
inyaa
kekeliruan

 2emerlukan tandatanda yang lain

 0erbedaan hubungan subordinasinya terlihat elas

c. !eographycal System

$rsip di pilih berdasarkan 'ilayahnya masingmasing, contoh # paak.

Susunan pembagian 'ilayah harus disertai abad.

 Kelebihan #

 Berbagi data arsip akan terkumpul di suatu tempat

 2ulai di mengerti

 4illing sistem sederhana, karena terpusat pada suatu tempat

 kekurangan #

 9enderung terdapat nama yang sama

 )alam hal mengindeks, harus hafal betul tempat, nama, tingkatan, 'ilayah
yang berbeda

 Sangat memakan 'aktu dan tenaga

d. 9hronological System

Sistem memfile berdasarkan 'aktu keadian. 8aktu memegang peranan penting,

sangat berkaitan dengan perbankan %utang piutang&. )i distribusikan barang dan
lainlain.

 kelebihan #

 2emberikan keterangan yang rill untuk penyelesaian

pen yelesaian masalah
  -idak memerlukan banyak indeks ( cross reference

 0encarian arsip akan lebih terarah

 $rsip atau data suatu kegiatan tidak terpisahpisah

 kelemahan #
 -idak bisa memisahkan hubungan antara subek umum dan khusus

 Aa
Aaru
russ memb
membuauatt file
file umum
umum da
dan
n kh
khus
usus
us yan
ang
g be
berh
rhub
ubun
unga
gan
n de
deng
ngan
an
penyelesaian masalah

 Aarus memiliki aturan khusus dalam menatanya

 2emerlukan indeks gabungan

e. 9ombine System

*ntuk menentukan mana dan apa subek ( tempatnya. Sistem ini harus memiliki
submasalah, subsub masalah sistem ini merupakan gabungan dari sistemsistem
terdahulu. Subsub masalah terdiri dari #

 -itle primer % berisi subeksubek masalah &

 -itle sekunder % berisi submasalah&

 -itle tertier
tertier % terperinci, 'aktu dan tempat &

D.D 0enyusutan dan 0enghapusan

D.D. -uuan 0enyusutan dan 0enghapusan

-uuan penyusutan dan penghapusan arsip karena umlah atau volume dan potensi
arsip dari hari ke hari bertahan agar arsip tidak terlalu menumpuk. 9ara menyusutkan
dengan cara melihat masa aktif
ak tif dari arsip tersebut.

7entang kehidupan arsip %life spain of re'ard&.

a. 4as
4asee pencip
penciptaa
taan,
n, disai
disaikan
kan kepada
kepada orang
orang dalam
dalam bentuk
bentuk konsep
konsepko
konse
nsep
p ata
atau
u
bagianbagian.

b. 4ase pengurusan, arsip atau dokumen diarahkan untuk diproses lebih lanut
 c. 4ase referensi, arsiparsip atau dokumen diklasir, diindeks, diatur cara pencarian
arsipnya agar mudah ditemukan.

d. 4ase 'eeding, arsip dicari untuk di pilah kembali dari arsiparsip yang banyak.
2ana arsip yang aktif, in aktif dan statis.

e. 4ase statis, arsip yang sudah di 'eeding di seleksi kembali kelayakannya di

pakai atau tidak.

f. 4ase terakhir atau fase nasional atau daerah, teradi transfer arsip, arsip di pilih
pilih, mana arsip yang mempunyai nilai searah dan masukkan untuk arsip
daerah atau nasional.

D.D.5 9ara pemusnahan arsip

a. )ibakar

b. )icerca atau dirobek

Sebelum memusn
Sebelum memusnahka
ahkann arsip
arsip harus
harus di buat
buat berit
beritaa acara
acara pemusn
pemusnaha
ahanny
nnyaa oleh
oleh
petugas pemusnah dan harus ada saksi dari pemusnahan arsip tersebut.

D.D.3 $lasan penting arsip di susun dan di musnahkan

 $gar file yang aktif bisa digunakan dengan baik agar tidak di kacaukan oleh
arsip yang statis.

 $gar pengontrolan arsip atau file yang sedang beralan supaya efisien dalam hal
feeling system dan menemukan arsip kembali.

 Supaya tempat file aktif longgar, agar tidak mudah rusak.

 2enentukan arsip itu sendiri apakah di a'etkan atau di musnahkan.

D.D.; Kegunaan dari penyusutan dan penghapusan

a. *nt
*ntuk
uk memili
memilihh dan memila
memilah h supaya
supaya ti
tidak
dak ter
tercam
campur
purnya
nya arsip
arsipars
arsip
ip yang
yang
dinamis, aktif dan in aktif dan statis.

b. *ntuk memudahkan kembali arsip yang diperlukan. *ntuk efisiensi baik dalam
pega'aian, biaya, 'aktu, tempat dll.

c. *ntuk memantapkan angka 'aktu arsip.

 d. Su
Supay
payaa adany
adanyaa pemel
pemelih
ihar
araan
aan babagi
gi ar
arsi
sip
p ya
yang
ng susudah
dah ststat
atis
is ya
yang
ng masi
masih
h
mempunyai nilai guna, yaitu di transfer menadi arsip nasional atau daerah.

D.D.D -ransfer arsip

$dalah pemilahan
$dalah pemilahan arsip yang tidak aktif lagi tapi mempunyai
mempunyai nilai guna menadi
bentuk lain. 2acammacam transfer arsip, yaitu #

a. -ransfer berkala

a& -ne pe
peri
riod
odee tran
transf
sfer
er,, si
sist
stem
em pemin
peminda
daha
han
n ar
arsi
sip
p se
seca
cara
ra ke
kese
selu
luru
ruhan
han
dimana telah di tentukan 'aktunya.

b& .w
.wo
o period
periodee trans
transfer
fer,, sy
syste
stem
m pemind
pemindaha
ahan
n arsip
arsip dengan
dengan cara
cara dua kali
kali
pemindahan yang biasanya.

c& 2a>imum dan minimum suatu arsip itu angka 'aktunya.

b. -ransfer tak berkala

0emindahan dari file aktif ke file aktif secara dalam angka 'aktu tidak tetap.

0otensi arsip adalah kegunaan arsip apakah punya nilai vital berguna atau tidak
berguna.

0otensi arsip dibagi ; #

a. $rsip vital

Kelangsungan hidupnya harus selalu ada atau selalu dilenturkan

b. $rsip penting
4ungsinya membantu kelancaran pekeraan

c. $rsip berguna

2emiliki nilai kegunaan sementara

d. $rsip tidak berguna

Sudah tidak digunakan

D.F 0emeliharaan dan 0erlindungan

 9ara menaga arsip #

a. menaga kebersihan

b. menggunakan obatobatan atau pemeliharaan arsip

c. pemeliharaan yang berulang

d. harus ada larangan bagi para

p ara arsiparis

D.F. pemeriksaan arsip yang berkala

a. 2enata arsip secara sistematis dan efektif

e. 2enemukan dan mengemb

&. Kesi"pulan

0elaksanaan
0elaksanaan rnanaemen
rnanaemen arsip
arsip aktif atau arsip
arsip dinarnis
dinarnis meliputi
meliputi tahapantahapa
tahapantahapan
n
yang
yan g satu
satu sama
sama lain
lain saling
saling terkai
terkaitt dan saling
saling menduku
mendukungng serta
serta saling
saling menel
menelask
askan,
an,
sehingga mernbutuhka
sehingga mernbutuhkann penanganan
penanganan secara baik, terencana,
terencana, konsepsiona
konsepsionall dan secara
secara
profesional. 0engelolaan arsip merupakan bagian dari pada 'a'asan dan ruang lingkup
sistem informasi manaemen. Keberhasilan pelaksanaan manaemen arsip akan mencapai
hasil yang baik bilamana ditunang dengan ketersediaan fasi6ita# dan teknologi informasi
kearsipan yang handal.

PENGANTAR KEARSIPAN

I. Pendahuluan

1.1. Pengertian Arsip

Secara etimologis istilah arsip dalam bahasa Belanda yaitu "archief", dan dalam
bahasa Ingris disebut "arcihive", berasal dari kata "arche" bahasa Yunani yang berarti
permulaan.Kemudian dari kata “arche" berkembang menadi kata "ta archia" yang berarti
catatan. Selanutnya kata "ta archia" berubah lagi menadi kata "archeon" yang berarti
"gedung pemerintahan". !edung yang dimaksud tersebut, uga berfungsi sebagai tempat
penyimpanan secara teratur bahanbahan arsip seperti# catatancatatan, bahanbahan
tertulis, piagampiagam, suratsurat, keputusankeputusan, akteakte, dokumendokumen,
petapeta, dsb. $da uga istilah lain yang sering digunakan untuk menyatakan arsip,
yaitu record dan warkat. Re

cords adalah setiap lembaran %catatan, bahan tertulis, daftar, rekaman, dsb.&, dalam
bentuk atau dalam 'uud apa pun yang berisi informasi atau keterangan untuk disimpan
sebagai
sebagai bahan
bahan pembukt
pembuktian
ian atau
atau pertan
pertangung
gunga'
a'aba
abann atas
atas suatu
suatu perist
peristi'a
i'a(ke
(kead
adian
ian..
Sedangkan warkat berasal dari bahasa $rab yang berarti surat, akan tetapi dalam
perkembangan lebih lanut diartikan lebih luas, yaitu berupa setiap lembaran yang berisi
ketera
keteranga
ngan
n yang
yang mempuny
mempunyai ai arti
arti dan kegunaa
kegunaan.n. )alam
)alam pemaham
pemahaman an sederh
sederhana
ana dapat
dapat
dinyatakan bah'a arsip adalah merupakan salah satu produk kantor %office 'ork&.

$rtinya, kearsipan
$rtinya, kearsipan merupakan salah satu enis pekeraan
pekeraan kantor atau pekeraan
pekeraan
tatausaha,
tatausaha, yang banyak dilakukan oleh badanbadan
badanbadan pemerintah,
pemerintah, maupun badan s'asta.
s'asta.
Kearsipan menyangkut pekeraan yang berhubungan dengan penyimpanan 'arkat atau
suratsura
suratsurat,
t, dan dokumendokum
dokumendokumen en kantor lainnya.
lainnya. Kegiatan
Kegiatan yang berhubungan
berhubungan dengan
penyirnpanan suratsurat dan dokumen inilah yang selanutnya disebut kearsipan.
Kearsipan memegang peranan penting bagi kelancaran alannya organisasi, yaitu sebagai
sumber dan pusat rekaman informasi bagi suatu organisasi. *ndangundang +omor 
-a
-ahun
hun / tentang
tentang Ketentuanket
Ketentuanketentuan
entuan 0okok Kearsipan,
Kearsipan, memberikan rumusan arsip
arsip
sebagai berikut#

%a& +askahnaskah yang dibuat dan diterima oleh 1embagalembaga +egara dan Badan
badan 0emerintah dalam bentuk corak
co rak apa pun, baik
ba ik dalam keadaan tunggal maupun
kelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan

%b& +askahnaskah yang dibuat dan diterima oleh Badanbadan S'asta dan atau

perorangan, dalam bentuk corak apa pun, baik dalam rangka pelaksanaan kehidupan
kebangsaan.

