PENGANTAR KEARSIPAN

OLEH: BINNER SITOMPUL

KEPALA PUSAT PENDIDIKAN DAN PELATIHAN KEARSIPAN

ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA

Disajikan dalam acara

Diklat Pengangkatan Arsiparis Tingkat Terampil
Bogor. 21 Agustus 2017
 BIODATA

Nama : Binner Sitompul, SH., M.Hum

Tempat/ tgl lahir : Sibolga, 01 September 1957
Instansi : Arsip Nasional RI
Jabatan : Kepala Pusat Pendidikan dan Pelatihan Kearsipan, ANRI
Pangkat/ Golongan : Pembina Utama Madya / IVd

Pengalaman Kerja :
1. PNS di ANRI 1985 sampai sekarang
3. Dosen Fak. Sastra UI jurusan Kearsipan 1992-1996
4. Sosialisasi UU Nomor 43 Tahun 2009 di Bangkok, Thailand Tahun 2011
5. Memperoleh gelar S2 dari Univ. Diponegoro, Semarang tahun 2012
6. Mengikuti kunjungan kerja kearsipan di negara Belanda tahun 2012
7. Pengajar, instruktur kearsipan di Lembaga Pemerintah Pusat
dan Daerah, BUMN, Perbankan dan Perusahaan Swasta.
8. Diklat Pim II thn 2007, Diklat Pim I thn 2010

Pengalaman Jabatan :
8. Kepala Bidang Evaluasi dan Laporan Diklat Tahun 1990 - 1993
9. Kepala Bidang Perencanaan Tahun 1993 - 1996
10. Kepala Sub Direktorat Penyelenggaraan Diklat 1996 - 2002
11. Kepala Pusat Jasa Kearsipan Tahun 2002 – 2006
12. Direktur Kearsipan Daerah Tahun 2007 - 2009
13. Inspektur Tahun 2009 - 2011
Pengertian Arsip
(Pasal 1 butir 2 UU No.43 Tahun 2009) adalah:

Rekaman kegiatan atau peristiwa dalam

berbagai bentuk dan media sesuai dengan
perkembangan teknologi informasi dan
komunikasi yang dibuat dan diterima oleh
lembaga negara, pemerintahan daerah,
lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi
politik, organisasi kemasyarakatan dan
perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan
bermasyarakat, berbangsa dan bernegara
Arsip Dinamis adalah:
arsip yang dipergunakan secara langsung dalam
perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan
kehidup-an kebangsaan pada umumnya atau
dipergunakan secara langsung dalam penye-
lenggaraan administrasi negara.

Arsip Statis adalah:

arsip yang tidak dipergunakan secara langsung
dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelengga-
raan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau
dipergunakan secara langsung dalam penyele-
nggaraan sehari-hari adminis-trasi negara.
 BENTUK/CORAK ARSIP

1. Arsip tekstual/arsip konvensional

(Kertas : Surat, Kwitansi)
2. Arsip pandang dengar/audio visual
a. Gambar Statik - Foto
b. Citra Bergerak - Film, Video
c. Rekaman Suara - Kaset
3. Arsip kartografik dan kearsitekturan
(Peta, Chart)
4. Arsip komputer/elektronik
Karakteristik arsip:

autentik
Bahan
akuntabilitas
utuh dan alat bukti
yang sah
terpercaya
Negara Kesatuan Republik Indonesia
 MISI KEARSIPAN NASIONAL
1. Memberdayakan arsip sebagai tulang punggung
manajemen pemerintahan dan pembangunan.
2. Memberdayakan arsip sebagai bukti akuntabilitas
kinerja organisasi.
3. Memberdayakan arsip sebagai alat bukti sah.
4. Melestarikan arsip sebagai memori kolektif dan jati
diri bangsa dalam kerangka NKRI.
5. Memberikan akses arsip kepada publik untuk
kepentingan pemerintahan, pembangunan,
penelitian dan ilmu pengetahuan untuk
kesejahteraan rakyat sesuai peraturan perundang-
undangan dan kaidah-kaidah kearsipan demi
kemaslahatan bangsa.
  Bahan Perencanaan
 Operasionalisasi
ARTI
 Auditing
PENTINGNYA
 Evaluasi
ARSIP
 Akuntabilitas
 Memory Kolektif
Institusi dan Bangsa
 s
r a
a r
a a
t g
p e
i n
c n
n a

Arsip Dinamis
e d
p a
l s
a g
n n

aktif • Penggunaanya tinggi

o a
b
• di unit pengolah
i
s p
a u
d

inaktif
r
• Penggunaannya menurun
e i
• Di unit kearsipan
p h
o n
n a
a g
g n

vital
n u
u s
s g
g n
a

terjaga
n
a l
l e
e k
k n
i a
g d
a n
b a
r a
a d
s a
a r
PERAN ARSIP DALAM
MANAJEMEN PEMERINTAHAN
DAN PEMBANGUNAN