Selanutnya,, ** +o. -ahun

Selanutnya -ahun / memberikan
memberikan penelasan
penelasan bah'a yang dimaksud
dengan naskahnaskah dalam corak bagaimanapun dari suatu arsip, adalah meliputi baik
yang tertulis, maupun yang tidak tertulis, hasil rekaman, film dan sebagainya. Sedangkan
yang dimaksud dengan berkelompok ialah naskahnaskah yang berisikan halhal yang
berhubungan satu dengan yang lain yang dihimpun dalam satu berkas tersendiri
mengenai masalah yang sama. 2enurut *ndangundang tersebut, tuuan kearsipan ialah
untuk menamin keselamatan bahan pertangguna'aban nasional tentang perencanaan,
pelaksanaan, dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan
bahan pertanggunga'aban tersebut bagi kegiatan 0emerintah %0asal 3 ** +o.  -ahun
-ahun
/&.

1.2. Arsiparis

$rsiparis adalah orang yang bertugas untuk mengelola arsip.

Kriteria yang harus dimiliki oleh arsiparis#

• harus cakap dan cerdas

harus memahami dan mengerti tentang manaemen perkantoran

 • harus teliti dan ulet

• harus sabar

• harus memilki kepribadian dan sopan

•
harus memiliki pendidikan minimal sekolah menengah

1.3. Jenis-Jenis Arsip

$rsip dapat digolongkan atas berbagai enis atau macam, antara lain#

.3. Berdasarkan 4ungsi.

2enurut fungsi dan kegunaanya, arsip dapat dibedakan menadi#

%a& $rsip
$rsip dinami
dinamis,
s, yakni
yakni arsip
arsip yang
yang masih
masih diperg
dipergunak
unakan
an secara
secara langsu
langsung
ng dalam
dalam
perencanaan, pelaksanaan, dan atau penyelenggaraan
pen yelenggaraan administrasi perkantoran.

%b& $rsip
$rsip statis
statis,, yaitu
yaitu arsip
arsip yang
yang tidak
tidak diper
dipergun
gunakan
akan lagi
lagi secara
secara langsu
langsung
ng dalam
dalam
perencanaan, pelaksanaan, atau penyelenggaraan administrasi perkantoran, atau
sudah tidak dipakai lagi dalam kegiatan
ke giatan perkantoran seharihari.

.3.5 Berdasarkan +ilai !una

)itinau dari segi kepentingan pengguna, arsip dapat dibedakan atas#

%a&
%a& +i
+ila
laii guna
guna prim
primer
er,, ya
yait
itu
u nila
nilaii ar
arsi
sip
p ya
yang
ng di
dida
dasa
sark
rkan
an pa
pada
da ke
kegun
gunaa
aan
n untuk
untuk
kepentingan lembaga(instansi pencipta atau yang menghasilkan arsip. +ilai guna
primer meliputi#

 Nilaiguna administrasi,
administrasi, yaitu nilai guna arsip yang didasarkan pada kegunaan
untuk pelaksanaan tugas dan fungsi lembaga(instansi pencipta arsip.

 Nilai guna hukum yaitu

yaitu arsip
arsip yang
yang berisi
berisikan
kan bukti
buktibukt
buktii yang
yang mempuny
mempunyai
ai
kekuatan hukum atas hak dan ke'aiban 'arga negara dan pemerintah.

 Nilai guna keuangan yaitu arsip yang berisikan segala hal yang menyangkut
transaksi dan pertanggunga'aban keuangan.

 Nilaiguna ilmiah dan teknologi yaitu arsip yang mengandung data ilmiah dan
teknologi sebagai akibat(hasil penelitian murni atau penelitian terapan.

%b& +ilai
+ilai guna
guna sekunde
sekunder,
r, yaitu nilai
nilai arsip
arsip yang
yang didasa
didasarka
rkan
n pada kegunaa
kegunaan
n arsip
arsip
sebagai kepentingan lembaga(instansi lain, dan atau kepentingan umum di luar
 ins
nsttansi pencip
cipta arsip, ser
ertta ke
keg
gunaa
aan
nny
nyaa sebagai baha
han
n bubuk
kti
pertanggunga'aban kepada masyarakat(pertanggunga'aban nasional. +ilai
guna sekunder, uga meliputi#

 +ilaiguna pembuktian, yaitu arsip yang mengandung fakta dan keterangan yang
dapat
dapat diguna
digunakan
kan untuk
untuk menel
menelask
askan
an tentan
tentang
g bagaim
bagaimana
ana lembaga
lembaga(is
(isntan
ntansi
si

terseb
tersebut
ut yang
kegiatan dicipt
diciptaka
akan,
n, dikemb
dikembang
dilaksanakan, angkan,
sertakan, diatur
diatur fungsi
fungsinya
apa hasil(akibat nya,
dari , dan itu.
kegiatan apa kegiata
kegiatan
n

 +ilai guna informasi, yaitu arsip yang mengandung informasi bagi kegunaan
berbagai kepentingan penelitian dan searah, tanpa dikaitakan dengan
lembaga(instansi penciptanya.

%c& Berdasarkan sifat Berdasarkan sifatnya, arsip dapat dibedakan atas #

 $rsi
$rsip
p te
tert
rtut
utup
up,, ya
yait
itu
u ar
arsi
sip
p ya
yang
ng dadala
lam
m pepeng
ngel
elol
olaa
aan
n da
dan
n pe
perl
rlak
akua
uann
nny
ya
berlakuketentuan tentang kerahasian suratsurat.

 $rsip terbuka yakni pada dasarnya boleh diketahui oleh semua pihak(umum

%d& Berdas
Berdasark
arkan
an tingka
tingkatt penyimp
penyimpanan
anan dan pemeli
pemelihar
haraann
aannya
ya,, 2enuru
2enurutt ti
tingka
ngkatt
penyimpanan dan pemeliharaannya, arsip dibagi atas #

 Arsip sentral, yaitu arsip yang disimpan pada suatu pusat arsip %depo arsip&,atau
arsip yang dipusatkan penyimpan dan pemeliharaannya pada suatu tempat
tertentu.

 Arsip pemerintah yan

yangg mengan
mengandung
dung nil
nilai
ai khusus
khusus ada yang
yang disim
disimpan
pan secara
secara
nasional di 6akarta yaitu pada 1embaga $rsip +asional 0usat yang disebut
de
deng
ngan
an nama
nama $+7I+7I %$ %$rs
rsip
ip +asi
+asion
onal
al 7epub
7epubli
lik
k In
Indon
dones
esia
ia&.
&. Se
Sedan
dangk
gkan
an
lembaga pemerintah yang menyimpan dan memelihara arsip pemerintah di
daerah yaitu 0erpustakaan dan $rsip )aerah. $rsip sentral disebut uga $rsip
makro atau arsip umum, karena merupakan gabungan ataupun kumpulan dari
berbagai arsip unit.

 Arsip unit, yaitu arsip yang disimpan di setiap bagian atau setiap unit dalam
suatu organisasi. $rsip unit disebut uga arsip mikro atau arsip khusus, karena
khusus hanya menyimpan arsip yang ada di unit yang bersangkutan.

%e& Berdasarkan keasliannya, 2enurut keasliannya, arsip dibedakan atas# arsip asli,
arsip tembusan, arsip salinan, dan arsip petikan.

%f& Berdasarkan subyeknya, Berdasarkan subyek atau isinya, arsip dapat dibedakan
atas berbag
atas berbagai
ai macam,
macam, misal
misalnya
nya## $rsip
$rsip keuanga
keuangan, n, $r
$rsip
sip Kepega'
Kepega'aia
aian,
n, $rsip
$rsip
0endidikan, $rsip 0emasaran, $rsip
$rsip 0enualan, dan
da n sebagainya.
 %g& Berdasarkan Bentuk dan 8uudnya., 2enurut bentuk atau 'uudnya, arsip terdiri
dari berbagai macam, misalnya surat %arsip korespondensi& yang dalam hal ini
diartikan sebagai setiap lembaran kertas yang berisi informasi atau keterangan
yang
yan g bergun
bergunaa bagi penyelen
penyelenggar
ggaraan
aan kehidu
kehidupan
pan organi
organisas
sasi,
i, sepert
seperti#
i# naskah
naskah
peranian(kontrak, akte, kartu pega'ai, tabel, gambar, grafik atau bagan.
Selain surat, bentuk atau 'uud arsip dapat uga berupa pita rekam, piringan

hitam, mikrofilm, 9), dsb.

%h& Berdasarkan Sifat Kepentingannya., 2enurut sifat kepentingannya, arsip dapat
dibedakan atas

 $rsip nonesensial, yaitu arsip yang tidak memerlukan pengolahan, dan tidak
mempuny
mem punyai
ai hubunga
hubungan n dengan
dengan halha
halhall yang
yang penting
penting sehing
sehingga
ga tidak
tidak perlu
perlu
disimpan dalam 'aktu yang terlalu lama.

 Arsip penting yaitu arsip yang mempunyai nilai hukum, pendidikan, keuangan,
doku
dokume
ment
ntas
asi,
i, se
sea
ara
rah,
h, da
dann seb
ebag
agai
ainy
nya.
a. $rs
rsip
ip yan
angg de
demi
miki
kian
an masasih
ih
dipergunaka
dipergunakan n atau masih diperlukan
diperlukan dalam membantu
membantu kelancaran
kelancaran pekeraan.
pekeraan.
$rsip ini masih perlu disimpan untuk 'aktu yang lama, akan tetapi tidak
mutlak permanen. Arsip vital, yaitu arsip yang bersifat permanen, disimpan
untuk selamalamanya, misalnya akte, ia:ah, buku induk mahasis'a, dsb.

1.4. iri-iri Arsip !ina"is

Berdasark
Berdasarkan
an uraian
uraian terdahu
terdahulu,
lu, bah'a
bah'a arsip
arsip dinami
dinamiss adalah
adalah arsip
arsip yang
yang masih
masih
dipergunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran seharihari. )engan demikian,
arsip dinamis memiiki ciriciri sebagai berikut#

 $rsi
$rsip
p yan
ang
g masi
masih
h ak
aktu
tual
al da
dan
n be
berl
rlak
aku
u se
seca
cara
ra lalang
ngsu
sung
ng di
dipe
perl
rluk
ukan
an da
dan
n
dipergunakan dalam penyelenggaraan administrasi seharihari.

 $rsip yang senantiasa masih berubah nilai dan artinya menurut fungsinya.

 0ada dasarnya arsip dinamis bersitat tertutup, oleh karena itu pengelolaan dan
perlakuannya harus mengikuti ketentuan tentang kerahasiaan suratsurat.
Sesuai
Sesuai dengan
dengan ciri
ciri di atas,
atas, maka
maka menuru
menurutt fungsi
fungsi dan kegunaa
kegunaanny
nnya,
a, ars
arsip
ip
dinamis dapat dibedakan atas#

 Arsip aktif, yaitu

yaitu arsip
arsip yang
yang masih
masih sering
sering diperg
diperguna
unakan
kan bagi
bagi kelangs
kelangsunga
ungan
n
pekeraan di kantor

 Arsipsemi aktif, ya
yait
itu
u ar
arsi
sip
p ya
yang
ng frek
frekuen
uensi
si pe
pengg
nggun
unaan
aanny
nyaa su
sudah
dah mula
mulaii
menurun
  Arsip inaktif, yaitu arsip yang sudah arang sekali dipergunakan dalam proses
pekeraan seharihari.

.;. Siklus $rsip )inamis

$rsip dinamis biasanya memiliki empat tahap siklus hidup % life sicle
sicle&. -ahap

pertama,
ke dalam adalah
bentukmerupakan
kertas, atautahap penciptaan.dari
penciptaan
data dihasilkan . 0roses ini teradi
komputer, tatkaladiterima
informasi tulisan dituangkan
pada film,
tape atau media lainnya. 0ada tahap ini, arsip dapat berupa surat(naskah yang dibuat oleh
instansi(kantor kita, atau yang dibuat oleh instansi lain, yang diterima oleh kantor kita.

-ahap
-ahap kedua merupakan tahap penggunaan aktif dengan angkauan 'aktu beberapa
hari dan mungkin sampai tahunan. 0ada tahap ini pemakai sering menggunakan arsip
dinamis serta memerlukan akses cepat ke berkas dinamis. $rsip dinamis disimpan di
kantor pada tempattempat penyimpanan seperti filing cabinet atau almari arsip karena
tingkat penggunaannya yang sering, serta butuh akses yang cepat.

-ahap ketiga adalah tahap inaktif. -ahap ketiga ini teradi tatkala arsip dinamis
sudah arang atau mungki
mungkin n tidak dipakai lagi sehingga menadi inaktif.
inaktif. <leh karena itu,
arsip itu disimpan dalam tempat penyimpanan seperti unit kearsipan atau pusat arsip
dinamis %record center&. Selama masa inaktif ini, arsip dinamis disimpan karena alasan
hukum atau karena kebutuhan ruukan, dan sebagainya.

-ahap
-ahap keempat ialah tahap penyusutan dan Jadwal retensi Arsip %67$&. 0enyusutan
adalah suatu tindakan yang diambil berkenaan dengan habisnya "masa simpan" arsip
yang telah ditentukan oleh perundangundangan, peraturan atau prosedur administratif.
-indakan
-in dakan ini harus dilakukan
dilakukan untuk mengatas
mengatasii menggunungny
menggunungnyaa arsip,
arsip, sehingga
sehingga sulit
sulit
ditemukan
ditem ukan kembali
kembali (retrieval)
(retrieval)dan
dan sulit
sulit memeliharan
memeliharanya,
ya, sebab karakteristik
karakteristik arsip ialah
mengumpul secara alami (accumulating naturally).
naturally). )engan demikian penyusutan arsip
diperlukan
diperlukan untuk menghemat
menghemat ruangan(tem
ruangan(tempat,
pat, memudahkan
memudahkan penemuan
penemuan kernbali
kernbali arsip
mana
ma naka
kala
la dipe
diperl
rluk
ukan
an.. Se
Seda
dang
ngka
kan
n 67$
67$ adadal
alah
ah pepedo
doma
mann ya
yang
ng di
digu
guna
naka
kan
n untu
untukk
menyusutkan arsip.

0enyusuta
0enyus utann arsip
arsip menyan
menyangkut
gkut peker
pekeraan
aan pemusn
pemusnaha
ahan
n arsip
arsip yang
yang sudah
sudah tidak
tidak
memiliki nilai guna primer %hukum, fiskal, administratif, keilmuan&, maupun nilai guna
sekunder. 0ermusnahan dilakukan dengan mengikuti kententuan retensi %masa simpan&
atas dasar nilai kegunaannya dan dituangkan dalam bentuk 6ad'al 7etensi $rsip %I7$&
yang berupa daftar yang berisi enis(seri arsip, beserta angka 'aktu penyimpanannya,
dimana 67$ dipakai sebagai pedoman untuk penyusutan arsip.

0enyusuta
0enyus utan
n arsip
arsip dapat
dapat uga
uga dilakuk
dilakukan
an dengan
dengan cara
cara menyer
menyerahka
ahkan
n arsip
arsip yang
yang
bernilai guna sekunder %tidak bernilai primer lagi& ke badan yang ber'enang
b er'enang yaitu $rsip
+asional 7l %$+7I& %lihat 00.+o.
00.+o. 3; tahun // tentang penyusutan arsip&. 2enurut 00

3; tahun //,pemusnahan
pemindahan, penyusutan arsip
dan instansi(badan
penyerahan. pemerintah
0emindahanmencakup tiga kegiatanadalah
arsip maksudnya yaitu
memindahkan arsip dari unit pengolah ke unit kearsipan (reccord center& berdasarkan
ad'al retensi arsip secara teratur dan tetap, yang pelaksanaannya diatur oleh masing
masing lembaga atau instansi yang bersangkutan. 2isalnya, *S* memiliki unit kearsipan
%record center& tersendiri, sehingga masingmasing 4akultas, 1embaga, *0-, dsb., akan
menyerahkan arsip inaktif yang dimiliki ke unit kearsipan tersebut sesuai ad'al retensi
yang ditentukan.

0enyusuta
0enyus utan
n ar
arsip
sip perusa
perusahaan
haan atau
atau lembaga
lembaga s'asta
s'asta,, yay
yayasan
asan,, dsb.
dsb. )is
)isusu
usutka
tkan
n
berdasarkan **. +o.= tahun // tentang dokumen perusahaan. Inti dari penyusutan
dokumen perusahaan adalah sama dengan penyusutan arsip instansi(badan pemerintah.

$rsip inaktif yang diserahkan ke )epo $rsip seperti, 0erpustakaan dan )epo $rsip
kota, 0erpustakaan dan )epo $rsip provinsi, atau $+7I, statusnya akan berubah menadi
arsip statis %archives
%archives&& dan disimpan secara permanen untuk perlindungan, karena arsip
tersebut memiliki nilai informasi, historis, ilmiah, dan

pembuktian %hukum, fakta searah, dsb.& 0elaksanaan pemusnahan dan ataupun

penyerahan arsip harus dilakukan dengan menggunakan berita acara.

1.#. Pen$i"panan Arsip

0engelola
0engel olaan
an arsip
arsip sebena
sebenarny
rnyaa telah
telah dimulai
dimulai seak
seak suatu
suatu surat
surat %naska
%naskah,
h, 'ar
'arkat
kat&&
dibuat atau diterima oleh suatu kantor atau organisasi sampai kemudian ditetapkan untuk
disimpan, selanutnya disusutkan %retensi& dan atau dimusnahkan. <leh karena itu, di
dalam kearsipan terkandung unsurunsur kegiatan penerimaan, penyimpanan, temu balik,
dan penyusutan arsip.

$rsip disimpan karena mempunyai nilai atau kegunaan tertentu %lihat uraian di
atas&.
atas&. <leh
<leh karena
karena itu,
itu, hal yang
yang perlu
perlu diperh
diperhati
atikan
kan dalam
dalam hal ini ial
ialah
ah bagaim
bagaimana
ana
prosedurnya, bagaimana cara penyimpanan yang baik, cepat, dan tepat, sehingga mudah
atau ditemukan kembali se'aktu'akt
se'aktu'aktu
u diperlukan,
diperlukan, serta langkah langkah
langkah apa yang
perlu diikuti(dipedomani dalam penyimpanan arsip tersebut.
*ntuk menyelenggarakan penyimpanan arsip secara aman, a'et, efisien dan lu'es
%fleksibel& perlu ditetapkan asas penyimpanan yang disesuaikan dengan kebutuhan dan
kondisi
kond isi masin
masingm
gmasi
asing
ng kantor
kantor(in
(insta
stansi
nsi yang
yang bersan
bersangkut
gkutan.
an. )alam
)alam penyelen
penyelenggar
ggaraan
aan
penyimpanan arsip dikenal 3 %tiga& macam asas yaitu asas sentralisasi, asas disentralisasi,
dan asas campuran atau kombinasi. 0enyimpanan arsip dengan menganut asas sentralisasi
adalah penyimpanan $rsip yang dipusatkan %central filing& pada unit tertentu. )engan
demikian,

penyimpanan arsip dari seluruh unit yang acta dalam satu instansi(kantor
dipusatkan
dipusa tkan pada satu tempat(unit
tempat(unit tertentu.
tertentu. Sebaliknya,
Sebaliknya, penyelenggara
penyelenggarann penyimpanan
penyimpanan
arsip dengan asas desentralisasi adalah dengan memberikan ke'enangan penyimpanan
arsip secara mandiri. )alam hal yang demikian, masingmasing unit satuan kera bertugas
menyelengg
menyel enggarak
arakan
an penyim
penyimpana
panann arsipn
arsipnya.
ya. Sedangka
Sedangkan n asas
asas campur
campuran,
an, mer
merupak
upakan
an
kombinasi antara desentralisasi dengan sentralisasi. )alam asas campuran tiaptiap unit
satuan
satuan kera
kera dim
dimung
ungkin
kinkan
kan menyel
menyelengg
enggara
arakan
kan penyimp
penyimpanan
anan arsip
arsip untuk
untuk spe
spesif
sifika
ikasi
si
tersendiri, sedangkan penyimpanan arsip dengan spesifikasi tertentu disentralisasikan.