• Arsip sebagai sumber informasi yang autentik

dan kredibel
• Arsip sebagai alat bukti yang sah
• Arsip sebagai bahan primer dalam
pemberantasan korupsi
• Arsip sebagai bahan perencanaan dan
pembangunan bangsa
• Arsip sebagai bahan character building dan
memory collective
 tulung punggung
organisasi

tulang punggung bukti akuntabilitas

manajemen kinerja aparatur

memori
organisasi bukti akuntabilitas
kinerja organisasi
KEGUNAAN
ARSIP

bukti sejarah aset organisasi

bukti sah identitas

di pengadilan organisasi
Manajemen Arsip Dinamis
(Records Management)
Life Cycle of Records (1st Cycle)

Penggunaan
Penciptaan (Use) & Penyusutan
(Creation) Pemeliharaan (Disposition)
(Maintenance)
 Manajemen Arsip Dinamis
(Records Management)
DAUR HIDUP ARSIP
(Life Cycle of Records)

PENGGUNAAN PENYUSUTAN
&
PEMELIHARAAN *Survei/Inventarisasi arsip
* Pengurusan Surat * Penilaian arsip
* Sistem Pemberkasan dan Temu Balik * Jadwal retensi
* Manajemen Arsip aktif * Pemindahan arsip inaktif
* Manajemen Arsip Inaktif * Pemusnahan
* Program arsip Vital * Penyerahan arsip Statis ke ANRI
* Disaster prevention & recovery plan
* Program Perawatan

PENCIPTAAN

* Disain Formulir & Manajemen

* Manajemen Korespondensi & Tata Naskah
* Manajemen Laporan
* Manajemen Produk Hukum
 Organisasi Kearsipan
terdiri atas:
1. unit kearsipan pada pencipta arsip, wajib dibentuk oleh
setiap lembaga negara (berada di lingkungan
sekretariat, sesuai dgn struktur organisasinya),
pemerintahan daerah, PTN, BUMN & BUMD.
2. lembaga kearsipan terdiri atas:
a. ANRI;
b. arsip daerah prov - wajib dibentuk oleh pemerintahan
daerah prov.
c. arsip daerah kab/kota - wajib dibentuk oleh
pemerintahan daerah kab/kota
d. arsip PT - wajib dibentuk oleh PTN.
(UU No. 43 Th. 2009 Psl. 16)
 SANKSI ADMINISTRATIF
Pasal 78
Pejabat dan/atau pelaksana:
1. pada ANRI yang tidak melaksanakan pengelolaan arsip statis berskala
nasional yang diterima serta pada Arsip Daerah Provinsi/ Kabupaten/
Kota & Arsip Perguruan Tinggi yang tidak melaksanakan pengelolaan
arsip statis yang diterima
2. pada Lembaga Negara, Pemerintahan Daerah, Perguruan Tinggi Negeri
serta BUMN/BUMD yang tidak memiliki JRA (Jadual Retensi Arsip)
3. pada ANRI, Arsip Daerah Provinsi/Kabupaten/Kota & Arsip Perguruan

17
Tinggi yang tidak membuat DPA (Daftar Pencarian Arsip) arsip statis
yang telah diverifikasi secara langsung maupun tidak langsung &
diumumkan kepada publik..
..dikenai sanksi administratif berupa teguran tertulis atau penundaaan
kenaikan gaji berkala maksimal 1 (satu) tahun atau penundaaan kenaikan
pangkat maksimal 1 (satu) tahun.
 SANKSI ADMINISTRATIF
Pasal 80
Pejabat, pimpinan instansi dan/atau pelaksana yang:
1. tidak mendukung pengelolaan arsip dinamis yang efektif & efisien
dengan membuat Tata Naskah Dinas, Klasifikasi Arsip, JRA serta
Sistem Klasifikasi Keamanan & Akses Arsip
2. tidak menyediakan arsip dinamis bagi kepentingan pengguna arsip yang
berhak
3. tidak memberkaskan & melaporkan arsip kegiatan kependudukan,
kewilayahan, kepulauan, perbatasan, perjanjian internasional, kontrak
karya & masalah pemerintahan yang strategis kepada ANRI maksimal 1

18
(satu ) tahun sejak terjadinya kegiatan
4. tidak menyerahkan kepada ANRI dalam bentuk salinan autentik dari
naskah asli maksimal 1 (satu ) tahun setelah melaporkan kepada ANRI..
.. dikenai sanksi administratif berupa teguran tertulis atau penurunan
pangkat pada pangkat yang setingkat lebih rendah maksimal 1 (satu) tahun
atau pembebasan dari jabatan.
 KETENTUAN PIDANA
Pasal 81
Setiap orang yang dengan sengaja menguasai dan/atau
memiliki arsip negara yang tercipta dari kegiatan lembaga
negara & kegiatan yang menggunakan sumber dana negara
untuk kepentingan sendiri atau orang lain yang tidak
berhak, dipidana penjara maksimal 5 (lima) tahun atau
denda maksimal 250 juta rupiah.