0eny
0enyim
impa
pan
n ar
arsi
sip
p yan
ang
g diar
diarti
tika
kan
n da
dala
lam
m ur
urai
aian
an in
inii ad
adal
alah
ah suat
suatu
u ke
kegi
giat
atan
an

pemberkasan dan penataan

suatu sistem tertentu, arsip dinamis,
yang biasa yang penempatannya
disebut sistem penempatan arsipsecara ac
actual
secara tual menerapkan
aktual. Kegiatan
pemberkasan dan penataan arsip dinamis tersebut popular dengan
sebutan “filingSystem! 0ar
0araa ahli
ahli kearsi
kearsipan
pan keliha
kelihatan
tannya
nya sepaka
sepakatt untuk
untuk menya
menyatak
takan
an
bah'a filling system yang
yang digunak
digunakan an atau
atau dipaka
dipakaii untuk
untuk kegiata
kegiatan
n penyimp
penyimpanan
anan arsip
arsip
terdiri dari#

%a& Sistem $bad,

%b& Sistem angka(nomor %numerik&,

%c& Sistem 8ilayah,

%d& Sistem subyek, dan

%e& Sistem *rutan 8aktu

8aktu %kronologis&.

)isa
)isamp
mpining
g ke
keli
lima
ma si
sist
stem
em di at
atas
as,, ba
bany
nyak
ak ar
arga
gani
nisa
sasi
si at
atau
au in
inst
stan
ansi
si ya
yang
ng
menerapkan sistem kombinasi.

1.%. Peralatan Kearsipan

0eralatan yang dipergunakan dalam bidang kearsipan pada dasarnya sebahagian

besar sama dengan alatalat yang dipergunakan dalam bidang ketatausahaan pada
umumnya,
umumny a, 0eralatan
0eralatan yang dipergunakan
dipergunakan terutama
terutama untuk penyimpanan
penyimpanan arsip
arsip,, minimal
minimal
terdiri dari#
"ap,, yaitu berupa lipatan kertas atau karton manila yang dipergunakan untuk
(a) "ap
menyimpan arsip. 6enisnya terdiri dari map biasa yang sering
disebut stopmap folio# Stopmap bertali % portapel&, map epitan % snelhechter)# map
teba
teball ya
yang
ng le
lebi
bih
h dike
dikena
nall de
deng
ngan
an se
sebubuta
tan
n ordner atau brieforner! 0enyimpanan
ordner
ord ner lebih baik
baik dirak
dirak atau
atau lemari
lemari,, bukan
bukan di daldalam
am filing cabinet dan posisi
penempatannya bias tegak. Sedangkan
SedangkanStopmap
Stopmap
folio dan snelhechter penyimpanannya dalam posisi mendatar, atau tergantung
%bila yang dipakai snelhechter gantung& di dalam filing cabinet,
sedangkan portapelsesebai
baikny
knyaa disi
disimp
mpanan da
dala
lam
m alalma
mari
ri ka
kare
rena
na dapat
dapat memu
memuatat
banyak lembaran arsip.
(b) $older
$older## mer
erup
upak
akan
an lipat
ipatan
an kert
kertas
as tebal
ebal((kar
karto
ton
n mananiila ber
berbent
bentuk
uk se segi
gi
empat panang yang gunanya untuk menyimpan atau menempatkan arsip, atau
satu kelompok arsip di dalamfiling cabinet. Bentuk folder mirip seperti stopmap
folio, tetapi tidak dilengkapi daun penutup, atau mirip seperti snelhechter tetapi
tidak dilengkapii dengan epitan. Biasanya folder dilengkapi dengan tabtab,, yaitu
bagian yang menonoll dari folder yang berfungsi untuk menempatkan kodekode,

atau indeks yang menunukkan isi folder yang bersangkutan.

(c) %uide# adalah lembaran kertas tebal tau karton manila yang dipergunakan sebagai
penunuk dan atau sekat(pemisah dalam penyimpanan arsip. %uide terdiri dari dua
bagian, yaitu tab guide
guide yan
yang
g bergun
bergunaa untuk
untuk mencan
mencantum
tumkan
kan kodekode
kodekode,, tan
tanda
da
tanda
anda at atau
au inde
indeks
ks klas
klasif
ifik
ikas
asii %peng
pengel
elom
ompo
poka
kan&
n& dan
dan bada
badann gui
guide itu
sendiri.6umlah guide yan
angg dipe
diperl
rluk
ukan
an dadala
lam
m si
sist
stem
em filing ada
adala
lah
h seseba
bany
nyak
ak
pembagian pengelompokan arsip menurut subyeknya. 2isalnya guide pertama
untuk menempatkan
menempatkan tauk (heading)
(heading)subye
subyek
k utama (mai
(mainn subyek),
subyek), guide kedua
untuk
untuk menemp
menempatka
atkan
n subsu
subsubye
byek,
k, guide
guide ketiga
ketiga untuk
untuk yang
yang lebih
lebih khusus
khusus lagi,
lagi,
demikian seterusnya.

(d) $iling &abinet %fil

%filee ca
cabi
bine
net&
t&,, ad
adal
alah
ah pe
pera
rabo
bott kakant
ntor
or beberb
rben
entu
tuk
k pepers
rseg
egii
empat panang yang diletakkan secara vertikal %berdiri& dipergunakan untuk
menyimpan berkasberkas atau arsip. $iling cabinet memp mempunyai
unyai seumlah
seumlah laci
yang memiiki ga'ang untuk tempat rnenyangkutkan folder gantung %bila arsip
ditampung dalam folder gantung&.
gantung&. $iling cabinet terdiri berbagai enis, ada yang
berlaci tunggal, berlacii ganda, hori'ontal plan file cabinet# drawer type filing
cabinet# lateral filing cabinet, dsb.

(e) Almari Arsip# adal

adalah
ah almari
almari yang
yang khusus
khusus digunak
digunakan
an untuk
untuk menyim
menyimpan
pan arsip.
arsip.
Bentuk
Ben tuk dan enisn
enisnya
ya bervas
bervasi,
i, namun
namun berkas
berkas atau
atau arsip
arsip yang
yang disimp
disimpanan dalam
dalam
almarii arsip
almar arsip sebaiknya
sebaiknya disusun(dit
disusun(ditata
ata secara
secara vertical
vertical lateral
lateral %vertikal
%vertikal berderet
berderet
kesamping&,
kesam ping&, sehingga susunan arsip di dalam almari arsip sama dengan susunan
arsip yang disusun ditata di dalam rak arsip.

(f) Ber
Berkas
kas Kotak
Kotak (o
(o file)
file)## ada
adalah
lah kotak
kotak yang
yang diperg
diperguna
unakan
kan untuk
untuk menyi
menyimpa
mpan n
berbagai ars
arsip
ip %'arka
%'arkat&t&.. Setiap
Setiap berkas
berkas kotak
kotak sebaik
sebaiknya
nya diperg
dipergunak
unakanan untuk
untuk
menyimpan arsip yang seenis, atau yang berisi halhal yang sama. Selanutnya
berkas kotak ini akan ditempatkan pada rak arsip, disusun secara vertikal %vertikal
berderet ke samping&.

(g) 7ak $rsip,

$rsip, adalah
adalah seeni
seeniss almari
almari tak berpin
berpintu,
tu, yang
yang merupa
merupakan
kan tempat
tempat untuk
untuk
menyi
men yimpan
mpan berkas
berkasbe
berka
rkass atau
atau arsip.
arsip. $rsip
$rsip dit
ditemp
empatk
atkan
an dirak
dirak susun
susun sec
secara
ara
vertikal lateral yang dimulai selalu dari posisi kiri paling atas menuu kekanan,
dan seterusnya keba'ah.

(h) Rotary $illing#

menyimpan ad
adal
alah
ah %terutama
arsiparsip pe
pera
rala
lata
tan
nberupa
ya
yang
ng kartu&.
da
dapat
pat be
berp
rput
utar
ar,, di
diper
pergu
guna
nakan
kan untuk
untuk
 (i) 9arde> %9ard Inde>& 9ar
9arde>
de> adalah
adalah alat
alat yang
yang diper
dipergun
gunakan
akan untuk
untuk menyi
menyimpa
mpan n
arsip
arsip yang
yang berupa
berupa kartu
kartu den
dengan
gan memper
mempergun
gunakan
akan lacil
lacilaci
aci yang
yang dapat
dapat dit
ditari
arik
k
keluar memanang. Kartukartu yang akan disipan disebelah atas kartu diberi kode
agar lebih mudah dilihat.

(*) 4i
4ile
le ya
yang
ng da
dapat
pat dili
dilihat
hat %+i
+isible
sible reference
reference record
record file&
file& +i
+isible
sible reference
reference record

file adalah
berupa alatbrosur,
leflet, yang dipergunakan
dipergunakan untuk menyimpan
dan sebagainya. menyimpan arsiparsip yang bentuknya

1.&. Pene"uan Ke"'ali Arsip.

Keberhasilan pelaksanaan manaemen arsip dinamis atau arsip aktif, akan nampak
dengan elas, bilamana semua bahan yang dibutuhkan mudah ditemukan kembali, dan
mudah pula dikembalikan ke tempat semula. Karena, penemuan atau pencarian dokumen
meru
me rupak
pakan
an sala
salah
h sa
satu
tu ke
kegi
giat
atan
an dadala
lam
m bida
bidang
ng kekear
arsi
sipa
pan,
n, ya
yang
ng be
bert
rtu
uua
uann un
untu
tuk
k
menemu
men emukan
kan kembal
kembalii arsip,
arsip, karena
karena akan diperg
dipergunak
unakan
an dalam
dalam proses
proses penyelen
penyelengar
garaan
aan
administras
admini strasi.
i. 2enemukan
2enemukan kembali,
kembali, uga berarti
berarti memastikan
memastikan dimana suatusuatu arsip
arsip yang
akan dipergunakan itu disimpan, dalam kelompok berkas apa arsip itu berada, disusun
menurut
menur ut sistem
sistem apa, dan bagaimana
bagaimana cara mengambilnya.
mengambilnya. 2enemukan
2enemukan kembali
kembali arsip,
arsip,
tidak hanya sekedar menemukan kembali arsip dalam bentuk fisiknya, akan tetapi uga
menemukan informasi yang terkandung di dalamnya. <leh karena itu, penemuan kembali
ini sangat berhubungan dengan keakuratan sistem pemberkasan atau penyimpanannya.
Kegiatan
Kegiat an penemuan
penemuan kembali
kembali merupakan
merupakan barometer
barometer efisiensi
efisiensinya
nya penyaian
penyaian informasi
informasi
kearsipan. Siklus penemuan kembali arsip yang dibetuhkan %retrieval(finding cyclus&, dan
siklus
siklus penemp
penempataatann kembal
kembalii %filin
%filing
g cyclus
cyclus&& merupak
merupakanan prosed
prosedur
ur yang
yang memerl
memerluka
ukan
n
penanganan tersendiri.

Salah satu hal penting yang sering diabaikan dalam penemuan kembali arsip ialah,
tidak melakukan pencatatan dalam transaksi peminaman. Kita sering mengambil arsip
tanp
tanpaa mela
melatu
tuii bu
bukt
ktii te
tert
rtul
ulis
is,, at
atau
au ha
hany
nyaa memi
memin
nam
am li
lisa
san
n sa
saa
a,, ba
bahk
hkan
an mungk
mungkinin
menggunakannya tanpa seiin petugas, karena merasa sesame teman kantor. $kibatnya,
bila kita lupa mengembalikannya, maka arsip itu bias hilang atau tercecer disembarang
tempat. <leh karena itu, bila kita meminam arsip sebaiknya
memper
mem pergun
gunakan
akan surat
surat pinam
pinam atau
atau kartu
kartu permi
permintaa
ntaan
n pinam
pinam melalu
melaluii petuga
petugass yang
yang
menanganinya. *ntuk menghindari hal itu, maka perlu dibuat lembar( kartu pinam arsip.

Setelah peminam mengisi lembar peminaman, maka perlu dipertanyakan apakah

peminam boleh langsung melakukan akses ke laci filling cabinet atau ke

almari arsip?.

Sebelum mena'ab
mena'ab pertanyaan itu, perlu disampaikan
disampaikan bah'a ada 5 %dua& sistem
layanan yaitu#
 %a& lay
layan
anan
an te
terb
rbuk
ukaa %open
opened
ed access
access&& ya
yait
itu
u pe
pengg
nggun
unaa di
diper
perbol
boleh
ehkan
kan la lang
ngsu
sung
ng
mengambil dokumen yang diingininya dari tempatnya %rak, laci, folder, dsb.&,

%b& laya
layanan
nan tertutup
tertutup %closed
%closed access&,
access&, yaitu
yaitu pengguna
pengguna tidak diperbolehkan
diperbolehkan mengambil
mengambil
sendiri dokumen yang diinginkannya dari tempatnya melainkan harus melalui
petugas. Biasanya untuk arsip, sistem yang dipakai ialah sistem layanan
layanan tertutup.

1.(. Pe"eliharaan Arsip

)alam penel
)alam penelasa
asan
n umum
umum ** +o.
+o. -ahun
ahun / tentan
tentang
g Ketent
Ketentuan
uanket
ketent
entuan
uan
0okokKearsip
0okokKea rsipan
an dinyatakan
dinyatakan bah'a untuk kepentingan
kepentingan pertanggung
pertanggunga'aban
a'aban nasional
nasional
kepada generasi yang akan datang, perlu diselamatkan bahanbahan bukti yang nyata
benar, serta lengkap mengenai kehidupan dan penyelenggaraan pe
pemerintahan
merintahan negara baik
masa lampau, masa sekarang dan masa yang akan datang. 0enyelamatan bahanbahan
bukti tersebut merupakan masalah yang menadi bidang kearsipan dalam arti yang luas.

0emeliharaan arsip mencakup usahausaha yang dilakukan untuk menaga

arsiparsip dari segala kerusakan dan kemusnahan. Kerusakan atau kemusnahan

arsip bisa datang dari arsip itu sendiri,

sendiri, maupun disebahkan
disebahkan oleh seranganse
seranganserangan
rangan dari
luarr arsip.
lua arsip. Sedangk
Sedangkan,
an, pengam
pengamana
anan
n arsip
arsip adalah
adalah usaha
usahausa
usaha
ha yang
yang dil
dilakuk
akukan
an untuk
untuk
meniaga arsiparsip dari kehilangan maupun dari kerusakan akibat penggunaan. *saha
pemeliharaan arsip berupa melindungi, mengatasi, mencegah, dan mengambil. langkah
langkah,, tindakanti
langkah tindakantindakan
ndakan yang bertuuan
bertuuan untuk menyelamat
menyelamatkan
kan arsiparsi
arsiparsip
p beserta
beserta
informasinya %isinya&.

0engamanan arsip dari segi fisiknya dapat dilakukan dengan cara restorasi dan
laminasi. 7estorasi arsip adalah memperbaiki arsiparsip yang sudah rusak, atau yang
sulit
sulit digunak
digunakan,
an, agar dapat
dapat diper
dipergun
gunakan
akan clan
clan dapat
dapat disim
disimpan
pan kembal
kembali.
i. Sedangk
Sedangkan,
an,
laminasi adalah menutup kertas arsip diantara 5 %dua& lemari plastik, sehingga arsip
terlindung dan aman dari bahaya kena air, udara lembab dan serangan serangga. )engan
cara itu, arsip akan tahan lebih lama untuk disimpan. Sedangkan pengamanan atau upaya
menyelamatkan
menyel amatkan informasi
informasi yang terkandung dalam arsip
arsip %isi&
%isi& dapat dilakukan dengan
mengalih mediakan ke dalam bentuk media lain, seperti padamicro
pada micro film,
film, fich
fich,, dan ke
media digital.

)A) II

KE)ERA!AAN KEARSIPAN
KEARSIPAN !A*A+ +ANAJE+EN +,!ERN

*ntuk
*ntuk mema
memanfnfaat
aatkan
kan krea
kreati
tifi
fita
tass masy
masyar
araka
akatt da
dala
lam
m pepemb
mban
angu
gunan
nan denga
dengann
sendirinya
sendirinya memerlukan
memerlukan penanganan dan pengendalian
pengendalian potensi dengan baik. $r
$rti
ti praktis
praktis
penanganan tersebut di atas telah dikemukakan oleh Bapak 0residen dalam amanatnya
pada pengumuman dan penelasan pembentukan Kabinet 0embangunan @I tanggal 
2aret //3, bah'a dalam pelaksanaan pembangunan hendaknya diterapkan manaemen
modern. $da tiga fungsi pokok yang dikemukakan dalam manaemen modern. 0ertama
perencanaan yang matang, kedua pelaksanaan yang tepat dan ketiga penga'asan yang
ketat.

5. 4ungsi dan -uuan 0okok kearsipan +asional

*ntuk memahami lebih mendalam keberadaan arsip dalam manaemen modern

dapat
dap at kita
kita paham
pahamii pa
pasa
sall 5 dan pasal
pasal 3 undan
undangu
gund
ndan
ang
g no
nomr
mr  ta
tahun
hun /
/ te
tent
ntang
ang
ketentuanketentuan pokok kearsipan sebagai berikut #

Pasal 2

4ungsi arsip membedakan #

• $r
$rsi
sip
p dina
dinami
miss ya
yang
ng dipe
diperg
rguna
unaka
kan
n se
seca
cara
ra la
langs
ngsung
ung dadala
lam
m peren
perencan
canaa
aan,
n,
pelaksanaaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau
dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi negara.

• $rsip statis
$rsip statis yang
yang tidak
tidak diperg
dipergunak
unakan
an secara
secara langsu
langsung
ng untuk
untuk perenc
perencana
anaan,
an,
penyelenggaraan kehidupan kebangsaan maupun untuk penyelenggaraan
seharihari administrasi negara.

Pasal 3

-uuan kearsi
-uuan kearsipan
pan ialah
ialah untuk
untuk menam
menaminin kesela
keselamat
matan
an pertan
pertanggun
ggunga'
ga'aba
aban
n
nasional
nasional tentang
tentang perencanaan,
perencanaan, pelaksanaan,
pelaksanaan, dan penyelenggaraa
penyelenggaraan n pertanggung
pertanggunga'aban
a'aban
bagi kegiatan pemerintah. Beberapa unsur penting antara lain #

• 0erencanaan,

• 0elaksanaan(penyelenggaraan,

• 0ertanggunga'aban.

0erencanaan #

$rsip sebagai sumber informasi dapat memberikan(menyediakan data antara lain #

• )ata yang bersifat umum,

2eliputi data yang bersifat kebiaksanaan dan peraturan serta keputusan.

• )ata yang bersifat khusus,

 2eliputi keberhasilan dan ketidakberhasilan serta kendala dan solusinya.

0elaksanaan(0enyelenggaraan #

Suatu perencanaan kegiatan adalah suatu pelaksanaan yang senantiasa taat dan
disipl
disiplin
in pada ketent
ketentuan
uan yang
yang ada. )alam
)alam pelaks
pelaksanaa
anaan
n kegiat
kegiatan
an ini memper
memperlih
lihatk
atkan
an

sebagai penunang
yang telah keputusan
ditetapkan sebel yang. dilakukan
sebelumnya
umnya. sehingga
2emanfaatka
2emanfaatkan(meng hasilnya
n(menggerakk
gerakkanakan
an arsimemenuhi
arsip sasaran
p tergantung
tergantung pada
dua faktor utama yaitu #

a. Sikap setiap pimpinan terhadap fungsi arsip dalam manaemen baik di bidang
perusahaan maupun di bidang pemerintah. Sikap pemimpin yang tidak peduli
terhadap kearsipan, akan mengakibatkan organisasi(instansi yang dipimpinnya
kehilangan untuk mencapai keberhasilan yang maksimal.

b. 4aktor yang kedua adalah hal yang mempengaruhi

mempengaruhi akan aktivitasaktiv
aktivitasaktivitas
itas,, yaitu
yaitu
luasny
luasnyaa tanggun
tanggunga
ga'ab
'ab(fu
(fungs
ngsii yang
yang diemba
diemban
n oleh
oleh organi
organisas
sasi(i
i(inst
nstans
ansii yang
yang
bersangkutan.

)alam pelaks
)alam pelaksana
anaan
an kegiat
kegiatan
an perlu
perlu dilaku
dilakukan
kan proses
proses pengka
pengkaian
ian secara
secara kritis
kritis
bagianbagian atau komponen kegiatan(pekeraan. Salah satu metoda yang dipergunakan
untuk mendapatkan data analisis pekeraan adalah dengan mengadakan suatu observasi.

0ertanggunga'aban #

Kata pertanggunga'aban mengandung arti bah'a keberadaan teknologi sistem

informasi kearsipan,secara konsisten berada di aaran terdepan berperan sebagai alat
penga'asan dan pengendalian.