19
Pasal 82
Setiap orang yang dengan sengaja menyediakan arsip dinamis
kepada pengguna arsip yang tidak berhak, dipidana
penjara maksimal 3 (tiga) tahun atau denda maksimal 125
juta rupiah.
 KETENTUAN PIDANA
Pasal 87
Setiap orang yang memperjualbelikan atau menyerahkan arsip
yang memiliki nilai guna kesejarahan kepada pihak lain di
luar yang telah ditentukan, dipidana penjara maksimal 10
(sepuluh) tahun & denda maksimal 500 juta rupiah.

Pasal 88

20
Pihak ketiga yang tidak menyerahkan arsip yang tercipta dari
kegiatan yang dibiayai dengan anggaran negara, dipidana
penjara maksimal 5 (lima) tahun atau denda maksimal 250
juta rupiah.
 Arsip Sebagai Simpul Pemersatu Bangsa

Arsip Nasional Republik Indonesia

BEBERAPA Fungsi/Tugas/Kewajiban/Kewenangan
Pencipta Arsip Lembaga Negara

1. Tanggung jawab pengelolaan arsip dinamis dan dilaksanakan dalam suatu sistem Kearsipan Nasional; Pasal 9
ayat (3) Jo Pasal 40 ayat (3) UU No. 43 Tahun 2009

2. Wajib membentuk Unit Kearsipan; Pasal 16 ayat (2) UU No. 43 Tahun 2009

3. Membuat ; Tata Naskah Dinas, Klasifikasi Arsip, JRA, Sistem Klasifikasi keamanan dan akses arsip Pasal 40 ayat
(4) dan Pasal 48 ayat (1) UU No. 43 Tahun 2009

4 Wajib menjaga keautentikan (autentisitas), reliabiltas, keutuhan,keamanadankeselamatan arsip yang dikelolanya

termasuk kategori arsip terjaga dan arsip umum, baik informasi maupun fisik arsip dinamis maupun arsip statis
yang diserahkan Pasal 40 ayat (5), Pasal 42 ayat (3), dan Pasal 45 ayat (1) dan Pasal 54 UU No. 43 Tahun 2009

.5 Mengatur dan mendokumentasikan proses pembuatan dan penerimaan arsip secara akurat(Penciptaan Arsip)
Pasal 41 ayat (4) UU No. 43 Tahun 2009
 Arsip Sebagai Simpul Pemersatu Bangsa

Arsip Nasional Republik Indonesia

Fungsi/Tugas/Kewajiban/Kewenangan
Pencipta Arsip Lembaga Negara

Pasal 42 ayat (1) UU No. 43 Tahun 2009

6. Wajib menyediakan arsip dinamis bagi kepentingan pengguna arsip
yang berhak;

Pasal 42 ayat (2) UU No. 43 Tahun 2009

7. Membuat Daftar Arsip Dinamis berdasarkan 2 kategori yaitu arsip
terjaga dan arsip umum;

Pasal 43 ayat (3) UU No. 43 Tahun 2009

8. Wajib menyerahkan Arsip yang berkaitan dengan kegiatan
kependudukan, kewilayahan, kepulauan, perbatasan, perjanjian
internasional, kontrak karya, dan masalah pemerintahan yang
strategis kepada ANRI dalam bentuk salinan autentik dari naskah
asli paling lama 1 tahun setelah dilakukan pelaporan kepada ANRI;
 Arsip Sebagai Simpul Pemersatu Bangsa

Arsip Nasional Republik Indonesia

Fungsi/Tugas/Kewajiban/Kewenangan
Pencipta Arsip Lembaga Negara
Pasal 44 UU No. 43 Tahun 2009
9. Dapat menutup akses arsip dinamis, wajib menjaga kerahasiaan arsip dinamis
yang tertutup, dan wajib menentukan prosedur berdasarkan standar pelayanan
minimal dan menyediakan fasilitas untuk kepentingan pengguna arsip;

Pasal 45 UU No. 43 Tahun 2009

10. Melaksanakan Pemeliharaan Arsip Dinamis, sesuai standar pemeliharaan arsip

Pasal 47 UU No. 43 Tahun 2009

11. Melaksanakan Penyusutan Arsip berdasarkan JRA dengan memperhatikan
kepentingan pencipta arsip, masyarakat, bangsa dan negara;

Pasal 50 UU No. 43 Tahun 2009

12. Mengatur Pemindahan arsip inaktif dari UP ke UK
 Arsip Sebagai Simpul Pemersatu Bangsa

Arsip Nasional Republik Indonesia

Fungsi/Tugas/Kewajiban/Kewenangan
Pencipta Arsip Lembaga Negara

Pasal 51 ayat (3) UU No. 43 Tahun 2009

14. Bertanggungjawab terhadap Pemusnahan Arsip yang terjadi di
lembaganya

Pasal 56 ayat (1) UU No. 43 Tahun 2009

15. Wajib membuat Program Arsip Vital

Pasal 58 UU No. 43 Tahun 2009

16. Wajib mengelola Arsip yang diciptakan oleh pihak ketiga yang diberi
pekerjaan berdasarkan perjanjian kerja;
 TERIMAKASIH

SELAMAT MENGIKUTI DIKLAT