5.5 Aubungan Kearsipan )engan IlmuIlmu Yang

Yang 1ain

Kearsipan sangat erat hubungannya dengan disiplin ilmu diantaranya #

a. Ilmu
Ilmu Ad
Admi
mini
nist
stra
rasi
si

2empel
2emp ela
aar
arii ke
kear
arsi
sipa
pan
n tida
tidak
k dapa
dapatt kita
kita le
lepas
paska
kan
n de
denga
ngann memp
mempelela
aar
arii da
dan
n
mendalami ilmu administrasi dimana kearsipan itu sendiri melekat dan terkandung di
dalamn
dalamnya.
ya. )alam
)alam abad
abad modern
modern ini tidak
tidak ada satu
satu hal yamg lebih
lebih penting
penting dari pada
pada
administras
admini strasi,
i, demikian
demikian pula administr
administrasi
asi tanpa records management
management akan siasia
siasia dan
kearsipan tanpa manaemen yang baik akan statis. )alam proses administrasi, kearsipan
bukan merupakan fenomena masyarakat yang baru, karena arsip itu sendiri diciptakan
oleh masyarakat untuk masyarakat sehingga tuuan kearsipan tidak terlepas dari tuuan
masyarakat.

b. Ilmu Ekonomi
 Ilmu ekonomi berkenaan dengan upaya apa supaya kemakmuran dapat tercapai,
baik kemakmuran bagi masyarakat maupun perorangan, dan bagaimana pula bah'a
kemakmuran yang dicapai dapat ter'uud dalam keadilan sebagaimana diamanatkan oleh
pancasila.

Ilmu kearsipan membantu ekonomi dalam hal menggarap dan mengolah informasi yang

pada akhirnya akan yang

perubahanperubahan memberikan corak
dinamis dan tidakkepada
terlalu stabilitas
membutuhkanperekonomian
biaya yang dengan
terlalu
tinggi.

c. Ilmu
lmu Politik

Ilmu politik merupakan suatu ilmu yang mempelaari selukbeluk pemerintahan

yang berorientas
berorientasii kepada kegiatan administra
administrasi
si pemerintaha
pemerintahan.
n. untuk menelaah semua
faktor
faktorfa
fakto
ktorr yang
yang mempeng
mempengaru
aruhi
hi keputu
keputusan
sanke
keput
putusa
usan
n yang
yang bersif
bersifat
at polit
politik
ik dan
administras
admini strasi,
i, ilmu kearsipan
kearsipan dalam konsep dan pola pikir memberi
memberi 'arna kepada setiap
keputusan dan kebiaksanaan yang ditentukan.

d. Ilmu
lmu In
Info
form
rmas
asii

Ilmu inform
Ilmu informasi
asi adalah
adalah ilmu
ilmu yang
yang mempel
mempelaaaari
ri perila
perilaku,
ku, str
strukt
uktur
ur,, dinam
dinamika,
ika,
transfer informasi. Informasi merupakan pengetahuan dalam bentuk fakta atau pendapat
yang mungkin diterima
diterima oleh seseora
seseorang
ng atau oleh banyak orang. Informasi
Informasi sebagai suatu
kesatuan konsep, kesatuan intelektual, yang diterima, sebagai suatu kesatuan pikiran pada
hakekatnya adalah stimulasi yang dipahami
dipaha mi melalui indra yang dimiliki dari seseorang.

e. Ilmu
lmu Sejarah

$rsip berper
$rsip berperan
an sebaga
sebagaii sumbe
sumberr se
sear
arah
ah yang
yang member
memberikan
ikan pengal
pengalama
aman
n di 'aktu
'aktu
lampau, memberi arti apa yang dikerakan sekarang dan bagaimana rencana yang akan
datang.

Ilmu searah mencatat dan mengumpulkan segala keadiankeadian yang penting

dimasa lampau. -anpa adanya ingatan yang kuat akan keadiankeadian dimasa lampau
kita tidak akan mengetahui searah, dan arsiplah sebagai pusat ingatan %central memory&
dan sebagai sumber searah.

)A) III

PRINSIP-PRINSIP !ASAR KEARSIPAN

KEARSIPAN

0rinsip dasar kearsipan meliputi antara lain #

Prinsip dasar sehingga

masyarakat pertama tuuan
yaitu bah'a arsip
kearsipan diciptakan
tidak olehtuuan
terlepas dari masyarakat dan untuk
masyarakat.
• Prinsip dasar yang kedua adalah
adalah perli
perlindun
ndungan
gan dan penyelam
penyelamatan
atan arsip,
arsip, yaitu
yaitu
mengatur tatalaksana penyelamatan dan perlindungan arsip, di Indonesia aturan
ini dirumuskan dalam Bab I@ pasal / dan pasal C *ndangundang +omor 
-ahun / tentang KetentuanKetentuan 0okok Kearsipan. )alam pasalpasal
tersebut dirumuskan bah'a pengumpulan, pemeliharaan dan penyelamatan arsip
adalah merupakan ke'aiban setiap lembaga dan badan pemerintahan.

• Prinsip dasar yang ketiga adalah kearsipan dan arsip itu sendiri sebagai catatan
catata
catatan(na
n(naska
skahn
hnask
askah..
ah.. $rsip
$rsip sebagai
sebagai pusat
pusat ingata
ingatan
n member
memberika
ikan
n doronga
dorongan n
untuk
unt uk mencip
menciptak
takan
an gagasan
gagasanga
gagas
gasan
an rencan
rencanar
arenc
encana
ana baru
baru baik
baik mengena
mengenaii
kegiatankegiatan spiritual maupun kegiatankegiatan dunia'i.

• Prinsip dasar yang keempat adalah arsip sebagai lembaga tempat penyimpanan
naskahnaskah pemerintahan dan naskahnaskah bersearah.

• Prinsip dasar yang kelima, $rsip

$rsip sebaga
sebagaii fungsi
fungsi organi
organik
k # Kearsip
Kearsipan
an sebaga
sebagaii
fungsii organik,
fungs organik, atau dengan kata lain arsip
arsip merupakan
merupakan kegiatan organik,
organik, hal ini
merupakan fakta searah kearsipan yang menunukan keberadaan arsip dlam

pengertian arsip konvensional, identik dengan keberadaan tulisan sebagai

rekaman informasi pelaksanaan administrasi.

• Prinsip dasar yang keenam adalah

adalah arsip
arsip sebagai
sebagai per'u
per'uudan
udan ide dan gagasa
gagasan
n
manusia. Ide, gagasan, pikiran, naluri, penalaran atau dengan kata lain cipta,
rasa,
rasa, karsa,
karsa, dan karya
karya merupak
merupakan
an media
media yang
yang dapat
dapat menghas
menghasil
ilkan
kan budaya
budaya
sebagai karya manusia. +amun dari semua itu terdapat titik persamaan yaitu
bah'a kebudayan merupakan karya manusia %2anmande&, hasil produk
kehidupan manusia dan alat penciptanya dalah manusia.

• Prinsip dasar yang ketujuh adalah arsip lebih sekedar informasi baik dalam bentuk
fakta maupun detail, arsip sebagai informasi yang merupakan susunan konsep

dalam
orang bentuk
orang un
untu k fakta
tuk dima
dimanfdan
nfaat citra
aatka
kann seyang
seba dapat
bagai
gai ba diterima
baha
han
n perenoleh
perencan
canaaseseorang
aan,
n, pe
pela atau
laks
ksan
anaabanyak
aan,
n, dan
pengendalian suatu kegiatan.

• Prinsip dasar yang kedelapan adalah arsip sebagai cermin kehidupan, seandainya
teradi kasus baik kasus yang dilakukan oleh orang lain maupun kasus yang
dilakuk
dilakukan
an oleh
oleh diri
diri kita
kita sendir
sendiri,
i, dimana
dimana kasus
kasus ter
terseb
sebut
ut patut
patut disesa
disesali,
li, maka
maka
secara spontan terlontarlah
terlontarlah katakata supaya diadikan cermin atau cukup
menadi cermin bagi saya dan sebagainya.

• Prinsip dasar k esembilan adalah arsip sebagai suatu kesatuan yang utuh dan
d asar yang kesembilan
mandir
man diri,
i, media
media apapun
apapun yang
yang diperg
dipergunak
unaknn untuk
untuk mer
merekam
ekam inform
informasi
asi tidak
tidak
menad
men adii masala
masalah
h dan tidak
tidak akan
akan dan(ata
dan(atauu merub
merubahah isi
isi(m
(mate
ateri
ri inform
informasi
asi itu
 sendiri. )engan demikian media apapun yang dipergunakan, baik media cetak
maupun media elektronik, arsip harus#

 -etap
-etap lengkap dan dapat dipercaya.

 -etap
-etap menyeluruh dan tidak dapat dibagibagi.

 Bagianbagian yang berada dalam arsip senantiasa saling

menelaskan.

 Bagianbagian dalam setiap arsip merupakan hubungan yang

rasional dan merupakan suatu kesatuan yang utuh.

• Prinsip dasar yang kesepuluh adalah arsip me'akili ingatan

ingatan manusia.
manusia. memori
memori
yang terkandung dalam arsip nilainya lebih tinggi atau lebih kuat dari ingatan
seseorang atau sekelompok orang.

• Prinsip dasar yang kesebelas adalah arsip senantiasa tetap dan dapat dipercaya #

arsip
arsip akan
akan0emerintahan
1embaga selalu
selalu larut
larut %public
dan mengik
men gikuti
uti Badan
sector&, kontinu
kontinuit
itas
as 1embaga
dan pertum
pertumbuha
buhan
n Badan
Bad%private
S'asta an dan
sector&.

• Prinsip dasar yang keduabelas adalah arsip merupakan kebudayaan dan peradatan.
dalam segala dimensi arsip adalah sebagai akar budaya dan peradaban manusia,
karena ia lahir dari segala aktivitas segala kegiatan.

• Prinsip dasar ketiga belas adalah arsip sebagai bukti apa yang menadi gagasan
dan apa yang
yang diputu
diputuska
skan.
n. segala
segala apa yang
yang dipiki
dipikirka
rkan,
n, segala
segala angana
angananga
ngan,
n,
segala yang dikerakan dan didiskusikan serta ditetapkan kenyataannya berbukti
dalam 'uud arsip.

• Prinsip dasar keempat belas adalah

adalah arsip
arsip sebagai
sebagai ekspre
ekspresi
si penget
pengetahua
ahuan
n dan
pengalaman # arsip mengandung informasi tentang pikiranpikiran, bendabenda
dan ideide serta gagasan dalam umlah yang tidak terbatas.

• Prinsip kelima belas adalah arsip sebagai suatu bahan dan arsip sebagai suatu
lembaga yang spesifik. arsip sebagai suatu bahan yang spesifik adalah karena
terbent
terbentuk
uk dalam
dalam suatu
suatu proses
proses kegiata
kegiatan
n atau
atau sutau
sutau transa
transaksi
ksi yang
yang hasiln
hasilnya
ya
dipe
diperu
runt
ntuk
ukan
an untu
untuk
k rru
uuk
ukan
an dan
dan sebag
ebagai
ai su
sum
mber
ber asaslli unt
untuk bukt
buktii
pertanggunga'aban dan sumber asli untuk kepentingan atau keperluan
penelitian.

• d asar keenam belas adalah arsip disaikan untuk setiap pemakai asa arsip
Prinsip dasar
tertentu. tidak seperti halnya perpustakaan bah'a bahan pustaka terbuka bagi
 siapa saa
siapa saa se
sesua
suaii dengan
dengan enis
enis perpus
perpustak
takaan
aan itu sendir
sendiri,
i, tet
tetapi
api arsip
arsip hanya
hanya
diperuntukan bagi pemakai asa informasi arsip yang dianggap berhak sesuai
dengan peraturan perundangundangan yang berlaku.

)A) I

PENGE*,*AAN ARSIP
0engelolaan arsip ada dua, antara lain #

• $rsip dinamis

• $rsip statis

;. $rsip )inamis

$rsip )inamis adalah arsip yang dianggap masih memiliki guna penuang dalam
pelaksanaan proses administrasi seharihari pada lembagalembaga dan badanbadan
pemerintahan dimana arsip diciptakan dan diterima dalam proses kearsipan, di tiap
lembaga dan badan pemerintah kita mengenal unit pengolah dan unit kearsipan. *nit
pengolah adalah unit kera atau staf yang bertugas melakukan pengolahan(memproses
penciptaan arsip. *nit kearsipan adalah unit kera baik struktural maupun fungsional
melaksanakan penyimpanan, pengendalian dan pemeliharaan arsip sesuai dengan sistem
organisasi penyimpanan yang diterapkan di lembaga dan badan serta instansinya yang
bersangkutan.

$rsip dinamis pada prinsipnya terbentuk secara organis, sehingga mengandung

kerahasiaan yang bersifat tertutup dan oleh karenanya tidak boleh diketahui oleh siapa
pun termasuk kode, nomor, perihal dan isi serta disposisinya selain(kecuali untuk
kepentingan dinas.

$rsip dinamis terdiri dari dua, yaitu #

• $rsip dinamis aktif

• $rsip dinamis inaktif

;.. $rsip dinamis aktif

$rsip ini berada dan berfungsi di unit pengolah yang pada umumnya memiliki
nilai
nilai sim
simpan
pan satu
satu sampai
sampai dengan
dengan dua tahun
tahun atau
atau sesuai
sesuai dengan
dengan ad'al
ad'al retensi
retensi yang
yang
berlaku.

;..5 $rsip dinamis inaktif

 $rsip ini berada pada fase ketiga yang oleh unit pengolah dirasakan atau dinilai
sudah kurang atau arang(tidak
arang(tidak diperlukan
diperlukan lagi dalam menunang
menunang proses administra
administrasi
si
seharihari, 'alaupun mungkin masih diperlukan tetapi frekuaensinya sangat rendah.

;.5 $rsip Statis

$r
$rsi
menunang
menunangsip
pproses
Stat
Stses
pro atis
is admini
adala
adainistr
adm lah
hstrasi
ar
arsi
asisip
psehari
ya
yang
seh nghari
arihadiang
di
riangga
gap
ap lembaga
pada
pad su
suda
lemdah
h ti
bagatida
dak
k ara
be
berg
negara
neg rgun
unaa badan
dan la
lagi
badgi dalam
dalam
anbada
badan
n
pemerintah, sehingga dilihat dari segi kehidupan kebangsaan sangat bernilai.

)A) 

PR,SES KEGIATAN KEARSIPAN

D. Klasifikasi

0engklasifikasian pada kearsipan berdasarkan atas dua parameter, yaitu#

a. Secara umum

Suatu ca
Suatu cara
ra ya
yang
ng sisist
stem
emat
atis
is untuk
untuk meng
menggol
golon
ongk
gkan
an ar
arsi
sipa
pars
rsip
ip(( bahan
bahan
berdasarkan subek(bentuknya.

b. Secara detail

2erupakan pengelompokan ( penggolongan atas persamaanpersamaan atau

atas
atas da
dasa
sarr pe
perb
rbed
edaa
aanp
nper
erbe
beda
daan
an ya
yang
ng ad
adaa at
atau
au bi
bisa
sa pula
pula di
dike
kelo
lomp
mpoka
okan
n
berdasarkan kronologis kegiatan.

Setelah
Setelah diklas
diklasifi
ifikas
kasika
ikan,
n, arsip
arsip disimp
disimpan
an disuat
disuatu
u tempat
tempat arsip
arsip yang
yang baik
baik
disimpan dalam bentuk yang asli.

)ua hal penting yang harus diperhatikan dalam mengklasifikasikan #

a. 2e
2em
mfile
ile deng
dengan
an baik
baik,, mel
eliiputi
puti pr
pros
oses
es meny
enyusun
usun,, menga
engattur
ur,, dan
dan
mengelompokkan.

b. 2engklasir dengan benar, yaitu harus logis, rasional, dan aktual.

D.. 9ara(macam mengklasifikasikan arsip

$da beberapa macam cara yang dapat digunakan dalam pengklasifikasian, yaitu#

a. ))9 # )ecimal )e'ers 9lasification

b. *)9 # *niversal )ecimal 9lasification

a. C E umum

b.  E agama(religi

c. 5 E filsafat
d. 3 E pengrtahuan sosial

e. ; E bahasa

f. D E ilmu murni

g. F E ilmu praktis(teknik

h.  E seni(kerainan

i. = E kesusastraan

. / E ilmu bumi

c. 19 # 1ibrary 9lasification

Selain mrnggunakan abad digunakan dengan decimal.

d. 7egional 9lasification

e. 9aubach # $G %system kartu&, $K, 1G %suratsurat yang lain&

a& $ E *mum

b& B E 0ersonalia

c& 9 E Keuangan

d& ) E )evisa

e& H E 207()07

f& 4 E Suratsurat menteri

g& ! E Surat rahasia

h& A E Surat perniagaan

 i& I E Surat tata usaha

& 6 E Surat pendidikan

k& K E Surat dokumentasi

D.5. 9oding
D.5. 0engertian 9oding

9oding merupakan suatu proses memberikan kode yang dilakukan seorang uru
indeks %indekser& dengan maksud untuk mempercepat pemsortiran dan file arsip dengan
cara memberikan kode.

9ontoh #  kepega'aian  B

 keuangan  9

2acammacam kode

a. Berupa huruf

 tunggal # $G

 gabungan # $B, $9, $)

 singkatan # 1itbang, kesra

b. Berupa angka

• nomor urut # CC

• kelemahan #  sulit diingat

• sulit ditemukan

• bisa teradi data kembar

• satuan angka # akan menentukan subek

• contoh # CC, CC, CCC

• desimal # C, , CC, , 5CC,5

c. !abungan huruf dengan angka

 • huruf  menunukan heading

• desimal  menunukan man subek(subsubek

D.5.5 Syarat membuat kode

 Singkat dan elas

 2udah dipahami

 Sederhana

 2udah dibaca dan ditulis

 Satuan angkanya harus bulat

D.3. Indeks

D.3. 0engertian indeks

Setelah bahanbahan arsip %dokumen& diklasifikasikan maka untuk menentukan
lokasi penyimpanan dan memudahkan penemuan kembali file yang bersangkutan perlu
diberikan tandatanda pengenal atau ciriciri tertentu. 2aksudnya di'uudkan dengan
kode tertentu berupa huruf, angka, atau gabungan huruf dan angka.

0ekeraan
0ekeraan menent
menentukan
ukan tanda
tanda pengena
pengenall bagi bahanb
bahanbaha
ahan
n arsip
arsip %dokum
%dokumen&
en& ini
dike
dikenal
nal denga
dengann memb
member
erik
ikan
an inde
indeks
ks %ind
%inde>i
e>ing
ng&.
&. )r
)rs.
s. -he
-he 1i
1ian
ang
g !i
!iee meny
menyat
ataka
akan
n
mengindeks adalah#

Suatu daftar perincian yang disusun menurut urutan abad untuk menadi kunci
petunuk terhadap serangkaian namanama orang, namanama organisasi, namanama
tempat ataupun uduludul pokok yang didaftar untuk keperluan penyimpanan 'arkat
'arkat atau untuk menunukan bagianbagian dalam suatu buku pelaaran dimana halhal
tersebut diuraikan. 3&.

)rs. Sabarman dalam ceramahnya tanggal  desember J yang diselenggarakan

0erum -elekomunikasi,
-elekomunikasi, menyatakan sebagai berikut #

a. $la
$latt untuk
untuk menun
menunuk,
uk, menent
menentukan
ukan ketera
keteranga
ngan
n isi masala
masalah,
h, periha
perihall suatu
suatu
dokumen atau sekelompok dokumen.

b. Sebagai kegiatan, ialah membuat, membentuk petunukpetunuk keterangan isi

masalah perihal di dalam satu atau sekelompok dokumen serta menyusunnya
secara sistematis. ;&
 6adi inde>ing %mengindeks& ialah cara untuk menentukan atau menentukan ciri
atau tandatanda bagi sesutu dokumen. -anda petunuk dan tanda pengenal %caption&
untuk memudahkan mengetahui susunan dokumen tertentu yang harus dimasukkan dalam
file.
file. -anda
anda untuk
untuk memudah
memudahkan
kan menget
mengetahui
ahui suatu
suatu dokumen
dokumen dapat
dapat dikete
diketemuk
mukan
an bil
bilaa
diperlukan didalam file.

D.3.5 0eraturan inde>ing %inde>ing rule&.

Inde>ing adalah membuat daftar rincian dengan membuat tanda pengenal bagi
bahanbahan arsip atau dokumen yang hendak diarsipkan. Inti mengindek>ing adalah
mencari caption %kata petunuk&.

Ketentuan mengindeks antara lain #

a. +ama orang terdiri dari satu kata, di indeks seperti aslinya

aslinya #

Yugi  Yugi

b. +ama yang terdiri lebih dari satu kata, diindeks dengan nama belakang dahulu#

Yugi 2ansyur  2ansyur, Yugi

c. +ama yang menggunakan kata sandang %prefi>& pada nama keluarga %nama
akhir&, penulisan aslinya dapat bermacammacam cara #

Yugi 2ansyur Syah  2ansyur Syah, Yugi

d. +ama 8anita
8anita #

8anita
8anita yang belum
b elum menikah #

Hlin Aa'a 2elinda  2elinda, Hlin Aa'a

8anita
8anita yang telah menikah ditulis dengan nama suaminya.

7inrin 7ina'ati  7ina'ati, 7inrin %Baim&

nama suaminya Baim

e. !elar Bangsa'an

7.$ Kartini  Kartini, 7.$

f. !elar Kesaranaan
 )i
)itu
tuli
liss di be
bela
lakan
kang
g nama
nama dan di da dala
lam
m kukuru
rung
ng,, ap
apab
abil
ilaa ge
gela
larn
rnya
ya le
lebi
bih
h
dari satu, penulisannya di dalam kurung disusun secara abad #

)r. A. 7inrin 7ina'ati, S.A  7ina'ati, A. 7inrin %)r. S.A.&

g. 1embaga(<rganisasi

 )epartemen tenaga kera dan transmigrasi

 -enaga
-enaga kera, dan transmigrasi, departemen

h. +ama tempat #

-erminal !untur  !untur -erminal

D.; 4illing system

D.;. 0engertian 4illing System

Berasall dari
Berasa dari kata
kata file
file %Inggr
%Inggris&
is&(4i
(4ilum
lum %Yu
%Yunani&
nani& yang
yang berart
berartii ikatan
ikatan.. 2enuru
2enurutt
0rayudi
0rayudi file
file bukan
bukan hanya
hanya berupa
berupa tempat(
tempat(ika
ikatan
tan,, tet
tetapi
api uga
uga bisa
bisa berupa
berupa kabinet
kabinet dan
tempattempat yang bisa dipergunakan untuk menyimpan dokumen.

D.;.5 2acammacam 4illing System

a. $lphabetic System %berdasarkan abad&

)ikenal dengan nama “dictionary system(system kamus.

 Kelebihan # -idak pernah merubah system

 Kelemahan #
 $rsip yang menyangkut subek yang sama tetapi terletak pada tempat yang
berbeda

 -ulisan sering diucapkan berbeda

 Auruf kembar akan sulit dibedakan dalam pengucapan, e># 4 dan @

 $ngka harus di ea sesuai ucapannya

ucapan nya

b. +umerical System

Sistem pendapatan arsip berdasarkan nomor urut.

 Kelebihan #

 -ingkat ketelitian lebih tinggi

 -anpa batas, sesuai dengan kebutuhan

 2udah dikerakan(disusun
 Kesalahan akan mudah di lihat

 )apat dipergunakan di semua bidang

 Aubungan antara folder yang satu dengan yang lainnya akan terlihat elas
secara logis

 Bersifat permanen, 'alaupun ada perubahan tempat, nama, dan lainlain

 Biasa digunakan untuk mengatakan 'aktu

 Berlaku universal

 0aling tepat untuk menyatakan 'aktu

 Kekurangan #

 -idak bisa di temukan langsung dalam file

 2emerlukan indeks yang terpisah

 Bil
Bilaa didere
dideretka
tkan,
n, angka
angka yang
yang panan
panang
g akan
akan memper
mempermud
mudah
ah ter
terad
adiny
inyaa
kekeliruan

 2emerlukan tandatanda yang lain

 0erbedaan hubungan subordinasinya terlihat elas

c. !eographycal System

$rsip di pilih berdasarkan 'ilayahnya masingmasing, contoh # paak.

Susunan pembagian 'ilayah harus disertai abad.

 Kelebihan #

 Berbagi data arsip akan terkumpul di suatu tempat

  2ulai di mengerti

 4illing sistem sederhana, karena terpusat pada suatu tempat

 kekurangan #

 9enderung terdapat nama yang sama

 )alam hal mengindeks, harus hafal betul tempat, nama, tingkatan, 'ilayah
yang berbeda

 Sangat memakan 'aktu dan tenaga

d. 9hronological System

Sistem memfile berdasarkan 'aktu keadian. 8aktu memegang peranan penting,

sangat berkaitan dengan perbankan %utang piutang&. )i distribusikan barang dan
lainlain.

 kelebihan #

 2emberikan keterangan yang rill untuk penyelesaian

pen yelesaian masalah

 -idak memerlukan banyak indeks ( cross reference

 0encarian arsip akan lebih terarah

 $rsip atau data suatu kegiatan tidak terpisahpisah

 kelemahan #

 -idak bisa memisahkan hubungan antara subek umum dan khusus

 Aa
Aaru
russ memb
membuauatt file
file umum
umum da
dan
n kh
khus
usus
us yan
ang
g be
berh
rhub
ubun
unga
gan
n de
deng
ngan
an
penyelesaian masalah

 Aarus memiliki aturan khusus dalam menatanya

 2emerlukan indeks gabungan

e. 9ombine System

*ntuk menentukan mana dan apa subek ( tempatnya. Sistem ini harus memiliki
submasalah, subsub masalah sistem ini merupakan gabungan dari sistemsistem
terdahulu. Subsub masalah terdiri dari #
  -itle primer % berisi subeksubek masalah &

 -itle sekunder % berisi submasalah&

 -itle tertier
tertier % terperinci, 'aktu dan tempat &

D.D 0enyusutan dan 0enghapusan

D.D. -uuan 0enyusutan dan 0enghapusan

-uuan penyusutan dan penghapusan arsip karena umlah atau volume dan potensi
arsip dari hari ke hari bertahan agar arsip tidak terlalu menumpuk. 9ara menyusutkan
dengan cara melihat masa aktif
ak tif dari arsip tersebut.

7entang kehidupan arsip %life spain of re'ard&.

a. 4as
4asee pencip
penciptaa
taan,
n, disai
disaikan
kan kepada
kepada orang
orang dalam
dalam bentuk
bentuk konsep
konsepko
konse
nsep
p ata
atau
u
bagianbagian.

b. 4ase pengurusan, arsip atau dokumen diarahkan untuk diproses lebih lanut

c. 4ase referensi, arsiparsip atau dokumen diklasir, diindeks, diatur cara pencarian
arsipnya agar mudah ditemukan.

d. 4ase 'eeding, arsip dicari untuk di pilah kembali dari arsiparsip yang banyak.
2ana arsip yang aktif, in aktif dan statis.

e. 4ase statis, arsip yang sudah di 'eeding di seleksi kembali kelayakannya di

pakai atau tidak.

f. 4ase terakhir atau fase nasional atau daerah, teradi transfer arsip, arsip di pilih
pilih, mana arsip yang mempunyai nilai searah dan masukkan untuk arsip
daerah atau nasional.

D.D.5 9ara pemusnahan arsip

a. )ibakar

b. )icerca atau dirobek

Sebelum memusn
Sebelum memusnahka
ahkann arsip
arsip harus
harus di buat
buat berit
beritaa acara
acara pemusn
pemusnaha
ahanny
nnyaa oleh
oleh
petugas pemusnah dan harus ada saksi dari pemusnahan arsip tersebut.

D.D.3 $lasan penting arsip di susun dan di musnahkan

  $gar file yang aktif bisa digunakan dengan baik agar tidak di kacaukan oleh
arsip yang statis.

 $gar pengontrolan arsip atau file yang sedang beralan supaya efisien dalam hal
feeling system dan menemukan arsip kembali.

 Supaya tempat file aktif longgar, agar tidak mudah rusak.

 2enentukan arsip itu sendiri apakah di a'etkan atau di musnahkan.

D.D.; Kegunaan dari penyusutan dan penghapusan

a. *nt
*ntuk
uk memili
memilihh dan memila
memilah h supaya
supaya ti
tidak
dak ter
tercam
campur
purnya
nya arsip
arsipars
arsip
ip yang
yang
dinamis, aktif dan in aktif dan statis.

b. *ntuk memudahkan kembali arsip yang diperlukan. *ntuk efisiensi baik dalam
pega'aian, biaya, 'aktu, tempat dll.

c. *ntuk memantapkan angka 'aktu arsip.

d. Su
Supay
payaa adany
adanyaa pemel
pemelih
ihar
araan
aan babagi
gi ar
arsi
sip
p ya
yang
ng susudah
dah ststat
atis
is ya
yang
ng masi
masih
h
mempunyai nilai guna, yaitu di transfer menadi arsip nasional atau daerah.

D.D.D -ransfer arsip

$dalah pemilahan
$dalah pemilahan arsip yang tidak aktif lagi tapi mempunyai
mempunyai nilai guna menadi
bentuk lain. 2acammacam transfer arsip, yaitu #

a. -ransfer berkala

a& -ne pe
peri
riod
odee tran
transf
sfer
er,, si
sist
stem
em pemin
peminda
daha
han
n ar
arsi
sip
p se
seca
cara
ra ke
kese
selu
luru
ruhan
han
dimana telah di tentukan 'aktunya.

b& .w
.wo
o period
periodee trans
transfer
fer,, sy
syste
stem
m pemind
pemindaha
ahan
n arsip
arsip dengan
dengan cara
cara dua kali
kali
pemindahan yang biasanya.

c& 2a>imum dan minimum suatu arsip itu angka 'aktunya.

b. -ransfer tak berkala

0emindahan dari file aktif ke file aktif secara dalam angka 'aktu tidak tetap.

0otensi arsip adalah kegunaan arsip apakah punya nilai vital berguna atau tidak

berguna.
 0otensi arsip dibagi ; #

a. $rsip vital

Kelangsungan hidupnya harus selalu ada atau selalu dilenturkan

b. $rsip penting
4ungsinya membantu kelancaran pekeraan

c. $rsip berguna

2emiliki nilai kegunaan sementara

d. $rsip tidak berguna

Sudah tidak digunakan

D.F 0emeliharaan dan 0erlindungan

9ara menaga arsip #

a. menaga kebersihan

b. menggunakan obatobatan atau pemeliharaan arsip

c. pemeliharaan yang berulang

d. harus ada larangan bagi para

p ara arsiparis

D.F. pemeriksaan arsip yang berkala

a. 2enata arsip secara sistematis dan efektif

e. 2enemukan dan mengemb

&. Kesi"pulan

0elaksanaan rnanaemen
0elaksanaan rnanaemen arsip
arsip aktif atau arsip
arsip dinarnis
dinarnis meliputi
meliputi tahapantahapa
tahapantahapann
yang
yan g satu
satu sama
sama lain
lain saling
saling terkai
terkaitt dan saling
saling menduku
mendukung ng serta
serta saling
saling menel
menelask
askan,
an,
sehingga
sehing ga mernbutuhka
mernbutuhkan n penanganan
penanganan secara baik, terencana,
terencana, konsepsiona
konsepsionall dan secara
secara
profesional. 0engelolaan arsip merupakan bagian dari pada 'a'asan dan ruang lingkup
sistem informasi manaemen. Keberhasilan pelaksanaan manaemen arsip akan mencapai
hasil yang baik bilamana ditunang dengan ketersediaan fasi6ita# dan teknologi informasi
kearsipan yang handal.